Normas técnicas de control interno.

Autor: Judith Lizarbe

Auditoría y control interno

06-2006

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INTRODUCCION

El proceso de modernización del Estado ha introducido cambios en los sistemas financieros, operativos, administrativos y de información; por lo que se hace necesario las Normas Técnicas de Control Interno, para establecer pautas generales que orienten el accionar de las entidades del sector público, en un adecuado sistema de control interno y probidad administrativa, para el logro de la eficiencia, efectividad, economía y transparencia en la gestión que desarrollan.

Las Directrices para las Normas de Control Interno de la INTOSAI, de junio de 1992, definen una estructura de control interno con respecto a los planes de una organización, lo cual abarca la actitud, los métodos, los procedimientos y otras medidas de gestión, que proporcionen una garantía razonable de que van a lograrse los siguientes objetivos de carácter general:

- Promover las operaciones metódicas, económicas, eficientes y eficaces y los productos y servicios de calidad, acorde con la misión que la institución debe cumplir;
- Preservar los recursos frente a cualquier pérdida por despilfarro, abuso, mala gestión, errores, fraude e irregularidades;
- Respetar las leyes, reglamentaciones y directivas de la dirección; y
- Elaborar y mantener datos financieros y de gestión fiables y presentarlos correctamente en los informes oportunos.

Las normas de control interno prescritas por la INTOSAI constituyen el marco para una estructura de control interno que cumpla estos objetivos.

La información proporcionada por los miembros de la INTOSAI para este estudio también ha sido valiosa para identificar aquellas prácticas que las Entidades Fiscalizadoras Superiores han considerado más útiles para la creación y supervisión de un marco sólido de control interno.

Estas prácticas comunes son las siguientes:

- Disponer de una norma constitucional o legislativa que establezca jurídicamente una base global (o un requisito yunos objetivos) para el mantenimiento de controles internos eficaces;
- Estipular el cumplimiento de determinadas normas al diseñar una estructura de control interno, y que se ajusten al modelo de las normas de la INTOSAI, o se deriven de éstas;
- Centrar la atención de la dirección en sus responsabilidades con respecto a la implantación de controles internos eficaces, y mantener de manera continuada un entorno positivo de control interno;
- Esforzarse por evitar los fallos del control interno - en lugar de limitarse a detectarlos y corregirlos - a través de medios como la obligación de que los directivos realicen con periodicidad autoevaluaciones de las actividades de control interno;
- Acentuar la función de los auditores internos como parte decisiva de la estructura de control interno de una organización; y
- Garantizar que las Entidades Fiscalizadoras Superiores desempeñen un papel clave en (1) el establecimiento de normas de control interno, (2) la creación de un marco sólido de control interno, (3) el trabajo conjunto con los auditores internos, y (4) la evaluación de los controles internos como parte integrante de las auditorías financieras y de las auditorías del rendimiento.

En junio de 1992 la Comisión de Normas de Control Interno de la Organización Internacional de Entidades Fiscalizadoras Superiores (INTOSAI) publicó unas Directrices para las Normas de Control Interno. Las normas expuestas en estas directrices estaban destinadas a que los responsables de la Administración pública las utilizasen para implantar una estructura eficaz de control interno, y a que los auditores oficiales las empleasen para evaluar dicha estructura.

Cinco años después, la comisión invitó a los miembros de la INTOSAI a comunicar las experiencias de sus países en el desarrollo, mantenimiento y evaluación de las estructuras de control interno basadas en los criterios. En este documento se ofrece una visión general de las respuestas recibidas de

- Bolivia, Oficina del Contralor General;
- China, Oficina Nacional de Auditoría;
- Costa Rica, Oficina del Contralor General;
- Egipto, Organización Central de Auditoría;
- Estados Unidos, Oficina General de Auditoría de Cuentas;
- Islandia, Oficina Nacional de Auditoría;
- Japón, Consejo de Auditoría;
- Nueva Zelandia, Oficina de Auditoría;
- Países Bajos, Tribunal de Auditoría de los Países Bajos;
- Reino Unido, Oficina Nacional de Auditoría;
- Sudáfrica, Auditor General, y
- Tonga, Oficina de Auditoría.

NORMAS TÉCNICAS DE CONTROL INTERNO

Las normas técnicas de control interno constituyen el marco básico aplicable con carácter obligatorio, a los órganos, instituciones, entidades, sociedades y empresas del sector público y sus servidores.

Se entiende por sistema de control interno el conjunto de procesos continuos e interrelacionados realizados por la máximaautoridad, funcionarios y empleados, diseñados para proporcionar seguridad razonable en la consecución de sus objetivos.

El sistema de control interno tiene como finalidad coadyuvar con la Institución en el cumplimiento de los siguientes objetivos:

1. Lograr eficiencia, efectividad y eficacia de las operaciones,
2. Obtener confiabilidad y oportunidad de la información, y
3. Cumplir con leyes, reglamentos, disposiciones administrativas y otras regulaciones aplicables.

Los componentes orgánicos del sistema de control interno son:

1. Ambiente de Control;
2. Valoración ce Riesgos;
3. Actividades de Control;
4. Información y Comunicación; Y
5. Monitoreo y Supervisión.

La responsabilidad por el diseño, implantación, evaluación y perfeccionamiento del sistema de control interno corresponde a la máxima autoridad de cada Institución del sector público y a los niveles gerenciales y demás jefaturas en el área de sucompetencia institucional.

Corresponde a los demás empleados realizar las acciones necesarias para garantizar su efectivo cumplimiento.

El sistema de control interno proporciona una seguridad razonable para el cumplimiento de los objetivos institucionales.

LAS NORMAS DE CONTROL INTERNO

Las normas de control de la INTOSAI también señalan que, al establecer el marco correspondiente a las estructuras de control interno, deberá asignarse a una autoridad específica la responsabilidad de elaborar y promulgar las normas que deberán cumplirse al diseñar una estructura de control interno. Esta responsabilidad podrá asignarse a través de preceptos constitucionales o de otras normas legales, y se otorgará a un organismo central que tenga autoridad sobre diversos órganos de la Administración pública.

Varios países miembros de la INTOSAI han promulgado normas de control interno que deberán aplicarse al establecer y supervisar una estructura de control interno, y algunos han utilizado como modelo las normas de la INTOSAI, o las han adoptado en su integridad. Por ejemplo, la Contraloría General de la República de Bolivia se inspiró en las directrices de la INTOSAI al elaborar y promulgar las normas de control interno utilizadas en ese país. La Oficina informa que ello ha contribuido al logro de los objetivos de control, y ha facilitado este proceso.

En los Estados Unidos, en virtud de la legislación vigente, el Controller General es quien se encarga de crear normas de control interno para su utilización en los órganos de la Administración norteamericana. Dichas normas se publicaron en 1983 por primera vez con el nombre de Normas de control interno de la administración pública federal [Standards for Internal Controls in the Federal Government] con objeto de servir como criterio para el establecimiento y evaluación de los controles internos. En el momento presente dichas normas se están actualizando.

Otro país, la República Popular de China, también ha comprobado que se requiere una norma que evalúe los controles internos de un organismo. La Oficina Nacional de Auditoría informa que los auditores son los que definen la norma, tomando como base las reglamentaciones promulgadas por la Administración china y los organismos correspondientes. La Oficina Nacional de Auditoría de China manifiesta que dicha norma - que suele considerarse como una norma de control ideal - abarca los vínculos y los procedimientos de control esenciales para un sistema de control interno adecuado, y los auditores la emplean para evaluar con imparcialidad el organismo en cuestión, y determinar si sus controles internos son completos y eficaces.

En las Normas Técnicas de Control tenemos:

1. NORMAS RELATIVAS AL AMBIENTE DE CONTROL

La máxima autoridad, los demás niveles gerenciales y de jefatura deben mantener y demostrar integridad y valores éticos en el cumplimiento de sus deberes y obligaciones así como contribuir con su liderazgo y acciones a promoverlos en la organización, para su cumplimiento por parte de los demás servidores.

Deben realizar las acciones que conduzcan a que todo el personal posea y mantenga el nivel de aptitud e idoneidad que les permita llevar a cabo los deberes asignados y entender la importancia de establecer y llevar a la práctica adecuados controles internos.

Deben desarrollar y mantener un estilo de gestión que le permita administrar un nivel de riesgo, orientado a la medición del desempeño y que promueva una actitud positiva hacia mejores procesos de control.

Deben definir y evaluar la estructura organizativa bajo su responsabilidad, para lograr el mejor cumplimiento de los objetivos institucionales.

Deben asignar la autoridad y la responsabilidad, así como establecer claramente las relaciones de jerarquía, proporcionando los canales apropiados de comunicación.

Deben establecer apropiadas políticas y prácticas de personal, principalmente las que se refieran a contratación, inducción, entrenamiento, evaluación, promoción y acciones disciplinarias.

La máxima autoridad deberá asegurar el establecimiento y fortalecimiento de una unidad de auditoría interna.

2. NORMAS RELATIVAS A LA VALORACIÓN DE RIESGOS

Definir los objetivos y metas institucionales, considerando la visión y misión de la Organización y revisar periódicamente su cumplimiento.

La valoración de los riesgos, como componente del sistema de control interno, debe estar sustentada en un sistema de planificación participativo y de divulgación de los planes, para lograr un compromiso para el cumplimiento de los mismos.

Deben identificar los factores de riesgos relevantes, internos y externos, asociados al logro de los objetivos institucionales.

Los factores de riesgo que han sido identificados deben ser analizados en cuanto a su impacto o significado y a la probabilidad de ocurrencia, para determinar su importancia.

Analizadas la probabilidad de ocurrencia y el impacto, se deben decidir las acciones que se tomarán para minimizar el nivel de riesgo.

3. NORMAS RELATIVAS A LAS ACTIVIDADES DE CONTROL

Deben documentar, mantener actualizados y divulgar internamente, las políticas y procedimientos de control quegaranticen razonablemente el cumplimiento del sistema de control interno.

Las actividades de control interno deben establecerse de manera integrada a cada proceso institucional.

Deben establecer por medio de documento, las políticas y procedimientos que definan claramente la autoridad y la responsabilidad de los funcionarios encargados de autorizar y aprobar las operaciones de la Institución. para proteger y conservar los activos institucionales, principalmente los más vulnerables; sobre el diseño y uso de documentos y registros que coadyuven en la anotación adecuada de las transacciones y hechos significativos que se realicen en la Institución;. los documentos y registros deben ser apropiadamente administrados y mantenidos; sobre la conciliación periódica de registros, para verificar su exactitud y determinar y enmendar errores u omisiones, sobre rotación sistemática entre quienes realizan tareas claves o funciones afines en materia de garantías; considerando la razonabilidad y la suficiencia para que sirva como medio de aseguramiento del adecuado cumplimiento de las funciones; sobre los controles generales, comunes a todos los sistemas de información, deben establecer por medio de documento, las políticas y procedimientos sobre los controles de aplicación específicos.

4. NORMAS RELATIVAS A LA INFORMACION Y COMUNICACION

Los sistemas de información que se diseñen e implanten deben ser acordes con los planes estratégicos y los objetivos institucionales, debiendo ajustarse a sus características y necesidades.

Las Instituciones deben diseñar los procesos que le permitan identificar, registrar y recuperar la información, de eventos internos y externos, que requieran.

Cada Institución deberá asegurar que la información que procesa es confiable, oportuna, suficiente y pertinente.

La información debe ser comunicada al usuario, interno y externo, que la necesite, en la forma y el plazo requeridos para el

cumplimiento de sus competencias.

La Institución deberá contar con un archivo institucional para preservar la información, en virtud de su utilidad y de requerimientos jurídicos y técnicos.

5. NORMAS RELATIVAS AL MONITOREO

La máxima autoridad, los niveles gerenciales y de jefatura deben vigilar que los funcionarios realicen las actividades de control durante la ejecución de las operaciones de manera integrada.

Los niveles gerenciales y de jefatura responsables de una unidad o proceso, deben determinar la efectividad del sistema decontrol interno propio, al menos una vez al año.

La unidad de auditoria interna, la Corte de Cuentas, las Firmas Privadas de Auditoria y demás instituciones de control y fiscalización, evaluarán periódicamente la efectividad del sistema de control interno institucional.

Los resultados de las actividades de monitoreo del sistema de control interno, deben ser comunicados a la máxima autoridad y a los niveles gerenciales y de jefatura, según corresponda.

IMPLANTACIÓN EFICAZ DE NORMAS GENERALES

Para facilitar el adecuado entorno de control dentro de una organización, la INTOSAI ha establecido normas generales de control interno en las áreas siguientes:

1. garantía razonable,
2. respaldo,
3. integridad y competencia,
4. objetivos de control, y
5. vigilancia de los controles.

1. GARANTÍA RAZONABLE

La primera norma general de control interno de la INTOSAI afirma que las estructuras de control interno deben proporcionar una garantía razonable de que van a cumplan los objetivos generales. La garantía razonable equivale a un nivel satisfactorio de confianza, dentro de determinadas condiciones de costes, beneficios y riesgos. Esto significa que el coste del control interno no deberá exceder del beneficio obtenido. Los países miembros de la INTOSAI han experimentado la aplicación de esta norma.

Nueva Zelandia, por ejemplo, informa que cada director general de un departamento de la Administración pública, como directivo responsable, está obligado a establecer y mantener un sistema de procedimientos de control interno que proporcione una garantía razonable acerca de la integridad y la fiabilidad de la información financiera. Si bien esta responsabilidad normalmente se delega al director financiero de la organización, tanto el director general como el director financiero suscriben una Declaración de Responsabilidad, que se incluye como parte del informe anual de la organización junto con los estados financieros auditados y las mediciones del rendimiento de los servicios.

En el Japón la garantía razonable de que los controles internos se realizan con eficacia se ve afectada por actividades del sector público que en los últimos decenios se han vuelto cada vez más complicadas y diversificadas, y por la creciente delegación de autoridad a los niveles inferiores. Sin embargo, la Constitución del Japón proporciona el fundamento global necesario para crear un entorno de control eficaz a través de requisitos tales como (1) que el Consejo de Ministros presente cada año al Parlamento las cuentas definitivas de los ingresos y gastos del Estado, y (2) el Consejo de Auditoría verifique dichas cuentas todos los años.

En cambio, se indica que en la República de Sudáfrica los controles internos de la Administración pública aún no poseen unnivel satisfactorio ni eficaz. Ello se debe a los importantes cambios que se han producido en la estructura de la Administración a lo largo de los últimos años, por ejemplo la fusión entre las Administraciones de los anteriores territorios independientes y autosuficientes de cada etnia y la Administración de la República de Sudáfrica. Además, las provincias aumentaron de cuatro a nueve, lo cual implica cinco nuevas administraciones provinciales. Debido al establecimiento del nuevo ámbito provincial, se redujo el ámbito nacional, con objeto de permitir la transferencia de determinados poderes al legislador provincial. A nivel local, la estructura se modificó en el sentido de que los anteriores Consejos Municipales fueron sustituidos por los Consejos Municipales Transitorios. Además de esta situación, la dirección no siempre posee los conocimientos necesarios para implantar los controles internos apropiados y mantenerlos en funcionamiento.

Aunque el entorno de control interno de la República de Sudáfrica no proporciona en la actualidad una garantía razonable de que se han instaurado y funcionan en la forma esperada los adecuados controles internos, la Administración es consciente de este problema y lo afronta, por ejemplo, implantando una función de auditoría interna en todas las entidades públicas. Asimismo, la Administración ha designado consultores locales e internacionales para facilitar la creación de un instituto profesional de finanzas y auditoría públicas.

2. RESPALDO

Otra norma general de control estipula que los directivos y los empleados habrán de mostrar y mantener en todo momento una actitud positiva y de apoyo frente a los controles internos. Los países miembros de la INTOSAI han aprendido de primera mano el papel central que desempeña esta norma dentro de la creación de un entorno de control interno eficaz.

Por ejemplo, a principios del decenio de 1990, la Oficina Nacional de Auditoría de Islandia llevó a cabo varias auditorías en las principales entidades crediticias de la Administración pública que mostraban graves deficiencias en toda una serie de aspectos relacionados con el control, la supervisión, y la información sobre créditos morosos. En muchos casos, la actitud despreocupada de los directivos de la Administración pública en relación con los controles adecuados de los préstamos, los cobros, la gestión del riesgo y la aplicación de las reservas destinadas a los préstamos no devueltos constituía un factor que contribuía a las deficiencias advertidas. Como consecuencia, a finales de 1991 el Fondo de Desarrollo de Islandia dejó de funcionar porque sus directivos no habían tenido en cuenta la importancia de los préstamos no recuperados. Se han logrado mejoras en algunos aspectos, por ejemplo la adecuada contabilización de las reservas correspondientes a préstamos fallidos, que ahora todos los fondos principales de la Administración llevan a cabo de manera periódica.

Otro ejemplo de este tipo fue la quiebra -durante los decenios de 1980 y 1990- de importantes entidades bancarias y de crédito y ahorro de los Estados Unidos, que costaron a la Administración federal cientos de miles de millones de dólares. Una de las causas principales de dichas quiebras fue la deficiencia en el control; un factor clave en la aparición de esas deficiencias estuvo constituido por un error fundamental en la filosofía y el estilo operativo de la dirección con respecto a los controles internos. Por ejemplo, en algunas entidades de crédito y ahorro la inadecuada supervisión del consejo de administración y la existencia de una figura predominante ejerció un efecto perjudicial sobre la viabilidad de la entidad. Esto permitió actividades de alto riesgo, tales como un exceso de prácticas orientadas al crecimiento, concentraciones de créditos no garantizados y un exceso de confianza en fuentes crediticias poco sólidas.

Sin embargo, los países miembros de la INTOSAI, incluidos Islandia y los Estados Unidos, consideran que el control interno constituye una parte básica y de gran importancia para sus actividades financieras. Por ejemplo, como reacción ante las quiebras de entidades bancarias y de crédito y ahorro, el Congreso de los EE.UU. promulgó la Ley de Mejora de las Entidades de Depósito Federales de 1991, con objeto de hacer frente a las graves deficiencias que contribuyeron a las anteriores quiebras bancarias, y exigir datos acerca de la eficacia de los controles internos sobre la información financiera.

En otro caso, el gobierno del Reino de Tonga ha demostrado una actitud de apoyo a los controles internos mediante la aprobación de leyes y el establecimiento de las correspondientes reglamentaciones y políticas. Esto abarca (1) leyes que crean un marco de control interno con respecto al desembolso de fondos públicos y la elaboración de cuentas, y (2) reglamentaciones que establecen los puntos de control interno con respecto a la recepción, el gasto, la custodia y la concesión de fondos públicos. Además, el Departamento de Auditoría pone de relieve ante los distintos departamentos de la Administración la importancia de mejorar los controles internos sobre la gestión y los programas financieros.

3. INTEGRIDAD Y COMPETENCIA

Con respecto a la integridad y la competencia, las normas generales de control de la INTOSAI prescriben lo siguiente. Los directivos y los empleados deben caracterizarse por su integridad personal y profesional y poseer un nivel de competencia que les permita comprender la importancia del desarrollo, la aplicación y el mantenimiento de controles internos apropiados y alcanzar los objetivos generales de dichos controles. Varios países de la INTOSAI han comprobado que, cuando no se cumple esta norma general, se produce un deficiente control interno sobre situaciones en las que intervienen grandes sumas de dinero.

En una situación de esta clase, durante una inspección de la adquisición de bienes y servicios por parte del conjunto de la Administración, lo cual representa una proporción significativa del gasto público de Nueva Zelandia, la Oficina de Auditoría descubrió un conjunto de deficiencias que se atribuyeron, en parte, a la falta de integridad y competencia de los responsables de compras. Las deficiencias iban desde la no documentación de los procesos de toma de decisiones acerca de las necesidades de compra y la no especificación de delegaciones de autoridad, hasta la no realización de una inspección y aprobación adecuadas de las compras específicas. La Oficina de Auditoría de Nueva Zelandia también informa que una reciente atención a los aspectos más delicados de los gastos discrecionales, por ejemplo la utilización de tarjetas de crédito, ha puesto en tela de juicio la integridad de altos funcionarios.

Otro caso a este respecto es el Departamento de Vivienda y Urbanismo (DVU) de los Estados Unidos, que constituye el principal órgano de la Administración encargado de la vivienda, el desarrollo comunitario y la igualdad de oportunidades de vivienda. El DVU ha tomado medidas para modificar la forma de gestionar este organismo, pero en 1989 se descubrieron importantes casos de fraude, abusos y gestión errónea del DVU, que fueron atribuidos a deficiencias en el control interno, junto con la carencia de personal dotado de las capacidades técnicas adecuadas.

Por otra parte, los países miembros de la INTOSAI también señalan que han diseñado sistemas de control interno que ayudan a evitar situaciones como las que se acaban de exponer. Por ejemplo, la Oficina Nacional de Auditoría de la República Popular de China indica que se han implantado controles internos sobre las necesidades de personal. Los solicitantes de un puesto de trabajo se someten a exámenes estrictos, son evaluados de forma pública e imparcial, y se da formación a los nuevos miembros. No se les permite ocupar sus nuevos puestos hasta que estén en condiciones de obtener el "Certificado para el Puesto". De este modo se les reconoce de conformidad con las capacidades que posean. Además, los miembros son examinados con periodicidad, y se les premia o se les castiga según su rendimiento laboral y la contribución que realizan a su organización. En caso necesario, se les traslada a otros puestos.

4. OBJETIVOS DE CONTROL

Las normas de control interno de la INTOSAI también indican que los objetivos del control deben identificarse o elaborarse para las actividades de cualquier ministerio/ dependencia/ entidad pública y deben ser apropiados, completos, razonables y estar integrados en los objetivos generales de la institución. Los casos siguientes ilustran las experiencias de los países miembros de la INTOSAI en el establecimiento de objetivos de control, que en algunos casos, sin embargo, aún no han ido más allá del establecimiento de objetivos globales de la organización.

El Auditor General de la República de Sudáfrica indica que uno de los objetivos primordiales de la Administración consiste en evitar errores o irregularidades en la gestión o en la información financiera, y si se producen, detectarlos. Se ha establecido una gama de objetivos específicos de control global, consistentes en (1) registrar y contabilizar adecuadamente las transacciones y actividades empresariales, (2) proteger los activos y la información con respecto a la apropiación y el uso indebidos, y (3) fijar limitaciones con respecto a las obligaciones que los diversos funcionarios estén autorizados a contraer en representación de una entidad.

Asimismo, el Auditor General del Reino de Tonga informa que ha tomado la iniciativa de establecer y desarrollar objetivos de control específicos para cada actividad de los Ministerios y departamentos de la Administración. El Auditor General está poniendo en práctica un proceso que garantiza que los objetivos son apropriados, completos y razonables, y se integran dentro de la estructura general de la organización existente. Como fundamento de este proceso se utilizan las directrices de control interno de la INTOSAI.

A la inversa, cuando los controles internos y sus objetivos no se establecen ni se comprenden con claridad, puedenproducirse fracturas en el control interno. Por ejemplo, el Consejo de Auditoría del Japón descubrió que los municipios, de forma inadecuada, incluían los costes médicos de muchos jubilados en los costes del Seguro Nacional de Salud subvencionado por el Estado. Esto provocaba un exceso significativo en el coste de las subvenciones. En parte, el problema surgió porque los municipios no comprendían el sistema y los requisitos de las subvenciones oficiales a los costes médicos.

5. VIGILANCIA DE LOS CONTROLES

Además, las normas de la INTOSAI especifican que los directivos deben vigilar continuamente sus operaciones y adoptar inmediatamente las medidas oportunas ante cualquier evidencia de irregularidad o de actuación contraria a los principios de economía, eficiencia o eficacia. Los ejemplos siguientes muestran la importancia de supervisar las operaciones con objeto de garantizar que los controles logran los resultados deseados, e incorporar esta norma a los métodos y procedimientos utilizados para controlar las operaciones.

En determinado caso, la Oficina Nacional de Auditoría islandesa señala que una de las deficiencias principales del control interno consistía en que los directivos de los distintos organismos no comprendían la importancia de los controles internos. Junto con otros problemas, esta deficiencia se podía apreciar en la no aplicación de la estructura de control interno que se había establecido. La Oficina Nacional de Auditoría afirmó que, si bien un organismo de la Administración islandesa podía tener controles internos perfectamente definidos sobre el papel, la realidad es muy diferente. La Oficina de Auditoría ha descubierto que, sin la necesaria comprensión y supervisión, a las personas les resulta más cómodo no cumplir las prácticas de control que se hayan establecido.

Otro caso afecta a la Administración pública de Nueva Zelandia, que suele emplear consultores que representan un gasto importante. La Oficina de Auditoría de Nueva Zelandia informa acerca de las operaciones irregulares, antieconómicas, ineficientes e ineficaces vinculadas con la utilización de consultores. Además, la Oficina ha comprobado que los organismos no actuaban con rapidez y sensibilidad ante estos descubrimientos, y por lo tanto, se incumplía la norma que exigía la existencia de controles de supervisión.

En una comunicación más positiva, la Oficina Nacional de Auditoría del Reino Unido informa que, cuando se identifican y se hacen públicas las deficiencias en los controles internos, la dirección se muestra sensible a los puntos planteados, y normalmente se toman medidas correctoras con rapidez. El objetivo de la Oficina consiste en supervisar la actividad de seguimiento, y en caso necesario, proporcionar un asesoramiento adicional a la dirección. En la planificación posterior de las verificaciones se reflejarán las nuevas áreas de riesgo que haya descubierto la auditoría.

EL LOGRO DE OBJETIVOS DE CONTROL MEDIANTE NORMAS ESPECÍFICAS

Para lograr los objetivos de control y una estructura de control interno ordenado y eficaz, las directrices de control interno de la INTOSAI estipulan normas detalladas referentes a los siguientes elementos:

1. documentación,
2. registro oportuno y adecuado de las transacciones y hechos,
3. autorización y ejecución de las transacciones y hechos,
4. división de las tareas,
5. supervisión, y
6. acceso a los recursos y responsabilidad ante los mismos.

1. LA DOCUMENTACIÓN

Con relación a la documentación adecuada, las normas específicas de la INTOSAI indican lo siguiente. La estructura de control interno y todas las transacciones y hechos significativos deben estar claramente documentadas y la documentación debe estar disponible para su verificación. La documentación de las transacciones o de los sucesos significativos tiene que ser completa y exacta, y debe permitir que cada transacción o suceso (y la información correspondiente) se rastree desde su inicio, durante toda su duración, y hasta su finalización. Diversos países miembros de la INTOSAI informan que se han hecho conscientes de las consecuencias perjudiciales de no disponer de la documentación adecuada, como ilustran las tres situaciones siguientes.

En primer lugar, la Oficina Nacional de Auditoría del Reino Unido ha informado sobre casos de inexistencia o inadecuación de la documentación que sirva de apoyo a las transacciones financieras que se han descubierto como consecuencia de auditorías financieras. Por ejemplo, la Oficina de Auditoría informó sobre casos de:

- Inexistencia de documentación aportada por los empleados que sirva de apoyo a los pagos realizados en concepto de gastos efectuados con tarjetas de crédito de la Administración pública;
- Inexistencia de documentación adecuada que sirva de apoyo a las solicitudes de ayuda fundadas jurídicamente, lo cual provoca una insuficiencia de pruebas que confirmen la titularidad y la adecuación de los pagos, en la forma autorizada por el Parlamento; e
- Incapacidad de un organismo de la Administración para presentar documentación en apoyo de la decisión de su consejo de dirección que desestima una oferta competitiva en relación con un contrato.

En segundo lugar, los departamentos, Ministerios y organismos oficiales de la Administración pública de Tonga también han descubierto casos de documentación y registros inexistentes e incompletos. Por ejemplo, en un departamento se perdieron recibos, pero el jefe de contabilidad y la sección de contabilidad no consideraron que este hecho fuese grave o contrario a las leyes y reglamentaciones.

En tercer lugar, como consecuencia del examen de la documentación que sirve de apoyo a las transacciones, el Auditor General de la República de Sudáfrica descubrió e informó al Parlamento sobre una notable cantidad de pagos del Ministerio de Trabajo en los que se había abonado a los beneficiarios una misma suma por duplicado, tomando como base el mismo documento de origen. En otros casos, se había pagado de nuevo la misma suma, basándose en el mismo documento de origen, aunque los nombres de los beneficiarios no fuesen idénticos. La cuantía de estos pagos dobles o múltiples era muy importante.

Para ayudar a superar este tipo de deficiencias, las normas de control interno de la INTOSAI disponen que la documentaciónde las transacciones o los sucesos significativos tiene que ser completa y exacta. Esto permitirá que cada transacción o suceso (y la información correspondiente) se rastree desde su inicio, a lo largo de toda su duración, y hasta su finalización.

2. REGISTRO OPORTUNO Y ADECUADO DE LAS TRANSACCIONES Y HECHOS

Las normas específicas de la INTOSAI también estipulan que las transacciones y hechos importantes deben registrarse immediatamente y ser debidamente clasificados. Esto se aplica a todo el proceso o ciclo vital de una transacción o suceso, que abarca (1) el inicio y la autorización, (2) todas los aspectos de la transacción, y (3) su anotación final en los registros sumarios. Al igual que ocurre con la documentación, los miembros de la INTOSAI también han informado sobre los desafíos que implica el cumplimiento de esta norma.

Por ejemplo, debido a los errores en el control interno del sistema utilizado para abonar los salarios del personal del Ejército de los Estados Unidos, a algunas personas se les pagaron sumas que no deberían habérseles abonado, porque ya no pertenecían al Ejército. Además, estos pagos erróneos no fueron detectados por el sistema de nóminas. Durante un período de un mes sometido a revisión por la Oficina de Contabilidad General de los EE.UU., se descubrió que se realizaban pagos excesivos a unos 2.200 soldados del Ejército. Muchas de estas personas recibieron pagos no autorizados durante varios meses, con un exceso total de 7,8 millones de dólares. Los pagos inadecuados se produjeron primordialmente porque el personal del Ministerio de Defensa de los EE.UU. no se ajustaba a los procedimientos estipulados. Por ejemplo, las oficinas contables de primer nivel no siempre hacían constar con puntualidad en el sistema de nóminas las bajas del servicio activo de los soldados y otras transacciones relacionadas con el personal, y los empleados de nóminas no disponían del soporte adecuado para la realización de determinados pagos.

La Oficina Nacional de Auditoría del Reino Unido también ha informado acerca de casos que ha calificado como puntosdébiles del control, correspondientes a transacciones no registradas de manera rápida y apropiada. En determinado caso no se habían establecido procedimientos que garantizasen el manejo y registro rápido y seguro de los recibos de sumas de dinero en efectivo. Por ejemplo, la Oficina descubrió retrasos de más de dos semanas en el depósito de cheques, lo cual aumentaba el riesgo de apropiación indebida. En otro caso la Oficina informó sobre deficiencias en el control financiero de las compras, que abarcaba la inexistencia de registros acerca de transacciones tales como los pedidos de compras, una prueba inadecuada de la entrega, y una comprobación inadecuada de los artículos recibidos.

Además, numerosos organismos de la Administración pública de Nueva Zelandia han sido sometidos a significativos cambios en su sistema de funcionamiento, que con anterioridad no se habían comprobado íntegramente. Esto ha provocado casos de procesamiento impuntual de transacciones, y de ausencia de conciliaciones; la Oficina Nacional de Auditoría de ese país ha informado sobre frecuentes deficiencias en el control.

Para impedir situaciones como éstas, las normas de control interno de la INTOSAI afirman la importancia esencial de un registro rápido y apropiado de la información. El cumplimiento de esta norma resulta decisivo para garantizar la puntualidad y la fiabilidad - y por consiguiente, el valor y la relevancia para la dirección - de todas las informaciones utilizadas por una organización como soporte de sus operaciones y toma de decisiones.

3. AUTORIZACIÓN Y EJECUCIÓN DE LAS TRANSACCIONES Y HECHOS

Las normas específicas de la INTOSAI establecen que las transacciones y hechos relevantes sólo podrán ser autorizados y ejecutados por aquellas personas que actúen dentro del ámbito de sus competencias. Actuar dentro del ámbito que corresponda a una autoridad significa que los empleados ejecutan sus tareas de conformidad con las directrices y dentro de los límites que establecen la dirección o la legislación.

Sin embargo, algunos miembros de INTOSAI han informado sobre casos en los que un control más estricto sobre laautorización de las transacciones podía dar como resultado unos controles y unos ahorros más eficaces. Por ejemplo, la Oficina Nacional de Auditoría islandesa realizó una verificación de los gastos en automóviles en numerosos sectores de la Administración pública del país. La auditoría puso de manifiesto diversos puntos débiles en la estructura y el control globales en este campo, incluidos numerosos contratos que fueron efectuados de un modo no estructurado por empleados individuales, con independencia de las necesidades de transporte, limitando así la aprobación de la dirección y otros controles.

Otra perspectiva sobre esta cuestión fue expuesta por el Contralor General de la República de Costa Rica mediante un ejemplo que se refiere a la utilización de vehículos oficiales en ese país. Una auditoría detectó que, si bien el empleo de tales vehículos debía autorizarse en la forma apropiada, éstos se utilizaban (1) con propósitos no autorizados, (2) fuera de la jornada laboral, sin autorización, y (3) de manera inadecuada, por parte de funcionarios, con carácter discrecional.

Basándose en estudios sobre este tipo de problemas de control interno, los auditores de China han manifestado que la noción de control interno debe incluir el control de las autorizaciones. Consideran que este control es necesario para garantizar que el personal trabaja dentro de los límites de la autorización otorgada, y así, ejercer un control sobre las actividades de negocio en el momento en que se inician.

4. DIVISIÓN DE LAS TAREAS

Como en el caso de las demás normas específicas, los países miembros de la INTOSAI comprenden plenamente el riesgode error, derroche o de actos ilícitos vinculado con el hecho de que una única persona controle todas las fases decisivas de una transacción o un suceso. A este respecto, las directrices de control interno de la INTOSAI estipulan que las tareas y responsabilidades principales ligadas a la autorización, tratamiento, registro y revisión de las transacciones y hechos deben ser asignadas a personas diferentes. El adecuado cumplimiento de esta norma ayuda en gran medida a evitar situaciones como los siguientes episodios dados a conocer por miembros de la INTOSAI, por ejemplo Tonga, que descubrió que la separación de funciones constituye un punto débil importante en los departamentos y Ministerios de su Administración pública.

En ejemplos más específicos, la Oficina de Auditoría de Nueva Zelandia ha descubierto que han surgido riesgos como consecuencia de la utilización de un número elevado de personas encargadas de efectuar contrataciones en determinados organismos de la Administración.

Aunque los organismos hayan cumplido su objetivo de reducir gastos, a veces la separación de funciones ha creado un riesgo de otra clase.

Para afrontar este tipo de problemas, Japón indica que el sistema de control que aplica ese país para impedir errores contables y fraudes incluye una separación de funciones entre responsables de la contratación y responsables de los pagos. Por ejemplo, (1) los Ministerios notifican a su responsable de pagos cuando el Ministerio de Hacienda aprueba los programas de pago,(2) los responsables de pagos presentan de forma periódica informes sobre los pagos a los distintos Ministerios, (3) los responsables de contratación notifican a los responsables de los pagos la cuantía/el contenido de los contratos, para su aprobación, (4) los responsables de los pagos aprueban la cuantía/el contenido de los contratos, después de comprobar - por ejemplo - si los contratos se corresponden con las cantidades presupuestadas.

Sin embargo, como informa la Oficina Nacional de Auditoría del Reino Unido, a menudo resulta difícil que las pequeñasorganizaciones mantengan la adecuada segregación de funciones. La Oficina ha descubierto casos en que (1) una misma persona podía autorizar y, asimismo, comprobar los pagos, (2) el personal podía solicitar, autorizar y recibir artículos, y (3) existían pocas pruebas, o ninguna, de que se efectuasen comprobaciones de supervisión.

En los casos en que resulta difícil que las pequeñas organizaciones separen adecuadamente las funciones, las directrices de la INTOSAI indican que la dirección debe ser consciente de los riesgos existentes, y afrontarlos mediante otro tipo de controles. Por ejemplo, el cambio periódico de los responsables ayuda a garantizar que no sea una única persona la que se encargue de los aspectos clave de las transacciones o los sucesos durante demasiado tiempo.

5. SUPERVISIÓN

Las directrices de control interno de la INTOSAI prescriben que debe exista una supervisión competente para garantizar ellogro de los objetivos de control interno. Las actividades de los miembros de la INTOSAI en la implantación y verificación de los controles internos han subrayado la importancia de una adecuada supervisión de los encargos y de los empleados como mecanismo fundamental de control interno.

El Contralor General de la República de Costa Rica ha aportado dos excelentes estudios de caso en los que se ha incumplido la norma de supervisión de la INTOSAI. El primer caso está relacionado con un sistema informatizado que utilizan los bancos encargados del cobro de aranceles aduaneros para su transferencia electrónica a las oficinas de Aduanas de todo el territorio de Costa Rica. Los auditores descubrieron que el proceso establecido por el servicio de Aduanas para confirmar, registrar y revisar esta información permitía una modificación no supervisada de los datos transmitidos electrónicamente, sin ningún soporte ni verificación documental de su validez y fiabilidad.

El segundo caso hace referencia a una evaluación de los recursos de la Administración costarricense empleados para prestar servicios de sanidad, en particular el servicio de consulta ambulatoria que prestaba uno de los mayores hospitales públicos del país. Los auditores informaron que los recursos médicos se encontraban significativamente infrautilizados porque no se cumplía el programa de trabajo establecido, lo cual provocaba un uso inadecuado del equipo y las instalaciones disponibles, y un retraso en la atención a los pacientes en espera. Se consideró que la causa de ello consistía en la ausencia de supervisión y del correspondiente control de los horarios de trabajo por parte de los responsables de cada especialidad médica.

Otro país, el Reino de Tonga, también ha descubierto que la supervisión, junto con la falta de formación, constituye una deficiencia de control interno que afecta a la mayoría de organismos de la Administración. El Auditor General ha ayudado a afrontar estas deficiencias instaurando programas de formación, nombrando supervisores para cada nivel de personal, y acentuando la importancia de estos aspectos de los sistemas de control interno.

Un tercer miembro de la INTOSAI, la Oficina Nacional de Auditoría del Reino Unido, ha comprobado que la adecuadasupervisión es esencial en operaciones como, por ejemplo, las relacionadas con los contratos. Se descubrió que la supervisión del funcionamiento de los contratos era clave para garantizar que los proveedores cumplen los términos y condiciones del contrato en lo referente a los precios, la calidad y la fecha de entrega, y que el contrato continúa siendo competitivo. La Oficina descubrió, por ejemplo, que una deficiente supervisión de un contrato provocaba un coste final de £180.000 en un contrato valorado inicialmente en £25.000, sin la preceptiva aprobación de dicho incremento. En otro caso, un contrato estipulaba una devolución, pero debido a la deficiente supervisión, la Administración no se dio cuenta de la potencial devolución, y por consiguiente, no la reclamó.

Para garantizar una supervisión adecuada, las normas de control interno de la INTOSAI afirman que los supervisores deben inspeccionar y aprobar, en su caso, el trabajo asignado a sus empleados. También deben aportar a sus empleados la orientación y la formación necesarias para garantizar que se reduzcan al mínimo los errores, el derroche y los actos ilícitos, y que se comprenden y se ponen en práctica las directrices específicas de los responsables.

6. ACCESO A LOS RECURSOS Y REGISTROS Y RESPONSABILIDAD ANTE LOS MISMOS

La última norma específica de la INTOSAI dispone que el acceso a los recursos y registros debe limitarse a las personas autorizadas para ello, quienes están obligadas a rendir cuentas de la custodia o utilización de los mismos. Para garantizar dicha responsabilidad, se cotejarán periódicamente los recursos con los registros contables y se verificará si coinciden. La frecuencia de estas comparaciones depende de la vulnerabilidad de los activos. La labor de los miembros de la INTOSAI ha puesto de manifiesto las consecuencias de no implantar eficazmente esta norma que sirve para reducir el riesgo de uso inadecuado o de pérdidas en la Administración pública, y que ayuda a poner en práctica las directrices de los responsables.

En un caso relacionado con el acceso a los registros, el órgano recaudador de impuestos de los Estados Unidos - el Servicio del Impuesto sobre la Renta [Internal Revenue Service (IRS)] - se ha visto afectado por un deficiente control interno sobre sus sistemas informáticos. Las auditorías de estados financieros de la Oficina de Contabilidad General de los EE.UU. han puesto de manifiesto que el IRS no disponía de los adecuados mecanismos de protección para detectar o impedir el acceso no autorizado de los empleados a la información sobre los contribuyentes, o para impedir que los empleados modificasen determinados programas informáticos con objeto de realizar transacciones no autorizadas sin ser detectados. Los problemas fundamentales del control consistían en que éste no impedía adecuadamente a los usuarios el acceso a programas y archivos de datos de carácter confidencial. Asimismo, a muchos usuarios se les había autorizado el acceso a potentes privilegios que permitían saltarse los controles de seguridad del sistema informático.

En una situación que implicaba una comparación entre recursos y registros, el Auditor General de la República de Sudáfrica informó que no podía comprobarse la integridad y la corrección de los saldos bancarios del Ministerio de Asuntos Territoriales porque éste no los había verificado durante más de un año. Apareció una diferencia notable entre el saldo de acuerdo con los registros contables del Ministerio, y los correspondientes estados bancarios.

Las normas de control interno de la INTOSAI señalan que la restricción del acceso a los recursos y una conciliación periódica de los registros reduce el riesgo de usos no autorizados o pérdidas en la Administración pública, y ayuda a poner en práctica las directrices de gestión.

SISTEMA NACIONAL DE CONTROL

El Sistema Nacional de Control es el conjunto de órganos de control, normas, métodos y procedimientos ―estructurados e integrados funcionalmente― destinados a conducir y desarrollar el ejercicio del control gubernamental en forma descentralizada.

Su actuación comprende las actividades y acciones en los campos administrativo, presupuestal, operativo y financiero de las entidades y alcanza al personal que presta servicios en ellas, independientemente del régimen que las regule (Artículo 12 Ley Nº 27785).

El ejercicio del control gubernamental por el Sistema Nacional de Control en las entidades, se efectúa bajo la autoridad normativa y funcional de la Contraloría General de la Republica, la misma que establece los lineamientos, disposiciones y procedimientos técnicos correspondientes a su proceso, en función a la naturaleza y/o especialización de dichas entidades, las modalidades de control aplicables y los objetivos trazados para su ejecución. Dicha regulación permitirá la evaluación,por los órganos de control, de la gestión de las entidades y sus resultados (Artículo 14 Ley Nº 27785).

CONFORMACION

El Sistema Nacional de Control está conformado por los siguientes órganos de control:

a) La Contraloría General, como ente técnico rector.

b) Todas las unidades orgánicas responsables de la función de control gubernamental de las entidades que se mencionan en el Artículo 3 de la presente Ley, sean éstas de carácter sectorial, regional, institucional o se regulen por cualquier otro ordenamiento organizacional.

c) Las sociedades de auditoria externa independientes, cuando son designadas por la Contraloría General y contratadas, durante un periodo determinado, para realizar servicios de auditoria en las entidades económica, financiera, de sistemas informáticos, de medio ambiente y otros.

ATRIBUCIONES

a) Efectuar la supervisión, vigilancia y verificación de la correcta gestión y utilización de los recursos y bienes del Estado, el cual también comprende supervisar la legalidad de los actos de las instituciones sujetas a control en la ejecución de los lineamientos para una mejor gestión de las finanzas publicas, con prudencia y transparencia fiscal, conforme a los objetivos y planes de las entidades; así como de la ejecución de los presupuestos del Sector Público y de las operaciones de la deuda pública.

b) Formular oportunamente recomendaciones para mejorar la capacidad y eficiencia de las entidades en la toma de sus decisiones y en el manejo de sus recursos, así como los procedimientos y operaciones que emplean en su accionar, a fin de optimizar sus sistemas administrativos, de gestión y de control interno.

c) Impulsar la modernización y el mejoramiento de la gestión pública a través de la optimización de los sistemas de gestión y ejerciendo el control gubernamental con especial énfasis en las áreas criticas sensibles y en los actos de corrupción administrativa.

d) Propugnar la capacitación permanente de los funcionarios y servidores públicos en materias de administración y control gubernamental. Los objetivos de la capacitación estarán orientados a consolidar, actualizar y especializar su formación técnica, profesional y ética. Para dicho efecto, la Contraloría General, a través de la Escuela Nacional de Control, o mediante convenios celebrados con entidades públicas o privadas ejerce un rol tutelar en el desarrollo de programas y eventos de esta naturaleza. Los titulares de las entidades están obligados a disponer que el personal que labora en los sistemas administrativos participe en los eventos de capacitación que organiza la Escuela Nacional de Control, debiendo tales funcionarios y servidores acreditar cada dos años dicha participación. Esta obligación se hace extensiva a las Sociedades de Auditoria que forman parte del Sistema, respecto al personal que empleen para el desarrollo de las auditorías externas.

e) Exigir a los funcionarios y servidores públicos la plena responsabilidad por sus actos en la función que desempeñan, identificando el tipo de responsabilidad incurrida, sea administrativa funcional, civil o penal, y recomendando la adopción de las acciones preventivas y correctivas necesarias para su implementación. Para la adecuada identificación de la falta en que hubieren incurrido funcionarios y servidores públicos, se deberá tener en cuenta las pautas de identificación del deber incumplido, reserva, presunción de licitud, relación causal; las cuales serian desarrolladas por la Contraloría General.

Como resultado de las acciones de control efectuadas, los informes respectivos con el o sustento técnico y legal constituyen pruebas preconstituidas para el inicio de las acciones administrativas y/o legales que sean recomendadas en dichos informes.

En el caso de que los informes generados de una acción de control cuenten con la participación del Ministerio Público y/o la Policía Nacional, no corresponderá abrir investigación policial o indagatoria previa, así como solicitar u ordenar de oficio la actuación de pericias contables.

f) Brindar apoyo técnico al Procurador Público o al representante legal de la entidad, en los casos en que deban iniciarse acciones judiciales derivadas de una acción de control, prestando las facilidades y/o aclaraciones del caso, y alcanzando la documentación probatoria de la responsabilidad incurrida.

Los diversos órganos del Sistema Nacional de Control ejercen estas atribuciones y las que expresamente les señala la Ley Nº 27785 y sus normas reglamentarias (artículo 13 de la Ley Nº 27785); asimismo, ejercen su función de control gubernamental con arreglo a lo establecido en la citada Ley y las disposiciones que emite la Contraloría General para normar sus actividades, obligaciones y responsabilidades, siendo su cumplimiento objeto de supervisión permanente por el ente técnico rector del Sistema (artículo 21 de la Ley Nº 27785).

Las Normas Técnicas de Control Interno emitidas por el Sistema Nacional de Control Interno son:

- R. C. N° 072-98-CG de 26.JUN.98. Aprueba Normas Técnicas de Control Interno para el Sector Público. Publicada el 02.JUL.98.

- R.C. N° 123-2000-CG de 23.JUN.2000. Modifica diversas Normas Técnicas de Control Interno para el Sector Público. Publicada el 01.JUL.2000.

En esta sección se describen los aspectos generales de las normas de control interno para el Sector Público emitidas por la Contraloría General de la República. Se define los conceptos más importantes, objetivos, ámbito de aplicación, características y en general aquellos criterios que serán necesarios utilizar para su emisión e implantación a cargo de las entidades públicas sujetas al Sistema Nacional de Control.

NORMAS TECNICAS DE CONTROL INTERNO EN EL PERU

Las Normas de Control Interno para el Sector Público son guías generales dictadas por la Contraloría General de la República, con el objeto de promover una sana administración de los recursos públicos en las entidades en el marco de una adecuada estructura del control interno. Estas normas establecen las pautas básicas y guían el accionar de las entidades del sector público hacia la búsqueda de la efectividad, eficiencia y economía en las operaciones.

Los titulares de cada entidad son responsables de establecer, mantener, revisar y actualizar la estructura de control interno, que debe estar en función a la naturaleza de sus actividades y volumen de operaciones, considerando en todo momento el costo-beneficio de los controles y procedimientos implantados.

Las normas de control interno se fundamentan en principios y prácticas de aceptación general, así como en aquellos criterios y fundamentos que con mayor amplitud se describen en el marco general de la estructura de control interno para el sector público que forma parte de este documento.

OBJETIVOS

Las Normas de Control Interno para el Sector Público tienen los objetivos siguientes:

· servir de marco de referencia en materia de control interno para las prácticas y procedimientos administrativos y financieros;
· orientar la formulación de normas específicas para el funcionamiento de los procesos de gestión e información gerencial en las entidades públicas;
· proteger y conservar los recursos de la entidad, asegurando que las operaciones se efectúen apropiadamente;
· controlar la efectividad y eficiencia de las operaciones realizadas y que éstas se encuentren dentro de los programas y presupuestos autorizados;
· permitir la evaluación posterior de la efectividad, eficiencia y economía de las operaciones, a través de la auditoría interna o externa, reforzando el proceso de respondabilidad institucional; y,
· orientar y unificar la aplicación del control interno en las entidades públicas.

ÁMBITO DE APLICACIÓN

Las Normas de Control Interno para el Sector Público se aplican en todas las entidades comprendidas dentro del ámbito de competencia del Sistema Nacional de Control, bajo la supervisión de los titulares de las entidades y de los jefes responsables de la administración gubernamental o de los funcionarios que hagan sus veces.

En caso que éstas normas no sean aplicables en determinadas situaciones, será mencionado específicamente en el rubrolimitaciones al alcance de cada norma. La Contraloría General de la República establecerá los procedimientos para determinar las excepciones a que hubiere lugar.

Las Normas de Control Interno para el Sector Público no interfieren con las disposiciones establecidas por la legislación, ni limitan las normas dictadas por los sistemas administrativos, así como otras normas que se encuentren vigentes. La aplicación de éstas normas contribuye al fortalecimiento de la estructura de control interno establecida en las entidades.

EMISIÓN Y ACTUALIZACIÓN

Es competencia de la Contraloría General de la República, en su calidad de organismo rector del Sistema Nacional de Control la emisión y/o modificación de las normas de control interno aplicables a las entidades del sector publico sujetas a su ámbito.

ESTRUCTURA

Las Normas de Control Interno para el Sector Público tienen la siguiente estructura:

· Código: contiene cinco dígitos: los tres primeros indican el área/sub-áreas y, los dos últimos, la numeración correlativa
· Título: es la denominación breve de la norma.
· Sumilla: Es la parte dispositiva de la norma o el enunciado que debe implementarse en cada entidad.
· Comentarios: Es la explicación sintetizada de la norma que describe aquellos criterios que faciliten su implantación en las entidades publicas.
· Limitaciones al alcance: Precisa en los casos que sean aplicables a aquellas entidades eximidas de su cumplimiento, por factores específicos.

CARACTERÍSTICAS

Las Normas de Control Interno para el Sector Público tienen las características siguientes:

· Concordantes con el marco legal vigente, directivas y normas emitidas por los sistemas de presupuesto, tesoro, endeudamiento público y contabilidad gubernamental, así como con otras disposiciones relacionadas con el control interno.
· Compatibles con los principios del control interno, principios de administración y las normas de auditoría gubernamental emitidas por la Contraloría General de la República.
· Sencillas y claras en su presentación y referidas a un asunto específico.
· Flexibles, permiten su adaptación y actualización periódica de acuerdo con las circunstancias, según los avances en la modernización de la administración gubernamental.

AREAS DE LAS NORMAS DE CONTROL INTERNO

Las normas de control interno para el Sector Público se encuentran agrupadas por áreas y sub-áreas. Las áreas de trabajo constituyen zonas donde se agrupan un conjunto de normas relacionadas con criterios afines. Las áreas previstas son las siguientes:

1. Normas generales de control interno
2. Normas de control interno para la administración financiera gubernamental.
3. Normas de control interno para el área de abastecimiento y activos fijos.
4. Normas de control interno para el área de administración de personal
5. Normas de control interno para sistemas computarizados.
6. Normas de control interno para el área de obras públicas.

1. Normas Generales de Control Interno. Comprenden las normas que promueven la existencia de un control interno sólido y efectivo en las entidades públicas, cuya implementación constituye responsabilidad de los niveles de dirección y gerencia en éstas. La combinación de éstas normas establecen el contexto requerido para un control interno apropiado en cada entidad pública.

2. Normas de Control Interno para la Administración Financiera Gubernamental

a) Normas de Control Interno para el Área de Presupuesto - Regulan los aspectos claves del control interno relacionado con el sistema de gestión presupuestaria. Consideran como marco de referencia, la legislación en materia presupuestaria y las directivas emitidas por el órgano rector del sistema.
b) Normas de Control Interno para el Área de Tesorería - Están orientadas a identificar los controles básicos en el proceso de tesorería, a fin de que su aplicación proporcione a la administración financiera gubernamental, seguridad razonable sobre el buen manejo de fondos y valores, asegurando la eficiencia en el logro de objetivos institucionales y minimizando los riesgos en la gestión.
c) Normas de Control Interno para el Área de Endeudamiento Público- Se orientan, básicamente, a cautelar la validez y confiabilidad de la información que administra el endeudamiento público, buscando el procesamiento coordinado de operaciones y acciones administrativas efectuadas en sus diferentes etapas.
d) Normas de Control Interno para el Área de Contabilidad -Están orientadas a lograr que la información financiera sea válida y confiable y elaborada con oportunidad. Tales normas buscan que la contabilidad sea un elemento integrador de las operaciones propias de administración financiera, produciendo reportes y estados financieros apropiados y útiles, tanto para la gerencia, como para otros usuarios.

3. Normas de Control para el Área de Abastecimiento y Activos Fijos - Regulan los aspectos relativos al proceso de abastecimiento, así como respecto a los mecanismos de protección y conservación de activos fijos.

4. Normas de Control para el Área de Administración de Personal -Están referidas a los mecanismos que utilizan las entidades gubernamentales para la administración integral de los recursos humanos, a efecto de lograr eficiencia y productividad en el desempeño funcional de sus servidores.

5. Normas de Control Interno para sistemas computarizados -Se dirigen a promover la eficiencia en la organización, mantenimiento y seguridad de los sistemas computarizados que procesan la información, que requieren las entidades para el desarrollo de sus actividades.

6.Normas de Control Interno para el Área de Obras Públicas -Se refieren a los aspectos relacionados con la ejecución de obras públicas, las mismas que se orientan a promover la eficiencia en las actividades propias del proceso de contratación, ejecución, recepción y liquidación de obras y control de las obras por administración directa.

IMPLEMENTACIÓN DE LAS NORMAS DE CONTROL INTERNO PARA EL SECTOR PÚBLICO

Corresponde al Sistema Nacional de Control formular recomendaciones para mejorar la eficiencia de las entidades en la toma de decisiones y en el manejo de sus recursos, así como los procedimientos y operaciones que utilizan en su accionar, con el fin de optimizar sus sistemas administrativos, de gestión y de control interno.

Todas las normas internas y procedimientos administrativos que se dicten en el sector público, deben ser concordantes con las normas de control interno emitidas por la Contraloría General de la República, conforme a lo dispuesto en el artículo 24º, inciso c) del Decreto Ley 26162, Ley del Sistema Nacional de Control.

El titular de cada entidad debe adoptar las acciones orientadas a la implementación progresiva de las normas de control interno, mediante la aprobación de procedimientos y cualquier otro instrumento normativo.

La Contraloría General de la República, los Organos de Auditoría Interna de las entidades públicas y los auditores externos, deben evaluar el cumplimiento de las normas de control interno para el sector público como parte de su examen, independientemente, de la auto-evaluación que cada entidad debe practicar con determinada periodicidad para identificar aquellas áreas susceptibles de ser mejoradas.

GENERAL DE LA ESTRUCTURA DE CONTROL

Actualmente se cuenta con las siguientes normas técnicas: SECTOR PUBLICO

100 NORMAS GENERALES DE CONTROL INTERNO

En esta sección se presentan las normas de control interno que conjuntamente con el marco general de la estructura de control interno para el sector público, constituyen los criterios y las guías que deben utilizar las entidades del sector público para implantar y fortalecer la estructura de control interno en sus diferentes actividades. Las normas generales han sido redactadas teniendo en cuenta los conceptos modernos que sobre control interno han publicado diversos organismos profesionales y, recogen fundamentalmente, aquellos principios y prácticas sanas de control interno de aplicación general utilizadas para promover la administración eficiente de los recursos públicos.

CONTENIDO

100-01 Objetivos generales del control interno.
100-02 Integridad y Valores éticos.
100-03 Estructura orgánica de la entidad.
100-04 Asignación de autoridad y responsabilidad,
100-05 Segregación de funciones,
100-06 Sistema de autorización y ejecución de operaciones,
100-07 Integración de las operaciones de administración financiera gubernamental.
100-08 Monitoreo de controles internos.
100-08 Monitoreo de controles internos.
100-09 Auditoría anual en las entidades públicas,
100-10 Respondabilidad (Accountability).
100-11 Control de la calidad del servicios brindados.
100-12 Función de auditoría interna en las entidades.

100-01 OBJETIVOS GENERALES DEL CONTROL INTERNO

La dirección debe establecer, aprobar y divulgar los objetivos del control interno para las distintas actividades que desarrolla la entidad.

Comentario:

01. Corresponde a la alta dirección determinar, aprobar y divulgar los objetivos del control interno, los que deben ser apropiados, completos, razonables y estar integrados con los objetivos generales de la entidad. Los objetivos constituyen los puntos finales que la dirección intenta lograr y deben adecuarse a la naturaleza de sus operaciones.

02. Los objetivos del control interno son los siguientes:

• promover la efectividad, eficiencia y economía en las operaciones y, calidad en los servicios que debe brindar cada entidad;
• proteger y conservar los recursos contra cualquier pérdida, despilfarro, uso indebido, irregularidad o acto ilegal;
• cumplir las leyes, reglamentos y normas gubernamentales; y,
• elaborar información financiera válida y confiable, presentada con oportunidad.

03. La identificación de los objetivos específicos del control interno en cada entidad, incluye a todas las operaciones que pueden agruparse en las categorías siguientes: a) actividades de gestión: comprenden la política general y las funciones de planeamiento, organización, dirección y auditoría interna; b) actividades operacionales: relacionadas con el cumplimiento de los fines propios de la entidad; c) actividades financieras: comprenden las áreas de control tales como: presupuesto, tesorería y contabilidad; y, d) actividades administrativas: son aquellas que respaldan las tareas principales de la entidad.

100-02 INTEGRIDAD Y VALORES ETICOS

La dirección debe promover la adopción de políticas que fomenten la integridad y los valores éticos en los funcionarios y empleados que contribuyan al desempeño eficaz de las funciones asignadas.

Comentario:

01. La integridad constituye una calidad de la persona que mantiene principios morales sólidos y vive en un marco de valores. La ética está conformada por valores morales que permiten a la persona adoptar decisiones y tener un comportamiento correcto en las actividades que le corresponde cumplir en la entidad.

02. Las políticas son guías generales de acción adoptadas por los niveles de dirección y gerencia para orientar el trabajo de los empleados. La dirección de la entidad debe dictar políticas que minimicen la ocurrencia de comportamientos no esperados en el uso de los recursos públicos. Los servidores pueden comprometerse en actos irregulares o ilegales, si sus propias entidades les otorgan incentivos o tentaciones que facilitan su realización, en perjuicio del interés público. La actitud vigilante, la revisión de controles y el análisis de desviaciones a las políticas son una barrera de contención para la ocurrencia de tales actos.

03. Uno de los caminos más efectivos para transmitir un mensaje de comportamiento ético en la entidad es el buen ejemplo que deben brindar los responsables de la dirección. Otro camino es estableciendo un código de conducta para los servidores. Este código debe regular aspectos diversos tales como: integridad, conflicto de intereses, pagos inapropiados, aceptación de obsequios o beneficios no autorizados, divulgación de información confidencial, y, el pago o recepción de comisiones o, cualquier otro acto de corrupción.

04. Las tentaciones que viabilizan la participación de servidores en actos irregulares o ilegales pueden ser de diversa naturaleza; dentro de ellas pueden referirse:

a. controles existentes que ofrecen una deficiente segregación de funciones en áreas sensitivas relacionadas con el manejo de recursos, o simplemente, los controles no existen, son débiles o no funcionan,
b. desconcentración de decisiones que deja a la alta gerencia sin conocimiento de las acciones adoptadas por los niveles intermedios; y,
c. sanciones disciplinarias benignas por comportamientos impropios, las cuales pierden su valor disuasivo.

100-03 ESTRUCTURA ORGÁNICA DE LA ENTIDAD

Cada entidad debe diseñar su organización en base al criterio de racionalidad, de acuerdo a la naturaleza de sus actividades y volumen de operaciones.

Comentario:

01. Se denomina organización a la estructura formalizada mediante la cual se identifican y grafican actividades y funciones, se determinan los cargos y las correspondientes líneas de autoridad, responsabilidad y coordinación. El organigrama describe la estructura formal de la entidad.

02. La organización de una entidad proporciona el armazón que define las actividades que serán planeadas, ejecutadas, controladas y monitoreadas. Involucra aspectos tales como: a) determinación de funciones y actividades fundamentales para cumplir con los fines de la entidad; b) integración de las funciones y actividades en unidades orgánicas; c) la jerarquización de la autoridad, de manera que los grupos o individuos separados por la división de funciones en el trabajo, actúen coordinadamente y enmarcados en claras líneas de responsabilidad; y, d) identificación de áreas clave y líneas de información.

03. Dentro de los factores a tener en cuenta al diseñar la organización se encuentran:

• La organización debe ser flexible como para permitir sincronizar los cambios en su estructura, resultantes de modificaciones en los objetivos, planes y políticas.
• la estructura de la organización debe ser lo más simple posible. El establecer una división, demasiado precisa de los deberes y obligaciones, puede generar un atraso en el procesamiento de las operaciones.
• Las unidades orgánicas deben diseñarse con el fin de obtener el máximo de efectividad con el menor costo posible.

04. Corresponde a cada entidad pública organizarse internamente de acuerdo con sus fines, las disposiciones legales y administrativas existentes y los principios generales de organización; todo lo cual debe materializarse en el Reglamento de Organización y Funciones y el organigrama estructural correspondiente.

100-04 ASIGNACIÓN DE AUTORIDAD Y RESPONSABILIDAD

La dirección de cada entidad debe definir con claridad las líneas de autoridad y responsabilidad funcional de los servidores que presten servicios en ella.
Comentario:

01. Autoridad es la relación existente en cargos organizacionales donde una persona-administrador- tiene responsabilidad de las actividades que efectúan otras personas-subordinadas). La autoridad es inherente al cargo funcional y ejerce discrecionalidad al adoptar decisiones que afecten a los servidores bajo su mando. Ello implica el ejercicio de un tipo de poder legítimo, pero circunscrito al ámbito de una organización.

02. El titular de la entidad debe fijar con claridad las distintas líneas de autoridad, así como los distintos niveles de mando y responsabilidad funcional. Los funcionarios ejecutivos de nivel superior deben delegar autoridad necesaria a los niveles inferiores para que puedan adoptar decisiones en los procesos de operación y cumplir con las responsabilidades asignadas.

03. En toda entidad debe establecerse en forma clara y por escrito, para cada nivel, las correspondientes funciones y responsabilidades del personal y unidades orgánicas dependientes, las que son presentadas en los manuales de organización y funciones que deben ser aprobados por su titular.

04. Algunos factores a considerar en la asignación de autoridad y responsabilidad son los siguientes:

• Cada funcionario debe estar autorizado para adoptar decisiones oportunas y necesarias, de lo contrario existirán fricciones, demoras o inercia en la entidad.
• Si las responsabilidades se encuentran claramente definidas, no existe el riesgo de que pueda ser evadida o excedida por algún funcionario o empleado. Su definición evita culpar a otros por fallas en la acción o por acciones inapropiadas.
• Si se delega autoridad a los empleados el funcionario debe tener un medio efectivo de control, para establecer el cumplimiento de las tareas asignadas. Por su parte, todo empleado debe estar obligado a informar a su superior sobre las tareas ejecutadas y los resultados obtenidos, en función a lo que espera lograr.
• Debe evitarse la duplicación o conflicto de labores al asignar funciones y responsabilidades.

05. Ninguna persona debe ejercer autoridad dentro de una organización pública, sin haber sido designado previamente en un cargo funcional, de conformidad con las disposiciones establecidas por ley, ni desempeñar funciones que no le han sido confiadas oficialmente.

06. La dirección y gerencia de cada entidad son responsables de cautelar a través de los niveles funcionales correspondientes que se cumpla la asignación de atribuciones y responsabilidades, establecidas en los Manuales de Organización y Funciones.

100-05 SEGREGACIÓN DE FUNCIONES

La dirección de las entidades deben limitar las tareas de sus unidades y servidores, de modo que exista independencia y separación entre funciones incompatibles.

Comentario:

01. El titular de la entidad debe tener cuidado en definir las tareas de las unidades y sus servidores, de manera que exista independencia y separación de funciones incompatibles que, entre otras, son: autorización, ejecución, registro, custodia de fondos, valores y bienes y, control de las operaciones. Debe promoverse y exigirse también el período vacacional anual de los servidores para ayudar a reducir riesgos, especialmente, en el caso del personal que maneja fondos o valores.

02. Por lo tanto, es conveniente evitar que todos los aspectos fundamentales de una transacción u operación se concentren en manos de una sola persona o unidad operativa, dado que por tratarse de funciones incompatibles, existe un alto riesgo de que pueda incurrirse en errores, despilfarros, actos irregulares o ilícitos.

03. Las funciones y responsabilidades deben distribuirse sistemáticamente a varias personas para asegurar un equilibrio eficaz entre los poderes y facultades delegadas. Entre las funciones clave figuran la autorización y el registro de las transacciones, la emisión de planillas y documentos de remuneraciones. Sin embargo, la colusión puede reducir o eliminar la efectividad de esta práctica de control interno.

04. Una entidad pequeña puede que no tenga suficiente personal empleado para aplicar la segregación de funciones plenamente. En tal caso, la dirección debe ser consciente del riesgo que ello implica y compensar el defecto con otros controles. La rotación del personal contribuye a que los aspectos centrales de las transacciones o hechos contables, no se concentren en una sola persona por un espacio de tiempo prolongado.

100-06 SISTEMA DE AUTORIZACION Y EJECUCION DE OPERACIONES

Las operaciones y actos administrativos deben ser autorizados y ejecutados por aquellas personas que actúen dentro de su campo de competencia funcional.

Comentario:

01. La autorización es la forma de asegurar que sólo se efectúan operaciones y actos administrativos válidos, y de acuerdo con lo previsto por la dirección. La autorización debe estar documentada y ser comunicada directamente a los funcionarios y empleados involucrados, incluyendo los términos y condiciones, bajo las cuales se concede la autorización.

02. La conformidad con los términos y condiciones de una autorización implica que las tareas que deben desarrollar los empleados y que le han sido asignadas dentro de sus respectivas competencias, se adecuen a las disposiciones emanadas por la dirección en concordancia con el marco legal vigente.

03. El acceso a los fondos y registros contables debe limitarse a las personas autorizadas, quienes están obligadas a rendir cuenta de la custodia y su utilización. La restricción del acceso a los recursos permite reducir el riesgo de una utilización no autorizada o pérdida, contribuyendo al cumplimiento de las políticas dictadas por la dirección. El acceso a documentos vulnerables y las responsabilidades inherentes, como en el caso de los cheques en blanco, puede restringirse mediante políticas que obliguen a mantener los fondos o valores en una caja fuerte, pre-numerando los documentos o encargando su custodia a personas responsables.

04. La dirección es responsable de adoptar las decisiones que conducen a la transferencia, asignación y utilización de fondos para atender actividades específicas de la entidad que están relacionadas con el cumplimiento de las metas programadas.

100-07 INTEGRACIÓN DE LAS OPERACIONES DE ADMINISTRACIÓN
FINANCIERA GUBERNAMENTAL

La dirección debe promover que las operaciones relativas a la administración financiera gubernamental se integren en una base de datos común y de uso compartido por los usuarios, que fortalezca el sistema de control interno en la entidad.

Comentario:

01. El sistema integrado de administración financiera engloba la totalidad de los ingresos y gastos de una entidad pública. Esta conformado por las áreas de presupuesto, tesorería, endeudamiento público y contabilidad, las que se encargan de procesar e informar sobre la gestión de los recursos financieros, así como proporcionar el flujo de información correspondiente.

02. El sistema tiene como objetivos: a) descentralizar la información sobre la ejecución financiera y presupuestaria para las entidades del sector público; b) tratar a la información con un enfoque gerencial; y, c) liberar a los usuarios de las limitaciones creadas por el sistema de administración de fondos existente.

03. El sistema integrado de administración financiera comprende una base de datos única, soportada por tecnología informática que permite procesar el ingreso y salida de información, así como el control del flujo del gasto en tiempo real, lo que permite llevar la contabilidad en línea. Esta base de datos centralizada es compartida por todos los usuarios, de manera que una transacción o evento ingresa una sola vez al sistema desde su punto de origen. El eje del sistema de información financiera debe ser la contabilidad.

04. La implementación del sistema integrado de administración financiera tiene, entre otras ventajas las siguientes: realizar un control en línea del proceso presupuestario en el nivel central y operativo; controlar el flujo de fondos mediante una efectiva gerencia de caja; facilitar la aplicación de controles previos para la ejecución del gasto; monitorear en línea actividades de alto riesgo; comparar físicamente bienes y activos con registros
computarizados; y, producir informes que revelen posibles debilidades, desviaciones y riesgos.

05. Corresponde a la dirección promover, de acuerdo a su propia realidad, la adopción de medidas que permitan centralizar el procesamiento de operaciones de la gestión financiera, en una base de datos única y de uso compartido por todos los usuarios.

100-08 MONITOREO DE CONTROLES INTERNOS

La dirección debe evaluar en forma permanente las operaciones y adoptar medidas correctivas oportunas ante cualquier evidencia de error, irregularidad o fraude o, de actuación contraria a los criterios de economía, eficiencia y efectividad.

Comentario:

01. El monitoreo de las operaciones asegura que los controles internos contribuyan al logro de los resultados previstos. Esta tarea debe incluirse dentro de los métodos y procedimientos adoptados por la dirección para controlar las operaciones y garantizar que éstas se ejecuten de acuerdo con los objetivos de la entidad. El monitoreo también significa el adecuado tratamiento de evidencias y recomendaciones de los auditores, con el propósito de determinar las medidas correctivas que sean necesarias, en las circunstancias. La función de auditoría interna constituye una herramienta de soporte para las actividades de monitoreo en las entidades públicas.

02. Los funcionarios encargados de las actividades de monitoreo son responsables de examinar el trabajo realizado por el personal subordinado y aprobar, cuando proceda, el trabajo en puntos críticos; debiendo proporcionar las directrices y la capacitación necesaria para minimizar errores, despilfarros, actos irregulares o ilícitos, así como asegurar el cumplimiento de las políticas establecidas por la dirección.

03. La asignación, revisión y aprobación del trabajo efectuado por el personal debe tener como resultado el control efectivo de sus actividades. Ello incluye, la observancia de los procedimientos establecidos y la supresión de los errores y prácticas ineficientes.

04. Los directivos deben monitorear en forma continua (auto-evaluación) los operaciones y adoptar de inmediato las medidas correctivas, ante cualquier evidencia de comportamiento que no guarde concordancia con los objetivos del control interno. Se denomina medidas correctivas, las acciones que adopta la gerencia con el objeto de corregir una desviación de control interno. La auto-evaluación es una práctica sana de control interno que debe utilizar la administración de las entidades públicas.

100-09 AUDITORIA ANUAL EN LAS ENTIDADES PUBLICAS

Las entidades deben someterse a una auditoría anual de sus operaciones y actividades para asegurar una adecuada respondabilidad (accountability) por la gestión y manejo de los fondos públicos asignados.

Comentario:

01. La gestión en las entidades, programas y proyectos del sector público, descansa en una compleja estructura de relaciones que vinculan a todos los niveles del gobierno. Los funcionarios públicos deben rendir cuenta de sus actividades ante el público y sus autoridades. Este concepto no siempre se encuentra especificado en el marco legal vigente, sin embargo, la obligación de rendir cuenta (Respondabilidad) es inherente al proceso gubernamental.

02. La auditoría financiera y de gestión, constituye un mecanismo fundamental del proceso de rendición de cuenta, toda vez que permite emitir una opinión independiente, respecto a si los estados financieros de una entidad presentan razonablemente los resultados de sus operaciones financieras. La auditoría de gestión es también otra parte importante del mecanismo de rendición de cuenta.

03. Por lo tanto, las entidades deben someterse a una auditoría anual de sus operaciones y controles internos, con especial énfasis en programas y proyectos gubernamentales. El establecimiento de términos de referencia que incluyan requisitos uniformes para esta auditoría, constituye un mecanismo importante para su eficaz implementación. Los términos de referencia deben indicar:

• una auditoría de estados financieros, de acuerdo con normas de auditoría gubernamental y normas internacionales de auditoría;
• informe sobre la estructura del control interno;
• informe sobre el cumplimiento de leyes y reglamentos que puedan tener un efecto importante en los estados financieros; y,
• Recomendaciones sobre el control interno financiero-contable.

04. Corresponde a la alta dirección de las entidades, programas y proyectos, viabilizar las acciones que permitan hacer eficaz el proceso de rendición de cuenta por las operaciones ejecutadas. Ello puede lograrse mediante auditoría externa o a través de la participación de la Oficina de Auditoría Interna.

Limitaciones al alcance

05. La Contraloría General de la República establecerá las directivas que deben tenerse en cuenta para la auditoría anual que se practique en entidades que manejen recursos por montos no significativos.

100-10 RESPONDABILIDAD (ACCOUNTABILITY)

El titular de cada entidad debe establecer las políticas que promuevan la respondabilidad en los funcionarios o empleados y la obligación de rendir cuenta de sus actos ante una autoridad superior. Para alcanzar la respondabilidad, el trabajo que realizan los funcionarios y empleados debe ser auditable.

Comentario:

01.Respondabilidad, (traducción del inglés accountability), se entiende como el deber de los funcionarios o empleados de rendir cuenta ante una autoridad superior y ante el público por los fondos o bienes del Estado a su cargo y/o por una misión u objetivo encargado y aceptado.
Constituye un concepto que tiene una relación directa con la moral del individuo que guía su propia conciencia y se refleja en las creencias y compromisos sociales, culturales, religiosos, fraternales, cívicos e ideológicos, adquiridos durante su existencia. De allí se deriva la obligación de cada persona de ser respondable.

02. La respondabilidad financiera, es aquella obligación que asume una persona que maneja fondos o bienes públicos de responder ante su superior, sobre la manera como desempeñó sus funciones. Este concepto implica la preparación y publicación de un informe, generalmente, los estados financieros auditados en forma independiente o sobre otros asuntos por los que adquirió respondabilidad; por ejemplo, los contadores públicos son respondables, por el registro de las operaciones que involucran recursos, así como por la elaboración de los estados financieros de la entidad.

03. La respondabilidad gerencial, se refiere a las acciones de informar que realizan los funcionarios y empleados sobre como gastaron los fondos o manejaron lo bienes públicos, sí lograron los objetivos previstos y, si éstos, fueron cumplidos con eficiencia y economía. Esta forma de respondabilidad puede ser fortalecida por medio de una auditoría independiente o mediante la formulación y presentación de la Memoria de la gestión de cada entidad.

04. Corresponde a la dirección de cada entidad adoptar las políticas relacionadas con el proceso de respondabilidad institucional a todo nivel. Una de las formas de asegurar en las entidades públicas la respondabilidad de sus funcionarios y empleados, es estableciendo los procedimientos relativos a la presentación, análisis y custodia de las declaraciones juradas de bienes y rentas, de conformidad con los dispositivos legales vigentes.

100-11 CONTROL DE CALIDAD SOBRE LOS SERVICIOS BRINDADOS

La dirección debe promover la aplicación del control de calidad para conocer la bondad de sus servicios y/o productos, el grado de satisfacción de parte del público y el impacto de sus programas o actividades.

Comentario:

01. El control de calidad aplicado en el sector gubernamental, debe permitir a las entidades promover mejoras e incrementar la eficacia en las actividades que desarrollan. Cuando se aplica de un modo eficaz el control de calidad, puede proporcionar mayor satisfacción en el público, menos defectos y desperdicio en la producción de bienes y/o servicios, mayor productividad y menores costos; por ello, es importante crear un ambiente en donde la calidad tenga la más alta prioridad institucional.

02. La implementación de la calidad en la entidad debe partir del análisis de las necesidades del público y la evaluación objetiva respecto del grado en que son satisfechas. Esto incluye el diseño de un plan para cerrar la brecha existente entre la situación actual y la deseada. Corresponde a los administradores gubernamentales establecer metas de calidad y proporcionar recursos para desarrollar los programas de calidad, dentro de un libre flujo de información y de acuerdo a la disponibilidad de recursos existente.

03. La capacitación en el manejo de las técnicas de control de calidad, resulta ser una herramienta importante para incrementar las habilidades de los servidores. Los esfuerzos para mejorar la calidad requieren del apoyo y la participación de la alta dirección y de quienes trabajan en equipo para implementar los cambios.

04. Corresponde a la dirección, el monitoreo de los esfuerzos para mejorar y controlar la calidad de los servicios, mediante la utilización de herramientas y técnicas, tales como el control estadístico de la calidad y la aplicación de programas de mejoramiento continuo.
Asimismo, compete a la dirección administrar los obstáculos que puedan ser creados en los niveles de decisión intermedios, al ver disminuir su poder de decisión por la reducción de las barreras funcionales y por un mayor trabajo en equipo.

100-12 FUNCIÓN DE AUDITORIA INTERNA EN LAS ENTIDADES

La alta dirección de cada entidad debe ser responsable de organizar, mantener y fortalecer la Oficina de Auditoría Interna, como parte de una adecuada estructura de control interno.
Comentario:

01. En toda entidad del sector público que se encuentre dentro del ámbito de competencia del Sistema Nacional de Control debe establecerse un Órgano de Auditoría Interna(OAI). Sus objetivos consisten en evaluar el cumplimiento de los planes, políticas, leyes, reglamentos, normas y procedimientos que pueden tener una incidencia importante en las operaciones, verificar los mecanismos para salvaguardar activos, evaluar la economía y eficiencia con que están siendo utilizados los recursos, así como el cumplimiento de los objetivos y metas establecidas para las operaciones o programas.

02. Para que los OAI operen con efectividad y eficiencia corresponde a la dirección de cada entidad adoptar, entre otras acciones:

• Ubicar al OAI al más alto nivel jerárquico de la entidad para garantizar su independencia, respecto de las actividades y operaciones por examinar.
• Brindar el debido respaldo a las labores que cumple el OAI.
• Dotar al OAI de personal profesional, así como los recursos materiales necesarios para cumplir con su misión.
• Apoyar la implementación de las recomendaciones contenidas en los informes que emita el OAI.

03. La OAI debe gozar de suficiente independencia en relación a la administración de la entidad y no debe estar involucrada en ningún proceso de gestión; por lo tanto, no debe llevar a cabo funciones o actividades incompatibles que sean parte de la administración y que posteriormente le disminuya su independencia, como por ejemplo, formular e implementar procedimientos o preparar documentos que tendría que revisar como parte de sus funciones.
Asimismo, el personal de esa Oficina no debe participar en la revisión previa y/o aprobación de las acciones contempladas por unidades operativas de la entidad, debiendo ejecutar sus actividades con posterioridad a su realización, excepto en los casos previstos por el Organismo Superior de Control.

200 NORMAS DE CONTROL INTERNO PARA LA ADMINISTRACIÓN FINANCIERA GUBENAMENTAL

La administración financiera como sistema de apoyo de la administración pública, es definida como el sistema por medio del cual tiene lugar la planificación, recaudación, asignación, financiación, custodia, registro e información, dando como resultado la gestión eficiente de los recursos financieros públicos necesarios para la atención de las necesidades sociales.

Los componentes del sistema de administración financiera son: presupuesto, tesorería, endeudamiento público y contabilidad. Estos componentes incluyen controles internos y durante el ciclo fiscal tienen a su cargo la responsabilidad de proyectar, procesar e informar las operaciones referidas a la administración de los recursos financieros gubernamentales.

Las normas de control interno para la administración financiera gubernamental se orientan a promover controles claves en las diferentes áreas de los sistemas de administración financiera gubernamental, dentro de una óptica que posibilite la integración de los controles internos y la información que procesan las áreas siguientes:

210 Presupuesto,
230 Tesorería,
250 Endeudamiento público
280 Contabilidad.

Aún cuando los procesos relacionados con el endeudamiento público, no tienen las características propias de un sistema de gestión financiera, se considera importante incluir esta área del sector público dentro de las normas de control interno.

210 NORMAS DE CONTROL INTERNO PARA EL

ÁREA DE PRESUPUESTO

El objetivo del sistema de presupuesto es prever las fuentes y montos de los recursos monetarios y asignarlos anualmente para financiar los planes, programas y proyectos gubernamentales. El proceso del sistema del presupuesto comprende las etapas de: programación, formulación, aprobación, ejecución, control, evaluación y liquidación.

Las normas de control interno para el área de presupuesto están orientadas a regular los aspectos clave del presupuesto. Se considera como marco de referencia, la legislación en materia presupuestaria y la normatividad emitida por el sistema de presupuesto, que es un componente de la administración financiera gubernamental.

CONTENIDO

210-01 Control del marco presupuestario de cada entidad
210-02 Controles para la programación de la ejecución presupuestaria.
210-03 Control previo de los compromisos presupuestales
210-04 Control de la evaluación del presupuesto
210-01 CONTROL DEL MARCO PRESUPUESTARIO DE CADA ENTIDAD

Toda entidad que cuente con presupuesto aprobado por ley, debe formular el marco que refleje el monto autorizado inicial, las modificaciones y el monto autorizado final.

Comentario:

01. El marco legal del presupuesto autorizado es un reporte que permite visualizar en conjunto el comportamiento del presupuesto autorizado desde su aprobación inicial por la Ley Anual de Presupuesto, hasta su situación final, luego de las modificaciones efectuadas durante el ejercicio, (créditos suplementarios; habilitaciones, transferencias y otros).

02. Esta información constituye un elemento de utilidad para la gestión gubernamental y la auditoría. El marco presupuestario muestra las variaciones ocurridas en las partidas autorizadas inicialmente, su incidencia en la orientación del gasto y el grado de relación entre los objetivos y metas aprobados. Así mismo, permite apreciar si los dispositivos legales que respaldan tales variaciones corresponden a los niveles de autorización pertinentes.

03. El órgano responsable del presupuesto debe formalizar el marco presupuestario de cada entidad, desagregando la información por programas, fuentes de financiamiento y grupos genéricos así como su monto global. Las modificaciones presupuestarias efectuadas deben reflejarse, precisando el respectivo dispositivo legal de aprobación.

210-02 CONTROLES PARA LA PROGRAMACIÓN DE LA EJECUCIÓN PRESUPUESTARIA

Las entidades establecerán procedimientos de control interno para la programación de la ejecución presupuestaria del gasto, a fin de asegurar la disponibilidad de fondos en las asignaciones presupuestales aprobadas.

Comentario:

01. La formulación del presupuesto de las entidades del Estado debe efectuarse en observancia de los principios presupuestales, con el objeto de que el presupuesto cuente con atributos que vinculen los objetivos del plan con la administración de recursos, tanto en el aspecto financiero, como en cuanto a las metas físicas. Son principios del presupuesto: equilibrio entre ingresos y gastos, universalidad, unidad y uniformidad, periodicidad, veracidad y programación, entre otros.

02. La programación de la ejecución presupuestaria del gasto, consiste en seleccionar y ordenar las asignaciones de los programas, actividades y proyectos que serán ejecutadas en el período inmediato, a fin de optimizar el uso de los recursos disponibles.

03. En casos de restricciones en la atención de recursos financieros, la programación permite priorizar los gastos respecto a las metas a cumplir durante dicho período, manteniendo el debido control respecto de las obligaciones que quedan pendientes de pago. La adecuada utilización de la programación de la ejecución contribuye a la efectividad y eficiencia de las operaciones que es un objetivo del control interno.

04. La programación mensual de compromisos, efectuada por las entidades ejecutoras del gasto en base a su asignación trimestral, debe ser priorizada de acuerdo con las metas físicas fijadas por la entidad. Los calendarios de compromisos deben ser formulados con la mayor precisión posible, evitando subsecuentes modificaciones.

05. Las oficinas de presupuesto, en coordinación con la tesorería de cada entidad deben implementar los procedimientos de control necesarios que permitan asegurar: a) si las provisiones por la fuente de financiamiento de recursos propios son razonables; y b) si los gastos priorizados e ineludibles han sido convenientemente identificados para su cobertura.

210-03 CONTROL PREVIO DE LOS COMPROMISOS PRESUPUESTALES

Debe establecerse procedimientos de control previo al compromiso de gastos, que permitan asegurar su correcta aplicación en las partidas presupuestales relativas a las metas programadas, así como mantener información actualizada sobre los saldos presupuestales.

Comentario:

01. Se denomina control previo al conjunto de procedimientos y acciones que adoptan los niveles de dirección y gerencia de las entidades para cautelar la correcta administración de los recursos financieros, materiales, físicos y humanos.

02. La etapa del compromiso, en el proceso de ejecución del presupuesto, está referida al registro y afectación, y al pago, de las respectivas asignaciones previstas para el logro de las metas programadas.

03. Es importante que exista un nivel de revisión interna que verifique si la operación que se compromete corresponde a la naturaleza del gasto previsto en el programa, actividad o proyecto del presupuesto autorizado, al igual que si la autorización de dicho gasto emana del nivel pertinente y, existe disponibilidad presupuestal suficiente para cubrir el monto solicitado.

04. Este mecanismo de control permite mantener información actualizada sobre los saldos presupuestales disponibles, así como sobre los montos comprometidos que permanecen pendientes de ejecución.

05. Los montos comprometidos no deben exceder el límite de la programación del gasto establecida, ni los calendarios de compromisos aprobados al pliego presupuestario.

210-04 CONTROL DE LA EVALUACIÓN DEL PRESUPUESTO

Deben implementarse procedimientos de control interno que aseguren la validez y confiabilidad de los datos incluidos en los informes de evaluación presupuestal.

Comentario:

01. La evaluación presupuestaria es una herramienta importante para la gestión gubernamental, por cuanto determina sus resultados en base al análisis y medición de los avances físicos y financieros obtenidos. Comprende la determinación del comportamiento de los ingresos y gastos, así como la identificación del grado de cumplimiento de las metas programadas, en base al presupuesto aprobado.

02. El propósito de la evaluación de resultados de un programa es proporcionar información a los niveles responsables de la autorización, financiamiento y ejecución del programa, sobre su rendimiento en comparación con lo planeado.

03. La evaluación practicada sobre la ejecución presupuestal debe identificar y precisar las desviaciones en el presupuesto, posibilitando su corrección oportuna mediante este mecanismo de retroalimentación.

04. Corresponde a la gerencia de cada entidad implementar los procedimientos de control que permitan conocer, sí el proceso utilizado para la recolección de datos, al igual que los datos financieros y administrativos obtenidos para esa evaluación, son razonables y apropiados en las circunstancias. Asimismo, la revisión de la validez y pertinencia de los criterios utilizados para evaluar el cumplimiento de las metas programadas y la idoneidad de los métodos de medición empleados, brinda elementos de juicio adicionales sobre la confiabilidad de tales evaluaciones.

230 NORMAS DE CONTROL INTERNO PARA EL ÁREA DE TESORERÍA

La Tesorería pública constituye la síntesis de la gestión financiera gubernamental; por ser la que administra y regula el flujo de fondos del Estado e interviene en su equilibrio económico y monetario. El sistema de Tesorería tiene a su cargo la responsabilidad de: determinar la cuantía de los ingresos tributarios y no tributarios (programación financiera); captar fondos (recaudación); pagar a su vencimiento las obligaciones del Estado (procedimiento de pago), otorgar fondos o pagar la adquisición de bienes y servicios en el sector público y, recibir y custodiar los títulos y valores pertinentes.

Las normas de control interno para el área de tesorería, tienen el propósito de brindar seguridad razonable sobre el buen manejo de los fondos y valores públicos. Estas normas son de aplicación en las entidades que administren fondos del Tesoro Público.

CONTENIDO

230-01 Unidad de caja en la tesorería.
230-02 Utilización del flujo de caja en la programación financiera.
230-03 Conciliaciones bancarias.
230-04 Garantía de responsables del manejo o custodia de fondos o valores.
230-05 Medidas de seguridad para cheques, efectivo y valores
230-06 Control y custodia de cartas-fianza.
230-07 Uso de formularios membretados pre-numerados para el movimiento de fondos.
230-08 Uso de sello restrictivo para documentos pagados por la tesorería.
230-09 Transferencia de fondos por medios electrónicos.
230-10 Uso del Fondo para pagos en efectivo y/o fondo fijo.
230-11 Depósito oportuno en cuentas bancarias.
230-12 Arqueos de fondos y valores.
230-13 Requisitos de los comprobantes de pago recibidos por entidades públicas.
230-01 UNIDAD DE CAJA EN LA TESORERÍA

Cada entidad debe centralizar la totalidad de sus recursos financieros para su manejo a través de Tesorería, con el objeto de optimizar la liquidez y racionalizar la utilización de los fondos disponibles.

Comentario:

01. Se denomina Unidad de caja al principio que se aplica en el sistema de Tesorería para centralizar la totalidad de los recursos financieros y ponerlos a cargo de la tesorería de la entidad. Este concepto no se opone a la implementación de mecanismos descentralizados de los procesos de pago.

02. La unidad de caja permite distribuir racionalmente los fondos, en función a las prioridades del gasto o cuando no exista liquidez suficiente. Su aplicación hace posible que los fondos puedan ser colocados donde más se necesitan y ser retraídos, cuando el proceso de gestión muestre insuficiente capacidad de gasto.

03. El concepto de unidad de caja debe aplicarse en ámbitos que constituyen un universo determinado, como: el nivel de gobierno central para los recursos provenientes del Tesoro Público, y en el nivel regional, cuando constituyan ámbitos con autonomía económica y administrativa y dispongan de una Tesorería Regional.

230-02 UTILIZACIÓN DEL FLUJO DE CAJA EN LA PROGRAMACIÓN FINANCIERA.

Cada entidad debe elaborar el flujo de caja con el objeto de optimizar el uso de sus recursos.

Comentario:

01. La programación financiera comprende un conjunto de acciones relacionadas con la previsión, gestión, control y evaluación de los flujos de entradas y salidas de fondos. Su finalidad es optimizar el movimiento de efectivo en el corto plazo, permitiendo compatibilizar los requerimientos programáticos del presupuesto, con la disponibilidad real de fondos y priorizar su atención.

02. Un instrumento de la programación financiera es el Flujo de Caja, que refleja las proyecciones de ingresos y gastos de un período e identifica las necesidades de financiamiento en el corto plazo, así como los posibles excedentes de caja.

03. El flujo de caja de la entidad debe tener un horizonte temporal similar al ejercicio presupuestal; su periodicidad puede ser anual, trimestral, mensual o diaria, de acuerdo con las necesidades.

Limitaciones al alcance

04. Esta norma no es aplicable para aquellas entidades que financien sus actividades exclusivamente con fondos del Tesoro Público, salvo que lo consideren necesario.

230-03 CONCILIACIONES BANCARIAS

Los saldos contables de la cuenta Bancos deben ser conciliados con los extractos bancarios. En el caso de las sub-cuentas del Tesoro los movimientos contables deben conciliarse además con el órgano rector del sistema de Tesorería.

Comentario:

01. Se denomina conciliación bancaria a la contrastación de los movimientos del libro bancos de la entidad, con los saldos de los extractos bancarios a una fecha determinada, para verificar su conformidad y determinar las operaciones pendientes de registro en uno u otro lado. La conciliación de saldos contables y bancarios, permite verificar si las operaciones efectuadas por la oficina de tesorería han sido oportuna y adecuadamente registradas en la contabilidad.

02. Los saldos de las cuentas bancarias deben ser objeto de conciliación con los extractos remitidos por el banco respectivo en forma mensual. Así mismo debe verificarse la conformidad de los saldos bancarios según tesorería, con los registros contables.

03. En el caso de las sub-cuentas del Tesoro, la conciliación con los extractos remitidos por el Banco de la Nación, debe referirse a los cheques pagados por éste, debiendo controlarse los cheques girados aún no pagados, identificando cheques en tránsito y cheques en cartera (según arqueo físico).

04. Debe conciliarse con el órgano rector del sistema (Tesoro Público) la totalidad de cheques girados por la entidad, contra la respectiva autorización de giro emitida por aquel y la información alcanzada por el Banco de la Nación.

05. Para garantizar la efectividad del procedimiento de conciliación, debe ser efectuado por una persona no vinculada con la recepción de fondos, giro y custodia de cheques, depósito de fondos y/o, registro de operaciones. Corresponde a la administración designar al funcionario, responsable de la revisión de las conciliaciones bancarias efectuadas, pudiendo ser el contador u otro funcionario.

06. La Oficina de Auditoría Interna de cada entidad debe revisar periódicamente dentro del examen al área de fondos las conciliaciones bancarias, con el objeto de asegurar su realización en forma oportuna y correcta.

230-04 GARANTÍA DE RESPONSABLES DEL MANEJO O CUSTODIA DE
FONDOS O VALORES

El personal a cargo del manejo o custodia de fondos o valores debe estar respaldado por una garantía razonable y suficiente de acuerdo a su grado de responsabilidad.

Comentario:

01. La garantía, también denominada fianza, es un mecanismo que permite reducir el riesgo inherente de una entidad, ante situaciones de pérdida, incumplimiento, deterioro, mal manejo etc., de los recursos que se desea proteger.

01. La garantía aplicada al ámbito de la tesorería está orientada a permitir que el personal responsable de la custodia y manejo de fondos y/o valores esté respaldado por un instrumento aceptable, que garantice su idoneidad para tomar decisiones sobre el uso de recursos financieros, o para manejar, o custodiar directamente fondos o valores.

03. A falta de una garantía económica de carácter personal, se puede determinar la conveniencia de contratar un seguro de deshonestidad frente a la empresa a favor de la entidad, que la respalde por los actos ilegales en que podrían incurrir los empleados responsables del manejo o custodia de fondos o valores, así como por otros riesgos inherentes a estos activos.

Limitaciones al alcance

04. Esta norma no es aplicable para aquellos casos en que la cuantía de los fondos o valores no justifica obtener la cobertura mediante una póliza de seguro.

230-05 MEDIDAS DE SEGURIDAD PARA CHEQUES, EFECTIVO Y VALORES

Las entidades deben implementar medidas de seguridad adecuadas para el giro de cheques, custodia de fondos, valores, cartas-fianza y otros, así como respecto de la seguridad física de fondos y otros valores bajo custodia.

Comentario:

01. El manejo de fondos a través de cheques bancarios reduce el riesgo, respecto de la utilización de efectivo; sin embargo, existen otros riesgos relacionados con el uso de cheques, los cuales pueden ser adulterados, extraviados, sustraídos, etc.

02. Los mecanismos de control aplicables para la seguridad y custodia de cheques, incluyen:

• Giro de cheques en orden correlativo y cronológico, evitando reservar cheques en blanco para operaciones futuras.
• Uso de sellos protectores que impidan la adulteración de los montos consignados.
• Uso de muebles con cerradura adecuadas para guardar los cheques en cartera y los talonarios de cheques no utilizados
• Uso de registros de cheques en cartera y cheques anulados, que faciliten la práctica de arqueos y la revisión de las conciliaciones.
• Mecanismos de comunicación rápida para el bloqueo de cuentas bancarias en casos de cheques extraviados.
• Uso del sello "ANULADO" en los cheques emitidos que deben anularse.

03. La tesorería tiene responsabilidad sobre la custodia de fondos, cheques, cartas-fianza y valores negociables; por ello es conveniente que las instalaciones físicas de las unidades de tesorería tengan ambientes con llave, muebles especiales, cajas fuerte, bóvedas, etc. según la necesidad de cada situación.

04. La alta dirección en cada entidad debe establecer procedimientos que eviten el retiro de montos importantes de efectivo de las cuentas bancarias de la entidad. Asimismo, es conveniente efectuar la recaudación de ingresos, cobranzas, así como los pagos, a través de entidades del sistema financiero.

230-06 CONTROL Y CUSTODIA DE CARTAS-FIANZA

Los adelantos u otras operaciones financieras por prestación de servicios o compra de bienes sujetos a entrega posterior, deben requerir de los proveedores la presentación de una carta-fianza emitida por una entidad bancaria, no pudiendo efectuar la Tesorería ningún pago sin el previo cumplimiento de este requisito.

Comentario:

01. Existen contratos que celebran las entidades públicas cuyas condiciones generales estipulan la presentación de una carta-fianza otorgada por contratistas, o proveedores para proseguir con su ejecución. Algunas de estos son los contratos de obras, contratos por adquisición de bienes, servicios profesionales etc. que preven el pago de anticipos o adelantos, contra la presentación de cartas-fianza. Asimismo, algunas transacciones por prestación de servicios o compra de bienes sujetos a entrega posterior, convienen un adelanto que debe ser salvaguardado.

02. Es importante que la tesorería se constituya en un elemento de control para el adecuado cumplimiento de este requisito formal en los aspectos siguientes:

• La carta fianza debe ser emitida por una institución financiera debidamente reconocida y autorizada por la Superintendencia de Banca y Seguros.
• Recepción del documento, previo al pago de anticipos, en cuyo proceso debe verificarse si la carta-fianza es solidaria, incondicionada, irrevocable y de realización automática.
• Custodia organizada de las cartas-fianza
• Control de vencimientos de cartas-fianza

03. La tesorería debe informar oportunamente al nivel superior sobre los vencimientos de las cartas-fianza, a fin de que se tomen las decisiones adecuadas, en cuanto a requerir su renovación o ejecución, según sea el caso.

230-07 USO DE FORMULARIOS PARA EL MOVIMIENTO DE FONDOS

Los formularios establecidos para las operaciones de ingresos y egresos de fondos, deben estar membretados y pre-numerados por cada entidad para su uso en la Tesorería.

Comentario:

01. En la contabilidad gubernamental se utilizan los formularios, recibos de ingreso y comprobantes de pago, para el ingreso y el egreso de fondos, respectivamente, con el objeto de clasificar y sistematizar la información de presupuesto, tesorería y contabilidad, así como reflejar el proceso de autorizaciones; todo ello bajo un formato uniforme.

02. Estos documentos son empleados rutinariamente en el sector público para el procesamiento de operaciones por toda fuente de financiamiento. Sin embargo, es importante que sean membretados y pre-numerados por cada entidad antes de su utilización.

03. El mecanismo de poner en el documento, el membrete de la entidad está orientado a reducir el riesgo de mal uso, en caso de pérdida o sustracción de formularios en blanco (sustitución, uso indiscriminado, etc.)obligando además a un mayor cuidado en su custodia.

04. Los documentos pre-numerados deben ser utilizados en orden correlativo y cronológicamente, lo cual posibilita su adecuado control. Los documentos pre-numerados no utilizados, o formulados incorrectamente deben anularse, archivándose el original y las copias respectivas como evidencia de su anulación.

05. El reglamento de comprobante de pago aprobado por la Superintendencia Nacional de Administración Tributaria-SUNAT, es también aplicable a las entidades públicas cuando generan ingresos como cualquier otra empresa o institución del país, aún cuando se encuentren exoneradas del pago de impuestos.

07. Cuando las entidades reciban fondos por cualquier concepto (venta de bienes y servicios, pago de derechos, venta de bases de licitaciones, cobranzas, recuperaciones, u otros), que son pagados por usuarios mediante cheques bancarios, debe exigirse que éstos se giren a nombre de la entidad, a fin de evitar situaciones de riesgo, en el manejo de fondos.

230-08 USO DE SELLO RESTRICTIVO PARA DOCUMENTOS PAGADOS POR LA TESORERÍA

Los comprobantes que sustentan gastos deben llevar el sello restrictivo pagado con el objeto de evitar errores o duplicidades en su utilización.

Comentario:

01. Los comprobantes de pago estandarizados del sector público, se emiten para cada operación de gasto o salida de fondos y deben estar soportados por su respectivo documento fuente. Esta documentación para ser sustentatoria debe cumplir los requisitos establecidos por el sistema de contabilidad y la normatividad vigente.

02. El sello restrictivo permite inutilizar los comprobantes y documentos pagados, debiendo consignar además el número del cheque girado, número de cuenta corriente y entidad bancaria y, la fecha del pago.

03. Una vez agotado el trámite del pago, los documentos de gasto debidamente soportados deben ser marcados con el sello restrictivo, que indique en forma visible su condición de documento pagado, procediéndose luego a su archivo. Este mecanismo de control interno reduce el riesgo de utilización del mismo documento para sustentar cualquier otro egreso de fondos, indebidamente, o por error.

230-09 TRANSFERENCIA DE FONDOS POR MEDIOS ELECTRÓNICOS.

Toda transferencia de fondos por medios electrónicos debe estar sustentada en documentos que aseguren su validez y confiabilidad.

Comentario:

01.La utilización de medios electrónicos para las transferencias de fondos entre entidades agiliza la gestión financiera gubernamental evitando el giro de cheques por montos significativos. Sin embargo, si bien los mecanismos electrónicos dinamizan la administración por la velocidad que imprimen a las transacciones, éstos no generan documentación inmediata que sustente la validez, propiedad y corrección de cada operación; aspecto que limita la aplicación de controles internos convencionales.

02. Es importante implementar controles adecuados a esta forma de operar, enfatizando los mecanismos de seguridad en el uso de contraseñas(passwords), cuyo acceso debe ser restringido y permitido solamente a las personas autorizadas. Nadie debe conocer la serie completa de passwords utilizados en una entidad.

03. Las cartas de confirmación que requieren las transacciones efectuadas mediante el sistema de transferencia electrónica de fondos deben ser verificadas y validadas por el signatario del password respectivo.

04. Cuando existen sistemas interconectados es posible que se obtenga reportes automáticos, que deberán constituir uno de los elementos de evidencia inmediata de la transacción, que muestre los movimientos de las cuentas de salida y de destino de los recursos. El uso del facsimil es otro medio que permite contar en lo inmediato con documentos que sustenten la naturaleza y detalles de la operación, cuyo respaldo formal estará sujeto a la obtención de los documentos originales.

230-10 USO DEL FONDO PARA PAGOS EN EFECTIVO Y FONDO FIJO

Las entidades que por razones de necesidad y eficiencia hayan establecido el uso del fondo para pagos en efectivo y fondo fijo, deben implementar procedimientos para su manejo y control.

Comentario:

01. El fondo para pagos en efectivo es de monto variable y está destinado para atender los gastos urgentes, que por su naturaleza no ameriten el giro de cheques específicos. El fondo fijo es un monto permanente y renovable utilizado, generalmente, para gastos menudos, también denominado caja chica.

02. El uso de fondos en efectivo sólo debe implementarse por razones de agilidad y costo. Cuando la demora en la tramitación rutinaria de un gasto puede afectar la eficiencia de la operación y su monto no amerita la emisión de un cheque específico, se justifica la autorización de un Fondo para pagos en efectivo destinado a estas operaciones.

03. Para su manejo y control debe elaborarse los procedimientos pertinentes que deben ser aprobados por el titular de la entidad, o por quien designe, teniendo en cuenta los criterios siguientes:

• Justificación y autorización correspondiente del nivel superior de la entidad para su apertura.
• Indicación del tipo de gastos a cubrir, el monto máximo de cada pago y los niveles de autorización que comprenda como mínimo, al jefe responsable de la ejecución del gasto y al jefe responsable de la administración financiera o quien haga sus veces para autorizar la entrega de fondos.
• Designación para el manejo del fondo a una persona distinta a los responsables de giro de cheques y del registro en el libro de bancos.
• Establecimiento de procedimientos y plazos de rendición y reposición del fondo.
• Elaboración de reportes periódicos de rendición de fondos, indicando los montos, función, programa, actividad o proyecto, que corresponda presupuestalmente.

04. Corresponde a la administración establecer los procedimientos para el manejo y control del fondo para pagos en efectivo y/o fondo fijo.

230-11 DEPOSITO OPORTUNO EN CUENTAS BANCARIAS

Los ingresos que por todo concepto perciban las entidades públicas deben ser depositados en cuentas bancarias nominativas en forma inmediata e intacta.

Comentario:

01. Los servidores a cargo del manejo de fondos tienen la obligación de depositarlos íntegros e intactos en la cuenta bancaria establecida por la entidad, dentro de las 24 horas siguientes a su recepción. La gerencia de administración financiera o quien haga sus veces debe establecer por escrito esa obligación.

02. Debe evitarse en lo posible recibir ingresos directamente en efectivo en las entidades públicas, con el objeto de evitar los riesgos inherentes a su uso.
03. Corresponde a la administración fijar los procedimientos de control necesarios para la implementación de esta norma.

230-12 ARQUEOS DE FONDOS Y VALORES

Deben practicarse arqueos sorpresivos y frecuentes sobre la totalidad de fondos y valores bajo custodia para garantizar su integridad y disponibilidad efectiva.

Comentario:

01. Los arqueos de fondos y/o valores deben realizarse por lo menos con una frecuencia mensual, a fin de determinar su existencia física, al igual que su concordancia con los saldos contables.

02. Todo el efectivo y valores debe contarse a la vez y en presencia del servidor responsable de su custodia, debiendo obtenerse su firma como prueba que el arqueo se realizó en su presencia y que le fueron devueltos en su totalidad.

03. Un arqueo conlleva la formulación de un acta que evidencie la situación objetiva encontrada durante el conteo, así como las expresiones de conformidad o disconformidad expresada por los responsables de los fondos o valores y, por los funcionarios que intervienen en el arqueo.

04. Si durante el arqueo de fondos o valores se detecte cualquier situación de carácter irregular, ésta debe ser comunicada inmediatamente a la gerencia o a quien haga sus veces y, a la Oficina de Auditoría Interna, para la adopción de las medidas correctivas que el caso amerite.

05. Son funcionarios competentes para efectuar arqueos: el jefe de tesorería, el contador, el administrador, el auditor interno, y cualquier otro que sea designado por la superioridad. El resultado del arqueo debe ser informado a los niveles superiores correspondientes.

230-13 REQUISITOS DE LOS COMPROBANTES DE PAGO RECIBIDOS POR ENTIDADES PUBLICAS.

Las Tesorerías antes de tramitar y efectuar el pago por obligaciones contraídas con proveedores, deben exigir la presentación de comprobantes de pago establecidos por ley.

Comentario

01. El comprobante de pago es el documento que sustenta la transferencia de un bien o la prestación de un servicio. Debe extenderse obligatoriamente aún cuando dichas operaciones no se encuentren afectas a tributos, de acuerdo con lo dispuesto por el Decreto Ley Nº 25632.

02. Las características de los citados documentos se encuentran descritas en el reglamento de comprobantes de pago aprobado por la Superintendencia Nacional de Administración Tributaria-SUNAT, que entre otros requisitos señala el número del registro único del contribuyente-RUC-, razón social, dirección, fecha de emisión y el impuesto general a las ventas correspondiente.

03. La verificación interna de la documentación sustentatoria de pagos, constituye un mecanismo de control que permite verificar el cumplimiento de la forma establecida por Ley para la emisión de comprobantes de pago que entregan proveedores o contratistas a entidades públicas, como resultado de la transferencia de un bien y/o la prestación de algún servicio.

04. Corresponde a las Tesorerías de las entidades cautelar el cumplimiento de esta norma, bajo responsabilidad administrativa y legal, según corresponda.

250 NORMAS DE CONTROL PARA EL ÁREA DE ENDEUDAMIENTO PUBLICO

El sistema de endeudamiento público tiene como objetivo captar, mediante fuentes internas o externas, recursos destinados a financiar las inversiones en el sector público, en el caso en que los ingresos nacionales recaudados devienen en insuficientes. Existe una estrecha interrelación entre el endudamiento público y los otros sistemas de la administración financiera, en vista que su rol es proporcionar recursos financieros, al igual que intervenir en los desembolsos para el pago del servicio de la deuda pública.

Los controles internos sobre el endeudamiento público están orientados, básicamente, a cautelar la organización, eficiencia y veracidad de la información que administra esta área y, tienden hacia el procesamiento coordinado de operaciones y acciones administrativas efectuadas en las diferentes etapas del endeudamiento.

Estas normas son aplicables para el órgano central de administración de la deuda pública, y las unidades ejecutoras de programas y proyectos o actividades financiadas con endeudamiento.

CONTENIDO

250-01 Organización de la información sobre endeudamiento
250-02 Contabilidad de la deuda pública
250-03 Conciliación de desembolsos de prestamos y de operaciones por servicio de la deuda

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Nota: Es probable que en esta página web no aparezcan todos los elementos del presente documento. Para tenerlo completo y en su formato original recomendamos descargarlo desde el menú en la parte superior

Judith Lizarbe

judithcpcarrobayahoo.es

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