Normas técnicas de control interno.
Parte I

Autor: Judith Lizarbe

Auditoría y control interno

06-2006

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INTRODUCCION
 
El proceso de modernización del Estado ha introducido cambios en los sistemas financieros, operativos, administrativos y de información; por lo que se hace necesario las Normas Técnicas de Control Interno, para establecer pautas generales que orienten el accionar de las entidades del sector público, en un adecuado sistema de control interno y probidad administrativa, para el logro de la eficiencia, efectividad, economía y transparencia en la gestión que desarrollan.

Las Directrices para las Normas de Control Interno de la INTOSAI, de junio de 1992, definen una estructura de control interno con respecto a los planes de una organización, lo cual abarca la actitud, los métodos, los procedimientos y otras medidas de gestión, que proporcionen una garantía razonable de que van a lograrse los siguientes objetivos de carácter general:

- Promover las operaciones metódicas, económicas, eficientes y eficaces y los productos y servicios de calidad, acorde con la misión que la institución debe cumplir;
- Preservar los recursos frente a cualquier pérdida por despilfarro, abuso, mala gestión, errores, fraude e irregularidades;
- Respetar las leyes, reglamentaciones y directivas de la dirección; y
- Elaborar y mantener datos financieros y de gestión fiables y presentarlos correctamente en los informes oportunos.

Las normas de control interno prescritas por la INTOSAI constituyen el marco para una estructura de control interno que cumpla estos objetivos.

La información proporcionada por los miembros de la INTOSAI para este estudio también ha sido valiosa para identificar aquellas prácticas que las Entidades Fiscalizadoras Superiores han considerado más útiles para la creación y supervisión de un marco sólido de control interno.

Estas prácticas comunes son las siguientes:

- Disponer de una norma constitucional o legislativa que establezca jurídicamente una base global (o un requisito y unos objetivos) para el mantenimiento de controles internos eficaces;
- Estipular el cumplimiento de determinadas normas al diseñar una estructura de control interno, y que se ajusten al modelo de las normas de la INTOSAI, o se deriven de éstas;
- Centrar la atención de la dirección en sus responsabilidades con respecto a la implantación de controles internos eficaces, y mantener de manera continuada un entorno positivo de control interno;
- Esforzarse por evitar los fallos del control interno - en lugar de limitarse a detectarlos y corregirlos - a través de medios como la obligación de que los directivos realicen con periodicidad autoevaluaciones de las actividades de control interno;
- Acentuar la función de los auditores internos como parte decisiva de la estructura de control interno de una organización; y
- Garantizar que las Entidades Fiscalizadoras Superiores desempeñen un papel clave en (1) el establecimiento de normas de control interno, (2) la creación de un marco sólido de control interno, (3) el trabajo conjunto con los auditores internos, y (4) la evaluación de los controles internos como parte integrante de las auditorías financieras y de las auditorías del rendimiento.

En junio de 1992 la Comisión de Normas de Control Interno de la Organización Internacional de Entidades Fiscalizadoras Superiores (INTOSAI) publicó unas Directrices para las Normas de Control Interno. Las normas expuestas en estas directrices estaban destinadas a que los responsables de la Administración pública las utilizasen para implantar una estructura eficaz de control interno, y a que los auditores oficiales las empleasen para evaluar dicha estructura.

Cinco años después, la comisión invitó a los miembros de la INTOSAI a comunicar las experiencias de sus países en el desarrollo, mantenimiento y evaluación de las estructuras de control interno basadas en los criterios. En este documento se ofrece una visión general de las respuestas recibidas de

- Bolivia, Oficina del Contralor General;
- China, Oficina Nacional de Auditoría;
- Costa Rica, Oficina del Contralor General;
- Egipto, Organización Central de Auditoría;
- Estados Unidos, Oficina General de Auditoría de Cuentas;
- Islandia, Oficina Nacional de Auditoría;
- Japón, Consejo de Auditoría;
- Nueva Zelandia, Oficina de Auditoría;
- Países Bajos, Tribunal de Auditoría de los Países Bajos;
- Reino Unido, Oficina Nacional de Auditoría;
- Sudáfrica, Auditor General, y
- Tonga, Oficina de Auditoría.

NORMAS TÉCNICAS DE CONTROL INTERNO

Las normas técnicas de control interno constituyen el marco básico aplicable con carácter obligatorio, a los órganos, instituciones, entidades, sociedades y empresas del sector público y sus servidores.

Se entiende por sistema de control interno el conjunto de procesos continuos e interrelacionados realizados por la máxima autoridad, funcionarios y empleados, diseñados para proporcionar seguridad razonable en la consecución de sus objetivos.

El sistema de control interno tiene como finalidad coadyuvar con la Institución en el cumplimiento de los siguientes objetivos:

1. Lograr eficiencia, efectividad y eficacia de las operaciones,
2. Obtener confiabilidad y oportunidad de la información, y
3. Cumplir con leyes, reglamentos, disposiciones administrativas y otras regulaciones aplicables.

Los componentes orgánicos del sistema de control interno son:

1. Ambiente de Control;
2. Valoración ce Riesgos;
3. Actividades de Control;
4. Información y Comunicación; Y
5. Monitoreo y Supervisión.

La responsabilidad por el diseño, implantación, evaluación y perfeccionamiento del sistema de control interno corresponde a la máxima autoridad de cada Institución del sector público y a los niveles gerenciales y demás jefaturas en el área de su competencia institucional.

Corresponde a los demás empleados realizar las acciones necesarias para garantizar su efectivo cumplimiento.

El sistema de control interno proporciona una seguridad razonable para el cumplimiento de los objetivos institucionales.

LAS NORMAS DE CONTROL INTERNO

Las normas de control de la INTOSAI también señalan que, al establecer el marco correspondiente a las estructuras de control interno, deberá asignarse a una autoridad específica la responsabilidad de elaborar y promulgar las normas que deberán cumplirse al diseñar una estructura de control interno. Esta responsabilidad podrá asignarse a través de preceptos constitucionales o de otras normas legales, y se otorgará a un organismo central que tenga autoridad sobre diversos órganos de la Administración pública.

Varios países miembros de la INTOSAI han promulgado normas de control interno que deberán aplicarse al establecer y supervisar una estructura de control interno, y algunos han utilizado como modelo las normas de la INTOSAI, o las han adoptado en su integridad. Por ejemplo, la Contraloría General de la República de Bolivia se inspiró en las directrices de la INTOSAI al elaborar y promulgar las normas de control interno utilizadas en ese país. La Oficina informa que ello ha contribuido al logro de los objetivos de control, y ha facilitado este proceso.

En los Estados Unidos, en virtud de la legislación vigente, el Controller General es quien se encarga de crear normas de control interno para su utilización en los órganos de la Administración norteamericana. Dichas normas se publicaron en 1983 por primera vez con el nombre de Normas de control interno de la administración pública federal [Standards for Internal Controls in the Federal Government] con objeto de servir como criterio para el establecimiento y evaluación de los controles internos. En el momento presente dichas normas se están actualizando.

Otro país, la República Popular de China, también ha comprobado que se requiere una norma que evalúe los controles internos de un organismo. La Oficina Nacional de Auditoría informa que los auditores son los que definen la norma, tomando como base las reglamentaciones promulgadas por la Administración china y los organismos correspondientes. La Oficina Nacional de Auditoría de China manifiesta que dicha norma - que suele considerarse como una norma de control ideal - abarca los vínculos y los procedimientos de control esenciales para un sistema de control interno adecuado, y los auditores la emplean para evaluar con imparcialidad el organismo en cuestión, y determinar si sus controles internos son completos y eficaces.

En las Normas Técnicas de Control tenemos:

1. NORMAS RELATIVAS AL AMBIENTE DE CONTROL

La máxima autoridad, los demás niveles gerenciales y de jefatura deben mantener y demostrar integridad y valores éticos en el cumplimiento de sus deberes y obligaciones así como contribuir con su liderazgo y acciones a promoverlos en la organización, para su cumplimiento por parte de los demás servidores.

Deben realizar las acciones que conduzcan a que todo el personal posea y mantenga el nivel de aptitud e idoneidad que les permita llevar a cabo los deberes asignados y entender la importancia de establecer y llevar a la práctica adecuados controles internos.

Deben desarrollar y mantener un estilo de gestión que le permita administrar un nivel de riesgo, orientado a la medición del desempeño y que promueva una actitud positiva hacia mejores procesos de control.

Deben definir y evaluar la estructura organizativa bajo su responsabilidad, para lograr el mejor cumplimiento de los objetivos institucionales.

Deben asignar la autoridad y la responsabilidad, así como establecer claramente las relaciones de jerarquía, proporcionando los canales apropiados de comunicación.

Deben establecer apropiadas políticas y prácticas de personal, principalmente las que se refieran a contratación, inducción, entrenamiento, evaluación, promoción y acciones disciplinarias.

La máxima autoridad deberá asegurar el establecimiento y fortalecimiento de una unidad de auditoría interna.

2.  NORMAS RELATIVAS A LA VALORACIÓN DE RIESGOS

Definir los objetivos y metas institucionales, considerando la visión y misión de la Organización y revisar periódicamente su cumplimiento.

La valoración de los riesgos, como componente del sistema de control interno, debe estar sustentada en un sistema de planificación participativo y de divulgación de los planes, para lograr un compromiso para el cumplimiento de los mismos.

Deben identificar los factores de riesgos relevantes, internos y externos, asociados al logro de los objetivos institucionales.

Los factores de riesgo que han sido identificados deben ser analizados en cuanto a su impacto o significado y a la probabilidad de ocurrencia, para determinar su importancia.

Analizadas la probabilidad de ocurrencia y el impacto, se deben decidir las acciones que se tomarán para minimizar el nivel de riesgo.   

3. NORMAS RELATIVAS A LAS ACTIVIDADES DE CONTROL

Deben documentar, mantener actualizados y divulgar internamente, las políticas y procedimientos de control que garanticen razonablemente el cumplimiento del sistema de control interno.

Las actividades de control interno deben establecerse de manera integrada a cada proceso institucional.

Deben establecer por medio de documento, las políticas y procedimientos que definan claramente la autoridad y la responsabilidad de los funcionarios encargados de autorizar y aprobar las operaciones de la Institución. para proteger y conservar los activos institucionales, principalmente los más vulnerables; sobre el diseño y uso de documentos y registros que coadyuven en la anotación adecuada de las transacciones y hechos significativos que se realicen en la Institución;. los documentos y registros deben ser apropiadamente administrados y mantenidos; sobre la conciliación periódica de registros, para verificar su exactitud y determinar y enmendar errores u omisiones, sobre rotación sistemática entre quienes realizan tareas claves o funciones afines en materia de garantías; considerando la razonabilidad y la suficiencia para que sirva como medio de aseguramiento del adecuado cumplimiento de las funciones; sobre los controles generales, comunes a todos los sistemas de información, deben establecer por medio de documento, las políticas y procedimientos sobre los controles de aplicación específicos.

4.  NORMAS RELATIVAS A LA INFORMACION Y COMUNICACION

Los sistemas de información que se diseñen e implanten deben ser acordes con los planes estratégicos y los objetivos institucionales, debiendo ajustarse a sus características y necesidades.

Las Instituciones deben diseñar los procesos que le permitan identificar, registrar y recuperar la información, de eventos internos y externos, que requieran.

Cada Institución deberá asegurar que la información que procesa es confiable, oportuna, suficiente y pertinente.

La información debe ser comunicada al usuario, interno y externo, que la necesite, en la forma y el plazo requeridos para el

cumplimiento de sus competencias.

La Institución deberá contar con un archivo institucional para preservar la información, en virtud de su utilidad y de requerimientos jurídicos y técnicos.

5. NORMAS RELATIVAS AL MONITOREO

La máxima autoridad, los niveles gerenciales y de jefatura deben vigilar que los funcionarios realicen las actividades de control durante la ejecución de las operaciones de manera integrada.

Los niveles gerenciales y de jefatura responsables de una unidad o proceso, deben determinar la efectividad del sistema de control interno propio, al menos una vez al año.

La unidad de auditoria interna, la Corte de Cuentas, las Firmas Privadas de Auditoria y demás instituciones de control y fiscalización, evaluarán periódicamente la efectividad del sistema de control interno institucional.

Los resultados de las actividades de monitoreo del sistema de control interno, deben ser comunicados a la máxima autoridad y a los niveles gerenciales y de jefatura, según corresponda.

IMPLANTACIÓN EFICAZ DE NORMAS GENERALES

Para facilitar el adecuado entorno de control dentro de una organización, la INTOSAI ha establecido normas generales de control interno en las áreas siguientes:

1. garantía razonable,
2. respaldo,
3. integridad y competencia,
4. objetivos de control, y
5. vigilancia de los controles.
 
1. GARANTÍA RAZONABLE

La primera norma general de control interno de la INTOSAI afirma que las estructuras de control interno deben proporcionar una garantía razonable de que van a cumplan los objetivos generales. La garantía razonable equivale a un nivel satisfactorio de confianza, dentro de determinadas condiciones de costes, beneficios y riesgos. Esto significa que el coste del control interno no deberá exceder del beneficio obtenido. Los países miembros de la INTOSAI han experimentado la aplicación de esta norma.

Nueva Zelandia, por ejemplo, informa que cada director general de un departamento de la Administración pública, como directivo responsable, está obligado a establecer y mantener un sistema de procedimientos de control interno que proporcione una garantía razonable acerca de la integridad y la fiabilidad de la información financiera. Si bien esta responsabilidad normalmente se delega al director financiero de la organización, tanto el director general como el director financiero suscriben una Declaración de Responsabilidad, que se incluye como parte del informe anual de la organización junto con los estados financieros auditados y las mediciones del rendimiento de los servicios.

En el Japón la garantía razonable de que los controles internos se realizan con eficacia se ve afectada por actividades del sector público que en los últimos decenios se han vuelto cada vez más complicadas y diversificadas, y por la creciente delegación de autoridad a los niveles inferiores. Sin embargo, la Constitución del Japón proporciona el fundamento global necesario para crear un entorno de control eficaz a través de requisitos tales como (1) que el Consejo de Ministros presente cada año al Parlamento las cuentas definitivas de los ingresos y gastos del Estado, y (2) el Consejo de Auditoría verifique dichas cuentas todos los años.

En cambio, se indica que en la República de Sudáfrica los controles internos de la Administración pública aún no poseen un nivel satisfactorio ni eficaz. Ello se debe a los importantes cambios que se han producido en la estructura de la Administración a lo largo de los últimos años, por ejemplo la fusión entre las Administraciones de los anteriores territorios independientes y autosuficientes de cada etnia y la Administración de la República de Sudáfrica. Además, las provincias aumentaron de cuatro a nueve, lo cual implica cinco nuevas administraciones provinciales. Debido al establecimiento del nuevo ámbito provincial, se redujo el ámbito nacional, con objeto de permitir la transferencia de determinados poderes al legislador provincial. A nivel local, la estructura se modificó en el sentido de que los anteriores Consejos Municipales fueron sustituidos por los Consejos Municipales Transitorios. Además de esta situación, la dirección no siempre posee los conocimientos necesarios para implantar los controles internos apropiados y mantenerlos en funcionamiento.

Aunque el entorno de control interno de la República de Sudáfrica no proporciona en la actualidad una garantía razonable de que se han instaurado y funcionan en la forma esperada los adecuados controles internos, la Administración es consciente de este problema y lo afronta, por ejemplo, implantando una función de auditoría interna en todas las entidades públicas. Asimismo, la Administración ha designado consultores locales e internacionales para facilitar la creación de un instituto profesional de finanzas y auditoría públicas.

2. RESPALDO

Otra norma general de control estipula que los directivos y los empleados habrán de mostrar y mantener en todo momento una actitud positiva y de apoyo frente a los controles internos. Los países miembros de la INTOSAI han aprendido de primera mano el papel central que desempeña esta norma dentro de la creación de un entorno de control interno eficaz.

Por ejemplo, a principios del decenio de 1990, la Oficina Nacional de Auditoría de Islandia llevó a cabo varias auditorías en las principales entidades crediticias de la Administración pública que mostraban graves deficiencias en toda una serie de aspectos relacionados con el control, la supervisión, y la información sobre créditos morosos. En muchos casos, la actitud despreocupada de los directivos de la Administración pública en relación con los controles adecuados de los préstamos, los cobros, la gestión del riesgo y la aplicación de las reservas destinadas a los préstamos no devueltos constituía un factor que contribuía a las deficiencias advertidas. Como consecuencia, a finales de 1991 el Fondo de Desarrollo de Islandia dejó de funcionar porque sus directivos no habían tenido en cuenta la importancia de los préstamos no recuperados. Se han logrado mejoras en algunos aspectos, por ejemplo la adecuada contabilización de las reservas correspondientes a préstamos fallidos, que ahora todos los fondos principales de la Administración llevan a cabo de manera periódica.

Otro ejemplo de este tipo fue la quiebra -durante los decenios de 1980 y 1990- de importantes entidades bancarias y de crédito y ahorro de los Estados Unidos, que costaron a la Administración federal cientos de miles de millones de dólares. Una de las causas principales de dichas quiebras fue la deficiencia en el control; un factor clave en la aparición de esas deficiencias estuvo constituido por un error fundamental en la filosofía y el estilo operativo de la dirección con respecto a los controles internos. Por ejemplo, en algunas entidades de crédito y ahorro la inadecuada supervisión del consejo de administración y la existencia de una figura predominante ejerció un efecto perjudicial sobre la viabilidad de la entidad. Esto permitió actividades de alto riesgo, tales como un exceso de prácticas orientadas al crecimiento, concentraciones de créditos no garantizados y un exceso de confianza en fuentes crediticias poco sólidas.

Sin embargo, los países miembros de la INTOSAI, incluidos Islandia y los Estados Unidos, consideran que el control interno constituye una parte básica y de gran importancia para sus actividades financieras. Por ejemplo, como reacción ante las quiebras de entidades bancarias y de crédito y ahorro, el Congreso de los EE.UU. promulgó la Ley de Mejora de las Entidades de Depósito Federales de 1991, con objeto de hacer frente a las graves deficiencias que contribuyeron a las anteriores quiebras bancarias, y exigir datos acerca de la eficacia de los controles internos sobre la información financiera.

En otro caso, el gobierno del Reino de Tonga ha demostrado una actitud de apoyo a los controles internos mediante la aprobación de leyes y el establecimiento de las correspondientes reglamentaciones y políticas. Esto abarca (1) leyes que crean un marco de control interno con respecto al desembolso de fondos públicos y la elaboración de cuentas, y (2) reglamentaciones que establecen los puntos de control interno con respecto a la recepción, el gasto, la custodia y la concesión de fondos públicos. Además, el Departamento de Auditoría pone de relieve ante los distintos departamentos de la Administración la importancia de mejorar los controles internos sobre la gestión y los programas financieros.

3. INTEGRIDAD Y COMPETENCIA

Con respecto a la integridad y la competencia, las normas generales de control de la INTOSAI prescriben lo siguiente. Los directivos y los empleados deben caracterizarse por su integridad personal y profesional y poseer un nivel de competencia que les permita comprender la importancia del desarrollo, la aplicación y el mantenimiento de controles internos apropiados y alcanzar los objetivos generales de dichos controles. Varios países de la INTOSAI han comprobado que, cuando no se cumple esta norma general, se produce un deficiente control interno sobre situaciones en las que intervienen grandes sumas de dinero.

En una situación de esta clase, durante una inspección de la adquisición de bienes y servicios por parte del conjunto de la Administración, lo cual representa una proporción significativa del gasto público de Nueva Zelandia, la Oficina de Auditoría descubrió un conjunto de deficiencias que se atribuyeron, en parte, a la falta de integridad y competencia de los responsables de compras. Las deficiencias iban desde la no documentación de los procesos de toma de decisiones acerca de las necesidades de compra y la no especificación de delegaciones de autoridad, hasta la no realización de una inspección y aprobación adecuadas de las compras específicas. La Oficina de Auditoría de Nueva Zelandia también informa que una reciente atención a los aspectos más delicados de los gastos discrecionales, por ejemplo la utilización de tarjetas de crédito, ha puesto en tela de juicio la integridad de altos funcionarios.

Otro caso a este respecto es el Departamento de Vivienda y Urbanismo (DVU) de los Estados Unidos, que constituye el principal órgano de la Administración encargado de la vivienda, el desarrollo comunitario y la igualdad de oportunidades de vivienda. El DVU ha tomado medidas para modificar la forma de gestionar este organismo, pero en 1989 se descubrieron importantes casos de fraude, abusos y gestión errónea del DVU, que fueron atribuidos a deficiencias en el control interno, junto con la carencia de personal dotado de las capacidades técnicas adecuadas.

Por otra parte, los países miembros de la INTOSAI también señalan que han diseñado sistemas de control interno que ayudan a evitar situaciones como las que se acaban de exponer. Por ejemplo, la Oficina Nacional de Auditoría de la República Popular de China indica que se han implantado controles internos sobre las necesidades de personal. Los solicitantes de un puesto de trabajo se someten a exámenes estrictos, son evaluados de forma pública e imparcial, y se da formación a los nuevos miembros. No se les permite ocupar sus nuevos puestos hasta que estén en condiciones de obtener el "Certificado para el Puesto". De este modo se les reconoce de conformidad con las capacidades que posean. Además, los miembros son examinados con periodicidad, y se les premia o se les castiga según su rendimiento laboral y la contribución que realizan a su organización. En caso necesario, se les traslada a otros puestos.

4. OBJETIVOS DE CONTROL

Las normas de control interno de la INTOSAI también indican que los objetivos del control deben identificarse o elaborarse para las actividades de cualquier ministerio/ dependencia/ entidad pública y deben ser apropiados, completos, razonables y estar integrados en los objetivos generales de la institución. Los casos siguientes ilustran las experiencias de los países miembros de la INTOSAI en el establecimiento de objetivos de control, que en algunos casos, sin embargo, aún no han ido más allá del establecimiento de objetivos globales de la organización.

El Auditor General de la República de Sudáfrica indica que uno de los objetivos primordiales de la Administración consiste en evitar errores o irregularidades en la gestión o en la información financiera, y si se producen, detectarlos. Se ha establecido una gama de objetivos específicos de control global, consistentes en (1) registrar y contabilizar adecuadamente las transacciones y actividades empresariales, (2) proteger los activos y la información con respecto a la apropiación y el uso indebidos, y (3) fijar limitaciones con respecto a las obligaciones que los diversos funcionarios estén autorizados a contraer en representación de una entidad.

Asimismo, el Auditor General del Reino de Tonga informa que ha tomado la iniciativa de establecer y desarrollar objetivos de control específicos para cada actividad de los Ministerios y departamentos de la Administración. El Auditor General está poniendo en práctica un proceso que garantiza que los objetivos son apropriados, completos y razonables, y se integran dentro de la estructura general de la organización existente. Como fundamento de este proceso se utilizan las directrices de control interno de la INTOSAI.

A la inversa, cuando los controles internos y sus objetivos no se establecen ni se comprenden con claridad, pueden producirse fracturas en el control interno. Por ejemplo, el Consejo de Auditoría del Japón descubrió que los municipios, de forma inadecuada, incluían los costes médicos de muchos jubilados en los costes del Seguro Nacional de Salud subvencionado por el Estado. Esto provocaba un exceso significativo en el coste de las subvenciones. En parte, el problema surgió porque los municipios no comprendían el sistema y los requisitos de las subvenciones oficiales a los costes médicos.

5. VIGILANCIA DE LOS CONTROLES

Además, las normas de la INTOSAI especifican que los directivos deben vigilar continuamente sus operaciones y adoptar inmediatamente las medidas oportunas ante cualquier evidencia de irregularidad o de actuación contraria a los principios de economía, eficiencia o eficacia. Los ejemplos siguientes muestran la importancia de supervisar las operaciones con objeto de garantizar que los controles logran los resultados deseados, e incorporar esta norma a los métodos y procedimientos utilizados para controlar las operaciones.

En determinado caso, la Oficina Nacional de Auditoría islandesa señala que una de las deficiencias principales del control interno consistía en que los directivos de los distintos organismos no comprendían la importancia de los controles internos. Junto con otros problemas, esta deficiencia se podía apreciar en la no aplicación de la estructura de control interno que se había establecido. La Oficina Nacional de Auditoría afirmó que, si bien un organismo de la Administración islandesa podía tener controles internos perfectamente definidos sobre el papel, la realidad es muy diferente. La Oficina de Auditoría ha descubierto que, sin la necesaria comprensión y supervisión, a las personas les resulta más cómodo no cumplir las prácticas de control que se hayan establecido.

Otro caso afecta a la Administración pública de Nueva Zelandia, que suele emplear consultores que representan un gasto importante. La Oficina de Auditoría de Nueva Zelandia informa acerca de las operaciones irregulares, antieconómicas, ineficientes e ineficaces vinculadas con la utilización de consultores. Además, la Oficina ha comprobado que los organismos no actuaban con rapidez y sensibilidad ante estos descubrimientos, y por lo tanto, se incumplía la norma que exigía la existencia de controles de supervisión.

En una comunicación más positiva, la Oficina Nacional de Auditoría del Reino Unido informa que, cuando se identifican y se hacen públicas las deficiencias en los controles internos, la dirección se muestra sensible a los puntos planteados, y normalmente se toman medidas correctoras con rapidez. El objetivo de la Oficina consiste en supervisar la actividad de seguimiento, y en caso necesario, proporcionar un asesoramiento adicional a la dirección. En la planificación posterior de las verificaciones se reflejarán las nuevas áreas de riesgo que haya descubierto la auditoría.

EL LOGRO DE OBJETIVOS DE CONTROL MEDIANTE NORMAS ESPECÍFICAS

Para lograr los objetivos de control y una estructura de control interno ordenado y eficaz, las directrices de control interno de la INTOSAI estipulan normas detalladas referentes a los siguientes elementos:

1. documentación,
2. registro oportuno y adecuado de las transacciones y hechos,
3. autorización y ejecución de las transacciones y hechos,
4. división de las tareas,
5. supervisión, y
6. acceso a los recursos y responsabilidad ante los mismos.
 
1. LA DOCUMENTACIÓN

Con relación a la documentación adecuada, las normas específicas de la INTOSAI indican lo siguiente. La estructura de control interno y todas las transacciones y hechos significativos deben estar claramente documentadas y la documentación debe estar disponible para su verificación. La documentación de las transacciones o de los sucesos significativos tiene que ser completa y exacta, y debe permitir que cada transacción o suceso (y la información correspondiente) se rastree desde su inicio, durante toda su duración, y hasta su finalización. Diversos países miembros de la INTOSAI informan que se han hecho conscientes de las consecuencias perjudiciales de no disponer de la documentación adecuada, como ilustran las tres situaciones siguientes.

En primer lugar, la Oficina Nacional de Auditoría del Reino Unido ha informado sobre casos de inexistencia o inadecuación de la documentación que sirva de apoyo a las transacciones financieras que se han descubierto como consecuencia de auditorías financieras. Por ejemplo, la Oficina de Auditoría informó sobre casos de:

- Inexistencia de documentación aportada por los empleados que sirva de apoyo a los pagos realizados en concepto de gastos efectuados con tarjetas de crédito de la Administración pública;
- Inexistencia de documentación adecuada que sirva de apoyo a las solicitudes de ayuda fundadas jurídicamente, lo cual provoca una insuficiencia de pruebas que confirmen la titularidad y la adecuación de los pagos, en la forma autorizada por el Parlamento; e
- Incapacidad de un organismo de la Administración para presentar documentación en apoyo de la decisión de su consejo de dirección que desestima una oferta competitiva en relación con un contrato.

En segundo lugar, los departamentos, Ministerios y organismos oficiales de la Administración pública de Tonga también han descubierto casos de documentación y registros inexistentes e incompletos. Por ejemplo, en un departamento se perdieron recibos, pero el jefe de contabilidad y la sección de contabilidad no consideraron que este hecho fuese grave o contrario a las leyes y reglamentaciones.

En tercer lugar, como consecuencia del examen de la documentación que sirve de apoyo a las transacciones, el Auditor General de la República de Sudáfrica descubrió e informó al Parlamento sobre una notable cantidad de pagos del Ministerio de Trabajo en los que se había abonado a los beneficiarios una misma suma por duplicado, tomando como base el mismo documento de origen. En otros casos, se había pagado de nuevo la misma suma, basándose en el mismo documento de origen, aunque los nombres de los beneficiarios no fuesen idénticos. La cuantía de estos pagos dobles o múltiples era muy importante.

Para ayudar a superar este tipo de deficiencias, las normas de control interno de la INTOSAI disponen que la documentación de las transacciones o los sucesos significativos tiene que ser completa y exacta. Esto permitirá que cada transacción o suceso (y la información correspondiente) se rastree desde su inicio, a lo largo de toda su duración, y hasta su finalización.

2. REGISTRO OPORTUNO Y ADECUADO DE LAS TRANSACCIONES Y HECHOS

Las normas específicas de la INTOSAI también estipulan que las transacciones y hechos importantes deben registrarse immediatamente y ser debidamente clasificados. Esto se aplica a todo el proceso o ciclo vital de una transacción o suceso, que abarca (1) el inicio y la autorización, (2) todas los aspectos de la transacción, y (3) su anotación final en los registros sumarios. Al igual que ocurre con la documentación, los miembros de la INTOSAI también han informado sobre los desafíos que implica el cumplimiento de esta norma.

Por ejemplo, debido a los errores en el control interno del sistema utilizado para abonar los salarios del personal del Ejército de los Estados Unidos, a algunas personas se les pagaron sumas que no deberían habérseles abonado, porque ya no pertenecían al Ejército. Además, estos pagos erróneos no fueron detectados por el sistema de nóminas. Durante un período de un mes sometido a revisión por la Oficina de Contabilidad General de los EE.UU., se descubrió que se realizaban pagos excesivos a unos 2.200 soldados del Ejército. Muchas de estas personas recibieron pagos no autorizados durante varios meses, con un exceso total de 7,8 millones de dólares. Los pagos inadecuados se produjeron primordialmente porque el personal del Ministerio de Defensa de los EE.UU. no se ajustaba a los procedimientos estipulados. Por ejemplo, las oficinas contables de primer nivel no siempre hacían constar con puntualidad en el sistema de nóminas las bajas del servicio activo de los soldados y otras transacciones relacionadas con el personal, y los empleados de nóminas no disponían del soporte adecuado para la realización de determinados pagos.

La Oficina Nacional de Auditoría del Reino Unido también ha informado acerca de casos que ha calificado como puntos débiles del control, correspondientes a transacciones no registradas de manera rápida y apropiada. En determinado caso no se habían establecido procedimientos que garantizasen el manejo y registro rápido y seguro de los recibos de sumas de dinero en efectivo. Por ejemplo, la Oficina descubrió retrasos de más de dos semanas en el depósito de cheques, lo cual aumentaba el riesgo de apropiación indebida. En otro caso la Oficina informó sobre deficiencias en el control financiero de las compras, que abarcaba la inexistencia de registros acerca de transacciones tales como los pedidos de compras, una prueba inadecuada de la entrega, y una comprobación inadecuada de los artículos recibidos.

Además, numerosos organismos de la Administración pública de Nueva Zelandia han sido sometidos a significativos cambios en su sistema de funcionamiento, que con anterioridad no se habían comprobado íntegramente. Esto ha provocado casos de procesamiento impuntual de transacciones, y de ausencia de conciliaciones; la Oficina Nacional de Auditoría de ese país ha informado sobre frecuentes deficiencias en el control.

Para impedir situaciones como éstas, las normas de control interno de la INTOSAI afirman la importancia esencial de un registro rápido y apropiado de la información. El cumplimiento de esta norma resulta decisivo para garantizar la puntualidad y la fiabilidad - y por consiguiente, el valor y la relevancia para la dirección - de todas las informaciones utilizadas por una organización como soporte de sus operaciones y toma de decisiones.

3. AUTORIZACIÓN Y EJECUCIÓN DE LAS TRANSACCIONES Y HECHOS

Las normas específicas de la INTOSAI establecen que las transacciones y hechos relevantes sólo podrán ser autorizados y ejecutados por aquellas personas que actúen dentro del ámbito de sus competencias. Actuar dentro del ámbito que corresponda a una autoridad significa que los empleados ejecutan sus tareas de conformidad con las directrices y dentro de los límites que establecen la dirección o la legislación.

Sin embargo, algunos miembros de INTOSAI han informado sobre casos en los que un control más estricto sobre la autorización de las transacciones podía dar como resultado unos controles y unos ahorros más eficaces. Por ejemplo, la Oficina Nacional de Auditoría islandesa realizó una verificación de los gastos en automóviles en numerosos sectores de la Administración pública del país. La auditoría puso de manifiesto diversos puntos débiles en la estructura y el control globales en este campo, incluidos numerosos contratos que fueron efectuados de un modo no estructurado por empleados individuales, con independencia de las necesidades de transporte, limitando así la aprobación de la dirección y otros controles.

Otra perspectiva sobre esta cuestión fue expuesta por el Contralor General de la República de Costa Rica mediante un ejemplo que se refiere a la utilización de vehículos oficiales en ese país. Una auditoría detectó que, si bien el empleo de tales vehículos debía autorizarse en la forma apropiada, éstos se utilizaban (1) con propósitos no autorizados, (2) fuera de la jornada laboral, sin autorización, y (3) de manera inadecuada, por parte de funcionarios, con carácter discrecional.

Basándose en estudios sobre este tipo de problemas de control interno, los auditores de China han manifestado que la noción de control interno debe incluir el control de las autorizaciones. Consideran que este control es necesario para garantizar que el personal trabaja dentro de los límites de la autorización otorgada, y así, ejercer un control sobre las actividades de negocio en el momento en que se inician.

4. DIVISIÓN DE LAS TAREAS

Como en el caso de las demás normas específicas, los países miembros de la INTOSAI comprenden plenamente el riesgo de error, derroche o de actos ilícitos vinculado con el hecho de que una única persona controle todas las fases decisivas de una transacción o un suceso. A este respecto, las directrices de control interno de la INTOSAI estipulan que las tareas y responsabilidades principales ligadas a la autorización, tratamiento, registro y revisión de las transacciones y hechos deben ser asignadas a personas diferentes. El adecuado cumplimiento de esta norma ayuda en gran medida a evitar situaciones como los siguientes episodios dados a conocer por miembros de la INTOSAI, por ejemplo Tonga, que descubrió que la separación de funciones constituye un punto débil importante en los departamentos y Ministerios de su Administración pública.

En ejemplos más específicos, la Oficina de Auditoría de Nueva Zelandia ha descubierto que han surgido riesgos como consecuencia de la utilización de un número elevado de personas encargadas de efectuar contrataciones en determinados organismos de la Administración.

Aunque los organismos hayan cumplido su objetivo de reducir gastos, a veces la separación de funciones ha creado un riesgo de otra clase.

Para afrontar este tipo de problemas, Japón indica que el sistema de control que aplica ese país para impedir errores contables y fraudes incluye una separación de funciones entre responsables de la contratación y responsables de los pagos. Por ejemplo, (1) los Ministerios notifican a su responsable de pagos cuando el Ministerio de Hacienda aprueba los programas de pago,(2) los responsables de pagos presentan de forma periódica informes sobre los pagos a los distintos Ministerios, (3) los responsables de contratación notifican a los responsables de los pagos la cuantía/el contenido de los contratos, para su aprobación, (4) los responsables de los pagos aprueban la cuantía/el contenido de los contratos, después de comprobar - por ejemplo - si los contratos se corresponden con las cantidades presupuestadas.

Sin embargo, como informa la Oficina Nacional de Auditoría del Reino Unido, a menudo resulta difícil que las pequeñas organizaciones mantengan la adecuada segregación de funciones. La Oficina ha descubierto casos en que (1) una misma persona podía autorizar y, asimismo, comprobar los pagos, (2) el personal podía solicitar, autorizar y recibir artículos, y (3) existían pocas pruebas, o ninguna, de que se efectuasen comprobaciones de supervisión.

En los casos en que resulta difícil que las pequeñas organizaciones separen adecuadamente las funciones, las directrices de la INTOSAI indican que la dirección debe ser consciente de los riesgos existentes, y afrontarlos mediante otro tipo de controles. Por ejemplo, el cambio periódico de los responsables ayuda a garantizar que no sea una única persona la que se encargue de los aspectos clave de las transacciones o los sucesos durante demasiado tiempo.

5. SUPERVISIÓN

Las directrices de control interno de la INTOSAI prescriben que debe exista una supervisión competente para garantizar el logro de los objetivos de control interno. Las actividades de los miembros de la INTOSAI en la implantación y verificación de los controles internos han subrayado la importancia de una adecuada supervisión de los encargos y de los empleados como mecanismo fundamental de control interno.

El Contralor General de la República de Costa Rica ha aportado dos excelentes estudios de caso en los que se ha incumplido la norma de supervisión de la INTOSAI. El primer caso está relacionado con un sistema informatizado que utilizan los bancos encargados del cobro de aranceles aduaneros para su transferencia electrónica a las oficinas de Aduanas de todo el territorio de Costa Rica. Los auditores descubrieron que el proceso establecido por el servicio de Aduanas para confirmar, registrar y revisar esta información permitía una modificación no supervisada de los datos transmitidos electrónicamente, sin ningún soporte ni verificación documental de su validez y fiabilidad.

El segundo caso hace referencia a una evaluación de los recursos de la Administración costarricense empleados para prestar servicios de sanidad, en particular el servicio de consulta ambulatoria que prestaba uno de los mayores hospitales públicos del país. Los auditores informaron que los recursos médicos se encontraban significativamente infrautilizados porque no se cumplía el programa de trabajo establecido, lo cual provocaba un uso inadecuado del equipo y las instalaciones disponibles, y un retraso en la atención a los pacientes en espera. Se consideró que la causa de ello consistía en la ausencia de supervisión y del correspondiente control de los horarios de trabajo por parte de los responsables de cada especialidad médica.

Otro país, el Reino de Tonga, también ha descubierto que la supervisión, junto con la falta de formación, constituye una deficiencia de control interno que afecta a la mayoría de organismos de la Administración. El Auditor General ha ayudado a afrontar estas deficiencias instaurando programas de formación, nombrando supervisores para cada nivel de personal, y acentuando la importancia de estos aspectos de los sistemas de control interno.

Un tercer miembro de la INTOSAI, la Oficina Nacional de Auditoría del Reino Unido, ha comprobado que la adecuada supervisión es esencial en operaciones como, por ejemplo, las relacionadas con los contratos. Se descubrió que la supervisión del funcionamiento de los contratos era clave para garantizar que los proveedores cumplen los términos y condiciones del contrato en lo referente a los precios, la calidad y la fecha de entrega, y que el contrato continúa siendo competitivo. La Oficina descubrió, por ejemplo, que una deficiente supervisión de un contrato provocaba un coste final de £180.000 en un contrato valorado inicialmente en £25.000, sin la preceptiva aprobación de dicho incremento. En otro caso, un contrato estipulaba una devolución, pero debido a la deficiente supervisión, la Administración no se dio cuenta de la potencial devolución, y por consiguiente, no la reclamó.

Para garantizar una supervisión adecuada, las normas de control interno de la INTOSAI afirman que los supervisores deben inspeccionar y aprobar, en su caso, el trabajo asignado a sus empleados. También deben aportar a sus empleados la orientación y la formación necesarias para garantizar que se reduzcan al mínimo los errores, el derroche y los actos ilícitos, y que se comprenden y se ponen en práctica las directrices específicas de los responsables.

6. ACCESO A LOS RECURSOS Y REGISTROS Y RESPONSABILIDAD ANTE LOS MISMOS

La última norma específica de la INTOSAI dispone que el acceso a los recursos y registros debe limitarse a las personas autorizadas para ello, quienes están obligadas a rendir cuentas de la custodia o utilización de los mismos. Para garantizar dicha responsabilidad, se cotejarán periódicamente los recursos con los registros contables y se verificará si coinciden. La frecuencia de estas comparaciones depende de la vulnerabilidad de los activos. La labor de los miembros de la INTOSAI ha puesto de manifiesto las consecuencias de no implantar eficazmente esta norma que sirve para reducir el riesgo de uso inadecuado o de pérdidas en la Administración pública, y que ayuda a poner en práctica las directrices de los responsables.

En un caso relacionado con el acceso a los registros, el órgano recaudador de impuestos de los Estados Unidos - el Servicio del Impuesto sobre la Renta [Internal Revenue Service (IRS)] - se ha visto afectado por un deficiente control interno sobre sus sistemas informáticos. Las auditorías de estados financieros de la Oficina de Contabilidad General de los EE.UU. han puesto de manifiesto que el IRS no disponía de los adecuados mecanismos de protección para detectar o impedir el acceso no autorizado de los empleados a la información sobre los contribuyentes, o para impedir que los empleados modificasen determinados programas informáticos con objeto de realizar transacciones no autorizadas sin ser detectados. Los problemas fundamentales del control consistían en que éste no impedía adecuadamente a los usuarios el acceso a programas y archivos de datos de carácter confidencial. Asimismo, a muchos usuarios se les había autorizado el acceso a potentes privilegios que permitían saltarse los controles de seguridad del sistema informático.

En una situación que implicaba una comparación entre recursos y registros, el Auditor General de la República de Sudáfrica informó que no podía comprobarse la integridad y la corrección de los saldos bancarios del Ministerio de Asuntos Territoriales porque éste no los había verificado durante más de un año. Apareció una diferencia notable entre el saldo de acuerdo con los registros contables del Ministerio, y los correspondientes estados bancarios.

Las normas de control interno de la INTOSAI señalan que la restricción del acceso a los recursos y una conciliación periódica de los registros reduce el riesgo de usos no autorizados o pérdidas en la Administración pública, y ayuda a poner en práctica las directrices de gestión.

SISTEMA NACIONAL DE CONTROL

El Sistema Nacional de Control es el conjunto de órganos de control, normas, métodos y procedimientos ―estructurados e integrados funcionalmente― destinados a conducir y desarrollar el ejercicio del control gubernamental en forma descentralizada.

Su actuación comprende las actividades y acciones en los campos administrativo, presupuestal, operativo y financiero de las entidades y alcanza al personal que presta servicios en ellas, independientemente del régimen que las regule (Artículo 12 Ley Nº 27785).

El ejercicio del control gubernamental por el Sistema Nacional de Control en las entidades, se efectúa bajo la autoridad normativa y funcional de la Contraloría General de la Republica, la misma que establece los lineamientos, disposiciones y procedimientos técnicos correspondientes a su proceso, en función a la naturaleza y/o especialización de dichas entidades, las modalidades de control aplicables y los objetivos trazados para su ejecución. Dicha regulación permitirá la evaluación, por los órganos de control, de la gestión de las entidades y sus resultados (Artículo 14 Ley Nº 27785).

CONFORMACION

El Sistema Nacional de Control está conformado por los siguientes órganos de control:

a) La Contraloría General, como ente técnico rector.

b) Todas las unidades orgánicas responsables de la función de control gubernamental de las entidades que se mencionan en el Artículo 3 de la presente Ley, sean éstas de carácter sectorial, regional, institucional o se regulen por cualquier otro ordenamiento organizacional.

c) Las sociedades de auditoria externa independientes, cuando son designadas por la Contraloría General y contratadas, durante un periodo determinado, para realizar servicios de auditoria en las entidades económica, financiera, de sistemas informáticos, de medio ambiente y otros.

ATRIBUCIONES

a) Efectuar la supervisión, vigilancia y verificación de la correcta gestión y utilización de los recursos y bienes del Estado, el cual también comprende supervisar la legalidad de los actos de las instituciones sujetas a control en la ejecución de los lineamientos para una mejor gestión de las finanzas publicas, con prudencia y transparencia fiscal, conforme a los objetivos y planes de las entidades; así como de la ejecución de los presupuestos del Sector Público y de las operaciones de la deuda pública.
b) Formular oportunamente recomendaciones para mejorar la capacidad y eficiencia de las entidades en la toma de sus decisiones y en el manejo de sus recursos, así como los procedimientos y operaciones que emplean en su accionar, a fin de optimizar sus sistemas administrativos, de gestión y de control interno.
c) Impulsar la modernización y el mejoramiento de la gestión pública a través de la optimización de los sistemas de gestión y ejerciendo el control gubernamental con especial énfasis en las áreas criticas sensibles y en los actos de corrupción administrativa.
d) Propugnar la capacitación permanente de los funcionarios y servidores públicos en materias de administración y control gubernamental. Los objetivos de la capacitación estarán orientados a consolidar, actualizar y especializar su formación técnica, profesional y ética. Para dicho efecto, la Contraloría General, a través de la Escuela Nacional de Control, o mediante convenios celebrados con entidades públicas o privadas ejerce un rol tutelar en el desarrollo de programas y eventos de esta naturaleza. Los titulares de las entidades están obligados a disponer que el personal que labora en los sistemas administrativos participe en los eventos de capacitación que organiza la Escuela Nacional de Control, debiendo tales funcionarios y servidores acreditar cada dos años dicha participación. Esta obligación se hace extensiva a las Sociedades de Auditoria que forman parte del Sistema, respecto al personal que empleen para el desarrollo de las auditorías externas.
e) Exigir a los funcionarios y servidores públicos la plena responsabilidad por sus actos en la función que desempeñan, identificando el tipo de responsabilidad incurrida, sea administrativa funcional, civil o penal, y recomendando la adopción de las acciones preventivas y correctivas necesarias para su implementación. Para la adecuada identificación de la falta en que hubieren incurrido funcionarios y servidores públicos, se deberá tener en cuenta las pautas de identificación del deber incumplido, reserva, presunción de licitud, relación causal; las cuales serian desarrolladas por la Contraloría General.
Como resultado de las acciones de control efectuadas, los informes respectivos con el o sustento técnico y legal constituyen pruebas preconstituidas para el inicio de las acciones administrativas y/o legales que sean recomendadas en dichos informes.
En el caso de que los informes generados de una acción de control cuenten con la participación del Ministerio Público y/o la Policía Nacional, no corresponderá abrir investigación policial o indagatoria previa, así como solicitar u ordenar de oficio la actuación de pericias contables.
f) Brindar apoyo técnico al Procurador Público o al representante legal de la entidad, en los casos en que deban iniciarse acciones judiciales derivadas de una acción de control, prestando las facilidades y/o aclaraciones del caso, y alcanzando la documentación probatoria de la responsabilidad incurrida.

Los diversos órganos del Sistema Nacional de Control ejercen estas atribuciones y las que expresamente les señala la Ley Nº 27785 y sus normas reglamentarias (artículo 13 de la Ley Nº 27785); asimismo, ejercen su función de control gubernamental con arreglo a lo establecido en la citada Ley y las disposiciones que emite la Contraloría General para normar sus actividades, obligaciones y responsabilidades, siendo su cumplimiento objeto de supervisión permanente por el ente técnico rector del Sistema (artículo 21 de la Ley Nº 27785).

Las Normas Técnicas de Control Interno emitidas por el Sistema Nacional de Control Interno son:  

- R. C. N° 072-98-CG de 26.JUN.98. Aprueba Normas Técnicas de Control Interno para el Sector Público. Publicada el 02.JUL.98.
  
- R.C. N° 123-2000-CG de 23.JUN.2000. Modifica diversas Normas Técnicas de Control Interno para el Sector Público. Publicada el 01.JUL.2000.

En esta sección se describen los aspectos generales de las normas de control interno para el Sector Público emitidas por la Contraloría General de la República. Se define los conceptos más importantes, objetivos, ámbito de aplicación, características y en general aquellos criterios que serán necesarios utilizar para su emisión e implantación a cargo de las entidades públicas sujetas al Sistema Nacional de Control.

NORMAS TECNICAS DE CONTROL INTERNO EN EL PERU
 
Las Normas de Control Interno para el Sector Público son guías generales dictadas por la Contraloría General de la República, con el objeto de promover una sana administración de los recursos públicos en las entidades en el marco de una adecuada estructura del control interno. Estas normas establecen las pautas básicas y guían el accionar de las entidades del sector público hacia la búsqueda de la efectividad, eficiencia y economía en las operaciones.

Los titulares de cada entidad son responsables de establecer, mantener, revisar y actualizar la estructura de control interno, que debe estar en función a la naturaleza de sus actividades y volumen de operaciones, considerando en todo momento el costo-beneficio de los controles y procedimientos implantados.

Las normas de control interno se fundamentan en principios y prácticas de aceptación general, así como en aquellos criterios y fundamentos que con mayor amplitud se describen en el marco general de la estructura de control interno para el sector público que forma parte de este documento.

OBJETIVOS

Las Normas de Control Interno para el Sector Público tienen los objetivos siguientes:

· servir de marco de referencia en materia de control interno para las prácticas y procedimientos administrativos y financieros;
· orientar la formulación de normas específicas para el funcionamiento de los procesos de gestión e información gerencial en las entidades públicas;
· proteger y conservar los recursos de la entidad, asegurando que las operaciones se efectúen apropiadamente;
· controlar la efectividad y eficiencia de las operaciones realizadas y que éstas se encuentren dentro de los programas y presupuestos autorizados;
· permitir la evaluación posterior de la efectividad, eficiencia y economía de las operaciones, a través de la auditoría interna o externa, reforzando el proceso de respondabilidad institucional; y,
· orientar y unificar la aplicación del control interno en las entidades públicas.  

ÁMBITO DE APLICACIÓN

Las Normas de Control Interno para el Sector Público se aplican en todas las entidades comprendidas dentro del ámbito de competencia del Sistema Nacional de Control, bajo la supervisión de los titulares de las entidades y de los jefes responsables de la administración gubernamental o de los funcionarios que hagan sus veces.

En caso que éstas normas no sean aplicables en determinadas situaciones, será mencionado específicamente en el rubro limitaciones al alcance de cada norma. La Contraloría General de la República establecerá los procedimientos para determinar las excepciones a que hubiere lugar.

Las Normas de Control Interno para el Sector Público no interfieren con las disposiciones establecidas por la legislación, ni limitan las normas dictadas por los sistemas administrativos, así como otras normas que se encuentren vigentes. La aplicación de éstas normas contribuye al fortalecimiento de la estructura de control interno establecida en las entidades.
 
EMISIÓN Y ACTUALIZACIÓN

Es competencia de la Contraloría General de la República, en su calidad de organismo rector del Sistema Nacional de Control la emisión y/o modificación de las normas de control interno aplicables a las entidades del sector publico sujetas a su ámbito.
 
ESTRUCTURA

Las Normas de Control Interno para el Sector Público tienen la siguiente estructura:

· Código: contiene cinco dígitos: los tres primeros indican el área/sub-áreas y, los dos últimos, la numeración correlativa
· Título: es la denominación breve de la norma.
· Sumilla: Es la parte dispositiva de la norma o el enunciado que debe implementarse en cada entidad.
· Comentarios: Es la explicación sintetizada de la norma que describe aquellos criterios que faciliten su implantación en las entidades publicas.
· Limitaciones al alcance: Precisa en los casos que sean aplicables a aquellas entidades eximidas de su cumplimiento, por factores específicos.

CARACTERÍSTICAS

Las Normas de Control Interno para el Sector Público tienen las características siguientes:

· Concordantes con el marco legal vigente, directivas y normas emitidas por los sistemas de presupuesto, tesoro, endeudamiento público y contabilidad gubernamental, así como con otras disposiciones relacionadas con el control interno.
· Compatibles con los principios del control interno, principios de administración y las normas de auditoría gubernamental emitidas por la Contraloría General de la República.
· Sencillas y claras en su presentación y referidas a un asunto específico.
· Flexibles, permiten su adaptación y actualización periódica de acuerdo con las circunstancias, según los avances en la modernización de la administración gubernamental.

AREAS DE LAS NORMAS DE CONTROL INTERNO

Las normas de control interno para el Sector Público se encuentran agrupadas por áreas y sub-áreas. Las áreas de trabajo constituyen zonas donde se agrupan un conjunto de normas relacionadas con criterios afines. Las áreas previstas son las siguientes:

1. Normas generales de control interno
2. Normas de control interno para la administración financiera gubernamental.
3. Normas de control interno para el área de abastecimiento y activos fijos.
4. Normas de control interno para el área de administración de personal
5. Normas de control interno para sistemas computarizados.
6. Normas de control interno para el área de obras públicas.

1. Normas Generales de Control Interno. Comprenden las normas que promueven la existencia de un control interno sólido y efectivo en las entidades públicas, cuya implementación constituye responsabilidad de los niveles de dirección y gerencia en éstas. La combinación de éstas normas establecen el contexto requerido para un control interno apropiado en cada entidad pública.

2. Normas de Control Interno para la Administración Financiera Gubernamental

a) Normas de Control Interno para el Área de Presupuesto - Regulan los aspectos claves del control interno relacionado con el sistema de gestión presupuestaria. Consideran como marco de referencia, la legislación en materia presupuestaria y las directivas emitidas por el órgano rector del sistema.
b) Normas de Control Interno para el Área de Tesorería - Están orientadas a identificar los controles básicos en el proceso de tesorería, a fin de que su aplicación proporcione a la administración financiera gubernamental, seguridad razonable sobre el buen manejo de fondos y valores, asegurando la eficiencia en el logro de objetivos institucionales y minimizando los riesgos en la gestión.
c) Normas de Control Interno para el Área de Endeudamiento Público- Se orientan, básicamente, a cautelar la validez y confiabilidad de la información que administra el endeudamiento público, buscando el procesamiento coordinado de operaciones y acciones administrativas efectuadas en sus diferentes etapas.
d) Normas de Control Interno para el Área de Contabilidad -Están orientadas a lograr que la información financiera sea válida y confiable y elaborada con oportunidad. Tales normas buscan que la contabilidad sea un elemento integrador de las operaciones propias de administración financiera, produciendo reportes y estados financieros apropiados y útiles, tanto para la gerencia, como para otros usuarios.

3. Normas de Control para el Área de Abastecimiento y Activos Fijos - Regulan los aspectos relativos al proceso de abastecimiento, así como respecto a los mecanismos de protección y conservación de activos fijos.

4. Normas de Control para el Área de Administración de Personal -Están referidas a los mecanismos que utilizan las entidades gubernamentales para la administración integral de los recursos humanos, a efecto de lograr eficiencia y productividad en el desempeño funcional de sus servidores.

5. Normas de Control Interno para sistemas computarizados -Se dirigen a promover la eficiencia en la organización, mantenimiento y seguridad de los sistemas computarizados que procesan la información, que requieren las entidades para el desarrollo de sus actividades.

6.Normas de Control Interno para el Área de Obras Públicas -Se refieren a los aspectos relacionados con la ejecución de obras públicas, las mismas que se orientan a promover la eficiencia en las actividades propias del proceso de contratación, ejecución, recepción y liquidación de obras y control de las obras por administración directa.

IMPLEMENTACIÓN DE LAS NORMAS DE CONTROL INTERNO PARA EL SECTOR PÚBLICO

Corresponde al Sistema Nacional de Control formular recomendaciones para mejorar la eficiencia de las entidades en la toma de decisiones y en el manejo de sus recursos, así como los procedimientos y operaciones que utilizan en su accionar, con el fin de optimizar sus sistemas administrativos, de gestión y de control interno.

Todas las normas internas y procedimientos administrativos que se dicten en el sector público, deben ser concordantes con las normas de control interno emitidas por la Contraloría General de la República, conforme a lo dispuesto en el artículo 24º, inciso c) del Decreto Ley 26162, Ley del Sistema Nacional de Control.

El titular de cada entidad debe adoptar las acciones orientadas a la implementación progresiva de las normas de control interno, mediante la aprobación de procedimientos y cualquier otro instrumento normativo.

La Contraloría General de la República, los Organos de Auditoría Interna de las entidades públicas y los auditores externos, deben evaluar el cumplimiento de las normas de control interno para el sector público como parte de su examen, independientemente, de la auto-evaluación que cada entidad debe practicar con determinada periodicidad para identificar aquellas áreas susceptibles de ser mejoradas.

GENERAL DE LA ESTRUCTURA DE CONTROL

Actualmente se cuenta con las siguientes normas técnicas: SECTOR PUBLICO

100 NORMAS GENERALES DE CONTROL INTERNO

En esta sección se presentan las normas de control interno que conjuntamente con el marco general de la estructura de control interno para el sector público, constituyen los criterios y las guías que deben utilizar las entidades del sector público para implantar y fortalecer la estructura de control interno en sus diferentes actividades. Las normas generales han sido redactadas teniendo en cuenta los conceptos modernos que sobre control interno han publicado diversos organismos profesionales y, recogen fundamentalmente, aquellos principios y prácticas sanas de control interno de aplicación general utilizadas para promover la administración eficiente de los recursos públicos.

CONTENIDO

100-01 Objetivos generales del control interno.
100-02 Integridad y Valores éticos.
100-03 Estructura orgánica de la entidad.
100-04 Asignación de autoridad y responsabilidad,
100-05 Segregación de funciones,
100-06 Sistema de autorización y ejecución de operaciones,
100-07 Integración de las operaciones de administración financiera gubernamental.
100-08 Monitoreo de controles internos.
 

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Judith Lizarbe

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