Todo el Business Intelligence

Autor: Emilio Arias

Estrategia y dirección estratégica

05-2006

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TODO EL BUSINESS INTELLIGENCE

Introducción

Todo BI, nació hace ahora un año con el propósito de divulgar y fomentar el conocimiento del Business Intelligence en los países de lengua hispana y, fundamentalmente en España. Un año después, podemos afirmar que estamos en el buen camino pues mes a mes, el Portal atrae a más lectores e interesados. Tanto empresas interesadas en montar sus sistemas BI/DW, como fabricantes y distribuidores de soluciones, hasta profesionales interesados en el tema; todos se dan cita en Todo BI como fuente de información.

En estos meses, hemos asistido a gran número de eventos, jornadas, seminarios y congresos, en algunos de lo cuales hemos tenido la suerte de intervenir, pero me querría quedar con la sponsorización que realizamos del evento más importante sobre Business Intelligence en España: El Forum Business Intelligence 2006, organizado por IIR.

Al crear este informe, hemos realizado un importante esfuerzo para condensar una gran cantidad de información, para todos aquellos que quieran estar al día en las tecnologías Business Intelligence, haciendo gran hincapié en la estrategia y el valor añadido para las compañías como valor fundamental.

Finalmente, quiero agradecer a todos los sponsors de este Informe ( XLCubed, Business Objects, Stratebi, Denodo Technologies, Hyperion, Iteva Solutions, Symtrax), gracias a los cuales, ponemos a vuestra disposición este Informe de forma totalmente gratuita.

Saludos y buen futuro al Business Intelligence,
Emilio Arias - Director Todo BI

2. La inteligencia de Negocio como estrategia competitiva

1. Inteligencia de Negocio y cultura empresarial

En una empresa es necesario tomar decisiones en el día a día (algunas muy estratégicas), que están basadas en información generada en base a datos reales. Generar esa información es la labor de los sistemas de Inteligencia en el Negocio en inglés, Business Intelligence).

Según la Wikipedia:

Llamamos business intelligence (BI) al conjunto de estrategias y herramientas enfocadas a la administración y creación de conocimiento mediante el análisis de datos existentes en una organización o empresa. Este conjunto de herramientas y metodologías tienen en común las siguientes características:

• Accesibilidad a la información. Los datos son la fuente principal de este concepto. Lo primero que deben garantizar este tipo de herramientas y técnicas será el acceso de los usuarios a los datos con independencia de la procedencia de estos.

• Apoyo en la toma de decisiones. Se busca ir más allá en la presentación de la información, de manera que los usuarios tengan acceso a herramientas de análisis que les permitan seleccionar y manipulas sólo aquellos datos que les interesen.

• Orientación al usuario final. Se busca independencia entre los conocimientos técnicos de los usuarios y su capacidad para utilizar estas herramientas.

De acuerdo a su nivel de complejidad se pueden clasificar las soluciones de Business Intelligence en:

XLCubed
Business Intelligence directamente en Excel e Internet

XLCubed – Edición Excel ha sido diseñado para usuarios finales que desean analizar su negocio y producir informes complejos en un entorno familiar como Excel.

Los usuarios necesitan acceso fácil a los datos

Las bases de datos OLAP permiten a los usuarios rápida y fácilmente acceder a sus datos en múltiples niveles, navegar por la información y producir informes de dirección: Cuadros de Mando, Indicadores de Rendimiento, Gráficos de Estado, ...

Los Analistas y Financieros prefieren Excel

Muchos usuarios prefieren Excel. Se sienten cómodos trabajando con hojas de cálculo con una productividad a veces sorprendente con una herramienta que ya conocen. Es familiar, potente y universal.

No es sólo exportar a Excel

XLCubed lleva el almacén de datos (Data Warehouse) directamente donde los usuarios quieren: dentro de Excel. No tendrá que convencer a los usuarios. Ya no tendrá que responder a la pregunta: ¿Dónde está el botón de exportar a Excel esta información?

Excel + OLAP = XLCubed

Los resultados de numerosas encuestas sobre OLAP demuestran que las organizaciones que instalan un complemento completo de análisis de datos en Excel, como XLCubed, obtienen el mayor Retorno de la Inversión.

Haciendo lo complicado fácil

No consiste sólo en elaborar simples informes de filas y columnas. XLCubed le permite realizar análisis complejos enlazando simultáneamente múltiples cubos, integrando con datos externos, y usando las capacidades de formateo y cálculo de Excel. Todo ello hace que cualquier tipo de informe sea posible.

Los Usuarios deben poder compartir

Una vez se elabora el informe, debe poder ser distribuido de forma segura y económica, incluso en Internet.

XLCubed – Edición Web le permite publicar directamente en Internet los informes elaborados con la Edición Excel de forma segura y económica. La Edición Web también incluye funcionalidades para diseñar informes y realizar análisis desde un explorador web.

Los Departamentos de Informática lo prefieren

Publicación sin complicaciones:

- Instalación simple en el Servidor I.I.S.
- Robustas opciones de seguridad.
- Sin necesidad de instalar ActiveX o Java, ni Excel, en el servidor o en el cliente.
- Sin necesitad de que el Departamento de Sistemas escriba los informes.
- Una única versión actualizada de los datos.

Los informes no son suficiente

Un informe responde preguntas, pero también genera nuevas. Con la Edición Web también dispone de amplias capacidades para profundizar en esos números.
No es sólo exportar a Excel.

Resultado – El Dpto. De Sistemas y los Usuarios felices con una Inversión imbatible

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• Consultas e informes simples (Queries y reports)
• Cubos OLAP (On Line Analytic Processing)
• Data Mining o minería de datos. Las empresas suelen recabar información sobre producción, mercados y clientes, pero en realidad el éxito del negocio depende de la visión para intuir cambios o nuevas tendencias. Las aplicaciones de data mining identifican tendencias y comportamientos para extraer información y descubrir las relaciones en bases de datos que revelen comportamientos poco evidentes.

Para que una empresa sea competitiva, las personas que toman las decisiones necesitan acceder rápida y fácilmente a la información de la empresa y esto se realiza por medio del Business Intelligence.

La Inteligencia de Negocios, por tanto, es el proceso de análisis de datos de la empresa para extraer conocimiento de ellos. Con BI se puede, por ejemplo: crear una base de datos de clientes, prever ventas y devoluciones, compartir información entre diferentes departamentos, mejorar el servicio al cliente.

Las áreas más comunes en las son utilizadas son en ventas, marketing, finanzas, manufacturas y producción.

Toda toma de decisiones implica aceptar un riesgo, lo que es indudable es que el objetivo es minimizar ese riesgo. Aquí es donde entran en juego las herramientas de BI. Ellas son las encargadas de transformar los datos corporativos de nuestro sistema de backoffice en información útil para la toma de decisiones empresariales.

Cuando hablamos de BI nos estamos refiriendo al conjunto de metodologías y tecnologías, que se orientan a mejorar la gestión inteligente de la empresa, que permiten a los equipos directivos controlar los negocios.

O dicho de otra forma, “BI es un esfuerzo por captar y analizar los datos de un negocio para comprender los mercados, clientes o proveedores con mayor claridad, para mejorar los procesos de negocio y competir con más efectividad”.

* Tipos de Sistemas de Información:

Los sistemas de información se dividen de acuerdo a la siguiente división:

Sistema Táctico
Sistema Técnico-Operativo
Sistema Global
Sistema Estratégico

• Sistema táctico:

Están diseñados para soportar las tareas de coordinación de actividades y manejo de documentación, definidos para facilitar consultas sobre información almacenada en el sistema, proporcionar informes y, en resumen, facilitar la gestión independiente de la información por parte de los niveles intermedios de la organización.

• Sistema Técnico-Operativo:

Son los que cubren el la parte fundamental de las operaciones tradicionales de captura masiva de datos (data entry) y servicios básicos de tratamiento de datos, con tareas predefinidas (contabilidad, facturación, almacén, presupuesto, personal y otros sistemas administrativos). Son los llamados Sistemas Operacionales. Estos sistemas están evolucionando con la irrupción de alerta automatismos, sistemas multimedia, bases de datos relacionales más avanzadas y datawarehousing.

• Sistema Global

Este nivel de sistemas de información está surgiendo recientemente, y es consecuencia del desarrollo organizacional orientado a un mercado de carácter global, el cual obliga a pensar e implementar sistemas de comunicación más estrechas entre la organización y el mercado (empresa extendida, organización inteligente e integración organizacional), todo esto a partir de la generalización de las redes informáticas de alcance nacional y global (internet), que se convierten ya ‘de facto’, en vehículo de comunicación entre la organización y el mercado.

En este Sistema, no importa dónde esté la organización (intranet), el mercado de la institución (extranet) y el mercado (internet).

• Sistema Estratégico:

Estos sistemas facilitan la labor de la dirección, proporcionándole un soporte básico, en forma de mejor información, para la toma de decisiones. Se caracterizan porque son sistemas sin carga periódica de trabajo, es decir, su utilización no es predecible, al contrario de casos anteriores, cuya utilización es periódica.

El objetivo es generar información que pueda ser trabajada y analizada de forma intuitiva, más o menos en tiempo real, y con la posibilidad de integrar diferentes fuentes de datos para ofrecer una visión global que puede ser compartida y distribuida por todos los departamentos de la empresa.

Aunque este tipo de herramientas llevan existiendo desde hace años, la mayoría han sufrido importantes procesos de reingeniería para permitir el despliegue de sus funcionalidades a través de internet.

La evolución última de estos productos ha hecho que estén preparados para poder generar un portal como acceso a la información desde donde todos los usuarios de la empresa podrán realizar procesos de consulta (query), análisis, informes, gráficos, entre otros. Estamos hablando de un portal, que puede estar totalmente integrado con sistemas de gestión del conocimiento.

De esta forma, la organización podrá crear un modelo común de información que soporte fuentes de datos heterogéneas y múltiples aplicaciones, tanto del interior como del exterior de la organización.

Antes de continuar con el temario vamos a definir una serie de conceptos clave, muy utilizados al hablar de Inteligencia de Negocio y, que a menudo, son usados de manera equivocada, por su similitud:

Analítico: Es el proceso de recoger y analizar datos, tales como el comportamiento de los consumidores o sus patrones de compra; y utilizarla para desarrollar una serie de iniciativas que pueden incluir campañas promocionales o de publicidad. El análisis predictivo ayuda a las compañías a tomar decisiones en base a lo que es más probable que pueda suceder en el futuro, gracias al uso de modelos estadísticos y grandes bases de datos.

Business Intelligence: Es un proceso que implica la utilización de herramientas, tales como software de aplicaciones y metodologías, y que ayudan a los usuarios, mediante su uso a tomar mejores decisiones. Dentro del Business Intelligence se incluye el reporting, query o consulta, análisis, cuadros de mando, scorecards, alertas, etc…

Centros de competencia: Son grupos de personas dentro de una organización que desarrollan las mejores prácticas para un área o actividad determinada. En el caso del Business Intelligence, establecen standards para seleccionar las mejores herramientas, ponerlas a disposición de los usuarios y asesorarles en su correcto uso.

Cuadros de Mando: Los Cuadros de mando condensan grandes volúmenes de información en entornos visuales muy llamativos y prácticos. Mediante el uso de gráficos, mapas y otros recursos visuales se proporciona un entorno muy intuitivo. Consiguen hacer sencillo, complejos modelos de datos, formulas y relaciones entre las variables.

DataWarehouse: Se trata de una gran Base de Datos centralizada que integra datos de varias fuentes dentro de una empresa. El DataWarehouse puede estar distribuido en diferentes plataformas, sistemas, incluso Base de datos. Los datos, generalmente se organizan por criterios tales como ventas, departamentos, fechas, etc…

DataWarehouse: Se trata de una gran Base de Datos centralizada que integra datos de varias fuentes dentro de una empresa. El DataWarehouse puede estar distribuido en diferentes plataformas, sistemas, incluso Base de datos. Los datos, generalmente se organizan por criterios tales como ventas, departamentos, fechas, etc…

Modelización: Se trata de una técnica de análisis que mira los datos del pasado y posibilita a la empresa para predecir lo que ocurrirá en el futuro, en base a una serie de escenarios y condiciones.

OLAP (ONLINE ANALYTICAL PROCESSING): Es un conjunto de tecnologías y aplicaciones de software que permite recoger los datos de la compañía, almacenarlos e indagar sobre ellos de forma rápida e intuitiva. Se trata de crear una ‘capa de negocio’ con lenguaje funcional por encima de estructuras complejas de la Base de Datos.

Reporting: Es un elemento clave de cualquier solución Business Intelligence. Generar informes posibilita a los usuarios observar la marcha del negocio. Los informes deben incluir ratios financieros, datos de ventas, información sobre los clientes, cálculos estadísticos, etc…

Scorecards: Permiten medir el funcionamiento de una compañía mediante la identificación de unas métricas clave (KPI´s, Key Performance Indicators). Los scorecards ayudan en determinar si una compañía esta consiguiendo unos determinados objetivos, si hace progresos o si hay aspectos claramente deficitarios que inciden directamente en el resultado global de la empresa.

2. ¿Cómo manejan la información las empresas hoy en día?

Según apunta Ricardo Sánchez Montoya (Profesor de Cátedra del Departamento Académico de Mercadotecnia del ITESM Campus Monterrey), citando a Geoffrey A. Moore, Director de Chasm Group: “En este nuevo mundo, la información reina…” Vivimos en una época en que la información es la clave para obtener una ventaja competitiva en el mundo de los negocios. Para mantenerse competitiva una empresa, los gerentes y tomadores de decisiones requieren de un acceso rápido y fácil a información útil y valiosa de la empresa. Una forma de solucionar este problema es por medio del uso de Business Intelligence o Inteligencia de Negocios.

En la siguiente imagen de la empresa de estudios Forrester, vemos como un cuadro de mando, puede aportar inteligencia de negocio al departamento de IT.

En ocasiones hemos escuchado hablar de la inteligencia de negocios y no sabemos lo que significa. Mucho se dice acerca de ella, pero pocos saben en realidad lo que ésta puede hacer por su negocio. La idea de este punto es describir de manera sencilla y práctica la forma en que la inteligencia de negocios puede beneficiar a las empresas

Las empresas de hoy en día obtienen, crean y almacenan más datos que nunca. Y, esa información proviene de un a gran variedad de fuentes: clientes, proveedores, partners, consultores, empresas de investigación de mercados, etc… Manejar toda esa información y poder convertirla en información útil para la toma de decisiones se está convirtiendo en una tarea cada vez más complicada. Sin embargo, las potenciales ventajas de utilizar de forma adecuada toda esa información son incluso más grandes, por lo que merece la pena el esfuerzo: mejorar la productividad de los empleados, aumentar el servicio de atención a los clientes, conseguir mayores ingresos, mayor cuota de mercado, etc…

Una encuesta entre más de 1300 directores de Sistemas (CIO) en más de 30 países y hecha pública en Enero de 2005 por Gartner Research, mostraba que los directores de tecnología planeaban aumentar sus inversiones en Business Intelligence en más de un 6% este año. Este mismo estudio señalaba que Business Intelligence era la segunda prioridad para estos ejecutivos detrás de la mejora de las herramientas de seguridad pero muy por delante de cuestiones como dotar de infraestructura móvil a los empleados, gestión de los flujos de trabajo, implementación e integración, ERP, CRM, storage management, etc…

Además, estos directivos creen que de la mejora en la inversión en Business Intelligence se pueden derivar ventajas para la mejora del negocio de la empresa.

Eliminar las islas de información.

Los CIO´s creen que del uso adecuado de soluciones de Inteligencia de negocio se obtienen ventajas significativas en la lucha contra uno de los problemas recurrentes en las grandes empresas con volúmenes enormes de información: la creación de islas de información en donde los datos no son compartidos a lo largo de la empresa.

Una situación muy habitual es que en cada departamento tengan su propio Data Warehouse o Data Mart, con una estructura totalmente diferente al de otros departamentos.

El área comercial, el de recursos humanos, el financiero, el de producción crean sus propias bases de datos y no hay forma de obtener una visión unificada y común de toda la empresa.

En los últimos tiempos la preocupación de las empresas estaba centrada en atesorar gran cantidad de datos de origen diverso. Para poder depositar tal cantidad de datos se crearon los grandes almacenes de datos. Sin embargo, el valor de esos datos no está en ellos mismos, sino en la información que a partir de ellos se pueda generar. Para que esto sea posible es necesario centralizarlos, estructurarlos y contextualizarlos para extraer valor de ellos. La tecnología de BI permite el entendimiento más profundo de los datos en base al análisis.

De esta forma se pueden identificar nuevas oportunidades de negocio o servicios. Transformar los datos en información supone contar con las armas necesarias para tomar mejores decisiones que repercutirán directamente en un ahorro de costes, una mayor rentabilidad y mejores relaciones con los clientes y la cadena de suministro.

Casos reales de la aplicación de la Inteligencia de Negocio:

1) Una cadena de hoteles utiliza aplicaciones de Business Intelligence para recoger estadísticas de la ocupación media de sus habitaciones, así como de las tarifas medias utilizadas. De este modo, desea conocer el ingreso medio que obtiene por cada habitación. También recoge información para cada hotel de su cuota de mercado y de las encuestas realizadas a los clientes, para conocer la posición relativa de ese hotel respecto a los competidores. Estos datos son analizados en tendencias que van desde el día a días, mes a mes, hasta llegar a la evolución anual. De este modo, se tiene una visión clara del funcionamiento de cada hotel, aunque la compañía tenga cientos y éstos se encuentren distribuidos por el mundo.

2) Un Banco consigue establecer una unión entre sus antiguos sistemas abiertos y heredados con los nuevos datos aportados bases de datos departamentales. De este modo es posible identificar quienes son los clientes más rentables de una determinada oficina, y que productos se les puede ofrecer con garantías de obtener ventas cruzadas. Gracias a estas herramientas, el departamento de informática se ve liberado de tener que realizar todas estas tareas y deja que sean los propios usuarios, directores de oficina, los que tomen asuman estas funciones.

3. En busca de mayor competitividad

La inteligencia de negocios trabaja impulsada por un objetivo fundamental: la necesidad de las empresas de aumentar su competitividad. Las tecnologías analíticas destacan lo relevante sobre lo accesorio, permitiendo dedicar recursos en los frentes que exigen las acciones inmediatas para ganar competitividad. Esto es todavía más cierto en los períodos de crisis, cuando las empresas se abstienen de comprar todo aquello que no sea absolutamente imprescindible. Sin embargo, el Business Intelligence lo es.

Las empresas necesitan mejorar su gestión empresarial, hacerla más moderna y competitiva. Una de las formas de hacerlo consiste en aplicar el análisis cuantitativo y cualitativo de los datos, conseguir mecanismos de visualización de los informes, y hacerlo en un plazo lo más corto posible. Esa es la misión del Business Intelligence.

Su constante mejora tecnológica está consiguiendo la mejor y más precisa información avanzada para directivos, comprensible sin necesidad de decodificación previa y sincronizada en su contexto.

Lo logrado hasta ahora por el BI no es poco. De hecho, su progreso sería inimaginable si la tecnología no hubiera alcanzado los actuales niveles de calidad y no sólo en la presentación y la entrega de información personalizada. La industria ha ido progresando en la homogeneización de los metadatos, lo que permite a múltiples usuarios utilizar un lenguaje común, aprovechando la consistencia y la calidad de los datos y sus contenidos para todas las aplicaciones que funcionan en una misma empresa.

En todas las empresas cada departamento acumula diferentes datos: sobre sus clientes, sus inventarios, su producción, sobre la efectividad de las campañas de marketing, información sobre proveedores y socios, además de los datos que se recopilan de la web oficial o los que tienen origen en las operaciones de comercio electrónico.

Aún hoy día, la infraestructura de la información de la mayoría de empresas se basa en sistemas cerrados e independientes que hacen de su integración con el resto de aplicaciones un quebradero de cabeza. Cada departamento cuenta con unos datos y, por lo general, desconoce los que recopilan en otros departamentos, lo cuales probablemente les pueden resultar de extremada utilidad. En consecuencia, cuando finalmente los datos se resumen y están disponibles para los directivos que deben tomar decisiones, la visión que ofrecen de la realidad es parcial e incompleta, al tener su origen en islas aisladas unas de otras.

Las 4 razones por las que las empresas deben utilizar la Inteligencia de Negocio. True BI Believer.

1) Conseguir y mantener una correcta adecuación a las normativas contables y fiscales exigidas. Esto supone tener unos sistemas de información actualizados y que permitan navegar desde los datos agregados hasta la información de detalle.

2) Obtener el verdadero valor de los sistemas ERP. Durante los últimos años, las empresas se han embarcado en la construcción de estos sistemas clave para los negocios. Sin embargo, no se ha aprovechado todo el potencial que su información nos puede proporcionar: Cuentas de resultados, cash-flow, etc…

3) Crear, manejar y monitorizar las métricas fundamentales de la empresa. De este modo, todos los empleados, desde el Director General al último analista, tienen acceso al mismo tipo de información, integrada y actualizada.

4) Mejorar la competitividad. 7 de cada 10 compañías realizarán análisis sobre sus datos de forma diaria o incluso, instantánea en el 2006. Fuente, Gartner.

Decisiones estratégicas, tácticas y operativas:

La actividad de una empresa gira entorno a diferentes tipos de decisiones: estratégicas, tácticas y operativas. En el caso de las decisiones estratégicas, los altos ejecutivos son los responsables de tomarlas, pensando siempre en la dirección de la empresa a largo plazo. Mientras que las decisiones tácticas se centran en la planificación de proyectos y producción, y están en manos de ejecutivos de nivel medio. Y finalmente, los empleados de las unidades de negocio toman las decisiones operativas, aquellas que se centran en las decisiones del día a día.

Cada tipo de decisión exige un nivel distinto de análisis. Así, en el caso de los planificadores estratégicos, quienes se ocupan entre otras cosas de buscar nuevos negocios potenciales o estudiar los beneficios de adquisiciones, necesitan un análisis de datos resumido acerca, por ejemplo, del rendimiento interno de la empresa o la información externa de los competidores. En cambio, los gerentes de nivel medio necesitan profundizar los datos hasta llegar a la estrategia de las ventas y la producción, para poder así elaborar presupuestos, proyecciones de ventas o planes de proyectos y producción. Y en cuanto a los profesionales individuales, ellos analizan los datos transaccionales en tiempo real para comprobar que el rendimiento va según lo previsto, solventar los problemas a corto plazo y aprovechar las oportunidades que van apareciendo.

Los sistemas de BI ofrecen un nivel de acceso a los datos necesarios para los distintos tipos de análisis. A su vez, proporcionan un medio para integrar datos transaccionales en tiempo real para las tomas de decisiones estratégicas y tácticas.

El BI puede mejorar el valor de las proyecciones y planes de medio y largo plazo, gracias a su capacidad de incorporar datos en tiempo real a los modelos de planificación que utilizan los ejecutivos y gerentes de nivel medio.

Pero también mejora las tomas decisiones cotidianas de una empresa, asegurando cada grupo de trabajo acceda a la información necesaria para responder a las preguntas específicas de su tarea.

Todo ello, proporcionando medios necesarios tener una visión apropiada de los datos corporativos que cada grupo necesita, partiendo del hecho que cada departamento responsabiliza de distintos grupos de parámetros y mediciones.

La Inteligencia de Negocio en los diferentes departamentos empresariales

Departamento de ventas y marketing: BI facilita la comprensión de las necesidades del cliente, así como responder a las nuevas oportunidades del mercado. Estas herramientas permiten dirigirse de forma más precisa a segmentos de clientes, desarrollar en tiempo real una relación de marketing personal e incluyen análisis de marketing capaces de medir el impacto de los precios y promociones, así como análisis de patrones de compra para aprovechar oportunidades de ventas de productos asociados.

Desarrollo de productos: Acceder a todos los datos de clientes y del mercado junto con la información básica que los proveedores necesitan para analizar de forma precisa las relaciones entre coste y beneficio de las características y materiales es algo posible gracias al BI.

Operaciones: BI proporciona un mecanismo que permite analizar el rendimiento de cualquier tipo de proceso operativo, ya que comprende desde el control de calidad y la administración de inventarios hasta llegar a la planificación de producción.

El departamento financiero puede acceder a los datos de forma inmediata y en tiempo real, mejorando así sus operaciones, incluyendo los presupuestos, las proyecciones, el control de gestión y la tesorería.

Atención al cliente: Aplicado a este ámbito el BI permite evaluar con exactitud el valor de los segmentos del mercado y de los clientes individuales, además de retener a los clientes más rentables.

Finalmente, aprovechando la integración en línea de proveedores y socios, el BI ofrece niveles nuevos de análisis sobre cuestiones como las nuevas oportunidades de colaboración, entre otras.

A través de una estrategia de BI, la empresa reconoce las nuevas oportunidades, se anticipa a los posibles problemas que pueden aparecer y hace los reajustes necesarios antes de que se convierta en un problema real. Asimismo, las soluciones permiten a los profesionales profundizar en detalle sobre el negocio y evaluar tendencias, relaciones o patrones de forma rápida. En la actualidad, el cliente espera cada vez un nivel de servicio superior y, a menudo, personalizado. Mientras que las empresas tienden a subcontratan a otras para realizar funciones que no son críticas, la tendencia es que los profesionales trabajen más que en el pasado, en menos tiempo y con menos recursos. Paralelamente a esto, la capacidad de tomar y aplicar decisiones de negocio precisas y de forma rápida se ha convertido en una de las claves para que una empresa llegue al éxito.

Según un artículo de Gartner Research publicado recientemente, la falta de conocimiento es la mayor amenaza para las empresas modernas. Para ello, apuntan, «el objetivo del Business Intelligence es eliminar las conjeturas y la ignorancia en los ambientes empresariales, aprovechando los vastos volúmenes de datos cuantitativos que las empresas recolectan todos los días en sus diversas aplicaciones corporativas». Por otro lado, First Analyst Securities considera «cruciales» las herramientas y aplicaciones de Business Intelligence. Y es que según ellos, las empresas con éxito del siglo XXI serán aquellas que capitalicen la riqueza de los datos recogidos por los sistemas de procesamiento de transacciones on line junto con las aplicaciones del comercio electrónico. De este modo, conseguirán fidelizar sus clientes y operar sus negocios de forma más eficaz.

En resumen, las posibilidades que ofrece la Inteligencia de Negocio diferenciarán el éxito del fracaso en la era digital..

4. Utilización de una estrategia Business Intelligence

La Inteligencia de Negocio es una solución natural y progresiva a muchos de los desafíos a los que tienen que hacer frente las empresas de hoy en día. Además de comprobar como funciona la tecnología en esta área, existe otra razón fundamental por la que conviene utilizar BI como prueba piloto en un departamento en concreto: los responsables de los departamentos IT pueden demostrar de forma rápida y fiable la utilidad de estos sistemas y el retorno de la inversión (ROI) que proporcionan. De este modo, les es mucho más fácil el poder conseguir fondos para proyectos de mayor envergadura en el futuro.

Una buena estrategia tiene que hacerse plantear a la empresa en las fases iniciales del proceso los siguientes aspectos::

- La elección de herramientas, ya que será muy útil elegir un vendedor que cuente con un nutrido grupo de integradores o partners y que tenga suficientes referencias en la misma industria.

- También es muy importante buscar una solución que sea escalable, es decir, que permita satisfacer las necesidades de la empresa en el caso de que se produzca un aumento significativo del volumen de información, o se decida ampliar la solución a otros departamentos..

- Será muy importante integrar un grupo de trabajo en el que estén representados tanto el área funcional o de negocio de la empresa, como personas de las empresas vendedoras y partners. Es muy importante que en estas primeras fases queden definidas de forma adecuada las necesidades de los usuarios de negocio, ya que rectificar más tarde supondría grandes costes.

- Se debe solicitar al vendedor que explique detalladamente que tipo de inversiones y gastos a nivel de infraestructuras puede implicar el proyecto..

En cualquier caso, las empresas tienen que ser muy cuidadosas a la hora de abordar un nuevo sistema. En primer lugar, tendrán que elegir un departamento piloto, en el que las ventajas del nuevo sistema se pongan de manifiesto de forma rápida. Un buen ejemplo puede ser el departamento de ventas y marketing, pues suele recoger y almacenar gran cantidad de información de forma no estructura sobre el comportamiento del consumidor y las ventas de cada producto, pero no suele existir un sistema estable para analizar, compartir y distribuir esa información tanto dentro como fuera del departamento.

Se trata de identificar cual es el punto más critico de acceso a la información y empezar ahí. No se trata de de empezar un proceso masivo y que lleve al gigantismo. Se necesita empezar con un pequeño éxito y exportarlo a otros departamentos y áreas. El éxito lleva al éxito. Esto llenará de satisfacción y orgullo a todos los implicados y los usuarios demandarán nuevas funcionalidades.

Como dice Coolidge de AMR Research. “Las empresas, antes de correr, necesitan andar”.

Además esto es muy útil porque nos puede dar una información muy valiosa sobre el ROI que se puede obtener y la cantidad de dinero que se podrá destinar a la compra final de soluciones informáticas.

Lo que suele ocurrir en la mayor parte de los casos, es que las empresas confían en los vendedores y partners para que les hagan estas estimaciones iniciales. Una vez que el sistema está en funcionamiento se intentan identificar unas métricas que pueden servir de referencia para medir el valor del nuevo sistema. Un ejemplo, serían las métricas que nos informan del ahorro de tiempo y de mano de obra que se ha obtenido al poder automatizar algunas tareas que antes se realizaban de forma manual. Sin embargo, también es cierto, que muchos de los beneficios son intangibles y difíciles de medir, salvo que los managers sean muy avezados. Por ejemplo: ¿Cómo se puede medir el valor de la información?,¿La automatización de tareas puede suponer una pérdida de control?

Un ejemplo práctico: Eneco Energy

Eneco Energy, proveedor de gas y electricidad a más de dos millones de empresas y usuarios particulares es una de las tres mayores empresas energéticas de Holanda en términos de ventas y cuota de mercado. Con sede en Rótterdam, opera en cinco divisiones y en sectores diferentes. Una de sus divisiones ENECO Retail sirve a los consumidores particulares y pequeños negocios y tiene como principal objetivo mejorar la retención de los clientes. Por ello, según Ton van den Dungen, manager of business intelligence & control, necesitan saber ‘todo’ sobre el comportamiento de dichos consumidores: Qué clientes les están dejando, cuáles están llegando nuevos, cuáles son los más rentable, etc…

Si se consigue unir toda la información disponible a las métricas más importantes relativas a los clientes se pueden establecer unas alertas que nos anticipen que clientes pueden dejar la compañía y realizar acciones correctoras para evitarlo.

Al mismo tiempo, ENECO Retail quería monitorizar y medir todos los procesos de tipo front-end y back-end que se realizaban en modo de outsourcing.
Un ejemplo de todo ello, era el nivel de satisfacción del cliente que se podía medir a través del número y tipo de llamadas que realizaba al call center.

Se necesitaba conseguir una gran foto de ese nivel de satisfacción y que fuera homogéneo a lo largo de la empresa. “One version of the truth”.

En 2003, ENECO decidió utilizar un sistema Balance Scorecard como base de un sistema CPM (Corporate Performance Manager). También conocido como BPM (Business Performance Manager). El objetivo era manejar la empresa en base a decisiones tomadas según reponsabilidades y tomadas según criterios cuantificables y numéricos. Al mismo tiempo, se tenían que definir una serie de objetivos que permitieran ver el grado de cumplimiento de la estrategia.

Para realizar esto, se preguntó a todos los managers de la empresa cual era la información que realmente necesitaban,
En 2004 se decidió crear un entorno DataWarehouse. Posteriormente fue añadiendo nuevas funcionalidades de reporting, análisis, etc…

Con este enfoque incremental, Eneco Retail consiguió un sistema integrado y único de monitorización de toda su información de Retail y, a comienzos de 2005, ya pudo migrar a un entorno completo de ‘Marketing basado en información’

Tras año y medio, Dungen, considera que se ha hecho un gran trabajo al poder tomar ahora todas las decisiones basadas en datos y cifras, hasta las más difíciles como el nivel de satisfacción de los usuarios.

ENECO tiene ahora una visión completa del comportamiento de sus clientes: qué productos compran, cómo pagan, que otros productos les gustaría comprar, que clientes son los más valiosos, etc…

5. Siete (7) consejos prácticos para iniciar una correcta estrategia de Inteligencia de Negocio.

• Leer y solicitar la información que los propios vendedores ofrecen sobre estrategia. Sus documentos suelen ser muy completos y plagados de ejemplos reales.
• Suscribirse a la información que divulgan por Internet portales como The Data Warehouse Institute, B-EYE Network y Todo BI.
• Conocer y evaluar el mercado de Bi para elegir al vendedor y partner más adecuado a las necesidades de la empresa.
• Acudir al mayor número de seminarios y conferencias sobre Inteligencia de Negocio, en donde se puede conseguir información de primera mano de los intervinientes.
• Leer libros sobre el tema de los grandes gurús de la materia.
• Hacer un grupo de trabajo de alto nivel con el director de la empresa, el director técnico, financiero y comercial para establecer los objetivos generales de la estrategia de la empresa en Business Intelligence.
• Convertir la Inteligencia de Negocio en algo prioritario dentro de la Organización.

3. Los mejores artículos de Todo BI: “1 año de Business Intelligence”

Empecemos ¿Qué es Business Intelligence?

Desafortunadamente, este término no tiene nada que ver con el índice de inteligencia medio de la gente que ocupa los despachos y las salas de reunión ejecutivas en las mejores empresas del mundo. De hecho, la inteligencia de negocio (BI) tiene que ver con los datos y aplicaciones de un negocio para entenderse mejor. Semejante a la inteligencia militar, que procura entender al enemigo, la inteligencia de negocio versa sobre todo alrededor de si mismo. Específicamente, los sistemas de la inteligencia de negocio se basan en crear modelos informáticos de negocio de modo que pueda funcionar más eficientemente.

El almacenamiento de los datos está en la base de los procesos de la inteligencia de negocio. En el mundo de ETL, la inteligencia de negocio se refiere generalmente al espacio entero de los sistemas de la base de datos, del software, del análisis, y de la evaluación del usuario que pretende entender y evaluar un negocio.

Hay generalmente unos o más usos analíticos del software (por ejemplo, Business Objects, Cognos, o Microstrategy ).

Los sistemas del BI se diferencian de sistemas operacionales en que están optimizados para preguntar y divulgar sobre datos. Esto significa típicamente que, en un Datawarehouse, los datos están desnormalizados para apoyar preguntas de alto rendimiento, mientras que los sistemas operacionales generalmente se normalizan completamente para apoyar integridad de referencia y para insertar datos continuamente. Los procesos de ETL que cargan sistemas del BI tienen que traducir del sistema operacional normalizado a desnormalizado. Y, típicamente, tienen fallos severos de funcionamiento debido a que no deben degradar el funcionamiento de los sistemas operacionales, y no deben prohibir el acceso al almacén. Por eso surge el Business Intelligence, basado en nuevas estructuras de análisis, básicamente multidimensional, en contraste con el relacional.

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Emilio Arias

Director de la empresa de consultoría en Business Intelligence, Stratebi Business Solutions y del portal sobre Inteligencia Empresarial, Todo BI.

emilio.ariasarrobastratebi.com