Sistema integrado de gestión organizacional para una ONG de carácter ambiental. Caso de estudio: fundación para el desarrollo sostenible Gestar. Parte II

Autor: Mario Andrés Rodas Arenas

Sostenibilidad y gestión ambiental

05-2006

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4.2.6. GERENCIA INTEGRAL

La gerencia integral[6] es el arte de integrar todas las facetas del manejo de una organización en procura de dirigirse hacia una mayor competitividad.

Para obtener un sistema de gerenciamiento integral es necesario, en un primer nivel, formular una estrategia, para definir a dónde debería ir la organización y cómo alcanzar sus objetivos, la cual se obtiene de responder a tres preguntas:

• ¿Dónde esta la organización?
• ¿A dónde se quiere ir?
• ¿Cómo vamos a alcanzar esos objetivos?

En segundo nivel, es necesario llevar a cabo una organización, definir y delimitar su estructura y sus funciones o competencias; de tal modo que esta organización pueda apoyar o soportar la estrategia de la manera más eficiente. “Las estructuras siguen a las estrategias”[7].

En tercer y último nivel se requiere crear y fomentar una cultura organizacional que permita animar a las personas y dinamice la organización para soportar la estrategia, esta representa un elemento que le da identidad a la organización, la hace diferente a las demás, para ello incluye los valores, las creencias y los comportamientos.

4.2.7. SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN ORGANIZACIONAL. SIGO
Un sistema es concebido como el conjunto de elementos relacionados entre sí, entre los cuales existe cierta cohesión y unidad de propósito. Integrado como la operación que incluye las funciones necesarias para el cumplimiento de un objetivo general. La gestión como el grupo de acciones encaminadas a conseguir o resolver algo. Y organizacional como la reunión de personas en forma asociada.

El Sistema Integrado de Gestión Organizacional (SIGO) conceptualmente hablando es el conjunto de herramientas de la administración relacionadas y cohesionadas entre sí, con el fin de determinar las acciones encaminadas a alcanzar una meta o fin, para el cumplimiento eficaz en lo planeado y eficiente en lo realizado por la organización.

El SIGO es una construcción metodológica de un estadio en una organización como la Fundación para el Desarrollo Sostenible GESTAR, a partir de distintos e importantes aportes de la administración para proveer de herramientas necesarias que contribuyan a el cumplimiento de los objetivos organizacionales de una manera holística en un ambiente ideal de trabajo, donde se fusione sistemáticamente la fundación para la transformación competitiva y responsable en el mercado hacia una gestión ambiental efectiva.

El SIGO define los instrumentos organizacionales agrupados en: personas, ideas, funciones y actividades que hacen parte del proceso administrativo de la Fundación para el Desarrollo Sostenible GESTAR. El proceso se inicia con el propósito de la organización expresado colectiva y participativamente por los miembros de la fundación. Se determina el rol organizacional, además de la comprensión frente al medio en él que ésta se desenvuelve, realizando un diagnóstico estratégico para comprender la situación actual por medio de la identificación de los recursos disponibles y las necesidades reales, así como, las actividades y mecanismos de planeación para lograr un equilibrio entre ambos. Se obtienen y revisan los datos para la realización del análisis situacional de manera sistemática, identificando el impacto de actividades, productos o servicios sobre el ambiente y los diversos grupos de interés como clientes, socios, competidores, comunidad, la organización, etc.; en el presente como hacia el futuro por medio de un pronóstico de hacia dónde nos conduciría el rumbo inicialmente tomado.

En un análisis prospectivo se realiza un acercamiento a las futuras estrategias a ser implantadas, con el establecimiento de prioridades y la selección de alternativas.

Predeterminando el curso a seguir ya sea a corto, mediano o a largo plazo, de una manera remediadora o preventiva por toda la organización; midiendo los posibles resultados comparándolos con los objetivos, para establecer si es realmente el camino que conduzca a la potenciación de los aspectos internos en pos de enfrentar competitivamente el mercado ambiental local.

De igual manera se valida la formulación participativa y concertada de la orientación corporativa, en donde se busca fomentar una conciencia colectiva por medio de una capacitación adecuada para obtener un personal competente, consciente de sus conocimientos, funciones, responsabilidades y de lo que cada uno representa en el esquema global de la fundación, hacia la génesis de una cultura ambiental donde todos se encaminen y dirección en de forma unificada a el desarrollo organizacional en búsqueda de la satisfacción de los objetivos tanto colectivos como individuales de mejoramiento ambiental.

La planeación de los cursos de acción se construirá a partir de las estrategias generadas, por lo cual éstas serán evaluadas y desarrolladas posteriormente en el plan de desarrollo y en el plan operativo cumpliendo los objetivos determinados para lograr que cada nivel administrativo y operativo esté comprometido con cada uno de ellos.

El SIGO reconoce la importancia de generar estructuras organizacionales, no trabajar sobre las existentes, pues las estructuras deben crearse a partir del rumbo, la orientación y el direccionamiento establecido[8]. De esta manera se pretende crear una estructura flexible y versátil, altamente eficiente donde exista la participación, el empoderamiento y se dé un excelente flujo de comunicación e información; todo esto sin desplazar las jerarquías ni permitir el abuso de la autoridad. Una estructura consciente de sus competencias, obligaciones y responsabilidades, con una clara visión de las actividades que cada equipo e individúo debe realizar.

Finalmente el SIGO para poder desarrollar un proceso de mejoramiento organizacional continúo y flexible, vela por la evaluación, acciones correctivas y retroalimentación que garanticen un seguimiento y control sobre todos los aspectos funcionales y organizacionales de la fundación , donde se destaca la importancia de crear un sistema de medición de gestión tanto operacional como ambiental que permita a la fundación y a sus miembros conocer los aspectos ambientales, sociales, económicos, culturales, políticos y tecnológicos que generen insatisfacciones, obstaculicen el cumplimiento de los objetivos y degeneren el funcionamiento; sobre los cuales se debe investigar y desarrollar acciones que permitan prevenir y corregir los mismos.

4.3. MARCO LEGAL

4.4. MARCO HISTÓRICO

5. DISEÑO METODOLÓGICO

5.1. TIPO DE INVESTIGACIÓN

El presente proyecto posee elementos de los tipos de investigación cuantitativa y cualitativa, entre las cuales se encuentran la investigación evaluativa, la investigación de casos y la investigación acción participación.

Las características aportadas por cada tipo de investigación son:

En primer lugar que la investigación evaluativa presenta un análisis de los efectos de una intervención dirigida a la solución de una situación problemática y las interrelaciones entre sus elementos.

La investigación de casos es considerada porque permitió aclarar conceptos, variables y la manera de medirlas que fueron fundamentales en la determinación de la dinámica de la acción y el pensamiento de la fundación para comprender su comportamiento y su desarrollo.

Y finalmente la de acción participación por cuanto condujo a la sistematización de un conocimiento generado en un proceso investigativo donde se involucró tanto el investigador como la comunidad objeto de estudio.

5.2. FASES DE LA INVESTIGACIÓN

5.2.1. IDENTIFICACIÓN DEL PROBLEMA

El ciclo organizacional de la Fundación para el Desarrollo Sostenible GESTAR, demanda un análisis de sus prácticas en el tiempo de vida de la misma. Lo cual exige estudiar los componentes, competencias, procesos y mecanismos internos que puedan facilitar u obstaculizar el desarrollo y la permanencia temporal de la fundación hacia una apropiada gestión ambiental.

Los antecedentes conducen a la necesidad de identificar y establecer la metodología apropiada para elaboración de estrategias, fortalecimiento de la organización y consolidación de una cultura ambiental al interior y exterior de la misma.

5.2.2. REVISIÓN BIBLIOGRÁFICA

Se realizó la supervisión y contextualización de material bibliográfico existente referente a:

• Planes de Desarrollo y Operativo GESTAR. 1999 - 2000
• Manual de funciones organizacional
• Teoría General de la Administración
• Teoría General de Sistemas
• Sistemas de Calidad NTC ISO 9000
• Sistemas de Gestión Ambiental NTC ISO 14000
• Gerencia Integral
• Desarrollo Organizacional
• Planeación y Gerencia Estratégica
• Planeación Prospectiva Estratégica
• Metodología Zopp

5.2.3. ADOPCIÓN DE MODELOS

• Se adopta la planeación estratégica para la fase diagnóstica, direccionamiento y evaluación.
• Se adopta la planeación prospectiva para la elaboración de escenarios.
• Se adopta la metodología Zopp para la construcción de los planes de desarrollo y operativos.
• Se adopta la ISO 14000 para la construcción general del sistema.

5.2.4. ORGANIZACIÓN DE EQUIPOS DIRECTIVOS Y OPERATIVOS

Se conforma un equipo directivo por los investigadores que harán las veces de coordinadores generales del SIGO y el presidente de la fundación.

Se estructuran dos equipos operativos así:

• Formulación: Conformado por 8 miembros de la fundación y direccionado por el presidente. El equipo tuvo como función el estudio y generación de documentos que soporten el sistema de gestión organizacional.
• Concepto: Conformado por 7 miembros de la fundación y direccionado por el vicepresidente. El equipo se encargó de revisar los documentos generados y ofrecer su concepción hacia los mismos.

5.2.5. AMBIENTACIÓN CONTINUA

Se realizó una ambientación en las diferentes instancias de la fundación, con el fin de crear una actitud positiva hacia el trabajo que se buscaba realizar con el personal directivo y todos los miembros por medio de reuniones, conversatorios, correspondencia y carteles en las sedes operativas de la organización.

5.2.6. REALIZACIÓN DE TALLERES

Se realizaron talleres, llamados Sigo en Gestar I, II, III, IV, V y VI (dependiendo de la fase de trabajo) tanto para los equipos operativos como para el resto de la fundación en jornadas de integración y trabajo enfocados al cambio de actitud con el fin de definir el papel de cada actor en la organización, frente a su responsabilidad de desarrollar su propia guía que permitiera potenciar el talento humano corporativo (THC) de la fundación.

5.2.7. ANÁLISIS DETALLADO DE LA ORGANIZACIÓN

Esta fase tuvo por objeto analizar la situación inicial de las instancias clave en el desarrollo de la fundación, así como los procesos y actividades ejercidas al interior de la misma.

Se realizó un análisis de cada una de las siguientes instancias:

Asamblea general de socios
Junta directiva
Dirección administrativa
Departamento de gestión de proyectos
Departamento de desarrollo organizacional
Sistema de información gerencial

5.2.8. PLAN METODOLOGICO

Cuadro No 10. Fases y herramientas metodológicas

6. DESARROLLO DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN ORGANIZACIONAL

6.1. COMPROMISO DE LA GERENCIA

Para obtener los máximos resultados en la administración ambiental de la fundación, la gerencia particularmente la Junta Directiva debe comenzar por creer que los resultados logrados del proceso justifican la inversión de sus esfuerzos personales y por tanto debe estar dispuesta a comprometerse a largo plazo con los procesos de mejoramiento continuo.

En reunión celebrada el 12 de octubre del 2000 se presenta la propuesta “SIGO en GESTAR” la cual es debatida y aprobada a plenitud por la Junta Directiva de la fundación, en la cual se expresa el compromiso e iniciativa para motivar e iniciar con el resto de los miembros el proyecto.

6.2. DIAGNÓSTICO ESTRATÉGICO ORGANIZACIONAL

El diagnóstico estratégico fue el reconocimiento de la condición inicial de la fundación, en el ámbito interno y externo frente a su entorno. Se compuso en una primer instancia de una auditoría organizacional interna y externa, de un análisis situacional o DOFA organizacional y el posicionamiento estratégico y evaluación de acciones PEEA. Todo esto como referencia de la situación de la fundación frente al ambiente, el mercado y a las expectativas de los corporados.

6.2.1. AUDITORÍA ORGANIZACIONAL.

La evaluación del desempeño organizacional, permitió realizar comparaciones con otras ONG’s de carácter ambiental. Esta evaluación se realizó para el ambiente interno y externo de la fundación de forma individual entre los corporados, con el perfil de capacidad interna (PCI) y el perfil de oportunidades y amenazas del medio (POAM), respectivamente.

6.2.1.1. Perfil de Capacidad Interna[12] (PCI)

Fue la identificación de fortalezas y debilidades presentes en la fundación y la evaluación de estas en relación con las oportunidades que le presenta el medio externo. En él se realizó una medición de la capacidad directiva, competitiva, financiera, tecnológica y del talento humano.

Para esto fue necesario preparar toda la información de cada una de las capacidades objeto de análisis y realizar un taller con el equipo de formulación para identificar por medio de una lluvia de ideas las fortalezas y debilidades identificables, agruparlas según la capacidad a calificar y dar prioridad en la escala Alta - Media - Baja. Luego se ponderaron los impactos e interpretó la matriz resultado.

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Mario Andrés Rodas Arenas

Administrador del Medio Ambiente - Universidad Tecnológica de Pereira - UTP.  Especialista en Gestión Ambiental - UTP Universidad Tecnológica de Pereira.  Ha participado en procesos de Planificación Ambiental Regional en la Ecorregión del Eje Cafetero Colombiano.  Ha colaborado en la construcción de esquemas metodológicos para la formulación de los Instrumentos de Planificación Local y Regional, así mismo de mecanismos que apoyen la coordinación y gestión ambiental regional.  Se ha desempeñado como Consultor, Secretario General y Director de la Fundación para el Desarrollo Sostenible GESTAR. 

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