Sistema integrado de gestión organizacional para una ONG de carácter ambiental. Caso de estudio: fundación para el desarrollo sostenible Gestar. Parte I

Autor: Mario Andrés Rodas Arenas

Sostenibilidad y gestión ambiental

05-2006

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PROBLEMA DE INVESTIGACION

1.1. Formulación

¿Es importante un Sistema Integrado de Gestión Organizacional para conocer y diseñar organizaciones más inteligentes, conscientes de su inherente responsabilidad socioambiental, y eficientes en el manejo de recursos para la maximización de oportunidades y minimización de riesgos hacia y del medio ambiente?

1.2. Sistematización

¿Cómo planear la organización?
¿Cómo direccionar y gerenciar la fundación?
¿Qué conceptos, instrumentos y herramientas administrativas deben apropiarse?
¿Cómo proyectar la organización hacia una gestión ambiental competitiva?
¿Bajo qué principios deberá guiarse el pensamiento y la acción ambiental?

2. JUSTIFICACIÓN

Las organizaciones son sistemas sociales, tanto formales como informales, y están constituidas sobre la base de un mutuo interés y satisfacción de necesidades. Como sistema, la organización incorpora la idea de que el medio ambiente esta sujeto a cambios dinámicos y las partes del sistema son interdependientes y están/ sujetas a los cambios de las demás partes.

Quizá no existe actividad humana que sea más importante que administrar[1], debido a que todo administrador, a todo nivel y en toda clase de organización tiene la tarea básica de diseñar, establecer y mantener un entorno en el cual las personas puedan lograr metas de grupo con la menor cantidad de tiempo, dinero, materiales y con las mayores satisfacciones personales y grupales. Con respecto a las interacciones del entorno, resulta claro que el administrador ambiental no puede efectuar su tarea, en forma correcta a menos que comprenda y responda a los diversos elementos del medio ambiente en cualquier organización, a sus amenazas y oportunidades o debilidades y fortalezas de diverso orden.

Dentro de las organizaciones sociales establecidas, ya sean de carácter ambiental, económico, cultural y tecnológico; muchos de los nuevos administradores están comenzando su carrera profesional con la expectativa de cambiar el MODUS OPERANDI de éstas. Consecuentemente, estos profesionales están pugnando porque ocurran actividades de carácter político, social y económico, apoyados por diferentes entes públicos y privados, en pro de fomentar la integración de la dinámica ambiental en el desarrollo local y regional, asesorar procesos de desarrollo ambiental, aplicar eficientemente los diferentes instrumentos de gestión, dinamizar la formación para la gestión ambiental integral y fomentar en todos los sectores de la sociedad una cultura del desarrollo sostenible. Para tal propósito las teorías administrativas de diversa índole, la teoría general de sistemas, la calidad y gestión ambiental proporcionan a las organizaciones un marco para alcanzar una gestión ambiental integral más consistente y confiable. Con la puesta en práctica de un Sistema Integrado de Gestión Organizacional la fundación se hace consciente de todos sus aspectos ambientales y no sólo de los que están regulados por una legislación vigente, es decir, se encuentra diseñado para atender todas las facetas de las operaciones, actividades, productos y servicios que puedan tener impacto en, o interáctuar con, el ambiente.

Dentro del enfoque del Sistema Integrado de Gestión Organizacional se reconoce la manera en la cual una organización afronta su entorno competitivamente sin desligar cada una de sus funciones de manera particular, sino con visión y compresión holística de la misma.

La puesta en marcha del Sistema Integrado de Gestión Organizacional producirá un cambio cultural gradual dentro de la fundación. Esta es una expectativa razonable ya que el sistema requerirá de una percepción creciente, educación, capacitación y ocupación de parte de los individuos para que comprendan y respondan a los aspectos ambientales y competitivos del entorno.

3. OBJETIVOS

3.1. GENERAL

Diseñar un Sistema Integrado de Gestión Organizacional en la Fundación para el Desarrollo Sostenible GESTAR para el cumplimiento de sus obligaciones ambientales, sociales y económicas.

3.2. ESPECÍFICOS

3.2.1. Realizar un diagnóstico estratégico organizacional en la fundación.

3.2.2. Formular un plan de acción ambiental y de direccionamiento organizacional.

3.2.3. Construir un sistema de medición para la gestión operativa y ambiental de la fundación.

3.2.4. Proveer a la fundación de una propuesta del Sistema Integrado de Gestión Organizacional.

4. MARCO DE REFERENCIA

4.1. OBJETO DE ESTUDIO

La fundación es una organización privada de naturaleza civil, sin ánimo de lucro, su razón social es Fundación para el Desarrollo Sostenible GESTAR, esta organización se encuentra conformada por estudiantes y egresados de la Facultad de Ciencias Ambientales de la Universidad Tecnológica de Pereira. Se crea legalmente el 3 de Marzo del 2000 en la ciudad de Pereira por acta de constitución en asamblea general presentando un número total de 41 socios fundadores. Inscrita ante Cámara de Comercio, el día 30 de Marzo del mismo año, bajo el numero 3,149 con el que, y de conformidad con el decreto 2150 de 1995 la Superintendencia de Industria y Comercio otorga autorización de ejercicio y certifica su existencia y representación legal. De igual manera la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales asigna el número de identificación tributaria Nit 816.000.4390-6 y el número de matricula comercial 501474-15.

Como organización el máximo órgano de decisión lo constituye la Asamblea General que es quien aprueba y hace cumplir los estatutos. La Junta Directiva está conformada por los siguientes cargos: presidente, vicepresidente, secretario general, tesorero y representante ejecutivo de los socios. La organización en sus inicios desarrolló talleres de planeación en los cuales se construyeron los estatutos y una presentación corporativa, luego se elaboró la estructura orgánica apoyada en un departamento de desarrollo organizacional, uno de investigación y gestión de proyectos, respaldados ambos por un sistema de información gerencial. En estos talleres se construyeron los manuales de funciones, además de generar las líneas y dinámica de proyectos, se diagnosticó la organización y se generaron los planes de desarrollo y de acción para el año 2000 - 2001.

4.2. MARCO TEÓRICO - CONCEPTUAL.

Como base para el establecimiento de un Sistema Integrado de Gestión Organizacional es necesario conocer los más importantes aportes de las teorías administrativas, la teoría general de sistemas y los sistemas de calidad y de gestión ambiental; de manera que proporcionen un marco de referencia hacia el conocimiento de distintos elementos dentro de las organizaciones tales como: la estructura, las competencias, las personas, la tecnología y el ambiente.

4.2.1. ESCUELA CLÁSICA

Entre los principales aportes de esta escuela se destacan:

Obtener un ambiente de armonía grupal, consolidar la cooperación de los individuos, desarrollar la capacidad plena de todos los individuos en favor del bienestar particular y colectivo, realizar la división de tareas de acuerdo a las fortalezas individuales por medio de la administración del personal, lograr capacitación e investigación dentro del recurso humano para el mejoramiento, sustentar las decisiones en la información y la documentación de tal forma que sobrevivan en la memoria organizacional.

4.2.2. ESCUELA DE LAS CIENCIAS DE LA CONDUCTA Ó ESCUELA DE LAS RELACIONES HUMANAS

Sus principales postulados se basan en:

Establecer el recurso humano como fundamental en la administración de las organizaciones, fomentar y mantener las relaciones entre los individuos para el bien colectivo, realizar la interacción grupal hacia la participación en las decisiones de la organización, considerar los deseos de asociación y superación personal de los individuos, motivar y respaldar en su desempeño a los trabajadores.

4.2.3. ESCUELA CONTEMPORÁNEA Y EL PROCESO ADMINISTRATIVO

En esta corriente se distinguen pensadores que para su doctrina tomaron ideas y aspectos de otras escuelas para alcanzar cierto equilibrio, obteniendo una síntesis de cada una, para lo cual recurrieron a las escuelas clásica y de las relaciones humanas, entre otras. Sus estadios se sintetizan en:

Rescatar la importancia del establecimiento y cumplimiento de los objetivos organizacionales por medio del compromiso colectivo, el proceso administrativo debe poseer un sistema de valores que busque obtener resultados concretos, destacar la importancia de la medición y evaluación del desempeño organizacional y resaltar el papel que cumple la comunicación dentro de las organizaciones.

4.2.4. TEORÍA GENERAL DE SISTEMAS.

La aplicación de la teoría general de sistemas en las organizaciones recibe el nombre de teoría sistémica de organizaciones[2], en la cual se concibe a la organización como un sistema abierto y además como un sistema energético de insumo - resultado, en el cual la energía proveniente del resultado reactiva el sistema. Todos los sistemas sociales, consisten en un patrón de actividades de un número de individuos, si el patrón o paradigma solo se presenta una vez o a intervalos independientes no podría hablarse de organización. El enfoque sistémico hace posible “examinar la estabilidad o recurrencia de las actividades, en relación con el insumo energético del sistema, la transformación de energía dentro del sistema y el producto resultante o resultado energético”[3].

De esta manera podemos entender la organización como un conjunto de elementos, interrelacionados entre sí y con el medio que la rodea. Y así mismo, se puede revelar los aspectos que involucra el concepto de sistema en las organizaciones[4]:

• Un sistema abierto.
• Delimitable hacia afuera.
• Orientada al rendimiento y un fin determinado.
• Una red de subsistemas.
• Orientada a la supervivencia.

De igual manera denotar las características de que apoyan las cuatro funciones claves de un sistema organizacional[5]:

Estabilidad: que permite al sistema integrar a las personas y asegure su funcionamiento por rutinas y reglas.
Adaptabilidad: para que el sistema sea capaz de evolucionar dinámicamente frente al cambio en el entorno.
Eficiencia: por lo cual el sistema atiende su objetivo con el menor esfuerzo posible en comparación con otros sistemas.
Sinergia: para que el sistema global actúe en mayor magnitud que la suma de las partes que lo componen.

4.2.5. SISTEMAS DE CALIDAD Y DE GESTIÓN AMBIENTAL NTC ISO 9000 & ISO 14000.

La ISO 9000 proporciona a las organizaciones proveedoras un medio para demostrar a las organizaciones cliente la consecución de requerimientos de calidad; resalta los logros de una organización proveedora al proporcionar un desempeño general en relación a los objetivos de calidad. Su estructura mezcla actividades de administración, requerimientos de proceso y requerimientos de verificación. Tanto la ISO 9000 como la ISO 14000 incluyen elementos de compromiso y responsabilidad de la dirección, documentación y administración del sistema, auditoria, control operacional y de documentos, capacitación, vigilancia, medición y acción correctiva.

La gestión ambiental es un enfoque sistemático frente al cuidado ambiental en todos los aspectos organizacionales. La implementación de este enfoque normalmente es un proceso voluntario. Sin embargo las organizaciones evalúan los beneficios de la adopción de un manejo ambiental no sólo en términos financieros, sino también los riesgos por no tratar adecuadamente los aspectos ambientales.

Los sistemas de gestión ambiental están enmarcados en las normas de aplicación voluntaria NTC ISO 14000, que permiten realizar una evaluación de todos los sistemas que componen la estructura de la organización, evaluar los productos y/o servicios generados y sistematizar e integrar la protección ambiental en la administración global de la organización con el fin de lograr un cumplimiento consistente en los requerimientos internos y externos.

Los elementos centrales de la norma son:

• Política ambiental, en la cual se expresan públicamente los compromisos adquiridos por la organización, y es a su vez un marco de referencia para definir los objetivos y metas ambientales.
• Planificación, en donde se identifican los aspectos ambientales como los requerimientos legales, y se establece un programa ambiental para cumplir objetivos y metas.
• Implementación y operación, donde se determina “quien hace qué”, se proporciona entrenamiento e información, se realiza control de documentación y operaciones y se define la preparación y respuesta ante emergencias.
• Verificación y acción correctiva, cobija los registros, las monitorías y mediciones así como las auditorias al sistema.
• Revisión por parte de la gerencia, que contempla realizar una supervisión formal e informal al sistema de administración.

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Mario Andrés Rodas Arenas

Administrador del Medio Ambiente - Universidad Tecnológica de Pereira - UTP. Especialista en Gestión Ambiental - UTP Universidad Tecnológica de Pereira. Ha participado en procesos de Planificación Ambiental Regional en la Ecorregión del Eje Cafetero Colombiano. Ha colaborado en la construcción de esquemas metodológicos para la formulación de los Instrumentos de Planificación Local y Regional, así mismo de mecanismos que apoyen la coordinación y gestión ambiental regional. Se ha desempeñado como Consultor, Secretario General y Director de la Fundación para el Desarrollo Sostenible GESTAR.

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