La organización inteligente: una visión holística de la manera como las organizaciones usan la información

Autor: Oscar Fuentes

Gestión del cambio

11-2006

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CAPITULO 1

Se dice que la información es un componente intrínseco de casi todo lo que hace una organización, por esto surge la pregunta: ¿De qué manera las organizaciones usan la información?

Dada la pregunta anterior, en este capítulo se presenta una visión preliminar del marco conceptual que une las principales formas en que una organización usa la información de manera estratégica, y se indican cómo esos procesos están interrelacionados íntimamente y podrían controlarse para crear una “organización inteligente”. Esos procesos son: Percepción, Creación de conocimiento y Toma de decisiones.

En primer lugar, la organización utiliza la información para percibir cambios y desarrollos en su medio ambiente externo. Las dependencias críticas que existen entre una organización y su medio ambiente requieren que aquélla esté siempre alerta respecto a los cambios y las variaciones en sus relaciones externas.

Una tarea decisiva de la dirección es descubrir los cambios más importantes, interpretar su significado y desarrollar propuestas apropiadas.

El objetivo inmediato de la percepción es que los miembros de una organización lleguen a una comprensión compartida de lo que es la organización y qué es lo que está haciendo.

La meta de más largo plazo es garantizar que la misma se adapte y continúe luchando en un medio ambiente dinámico.

El segundo campo de uso estratégico de la información es cuando las organizaciones crean, organizan y procesan información a fin de generar nuevo conocimiento a través del aprendizaje organizacional.

Dicho aprendizaje se logra a través del conocimiento y experiencia de todos los miembros de la organización ya que están dispersos en toda la organización; sin embargo, un obstáculo para el aprendizaje es que las organizaciones consideran difícil desechar su pasado.

El tercer campo de uso estratégico de la información es cuando las organizaciones buscan y evalúan información a fin de tomar decisiones importantes. En teoría, esta selección debe hacerse racionalmente, con base en una información completa sobre los objetivos organizacionales, las opciones factibles, los resultados probables de las mismas y los valores que tales resultados representan para la organización.

I Una visión preliminar de la organización inteligente

Los tres campos de uso de la información – percepción, creación de conocimiento y toma de decisiones – son procesos estrechamente interrelacionados, y que al analizar cómo las tres actividades se imparten energía entre sí, surge un criterio holístico del uso de la información por parte de la organización.

La figura siguiente muestra a la percepción, la creación de conocimiento y la toma de decisiones como tres capas concéntricas de conductas ante la información, donde cada capa interior se basa en la producción de información de la capa exterior. La información fluye del medio ambiente externo y se asimila y enfoca progresivamente para permitir la acción por parte de la organización.

Durante la percepción, el proceso de información principal es la interpretación de noticias y mensajes acerca del medio ambiente. Los miembros tienen que decidir qué información es significativa y a la cual se debe prestar atención, generan explicaciones posibles a partir de experiencias pasadas e intercambian y comentan sus criterios entre sí a fin de llegar a una interpretación común.

Durante la creación de conocimiento, el principal proceso de información es la conversión de la información en conocimiento a través del diálogo y el discurso entre los miembros de la organización a fin de compartir su conocimiento personal.

Durante la toma de decisiones, la actividad clave es el procesamiento y análisis de la información sobre las opciones disponibles, a fin de ver las ventajas y desventajas.

La interpretación, la conversión y el procesamiento son procesos sociales dinámicos que continuamente constituyen y reconstituyen el significado, el conocimiento y la acción.

La organización que es capaz de integrar eficazmente la percepción, la creación de conocimiento y la toma de decisiones se puede describir como una organización inteligente.

Al manejar los recursos y procesos de información, la organización inteligente es capaz de:

• Adaptarse de manera oportuna y eficaz a los cambios en el medio ambiente.
• Comprometerse en un aprendizaje continuo, que incluye desechar suposiciones, normas y estados mentales que ya no son válidos.
• Movilizar el conocimiento y la experiencia de sus miembros para inducir innovación y creatividad.
• Concentrar su comprensión y su conocimiento en una acción razonada y decisiva.

II Percepción

Los miembros de la organización, primero tienen que percibir lo que está sucediendo en su medio ambiente a fin de desarrollar una interpretación compartida que sirva de guía para la acción.

La actividad informativa principal es resolver la ambigüedad de la información sobre el medio ambiente de la organización: ¿qué está sucediendo ahí afuera?, ¿por qué está ocurriendo esto?, ¿qué significa? Esta percepción se hace retrospectivamente, puesto que no podemos percibir sucesos y acciones hasta que hayan ocurrido, por lo tanto miramos hacia atrás en el tiempo para construir su significado.

Una organización percibe su medio ambiente a través de cuatro series de procesos interrelacionados: cambio ecológico, representación, selección y retención.

La percepción comienza cuando ocurre algún cambio o diferencia en el medio ambiente de la organización. Este cambio ecológico requiere que los miembros de la organización traten de comprender tales diferencias y determinen el significado de esos cambios.

Los gerentes reaccionan a la información ambigua sobre el entorno al representar aquel al que se adaptarán. El resultado de esta representación es generar datos en bruto ambiguos sobre variaciones en el entorno, datos que más tarde se convertirán en significado y acción. El proceso de representación segrega posibles ámbitos que la organización podría esclarecer y tomar seriamente, pero hacerlo así depende de lo que suceda en el proceso de selección.

La selección implica la realización de mapas de causas, los cuales explican situaciones anteriores relacionadas con los datos en bruto representados, estos mapas se sobreponen a los datos en bruto presentes para ver si es posible que proporcionen una interpretación razonable de lo ocurrido.

En el proceso de retención, los productos de una percepción satisfactoria se retienen para un uso futuro.

El producto de la percepción de la organización es un medio ambiente representado: “una cadena perceptible de sucesos anteriores almacenados en forma de afirmaciones causales y obligatorias sobre cierta representación o selección presente”.

El proceso de percepción implica que los miembros lleguen colectivamente a cierto consenso sobre qué partes del medio ambiente se deben clasificar como variables y qué conexiones entre cuáles variables son razonables.

Una conclusión del modelo de percepción es que las organizaciones se comportan como sistemas de interpretación:

Las organizaciones deben hacer interpretaciones. La interpretación es el proceso de traducir estos sucesos, desarrollar modelos para comprender o extraer significado y de ensamblar esquemas conceptuales (Weick y Daft, 1983, 74).

III Creación del conocimiento

La creación del conocimiento se logra a través de un descubrimiento de la relación sinérgica entre conocimiento tácito y explícito en la organización, y mediante el diseño de procesos sociales que crean nuevo conocimiento al convertir el conocimiento tácito en explícito.

El conocimiento tácito es conocimiento personal, difícil de formalizar o comunicar a otros. Consiste en conocimientos prácticos, subjetivos e intuiciones que recibe una persona por haber estado inmersa en una actividad durante un largo periodo.

El conocimiento explícito es conocimiento formal, fácil de trasmitir entre individuos y grupo. Se codifica en forma de formulas matemáticas, reglas, especificaciones, etc. Este conocimiento tiene que ser fomentado y cultivado a partir del conocimiento tácito.

Hay 4 modos de conversión del conocimiento:

La socialización es el proceso de adquirir conocimiento tácito a través de compartir experiencias. Así como los aprendices aprenden el oficio de sus maestros por medio de la observación, la imitación y la práctica, los empleados de una empresa aprenden nuevas habilidades mediante la capacitación en el trabajo.

La exteriorización es el proceso de convertir conocimiento tácito en conceptos explícitos mediante el uso de metáforas, analogías o modelos. La exteriorización del conocimiento tácito es la actividad esencial en la creación del conocimiento, y se ve con mayor frecuencia durante la fase de creación de concepto del desarrollo de un nuevo producto.

La combinación es un proceso de crear conocimiento explícito al reunir conocimiento explícito proveniente de cierto número de fuentes. Se puede categorizar, confrontar y clasificar en cierta cantidad de modos la información existente en bases de datos computarizados, para producir nuevo conocimiento explícito.

La interiorización es un proceso de incorporación de conocimiento explícito en conocimiento tácito. La interiorización se facilita si el conocimiento queda capturado en documentos o se trasmite en forma de anécdotas, de modo que los individuos pueden volver a experimentar indirectamente la experiencia de otros.

IV, V, VI RESUMEN TOMA DE DECISIONES

En las organizaciones se presentan por lo general situaciones que nos forzan a tomar decisiones y direccionar nuestra posición; incluso no movernos requiere una decisión por tal motivo el presente apartado nos presenta una serie de herramientas que tienen la finalidad de facilitar la toma de decisiones.

Las decisiones tienen en su naturaleza un grado de riesgo ya que el desplazarse de un estado a otro implica incertidumbre por el desconocimiento de la nueva situación. Para facilitar la toma de decisiones es importante considerar que algunas, deben ser tomadas con prontitud, ya que, el postergar la decisión puede tener un costo mayor que la posibilidad de equivocar el camino.

Para estos casos podemos utilizar tres consideraciones a saber:

• Se aplican rutinas
• Se aplican reglas
• Se aplica heurística

Mediante estos filtros podremos disminuir la incertidumbre inherente a las decisiones precipitadas.

Es importante que adicionalmente consideremos el hecho de las limitaciones del tomador de decisiones que esta cooptado por sus propias capacidades, representan la barrera más importante para la aplicación de su racionalidad seguido de la distorsión externa de la información con que se cuenta.

Los límites racionales que el autor considera son:

• Cognitivo,
• Información
• Valores

Tres aspectos permite el autor al referir la ruta a seguir hacia una organización inteligente estos aspectos son los que se refieren a:

a) Percepción
b) Creación del conocimiento
c) Toma de decisiones

Así damos lugar al ciclo del conocimiento que se explica en el siguiente esquema:

VII. EL CICLO DEL CONOCIMIENTO EN ACCION

Una vez descritos los tres procesos de: percepción, creación del conocimiento, y toma de decisiones se aglutinan para lograr una sostenida actuación por parte de la organización en el caso especifico del grupo de compañías Royal Dutch / Shell. Ya que esta emplea un sistema de aprendizaje de la organización (planeación de escenarios) que ilustra muchas de las propiedades de una organización inteligente. R. D. Shell, es un grupo de compañías con un siglo de existencia, que ha mostrado capacidad de adaptación al prever y reaccionar ante drásticos cambios en sus medios ambientes globales.

A principios de los 70’s, Shell pudo establecer diferencias entre Irán y Arabia Saudita, previendo los déficit que condujeron a la escasez de petróleo en 1973, logrando una escalada en su precio de 2 hasta los 13 dólares por barril en el lapso de un año y medio. De 1973 en adelante la mayor parte de las compañías petroleras creían que la tendencia persistiría. Sin embargo, Shell percibió que la demanda de petróleo estaba sobrestimada y en 1981 Shell pudo liquidar sus reservas sobrantes antes que el exceso de existencias causara el desplome de los precios. Para 1983 al reconocer las presiones demográficas y económicas sobre la Unión Soviética, Shell fue capaz de prever la perestroika y el surgimiento de Gorvachov, quien causaría una profunda reestructuración económica y política.

Arie de Geus, jefe de planeación de Shell, observa que “resultados como estos no suceden automáticamente. Por el contrario, depende de la capacidad de los principales gerentes de una compañía para absorber lo que acontece en el medio ambiente del ramo y para actuar sobre la base de esa información con movimientos adecuados en los negocios”.

Al ser una compañía multinacional con intereses en todo el mundo, Shell afronta la intimidante tarea a medida que intenta percibir su medio ambiente sumamente complejo y ambiguo. Utiliza la planeación de escenarios como un medio de reexaminar la experiencia y elaborar mapas mentales. Un escenario es un relato internamente consecuente de cómo se esta desarrollando el medio ambiente del negocio. Al utilizar múltiples escenarios, es posible percibir una gran cantidad de factores diversos, pero que se intersectan en le medio ambiente. Así, los escenarios se convierten en instrumentos para la percepción de la organización, lo que amplia su visión colectiva de la misma. Sus gerentes están capacitados para prestar atención a los sucesos mundiales, representarse mentalmente lo que podría suceder a continuación y ajustar sus mapas mentales de acuerdo a lo que perciben. Su método de planeación de escenarios desarrollo relatos alternativos acerca del futuro para estimular a sus gerentes a reexaminar conjeturas y” pensar lo impensable.”

Al tratar de construir interpretaciones del medio externo, los planificadores de Shell establecen diferencias entre las variables predeterminadas conocibles e incertidumbres clave inconocibles, proceso que les equivale a representar el medio ambiente. Las var. Predeterminadas son razonablemente pronosticables y fijan límites de escenarios futuros. Las incertidumbres clave son difíciles de pronosticar y tienen altos niveles de ambigüedad, pero también señalan las consecuencias mas graves de la s decisiones tomadas.

Shell ha desarrollado la planeación de escenarios hasta convertirla en un sistema para crear conocimiento que implica tanto la interiorización como la exteriorización del conocimiento. El objetivo de la planeación de escenarios no es pronosticar el futuro, solo revela la naturaleza d la dinámica de las fuerzas motrices que conforman el medio ambiente. El discernimiento sobre estas fuerzas se extrae de datos analíticos futuros y presentimientos intuitivos suaves. Tal conocimiento se hace explicito al entretejerlo para construir escenarios en forma de relatos de cómo estas fuerzas pudieran interactuar para producir resultados.

Dicha conversión de conocimiento explicito en la forma de relatos a conocimiento tácito en la forma de modelos mentales actualizados esta relacionadas con el proceso de interiorización que describieron Nonaka y Takeuchi. Pierre Wack describe el proceso: “los escenarios se refieren a dos mundos: el mundo de los hechos y el mundo de las percepciones. Exploran en busca de hechos pero apuntan hacia las percepciones en el interior de lamente de quienes toman decisiones, su propósito es transformar información en percepciones frescas”.

Para construir escenarios, Shell necesitaba ser capaz de aprovechar los discernimientos y las experiencias personales de sus gerentes, quienes trabajan en diferentes partes del mundo; así sus intereses y conjeturas se combinan para formar unos cuantos escenarios que los gerentes pueden utilizar para profundizar su comprensión y descubrir posibilidades para la acción.

Esta interiorización de nuevos conocimiento extraído del análisis de escenarios indujo a considerar nuevas opciones estratégicas a los gerentes a fin de prepararse para las eventualidades que se pudieran presentar.

Shell desarrollo un sistema de planeación como aprendizaje en el que el discernimiento y el conocimiento obtenido a través de la planeación del escenario fluyen a graves de diversos niveles de la toma de decisión de la organización. El más alto nivel de planeacion global es la responsabilidad de una Comisión de Directores Ejecutivos, donde los directores discuten asuntos globales. El ciclo de planeación colectiva de Shell, comienza con la primera etapa del desarrollo de escenarios para su revisión por parte de la CMD. La segunda etapa es el ciclo de planeación del negocio, donde la CMD dicta pautas a corto plazo que se extraen en parte de los escenarios globales, llamadas premisas, que ayudan a sectores, regiones y países a producir sus planes comerciales y, después, sus presupuestos financieros. La tercera y última etapa es la evaluación, en la que la CMD supervisa y reexamina la puesta en práctica y los objetivos de corto plazo. En el nivel de la compañía operativa se desarrollan escenarios mas concentrados, los cuales se generan con rapidez en talleres de un día de duración , y los crean los propios gerentes, estos son muy estructurados y en ellos se siguen reglas definidas y una rutina de seis pasos: acordar objetivos y propósitos, identificar las variables del negocio mas importantes e inciertas, escribir tramas de relatos, crear escenarios, evaluar las implicaciones para el negocio, ponerse de acuerdo sobre una acción complementaria.

La capacidad de Shell para percibir un sentido estratégico a partir de señales del medio ambiente, y de integrar su aprendizaje con sus procesos de planeación y toma de decisiones, contribuyo a que el grupo se convirtiera en una de las compañías petroleras principales del mundo. Sin embargo, la transición en una organización de aprendizaje fue larga y gradual, sustentada por el impulso de los primeros éxitos del método de planeación de escenarios, y por los esfuerzos perseverantes de unos cuantos individuos que comprendían la percepción y la planeación como parte del continuo aprendizaje de una organización.

CAPITULO 2
COMO LLEGAMOS A SABER: UN MODELO GENERAL DEL USO DE LA INFORMACION

Trazar el mapa de la investigación sobre necesidades y usos de la información.

La búsqueda y el procesamiento de la información es importante para muchos sistemas sociales y actividades humanas, y en la actualidad el análisis de las necesidades y los usos de la información se ha convertido en un componente cada vez mas importante de la investigación en disciplinas tales como: la psicología cognoscitiva, los estudios sobre la comunicación, la difusión de innovaciones, la repercusión de información, los sistemas de información, la toma de decisiones y el aprendizaje de organizaciones.

Pero, lo que se puede rescatar de décadas de investigación sobre búsqueda humana de información, sobre los objetivos y las hipótesis que han servido de marco a la investigación en el pasado y sus principales resultados, se muestran algunos estudios importantes sobre necesidades y usos de la información a lo largo de dos ejes que indican la orientación y el alcance de la investigación. Los estudios están clasificados en grupos que se representan por círculos negros, donde su tamaño indica la cantidad de estudios en cada grupo.

El eje horizontal del mapa indica la orientación de la investigación, hacia el sistema hasta ser orientado hacia el usuario, una orientación hacia el sistema considera la información como una entidad externa, objetiva, que tiene una realidad propia basada en un contenido, que es independiente de los usuarios o los sistema sociales. La información existe a priori, y la tarea del usuario es localizar y extraer la que desea. Cada documento o registro contiene información sobre algo, y ese algo puede determinarse objetivamente. De hecho esta especificación permite representar, organizar y almacenar información. Por lo tanto la investigación orientada hacia el sistema ha examinado como fluye la información a través de estos sistemas sociales, y como las herramientas y los servicios pueden desarrollarse para amplificar el acceso a la información y aumentar la posibilidad de compartirla.

Una orientación hacia el usuario, considera la información como una construcción subjetiva que se crea en las mentes de los usurarios. Mientras un documento o registro se puede definir o representar como que trata sobre algo o sobre algún tema, el usuario envuelve este contenido objetivo en una interpretación, de modo que la información que se halla dentro resulta significativa, y es este paquete combinado de contenido mas interpretación lo que los usuarios encuentran valioso y utilizable.

Así el valor de la información reside en la relación que el usuario construye entre si mismo y un fragmento dado de información.

Por ello la información solo es útil cuando el usuario ha encontrado significado en esta, y al mismo fragmento de infamación objetiva se le pueden dar significados subjetivos muy diferentes por parte de diferentes individuos., también examina las necesidades y preferencias cognoscitivas y psicológicas del individuo y como afectan la búsqueda de información y los patrones de comunicación de la misma.

El eje vertical del mapa indica el alcance de la investigación, que puede fluctuar desde ser dirigido hacia la tarea, hasta ser integradora. La investigación dirigida hacia una tarea se centra en actividades y conductas particulares que constituyen el propio proceso de búsqueda de información. Los objetivos comunes de la investigación son identificar las fuentes de información internas y externas que se seleccionan y usan intensivamente por grupos específicos de personas, o examinar los modos formales e informales de compartir y comunicar la información dentro de profesiones y organizaciones definidas.

La investigación integradora, abarca todo el proceso de búsqueda y uso de la información. Su alcance incluye comprender la situación o el contexto que conduce al reconocimiento de la necesidad de información, examinar las actividades de búsqueda o recuperación y analizar el uso de información para la solución de problemas, toma de decisiones o percepción. La hipótesis es que el estudio de la búsqueda de información se debe extender en un análisis del por qué surgen las necesidades de información y como se perciben, representar, definen y experimentan las necesidades, también importa de que manera se utiliza la información obtenida, para comprender como ayuda al usuario y para evaluar los resultados de su utilización incluidos su impacto, beneficios y contribución a cierta medida de eficacia o desempeño. Esta investigación considera la búsqueda de información como un proceso dinámico, constante, que esta constituido tanto por las acciones como por las necesidades del individuo y por las características sociales y físicas del medio ambiente en las que este recopila y usa la información. El objetivo es desarrollar teorías mas cabales sobre la búsqueda y el uso de la información por parte de los seres humanos.

Estudios dirigidos hacia una tarea, centrados en un sistema

Estos estudios se han situado en el cuadrante inferior izquierdo del mapa. Muchos de estos estudios se interesaban principalmente en los atributos objetivos de las fuentes, canales y sistemas de información que grupos de usuarios particulares utilizan a fin de obtener la información que requieren para la investigación científica o la solución de problemas.

Estudios integradores, centrados en el sistema

Estos se han situado en el cuadrante superior izquierdo del mapa. Se centran en fuentes, sistemas y servicios de información, muchos de ellos también extienden su alcance para abarcar el contexto más amplio del ambiente de trabajo o de organización de los usuarios, preferencias personales y situaciones del uso de la información. Su objetivo fundamental era comprender las necesidades de información del personal que trabaja en departamentos de servicios de asistencia social y diseñar servicios de información que satisficiera del mejor modo esas necesidades. El modelo general propuesto de búsqueda y recuperación de información consistía en siete sucesos importantes: 1 El usuario tiene un problema que necesita resolver. 2 El usuario trata de resolver el problema al formular una pregunta y dar inicio a una interacción con un sistema de información. 3 Interacción de una indagación previa con un encuestador, intermediario humano o computarizado. 4 Formulación de una indagación. 5 Actividad de indagación e interacciones. 6 Entrega de respuestas al usuario. 7 Evaluación de respuestas por el usuario.

Estudios dirigidos hacia una tarea, centrados en el usuario

Estos se han situado en el cuadrante superior derecho del mapa. La variación en la observación, selección e interpretación entre diferentes científicos lo que permitió que la ciencia progresara.

Identificando tres estilos: clínico (analiza la lógica interna científica u objetiva de un asunto), académico (centrado en la lógica interna de los asuntos), defensa (tendían a ignorar la lógica interna pero atendían principalmente consideraciones políticas).

Estudios integradores, centrados en el usuario

Estudios que representan el desarrollo reciente y se han situado en el cuadrante superior derecho del mapa. Belkin hizo un llamado oportuno a examinar la búsqueda de información desde el punto de vista del usuario. Es decir, personas en situaciones problemáticas que buscan deficiencias de su experiencia con la información en su estado de conocimiento “pueden ser de tipo como lagunas o carencias, incertidumbre o incoherencia”, cuyo único rasgo común es un error percibido. La hipótesis del ASK (Anomalus State of Knowledge), implica que quienes buscan información, a menudo son incapaces reespecificar sus necesidades puesto que no pueden expresar con facilidad lo que no conocen o lo que les falta, así mismo, sugiere que el sistema de información debe estar diseñado para ayudar a lo9s usuarios a descubrir y representar sus conocimiento de una situación problemática, en especial las anomalías que impiden la especificación de la necesidad. Las necesidades personales pueden ser filosóficas, afectivas o cognoscitivas. El medio del trabajo influye en los papeles que desempeñan el trabajo y las necesidades personales, y tiene dimensiones socioculturales, político-económicas y físicas.

II - Hacia un modelo con múltiples perspectivas del uso de la información

Es necesario tomar en cuenta la ínter disciplina y vincular campos afines, o sea en una empresa se interrelacionan varias áreas como la mercadotecnia, contabilidad, producción, etc., ya que esa diversidad da una perspectiva unificadora, dando una coherencia hacia lo que se busca y el uso que se le de a la información.

El autor nos muestra un modelo general para el uso de la información y debe abarcar la totalidad de la experiencia humana en la búsqueda de la información, para ello es importante tomar en cuenta: los pensamientos, las emociones, las acciones y el medio ambiente, tomando como punto de partida que las personas debe ser sensibles ante estas elementos y cognoscentes, para la búsqueda y el uso de la información, se debe construir un proceso dinámico que se extiende a través del tiempo y el espacio, ya que el tiempo va determinar el peso y uso de la información y el espacio se toma en cuenta (ejemplo, organización, empresa, país,) para determinar la información mas pertinente y el uso que se le de, con el fin de obtener un orden al desenredar las capas cognoscitivas afectivas y situacionales (medio ambiente) que envuelven la búsqueda y el uso de la información.

En las tres subsecciones siguientes (III, IV y V) se va desarrollar el modelo de búsqueda y uso de la información, las tres desarrollan y con tribuyen a la comprensión de la experiencia humana de la búsqueda y uso de la información, cada perspectiva aporta su propia luz sobre la acción y acción en las principales etapas de conducta en lo concerniente al uso de la información: necesidades, búsqueda y uso.

III - Las dimensiones cognoscitivas, afectivas y situacionales del uso de la información

La información se construye en los pensamientos y sentimientos de los usuarios , y se despliega en medio del trabajo y de la vida, cuyas condiciones determinan el uso y la utilidad de la información.

1.- Necesidades cognoscitivas en la búsqueda y el uso de la información

Como hemos mencionado la información se construye en la mente del individuo, el estudio del uso de la misma debe incluir un análisis de la manera como el ser humano reconoce una incapacidad para actuar o comprender una situación debido a la falta de información, y así procede a buscar para cubrir su carencia.

Así Derbin desarrolla un modelo de percepción, donde la persona se traslada a través del tiempo y el espacio , dando pasos a través de experiencias, esa metáfora de percepción, tomando en cuenta la repetición de una acción pasada ya que es nuevo porque tiene lugar en un nuevo momento en el espacio y tiempo. El movimiento es acompañado por una persona que continuamente percibe sus acciones y el medio ambiente para construir un nuevo significado. La esencia del método de percepción es comprender como el individuo define una situación de laguna cognoscitiva e intenta tender un puente sobre ella, es como se hacen una serie de estudios sobre el método de percepción y sus estrategias para la superación de lagunas que explican mejor la conducta individual sobre la información, los factores tales como características del sistema, contenido del mensaje o características demográficas estadísticas de los usuarios. Los estudios realizados a través de 2 décadas y mas de 40 estudios se define como los modos en que las personas perciben sus lagunas cognoscitivas y la forma en la que desean ayuda, así se codifican en categorías universales que son aplicables a diferentes usuarios de la información y son:

Se desarrolla una segunda categoría para relacionar estas preguntas de superación de lagunas, con la determinación del tiempo y la ubicación de sucesos, la comprensión de causas, la proyección de resultados y la identificación de características de uno mismo, los demás sucesos y objetos y por ultimo surge una tercera categoría que ayuda a generar ideas, se muestra en el siguiente cuadro.

Esta categoría es la forma en el que el individuo percibe una laguna y su adecuado factor de predicción de la forma en la cual va a superar la laguna y deseara la información para ayudarse.

2.-Rreacciones afectivas en la búsqueda de información

Las necesidades cognoscitivas están envueltas en reacciones afectivas, hay estudios donde se afirma que los usos de l información reconoce que las necesidades de información son de origen afectivo y cognoscitivo, así la búsqueda de la información es acompañada por los estados emotivos; Kuhlthau postulo que el proceso de búsqueda de información consta de seis etapas, cada etapa del proceso de búsqueda se caracteriza por la conducta del usuario en los tres campos de la experiencia: el afectivo (sentimientos), el cognoscitivo (pensamientos) y el físico (la acción), en las seis categoría centra los tres campos y a continuación se resumen en el siguiente cuadro:

La incertidumbre es un estado cognoscitivo que por lo general causa síntomas afectivos de ansiedad y falta de confianza, a medida que el conocimiento muestra pasos a pensamientos mas enfocados, se observa un cambio paralelo a en los sentimientos, de mayor confianza, esto se conoce como principio de incertidumbre. La laguna cognoscitiva o incertidumbre se impulsa en el proceso de búsqueda que son acompañados por estados emotivos arriba descritos, en las primeras etapa se presenta incertidumbre conforme avanza nuestra búsqueda se va creando mayor confianza pero es preciso no entrara en información redundante, la información única es nueva y amplia el conocimiento, pero es posible que no se ajuste a la construcción intelectual, así se cae nuevamente en la incertidumbre, por ello es preciso tener la información necesaria para no caer en el tedio, una vez que se delimitan fronteras y se tiene la información necesaria nuevamente se recobra la confianza y al termino de la búsqueda se tiene una satisfacción sobre lo obtenido o bien la desconfianza si no tenemos los resultados esperados. Se construye un significado, se enfocan a la búsqueda y equilibran la información, controlan las disposiciones de animo y expectativas e intensifican el interés personal en la búsqueda.

3.-Dimensiones situacionales de las necesidades y los usos de la información

La conducta respecto a la información se puede definir como la suma de las actividades por las cuales la información se vuelve útil, es como Taylor lo llama “medio para el uso de la información” que consiste en :

a) Afectan el flujo y el uso de mensajes de información hacia el interior de cualquier entidad (dentro y fuera)
b) Determinan los criterios mediante los cuales se juzgara el valor de los mensajes de información..

Taylor agrupa 4 categorías para los medios y el uso de información ver el siguiente cuadro:

Se desarrolla en el medio ambiente para el uso de la información y consiste en los grupos de personas que se agrupan en: los profesionistas comparten conjeturas similares dependiendo su profesión y depende de su experiencia y/o educación la forma en como perciben , los empresarios campesinos , (pequeños empresarios) dependiendo su clase en el sector y el medio ambiente donde se desarrolle van a usar los tipos de información; grupos de interés social (consumidores, ciudadanos, grupos de acción política), en el cuadro no se menciona específicamente ya que para cada grupo va tener su problema muy particular que va a cambiar dependiendo el grupo que se trate en su medio ambiente especifico con su solución muy particular y por ultimo grupos socioeconómicos especiales (los que carecen de información, los ancianos, los incapacitados, etc.) ya que dependiendo la dimensión del problema se va a determinar el criterio a seguir normalmente se desarrolla en el medio ambiente por la experiencia y sus características se prevén para resolver el problema. Su clasificación de cuatro grupos es como se van a comportar y va a ser en un medio especial para cada grupo con sus respectivos problemas y su única solución.

IV - Conductas en la búsqueda y el uso de la información

El proceso humano y social donde la información se vuelve útil para cada individuo o grupo, es como se va a comportar en cada uno de ellos y son:

Organización: Se usa la información de manera estratégica para construir significados, forma de conocimiento, toma de decisiones , es como se va a usar pero aquí interviene los individuos para la construcción, la forma y la toma de decisiones.

Individuos: Nos enfocamos más hacia el individuo para que mas adelante se entienda el abordo a la organización: Se considera el uso de la información como los mensajes de selección individuales sobre los que hay que actuar a partir del cuerpo de mayor información que se encuentre durante la búsqueda, esa búsqueda se da en tres etapas:

• Reconocer la necesidad de buscar esa información
• Conduce a la búsqueda de información
• El uso de esa información

1.- Necesidades de información

La necesidad en la búsqueda de información es esa laguna cognoscitiva que se tiene esto es el reconocer las deficiencias que tenemos como seres humanos y esa búsqueda de satisfacer las necesidades cognoscitivas a través de los sentimientos y las emociones, esas necesidades si no se detectan a tiempo crecen, se desarrollan con el paso del tiempo lo importante es aceptar e intentar comprender y definir el problema, limitar sus fronteras clasificando conceptos y entidades claves.

Taylor sugiere que los seres humanos experimentan cuatro niveles de necesidades de información y son:

Necesidad visceral: vaga, hay una laguna, descontento.

Necesidad Consciente: La persona desarrolla una descripción mental del área indecisa.

Necesidad Formalizada: el sujeto es capaz de construir una declaración calificada racional de la necesidad de información, expresada.

Necesidad Comprometida: sustenta y refuerza, ciencia información, Publicaciones bibliografía.

2.- Búsqueda de información

Para la búsqueda de información cada uno de nosotros buscaría de un modo un tanto diferente, según nuestro conocimiento sobre las fuentes, experiencias pasadas, preferencias personales, etc., ya hemos visto como Kuhthau del proceso de búsqueda dio seis etapas y Marchionini nos da ocho subprocesos, Ellis nos muestra un modelo que describe como genéricas ocho categorías de actividades para la búsqueda de información y son:

-Inicio: Identificar fuentes de interés con puntos de partida
-Vinculación: Se toma de dos puntos: ATRÁS es de una fuente inicial, ADELANTE identifica y prosigue en otras fuentes que remite documento inicial
-Examen Superficial: Actividades que se han agrupado es semidirigida en áreas de posible interés.
-Diferenciación: El individuo filtra y selecciona entre fuentes exploradas al advertir diferencias de naturaleza y calidad de información.
-Supervisión: Tener al día sucesos de modo regular las fuentes
-Extracción: trabajar con fuentes para identificar temas de interés
-Verificación: Para lograr verificar la ausencia de errores
-Terminación. Fin del la búsqueda.

Se basa en estudios realizados entre académicos e investigadores, también se puede aplicar a subseries de las categorías de conductas en la búsqueda de información a otros grupos de usuarios.

3.- El uso de la información

Para desarrollar el modelo, se considera el uso de la información como el individuo que hace una selección de mensajes, sobre lo que el individuo percibe, si hay cierta relación significativa entre el contenido del mensaje y la tarea o problema que tiene a mano. El resultado del uso de la información es una variación en el estado de conocimiento o capacidad para actuar del individuo, así el uso de la información implica, por lo general, la selección y el procesamiento de información a fin de responder a una pregunta, solucionar un problema, tomar una decisión, negociar una posición o comprender una situación.

El criterio se toma no como propiedad objetiva ya que interviene los pensamientos y sentimientos humanos, desde esa perspectiva se dice que la pertinencia es: subjetiva, cognoscitiva, situacional, multidimensional (muchos factores), dinámica (varia a través del tiempo), y mesurable (es observable en una sola ubicación en el tiempo). Algunos autores manejan la pertinencia para indicar la capacidad de un detalle de información de ir más allá de la relación del tema. Taylor propone una taxonomia de ocho tipos de usos de la información, generadas por la necesidad de información que perciben los usuarios en situaciones particulares y son:

1-Esclarecimiento: La información se usa para desarrollar un contexto o para percibir una situación. Se utiliza para responder preguntas
2-Comprensión del problema: La información se usa de un modo mas especifico que en el esclarecimiento.
3-Instrumental: Se usa la información de modo que el individuo sepa que hacer y como
4-Objetiva: La información se usa para determinar hechos y fenómenos, para describir la realidad
5-Confirmación: La información se usa para verificar otra información
6-Proyectiva: La información se usa para predecir
7-Motivacional: La información se usa crear compromiso en las personas
8-Personal O Política: Se usa la información para desarrollar relaciones, mejorar la posición, la reputación y la satisfacción personal

Entre los elementos mas importantes que influyen en el uso de la información se hallan las actitudes del individuo hacia la información y su búsqueda, que son los resultados de la educación, la capacitación, la experiencia previa, las preferencias personales, etc.. Se sabe que el hombre por naturaleza se inclina a decisiones rápidas que reducen la incertidumbre, pero luchan por comprender con claridad para tomar una buena decisión por eso se establece un orden, se hallan actitudes y disfrutan el desafío.

V- Parte referente al uso de la información (al final)

En general se presentan las propuestas de tres autores sobre tres aspectos relacionados con el modelo general de el uso de la información dicho esquema da lugar a una matriz con nueve campos que alojan como ya hemos mencionado los criterios enunciados por cada uno de los autores ver esquema….

Es importante mencionar que al final de cada ciclo de uso de la información nos encontramos en un nuevo estado de decisión por lo que el ciclo se reinicia de manera continua y reiterada

CAPITULO 3
EL MANEJO DE LA AMBIGÜEDAD: LAS ORGANIZACIONES COMO COMUNIDADES.

I.- La naturaleza de la percepción por parte de la organización

• La percepción se basa en la construcción de la identidad - Es necesaria para que el individuo mantenga una concepción consistente de si mismo y con frecuencia se inicia cuando este deja de confirmar la identidad de si mismo. El medio ambiente es como un espejo en el que las personas se proyectan a si mismas y observan las consecuencias a fin de aprender sobre sus identidades

• La percepción es retrospectiva - El individuo que realiza la percepción presta atención a sucesos que ya han tenido lugar. Lo hace así desde un punto especifico en el tiempo, de modo de que lo que está ocurriendo en ese momento afectara lo que es probable que se advierta cuando lanza su mirada hacia atrás.

• La percepción es representativa - Con frecuencia el personal de las organizaciones reproduce parte del medio ambiente en donde se desenvuelve. Un modo en que las personas hacen una representación es descomponer flujos de experiencias en paquetes que después clasifican en categorías. Al agrupar las experiencias las personas dotan a los objetos y a los sucesos con valor cognoscitivo en sus mentes, proporcionando así la materia prima para la percepción.

• La percepción es social - Toda percepción se hace en grupos sociales de más de un individuo. Incluso cuando una persona parece estar sola, su percepción toma en consideración las reacciones de otras que no están presentes físicamente, pero quienes serán afectadas o cuyas reacciones resultaran importantes.

• La percepción es constante - Nunca comienza o se detiene, sino que es continua es el flujo de actividades y proyectos que constituyen la vida de la organización.

• La percepción se concentra en las indicaciones extraídas - Constituyen puntos de referencia o puntos de partida desde los cuales se pueden vincular y relacionar ideas con redes de significado. La extracción de indicadores es el resultado de explorar, buscar o advertir.

• La percepción es impulsada por la plausibilidad, antes que por la exactitud - La gente se comporta pragmáticamente cuando tiene lugar la percepción, y favorece la plausibilidad por encima de la exactitud cuando construye descripciones de lo que esta sucediendo.

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Oscar Fuentes

conquistador97arrobahotmail.com

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