Control eficaz de la gestión de una empresa cooperativa de servicios múltiples

Autor: Domingo Hernández Celis

Auditoria y control interno

23-03-2007

La presente investigación intitulada: “CONTROL EFICAZ DE LA GESTION DE UNA EMPRESA COOPERATIVA DE SERVICIOS MÚLTIPLES”, tiene como objetivo demostrar que el control eficaz se constituye en un instrumento que ayuda a la optimización de la gestión integral de las empresas cooperativas de servicios múltiples.

INTRODUCCIÓN

Esta investigación es importante para las empresas cooperativas en particular y en general para las micro, pequeñas y medianas empresas, porque valora su actuación en el mercado, muestra su gestión institucional y la influencia del control realizado por sus órganos respectivos en la optimización de la planeación, organización, dirección, coordinación.

Para el desarrollo de este trabajo se ha aplicado la metodología, las técnicas e instrumentos necesarios para una adecuada investigación, en el marco de las normas de la Escuela de Post-Grado de nuestra Universidad Nacional Federico Villarreal.

Para llegar contrastar la hipótesis planteada, hemos desarrollado el trabajo de investigación en los siguientes capítulos:

CAPITULO I.- El mismo que contiene el detalle del planteamiento metodológico aplicado y que constituye la base del trabajo de investigación: problemas, justificación, objetivos, hipótesis, variables, metodología, población, muestra y técnicas e instrumentos.

CAPITULO II.- Contiene el marco teórico de la investigación. Específicamente se refiere a los antecedentes relacionados con la investigación, la filosofía, doctrina e historia de las cooperativas, las experiencias de otros países, el aspecto legal de las cooperativas de servicios múltiples; las bases administrativa, contable, financiera, económica, patrimonial, tributaria, así como definición de términos relacionados con la investigación.

CAPITULO III.- Está referido a la evaluación integral de la gestión y el control interno institucional en el marco del control eficaz. La evaluación realizada comprende el área organizativa, recursos humanos, servicios cooperativos, presupuesto, finanzas, contabilidad, tributos y cómputo.

CAPITULO IV.- En esta parte se presentan el análisis e interpretación de los resultados de la investigación realizada; así como la contrastación y verificación de la hipótesis como punto culminante de nuestra trabajo.

Finalmente se presentan la Conclusión general, las conclusiones parciales, las recomendaciones, bibliografía y la evidencia suficiente, competente y relevante a través de los Anexos del trabajo.

CAPITULO I

PLANTEAMIENTO METODOLOGICO

1.1. DESCRIPCIÓN DEL TRABAJO DE INVESTIGACION

En este trabajo hemos investigado todos los aspectos relacionados con la planificación, desarrollo, seguimiento y resultados del control aplicado en las cooperativas de servicios múltiples en el desarrollo de su gestión.

En el contexto del control interno hemos podido identificar los planes, programas y evaluaciones ejecutadas por el Consejo de Vigilancia y la Auditoria interna como parte de sus actividades normativas internas.

En el contexto del control externo, hemos identificado las instituciones que realizan esta labor de acuerdo con su Ley Orgánica (CONASEV, SUNAT, ESSALUD, Ministerio de Trabajo), las actividades que llevan a cabo y la aplicación de los resultados obtenidos en la gestión institucional.

1.2. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA

1.2.1. DESCRIPCIÓN DE LA REALIDAD PROBLEMÁTICA.

La investigación aplicada a las cooperativas de servicios múltiples en el Perú nos ha permitido evidenciar varias situaciones.
“Las cooperativas tuvieron un gran apogeo en la década de 1970 y 1980, llegando a tener en promedio 20,000 socios, un patrimonio de 10 millones de Nuevos Soles y resultados positivos de 500,000 Nuevos Soles (expresados en moneda actual)”. [1]

Luego esta situación se invirtió a partir del año 1990, por las siguientes razones:
a) Implantación del modelo económico liberal por parte del gobierno dirigido por el Ex Presidente Alberto Fujimori Fujimori, que al sincerar la economía contrajo los escasos recursos de los socios, llevándolos a renunciar a su calidad de socios cooperativistas para poder atender económicamente sus obligaciones personales y familiares mas apremiantes.

b) Falta de previsión empresarial (no disponen de planeamiento estratégico).

c) Falta de capacitación y perfeccionamiento para la gestión institucional de parte de la mayoría de directivos cooperativistas.

d) Falta de control eficaz de parte del estado, directivos, delegados y socios..

e) Ausencia de auditoria interna, manifestada en el 100% de la muestra, que permita realizar el control previo, concurrente y posterior de las transacciones que realizan las cooperativas de servicios múltiples; quienes al no estar supervisadas actualmente por ninguna Federación ni por la Superintendencia de Banca y Seguros, no están obligadas legalmente a disponer de Auditoria Interna. Algunas cooperativas de este tipo disponen de este órgano, por iniciativa de la Asamblea general de Delegados.

f) Falta de explotación adecuada al trabajo realizado por los auditores externos.

Pese a este panorama, las cooperativas de servicios múltiples por su carácter cerrado, se mantienen operando al haber firmado convenios con las entidades donde trabajan sus socios, para que éstas efectúen el descuento de las aportaciones y prestamos por planilla de remuneraciones. Esta modalidad de descuento asegura el cobro a los socios cooperativistas en promedio en un 95 por ciento, siendo el restante 5%, morosidad y/o cuentas incobrables (Anexo No. 2) , la que es muy difícil disminuir por la situación económica que vive nuestro país y que afecta mucho al segmento social de trabajadores que pertenecen a las cooperativas de servicios múltiples.

Si consideramos que en promedio estas entidades de acuerdo al Anexo No. 3, prestan anualmente a sus socios 6’000,000.00 de Nuevos Soles, es decir 500,000.00 Nuevos Soles Mensualmente; el 5% equivale a 25,000 Nuevos Soles de morosidad; lo cual representa una morosidad baja frente al promedio de las demás cooperativas que se ubican en 15% y del 20% del sistema financiero (Anexo No. 4) , según información estadística obtenida de la Revista Legal para Cooperativas: Sección Información económica y financiera del mes de Diciembre de 1998, Pág. 51.

La investigación permite conocer y comprender que el mayor problema de este tipo de entidades es la falta de control de las entidades gremiales, órganos cooperativos, los señores directivos, delegados socios e incluso los propios trabajadores.
(Anexo No. 5)

La Federación Nacional de Cooperativas de Ahorro y Crédito del Perú ( FENACREP), no tiene jurisdicción en las cooperativas de servicios múltiples, sólo tiene en las cooperativas de ahorro y crédito. Por otro lado se ha desactivado el Instituto Nacional de Cooperativas (INCOOP), creado por la Ley de Cooperativas y que era el órgano estatal de promoción y supervisión nacional del sector cooperativo

La Comisión Nacional Supervisora de Empresas y Valores (CONASEV), de acuerdo con la Ley No. 25879 es la entidad encargada del control, supervisión y fiscalización de las organizaciones cooperativas, con excepción de las de ahorro y crédito.

La Superintendencia de Banca y Seguros, de acuerdo a la Ley No. 26702 “ Ley del Sistema Financiero y del Sistema de Seguros y Orgánica de la Superintendencia de banca y Seguros” no considera como institución financiera (IFIS) a las cooperativas de servicios múltiples, por tanto no ejerce supervisión y control en estas cooperativas.

Sin embargo, la Superintendencia de Banca y Seguros con fecha 15.06.1999 emitió la Resolución No. 0540-99 denominada: “ Reglamento de las Cooperativas de Ahorro y Crédito no autorizadas a operar con recursos del público”; esta norma en primera instancia no sería aplicable a las cooperativas de servicios múltiples; sin embargo si leemos la Segunda Disposición final, se indica taxativamente: “El presente Reglamento también es aplicable a las cooperativas de servicios múltiples que se encuentren realizando predominantemente actividades de ahorro y crédito, las mismas que deberán modificar sus estatutos para adecuar sus actividades y operaciones a las disposiciones del presente Reglamento”.
Sin embargo, esta norma fue observada por la mayoría de las cooperativas de servicios múltiples, en primer lugar a nivel administrativo o sea ante la Superintendencia de Banca y Seguros y luego al recibir la negativa de esta entidad del Estado, las cooperativas han presentado sus acciones de amparo al Tribunal Constitucional, indicando que esta norma es inconstitucional porque trastoca la Constitución Política del Estado, la Ley General de Cooperativas e incluso la Ley General del Sistema financiero y del Sistema de Seguros y Orgánica de la Superintendencia de Banca y Seguros. Este acto jurídico a la fecha esta pendiente de Resolución por parte del Tribunal.

De otro lado la SUNAT, ejerce el control fiscal. Según la Ley del Impuesto a la Renta-- TUO de la Ley del Impuesto a la Renta, Decreto Legislativo No. 774, aprobado por D. S. No. 054-99-EF-- hasta el 31.12.1998 las cooperativas de servicios múltiples estuvieron exoneradas del impuesto a la renta, por lo que a partir del 01.01.1999 todos los servicios que prestan las cooperativas de servicios múltiples están gravadas con el impuesto a la renta.
En cuanto a la aplicación del Impuesto General a las Ventas, según la Ley – TUO de la Ley del IGV e ISC, Decreto Legislativo No. 821, aprobado por D. S. No. 055-99-EF-- este tributo grava los intereses de los préstamos, el seguro de desgravamen de los prestamos otorgados a los socios y los servicios de consumo y otros.
A la fecha se ha determinado que la Administración Tributaria no estaría ejerciendo una fiscalización exhaustiva a varios sectores de la economía, entre los cuales está el cooperativo, aparentemente por cambios de estrategias, falta de personal y por la falta de conocimiento del sector.

Una Cooperativa de Servicios múltiples es una entidad que de acuerdo a la Ley General de cooperativas tiene carácter cerrado, es decir que sólo admiten socios a personas que reúnan determinadas calidades ocupacionales, laborales o profesionales u otras condiciones especiales. Este tipo de entidades como su nombre lo indica pueden llevar a cabo varias actividades, como por ejemplo, otorgamiento de créditos, servicios educativos, servicios médicos, servicios de consumo, servicios de vivienda, etc.

Actualmente, los órganos directivos de este tipo de cooperativas, como la Asamblea General de Delegados y Consejo de Vigilancia, sólo realizan el control posterior y dejan de lado el control previo y concurrente de las transacciones.

Los directivos, no disponen del tiempo necesario por cuanto su labor directiva la realizan paralelamente a sus actividades laborales en otras entidades; por otro lado algunos directivos tampoco disponen de la capacitación necesaria para realizar el control integral de las operaciones institucionales.

La mayoría de los delegados, socios y trabajadores, al igual que los directivos no están capacitados para realizar las actividades de control previo, concurrente y posterior de las actividades de su cooperativa; por cuanto en las cooperativas se ha revisado las fichas de cada uno de los socios y es allí donde se menciona el nivel académico, los cursos de capacitación y/o perfeccionamiento en el ámbito cooperativo que tienen cada uno de ellos. Un muestreo realizado, nos indica que la mayoría no dispone de formación académica, cursos u otros eventos de capacitación; lo que además se experimenta cuando ingresan como directivos y la mayoría desconoce las actividades institucionales.

Pese a este panorama, los socios de las cooperativas de servicios múltiples, siguen creyendo que sus instituciones son viables, por que estas entidades en alguna medida son una verdadera respuesta a la recesión económica para los trabajadores de entidades públicas y privadas que perciben bajos ingresos; tal es el caso de los trabajadores militares y civiles de las Fuerzas Armadas, Fuerzas Policiales, Ministerio de Educación, Ministerio de Salud que en promedio su sueldo es sólo 500 Nuevos Soles. Con estos ingresos no pueden acceder a la banca comercial y si lograran hacerlo estarán obligados a pagar altos intereses e incluso a presentar garantías que algunas veces las podrían perder por no poder pagar sus prestamos. En cambio en su cooperativa con un aporte mínimo mensual promedio de 15 Nuevos Soles pueden acceder a préstamos en diferentes modalidades (a sola firma, ordinario, promoción, emergencia, consumo, educación, inversión, etc), pagando intereses moderados, en promedio 18% anual al rebatir, no presentar garantías reales, pudiendo renegociar sus deudas y en fin tener un trato personalizado y totalmente humanitario por parte de sus cooperativas.

Finalmente, en el marco del control de las cooperativas de servicios múltiples se ha determinado que por lo general las cifras no serían lo más importante; por cuanto la problemática es de fondo, es decir está en la planeación, organización, dirección, coordinación y especialmente en el control institucional. Así por ejemplo se ha obtenido información que los resultados netos de los años 1999, 2000, 2001 y 2002 ha sido positivo (Ver Evaluación presupuestal, financiera y económica); sin embargo las memorias de los Consejos de Vigilancia y las Cartas de Control interno de los auditores externos reportan problemas de orden legal, organizativo, administrativo y de control que no han facilitado el desarrollo integral de este modelo de empresas; todo lo cual nos convoca a los profesionales a estudiar su problemática y a presentar las alternativas de solución para que puedan gestionarse óptimamente.

1.2.2. DELIMITACION DE LA INVESTIGACIÓN.

DELIMITACION ESPACIAL:

Ø Las cooperativas de servicios múltiples nacionales

DELIMITACION TEMPORAL:

Ø Es una investigación de actualidad

DELIMITACION SOCIAL:

Ø Abarca el personal de las empresas cooperativas de servicios múltiples

1.2.3. PROBLEMA PRINCIPAL:

¿ Cómo desarrollar eficazmente el control de una empresa cooperativa de servicios múltiples, de modo que contribuya a la obtención de una gestión óptima?

1.2.4. PROBLEMAS SECUNDARIOS:

1. ¿ En que medida la evaluación de los planes y programas de la empresa facilitan la optimización de la gestión?

2.- ¿Cómo influyen en el control eficaz de la gestión los
Documentos normativos institucionales?

3.- ¿ Cómo contribuyen a un control eficaz los órganos directivos, la Gerencia, la auditoria interna y la auditoria externa?

4.- ¿ Cómo monitorear las acciones de control de una empresa Cooperativa de servicios múltiples?

1.3. JUSTIFICACIÓN E IMPORTANCIA DEL TRABAJO

Una cooperativa de servicios múltiples, es una entidad que:

1) Es la respuesta actual a la acción del modelo económico capitalista, por la filosofía que encierra;
2) Es fuente de trabajo, para directivos, delegados, funcionarios, asesores, ejecutivos, empleados y obreros;
3) Facilita servicios de crédito, consumo, educación, vivienda y otros según la magnitud de la misma
4) .Aporta al erario nacional mediante el pago del impuesto general a las ventas, impuesto a la renta, impuesto extraordinario de solidaridad, seguro social de salud, etc.
Por estas y otras rezones se justifica un trbajo de investigación sobre estas unidades económicas.

“Una cooperativa de servicios múltiples, en promedio aporta con el 0.02% al sistema cooperativo general y con el 0.083% frente al total de cooperativas de servicios múltiples, lo cual nos permite deducir que estamos frente a entidades representativas de la economía nacional que no sólo requieren ser mantenidas, si no mejoradas e impulsadas; entre otros factores mediante el control eficaz de la gestión de sus actividades, es decir haciendo que la evaluación de la gestión no se convierta en un conjunto de hechos cuantitativos, sin ningún aprovechamiento, si no que sea utilizado para convertir a la gestión en eficiente y eficaz” [2]

Este trabajo de investigación sirve a las cooperativas de servicios múltiples como medio para ver la realidad del control de su gestión desde un punto de vista totalmente independiente, establecer como y porque se han venido dando las acciones negativas en la gestión si fuera el caso y para realizar las correcciones de aquellas acciones que no han favorecido a la institución.

También esta investigación, ha permitido determinar en que medida el trabajo que realiza el Consejo de Vigilancia, la Auditoria interna y la Auditoria Externa vienen siendo positivos y tomados en cuenta para optimizar la gestión empresarial.

Este trabajo de investigación en la medida que va ser de utilidad para las cooperativas de servicios múltiples, también sería de utilidad para el resto de cooperativas y empresas de otros sectores económicos, especialmente las denominadas micro, pequeñas y medianas empresas que por lo general no disponen de la asesoría y consultoría especializada y eventualmente aprovechan trabajos de este tipo para aplicarlos en la gestión y control de sus actividades.

“El cooperativismo como sistema socio-económico compite con el capitalismo, presentándose como la verdadera alternativa para los trabajadores que no pueden acceder a la banca comercial, a las tarjetas de crédito de los proveedores de bienes y servicios por las remuneraciones mínimas que perciben y es allí donde justamente entra a tallar el cooperativismo, a través de su célula fundamental la cooperativa. El sistema cooperativo democratiza la propiedad, la producción y distribución de la riqueza, el consumo, el uso y la administración de los servicios esenciales, desplazando la injusticia, las desigualdades y los privilegios; hace a un lado la discriminación, la más cruel y negativa en materia económica y sustituye al individualismo a fin de que el hombre se realice plenamente como persona humana” [3]

La gestión de la empresa cooperativa moderna, atendiendo a la necesidad de los servicios que presta, al desarrollo operativo, a las variantes de los ciclos económicos, al crecimiento de las necesidades humanas y a muchas otras causas y factores determinantes, exige la mejor y mayor previsión futura, una gestión eficiente y un control eficaz que permita a los directivos de la empresa tener a su disposición todos los instrumentos de información posible, para llevar el pulso de las operaciones, en cualquier momento, adoptando las medidas conducentes, a fin de frenar cualquier alteración en la marcha funcional de la actividad que realiza; por lo que se justifica un control eficaz mediante el trabajo eficiente de parte de los órganos directivos, especialmente del Consejo de vigilancia; así como con el aporte profesional de la gerencia, auditoria interna y externa respectivamente efectuando el control previo, concurrente y posterior de las transacciones institucionales.

La empresa cooperativa, a fin de lograr sus objetivos, debe cumplir con la formulación de sus planes y programas estratégicos, sobre los cuales se establecerá un control adecuado para determinar si se están aplicando en la forma prevista o en todo caso realizar los ajustes que correspondan a la optimización de la gestión.
La tesis final de este trabajo, será probar que el control interno o externo aplicado a las cooperativas de servicios múltiples, no sólo se justifica si no que lograría que la gestión empresarial se lleve a cabo con eficiencia y eficacia.

1.4. OBJETIVOS

Para efectos de lograr los objetivos de este trabajo de investigación, hemos realizado la evaluación de la gestión de los años 1999, 2000, 2001 y 2002 y mediante la aplicación de las técnicas e instrumentos del proceso de investigación se ha obtenido los objetivos correspondientes

1.4.1. OBJETIVO GENERAL:

Demostrar que el control eficaz efectuado por el Consejo de Vigilancia, Auditoria interna y Auditoria externa de una cooperativa de servicios múltiples, contribuye a la optimización de la gestión cooperativa

Objetivamente, esto consiste en lo siguiente:
Ø Las transacciones cooperativistas son realizadas por el Consejo de administración y la Gerencia, sobre las cuales el Consejo de Vigilancia, efectúa el control permanente de dichas transacciones, determinando oportunamente las observaciones, conclusiones y recomendaciones del caso y comunicándolas como corresponde legal y estatutariamente al Consejo de Administración y a la Asamblea General de Delegados para que éstos órganos apliquen las medidas correctivas para optimizar la gestión institucional.

Ø La auditoria interna evalúa el control interno de la cooperativa, emitiendo sus informes oportunamente, para que los órganos directivos y la Gerencia tomen las acciones que correspondan.

Ø La auditoria externa efectuará la evaluación posterior de la gestión administrativa, financiera y económica emitiendo su carta de control interno e informe (dictamen, estados financieros e información complementaria) en forma oportuna y con el valor agregado que requiera la empresa; de modo que la Asamblea General de Delegados, Consejo de administración, Consejo de vigilancia, Comités y Gerencia tengan en cuenta las conclusiones, recomendaciones y dictamen emitidos.

1.4.2. OBJETIVOS ESPECIFICOS:

1. Establecer si la evaluación permanente de los planes, programas, presupuesto, información financiera y económica (estados financieros) permiten determinar los ajustes necesarios para que la gestión a cargo del Consejo de Administración se optimice

La evaluación permanente es factible de medición a través de los resultados obtenidos trimestralmente, mediante la aplicación del análisis FODA(análisis de las fortalezas, oportunidades, debilidades y amenazas de la empresa), y la evaluación financiera y económica(análisis de la estructura de las deudas e inversiones, determinación de la liquidez, solvencia, gestión y rentabilidad) aplicada a la empresa cooperativa.

2. Demostrar que la gestión óptima de los recursos de la institución, sólo puede realizarse si disponemos de documentos normativos acorde con la realidad de la empresa.

Para el efecto la empresa debe disponer del plan estratégico; programas y presupuestos; manuales de: políticas, riesgos, funciones, procedimientos, reglamentos de servicios y otros documentos para llevar a cabo la gestión.

3. Confirmar que si, los órganos directivos, ejecutivos y asesores de la cooperativa cumplen eficazmente sus funciones, entonces van a facilitar las acciones de control y por tanto ello va a ayudar a la entidad a optimizar su gestión.

Los documentos normativos contienen las funciones de los directivos, funcionarios y trabajadores, las cuales deber ser conocidas, comprendidas y aplicadas adecuadamente por dicho personal para que puedan realizarse las metas y cumplirse los objetivos institucionales. El cumplimiento de las funciones implica el sometimiento a la autoridad, el reconocimiento de las responsabilidades del cargo y la coordinación permanente.
También significa aceptar las observaciones realizadas y especialmente llevar a cabo las acciones correctivas que lleven al mejoramiento de la gestión.

4. Confirmar que el monitoreo continuado y/o puntual de las acciones de control facilitan la optimización de la gestión cooperativa.

Este objetivo se consigue con la supervisión del desarrollo de las funciones. Esta actividad es de responsabilidad de las jefaturas inmediatas de las dependencias de las empresas cooperativas.

Para el efecto deben realizarse reuniones de trabajo, acciones de capacitación y entrenamiento y la toma de conciencia en los objetivos, misión y visión que se persigue.
Por otro lado, se debe evitar que el control se convierta en una persecución lo cual se logra persuadiendo al personal que el control es parte del proceso de gestión, que no está por encima de ella ni mucho menos en contra de la misma.

1.5. PLANTEAMIENTO DE LA HIPÓTESIS

1.5.1. HIPÓTESIS GENERAL

El control eficaz, mediante la aplicación de las herramientas de evaluación de las transacciones, utilizadas permanentemente, facilitarán la optimización de la gestión integral de las empresas cooperativas de servicios múltiples.

1.5.2. HIPÓTESIS SECUNDARIAS

1. La evaluación trimestral de los planes y programas institucionales garantizan la gestión óptima

Esta hipótesis será contrastada aplicando las herramientas de evaluación de las transacciones de la gestión y control:

a) Análisis FODA (fortalezas, oportunidades, debilidades y amenazas)
b) Análisis PEST (evaluación del entorno político, económico, social y tecnológico)
c) Evaluación presupuestal (Comparación de lo ejecutado y lo presupuestado)
d) Evaluación de los estados financieros (Análisis de las inversiones, deudas, liquidez, solvencia, rentabilidad y gestión)
e) Informes de Auditoria Interna y Consejo de Vigilancia.

2. La revisión, innovación y/o generación de los documentos normativos de la institución, facilitan el sistema de control interna que ayuda a la optimización de la gestión empresarial

Este supuesto se cumplirá mediante lo siguiente:

a) Actualización de documentos normativos de la cooperativa en base a la Ley General de Cooperativas y el Estatuto vigente.
b) Formulación de documentos nuevos, como por ejemplo: Plan Estratégico, Manual de políticas, Manual de riesgos, Manuales de procedimientos.
c) Formulación de los Reglamentos de los servicios, del trabajo del personal y otros.

3. La realización correcta y eficaz de las funciones de los órganos directivos, ejecutivos y asesores garantizan un control interno eficaz que ayuda a la gestión óptima de la empresa cooperativa.

Esta hipótesis será confirmada con la evaluación de la gestión comprobado lo ejecutado con los estándares respectivos (planes, programas, presupuestos, estados financieros, manuales, reglamentos, etc), lo cual nos demuestra que el desarrollo de las actividades institucionales, en el marco de las normas establecidas, si ayuda a la optimización de la empresa.

4. El monitoreo continuado y/o puntual de las acciones de control ayudan a la optimización de la gestión cooperativa.

Este planteamiento se ha cumplido mediante la aplicación de los procedimientos siguientes:

a) Control permanente de las actividades de la empresa por parte de la auditoria interna y el Consejo de Vigilancia.
b) Control selectivo de ciertas actividades en forma específica, como por ejemplo créditos y cobranzas, tesorería, contabilidad, informática, etc.

1.6. VARIABLES E INDICADORES DE LA INVESTIGACIÓN.

1.6.1. VARIABLE INDEPENDIENTE :

X. CONTROL EFICAZ.
INDICADORES:
X1. Diagnóstico.
X2. Evaluación documental.
X3. Evaluación funcional.
X4. Supervisión permanente.

1.6.2. VARIABLE DEPENDIENTE:

Y. GESTION OPTIMA

INDICADORES:

Y1. Planes y programas
· Acciones de control concurrente
· Acciones de control posterior
· Grado de cumplimiento de medidas correctivas
· Grado de avance y cumplimiento de metas
Y2. Documentos normativos
· Normas internas al inicio de la investigación
· Normas internas al final de la investigación
Y3. Eficacia funcional
· Índices de morosidad
· Rentabilidad del patrimonio (Utilidad neta sobre patrimonio)
· Diferencias de inventario sobre inventario total
Y4. Monitoreo.
· Arqueos sorpresivos de caja
· Aplicación de otras técnicas de control: comparaciones, observaciones, rastreos, Indagaciones, Análisis, conciliaciones, confirmaciones, comprobaciones, inspecciones
Nota: Los indicadores de las variables son demostrados en el Capítulo III, IV y Anexos.

1.7. METODOLOGÍA

1.7.1. TIPO DE TRABAJO

Este trabajo, es una investigación científica; en razón que hemos utilizado el conocimiento a través de las normas, conceptos, planes, procesos y procedimientos que se aplican en una cooperativa de servicios múltiples para realizar el control eficaz que ayude a la optimización de la gestión.

En este sentido, hemos dispuesto de la información financiera y económica preparada por la Gerencia General, los Informes de Auditoria (Dictamen, Estados financieros auditados e información complementaria) y las memorias de los Consejos de Administración y Vigilancia y de los comités de los años 1999, 2000, 2001 y 2002. Asimismo se ha contado con los Estatutos, Reglamentos internos, manuales, directivas y otros documentos relacionados con el control y la gestión. Se estima que todo este banco de datos representará el sustento empírico y numérico que permita llegar a conclusiones.

1.7.2. NIVEL DE INVESTIGACIÓN

Es una investigación descriptiva-explicativa, por cuanto presenta la realidad actual de las cooperativas de servicios múltiples y mediante la aplicación de un plan estratégico, procesos y procedimientos modernos de gestión de empresas competitivas, explica como es posible alcanzar la eficacia en la gestión integral de estas instituciones.

1.7.3. METODOS DE LA INVESTIGACIÓN

1. INDUCTIVO

El que nos a permitido pasar de enunciados de hechos particulares a enunciados generales. Por ejemplo de la evaluación de las cooperativas de la muestra a sostener la deficiencia del control interno de todas las cooperativas de servicios múltiples.

2. ANALÍTICO

Parte de los aspectos particulares hasta llegar a las verdades generales. Este método lo hemos aplicado para examinar la gestión institucional tomando por separado sus actividades de crédito, consumo, vivienda, educación, servicios médicos, etc. para poder formular el diagnóstico de las cooperativas de servicios múltiples.

1.8. POBLACIÓN Y MUESTRA

1.8.1. POBLACIÓN:

Está constituida por las cooperativas de servicios múltiples

1.9.2 MUESTRA:

La muestra de este trabajo de investigación está constituida por las cooperativas de servicios múltiples del Anexo No.1.

Aunque hemos utilizado en mayor volumen la información de la Cooperativa de Servicios Múltiples “Manuel Polo Jiménez” Limitada No. 70, ubicada en la Calle No. 340-Distrito de Jesús María- Lima, en razón a su:

1) Ubicación geográfica (Lima-Perú),
2) Número de socios(15,000),
3) Composición sui géneris (conformada por los trabajadores -militares y civiles- de la Fuerza Aérea del Perú),
4) Por su tiempo de permanencia en el mercado (35 años)
5) Volumen de operaciones (se presenta e estados financieros), y
6) Por la facilidad de la información que hemos necesitado para el trabajo de investigación.

1.9.TECNICAS E INSTRUMENTOS DE ELABORACIÓN DE
LA INFORMACIÓN:

1. TÉCNICAS:

Ø Análisis normativo.- Se ha estudiado e interpretado las normas aplicables a las cooperativas de servicios múltiples, tales como Ley General de Cooperativas, Estatuto, Reglamentos internos de los órganos directivos, Reglamento de trabajo, manual de organización y funciones, manual de procedimientos, Reglamentos de servicios, Informes, Estados financieros, memorias, etc.

También se ha dispuesto, vía Internet, de información de las normas que se aplican en otros países del norte, centro y Sud- América, Europa y Asia.

Ø Entrevistas.- Esta técnica se aplicó a los directivos y funcionarios a fin de establecer el conocimiento de las normas, aplicación de políticas y estrategias empresariales, gestión institucional y especialmente el control institucional..

Ø Encuestas.- Se aplicó mediante Cuestionarios de preguntas, previa autorización de los directivos, a fin de determinar la forma como desarrollan sus actividades, su comprensión y aplicación de planes, programas, presupuestos, estados financieros; gestión y el control cooperativo.

2. INSTRUMENTOS:

Ø Ficha bibliográfica.- Nos ha permitido la recopilación de datos de libros, revistas, periódicos, trabajos de investigación y páginas Web de Internet relacionados con el tema de investigación.

Ø Guía de entrevista.- Este instrumento ha permitido orientar eficazmente la entrevista realizada a directivos de las cooperativas.

Ø Ficha de encuesta.- Ha permitido obtener información de un mayor número de personas sobre la gestión y el control cooperativo y ha servido para aplicar el Cuestionario a Delegados, socios, funcionarios y trabajadores.

Ø Videos, discos compactos, disquetes .- Instrumentos que nos han permitido disponer de información necesaria para el trabajo de investigación.

Aplicando las técnicas e instrumentos, los datos obtenidos han sido ordenados y clasificados, analizados e interpretados, estableciendo sus porcentajes respectivos; finalmente los datos son presentados en los cuadros y gráficos correspondientes.
CAPITULO I I
MARCO TEORICO

2.1. ANTECEDENTES RELACIONADOS CON LA INVESTIGACIÓN
Con relación a este trabajo de investigación, hemos determinado los siguientes antecedentes:

2.1.1. FILOSOFIA, DOCTRINA E HISTORIA DE LAS COOPERATIVAS

“La filosofía y doctrina cooperativa parte de una primera concepción: LA IGUALDAD. La igualdad, supone que todos los hombres somos iguales, si existen diferencias, éstas son objetivas (color, tamaño, idioma, instrucción, etc.), lo fundamental, el hecho básico es que los seres humanos constituimos, biológicamente hablando, una sola especie y por lo tanto todos somos y debemos sentirnos iguales. Esta primera concepción se traduce desde el punto de vista institucional en la GESTION DEMOCRATICA. Si todos los hombres somos iguales, entonces nuestra capacidad de intervención debe ser igual. Se formaliza aún más cuando se considera que un hombres es igual a un voto. En toda organización cooperativa todos los socios tienen las mismas posibilidades para elegir y ser elegidos, es decir, los mismos derechos y obligaciones ante la asociación.

Otro fundamento es el de la LIBERTAD. Los hombres son libres y por lo tanto son dueños de decidir por sí mismos. El decidir por sí mismo significa que ellos voluntariamente, puedan actual o participar en aquello que crean conveniente. Entendiéndose como la posibilidad de elegir voluntariamente entre varias alternativas, como el derecho a comprometerse concientemente en un quehacer; lo que significa asumir compromisos con obligaciones y derechos. Esta libertad es real cuado el hombre no es explotado por otro hombre. Se concreta desde el punto de vista institucional en la LIBRE ADHESIÓN, a nivel personal se expresa a través de la ADHESIÓN VOLUNTARIA.

La libertad y la igualdad, fundamentos doctrinarios del cooperativismo, requieren de un tercer elemento y es la SOLIDARIDAD (sentido de colaboración o ayuda mutua). De nada vale que todos nos consideremos iguales y libres, si vamos a ser incapaces de actuar como grupo, como conjunto. La solidaridad se expresa en la voluntad, el compromiso, de compartir por igual una situación, un destino, una opción. Es por lo tanto contraria a la búsqueda de ventajas individuales o grupales por encima a costa de los derechos de los demás. Esto es lo que fundamenta la ayuda mutua y el espíritu de servicio (dicho en otras palabras, la participación). Para el éxito del cooperativismo, es fundamental que exista esa ayuda mutua, esa solidaridad, que tiene una connotación valorativa que es el espíritu de servicio, contrario, a la motivación del sistema capitalista que es el lucro.

En la cooperación, la motivación fundamental es el espíritu de servicio, razón por la cual el capital se convierta en “servidor del hombre” por lo tanto en la cooperativa se paga a este factor un interés limitado acordado por los propios cooperativistas y los sobrantes se reinviertan o se utiliza en servicios comunes o se distribuyen entre todos los socios en proporción a su participación.

La participación, igualdad y solidaridad, no deben ser percibidos sólo a nivel individual sino que deben proyectarse a nivel supra individual a través de la integración cooperativa.
Los cooperativistas aspiran a la formación de un sector social diferenciado del sector privado y estatal e integrado por todas aquellas empresas cuyas bases sean la igualdad y la democracia. Para lograr esto, es indispensable primero unir a la totalidad de las instituciones cooperativas del país y generar un movimiento cooperativo surgido desde las bases con sus propios organismos de integración económica, financiera, educativa, etc.

Así como en el sistema capitalista, las empresas comerciales o mercantiles forman su expresión más clara, en el sistema cooperativista son las cooperativas su expresión correcta.
Pero las cooperativas no son simples empresas formadas alrededor de un capital, sino que tienen dos características especiales que las constituyen: son al mismo tiempo asociación de carácter social y empresa de carácter económico. Es el aspecto social el cual distingue a las cooperativas permitiéndole realizar acciones en bien del desarrollo social a la vez que colaboran con el desarrollo económico.

Queda sentado claramente, en primer lugar, que toda cooperativa es una asociación voluntaria de personas que tienen problemas y necesidades comunes a los cuales se da solución, y que para encontrarla buscan que actuar en forma conjunta y mancomunada, porque saben que individualmente no podrían hacerlo.
Como es asociación de personas se acoge a una forma empresarial, la cooperativa es una verdadera empresa, pero sin afanes de lucro.

Hemos dicho que el cooperativismo es una concepción doctrinal, pues todo cooperador cuenta con una serie de ideas fundamentales que rigen su comportamiento, siendo el hombre en su calidad de cooperador, el motor del cooperativismo.
También ha quedado sentado que la doctrina cooperativa persigue la formación de una sociedad más justa, habiendo recogido los principios de la sociabilidad y solidaridad propios del hombre, para mediante la cooperación y la ayuda mutua, crear mejores niveles de vida en un ambiente de igualdad y libertad” [4]

“ El año de 1966, es histórico para el cooperativismo, ya que ese año se lleva a cabo el Congreso de Viena, donde se aprueban los Principios Cooperativistas que en definitiva son los que actualmente rigen el movimiento y que se redujeron al número de seis:

1) Adhesión voluntaria sin restricciones sociales, religiosas, políticas o raciales;
2) Control democrático (un socio, un voto);
3) Interés limitado al capital;
4) Uso de economías: para mejorar el servicio de la cooperativa, para servicios de solidaridad colectiva y para retorno de excedentes;
5) Educación cooperativa: para socios, dirigentes, personal rentado y público en general;
6) Integración cooperativa: a nivel local, nacional e internacional.

La cooperación e realidad, es tan antigua como el mismo hombre, por ser inherente a su naturaleza social, remontándose a los albores de la humanidad. En cambio el cooperativismo en cuanto al sistema socio-económico, es relativamente reciente y se remonta al siglo XIX.
La evolución de la cooperación y del surgimiento del cooperativismo, consideramos cuatro etapas:

1) Etapa de la cooperación natural;
2) Etapa de la Cooperación primaria;
3) Etapa de las instituciones pre- cooperativas;
4) Etapa del cooperativismo moderno.

El movimiento cooperativo moderno surgió como una respuesta a las condiciones originadas por la Revolución Industrial, en Inglaterra, nació precisamente entre los trabajadores que estaban sufriendo las consecuencias del maquinismo y que encontraron como respuesta la cooperación organizada. A partir de la segunda mitad del siglo XVII, Inglaterra experimentó diversos cambios en sus estructuras sociales, económicas, políticas y culturales, a raíz de la Revolución Industrial. Esta se produce cuando da paso a la producción mecánica y fabril en enormes cantidades que saturan el mercado. Si bien la Revolución Industrial significó un gran adelanto para la humanidad, originó, sin embargo, graves problemas sociales y económicos sobre todo entre los trabajadores. La burguesía de entonces, que basaba su riqueza en el comercio, comenzó a invertir sus capitales en la nueva actividad y se apoderó de los medios de producción, naciendo así la nueva y poderosa clase industrial que desplazó a la aristocracia tradicional, que basaba su poder en la actividad agraria. Paralelamente surge otra nueva clase numerosa y de origen popular y rural, los obreros que se desenvolvían en medios inhumanos. Sus salarios eran míseros, los horarios hasta de 16 horas, prefiriendo muchas veces los industriales a los inexpertos, mujeres y niños a quienes pagaban menos. La Revolución Industrial produce un éxodo masivo del campo a las ciudades industriales originando la desocupación. L revolución Industrial, surge al lado del crecimiento del capitalismo liberal, que defiende la libertad económica, la libre competencia, el libre juego de la oferta y la demanda, donde el Estado no puede regular la economía.

Toda esta compleja situación fue llamada la Cuestión Social o el Problema Obrero que originó tres corrientes o movimientos:

1) El sindicalismo;
2) El Socialismo y el
3) Cooperativismo.

El cooperativismo en el Perú, tiene un gran antecesor, la organización del pueblo en las épocas pre-inca, la propiedad social, el esfuerzo comunitario y el amor al trabajo expresado en el AYLLU, y el conjunto de sistemas de trabajo expresado en la MITA, la MINKA y el AYNI.
El pueblo peruano tiene una legendaria tradición de acción comunitaria y socialista; amor por el trabajo y exaltación de los valores humanos, factores condicionantes para su adaptación al régimen cooperativo. Es por eso que el cooperativismo se halle en pleno crecimiento, tanto en el campo como en la ciudad, donde se desarrolla cooperativas de diversos géneros.

La cronología del cooperativismo en el Perú, es la siguiente:

En la primera etapa, el cooperativismo moderno era completamente desconocido hasta 1930. Las incidentales referencias de la legislación peruana, anteriores a esa fecha, no tuvieron mayor repercusión. Hubo, sin embargo algunos intentos aislados de organización cooperativa por iniciativa privada, como la Cooperativa de consumo de los empleados y Obreros de los ferrocarriles del Sur, considerada la más antigua y que se organizó en Arequipa en 1919 acogida a la Legislación mercantil. La segunda etapa, puede considerarse a la época comprendida entre 1945 a 1948, en que se elabora una prolifera legislación cooperativa. Durante estos tres años se registraron aproximadamente 300 cooperativas, es decir, el cooperativismo empezó a sentar raíces en el país. Durante este período nacen las cooperativas de consumo, crédito y transporte .

La tercera etapa, comprende la desatención sufrida entre los años 1949 a 1956, período de crisis para el cooperativismo, pues la mayoría de cooperativas se disuelven o dejan de funcionar, reduciéndose su número a 42, esta crisis fue el producto de una actitud oficial que no soportó los tr4es factores necesarios para el desarrollo cooperativo: Asistencia, capacitación y financiamiento.

La cuarta etapa, es el período comprendido entre 1956 a 1964 en que el cooperativismo peruano entra en una etapa de desarrollo que continuó hasta 1990. El clima democrático, la predisposición del Estado de apoyar este tipo de organizaciones, el apoyo de la Iglesia, son acicates fundamentales en el desarrollo cooperativo, dándose en este período el Primer Congreso de cooperativas de Ahorro y Crédito que propondría puntos para la Ley.
La quinta epata, se produce a partir de 1964 con la creación de la Oficina Nacional de fomento cooperativo como órgano de derecho público interno, con carácter transitorio y con el objeto de controlar y asesorar el cooperativismo peruano. El 14 de Diciembre del mismo año, se promulga la Ley General de Cooperativas No. 15260. La Oficina Nacional de fomento Cooperativo se convierte posteriormente en Ofician Nacional de Desarrollo Cooperativo (ONDECOOP), las misma que se integró posteriormente al Sistema Nacional de Apoyo a la Movilización Social (SINAMOS). A partir de 1969, el cooperativismo peruano recibe un gran impulso al promulgarse el Decreto ley No. 17716 que incentiva el desarrollo del cooperativismo agrario, motivando la creación de las Cooperativas Agrarias de Producción (CAPS) y las Sociedades agrícolas de Interés Social (SAIS).

Cabe destacar que la ONDECOOP se convierte en Instituto Nacional de cooperativas (INCOOP), cuando se expide el Decreto Legislativo No. 85 Nueva Ley General de Cooperativas, vigente a partir de 1981” [5]

De acuerdo con esta nueva Ley, una cooperativa, es una unidad económica que opera como persona jurídica, sin propósito de lucro y procurando mediante el esfuerzo propio y la ayuda mutua de sus socios, el servicio inmediato de éstos y el mediato de la comunidad.

Las cooperativas pueden organizarse, con sujeción a las siguientes reglas:

1) Por su estructura social: de trabajadores y de usuarios.
2) Por su actividad económica: agrarias, azucareras, agrarias cafetaleras, agrarias de colonización, comunales, pesqueras, artesanales, industriales, mineras, de transportes, de ahorro y crédito, de consumo, de vivienda, servicios educacionales, de escolares, de servicios públicos, de servicios múltiples, de producción especiales y de servicios especiales
3) Por la forma de captar sus socios: abierta y cerrada.
Una cooperativa tiene la calidad de cerrada, cuando por disposición expresa de su estatuto, admita como socios únicamente a personas que reúnan determinadas calidades ocupacionales, laborales o profesionales
Las cooperativas de servicios múltiples deben constituirse y funcionar necesariamente como “cooperativa cerrada” y desarrollar varias actividades, como por ejemplo servicios de crédito, vivienda, servicios de consumo, servicios educativo, servicios médicos, servicios de transporte, servicios de previsión social, etc. [6]

2.1.2. LAS EXPERIENCIAS DE OTROS PAISES EN MATERIA DE COOPERATIVAS.

EUROPA:

El cooperativismo nació en Europa, como respuesta a la Revolución Industrial.
En Inglaterra, nace la primera cooperativa de consumo, teniendo como precursores a Robert Owen(1771-1858), Charles Fourrir y W. King(1771-1837)
En Francia, aparecen las cooperativas de producción, teniendo como precursores a Phillips Bouchez (1796-1865)y Louis Blanc (1812-1882)
En Alemania, aparecen las cooperativas de crédito, con su precursor F. Raiffeisen (1818-1888) y H. Schuize (1808-1883). [7]

La historia, habla de los PIONEROS DE ROCHDALE- Inglaterra-, que fueron 28 obreros que iniciaron la puesta en práctica de las ideas de los precursores. Las acciones que iniciaron los pioneros fueron: Inscriben a 28 tejedores, fijan una cuota de dos peniques, se imponen un Reglamento, fijan algunos principios; se inicia el cooperativismo de consumo.
Actualmente, el cooperativismo, pese al florecimiento del capitalismo, en toda Europa, sigue vigente a nivel de todos los sectores económicos y tal como al principio representa para el empleado, obrero y empresario PYME la mejor alternativa.

CENTROAMÉRICA:

Según OIKOCREDIT ECUMENICAL DEVELOPMENT COOPERATIVE SOCIETY [8], el sistema cooperativo centroamericano, tiene un gran desarrollo debido al apoyo del Estado y de la comunidad. Al respecto existe un organismo regional como es la Confederación de Cooperativas del Caribe y Centroamérica, que tiene como objetivos promover el fortalecimiento del modelo cooperativo de los países de la región para el desarrollo con democratización económica, a través de la capacitación, asistencia técnica e investigación, estableciendo patrones de equidad e iniciativas sobre el manejo sostenido del ambiente, todo ello con la excelencia y compromiso de su equipo humano. Son miembros de la Confederación: la Federación de Cooperativas artesanales de Guatemala, Federación Hondureña de Cooperativas, Federación de Cooperativas de Ahorro y Crédito de El Salvador, Centro de Estudios y Capacitación Cooperativa de Costa Rica, Federación Nacional de Cooperativas Agropecuarias de Nicaragua, Consejo Nacional de Cooperativas de Panamá, Cooperativa Nacional de Maestros de República Dominicana, Banco Cooperativo de Puerto rico, Cooperativa de Seguros Múltiples de Puerto Rico, Cooperativas de productores de Café Boquete de Panamá, Cooperativa del Colegio Médico de El Salvador, Caja Rural Nacional de Nicaragua y Sociedad de Cooperación para el Desarrollo de Canadá.

La Ley de Cooperativas de Honduras, considera que el cooperativismo racionaliza el uso de la cooperación humana como medio para obtener el bienestar material y la satisfacción espiritual del hombre. Considera que el cooperativismo es un sistema económico-social eficaz para el desarrollo económico de la nación, el fortalecimiento de la democracia, la realización de la justicia social y la defensa de los valores y derechos humanos. También considera que no obstante ser las cooperativas entidades autónomas, de carácter privado, corresponde al Estado velar por su promoción y protección, garantizando el libre desarrollo del cooperativismo mediante el instrumento jurídico adecuado. [9]

AMERICA DEL NORTE:

Según la CREDIT UNION CENTRAL OF CANADA [10], las cooperativas desempeñan un papel fundamental en el sector agrícola de la economía canadiense, especialmente en la transformación y comercialización de cereales y oleaginosas, leche y productos lácteos, aves, miel, derivados del árbol de arce, frutas, legumbres y ganado. La mayoría de las cooperativas agrícolas de transformación y comercialización son empresas modernas de tecnología avanzada y varias están a la vanguardia de su sector industrial. Por ejemplo, la revista Dairy Foods, publicada por el sector lechero estadounidense, declaró a la cooperativa quebequense Agropur “la mejor procesadora de productos lácteos de América del Norte”. En conjunto, estas cooperativas constituyen una fuerza económica importante, con un volumen de negocios combinado que sobrepasó en el año 2001, los $ 15 mil 500 millones de dólares y activos por $ 4 mil 300 millones de dólares. En el año 2001, sus ventas de productos agrícolas en Canadá y el extranjero alcanzaron el valor aproximado de $ 13 mil millones de dólares. Las cooperativas de comercialización tienen una participación en el mercado que va desde 3% en la producción de huevos a casi 60% en productos lácteos.

En el rubro del abastecimiento agrícola, las cooperativas juegan un papel indispensable en la venta de fertilizantes y productos químicos, forrajes y equipos tales como maquinaria agrícola; también abastecen a las cooperativas y productores afiliados de semillas y demás productos necesarios para el buen funcionamiento de sus granjas, incluyendo materiales de construcción y productos derivados del petróleo.

En los últimos 20 años han tomado importancia las cooperativas de alimentos naturales (a granel), un tipo más especializado de cooperativa de consumo que surgió sobre todo en las áreas urbanas. Las cooperativas de materiales escolares están sobre todo en Québec, donde existen cerca de cien. Actualmente, las cooperativas de servicio son las más numerosas en Canadá.

El Mouvement des caisses Desjardins, es una red financiera cooperativa canadiense que ofrece una gana de productos y servicios tanto a particulares como a empresas. Mouvement desjardins pertenece a cinco millones de socios. Su gestión corre a cargo de 9,200 directivos voluntarios y su plantilla está formada por 37,000 empleados. Esta es una principal institución financiera de Québec, donde dispone de 814 cajas locales delas 901 que forman el Mouvemente Desjardins, que además cuenta con cajas afiliadas en otras tres provincias canadienses; Nuevo Brunswick, Notario y Manitoba, y una filial en el Estado de Florida (Estados Unidos). Además de los servicios tradicionales de ahorro y crédito, la red Desjardins ofrece productos de seguros, valores mobiliarios, fondos de inversión, gestión privada, servicios fiduciarios e inversión en capital. Desjardinns cuenta asimismo con una red virtual formada por un sitio Internet, servicios telefónicos con tecnología de vanguardia, una re de más de 2,600 cajeros automáticos y 38,000 terminados puntos de veta. El Mouvement Desjardins cuenta asimismo con una sociedad de desarrollo internacional que opera en 27 países repartidos en 4 continentes cuya tarea consiste en fomentar el desarrollo de empresas cooperativas y redes financieros cooperativas.

El cooperativismo también tiene un desarrollo aceptable en Estados Unidos y México, especialmente en el sector agrícola, servicios, consumo y crédito. [11]

AMERICA DEL SUR:

El cooperativismo, tiene plena vigencia, aunque desarrollo mediático en todos los países de América del Sur. En todos los países está normada la actividad.

La Ley General de Sociedades Cooperativas de Bolivia [12], indica que se declara de utilidad pública e interés social las sociedades cooperativas, para cuya dirección, fomento y control créase el Consejo Nacional de Cooperativas.

Se considera las siguientes clases de cooperativas: 1) Agrícolas, ganaderas y de colonización, 2) Industriales y mineras, 3) De servicios, 4) de crédito, 5) De consumo y 6) De educación.
El estado deberá contratar preferentemente con las sociedades cooperativas, la adquisición de los productos o la prestación de los servicios que requiera para el cumplimiento de sus funciones. El estado vigilará, por medio del Consejo Nacional de Cooperativas y de la Dirección Nacional de Cooperativas, el funcionamiento económico y la administración de las sociedades cooperativas y las asistirá técnicamente por medio de los correspondientes órganos de gobierno.

En Chile, según Nelson Jofré Zamorano- Asesor Jurídico de la Federación Chilena de Cooperativas de Ahorro y Crédito-, a diferencia de lo que ocurre en algunas legislaciones latinoamericanas, las cooperativas no tienen reconocimiento a nivel constitucional. Se cuenta con una Ley General de cooperativas, que no obstante su título de “ley general”, sin embargo, incorpora una serie de materias específicas de cada tipo de cooperativas. El texto de esta ley fue promulgado por Decreto Supremo No. 502 del 01.09.1978.
En Chile, las cooperativas de ahorro y crédito están regidas por la Ley General de cooperativas, la cual regula a todas las cooperativas cualquiera sea la naturaleza de sus operaciones. Es por ello que esta norma contiene pocas normas especializadas para las cooperativas financieras.

De acuerdo con esta norma, la regulación y supervisión de las cooperativas está a cargo de tres instituciones: el Ministerio de Economía (Departamento de Cooperativas), el Banco Central de Chile y la superintendencia de Bancos e Instituciones financieras. El sector cooperativo de ahorro y crédito chileno enfrenta una serie de debilidades normativas de regulación y fiscalización que han frenado en forma importante el desarrollo de estas entidades financieras: limitación del negocio bancario, bajo índice de endeudamiento, limitada supervisión especializada de operaciones, falta exigencia para la realización de auditorias externas, falta de protección de ahorros y depósitos, falta de un plan único de cuentas para la contabilización de sus transacciones y falta de acceso a la central de riesgos.

2.2. ASPECTO LEGAL DE LAS COOPERATIVAS DE SERVICIOS MULTIPLES. [13]

1. Ley 15260- Ley de Cooperativas, de fecha 14.12. 1964.- Hasta antes de esta norma, se había generado un debate sobre como definir a las cooperativas, si como sociedades, asociaciones o clubes. Finalmente es con esta norma que se define el nombre de esta nueva figura jurídica organizada sin propósito de lucro y cuyo objetivo es la ayuda mutua de sus socios.

2. Decreto Legislativo No. 85 “Ley General de Cooperativas” del 20.05.1981: Esta norma trata de la constitución e inscripción, los socios, régimen administrativo, régimen económico, integración cooperativa, régimen de protección, Instituto Nacional de Cooperativas, sanciones y otros aspectos relacionados.

3. Decreto Legislativo No. 141 del 12.06.1981.- Modifica en vía de aclaración, las disposiciones de la Ley General de Cooperativas.

4. Decreto Supremo No. 021-81-TR de fecha 09.10.1981: Aprueba la estructura orgánica del Instituto Nacional de Cooperativas-INCOOP.

5. Decreto Legislativo No. 592 del 26.04.1990: Norma que faculta la aprobación, por decreto supremo, del Texto Único Ordenado de la Ley General de Cooperativas.

6. Decreto Supremo No. 065-90-TR de fecha 24.10.1990: Esta norma crea el Instituto Nacional de Financiamiento cooperativo (INFICOOP).

7. Decreto Supremo No. 074-90-TR “Texto Único Ordenado de la Ley General de Cooperativas”, de fecha 14.12.1990: Norma legal actualmente vigente que contiene al Decreto Legislativo No. 85, sus modificatorias, ampliatorias y complementarias.

8. Decreto Supremo No. 004-91-TR: Reglamento de Autocontrol Cooperativo, de fecha 23.01.1991: Esta norma menciona a los órganos responsables del control cooperativo, los límites y operaciones para el autocontrol cooperativo, el control federativo y otros aspectos relacionados.

9. Resolución No. 068-93-EF/94.10.0 – CONASEV del 06.04.1993: Crea el Registro Nacional de Cooperativas.

10. Resolución No. 073-93-EF/94.10.0 – CONASEV DEL 27.04.1993: Define las infracciones al Registro Nacional de Cooperativas y a la presentación de información financiera.

11. Resolución CONASEV No. 001-94-EF/94.10.0 del 11.01.1994: Disposiciones referidas a la obligación de las organizaciones cooperativas de presentar información financiera ajustada.

12. Resolución CONASEV No. 029-94/94.10.0 del 07.02.1994: Aprueba formatos que deben utilizar las organizaciones cooperativas para la presentación de sus presupuestos.

13. Resolución CONASEV No. 273-94-EF/94.10.0. del 14.06.1994: Disposiciones referidas a los libros y registros asociativos y contables que deben llevar las organizaciones cooperativas.

14. Resolución CONASEV No. 151-96-EF/94.10 del 30.04.1996: Precisa las cooperativas que deben presentar informaci8ón asociativa y financiera no auditada.

2. 3. BASES TEORICAS DE LAS COOPERATIVAS DE
SERVICIOS MULTIPLES:

(1) BASE ADMINISTRATIVA.-

El Régimen administrativo de las cooperativas, se encuentra normado por los artículos 25 al 37 del D. S. No. 074-90-TR- TUO del Ley General de Cooperativas. De acuerdo con dicha norma la Asamblea General de Delegados es la autoridad suprema de la cooperativa; el órgano responsable del planeamiento y gestión es el Consejo de Administración; en cambio el Consejo de Vigilancia es el órgano fiscalizador de la cooperativa y actuará sin interferir ni suspender el ejercicio de las funciones y actividades de los órganos fiscalizados. Determinadas funciones específicas podrán ser encomendadas a los Comités que establezca el Estatuto de la Cooperativa. Por otro lado tenemos a la Gerencia como órgano ejecutivo encargado de gestionar las operaciones de la cooperativa, dando cuenta a los órganos directivos. [14]

(2) BASE FINANCIERA.-

Constituyen recursos financieros de una cooperativa de servicios múltiples, de acuerdo a la Ley y el Estatuto, las siguientes:

Ø Las aportaciones ordinarias de los socios.
Ø Los préstamos que obtenga.
Ø Aportaciones extraordinarias de los socios
Ø Los ingresos generados por operaciones con los socios
Ø Los subsidios, donaciones, legados y otros ingresos que reciba a título gratuito

Las aportaciones ordinarias son obtenidas mensualmente mediante el descuento por planilla o pago directo en Caja.

Los préstamos que pudiera obtener una cooperativa pueden provenir de las distintas modalidades que ofrece el sistema financiero nacional o internacional: préstamos hipotecarios, leasing o arrendamiento financiero, avances en cuentas corrientes, etc.

Las aportaciones extraordinarias, se originan en situaciones especiales, cuando la cooperativa solicita una cuota adicional a los socios, para financiar determinado programa: vivienda, educación, salud, etc.

Los ingresos generados por operaciones con socios, está referido a los intereses de préstamos (compensatorios y moratorios), seguro de desgravamen, venta de bienes de consumo, aportes de previsión social, multas y otros.

Los recursos obtenidos por estas Fuentes, son usados en las inversiones temporales y permanentes de la cooperativa.
Por norma, las inversiones que se pretendan realizar, deben estar financiadas adecuadamente, en forma paralela los gastos presupuestados deben estar financiados, de lo contrario representaría un problema financiero para la cooperativa. [15]

(3) BASE PATRIMONIAL.-

De acuerdo a la Ley General de Cooperativas, y los Estatutos de las Cooperativas de Servicios Múltiples, el patrimonio de las cooperativas de servicios múltiples está formado por el capital social, la reserva cooperativa y los resultados acumulados.

El capital social es variable e ilimitado y está constituida por las aportaciones de los socios. Las aportaciones son abonadas en dinero, tienen un valor nominal aprobado por la Asamblea General de Delegados y se registran en la cuenta individual de cada socio.

El remanente es el resultado neto obtenido luego de detraer la reserva cooperativa, el mismo que es de libre disposición y se distribuye por acuerdo de la Asamblea General Ordinaria de Delegados.

La reserva cooperativa está integrada por la transferencia de no menos del veinte por ciento (20%) del remanente bruto anual. La reserva cooperativa es irrepartible y se destina específicamente a cubrir las pérdidas u otras contingencias imprevistas de la cooperativa, siendo en este caso repuesta con no menos del cincuenta por ciento (50%) de los remanentes de los años siguientes.

Los resultados acumulados o remanentes cuando son positivos, se distribuyen por acuerdo de la Asamblea en no menos del veinte por ciento (20%) para la reserva cooperativa. Cuando es negativo se denomina faltante o pérdida y es cubierto por las reservas.

Los rubros patrimoniales, constituyen el endeudamiento interno de la cooperativa, los mismos que conjuntamente con el endeudamiento externo (pasivo) proveniente de las diversas fuentes, son aplicados en las inversiones de la empresa cooperativa. [16]

(4) BASE CONTABLE.-

Según Pedro Cruz, las cooperativas de servicios múltiples al ser personas jurídicas están obligadas a: 1) llevar contabilidad completa; 2) aplicar el Plan Contable General Revisado, 3) aplicar el Reglamento y Manual de Preparación de Información Financiera, 4) aplicar las Normas Internacionales de Contabilidad y 5) Aplicar las normas de ajustes por inflación de acuerdo con las Resoluciones No,1 y 2 del Consejo Normativo de Contabilidad
Actualmente las empresas cooperativas aplican sistemas computarizados integrales(módulos de cuentas corrientes, créditos y cobranzas, Tesorería, presupuesto, gerencia, almacén, contabilidad) [17]

(5) BASE TRIBUTARIA.. [18]

Las cooperativas de servicios múltiples actualmente están gravadas con tributos de acuerdo con su actividad:

Ø En las operaciones de préstamos con sus socios; están gravadas con el Impuesto General a las Ventas( D.S. No. 055- 99-EF “Texto Único Ordenado de la Ley del Impuesto General a las Ventas e Impuesto Selectivo al Consumo”) y el Impuesto a la renta (D.S. No. 054-99-EF. “Texto Único Ordenado de la Ley del Impuesto a la Renta”) teniendo como base imponible los intereses de los préstamos otorgados y el seguro de desgravamen (cuya base está contenida en el 1.5.% del monto del préstamo) aplicado a los créditos otorgados.

Ø En las operaciones de consumo, servicios médicos, servicios educativos y otros.- Está gravada con el Impuesto General a las Ventas y el Impuesto a la Renta, teniendo en cuenta el valor de venta facturado, tal como lo establecen las normas antes citadas.

Ø Asimismo por la condición de tener trabajadores, asume los tributos relacionados con salud e Impuesto extraordinario de solidaridad. También debe efectuar las retenciones relacionadas con pensiones, impuesto a la renta de quinta categoría y otros de acuerdo a Ley.

Ø También tributariamente, están obligadas a formular ajustes por inflación para fines tributarios (Balance General), de acuerdo con el Decreto Legislativo No. 797 y su Reglamento el D. S. No. 006-96-EF.

2.4. MARCO CONCEPTUAL DE LA INVESTIGACION

(1) CONTROL :

“El control es el proceso puntual y continuo que tiene por objeto comprobar si el desarrollo de las operaciones se ha efectuado de conformidad a lo planificado y alcanzado los objetivos programados. “ [19]

El control es puntual, cuando se aplica eventualmente a ciertas áreas, funciones, actividades o personas.
El control es continuo cuando se aplica permanentemente. Comprende al control previo, concurrente y posterior.
Para el caso de instituciones, como las cooperativas de servicios múltiples, que carecen de supervisión y control gremial y estatal directo, es recomendable aplicar el control continuo o permanente por parte de los órganos directivos y la Oficina de Auditoria Interna (OAI), para asegurar el correcto uso de los recursos humanos, materiales y financieros de la cooperativa. Este tipo de control debería ser aplicado por el Consejo de vigilancia y por la Auditoria Interna.

(2) CONTROL EFICAZ:

El control es eficaz, cuando no entorpece las funciones administrativas, cuando se toman en cuenta las sugerencias y recomendaciones de los órganos responsables del mismo, cuando se aplican las medidas correctivas necesarias para optimizar la gestión empresarial.
Se ha determinado que en las empresas cooperativas no existe ninguna norma que hable del control eficaz, sin embargo se infiere que el efecto del control cooperativo encomendado a los órganos directivos y especialmente al Consejo de Vigilancia tiene como objetivo lograr el máximo provecho de las actividades de supervisión, fiscalización y control de modo que contribuya a optimizar la gestión institucional.[20]

Simón Andrade E., en su libro Planificación de Desarrollo Pág. 120, sostiene la siguiente teoría: El control eficaz consiste en evaluar un conjunto de proposiciones financieras, económicas y sociales, con la finalidad de determinar si las metas, objetivos, políticas, estrategias, presupuestos, programas y proyectos de inversión emanados de la gestión se están cumpliendo de acuerdo a lo previsto.

La cooperativa de servicios especiales “Alas Peruanas”, muy conocida en el país por ser promotora de la Universidad “Alas Peruanas”, a través de su Curso Avanzado de Cooperativismo sostiene la siguiente teoría:” El control eficaz, es el proceso de comprobación destinado a determinar si se siguen o no los planes, si se están haciendo o no progresos para la consecución de los objetivos propuestos y el proceso de actuación, si fuese preciso, para corregir cualquier desviación”
Tradicionalmente, los directivos cooperativistas han visto la economía de sus empresas como algo estático; sin embargo en el mundo contemporáneo, deben actuar bajo el supuesto de que la economía es muy dinámica y el cambio es la regla a fin de las empresas, por lo que el control eficaz, es una técnica de evaluación que permite optimizar la gestión empresarial.

(3) TECNICAS DE CONTROL

Son las formas, estilos, destreza y pericia que se aplican en la ejecución de los procedimientos de control.
La auditoria confiere mucha importancia al control, por lo que los especialistas han establecido técnicas de evaluación, recomendaciones e informes para hacer llegar sus conclusiones y recomendaciones.

Las técnicas de auditoria que contribuyen a un control eficaz son las siguientes:

a) Técnicas de verificación ocular.- Que comprende la comparación, observación, revisión selectiva y el rastreo.
b) Técnicas de verificación verbal.- Comprende la indagación.
c) Técnicas de verificación escrita.- Comprende al análisis, conciliación y confirmación.
d) Técnicas de verificación documental: Abarca la comprobación y la computación
e) Técnicas de verificación física.- Comprende la inspección.

(4) CONTROL INTERNO:

“A partir de la segunda mitad del siglo pasado el control interno se ha hecho imprescindible para llevar a cabo una gestión eficaz de las empresas, y como consecuencia se ha tornado en un instrumento óptimo para la auditoria. La profundización del control interno como herramienta de la gestión ha sido posible gracias a los logros conseguidos por los administradores, los especialistas en información y comunicación, los expertos en sistemas y los técnicos en informática y cibernética” . [21]

En la SAS 1 (Statement Auditing Sandard: Declaración de Normas de auditoria), se afirma lo siguiente:
“ El Control interno incluye el plan de organización y todos los métodos y medidas de coordinación adoptados dentro de una empresa para salvaguardar sus activos, verificar la corrección y confiabilidad de sus datos contables, promover la eficiencia operacional y la adhesión a las políticas gerenciales establecidas... Un sistema de control interno se extiende más allá de aquellos asuntos que se relacionan con las funciones de los departamentos de contabilidad y finanzas”

De acuerdo con el Instituto Americano de Contadores (American Institute of Accountants), el control interno integra los planes de organización de la entidad y todos los métodos, procedimientos y sistemas que funcionalmente se siguen en una organización para el conocimiento y protección de sus activos, la consecución de información financiera correcta y fidedigna y el incentivo a la eficacia de la gestión y la realización de las políticas surgidas en la dirección.

De forma más concisa, E. Gironella Masgrau llama “Control interno al plan de organización y el conjunto de métodos y procedimientos que sirven para ayudar a la dirección en el mejor desempeño de sus funciones”

El Estudio Caballero Bustamante, a partir de las definiciones anteriores destaca tres clases de control interno atendiendo a sus objetivos: 1) Control interno operacional: 2) Control interno contable; y 3) verificación interna.
Asimismo se establece los principios fundamentales del control interno: 1) Fijación de las responsabilidades; 2) Separación de funciones; 3) Utilización de pruebas de comprobación; 4) Las operaciones no deben quedar a cargo de una sola persona; 5) Las funciones y procedimientos deben figurar por escrito; 6) Selección adecuada del personal; 7) Rotación de funciones; 8) Es necesario los periodos de descanso vacacional; 9) Ubicación adecuada del personal; 10) La contabilidad no sustituye al control interno; 11) Utilización de cuentas de control; 12) Creación de un sistema de archivo y correspondencia.

Los elementos más importantes de un sistema de control interno pueden enunciarse de la siguiente manera: a) Definición de objetivos; b) Organización adecuada; c) Comunicaciones internas ágiles; d) Procedimientos efectivos y e) Personal idóneo.

(5) EFICACIA

“ Los sistemas de control interno funcionan a distintos niveles de eficacia. De la misma forma, un sistema determinado puede funcionar de forma diferente en momentos distintos.
Cuando un sistema de control interno alcanza el estándar descrito a continuación, puede considerarse un sistema “eficaz”.

El control interno puede considerarse eficaz si:

· Se están logrando los objetivos operacionales de la entidad.
· Disponen de información adecuada hasta el punto de lograr los objetivos operacionales de la entidad.
· Si se preparan de forma fiable la información financiera, económica y patrimonial de la entidad
· Si se cumplen las leyes y normas aplicables.

Mientras que el control interno es un proceso, su eficacia es un estado o condición del proceso en un momento dado.

La determinación de si un sistema de control interno es “eficaz” o no constituye una toma de postura subjetiva que resulta del análisis de si están presentes y funcionario eficazmente los cinco componentes (entorno de control, evaluación de los riesgos, actividades de control, información y comunicación y supervisión ). Su funcionamiento eficaz proporciona un grado de seguridad razonable de que una o más de las categorías de objetivos establecidos (eficiencia y eficacia de las operaciones, fiabilidad de la información financiera y cumplimiento de las leyes y normas aplicables) va a cumplirse. Por consiguiente, estos componentes también son criterios para determinar si el control interno es eficaz”[22]

(6) AUDITORIA DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO.

El Estudio Caballero Bustamante, en su Informativo Auditoria de la 2da. Quincena de Julio-2002- Pág. F2, indica que los sistemas de control interno pueden ser examinados tanto por u auditor independiente como por el auditor interno. El auditor debe tener presente que la suposición a priori de la idoneidad del control interno tal vez resulte errónea. El descubrimiento de la deficiencia del control interno puede invalidar toda la labor que hasta ese momento hubiera realizado el auditor. Por consiguiente antes de establecer las fases de realización de su programa de trabajo, el profesional contable habrá de analizar a fondo el control interno.

Para ello, y tomando como ejemplo los elementos básicos del control sobre la contabilidad, deberá:

f) Validar, es decir, cerciorarse de la validez de los datos contables, contrastándolos con otros elementos que los comprueben;
g) Verificar la suficiencia, o sea, cerciorarse de que se disponga de todos los datos con que debe contarse;
h) Repetir operaciones, con el objeto de tener la seguridad de que los cálculos son correctos.

Los procedimientos empleados para determinar la validez son los siguientes:

a) Comprobación de las autorizaciones;
b) Comprobación de comparaciones;
c) Verificación;
d) Comprobación de documentos;
e) Confirmación;
f) Revisión física;
g) Repetición de operaciones;
h) Investigación de cuentas;
i) Relación entre el control interno y las comprobaciones del auditor;
j) Comprobación de operaciones
k) Controles de operaciones.

(7). EVALUACIÓN DEL CONTROL INTERNO

“ En términos generales, la evaluación consiste en analizar, estudiar, compara y dar un peso estimativo a lo que se haya examinado. Ahora bien, para que se pueda examinar algo es preciso que exista, es decir, deben haber unos sistemas, un personal competente y una documentación.

El procedimiento clásico para una evaluación de este tipo consiste en preparar los cuestionarios pertinentes para las áreas y posteriormente, una vez conseguidas las respuestas oportunas y puestas éstas en conjunción con la información obtenida de los distintos sistemas de la entidad, efectuar la evaluación definitiva aplicando normas y técnicas de auditoria conocidas. Por su puesto que el cuestionario no debe eliminar a la entrevista, sino complementarla.

El cuestionario constituye, en definitiva, una forma de conseguir información. Su objetivo es descubrir hechos, opiniones y reunir datos cuantitativos. La información obtenida por medio de cuestionarios debe ser tabulada, depurada y servir, junto con la de otras fuentes, para la evaluación de los sistemas de control interno.

Los aspectos más significativos a considerar e el proceso de evaluación del control interno, desde el planeamiento del cuestionario hasta la emisión del informe, son los siguientes:

a) Redacción del cuestionario;
b) Ámbito de cobertura;
c) Diferencias entre cuestionario general y por áreas;
d) Tabulación y análisis de la información obtenida;
e) Valoración del control interno; y,
f) Informe de la auditoria del control interno.” [23]

(8). GESTION OPTIMA:

“La gestión óptima está relacionada al cumplimiento de las acciones, políticas, metas, objetivos, misión y visión de la empresa; tal como lo establece la gestión empresarial moderna”[24]

“La gestión óptima, es el proceso emprendido por una o más personas para coordinar las actividades laborales de otras personas con la finalidad de lograr resultados de alta calidad que una persona no podría alcanzar por si sola. En este marco entra en juego la competitividad, que se define como la medida en que una empresa, bajo condiciones de mercado libre es capaz de producir bienes y servicios que superen la prueba de los mercados, manteniendo o expandiendo al mismo tiempo las rentas reales de sus empleados y socios. También en este marco se concibe la calidad, que es la totalidad de los rasgos y las características de un producto o servicio que refieren a su capacidad de satisfacer necesidades expresadas o implícitas” [25]

“Gestión óptima, según Ayllón Ferrari, Antonio, es “ el conjunto de acciones que permiten obtener el máximo rendimiento de las actividades que desarrolla la empresa”

“Gestión óptima, es hacer que los miembros de una empresa trabajen juntos con más eficacia, que disfruten de su trabajo, que desarrollen sus destrezas y habilidades y que sean buenos representantes de la empresa, presenta un gran reto para los directivos de la misma.[26]

(9) CONTABILIDAD:

La contabilidad aplicada a una cooperativa de servicios múltiples es el proceso que consiste en identificar los documentos sustentatorios de las operaciones, registrar computarizadamente dichos documentos, obtener la información financiera y económica y luego analizarla e interpretarla para que los órganos directivos y ejecutivos planifiquen, tomen decisiones y realicen el control de las actividades institucionales
La contabilidad de una cooperativa es necesaria para llevar a cabo la evaluación presupuestaria, la auditoria interna y externa y si fuera el caso la fiscalización y control de los órganos internos y externos de la institución. [27]

(10) AUDITORIA.

La auditoria puede ser interna y externa. A su vez ambas pueden desdoblarse en auditoria de gestión, operativa, informática, de recursos humanos, eco auditoria, etc. Según se trate de la evaluación de la administración en general, evaluación de una determinada área, evaluación del sistema informático, evaluación de los recursos humanos, evaluación del medio ambiente respectivamente.

La auditoria en su marco doctrinario dispone de una serie de teorías, de las cuales para este trabajo se utilizarán las siguientes: El conocimiento, comprensión y aplicación correcta de las Normas de Auditoria Generalmente Aceptadas (NAGA’S), las Normas Internacionales de Auditoria (NIA’S), Normas Internacionales de Contabilidad (NIC’S), Código de Ética y Normas específicas del Colegio de Contadores Públicos de Lima y de otros Colegios Departamentales según la ubicación geográfica de las cooperativas. [28]

“La auditoria interna es un servicio a la organización empresarial, consistente en una valoración independiente de la actividad establecida dentro de la misma. Es el control que funciona por medio del examen y valoración de lo adecuado y efectivo de otros controles. Por tanto podemos decir que es una serie de procesos y técnicas, a través de las cuales se da una seguridad de primera mano a la dirección respecto de la empresa” [29]

“La auditoria externa, es un examen crítico y sistemático de: 1) la dirección interna; 2) estados, expedientes y operaciones contables preparadas anticipadamente por la gerencia, y 3) los demás documentos y expedientes financieros y jurídicos de una empresa Es decir la auditoria tiene por objeto averiguar la exactitud, integridad y autenticidad de los estados financieros, libros, expedientes y documentos empresariales.[30]

(12).DERECHO:

El derecho está compuesto por la normatividad comparada, nuestra Constitución Política del Estado, el conjunto de leyes, decretos legislativos, decretos supremos, resoluciones, estatuto, reglamentos internos, manuales, directivas y otros documentos relacionados con la constitución, organización y administración de las cooperativas.
Las denominadas normas internas de las entidades cooperativas, como el Estatuto, Reglamentos internos de los Consejos y Comités, Manuales, Directivas y otros deben ser formulados de acuerdo a las normas generales del derecho.

(13) FINANZAS:
Las finanzas forman parte de todos los episodios de las empresas. [31]

En las cooperativas las nuevas inversiones que se pretendan hacer, el mejoramiento de los servicios, la creación de nuevos productos para los socios, debe disponer del financiamiento correspondiente, sin lo cual no se pueden realizar; siendo en esta parte fundamental las actividades de control en diversas modalidades (directivos, auditores internos, auditores externos, etc) los que deben estar vigilantes del manejo adecuado de los recursos financieros de la empresa.

“Las finanzas se pueden definir como el hecho de proveer los medios o recursos para asumir los pagos o desembolsos de las inversiones y gastos que se van a realizar.

Las finanzas comprenden problemas de inversión, financiamiento y pago de dividendos principalmente” [32]

El financiamiento es sinónimo de endeudamiento y el mismo puede provenir de dos grandes fuentes: internas y externas. La fuente interna es la patrimonial y está compuesta por el capital, reservas, excedentes y remanentes. La fuente externa es la compuesto por el pasivo, es decir por las deudas externas, provenientes de deudas con acreedores y proveedores.

Por otro lado las inversiones cooperativistas están desagregadas en temporales y permanentes. Las inversiones temporales están compuestas del dinero en Caja y Bancos, las Cuentas por Cobrar, las Existencias, los Gastos realizados por adelantado y otros activos corrientes. Las inversiones permanentes están compuestas por los Valores, Activo fijo e Intangibles de la empresa.

(14).ADMINISTRACIÓN:

“La administración está referida a establecer y lograr objetivos. Es el principal medio del hombre para utilizar los recursos materiales y los talentos de la gente en la búsqueda y logro de los objetivos estipulados” [33]

A través de la administración aplicada a las empresas cooperativas se establece las acciones, estrategias, políticas, metas, objetivos, misión y visión sobre las cuales deberán trabajar los dirigentes cooperativistas.

La administración cooperativa, es el proceso de planificar, organizar, dirigir, coordinar y controlar todas y cada una de las actividades de la empresa cooperativa, con el propósito de lograr los objetivos propuestos.
En el marco de la administración de una cooperativa, están de por medio el uso eficiente y eficaz de los recursos humanos, materiales y financieros.

“Las personas, ideas, recursos y objetivo (PIRO), son básicos en la administración. Son aquellos con los cuales trabaja los directivos.
Desde luego, las personas es el recurso de mayor importancia con que cuenta la empresa. La administración es para las personas y por medio de las personas. Un directivo o un gerente, sabe que para alcanzar el objetivo deseado, las personas requieren dirección, necesitan ser persuadidas, inspiradas, comunicadas, y ser capaces de desempeñar tareas de trabajo que sean satisfactorias.
Las ideas se encuentran entre las posiciones más preciadas de un gerente, pues representan las nociones fundamentales y el pensamiento conceptual necesario para el gerente.
Los recursos, distintos a las personas, son esenciales para el éxito del gerente. El gerente debe definir las líneas de enlace para facilitar la coordinación de los recursos y para establecer relaciones adecuadas y actualizadas entre ellos.
Los objetivos da propósito al uso de las personas, ideas y recursos por parte del gerente. En las empresas hay un objetivo que alcanzar, una misión que cumplir. Un gerente está orientado al objetivo” [34]

2.5. DEFINICIÓN DE TERMINOS RELACIONADOS. [35]

(1) SISTEMA DE CONTROL.
Conjunto de elementos, principios, procesos, procedimientos y técnicas de control enlazados entre si, con el objeto de evaluar la gestión institucional y contribuir a su eficiencia y eficacia.

(2) CONTROL INTERNO
Proceso efectuado por los órganos directivos y el resto del personal de la cooperativa, diseñado con el objeto de proporcionar un grado de seguridad razonable en cuanto a la consecución de objetivos.

(3) PRINCIPIOS DE CONTROL
Bases, fundamentos del sistema de control. Son de orden organizativo, administrativo, legal, contable, financiero, informático, etc.

(4) AMBIENTE DE CONTROL
Condiciones o circunstancias en las cuales se desarrollan las acciones de control de una cooperativa.

(5) AMBITO DEL CONTROL
Es el espacio, actividad, proceso, función u otro aspecto que abarca el control interno

(6) CLASES DE CONTROL INTERNO
a. CONTROL INTERNO OPERACIONAL
Su propósito es operativo y se ejerce por departamentos operacionales más que por lo financieros y contables, aunque aquellos utilicen estos últimos como fuente de información

b. CONTROL INTERNO CONTABLE
Tienen por objeto verificar la corrección y fiabilidad de la contabilidad.

c. VERIFICACION INTERNA
Está constituida por procedimientos específicos como medidas físicas, control de ingresos y control de gastos, etc. Corresponde al Consejo de Administración la implementación y mantenimiento de los sistemas de verificación interna que pueden conseguirse mediante los procedimientos contables.

(7) ELEMENTOS DEL CONTROL

a. ORGANIZACIÓN
Está constituida por la estructura orgánica; las líneas de autoridad, responsabilidad y coordinación; la división de labores, asignación de responsabilidad y otros aspectos.

b. DEFINICION DE OBJETIVOS
Son los medios de referencia que utiliza el control para evaluar la gestión institucional.

c. PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
Los procesos son las diversas etapas que comprende el control. En cambio los procedimientos, son las acciones, los pasos que se aplican a la institución, actividades o funciones que se evalúan.

d. DESEMPEÑO DEL PERSONAL
Comprende la captación, entrenamiento, ejecución de actividades, retribuciones por el trabajo y los resultados de sus actividades (eficiencia o deficiencia), así como la moralidad y ética que aplican.

e. SUPERVISION PERMANENTE.

Comprende el conjunto de acciones para observar, examinar, inspeccionar las actividades del personal.

(8) COMPONENTES DEL CONTROL

El informe COSO (Committee of Sponsoring Organizations of the Treadway Comisión ), considera los siguientes componentes:

a. ENTORNO DEL CONTROL

ES la base de todos los demás componentes del control interno, aportando disciplina y estructura. Los factores del entorno de control incluyen la integridad, los valores éticos y la capacidad de los empleados de la entidad, la filosofía de la dirección y el estilo de gestión, la manera en que la dirección asigna la autoridad y la responsabilidad y organiza y desarrolla profesionalmente a sus empleados y la atención y orientación que proporciona el Consejo de Administración

b. EVALUACION DE RIESGOS

Las cooperativas así como todas las empresas se enfrentan a diversos riesgos externos e internos que tienen que ser evaluados. Una condición previa a la evaluación del riesgo es la identificación de los objetivos a los distintos niveles, vinculados entre si e internamente coherentes. La evaluación de los riesgos consiste en la identificación y el análisis de los riesgos relevantes para la consecución de los objetivos, y sirve de base para determinar como han de ser gestionados los riesgos.

c. ACTIVIDADES DE CONTROL

Las actividades de control son las políticas y los procedimientos que ayudan a asegurar que se lleven a cabo las instrucciones de la dirección. Ayudan a asegurar que se toman las medidas necesarias para controlar los riesgos relacionados con la consecución de los objetivos de la entidad. Hay actividades de control en toda la organización cooperativa, a todos los niveles y en todas sus funciones incluyen una gama de actividades tan diversa como aprobaciones, autorizaciones, verificaciones, conciliaciones, revisiones de rentabilidad operativa, salvaguarda de activos y segregación de funciones.

d. INFORMACION Y COMUNICACION

En las cooperativas, hay que identificar, recopilar y comunicar información pertinente en forma y plazo que permitan cumplir a cada directivo, funcionario y trabajador con sus responsabilidades. Los sistemas informáticos producen informes que contienen información operativa, financiera y datos sobre el cumplimiento de las normas que permite dirigir y controlar la empresa de forma adecuada.

e. SUPERVISION

El sistema de control interno de una cooperativa requiere supervisión, es decir, un proceso que comprueba que se mantienen el adecuado funcionamiento del sistema a lo largo del tiempo. Esto se consigue mediante actividades de supervisión continuada, evaluaciones periódicas a una combinación de ambas cosas. La supervisión continuada se da en el transcurso de las operaciones. Incluye tanto las actividades normales de dirección y supervisión, como otras actividades llevadas a cabo por el personal en la realización de sus funciones. El alcance y la frecuencia de las evaluaciones periódicas dependerán esencialmente de una evaluación de los riesgos y de la eficacia de los procesos de supervisión continuada. Las deficiencias detectadas en el control interno deberán ser notificadas a niveles superiores, mientras que la alta dirección y el consejo de administración deberían ser informados de los aspectos significativos observados.

Estos componentes, vinculados entre sí, generan una sinergia y forman un sistema integrado que responde de una manera dinámica a las circunstancias cambiantes del entorno. El sistema de control interno está entrelazado con las actividades operativas de la entidad y existe por razones empresariales fundamentales. El sistema de control interno es más efectivo cuando los controles se incorporan en la infraestructura de la cooperativa y forman parte de la esencia de la misma. Mediante los controles “incorporados”, se fomenta la calidad y las iniciativas de delegación de poderes, se evitan gastos innecesarios y se permite una respuesta rápida ante las circunstancias cambiantes.

(9) ORGANOS DE CONTROL

Vienen a ser las dependencias de la cooperativa responsables directos del control institucional: Consejo de Vigilancia, Auditoria Interna y Auditoria Externa. Indirectamente forman parte del control la Asamblea General de Delegados, el Consejo de Administración, los Comités, la Gerencia y Jefaturas de las diversas áreas operativas.

(10) DEPENDECIAS DE CONTROL

Están conformadas por los departamentos, secciones y/o divisiones conformantes del órgano máximo del control.

(11) OBJETIVOS DEL CONTROL INTERNO

a. Eficiencia y eficacia de las operaciones de la cooperativa.
b. Fiabilidad de la información financiera.
c. Cumplimiento de las leyes y normas que sean aplicables

(12) ESTANDARES DE CONTROL

Según Koontz / O’Donnell, ya que los planes son las bases frente a las cuales deben establecerse los controles, lógicamente se deduce que el primer paso en el proceso sería establecer planes. Sin embargo, puesto que éstos varían en nivel de detalle y complejidad, y ya que los administradores no suelen observar todo se establecen normas especiales. Las normas son, por definición, criterios sencillos de evaluación. Son los puntos seleccionados en un programa total de planeación donde se realizan medidas de evaluación, de tal modo que puedan orientar a los administradores respecto de cómo marchan las cosas sin que estos tengan que observar cada paso en la ejecución de los planes.

(13) PROCESO DE CONTROL

Son las etapas que comprende el control. Cada etapa tiene su propia metodología, sus técnicas, acciones y procedimientos. Comprende la planeación, organización dirección, coordinación e integración, ejecución e informes.

(14) POLÍTICAS DE CONTROL INTERNO

Son las medidas, pautas, parámetros que debe seguir el personal que desarrolla las actividades de control

(15) ESTRATEGIAS DE CONTROL

Es el arte de planear, organizar, dirigir y coordinar las actividades de control e el mediano y largo plazo, con el objeto de contribuir a la optimización de la gestión cooperativa.

(16) TÁCTICAS DE CONTROL

Arte de planear, organizar, disponer, mover y emplear los procedimientos de control en el presente y en el corto plazo.

(17) LINEAMIENTOS DE CONTROL

Delineación de las actividades de control de una cooperativa.

(18) METODOS DE CONTROL

Son los procesos y procedimientos que se siguen en las actividades de control hasta determinar los resultados positivos o negativos

(19) PROCEDIMIENTOS DE CONTROL

Son los pasos o acciones que se aplican en las actividades de control que realizan los órganos de control de una cooperativa.

(20) INSTRUMENTOS DE CONTROL

Constituyen instrumentos de control, los organigramas, cronogramas de trabajo, hojas de trabajo, cédulas, etc.

(21) HERRAMIENTAS DE CONTROL

Están constituídas por las normas generales y específicas de la cooperativa

(22) MECANISMOS DE CONTROL

Son las formas de realizar el control; por ejemplo la evaluación del plan estratégico, la evaluación del presupuesto y el análisis e interpretación de los estados financieros.

(23) TÉCNICAS DE CONTROL

Viene a ser la pericia, dominio o destreza en la utilización de las herramientas, mecanismos e instrumentos en las actividades de control institucional.

(24) ACCIONES DE CONTROL

Efecto de aplicar los procedimientos en las actividades de control de una cooperativa.

(25) ACCIONES DE CONTROL

Son los procedimientos utilizados en las actividades de control de una cooperativa

(26) RIESGOS DE CONTROL

La identificación y el análisis de los riesgos es un proceso interactivo continuo y constituye un componente fundamental de un sistema de control interno eficaz. La dirección debe examinar detalladamente los riesgos existentes a todos los niveles de la empresa y tomar las medidas oportunas y gestionarlos

(27) EL CONTROL COMO UN SISTEMA DE RETROALIMENTACION

La posición de considerar al control tan sólo como el establecimiento de normas, medidas de evaluación y corrección de desviaciones, ha cambiado en los últimos tiempos. Con seguridad, los administradores miden la labor real, la comparan contra las normas, e identifican y analizan las desviaciones. Pero entonces, para hacer las correcciones necesarias deben implantar y mejorar programas de acción correctiva con objeto de alcanzar los objetivos deseados.

(28) LO QUE SE PUEDE LOGRAR CON EL CONTROL INTERNO

El control interno puede ayudar a que una cooperativa consiga sus objetivos, organización, administración, rentabilidad y rendimiento y a prevenir la pérdida de recursos. Puede ayudar a la obtención de información financiera fiable. También puede reforzar la confianza en que la empresa cooperativa cumple con las leyes y normas aplicables, evitando efectos perjudiciales para su reputación y otras consecuencias. En resumen puede ayudar a que una entidad cooperativa llegue adonde quiere ir y evite peligros y sorpresas en el camino.

(29) LO QUE NO SE PUEDE LOGRAR CON EL CONTROL INTERNO

Las expectativas pueden ser mayores y poco realistas. El control interno no garantiza el éxito de una entidad. Incluso un control interno eficaz sólo puede “ayudar” a la consecución de los objetivos. Puede suministrar información para la dirección sobre el progreso de la entidad, o la falta de tal progreso, hacia la consecución de dichos objetivos. Sin embargo, el control interno no puede hacer que un gerente intrínsecamente malo se convierta en un buen gerente.

CAPITULO III
EVALUACION DE LA GESTION INSTITUCIONAL EN EL MARCO DEL CONTROL EFICAZ

Para efectos de formular y especialmente para evaluar la información presupuestaria, financiera, económica, patrimonial, organizativa y administrativa se debe tener en cuenta los indicadores macroeconómicos y también microeconómicos; de modo que sirvan de estándares para efectuar las comparaciones respectivas.

3.1. LINEAMIENTOS PARA LA FORMULACION PRESUPUESTAL

1. INDICADORES PARA EVALUAR EL PRESUPUESTO

VARIACION PORCENTUAL DE LA INFLACION A NIVEL DE CONSUMIDOR

APLICACION DE LOS INDICADORES EN LA FORMULACION DEL PRESUPUESTO 2001

1. CONSIDERACIONES GENERALES.

Dando cumplimiento al Reglamento de autocontrol Cooperativo D.S. No. 004-91-TR, el cual indica en su capítulo III de los límites y operaciones para el autocontrol cooperativo específicamente en el Art. 15 que es nnecesario la aprobación del presupuesto general por parte del consejo de administración, la gerencia general de la Cooperativa de servicios Múltiples Manuel Polo Jiménez presenta a consideración el presupuesto del ejercicio económico del año 2001 que servirá para controlar las operaciones que tenga que realizar la cooperativa con sus socios; el presupuesto incluye las políticas a determinar en el gasto pero ello necesariamente significa que se debe gastar lo que está presupuestado, debiendo ser política del Consejo de administración a través de la gerencia general y por extensión al Consejo de Vigilancia y a la Unidad de Auditoria Interna dependiente de este Consejo, el uso racional de los recursos que permitirán u normal desarrollo de la cooperativo.
El presupuesto presentado a valores históricos refleja en términos numéricos el resultado anticipado de una operación futura de ingreso o gasto y con miras a poder alcanzar el mayor beneficio a través del control presupuestal que permitirá que la cooperativa obtenga un remanente justo en base a una tasa de interés también justo y que no acumule un mayor remanente producto de lucro para los socios, tanto a valores históricos como a valores ajustados. También continuando con la política de que las aportaciones de los socios se ajustan, se obtendría un resultado por exposición a la inflación (R.E.I.) para otorgar a los socios.

2. SUPUESTOS MACRO ECONOMICOS PARA LA ECONOMIA PERUANA

Teniendo en consideración la Directiva de Programación y formulación del Plan operativo y presupuesto de las entidades del estado para 2001 y otros supuestos necesarios se determina lo siguiente:

(1) Ingreso Mínimo legal indexado año 2000 S/. 397.73
Ingreso Mínimo legal indexado año 2001 S/. 400.08 (Marzo )
a) Crecimiento real del producto bruto interno: 6%
b) Inflación anual:
Diciembre 1998 = 6.01%, Diciembre 1999 = 3.73% Diciembre 2000+ 3.73

c) Tipo de cambio (S/. X $ ):
Promedio anual 2000 = 3.483
Promedio Anual 2001 = 3.527 (proyectado)
d) Unidad impositiva tributaria:
UIT 1998 = S/. 2,600.00 UIT 1999= S/. 2800.00
UIT 2000 = S/. 2,900.00 UIT 2001 = S/. 3,000.00
e) Tasa de interés promedio anual en las cooperativas:
Operaciones activas TAMN préstamos = 38.16%
Operaciones activas TIPMN ahorros = 12.44%
Operaciones activas TIPMN plazo fijo = 19.98%

3. VARIABLES ECONOMICAS DE COOPOLO

(1) CRECIMIENTO DE VARIABLES DE COOPOLO:

Para una mayor proyección del presupuesto 2001 es necesario tomar algunas variables importantes que nos permitirán medir el crecimiento de la cooperativa y ayudar a proyectar los estados de ganancias y pérdidas a valores históricos que nos llevará a un remanente histórico, siendo los siguientes:

a. APORTACIONES
* aportaciones totales del año 1999 = s/. 4’693,404
* aportaciones totales del año 2000 S/. 6’043,458
* Las aportaciones 1999 representan el 91.67% del total del Pasivo.
* aportaciones 2000 representan el 91. 86% del Total del Pasivo

b. NUMERO DE SOCIOS INGRESANTES
* Año 1999 = 1,145 Año 2000= 1,028

c. CUENTAS POR COBRAR: (Sólo la parte de préstamos)
* Saldo cuentas por cobrar año 1999 = S/. 3’702,683
* Saldo cuentas por cobrar año 2000 = S/. 4’615,608
* Cuentas por cobrar el año 1999 representa el 60.40% del total activo
* Cuentas por cobrar del año 2000 representa el 93.68% del total activo.
* Provisiones año 1999 para incobrables acumuladas S/. 117,501
* Provisiones año 2000 para incobrables acumuladas S/. 280,596

d. ACTIVOS TOTALES
* Año 1999 = s/. 6’129,817 Año 2000= S/. 7’308,434

e. ESTADO DE GANANCIAS Y PERDIDAS
* Ingresos de operación año 1999 = S/. 2’150,689
* Ingresos de operación año 2000 = S/. 2’344,337
* Egresos de operación año 1999 = 1’563,801
* Egresos de operación año 2000 = 1’633,874

(2) CONSIDERACIONES GENERALES:

a. PRESUPUESTO DE CAPTACIONES Y COLOCACIONES

Ambos presupuestos camina juntos, mientras que uno de ellos se encarga de captar los recursos provenientes de nuestra actual fuente de captación que son las aportaciones y a través de ello se encarga de generar las colocaciones en cada uno de los socios a un costo predeterminado y con ello poder cubrir el estado de ganancias y pérdidas que permita tener un remanente acumulado a valores históricos satisfactorio. El presupuesto de colocaciones permite obtener ingresos por intereses.

b. PRESUPUESTO DE CAPTACIONES

* OBJETIVOS.- A través de este instrumento, la cooperativa capta recursos via aportaciones, estos recursos son captados a cada uno de los socios, teniendo en consideración la aportación mínima que debe tener un socio en la cooperativa, la que se encuentra en el orden de S/. 14.00 partiendo de un promedio de socios totales de 15,000 con una variación de captación del 15% a la cual no se logra conseguir sus ingresos en forma mensual por encontrarse con sobregiro en sus boletas de pago, estas aportaciones sirven de encaje inmediato para operaciones de crédito y también debe tenerse en consideración la política adoptada por el Consejo de Administración en lo referente a que aportes mayores a S/. 1,250.00 podrían ser retirados a requerimiento del socio por no poderle servir como encaje, de acuerdo a su capacidad de pago promedio que tiene.

* METAS.- En este rubro de captaciones se proyecta captar por planillas en aportaciones el monto mínimo mensual de S/. 10,600 incrementándose posteriormente a S/. 11,200.00 que correspondería a 800 socios ingresantes por planilla en forma mensual en promedio y por aceptar retiros de aportaciones el 35% de los captado por planilla y lo que nos da en un primer momento un crecimiento de un 10.22% en relació al total de las aportaciones acumuladas a diciembre del 2000 sin considerar el retiro de las aportaciones, porcentajes de crecimiento muy superior a la inflación anual peruana.

* PLANES.- Para mejorar nuestra matrícula social se debe procurar captar durante el año un total no menor de 800 socios con una aportación mínima de S/. 14.00, esta captación de recursos de nuevos socios será a través de la Campaña de captación de nuevos socios a efectuarse durante todo el año ofreciendo los préstamos promocionales y teniendo en consideración su capacidad de pago mínimo mensual de S/. 250.00 . Estas variables mínimas podremos equilibrar el capital necesario para colocarlo en nuevos créditos mensuales proyectadas.

c. PRESUPUESTO DE COLOCACIONES

* OBJETIVO.- A través de este instrumento la cooperativa trata de que los fondos captados a través de las aportaciones de los socios puedan satisfacer las necesidades providentes y productivas de sus socios y además darle una rentabilidad. Para poder proyectar este presupuesto es necesario tener en consideración los siguientes lineamientos de política a seguir.
- Para solidificar el presupuesto de colocaciones de la cooperativa, es necesario que el nivel de rotación de los productos denominados a sola firma, presta cuatro se mantengan en los plazos señalados: 10 y 18 meses inicialmente y que la recuperación de los créditos también se mantengan en el nivel deseado como es el pago de los créditos en forma mensual a un 90%, procurando que el nivel de morosidad sea mínimo y tendiente a que sea nulo. Pudiéndose efectuar algunas campañas especiales de colocaciones para ver la forma de colocar mayores recursos.
- Deberá continuarse con la política de las ampliaciones de créditos de las ampliaciones de créditos a los socios que hayan obtenido un crédito después de seis meses de antigüedad al último crédito obtenido, debe considerar modificar el Reglamento de Créditos que a la fecha se encuentra obsoleto
- Se continuará con la política de evaluación en base a la capacidad de pago del socio a ello se debe unir que para el caso de la evaluación de sus ingresos se toma como máximo el 50% de sus ingresos netos.
- Para el caso del máximo de préstamos a otorgar debe de continuar manteniéndose como indicador la capacidad de pago demostrable del socio
- Teniendo en cuenta que el nivel de morosidad que a la fecha continúa siendo muy elevado, la política será agresiva en su recuperación que corresponde a los fondos de los socios entregados a la cooperativa, por ello la tendencia es bajar las provisiones del presente año y si es necesario se llegará a tomar sólo lo provisionado en los años anteriores debiendo mantenerlo en un nivel inferior al 3% mensual y de llegar a fines de año a este nivel también

* METAS.- El volumen mínimo de colocaciones reales y efectivas que debe mantenerse para cubrir los estados de ganancias y pérdidas deben ser superior a S/. 800,000 entre los productos que oferta la cooperativa y tendiente a ir incrementándose, ello se plantea en base a que es necesario en el presente año cimentar las bases económicas de la cooperativa y todas las correcciones necesarias. Entiéndase que este monto de colocaciones mínimo es el punto de partida para las colocaciones el equilibrio del estado de ganancias y pérdidas y el remanente a obtener o sería mayor al ejercicio anterior unida a inversiones que debe hacer la cooperativa para superar el exceso de caja que posee.

d. GASTOS DE ADMINISTRACIÓN

Son los gastos proyectados para cumplir el proceso de producción de la cooperativa, pero debe entenderse que no necesariamente es lo que se debe gastar, para mejorar el remanente proyectado es necesario que se mantenga un proceso de racionalización en el gasto en la mayor parte de los rubros.

2. INDICADORES PARA EVALUAR LA SITUACIÓN FIANCIERA Y ECONOMICA

CONCLUSIONES:

a) El mayor porcentaje de inversiones es de tipo temporal y esto de debe al tipo de giro que desarrollan estas entidades (ANEXO No. 1). Siendo las Cuentas por Cobrar y el Rubro Caja y Bancos los más altos.

b) Las inversiones permanentes son las suficientes como para desarrollar su giro y está representada por los inmuebles, equipos de cómputo, muebles y equipos diversos.

c) En el 50% de empresas los activos fijos están a un 80% de su depreciación total; lo que hace que se estén explotando activos casi obsoletos y que requieren en el más corto plazo los reemplazos necesarios para poder competir eficazmente.

d) El financiamiento que requieren las cooperativas (ANEXO No. 1) es tomado del aporte de los socios en un porcentaje extraordinario frente a otras empresas; lo cual les da solvencia financiera y permite llevar a cabo las actividades sin mayores contratiempos.

e) La deuda con terceros es totalmente de corto plazo, está referida a compras realizadas a proveedores de bienes y servicios, tributos pendientes de pago y otros conceptos que no implican pago de intereses financieros. No utilizan financiamiento bancario.

f) Las cooperativas tienen altos índices de liquidez; porque mantienen altos importes en Caja y Bancos que no le aportan mayores beneficios, si no por el contrario algunas veces pérdidas por diferencia de cambio.

g) El mayor problema que se ha determinado se encuentra en un incremento anual de las Cuentas por Cobrar, por la falta de una política de créditos eficiente, por la entrega de préstamos sin una calificación adecuada, algunas veces digitada por los directivos de turno, por la falta de monitoreo a algunos deudores, por la falta de aplicación de acciones legales y/o ejecución de garantías.

h) En un 50% las cooperativas (ANEXO No. 1) no disponen de un Inventario de Bienes patrimoniales, lo que es un problema para constatar la existencia de los activos fijos de las empresas. La metodología aplicada para determinar la depreciación de los activos fijos es el de línea recta.

i) Se ha determinado que las cooperativas, manejan inversiones y deudas de programas especiales, a través de Cuentas de Orden. Esto se debe a que las cooperativas son las garantes principales de estos programas, generalmente de vivienda.

j) Las cooperativas, no toman en cuenta las contingencias que podrían originarse por los juicios que mantienen con sus proveedores, socios, trabajadores y otros. Esto también debería considerarse como Cuentas de Orden.

CONCLUSIONES:

a) La liquidez es la disponibilidad de recursos financieros en un momento dado. En este caso la liquidez general de los años 1999=9, 2000=8, 2001=6 y 2002=8, es excelente; lo que se interpreta como que la empresa dispone de 9, 8, 6 y 8 Nuevos Soles respectivamente por cada Nuevo Sol de deuda de corto plazo. También puede considerarse que la empresa está en condiciones de atender sus deudas de corto plazo y atender una gran cantidad de préstamos a sus socios.
Contrariamente podría decirse que existe demasiada liquidez, o sea dinero ocioso, que podría estar invirtiéndose adecuadamente en las actividades empresariales para generar mayores beneficios que el tenerlo en una entidad financiera, donde tiene que pagar altos costos de mantenimiento.

b) La rentabilidad es el grado de beneficio obtenido de los recursos explotados por las empresas. Es un indicador que se puede obtener en base a los ingresos, capital, patrimonio, activos, etc. En este caso la rentabilidad de los ingresos asciende a: 1999=5%, 2000=7%, 2001=18% y 2002=20%, lo cual nos presenta un panorama ascendente, cuya proyección 2003, se estima en 22%.

c) La rentabilidad de los ingresos del año 1999 y 2000 es mínima; debido a los altos gastos operativos de estas empresas. En cambio la rentabilidad del año 2001 y 2002, se incrementa hasta un 20%; lo cual indica una gran mejora. Sin embargo podría ser mejor si se aplican políticas eficaces a la captación de los ingresos y de austeridad en el gasto.
d) La rentabilidad del capital, es mínima. Requiere mejorarse. Este no sólo es un problema de las cooperativas, si no de todas las empresas.
e) La solvencia patrimonial, mide el grado de independencia del patrimonio en relación con las deudas externas (pasivo corriente y pasivo no corriente). De acuerdo con el ratio obtenido el pasivo total, es sólo el 1999=11%, 2000=12%, 2001=17% y 2002=13% del patrimonio. De este modo el patrimonio representa la diferencia, o sea, el 1999=89%, 2000=88%, 2001=83% y 2002=87%; lo que demuestra la excelente solvencia, por cuanto no se depende de las deudas externas.

3.7. EVALUACION DE LA SITUACION TRIBUTARIA[42]

a) Hasta el año 2000, las cooperativas de servicios múltiples estuvieron exoneradas del impuesto a la renta, de acuerdo con la Ley y Reglamento de este tributo. A partir del 2001 están gravadas todas sus operaciones.
b) Hasta el año 2000 las cooperativas de servicios múltiples estuvieron exoneradas del impuesto general a las ventas, de acuerdo con la Ley y Reglamento de este tributo. A partir del año 2001 están gravadas todas sus operaciones.
c) Para determinar el impuesto a la renta, se deben considerar todos los ingresos obtenidos, deducir el costo computable, gastos deducibles y si fuera el caso las pérdidas tributarias de ejercicios anteriores hasta obtener la renta imponible sobre la cual se debe aplicar la tasa del impuesto, hasta determinar el impuesto anual.
d) Estas empresas, como los otros sujetos, también realizan pagos a cuenta mensuales del impuesto a la renta. En el ejercicio gravable 2001, dichos pagos se realizaron en base al 2% de los ingresos mensuales, por haber ingresado la empresa al campo del impuesto; y, dado que en dicho ejercicio obtuvieron utilidad, a partir del ejercicio 2002, vienen realizado sus pagos a cuenta mediante el sistema de coeficientes. Los ingresos mensuales gravados se multiplican por el coeficiente, el mismo que se determina dividiendo el impuesto a la renta calculado entre los ingresos netos anuales.
e) El impuesto general a la ventas lo determinan del siguiente modo: al impuesto bruto correspondiente a los ingresos gravados le deducen el crédito fiscal mensual (IGV de las compras y gastos) para obtener el impuesto resultante. Este impuesto resultante puede ser a favor o en contra de la empresa. Luego se le deduce, si lo hubiere, el crédito fiscal del mes anterior, hasta obtener el importe a pagar.
f) Para efectos de declarar sus tributos las cooperativas los realizan a través del programa de declaración telemática (PDT) de la SUNAT en sus diferentes componentes y versiones.
g) En el PDT 0621 declaran el impuesto general a las ventas, pagos a cuenta del impuesto a la renta, retenciones del impuesto general a las ventas, percepciones del impuesto general a las ventas, retenciones de renta de cuarta categoría y retenciones del impuesto extraordinario de solidaridad correspondiente a cuarta categoría.
h) En el PDT 0600, declara los tributos relacionados con sus trabajadores: Seguro social de salud, impuesto extraordinario de solidaridad; así como realiza las retenciones de tributos como: pensiones – ONP e impuesto a la renta de quinta categoría.
i) Las retenciones por pensiones realizadas a los trabajadores inscritos en las Administradoras de Fondos de Pensiones (AFP) se realiza en los formularios y procedimientos de cada entidad (AFP INTEGRA, HORIZONTE, PROFUTURO Y NUEVA VIDA).
j) El 90% de cooperativas cumplen sus obligaciones tributarias dentro de los plazos establecidos y el resto presenta declaraciones fuera de plazo, lo que es motivo de infracciones y multas por parte de la administración tributaria. Al respecto hemos determinado que año a año va aumentando la conciencia tributaria.
k) El 30% de sus declaraciones juradas han sido objeto de modificatorias y rectificatorias, al haber sido presentado con datos falsos de ingresos y gastos. Estos problemas van en disminución al contarse con profesionales que vienen aportando para que esto no suceda.
l) Las declaraciones juradas anuales disponen de adiciones para la determinación de la renta neta, debido a que la contabilidad de las cooperativas vienen registrando muchas operaciones de gastos realizadas con boletas de venta y otros documentos que no son aceptados para la deducción de gastos de acuerdo a la Ley del Impuesto a la Renta. Esto origina que la utilidad contable aumente y por tanto se pague más impuesto a la renta. El procedimiento es el correcto. El asunto es que debe reducirse casi totalmente los gastos con boletas de venta y otros documentos que no son aceptados para la deducción de gastos y además realizar sólo los gastos que son propios del giro o actividad de la cooperativa.

3.8. EVALUACION DEL CENTRO DE COMPUTO.[43]

1. HARDWARE: (Anexo No. 19)

a) El procesamiento de la información de las cooperativas en un 100% las realizan con computadoras Pentium III.
b) El 70% de las computadoras de las cooperativas son compatibles con los estándares de hardware y software establecidos por IBM.
c) La capacidad de procesamiento, está basada en base al procesador y por el tipo y cantidad de memoria. El 90% de las cooperativas utilizan procesadores INTEL y memoria de 126 MB de RAM.
d) En un 90% las cooperativas disponen de servidores Novell para las redes de procesamiento de datos que administran.
e) En un principio se ha determinado que las redes presentan problemas de configuración entre el servidor y los terminales, lo que obliga a los especialistas a que estén permanentemente dando el mantenimiento necesario.

2. SOFTWARE. (Anexo No. 20)

a) Las cooperativas en un 100% trabajan con el sistema operativo novell netware.
b) Las redes en un 100% disponen de los siguientes aplicativos: Office 97, FOXPRO, Winzip, Translator, PerAntivirus, Hacker.
c) En un 60% las cooperativas vienen aplicando un Sistema Integral de Cómputo, denominado: SISGO, que incluye varios módulos como: contabilidad, cuentas corrientes, créditos, inventarios, tesorería, gerencia, etc. El sistema viene operando en un 100% en aquellas cooperativas que no han migrado información, en cambio en aquellas que si lo han hecho, como es el caso de COOPOLO, viene trabajando a un 90%, faltando realizar algunos trabajos de ajuste final, que es normal en este tipo de sistemas.
d) La migración de la información y su integración en el sistema es un asunto muy especializado, por lo que requiere configuraciones compatibles y un monitoreo especial.
e) El 100% del software no dispone de licencias, lo que representa una verdadera contingencia en el caso de una revisión por INDECOPI. Esto se presenta debido al alto grado de informalidad en este campo, la misma que es conocida y experimentada por las autoridades en general y sobre lo cual no se viene haciendo lo suficiente para proteger los derechos de autor.

3. RECURSOS HUMANOS ( Anexo No. 21)

a) . El 90% de las cooperativas disponen de un especialista a tiempo completo.
b) . El 10% dispone de asesores externos
c) .Se ha determinado que el 50% de los especialistas a tiempo completo adolecen de capacitación y perfeccionamiento. Sólo realizan su trabajo en forma rutinaria. Han ingresado a trabajar con el apoyo de directivos.
d) .La falta de capacitación, obliga a que las cooperativas contraten eventualmente a otros especialistas, originando mayores costos.

3.9. EVALUACION DEL PLANEAMIENTO DE LAS ACTIVIDADES DE
AUDITORIA

Los planes que aplican las cooperativas se encuentran en Anexo No. 32, en estos documentos se establecen los elementos necesarios para llevar a cabo la evaluación de las actividades de estas instituciones.

La auditoria se realiza en cuatro fases: planeamiento, ejecución de actividades de control, presentación de informes y seguimiento o monitoreo de las observaciones, conclusiones y recomendaciones formuladas.

Para formular el plan de auditoria, los auditores realizan las siguientes actividades:

a) Efectúan un diagnóstico institucional,
b) Deben tener en cuenta los planes, procedimientos e informes de auditorías anteriores, tanto internas como externas.

En base a los datos obtenidos, formulan el plan de auditoria, el mismo que comprende los siguientes elementos:

a) Objetivo del examen a realizar
b) Señalamiento del alcance del examen a realizar. Este el elemento más importante. El alcance es lo que abarcará el examen. Es el límite del trabajo a realizar. Sobre el alcance descansan los otros elementos a considerar. El alcance debe hacer mención al período a auditor. De indicarse los procedimientos de auditoria que son necesarios par alcanzar el objetivo programado, por tanto se debe precisar si se efectuarán, confirmaciones, verificaciones, arqueos, tomas de inventario, análisis de documentos, análisis de información, cuestionarios de control interno, entrevistas, encuestas y otros procedimientos de auditoria.

c) Descripción de las actividades de la entidad
d) Indicación de la normatividad aplicable
e) Mención de los informes a emitir y fechas de entrega
f) Identificación de áreas críticas y significativas de la cooperativa
g) Señalamiento de los puntos de atención, dentro de cada área crítica
h) Identificación de las autoridades y/o funcionarios de la cooperativa a examinar
i) Determinación del presupuesto de tiempo a emplear por el equipo de auditores.
j) Indicación de la participación de especialistas
k) Otros elementos que sean necesarios

La identificación de las áreas críticas y puntos de atención ayuda al auditor a direccionar los procesos y procedimientos de auditoria a aplicar en el examen. Estos elementos, permiten formular los programas de auditoria que se van aplicar como parte de los procedimientos.

El plan de auditoria, no es una camisa de fuerza del auditor, por el contrario puede ser ajustado en el proceso de la auditoria.

Los planes de auditoria interna en las cooperativas, se presentan para su aprobación al Consejo de administración, previo el visto bueno del Consejo de Vigilancia; no se presentan a la Contraloría General de la República, lo que si sucede con las entidades del Estado. En el caso de lo planes de auditoria externa, es solamente un documento de trabajo de los auditores, no requiere visación ni aprobación de los órganos directivos.

De la evaluación realizada a los planes y su ejecución, se ha determinado que muchos imponderables que muchas veces no permiten cumplir los plazos, ni aplicar los procedimientos, técnicas y prácticas de auditoria que se planearon

Se ha determinado una falta de apoyo en la ejecución de los procedimientos de auditoria por parte de algunos directivos, funcionarios y trabajadores; lo que no facilita la aplicación de los procedimientos.

Los procedimientos, técnicas y prácticas de auditoria que se aplican en una cooperativa de servicios múltiples, se llevan a cabo con el objeto de determinar la evidencia que necesita el auditor para determinar, los hallazgos, observaciones, conclusiones y recomendaciones.

Los hallazgos determinados por los auditores, son comunicados oportunamente a directivos o funcionarios responsables, pero en la mayoría de casos no son tomados en cuenta por los responsables, es decir no levantan lo cargos respectivos, lo que hace que aparezcan en el informe final como observaciones de los auditores.

El informe final de los auditores, es discutido con el Consejo de Vigilancia, Consejo de Administración y la Gerencia. Esta discusión se realiza con el objeto de evitar que los auditores confirmen la validez de sus observaciones, conclusiones y recomendaciones. Esta discusión, se dice que de ninguna manera limita la imparcialidad, objetividad e independencia del examen. Aunque claro, esto en la práctica, tiene mucho que ver con la ética y moral de los auditores y también de los directivos.

Se ha determinado que en forma sucesiva los auditores realizan observaciones, conclusiones y recomendaciones sobre el examen realizado; sin embargo se presentan dos grandes problemas al respecto:

a) Debido al cambio sucesivo de personal de auditoria, no se realiza un seguimiento o monitoreo de las observaciones, conclusiones y recomendaciones.
b) Los directivos y funcionarios, no vienen comprendiendo el trabajo de los auditores, por cuanto no realizan ningún esfuerzo para levantar las observaciones, asimilar o cumplir las conclusiones y recomendaciones; por lo que sucesivamente se presentan no solo los mismos problemas, si no que estos dan a luz otros problemas, que entorpecen la gestión óptima de las cooperativas de servicios múltiples.

También se ha determinado que al no existir un órgano supervisor como una federación para las cooperativas de servicios múltiples, no hay ninguna entidad de este nivel que realice el seguimiento de los problemas de estas entidades.

En el mismo contexto antes indicado, tampoco existe una entidad que controle el trabajo de los auditores y especialmente el trabajo de los directivos de las cooperativas de servicios múltiples, por lo que por el momento no pasa nada en este importante sector de la economía. Como se mencionó en el Capítulo I, la Superintendencia de Banca y Seguros, tiene previsto supervisar y controlar a las cooperativas de servicios múltiples cuyo giro sea preponderantemente el crediticio, sin embargo hay sendas acciones de amparo al respecto, lo que ha impedido que la Superintendencia de Banca y Seguros defienda los intereses del Estado y especialmente de los socios cooperativistas. Al respecto la Superintendencia tiene todo un paquete de normas que ha emitido, como el Reglamento de Control Interno,. Reglamento de Auditoria Interna, Reglamento de Auditoria Externa, Reglamento sobre provisiones y cobranza dudosa y otras normas adicionales.

Finalmente podemos decir que la aplicación de las actividades de control, como la auditoria, en las cooperativas, constituye una alternativa de trabajo para profesionales como Contadores, Economistas, Administradores, Abogados, Ingenieros y otros; por lo que el reto es prepararse para enfrentar estos retos.

3.10. HERRAMIENTAS CONTROL EFICAZ

3.10.1. PLAN ESTRATEGICO INSTITUCIONAL

Una cooperativa no puede desarrollarse ni evaluar su gestión si no dispone de un Plan estratégico. Como resultado de nuestra evaluación se ha determinado que las cooperativas (ANEXO No. 1) no disponen de esta herramienta de gestión y control. Dicho Plan Estratégico 2002 fue formulado a finales del año 2001 y en forma resumida, lo presentamos del siguiente modo:

1. MISIÓN

· Prestar servicios con eficiencia y eficacia
· Fomentar los principios universales de cooperativismo.

5. VISION:

Empresa líder del sector cooperativo, con ventajas
competitivas y conectada en la globalización y
la economía de mercado.

3. DIAGNOSTICO INSTITUCIONAL: ANALISIS FODA

FORTALEZAS:

· Cooperativas con promedio de socios de 15,000
· Entidades basadas en la solidaridad y la ayuda mutua necesarias para estos tiempos de crisis.
· Entidades funcionado en el marco formal establecido por las normas.
· Es fuente de trabajo y servicios
· Experiencia de más de 20 años en la actividad cooperativa
· Liquidez y solvencia patrimoniales

DEBILIDADES:

· Estructura orgánica inadecuada
· Normatividad institucional desactualizada
· Falta de planes, proyectos y presupuestos con sustento técnico.
· Prestación de servicios sin metas ni objetivos
· Falta de capacitación de directivos, funcionarios y trabajadores
· Falta de identificación de los socios
· Falta de cumplimiento de los presupuestos institucionales
· Gestión empresarial deficiente.

OPORTUNIDADES:

· Posibilidad de incrementar el número de socios.
· Posibilidad de mantener y/o incrementar los servicios cooperativos
· Posibilidad de diversificar sus operaciones empresariales

AMENAZAS:

· Incremento de tributos
· Aumento de la morosidad
· Renuncia de socios
· Derogación de Ley de cooperativas

4. OBJETIVOS GENERALES

El fin supremo de la cooperativa es el bienestar del socio, el mismo que se cumple a través de los siguientes objetivos:

· Procurar permanentemente la superación económica, social y cultural de sus socios y consecuentemente el bienestar general
· Promover y fomentar entre sus socios la práctica del ahorro, la ayuda mutua, la solidaridad y la creación de empresas
· Contribuir al desarrollo nacional.

5.. ESTRATEGIAS DE DESARROLLO:

a) REORGANIZACION ORGANIZATIVA Y ADMINISTRATIVA:

· Nuevo organigrama estructural y funcional
· Modificación de los documentos normativos institucionales.
· Establecimiento de procesos y procedimientos más ágiles
· Fomento de la mística y el espíritu cooperativista.
· Implantación del control previo, concurrente y posterior
· Monitoreo permanente de los planes y programas de la empresa.

b) CAPACITACION:

· Cursos de gestión empresarial para directivos, delegados y socios
· Capacitación para funcionarios y trabajadores sobre temas como: inversiones y financiamiento de actividades, créditos y cobranzas, tributación y contabilidad, computación e informática, etc.
· Talleres de relaciones humanas

c) EFICIENCIA Y EFICACIA EN LOS SERVICIOS ACTUALES

· Procedimientos administrativos fáciles y rápidos
· Eliminación de formularios y formalidades innecesarias
· Trato directo y personalizado.
· Premios para socios

d) DIVERSIFICACION EMPRESARIAL

Con el propósito de diversificar el riesgo e incrementar la rentabilidad empresarial. Para el efecto podría llevarse a cabo mediante el desarrollo de:

· Actividades inmobiliarias
· Prestación de servicios médicos masivos, a través de clínicas u otros establecimientos análogos.
· Actividades comerciales abiertas
· Prestación de servicios educativos masivos, a través de academias, centro ocupacionales, institutos o universidades.
· Servicio de taxis, mediante la compra de un lote de vehículos.
· Desarrollo de actividades productivas (panadería, heladería, etc.)

El financiamiento de estas actividades de diversificación puede provenir de: aportes de capital, autoseguro de los préstamos, fondos de previsión social, crédito bancario ordinario, arrendamiento financiero, venta de cartera de créditos (factoring), emisión de valores, etc.

3.10.2. HERRAMIENTAS DE CONTROL EFICAZ

En este numeral presentamos los documentos normativos que aplican las cooperativas de servicios múltiples, los mismos que constituyen las herramientas o estándares para realizar el control eficaz que necesitan estas entidades, como paso previo para alcanzar eficiencia, eficacia y economía en la utilización de sus recursos.

En el Anexo No. 33, presentamos el contenido textual de estos documentos, obtenidos de la Cooperativa de Servicios Múltiples Polo Jiménez/ COOPOLO.

· ESTATUTO DE UNA COOPERATIVA
· MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES
· REGLAMENTO INTERNO DE TRABAJO
· REGLAMENTO DE AUTOCONTROL COOPERATIVO
· REGLAMENTO DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO
· REGLAMENTO DEL CONSEJO DE VIGILANCIA
· REGLAMENTO DE AUDITORIA INTERNA
· REGLAMENTO DE AUDITORIA EXTERNA
· REGLAMENTO DEL CONSEJO DE VIGILANCIA
· REGLAMENTO DEL CONSEJO DE ADMINISTRACIÓN
· REGLAMENTO DEL COMITÉ ELECTORAL
· REGLAMENTO DEL COMITÉ DE EDUCACIÓN
· REGLAMENTO DEL COMITÉ DE CRÉDITOS Y COBRANZAS
· REGLAMENTO DEL CÍRCULO DE DELEGADOS
· REGLAMENTO DE LOS PROGRAMAS DE VIVIENDA
· .REGLAMENTO DEL SERVICIO DE EDUCACIÓN
· .REGLAMENTO DEL SERVICIO DE CONSUMO
· .REGLAMENTO DE ALQUILERES DE INMUEBLES
· .REGLAMENTO DE PRÉSTAMOS
· .REGLAMENTO DE SERVICIOS MÉDICOS
· .MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
· .MANUAL DE PROCEDIMIENTOS CONTABLES
· .MANUAL DE PROCEDIMIENTOS INFORMÁTICOS

Los planes son las bases frente a las cuales deben establecerse los controles. Las normas de control son parte de los planes, de donde se deduce que el primer paso en el proceso sería establecer las normas, denominadas en el contexto de este trabajo como herramientas de control.

Las herramientas de control son por definición criterios sencillos de evaluación.

Son los puntos de un programa total de planeación que sirven para aplicar medidas de evaluación, de tal modo que puedan orientar a los directivos y funcionarios de las cooperativas respecto de cómo marchan las cosas sin que éstos tengan que observar cada paso en la ejecución de los planes.

Como podemos apreciar las normas o herramientas de control, pueden ser de muchos tipos.

La evaluación que realizan los auditores internos, externos y los directivos del Consejo de Vigilancia, no es otra cosa, que la medida del desempeño contra estas herramientas, lo que permite detectar hechos antes de su ocurrencia real y hechos ya ocurridos.

Las herramientas establecen objetivos verificables, enunciados en términos cualitativos o cuantitativos, llegando a constituir normas contra las cuales puede medirse todo el desempeño de la posición en la jerarquía institucional.

En la medida que nuevas técnicas se desarrollen en las cooperativas, también las herramientas se irán adecuando para medir, con un grado razonable la objetividad, la calidad de la gestión, tanto en los niveles jerárquicos como en los niveles inferiores, por tanto emergerán herramientas modernas y útiles para medir el desempeño.

Las herramientas se establecen para reflejar la estructura de la organización, procesos y procedimientos de las cooperativas, y su labor se mide en los términos de estas herramientas; lo que facilita la corrección de las desviaciones, puesto que los directivos saben entonces donde deben aplicarse las medidas correctivas.

La corrección de las desviaciones en el desempeño es el punto en el cual el control es visto como una parte del sistema total de la gestión institucional cooperativa y es a partir de aquí cuando los directivos y funcionarios pueden replantear sus planes, modificando metas y objetivos, lo que hace que las actividades de auditoria sean entendidas en toda su magnitud

CAPITULO I V

PRESENTACIÓN, ANÁLISIS E INTERPRETACIÓN DE RESULTADOS

En este capítulo presentamos los resultados obtenidos a través de los diferentes procedimientos de análisis e interpretación y contrastación de las hipótesis planteadas, siguiendo de tal modo los objetivos propuestos.

Presentamos el proceso que conduce a la demostración de la hipótesis general propuesta en el plan de la investigación: “El control eficaz, mediante la aplicación de las técnicas de evaluación de las transacciones, utilizadas permanentemente, permitirán la optimización de la gestión integral de las empresas cooperativas de servicios múltiples”.

Asimismo este estudio comprende el cumplimiento del siguiente objetivo: “Demostrar que el control eficaz efectuado por el Consejo de Vigilancia, Auditoria interna y Auditoria externa de una cooperativa de servicios múltiples, se constituye en un instrumento que optimiza la gestión integral de la empresa cooperativa”.

La obtención del objetivo general, se produce luego del logro de los objetivos específicos, lo que consecuentemente nos permitirá contrastar la hipótesis de trabajo, de modo de poder aceptarla o rechazarla con un alto grado de significación.

Para el desarrollo del trabajo, hemos requerido la opinión de los directivos, delegados, funcionarios, trabajadores y socios inmersos en el contexto de la investigación y la realidad problemática. De acuerdo a las coordinaciones efectuadas hemos podido entrevistar a 10 directivos y encuestar a 50 personas más entre delegados, funcionarios, trabajadores y socios.

4.1. RESULTADOS, ANÁLISIS E INTERPRETACIÓN AL INICIO DE LA INVESTIGACIÓN.

Fuente: Hojas de trabajo del autor.

ANALISIS E INTERPRETACION DE LA ENTREVISTA

En la entrevista se formularon 53 preguntas a 10 directivos, lo que hace un total de 530 preguntas formuladas.

El 41.70 % de las preguntas fueron correctamente contestadas, el 15.66% fueron contestadas incorrectamente y el 42.64% no supo o no opinó sobre la pregunta formulada.

Estos resultados, nos manifiestan lo siguiente:

a) Falta de conocimiento y comprensión de la estructura organizacional.
b) Falta de conocimiento y comprensión del proceso administrativo.
c) Falta de comprensión del sistema de control interno
d) Desconocimiento de las líneas de autoridad, responsabilidad y coordinación que debe primar e toda organización.
e) Desconocimiento de la importancia de los documentos normativos de la institución en el marco del proceso de gestión.
f) Desconocimiento de los planes y programas.
g) Desconocimiento de la importancia de la evaluación presupuestal, financiera, económica, patrimonial y administrativa.
h) Aceptación de la importancia del control como instrumento eficaz que facilita la gestión óptima de la empresa cooperativa

4.1.2.1. RESULTADOS, ANÁLISIS E INTERPRETACIÓN DE LAS ENCUESTAS.

La muestra representativa de la población fue determinada, y con el propósito de confiar en sus resultados, se realizó la encuesta relacionada con la relación que mantienen los encuestados con sus cooperativa, como base para poder conocer su punto de vista sobre la gestión y control de la cooperativa. No se encuestó a Directivos porque ellos fueron entrevistados.

Porcentualmente el 16% son delegados, el 28% funcionarios, el 36% trabajadores y el 20% socios, tal como se muestra en el gráfico 1b.. Se ha considerado un 36% de los encuestados a trabajadores, en la medida que ellos son los que ejecutan las actividades de gestión, las mismas que son evaluadas por los órganos respectivos.

2. TIEMPO DE RELACION CON LA COOPERATIVA.

En la pregunta No. 1, de identificó el tipo de relación que los encuestados mantienen con su cooperativa, por tanto se originó la inquietud de conocer sobre el tiempo de relación que mantienen cada uno de los participantes encuestados, conformantes de la muestra significativa, teniendo que para el efecto formular la siguiente interrogante:

¿ Cuanto tiempo mantiene esta relación con la cooperativa ?

Como resultado de la interrogante encontramos, que de un total de 50 encuestados, 18 llevaban entre 0 a 2 años vinculados con sus cooperativas, 10 se relacionaban entre 2 a 4 años, igual cantidad para el tramo de 4 a 6 años, 5 tenían una antigüedad de 6 a 8 años, 3 entre 8 a 10 años y finalmente sólo 4 tenían una relación superior a 10 años, como se muestra en el Cuadro No. 2 a.

Porcentualmente observamos que el 36% tiene una relación entre 0 a 2 años vinculados con sus cooperativas, 20% se relacionaban entre 2 a 4 años, igual porcentaje para el tramo de 4 a 6 años, 10% tenían una antigüedad de 6 a 8 años, 6% entre 8 a 10 años y finalmente sólo 8% tenían una relación superior a 10 años, de acuerdo al Gráfico No. 2.

Como se puede apreciar mayoritariamente este tipo de empresas tiene mayor cantidad de personal en el grupo de 0 a 2 años, conformada en su mayoría por personal de funcionarios y trabajadores empleados, otro grupo importante lo constituye los tramos de 2 a 4 años y 4 a 6 años, en estos grupos encontramos a trabajadores empleados.

La mayor cantidad de funcionarios y trabajadores en el primer tramo, es propio de la coyuntura económica recesiva por la que atraviesa nuestro país, lo que hace que las empresas contraten a sus funcionarios y trabajadores sólo parcialmente; si bien esto evita algunos sobrecostos empresariales, pero en el fondo son las empresas las que pierden, porque no existe la continuidad necesaria para el desarrollo de las actividades, lo que redunda e perjuicio de los socios que no recibirán el servicio en las condiciones que anhelaban.

3.- OPINIÓN SOBRE LA EVALUACIÓN PERMANENTE DE LOS

PLANES Y PROGRAMAS INSTITUCIONALES:

Al respecto se formuló la siguiente interrogante:

¿ Cuál es su opinión para el siguiente enunciado: La evaluación permanente de los planes y programas institucionales garantiza la gestión óptima de la cooperativa ?

La formulación de esta pregunta obtuvo los resultados siguientes: Estuvieron totalmente de acuerdo con el planteamiento 30 encuestados, en cambio estuvieron de acuerdo 20. Es decir ningún encuestado apoyó las alternativas No sabe/ No opina, En desacuerdo y totalmente en desacuerdo. Ver Cuadro No. 3.

En cifras porcentuales tenemos que el 60% del total contestaron estar totalmente de acuerdo con el enunciado y el 40% apoyó la respuesta De acuerdo con la proposición. El resto de alternativas no tuvo adherentes. Ver Grafico No. 3.

Los encuestados que se mostraron estar totalmente de acuerdo con la proposición estuvo conformado por Socios, Delegados y Funcionarios.

De los resultados inferimos que los encuestados apoyan la evaluación permanente de los planes y programas de sus cooperativas, porque esta es la única forma de alcanzar eficiencia y eficacia en la gestión, lo que redundará en beneficio de todos: socios, trabajadores, delegados, funcionarios y directivos.

A Diferencia de los directivos que no tienen una idea bien formada, o en todo caso posiblemente una idea interesada en que no haya control permanente, el resto de la comunidad cooperativa respalda las acciones de control de parte de los órganos respectivos.

4.- OPINIÓN SOBRE DIVERSOS TOPICOS DE GESTION Y CONTROL COOPERATIVO.

Al respecto se formularon las preguntas Nos. 4, 5, 6, y 7 con los enunciados siguientes:

Pregunta No. 4: ¿ Cual es su opinión para el siguiente enunciado: La revisión, innovación y/o generación de los documentos normativos de la institución, aseguran la eficacia del sistema de control interno de las cooperativas ?

Pregunta No. 5: ¿ Cuál es su opinión para el siguiente enunciado: La realización correcta y eficaz de las funciones por parte de los directivos, delegados, funcionarios, asesores y trabajadores garantizan la gestión óptima de una cooperativa ?.

Pregunta No. 6: ¿ Cuál es su opinión para el siguiente enunciado: El monitoreo continuado y/o puntual de las acciones de control garantizan la optimización de la gestión integral de la cooperativa ?

Pregunta No. 7: ¿ Cuál es su opinión para el siguiente enunciado: El control eficaz, mediante la aplicación de las técnicas de evaluación de las transacciones utilizadas permanentemente permite la optimización de la gestión integral de la cooperativa ?

Respecto a estas interrogantes se han obtenido los mismos resultados presentados para la pregunta No.3. Es decir 30 encuestados manifiestan estar totalmente de acuerdo con las proposiciones y 20 responden estar De acuerdo con el enunciado.

Porcentualmente, el 60% considera que está Totalmente de Acuerdo y 40% manifiesta estar De Acuerdo.

Esto se interpreta como que el 100% de los encuestados valora las acciones de control en sus diversas facetas, por lo demás manifiestan su disposición para colaborar activamente e la ejecución del control preventivo, concurrente y posterior y además dejan entrever que serían los directivos por su falta de conciencia y educación empresarial los que tendrían animadversión al control.

5.- COMO DESARROLLAR EFICAZMENTE EL CONTROL EN UNA
COOPERATIVA DE SERVICIOS MULTIPLES.

Respecto a este tema, realizamos la siguiente interrogante:

¿ Cómo desarrollar eficazmente el control de una empresa cooperativa de servicios múltiples, de modo que contribuya a la optimización de la gestión ?.

Los resultados obtenidos, podemos inducir que los encuestados tienen conocimiento de las formas como realizar el control de las actividades de las empresas cooperativas y de la importancia de una forma sobre la otra.

El control debe efectuarse aplicándolo puntualmente dicen 5 encuestados, el control debe realizarse en forma previa al desarrollo de las actividades empresariales dicen también 5 encuestados. El control debe llevarse a cabo en forma concurrente, o sea paralelamente a las actividades responden 5 encuestados. El control posterior, como tradicionalmente se viene aplicando es una alternativa válida dicen 15 y finalmente 20 encuestados dicen que el control para que sea eficaz y contribuya óptimamente con el proceso de gestión de la cooperativa debe realizarse en forma permanente por los órganos directivos, funcionarios o trabajadores designados para tales funciones. Ver Cuadro No. 4

En la parte porcentual, apreciamos que el 40% apoya que el control debe realizarse en forma permanente, en cambio el 30% dice que debe realizarse solo posteriormente y el resto de opciones es apoyada por un 10% de los encuestados.

Pese al conocimiento que manifiestan los encuestados sobre las formas como realizar el control empresarial, sin embargo nos llama la atención que siga en un alto porcentaje la idea que el control sólo debe realizarse en forma posterior alcanzando un 30%, lo que quiere decir que las personas siguen manteniendo los moldes tradicionales, por lo que habría que trabajar para ir cambiando esta concepción.

Los encuestados que apoyaron el control permanente, manifestaron que para que las empresas dispongan de un control efectivo y eficaz deben delinearse las políticas necesarias y establecerse los procedimientos en forma específica, sin lo cual no tendría ningún efecto todo lo que se quisiera realizar; por cuanto según Koontz / O’Donnnell en su libro Curso de Administración Moderna, Pág. 714, indica que la función de control es la de evaluar y corregir el desempeño de las actividades de los subordinados para asegurar que los objetivos y planes de la organización se están llevado a cabo. Es entonces la función por la cual cada individuo que se relaciona con la empresa, desde el Presidente hasta el Trabajador de Limpieza se asegura que lo que hace es lo que se intentaba.

Al respecto Henri Fayol en su libro General and Industrial Management (Nueva York: Pitman Publishing Corporation, 1949) , Pág. 107, claramente reconoció hace décadas: “En una empresa, el control consiste en verificar si todo ocurre de conformidad con el plan adoptado, las instrucciones impartidas y los principios establecidos. El control debe realizarse, por cuanto tiene por objeto señalar las debilidades y los errores, para rectificarlos y evitar que vuelvan a ocurrir. Opera en todo, cosas, personas, acciones”

Al respecto Billy E. Goetz, en su libro Mangement Planning and Control (Nueva York: Mc Graw-Hill, 1949), pág. 229, dijo en su primer análisis: “La planeación administrativa busca programas firmes, integrados y articulados”, mientras que “el control busca hacer que los hechos estén de acuerdo con los planes”.

6. FUNCIONES DEL CONSEJO DE VIGILANCIA, AUDITORIA INTERNA Y AUDITORIA EXTERNA

Es este caso la pregunta formulada fue muy puntual para que contesten con un si o con un no y además fundamenten su respuesta.

¿ Las funciones del Consejo de Vigilancia, Auditoria Interna y Auditoria externa constituyen verdaderos instrumentos de control de una cooperativa, las que ejecutadas eficiente y eficazmente contribuyen a una mejor gestión ?.

Los resultados nos reportan que 45 encuestados (Cuadro No. 5) que constituyen el 90% (Gráfico No. 5) consideran que sí, efectivamente las funciones de los órganos indicados constituyen instrumentos de control que coadyuvan a la eficiencia y eficacia de la gestión institucional.

Fundamentan su respuesta, en el hecho que estos órganos han sido creados para esos fines y por tanto lo que deben hacer es sólo cumplir sus funciones.

7.- APLICACIÓN DE TÉCNICAS E INSTRUMENTOS DE CONTROL

El control implica la medición de la realización de los acontecimientos contra las normas de los planes y la corrección de desviaciones para asegurar el logro de los objetivos de acuerdo con lo planeado. La función de control implica el establecimiento de normas, la medición del desempeño y la corrección de las desviaciones. Esta función no puede llevarse a cabo si no se dispone de técnicas e instrumentos para tales fines.
Por tanto, en este caso formulados la siguiente interrogante:

¿ Cuál de las técnicas e instrumentos que a continuación se indican, han sido aplicados como parte del control eficaz en su cooperativa ?

Al respecto obtuvimos los resultados siguientes:

Ningún encuestado contestó que se haya realizado entrevistas, encuestas o formulado cuestionarios en sus cooperativas. En cambio 20 manifestaron que en sus cooperativas se habían aplicado análisis, la misma cantidad manifestó conocer que la observación se había aplicado en sus cooperativas y finalmente 10 encuestados conocían de la aplicación de papeles de trabajo como instrumentos de control. Ver Cuadro No. 6

Porcentualmente, el 40% de los encuestados conocía del análisis documental, el mismo porcentaje para la observación como técnica aplicada en sus cooperativas y el 20% había visto e incluso utilizado a los papeles de trabajo. Ver Gráfico No. 6.

Estas respuestas podemos interpretarlas como que efectivamente en las cooperativas se aplica el control, pero no en toda su dimensión.

Las Técnicas de entrevistas, encuestas o formulación de cuestionarios dirigidos no se han aplicado en estas entidades, lo que quiere decir que las actividades se manejan sin conocer las opiniones de los involucrados y esto ya no se aplica actualmente, donde la receta es trabajar coordinadamente, en equipo, sumando, para poder determinar nuestros errores o desviaciones y poder solucionarlos antes que traigan consecuencias negativas.

También podemos deducir que el control que se aplica, es mediante las técnicas e instrumentos tradicionales, aplicado en forma posterior a la realización de las actividades.

8. PLANES, PROGRAMAS, PRESUPUESTOS, MANUALES E INFORMACIÓN FINANCIERA Y ECONOMICA DE LAS COOPERATIVAS.

El control aplicado adecuadamente, puede dar lugar al establecimiento de nuevos planes, nuevos programas, reprogramación del presupuesto, formulación de nuevos documentos con nuevos lineamientos e incluso realizar ajustes a las inversiones y deudas contenidas en la información financiera. Otras veces puede llevar a modificar la estructura de la organización, a mejorar la integración y hacer cambios de importancia en las técnicas de dirección y liderazgo. Por tanto estos documentos son necesarios para la gestión y el desarrollo del control, como función que cierra el círculo del sistema administrativo de una cooperativa, por lo que resultaba imprescindible preguntar sobre los mismos. Al respecto en nuestra encuesta de formularon las preguntas Nos. 11, 12, 13, 14 y 15 del siguiente modo, respectivamente:

¿ Cuenta la cooperativa con planes y programas ?
¿ Cuenta la cooperativa con presupuestos ?
¿ Cuenta la cooperativa con manuales de políticas ?
¿ Cuenta la cooperativa con manuales de procedimientos?
¿ Cuenta la cooperativa con información financiera y económica ?
¿ Cuenta la cooperativa con información patrimonial ?
¿ Cuenta la cooperativa con información de costos ?

Los resultados del Cuadro No. 7 nos indican que 50 de los encuestados, o sea el 100% manifiesta que en sus cooperativas no existe planes y programas. Es decir no existe un Plan estratégico institucional que sirva de base o guía para la realización de actividades.

Tampoco existe programas de inversiones, endeudamiento u otros aspectos empresariales.

Respecto a los presupuestos, al contrario de los planes y programas 50 de los encuestados o sea el 100%, dijo que si disponían de este documento, aunque agregaron que el mismo se formulaba artesanalmente, sin tener en cuenta los parámetros macroeconómicos del país o las previsiones de hechos, es decir se formulaba sólo para fines de cumplimiento de la Ley y Estatuto.

Respecto al Manual de políticas y Manual de Riesgos, manifestaron no conocerlo ni haber escuchado de su existencia, por tanto de acuerdo al Cuadro No. 7, tenemos que 50 encuestados o sea el 100% de nuestra muestra manifiesta que sus cooperativas no disponen de dicho documento de gestión y control empresarial. Aunque dejaron entrever que sería adecuado que las cooperativas formulen este documento para poder definir las políticas que se iban a aplicar en la empresa en el corto, mediano y largo plazo.

En lo que concierne al Manual de procedimientos el Cuadro No. 7, nos reporta que 10 encuestados respondieron que si disponían en sus cooperativas de este documento y 40 dijeron que no disponían. Porcentualmente el 20% dijo si disponer del documento y el resto 80% no tenían el documento. Estos resultados los interpretamos, como que las actividades de realizan de memoria o rutinariamente, lo que crea imprescindibles en los puestos de trabajo e impide la rotación del personal y por tanto afecta a un principio fundamental de control interno.

Referente a la información financiera, económica y patrimonial contenida en los estados financieros, sus notas e información complementaria, los 50 encuestados o sea el 100% dijo que si se formulaba en sus cooperativas, aunque dejaron entrever que desconocían la importancia de la misma para la gestión y el control empresarial.

Sobre la información de costos 50 encuestados, o sea el 100% manifestaron que no disponen de dicha herramienta de gestión y control cooperativo.

De lo anterior deducimos que el hecho de no contar con documentos básicos como los planes, programas, manuales e información limita el accionar del personal que trabaja en las cooperativas y especialmente limita su proyección en el mediano y largo plazo, limitando su permanencia en el mercado y su competitividad frente a otros entes empresariales que ofrecen los mismos biees y servicios.

9.- LOS PROCEDIMIENTOS DE AUDITORIA Y LA OPTIMIZACION DE LA
GESTION INSTITUCIONAL.

Referente a este tema, la encuesta formulada contenía la pregunta No. 16, enunciada del siguiente modo:

¿ Cuál de los procedimientos que se emplean en las actividades de auditoria, garantizan la optimización de la gestión institucional ?

El Cuadro No. 8, nos reporta que 5 encuestados aceptan que los procedimientos de evaluación de las condiciones de trabajo, determinación de la moralidad del personal y evaluación de los programas de adiestramiento si garantizan la optimización de la gestión, en cambio 30 y 40 encuestados dice que los procedimientos de auditoria que garantizan la optimización de la gestión institucional son la evaluación de las actividades de trabajo diario y la evaluación posterior de las actividades respectivamente.

Porcentualmente, en el Gráfico No. 7, el 10% acepta los tres primeros procedimientos, el 30% acepta a la evaluación de las actividades de trabajo diario y el 40% considera que la evaluación posterior garantiza la optimización de la gestión.

Los resultados se interpretan, en primer lugar que los encuestados saben y comprenden la importancia de la auditoria en apoyo a la gestión institucional por tanto identifican sus técnicas y procedimientos. Por otro lado, pese a que la moralidad esta en juego en nuestros días, sin embargo los encuestados no creen que esta garantice la optimización de la gestión, por cuanto estiman que se habla de moralidad de la boca para afuera, sin embargo la procesión sigue por dentro y esto es un tanto cierta, por cuanto cada día más directivos, funcionarios y trabajadores afrontan problemas administrativos, civiles y judiciales por atentar contra la moral en contra los principios normas y procedimientos.

CUADRO No. 8

GRAFICO No. 7
Fuente: FICHAS DE ENCUESTA.

10.-METODOS DE CONTROL Y LA OPTIMIZACION DE LA GESTION

Los sistemas, métodos, técnicas de control son en esencia los mismos para el efectivo, calidad de bienes y servicios, procedimientos contables, moral o cualquier otra área. Asimismo el proceso básico de control, dondequiera que se encuentre y cualquiera que sea el área que controle, incluye tres pasos: 1) establecimiento de estándares; 2) medición del desempeño contra estos estándares y 3) corrección de las desviaciones.

Respecto a los métodos de control y su efecto en la optimización de la gestión, formulamos la siguiente pregunta:

¿ Cuál de los métodos de control se han inplementado en las cooperativas y permiten la optimización de la gestión ?.

El Cuadro No. 9, presenta los resultados siguientes: Sólo 5 encuestados identifican los métodos de control de costos y gastos y control de ventas e ingresos como que permiten la optimización de la gestión, en cambio 10 encuestados dicen que el control de las metas y el control de los objetivos dicen que estos facilitan la gestión, sin embargo 20 encuestados están de acuerdo en que el método de control de operaciones en sus tres formas de control previo, concurrente y posterior es el método que efectivamente si permite la optimización de la gestión de las cooperativas de servicios múltiples.

La identificación porcentual se presenta en el Cuadro No. 9, pero en forma más precisa en el Gráfico No. 8, donde podemos confirmar que el 40% de los encuestados está de acuerdo que el método de control aplicado por los órganos respectivos que permite una efectiva y eficaz optimización es el control de las operaciones efectuada permanentemente. El 20% apoya el control de metas y control de objetivos y sólo 10% apoya al método del control de costos y gastos y ventas e ingresos.

El control debe realizarse al conjunto de operaciones, es decir en forma integral, y no en forma separada y aislada a determinadas operaciones, es lo que nos dicen los resultados obtenidos.

Por otro lado, los encuestados están en condiciones de identificar las formas de realizar las actividades de control, lo cual es importante para que esta actividad del proceso administrativo pueda realizarse.

11.- EL CONTROL PREVIO, CONCURRENTE Y POSTERIOR Y SU
INCIDENCIA EN LA GESTION OPTIMA.

Todos los gerentes quisieran tener un sistema adecuado y efectivo de control que les ayude a cerciorarse de que las realidades se ajustan a los planes.

Algunas veces se ignora que los controles usados por los gerentes deben establecerse tanto en forma previa, paralela y al final de una actividad. S i los controles han de funcionar, deben realizarse de la forma antes indicada y además confeccionarse especialmente.

En síntesis deben establecerse en el tiempo en que se planean y ejecutan las operaciones, deben establecerse de acuerdo con 1) los planes y puestos de trabajo, 2) los individuos y sus personalidades, y 3) las necesidades de eficiencia y efectividad.

Para el efecto, como requisito para nuestra investigación, tuvimos a bien formular la siguiente interrogante:

¿ La aplicación de controles previos, concurrentes y posteriores, inciden favorablemente en la gestión de una cooperativa ?

Los encuestados en un número de 45 (Cuadro No. 10), que representa un 90% (Gráfico No. 9), contestan que si efectivamente el control llevado en forma anticipada, paralela y al final de las transacciones generales o particulares, incide favorablemente para que la gestión empresarial de las cooperativas de servicios múltiples se optimice, es decir tenga eficiencia y eficacia; lo cual resulta lógico, por cuanto el control es parte del proceso administrativo, es la actividad que cierra el circuito de la actividad gerencial y el hecho de reconocerle esta incidencia no le quita méritos a la planeación, organización, dirección e integración, si no más bien los complementa y le da la validez necesarias.

Los encuestados en un número de 5, representativo del 10% de nuestra muestra, considera el sitial del control, pero no está de acuerdo que contribuya a la optimización de las actividades.

Resulta destacable, en esta parte considerar que la tradicional animadversión al control de las actividades empresariales ha perdido terreno, dando paso a las labores de control sin restricciones y comprendiendo su importancia, justificación e incidencia en el desarrollo empresarial del nuevo milenio, donde la permanencia en el mercado y la competitividad con otras empresas es lo que cuenta y en este contexto, el control viene a sumar valor agregado a la gestión.

Se ha determinado que el 61% de observaciones que se encuentran en proceso y el 11% no implementado, permiten determinar la ineficiencia e ineficacia del control interno institucional, lo que repercute en la optimización de la gestión.

1. AUDITORIA DEL AÑO 2000:

OBSERVACIONES EN ASPECTOS ASOCIATIVOS, ESTATUTARIOS Y ADMINISTRATIVOS:

(1) Ausencia de firmas en libros asociativos.

(2) Ausencia de acuerdos en el Libro de Actas de Asamblea General de Delegados.
(3) Libros asociativos contienen folios en blanco
(4) Ausencia de padrón general de socios y padrón electoral
(5) Carencia de Reglamentos internos vigentes
(6) Carencia de Manuales administrativos, Organización y Funciones, Políticas, Riesgos, Normas y Procedimientos
(7) Interferencias de funciones del Presidente del Consejo de Administración y el Gerente con las labores ejecutivas.
(8) Incompatibilidad de funciones de personal administrativo, con personal directivo
(9) Dietas otorgadas a directivos no cuentan con Reglamento respectivo
(10) Gastos de representación no cuentan con Reglamento respectivo.
(11) Transgresiones de acuerdos de Asamblea General por parte del Consejo de Administración pago de retenciones de impuestos con fondos de la cooperativa.
(12) Adelantos de dietas y/o movilidad a directivos y delegados podría generar contingencias financieras.
(13) Gasto de movilidad de directivos carece de comprobantes sustentatorios
(14) Duplicidad de pago por movilidad a directivos
(15) Consejo de Administración y Comités no facilitan la inspección ni remiten Libros de Actas de Sesiones al Consejo de Vigilancia.
(16) Falta de organización y orden del archivo de documentos.

2. OBSERVACIONES CONTABLES:

(17) Carencia del Registro de Compras y Ventas, en contra de las normas tributarias vigentes
(18) Algunos Voucher de egresos no tienen los documentos sustentatorios, establecidos por la Administración Tributaria.
(19) Recepción de Comprobantes de pago no vigentes.
(20) Voucher sin visto bueno de Contabilidad y Gerencia
(21) Ingresos diarios de dinero no son depositados al día hábil siguiente
(22) Reglamento de préstamos no actualizado.
(23) Préstamos otorgados indebidamente (refinanciados).
(24) Ausencia de control detallado de las cuentas por cobrar y aportes de socios
(25) Inadecuada custodia de títulos valores: pagarés
(26) Ausencia de normas para el manejo y control del fondo fijo.
(27) Carencia de formulario de reposición de caja chica
(28) Fondos asignados en forma específica, son llevados en forma conjunta
(29) Omisiones de datos en Declaraciones mensuales del IGV e Impuesto a la renta, así como Declaración Anual de Operaciones con Terceros (DAOT) del 2000 y 2001.
(30) Ausencia de emisión de comprobantes de pago conforme al Reglamento Respectivo.
(31) Entregas a rendir cuenta con una antigüedad mayor a tres días.
(32) Devolución indebida de aportes.
(33) Carencia de control individual de activos fijos, inventario físico y análisis.
(34) Files personales no se encuentran actualizados.

CONCLUSIONES:

· Continúan los problemas del año 1999, en el aspecto legal, organizativo, administrativo, financiero, contable y otros aspectos.
· La ineficiencia e ineficacia del control interno institucional, continúa.
· Los órganos directivos y los funcionarios responsables, no vienen realizando las acciones correctivas necesarias para levantar estas observaciones.

3. AUDITORIA AÑO 2001:

CONSEJO DE ADMINISTRACION:

(1) Falta de cumplimiento de las normas de la cooperativa, así como sobre comunicación de acuerdos de Consejo.
(2) .Administración empírica de la Cooperativa y falta de monitoreo al funcionamiento de la gerencia
(3) .Absorción de las actividades ejecutivas que corresponden a la Gerencia por parte del Consejo de Administración.
(4) .Falta de actualización del Manual de organización y funciones
(5) .Falta de formulación de los manuales de políticas, riesgos, procedimientos administrativos, contables, informáticos, etc.
(6) .Falta de coordinación para la programación, ejecución y evaluación de las actividades de la cooperativa
> (7) .Imprecisión en el registro de Acuerdos de la Asamblea General de Delegados.
CONSEJO DE VIGILANCIA – AUDITORIA INTERNA:

(8) .Carencia de formatos para la evaluación de las actividades
(9) .Limitaciones en el trabajo de auditoria: Falta de directivas, reglamentos, normas, políticas y plan de trabajo).
(10) Seguimiento e implementación de recomendaciones derivadas de acciones de control anteriores. Hemos efectuado el seguimiento de la implementación de las medidas correctivas ejecutadas por las instituciones, como resultado de la evaluación se ha determinado que el Consejo de Administración no a dictado las disposiciones necesarias con la finalidad de superar las observaciones realizadas por las auditorias anteriores, por ello que las observaciones no se han superado en un 72%, situación que debe ser superada en beneficio de las cooperativas.
RESUMEN: * NO SUPERADO : 65% TOTAL : 100%

Las principales causas, para que no se hayan superado las observaciones en un 65% han sido la falta de conciencia empresarial, educación cooperativa y voluntad para superar las observaciones que son de responsabilidad del Consejo de Administración de este tipo de empresas.

GERENCIA GENERAL:

(11) Falta de instrumentos de gestión para el desarrollo institucional: Plan estratégico, Plan de inversiones, Plan de desarrollo.
(12) .No realiza ninguna labor esencial para la cooperativa, por cuanto sus actividades han sido absorbidas por el Consejo de Administración.
(13) .No se elaboran flujos de caja mensuales

CONTABILIDAD:

(14) Control interno contable deficiente
(15) Carencia de análisis de cuentas
(16) .Declaraciones juradas contienen información no válida
(17) .Adelanto de honorarios otorgados por la cooperativa sin el respectivo comprobante de pago
(18) .Falta de reglamentación para el uso de fondos de la institución
(19) .Inadecuada liquidación de la compensación por tiempo de servicios.
(20) Archivos de documentos desordenado y con faltantes.

(21) .Modulo de contabilidad en sistema computarizado carece de configuraciones especiales para realizar ajustes por inflación y determinación del estado de flujos de efectivo y estado de cambios en el patrimonio neto.
(22) .Libros contables atrasados

> AREA DE CREDITOS Y COBRANZAS:

(23) .Sistema de archivos inadecuados
(24) .Falta de explotación del módulo computarizado que permite determinar todos y cada uno de los tipos de créditos otorgados y el avance en la recuperación de los mismos.
(25) .Falta de seguimiento a los créditos otorgados, lo que eleva el índice de morosidad
(26) .Instrumentos de control de créditos inadecuado.

RESULTADOS DE LA APLICACIÓN DE CUESTIONARIO INTERNO POR EL CONSEJO DE VIGILANCIA:

En el ejercicio gravable 2001, en nuestra condición de directivos del Consejo de Vigilancia de la Cooperativa de servicios múltiples “Manuel Polo Jiménez”, formulamos y aplicamos un Cuestionario de Control Interno, el mismo que comprendió las siguientes áreas:

a. Área general;
a.1. Organización;
a.2. Administración;
a.3. Personal;
b. Caja y bancos;
b.1. Efectivo en Caja;
b.2. Efectivo en Bancos;
b.3. Conciliaciones bancarias;
c. Inversiones en valores;
d. Gastos pagados por anticipado y cargas diferidas;
e. Activo intangible;
f. Capital social y remanentes;
g. Ventas, cuentas por cobrar, caja ingresos;
g.1. Ventas;
g.2. Cuentas por cobrar;
g.3. Reservas para cuentas dudosas;
g.4. Depósitos;
h. Compras y gastos, cuentas por pagar y Caja egresos;
h.1. Compras;
h.2. Pago de cheques;
h.3. Documentos por pagar;
i. Inventarios;
j. Nóminas;
k. Activo fijo.

El cuestionario de control interno constó de 234 preguntas sobre las áreas antes indicadas.

Las interrogantes tenían tres alternativas: 1) SI, 2) NO, 3) N / A,

El resultado de la aplicación del Cuestionario de Control Interno, nos ha llevado a determinar los siguientes resultados:

El 59% de las respuestas son negativas, frente al 40% de las respuestas positivas, confirman la deficiencia del control interno reportada por los auditores externos.

El rubro que tiene mayor cantidad de respuestas negativas es el de Compras y Gastos, Cuentas por Pagar y Caja Egresos. Este rubro tiene 33 respuestas negativas y 15 respuestas afirmativas, lo que nos indica la forma tan informal como se manejan las operaciones de este rubro, que es a la postre un rubro que incide en la determinación de los resultados de la empresa.

Otro rubro que es manejado irregularmente es el de inventarios, por cuanto nos reporta 26 respuestas negativas y 14 respuestas afirmativas. Si bien es cierto este tipo de empresas no manejan grandes volúmenes de inventarios, pero desde ya representa un problema, por cuanto se ha podido determinar que compran sus suministros de oficina, limpieza y otros para seis meses, lo que de este modo si representa grandes importes.

El rubro de ventas, cuentas por cobrar y caja ingresos nos reporta 32 respuestas negativas y sólo 10 positivas, lo cual demuestra el incumplimiento de políticas, procesos y procedimientos para el manejo eficaz de estos conceptos, que redundan en la determinación de tributos mensuales y anuales y en el resultado del ejercicio.

Estos resultados pueden ser revertidos con la puesta en marcha de procesos y procedimientos que no sean complejos ni engorrosos. La formulación de los planes, programas, políticas, estrategias, objetivos y metas en documentos especiales para que sean utilizados por los responsables.

Otro aspecto más profundo a considerar es la educación e instrucción en los temas de control interno a los directivos, funcionarios y trabajadores para que les facilite la toma de conciencia para la realización eficiente de sus actividades.

4.2. RESULTADOS, ANÁLISIS E INTERPRETACIÓN AL
FINAL DEL PROCESO DE INVESTIGACION

En el Capítulo III de esta investigación hemos dado cuenta de los resultados de la evaluación de las cooperativas de servicios múltiples durante los años 1999, 2000, 2001 y 2002. Dicha evaluación ha presentado problemas en la organización, administración de los recursos humanos, materiales y financieros y especialmente la situación deficiente del control interno institucional.

Pero, luego de aplicarse las herramientas de gestión y control, la situación problemática de las cooperativas ha cambiado; por cuanto al finalizar el ejercicio gravable 2002, se han cumplido los objetivos propuestos.

Los directivos y trabajadores concientes de la situación han desarrollado sus planes estratégicos, programas de inversiones temporales y permanentes, presupuesto anual, han formulado la información financiera y económica de acuerdo con las normas correspondientes; así como han aplicado el control previo, concurrente y posterior a sus transacciones; lo que al evaluarlos al finalizar el año 2002 han permitido determinar que las cooperativas de servicios múltiples dispongan de estrategias, políticas, metas, objetivos, misión y visión. Asimismo se ha determinado una mejor concordancia entre lo formulado a priori y lo determinado al final del ejercicio.

Por otro lado, durante el año 2002, se ha desarrollado y/o actualizado los documentos normativos institucionales: Estatuto, Reglamentos internos de directivos, Manual de organización y funciones, Manual de políticas, Manual de Riesgos, Manual de procedimientos administrativos, contable, informáticos, etc; Manual de servicios de consumo, médicos, educación; Reglamentos de: Autocontrol cooperativo, del Consejo de Vigilancia, Auditoria Interna, Auditoria Externa. La aplicación de estos documentos ha servido para definir las líneas de autoridad, responsabilidad y coordinación de las unidades orgánicas de la cooperativa; asimismo el detalle de las funciones ha permitido eliminar la duplicidad o transposición de las mismas y a desarrollar a cada quien su trabajo pero en forma armoniosa y en equipo.

La evaluación al 31.12.2002, permite confirmar que los órganos directivos (Asamblea General, Consejo de Administración, Consejo de Vigilancia, Comités), los órganos ejecutivos (Gerencia, jefaturas ), los asesores (legal, tributario, contable, informático), órganos operativos y de apoyo han cumplido sus funciones de acuerdo a las normas establecidas; no han obstaculizado las acciones de control, si no por el contrario lo han apoyado, lo que finalmente ha permitido optimizar la gestión cooperativa.

Pero, la sola formulación de documentos, de por si no ha garantizado la optimización de las actividades de las cooperativas; por lo que su cumplimiento debe vigilarse, supervisarse y monitorearse mediante acciones continuadas o puntuales, siendo esto responsabilidad de los directivos y funcionarios de las cooperativas.

El control efectuado constructivamente por el Consejo de Vigilancia, Auditoría Interna y auditoría externa de una cooperativa de servicios múltiples se ha constituido en el instrumento eficaz que optimiza la gestión integral de la empresa cooperativa, por lo que requiere el apoyo integral de directivos, trabajadores y socios, sobre todo considerando que actualmente lo que manda es la integración, coordinación a todo nivel y el trabajo en equipo.

La investigación aplicada, nos ha permitido establecer que existe una relación estructural entre los problemas, objetivos e hipótesis de la investigación.

Luego de la obtención de los objetivos específicos propuestos, en los cuales se han aplicado las variables y sus respectivos indicadores en el contexto de la realidad de las cooperativas, con la finalidad de obtener conclusiones que han permitido verificar y contrastar la hipótesis postulada.

La aplicación de las herramientas de control, es todo un proceso en las entidades cooperativas. Dicho proceso requiere del conocimiento, comprensión, análisis y síntesis de las acciones de control que han permitido determinar las deficiencias y luego volcar todo el esfuerzo a superarlas; tal como lo demostramos con los cuadros siguientes:

SI: ACCION QUE SI ESTA IMPLEMENTADA, NO ES PROBLEMA PARA LA COOPERATIVA.

NO: ACCION QUE NO ESTA IMPLEMENTADA, ES UN PROBLEMA A RESOLVER.

De las 137 observaciones no levantadas del año 2001, en el año 2002, luego de la aplicación de las herramientas e instrumentos de control eficaz sólo aparecen 30 pendientes de solución. Es decir que durante el año 2002 se han solucionado 107, porque los señores directivos, funcionarios trabajadores, delegados y socios asumieron su responsabilidad en el desarrollo de sus funciones, lo cual definitivamente es lo que ayudó a levantar las observaciones, que se venían heredando año tras año.

4.3. CONTRASTACION Y VERIFICACIÓN DE LA HIPÓTESIS

El proceso de la contrastación y verificación de nuestra hipótesis de trabajo se llevó a cabo en función de los cuatro objetivos específicos propuestos.

Para el efecto hemos establecido la respectiva matriz de consistencia que nos ha permitido llevar a cabo el modelo de investigación por objetivos, el mismo que ha consistido en partir del objetivo general de la investigación, contrastando con los objetivos específicos, lo que nos ha llevado a determinar las conclusiones parciales, para luego derivar en la conclusión final; la misma que debe ser concordante o diferente, según el caso, a la hipótesis planteada por la investigación, en este caso es totalmente concordante, lo que nos ha llevado a aceptar la hipótesis del investigador y dejar de lado la hipótesis nula.

Dicho proceso lo presentamos en el siguiente esquema:

CONCLUSIONES

I. CONCLUSION FINAL

Al finalizar el proceso de investigación, en el contexto de la muestra estudiada (Anexo No. 1), los problemas planteados, las hipótesis formuladas y los objetivos propuestos, se ha llegado a determinar la siguiente conclusión final del trabajo

EL CONTROL EFICAZ DESARROLLADO POR LOS ORGANOS DE FISCALIZACION, FACILITA LA OPTIMIZACION DE LA GESTION INSTITUCIONAL DE LAS COOPERATIVAS DE SERVICIOS MULTIPLES, LO QUE REDUNDA EN UN MEJORAMIENTO CONTINUO DE ESTAS INSTITUCIONES.

Este mejoramiento se identifica del siguiente modo:

(1). A NIVEL PRESUPUESTAL:

La diferencia de los ingresos ejecutados y presupuestados tuvo el siguiente comportamiento en los años: 1999 = 59%, 2000=41%, 2001= 33% y 2002=24%., lo que denota un mejoramiento en el manejo de este rubro.

La diferencia de los egresos ejecutados y presupuestados tuvo el siguiente comportamiento en los años: 1999 = 82%, 2000=53%, 2001= 18% y 2002=24%., lo que demuestra la aplicación de las políticas de austeridad y aprovechamiento máximo de los bienes y servicios adquiridos.

La diferencia del resultado ejecutado y el presupuestado tuvo el siguiente comportamiento en los años: 1999 = 58%, 2000=31%, 2001= 363% y 2002=24%.

Estos comportamientos nos indica que a partir de la puesta en marcha del control eficaz, las distorsiones entre ingresos, egresos y resultados se han ido sincerando, debido a la aplicación de las herramientas de control y el manejo ordenado de los recursos, con la participación activa de directivos, delegados y trabajadores de las cooperativas.

(2). A NIVEL FINANCIERO, ECONOMICO Y PATRIMONIAL.

· A nivel financiero, de acuerdo con el giro de las cooperativas, las inversiones temporales (activos corrientes) han ido mejorando su estructura. En el año 1999= 88.05%, 2000=89.23%, 2001=90.19% y 2002=90.31%, lo cual es congruente con el giro o actividad de las cooperativas de servicios múltiples.
· En el mismo contexto, las inversiones permanentes (activo no corriente) han ido disminuyendo. Año 1999=11.95%, 2000=10.77% 2001=9.81% y 2000=9.69%.

Este comportamiento es adecuado en opinión de la Sociedad Peruana de Economistas en este tipo de entidades, que necesitan disponer mayor cantidad de activos disponibles y exigibles.

· La liquidez general de las cooperativas, se han mantenido altas. Año 1999= 9%, 2000=8% , 2001= 6% y 2002= 8% Este comportamiento denota que el control eficaz permite mantener indicadores que redundan positivamente en la gestión empresarial, atendiendo las obligaciones de corto plazo, el otorgamiento de créditos y las otras actividades operativas de las cooperativas.
· La rentabilidad de los ingresos ha ido aumentando por acción de las actividades de control aplicadas, teniendo este comportamiento: Año 1999=5%, 2000=7% 2001=18% y 2002=20%.
· La rentabilidad del capital utilizado por las empresas para su gestión, pese a que es pequeño, también se ha ido incrementando: Año 1999=2%, 2000=3% 2001=5% y 2002=6%.
· La solvencia patrimonial, que es el punto mas fuerte de estas entidades, se ha mantenido por acción de las actividades de control eficaz, en niveles extraordinariamente apreciables. Año 1999=89%, 2000=88% 2001=83% y 2002=87%., lo que presenta a estas empresas como una garantía para sus socios, les sirve para ser considerados como sujeto de crédito y lo que es más les da una perspectiva muy positiva para el año 2003 y subsiguientes ejercicios ecoómicos.

(3). A NIVEL ESTRATEGICO.

· Las metas y objetivos empresariales de las empresas cooperativas, establecidos en sus planes estratégicos, documentos formulados como parte de las acciones de evaluación, han permitido el cumplimiento de metas, objetivos y misión de la empresa en un nivel del 90%, de acuerdo a nuestro juicio de valor, lo que representa un buen indicador, si tenemos en cuenta la coyuntura recesiva que venimos atravesando desde hace más de una década.
· En este mismo contexto las fortalezas y oportunidades han sido aprovechadas en toda su dimensión.
· Las debilidades han sido superadas en un 100%.
· Las amenazas, debido a su procedencia externa, se han manejado de acuerdo con la coyuntura.
· Las sugerencias y recomendaciones emitidas luego de las actividades de control, han permitido que las cooperativas emprendan actividades de reorganización organizacional y administrativa, capacitación de directivos, delegados y socios, así como se ha emprendido actividades de diversificación empresarial, como forma de continuar prestando más y mejores servicios a sus socios. En cada caso se han ponderado los riesgos correspondientes.
· En relación al comportamiento de los socios para con sus cooperativas, se ha incrementado la mística y el espíritu cooperativista en un muy cerca del 100%, especialmente considerando que las cooperativas, constituyen la verdadera alternativa en tiempos que el capitalismo afecta a las clases populares. En este mismo contexto las quejas y denuncias que llegaron a ser hasta un 3% anual calculado sobre la base de los 15,000 socios que en promedio albergan estas entidades, luego de las actividades de control han disminuido al 1% anual. Lo cual demuestra la eficacia del control y su incidencia en la gestión institucional, sobre todo si consideramos que las proyecciones para 2003, son de las mejores para estas entidades, sobre todo si tenemos en cuenta el carácter cerrado de estas empresas.

II. CONCLUSIONES PARCIALES:

1. La investigación realizada permite establecer que la evaluación de los planes, programas, presupuestos, información financiera y económica (estados financieros) permiten determinar los ajustes necesarios para que la gestión a cargo del Consejo de administración de una Cooperativa de Servicios Múltiples se optimice.

Esta conclusión se plasma en las recomendaciones realizadas por los auditores y directivos del Consejo de vigilancia, sobre aspectos como la organización, administración, contabilidad, actividades operativas, procesos y procedimientos de trabajo, lo que ha permitido a las cooperativas en los años 2001 y 2002 realizar todos los ajustes necesarios, para llegar a determinar el mejoramiento continuo que vienen experimentando estas entidades.

2. Ha quedado demostrado luego de la investigación realizada, que la gestión óptima de los recursos de las cooperativas de servicios múltiples, sólo puede realizarse si disponemos de documentos normativos acorde con la realidad de dichas empresas.

En los períodos 1999 y 2000 estas entidades trabajaron sólo con algunos documentos normativos. En los años 2001 y especialmente 2002, gracias a las actividades de control, se inicia y consolida la obtención de los documentos normativos, que en este caso los hemos denominado herramientas de control eficaz. Es justamente, en estos dos últimos períodos que los documentos normativos entran en aplicación intensiva en las cooperativas, lo que facilita superar su problemática en un 90%, permitiendo además mejorar sustancialmente sus indicadores de gestión, lo que redunda en un mejoramiento optimizado. En este marco, con la aplicación de los documentos normativos, se estima que los mismos faciliten la superación total de la problemática de las empresas cooperativas, pero claro, estos documentos también se irán adecuando a los cambios tecnológicos lo que permitirá no perder paso en el espacio-tiempo histórico.

3. La investigación realizada confirma que si los órganos directivos, ejecutivos y asesores de las cooperativas de servicios múltiples cumplen eficiente y eficazmente sus funciones, facilitan las acciones de control y por tanto contribuyen a optimizar la gestión integral de este tipo de empresas.

Los socios en conjunto no pueden dirigir ni controlar las entidades cooperativas, en tal sentido delegan estas funciones en los directivos, elegidos mediante el voto democrático. La investigación ha demostrado que al inicio los directivos eran renuentes al cumplimiento de sus funciones; pero luego se han ido concientizando hasta comprender el extraordinario rol que deben llevar a cabo y para ello ha sido indispensable que las acciones de control determinen en forma taxativa que directivos no estaban realizando sus funciones normativas. Cuando los directivos han conocido, comprendido y analizado su verdadero rol, se ha iniciado la optimización integral de la gestión institucional.

4. El trabajo realizado, confirma que el monitoreo continuado de las acciones de control facilitan la optimización de la gestión de las cooperativas de servicios múltiples.

Esta conclusión queda concretada por la aplicación de procedimientos de auditoría aplicados en algunos casos sorpresivamente, otras veces en forma selectiva y en otros casos según los antecedentes obtenidos.

Para estos efectos se han aplicado arqueos sorpresivos, obteniendo resultados a un 100% de eficiencia; arqueo de documentos de crédito, igualmente a un 100% de eficiencia; revisión de pagarés y documentos de garantía de créditos, también a un 100% de eficiencia. En forma similar, en el transcurso del último año se han aplicado tomas de inventario, que han permitido determinar el uso adecuado de las existencias que maneja las empresas cooperativas.

En este mismo contexto, en el año 2003 se vienen llevando a cabo actividades de evaluación por la auditoria interna, auditoria externa y directivos del consejo de vigilancia, obteniendo como resultado de eficiencia a un 95%, dando las pautas para su mejoramiento total. Según los especialistas el 5% de margen de error es manejable en este tipo de empresas.

II. OTRAS CONCLUSIONES:

5. La falta de formación profesional y el hecho de no asumir el compromiso por parte de los señores directivos en la implantación de las recomendaciones de informes de control, en los años 1999, 2000 y 2001 nos nos han permitido evidenciar la repercusión negativa en la gestión; sin embargo esto se supera a un nivel del 95% cuando los directivos comprenden su rol y comienzan a capacitarse y asumen el compromiso que les asiste como responsables de una gestión institucional

6. La aplicación oportuna y permanente de técnicas de control interno previo, concurrente y posterior garantiza la optimización del proceso operativo eficiente y eficaz de las empresas cooperativas de servicios múltiples

7. .El Consejo de Vigilancia, la Auditoria interna y externa; son los órganos especializados para aplicar las herramientas y técnicas del control eficaz que contribuya a la optimización integral del proceso de gestión institucional, por lo que los otros órganos de las cooperativas deben prestarle todas las facilidades para la realización de sus funciones.

8. .El control eficaz, debe ser el proceso permanente y/o puntual que tiene por fin comprobar si el desarrollo de las operaciones se han efectuado de conformidad a lo planificado y alcanzado los objetivos programados; si no se lograron tomar las medidas correctivas necesarias.

9. .Controlar eficazmente la cooperativa es estar enterado de cómo marcha la cooperativa en todas sus áreas y determinar en que grado se ha llevado a cabo lo acordado o establecido por los órganos correspondientes. Esta actividad no sólo es responsabilidad de algunos cuantos, si no de todos los socios, los cuales deben participar activamente para que el control contribuya al proceso de gestión.

10. .Pese a la predominancia del modelo neoliberal, las cooperativas en general y en particular las de servicios múltiples, son instituciones viables, por que estas entidades en alguna medida son una verdadera respuesta a la recesión económica para los trabajadores de entidades públicas y privadas que perciben bajos ingresos; por lo que es necesario que los socios se preparen convenientemente para dirigir y especialmente para controlar sus empresas con la eficiencia que se espera.

11. Para efectos de ejecutar una auditoria, es necesario determinar todos los elementos que participarán en dicha actividad. Tal determinación se realiza a través de la formulación de los planes de auditoria. Los elementos que deben considerarse en un plan de auditoria son los siguientes: 1) Determinación del objetivo; 2) Identificación del alcance: los límites de la evaluación, periodo, procedimientos de auditoria a aplicar, 3) Descripción de las actividades de la entidad, 4) Normatividad aplicable, 5) Informes a emitir y fechas de entrega; 6) Identificación de áreas críticas y significativas; 7) Identificación de los puntos de atención; 8) Identificación de los funcionarios de la entidad a examinar; 9) Presupuesto de tiempo; 10) Participación de especialistas y 11) Otros elementos necesarios que permitan obtener la evidencia que necesita el auditor para formular su producto final: los informes de auditoria.

RECOMENDACIONES

RECOMENDACION GENERAL:

PARA FACILITAR LA OPTIMIZACION DE LA GESTION INSTITUCIONAL DE LAS COOPERATIVAS DE SERVICIOS MULTIPLES, SE RECOMIENDA APLICAR PERMANENTEMENTE LAS HERRAMIENTAS DE EVALUACION DE LAS TRANSACCIONES EMPRESARIALES PARA DETERMINAR LOS AJUSTES O CORRECIONES A REALIZAR.

OTRAS RECOMENDACIONES:

1. Las empresas cooperativas, deben asesorarse adecuadamente para formular sus planes y programas institucionales y de este modo disponer de las herramientas necesarias para determinar sus políticas, estrategias, metas, objetivos, misión y visión de la empresa; instrumentos necesarios en un mundo empresarial cada vez más competitivo.
2. Los documentos normativos de las empresas cooperativas deben formularse en forma oportuna y darlos a conocer a los directivos, funcionarios y trabajadores para que cada quien identifique la autoridad, responsabilidad y coordinación que le toca realizar; porque de lo contrario no tienen ningún efecto en el proceso organizativo y administrativo de estas instituciones.
3. El control, por eficaz que pudiera ser, no determina la eficacia institucional, por tanto es necesario que cada directivo, funcionario y trabajador cumpla sus funciones y responsabilidades en el marco de las normas y además aplique mística, ética y moral en su actuar para que las cooperativas puedan optimizar su gestión.
4. El control es parte del proceso administrativo de las empresas; por tanto recomendamos conocer y comprender la filosofía y práctica de las herramientas e instrumentos de control, porque su aplicación permanente es lo que ayudará a optimizar la gestión de las empresas cooperativas.
5. La fiscalización y el control de las actividades debe supervisarse o monitorearse en forma permanente; por lo que recomendamos que los directivos y funcionarios se capaciten y perfeccionen adecuadamente para poder aplicar eficazmente la supervisión de las actividades del proceso de gestión y control institucional.
6. El Congreso Nacional, debería retomar la promoción y protección del movimiento cooperativo que consideraba la Constitución Política del año de 1979, igualmente el poder ejecutivo, debería apoyar a este sector de la economía mediante medidas protectoras, de promoción, liberación de tributos u otra forma que sea más adecuada, de modo que siga constituyéndose en una efectiva fuente de trabajo para muchos peruanos.
7. Actualmente el cooperativismo es considerando en el mundo uno de los instrumentos de mayor eficiencia para el desarrollo de los pueblos, de allí que muchos países, apoyan, promocionan y difunden el sistema cooperativo a través de entidades oficiales especialmente creadas para ello.
8. La optimización de la gestión va a facilitarse si el control cooperativo es eficiente y efectivo; por tanto se recomienda que para lograr dichos propósitos, los controles deben estar incorporados en la infraestructura de las cooperativas y formar parte de la esencia de la mismas; de lo contrario el mejoramiento sólo podría ser temporal y no permanente.
9. También, nos permitimos recomendar a los entes y personas que tienen potestad legislativa para que propongan la norma respectiva que establezca en forma taxativa la entidad encargada de la supervisión y control de las cooperativas de servicios múltiples, asimismo sobre la calificación que debe realizarse para desempeñar funciones directrices y gerenciales en este tipo de entidades y sobre otros aspectos que permitan resguardar los intereses de los socios cooperativistas, de las mismas entidades cooperativas como entes jurídicos y del propio estado y la comunidad en general.

BIBLIOGRAFIA.

1. Andrade, E. S. (1992) Planificación del Desarrollo. Lima:Editorial Rodhas.

2. Ayllón Ferrari, Antonio. (1997). Contabilidad Gerencial. Lima:Arquetipo SRL.

3. Araya, J.M. (1998) Planificación estratégica en el cooperativismo. San José-Costa Rica: Edición Gráfica.

4. Ataupillco, D. (2001) NIC’S Tributario y Legal: Plan Contable. Lima: IVERA Asociados.

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6. Berrío B. V. (2002) Nueva Legislación de Cooperativas. Lima. Edición a cargo del autor.

7. Contreras, E. (1995) Manual del Auditor. Lima: CONCYTEC.

8. Cruz, P. (1998) Contabilidad cooperativa básica. Lima: Escuela de Dirigentes cooperativistas.

9. Informe COSO (1997) : Los nuevos conceptos del control interno. España. Cooper & Lybrand e Instituto de Auditores internos.

10. .Estudio Caballero Bustamante. (2002). Control interno. Lima: Editorial Los Andes SA.

11. Estudio Torres y Torres Lara – Abogados- (1992). Revista Legal para Cooperativas. Lima: Asesorandina S.R. Ltda..

12. Holmes Arthur (1999) Auditoría. Mexico. Unión Tipográfica Editorial Hispano Americana.

13. Koontz / O”Donnell. (1989) Curso de Administración Moderna. México: Litografía Ingramex S.A.

14. Magallanes, J.M. y Lara, j. (1998) Finanzas para cooperativistas. Lima: Escuela de Dirigentes cooperativistas.

15. Ministerio de trabajo y Promoción social (1990) TUO de la Ley de Cooperativas. Lima. El Peruano.

16. . Panez, J. (1986) Auditoria Contemporánea. Lima: Iberoamericana de Editores SA.

17. Terry, G.R. (1995) Principios de Administración. México: Compañía Editorial Continental SA.

18. .Torres y Torres Lara, C. (1993) Cooperativismo el modelo alternativo. Lima: Talleres de la Universidad de Lima

19. Universidad Nacional Federico Villarreal (Facultad de Cooperativismo). (1991). Escuela de Dirigentes Cooperativistas: Tomo I, II y III. Lima: Imprenta de la Universidad.

20. http://. www. oikocredit.org.ca
21. http://. www. credit.unioncentral.org.ca
22. http://. www.aci.com
23. http://. www.bolivia.com
24. http://. www.honduras.com

ANEXO NR 22:

ENTREVISTA A DIRECTIVOS:

La presente entrevista fue formulada a directivos y funcionarios de las Cooperativas del Anexo No. 1, con la finalidad de recabar información relacionada con la investigación científica titulada: “CONTROL EFICAZ DE LA GESTION DE UNA EMPRESA COOPERATIVA DE SERVICIOS MULTIPLES” y comprendió las siguientes interrogantes:

1. ¿Cuál es el cargo que desempeña en la Cooperativa ?

2. ¿Cuáles son las funciones que realiza ?

3. ¿ Cree que la Capacitación en gestión y control es básico para eel ejercicio de
un cargo directivo ?

4.¿ Que entiende por gestión eficiente ?

5.¿ Que entiende por gestión eficaz ?

6.¿ Ud. Cree que el control ejercido eficiente y eficazmente por los responsables,
pueda coadyuvar a la optimización de la gestión ?

7.¿ Podría indicarnos cuales son las normas generales vigentes para gestionar
una cooperativa de servicios múltiples. Ud. Conoce, entiende y aplica dichas
normas como parte de sus funciones ?

8.¿Cuáles son las normas internas que debe disponer una cooperativa de
servicios múltiples. Su cooperativa, dispone de dichas normas. Ud. Las
conoce, comprende y aplica eficazmente ?

9..¿La cooperativa, dispone de un plan estratégico institucional. Sobre el mismo
tenga a bien contestar las siguientes preguntas ?

9.1. ¿ Ud. entiende la importancia de este documento en la gestión ?
9.2. ¿ Que entiende por diagnóstico institucional ?

9.3. ¿ Que entiende por visión de una empresa ?

9.4. ¿ Que entiende por misión ?

9.5. ¿ Que entiende por objetivos ?

9.6. ¿ Que entiende por metas ?

9.7. ¿ Que entiende por políticas ?

9.8. ¿ Que entiende por estrategias ?

10.¿La cooperativa dispone de programas para realizar la gestión ?

11.¿ La cooperativa formula información financiera y económica. Sobre el tema
tenga a bien contestar lo siguiente ?

11.1. ¿ Ud. Conoce, y comprende la importancia de dicha información ?

11.2. ¿ Puede reconocer las inversiones de la empresa en la información
financiera?

11.3. ¿ Puede reconocer las deudas en la información financiera ?

11.4.¿ Puede reconocer en la información económica, los rubros componentes
de los ingresos de la cooperativa?

11.5. ¿Puede reconocer cuales son los costos y gastos en los cuales incurre la empresa?

11.6 . ¿ Que entiende por liquidez ?

11.7.¿ Que entiende por rentabilidad ?

11.8. ¿ Que entiende por gestión ?

11.9. ¿ Que entiende por solvencia ?

11.10. ¿ De acuerdo a Ley y Estatuto, cual es la forma de distribución de los remanentes ?

11.11. ¿ Como se forma la reserva cooperativa ?

11.12. ¿ Como se forma el capital de la cooperativa ?

11.13. ¿ Que entiende por provisiones de cobranza dudosa ?

12. ¿ La cooperativa dispone de manuales de políticas. Ud. Comprende para que es necesario este documento ?

13. ¿ La cooperativa dispone de manuales de riesgos de sus actividades de crédito y otros servicios ?

14. ¿ La cooperativa dispone de manuales de procedimientos administrativos, contables, informáticos y otros ?

15. ¿ Cual es la interrelación entre los órganos directivos, para el cumplimiento de los objetivos institucionales ?

16. Sobre control, tenga a bien responder las siguientes preguntas:

16.1. ¿ El control es parte del proceso administrativo de la gestión ?

16.2. ¿ Cuales son los órganos de control de la cooperativa ?

16.3. ¿ Cual es la función que realizan ?

16.4. ¿ El control ejercido por los órganos directivos, favorece o entorpece la gestión ?

16.5. ¿ Que entiende por control permanente ?

16.6. ¿ Que entiende por control puntual ?

16.7. ¿ El control debe ser posterior a las actividades ?

16.8. ¿ Debería haber un control previo a la ejecución de las actividades ?

16.9¿ Debería considerarse un control concurrente o sea paralelo a la ejecución de las actividades ?

16.10 ¿ A Ud. Le agradaría colaborar con las acciones de control ?

16.11. ¿ La evaluación permanente de los planes y programas institucionales, garantizan la optimización de la gestión ?
16.12. ¿ La revisión, innovación y/o generación de nuevos documentos normativos para la cooperativa, aseguran eficiencia del sistema de control interno ?
16.13. ¿ La realización correcta y eficaz de las funciones de los directivos y trabajadores garantiza la gestión óptima de la cooperativa ?
16.14 ¿ Conoce y comprende la importancia de la auditoria interna de una cooperativa ?
16.15¿ Conoce y comprende las importancia de la auditoria externa de una cooperativa ?
16.16 ¿ Conoce y comprende la importancia del Consejo de Vigilancia de una cooperativa ?

ANEXO NR 23:

ENCUESTA

Instrucciones:

La presente encuesta, tiene como objetivo recabar información relacionada con la investigación científica titulada: “CONTROL EFICAZ DE LA GESTION DE UNA EMPRESA COOPERATIVA DE SERVICIOS MULTIPLES”; por lo que se solicita que las preguntas que a continuación se le presentan sean contestadas marcando una aspa (X), frente a la interrogante. De antemano les agradecemos su participación.

1.¿ Diga cual es la relación que mantiene con la cooperativa ?
a. Directivo ( )
b. Delegado ( )
c. Funcionario ( )
d. Trabajador ( )
e. Socio ( )

2.¿Cuánto tiempo mantiene esta relación con la cooperativa ?

a. De 0 a 2 años ( )
b. De 2 a 4 años ( )
c. De 4 a 6 años ( )
d. De 6 a 8 años ( )
e. De 8 a 10 años ( )
f. De 10 a más años ( )

3. ¿Cuál es su opinión para el siguiente enunciado: La evaluación permanente de los planes y programas institucionales garantizan la gestión óptima de la cooperativa:

a. Totalmente de acuerdo ( )
b. De acuerdo ( )
c. No sabe/No opina ( )
d. En desacuerdo ( )
e. Totalmente en desacuerdo ( )
Fundamente su respuesta:

4.¿Cuál es su opinión para el siguiente enunciado: La revisión, innovación y/o generación de los documentos normativos de la institución, aseguran la eficacia del sistema de control interno de las cooperativas;

a. Totalmente de acuerdo ( )
b. De acuerdo ( )
c. No sabe/No opina ( )
d. En desacuerdo ( )
e. Totalmente en desacuerdo ( )
Fundamente su respuesta:

5. ¿Cuál es su opinión para el siguiente enunciado: La realización correcta y eficaz de las funciones por parte de los directivos, delegados, funcionarios, asesores y trabajadores garantizan la gestión óptima de una cooperativa ?

a. Totalmente de acuerdo ( )
b. De acuerdo ( )
c. No sabe/No opina ( )
d. En desacuerdo ( )
e. Totalmente en desacuerdo ( )
Fundamente su respuesta:

6. ¿Cuál es su opinión para el siguiente enunciado: El monitoreo continuado y/o puntual de las acciones de control garantizan la optimización de la gestión integral de la cooperativa:

a. Totalmente de acuerdo ( )
b. De acuerdo ( )
c. No sabe/No opina ( )
d. En desacuerdo ( )
e. Totalmente en desacuerdo ( )
Fundamente su respuesta:

7. ¿ Cuál es su opinión para el siguiente enunciado: El control eficaz, mediante la aplicación de las técnicas de evaluación de las transacciones utilizadas permanentemente permite la optimización de la gestión integral de la cooperativa:

a. Totalmente de acuerdo ( )
b. De acuerdo ( )
c. No sabe/No opina ( )
d. En desacuerdo ( )
e. Totalmente en desacuerdo ( )

Fundamente su respuesta:

8.¿ Cómo desarrollar eficazmente el control de una empresa cooperativa de servicios múltiples, de modo que contribuya a la optimización de la gestión ?

a. Mediante el control puntual ( )
b. Sólo con el control previo ( )
c. Sólo con control concurrente ( )
d. Sólo con el control posterior ( )
e. Con el control permanente ( )

9.¿Las funciones del Consejo de Vigilancia, Auditoria interna y auditoria externa constituyen verdaderos instrumentos de control de una cooperativa, las que ejecutadas eficiente y eficazmente contribuyen a una mejor gestión ?

a. Si ( )
b. No ( )
Fundamente su respuesta:

10.¿ Cuál de las técnicas e instrumentos que a continuación se indican, han sido aplicados como parte del control eficaz en la cooperativa ?
a. Entrevista ( )
b. Encuestas ( )
c. Cuestionarios ( )
d. Análisis documental ( )
e. Observación ( )
f. Papeles de trabajo ( )

11. ¿ Cuenta la Cooperativa con planes y programas ?
a. Si ( )
b. No. ( )

12..¿Cuenta la Cooperativa con presupuestos ?
a. Si ( )
b. No. ( )

13.¿ Cuenta la Cooperativa con Manuales de políticas ?
a. Si ( )
b. No. ( )

14.¿Cuenta la Cooperativa con Manuales de procedimientos ?
a. Si ( )
b. No. ( )

15.¿Cuenta la Cooperativa con Información financiera y económica ?
a. Si ( )
b. No. ( )

16.¿Cuál de los procedimientos que se emplean en las actividades de auditoria garantizan la optimización de la gestión institucional ?

a. Eval. de condiciones de trabajo ( )
b. Determinación de la moralidad ( )
c. Programas de adiestramiento ( )
d. Evaluación del trabajo ( )
e. Desarrollo de actividades ( )

17.¿ Cuál de los métodos de control se han incrementado en las cooperativas y permiten la optimización de la gestión ?

a. El control de costos y gastos ( )
b. El plan de control de objetivos ( )
c. El plan de control de metas ( )
d. El control de operaciones ( )
e. El control de las ventas ( )

18.¿ La aplicación de controles previos, concurrentes y posteriores, incidirán favorablemente en la gestión optima de una cooperativa ?

a. Si. ( )
b. No ( )
Fundamente su respuesta:

19.¿ Se debe tomar en cuenta las observaciones, para realizar las acciones correctivas que contribuyan a la optimización de la gestión cooperativa ?

a. Totalmente de acuerdo ( )
b. De acuerdo ( )
c. No sabe/No opina ( )
d. En desacuerdo ( )
e. Totalmente en desacuerdo ( )
Fundamente su respuesta:

20.¿Considera Ud. Que la planeación, organización, dirección y la coordinación deben ser consideradas como información importante en las acciones de control de una cooperativa de servicios múltiples ?

a. Si ( )
b. No ( )
Fundamente su respue

GENERALES:

1. ¿Tiene la Cooperativa, Manual de Organización y funciones ?
2. ¿Tiene Manuales de procedimientos ?
3. ¿Tiene la Cooperativa un Plan de Cuentas ?
4. ¿Tiene la Cooperativa Auditor Interno?
5. ¿Tiene la Cooperativa asesores contables, Tributarios, legales?
6. ¿Existe un programa escrito de Auditoria Interna?
7. ¿Rinde informes escritos el Auditor interno?
- ¿Ante quién?
- ¿Con qué periodicidad?
8. Todo el personal que tiene puesto de responsabilidad ¿está obligado a tomar vacaciones?
9. El personal que disfruta de vacaciones ¿es sustituido por alguien durante su ausencia?
10. Los registros de Contabilidad:
a) ¿Son adecuados?
b) ¿Se llevan al día?
c) ¿Se balancean cada mes por lo menos?

CAJA Y BANCOS
PREGUNTAS
N/A
SI
NO
Obs.
EFECTIVO EN CAJA

1. Los fondos de Caja Chica ¿se manejan a través de fondos fijos?
2. ¿Se ha responsabilizado de cada fondo de Caja a una sola persona o existen varias responsables?
3. Los fondos fijos de la empresa ¿son razonables para sus necesidades?
- ¿Cuántos fondos de Caja Chica existen?
4. ¿Están los desembolsos de Caja Chica debidamente respaldados por comprobantes?
5. Por lo que se refiere a estos comprobantes:
a) ¿Se hacen en tal forma que dificulten su alteración?
b) ¿Están firmados por las personas que dispusieron del efectivo?
c) ¿Se presentan para su inspección a la persona que firma los cheques cuando ésta firma el cheque de reembolso?
d) ¿Están aprobados por un funcionario responsable?
e) ¿Se cancelan con un sello fechador que dice "PAGADO" una vez que se firme el cheque de reembolso?

6. Los cheques de reembolso ¿se expiden a favor de la persona encargada del fondo?
7. ¿está prohibido usar los fondos de caja para hacer efectivos cheques de funcionarios, empleados, clientes y otras personas?
8. ¿Se efectúan arqueos por sorpresa por los directivos del Consejo de Vigilancia, auditor interno o algún funcionario autorizado periódicamente?
9. Los reembolsos de fondos ¿son aprobados por alguna persona que no sea el cajero y que verifique la corrección de los comprobantes?

EFECTIVO EN BANCOS

10. El dinero en efectivo recaudado por cobranzas y/o ventas ¿se remesa diariamente y por sus totales a bancos?
11. La siguiente documentación ¿está guardada por un empleado diferente al cajero?
a) Facturas no cobradas
b) Letras por cobrar
12. ¿Están todas las cuentas de bancos y las personas que firman contra ellas autorizadas por el Consejo de Administración?
13. ¿Existe la costumbre de notificar al banco independientemente cuando una persona autorizada por la firma abandona el empleo o la compañía?
14. ¿Están registradas las cuentas bancarias de la empresa en libros de contabilidad?
15. ¿Se registran en libros las transferencias de un banco a otro?
16. ¿Se registran los cheques girados en forma correlativa, según su numeración y fecha de giro?

CONCILIACIONES BANCARIAS

17. Las cuentas bancarias, ¿son conciliadas por alguien que no firme cheques o que no tenga a su cuidado fondos o libros de caja?
18. ¿Se concilian las cuentas bancarias mensualmente?
19. ¿Se revisan las boletas de depósito al banco por persona distinta a la que hizo el depósito?
20. Las conciliaciones ¿son verificadas por un directivo responsable?
21. ¿Existen cheques girados y no cobrados con antigüedad mayor a 90 días?
22. ¿Existen depósitos no incluidos en las cuentas bancarias, no obstante de aparecer en esa situación?

INVERSIONES EN VALORES
PREGUNTAS
N/A
SI
NO
Obs.

1. ¿Se guardan los valores en cajas de seguridad de la cooperativa? ¿En bancos?
2. El registro de valores ¿Se encuentra fuera de control de quienes custodian dichos valores?
3. ¿Los valores están registrados a nombre de la cooperativa o debidamente endosados a ella?
4. Las operaciones que se realizan con los valores ¿son autorizadas por el Consejo de administración, Gerente, o alguna otra persona autorizada?
5. Los registros de valores ¿contienen el suficiente detalle que permita en cualquier momento su completa identificación?
6. ¿Se hace de los valores un recuento periódico de sorpresa, por el Consejo de Vigilancia, los auditores internos u otros funcionarios?
7. ¿Se registran los valores con su cotización bursátil?

GASTOS PAGADOS POR ANTICIPADO Y CARGAS DIFERIDAS
PREGUNTAS

N/A
SI
NO
Obs.

1. Se revisa periódicamente el programa de seguros, para determinar:

a) Que el seguro esté vigente
b) Que el seguro es suficiente

2. ¿Maneja un solo "Broker" todos los seguros de la cooperativa?
3. Se cotejan con regularidad todos los pagos de primas de seguros en las pólizas y las facturas del "Broker" de seguros?
4. ¿Están todas las pólizas al cuidado de una persona que no tiene acceso a la caja?
5. ¿Se nombra a la empresa como beneficiaria en todas las pólizas?
6. Cuando se paga Gastos por Adelantado ¿es uniforme el método de la compañía respecto a los cargos al activo y los cargos a gastos?
7. ¿Son los cargos hechos a las cuentas de gastos dirigidos realmente a partidas que deban diferirse?
8. ¿Pueden considerarse débitos apropiados los gastos diferidos existentes?
9. ¿Pueden considerarse debidamente autorizados los gastos diferidos contabilizados?
10. ¿Pueden considerarse los gastos diferidos dentro de alguna de las tres clasificaciones siguientes:

a) Sobreestimados
b) Subestimados
c) Justos

ACTIVO INTANGIBLE
PREGUNTAS
N/A
SI
NO
Obs.

1. ¿Están contabilizadas todas las partidas de activo intangible adquiridas?
2. ¿En cuál de las formas siguientes se valúa el activo intangible?

a) Costo
b) Avalúo
c) Otras

3. ¿Se emplean provisiones de amortización?
¿Acredita la amortización directamente la partida de activo?
4. ¿Se autorizan debidamente las adiciones a las cuentas de activo intangible?
5. ¿Están los métodos de la cooperativa de acuerdo con los principios aceptados de contabilidad que rigen las erogaciones para adiciones al activo intangible?
6. ¿Son los métodos de amortización uniformes de un año a otro?
7. ¿Es adecuada la amortización?
8. Descríbanse los procedimientos seguidos en la amortización de activo intangible?

¿El capital social está formado sólo por los aportes de los socios?
¿El capital social contiene donaciones o legados?
Las aportaciones de los socios, están representados por acciones o participaciones?
Los remanentes son aplicados de acuerdo a las normas legales establecidas?
Los remanentes que corresponden a los socios son pagados a cada uno de ellos?
¿Los remanente se depositan con puntualidad en las cuentas de cada socio?
¿Reconcilia regularmente la cuenta capital por una de las personas mencionadas a continuación:

a) Una persona que no lleva los libros de contabilidad.
b) Una persona que lleva la contabilidad

Las Reservas están determinadas de acuerdo a las normas institucionales ?
Las reservas son utilizadas para cubrir las pérdidas y luego son repuestas?

Cuentas por Cobrar:

Aparte de los empleados que llevan el libro mayor de cuentas por cobrar o los supervisores inmediatos, ¿hay alguna otra persona que desempeñe algunas de estas responsabilidades?:

a) ¿Autoriza notas de crédito o autoriza descuentos, devoluciones o bonificaciones a los clientes?
b) ¿Persigue la cobranza de las cuentas por cobrar o autoriza la cancelación de cuentas incobrables?
c) ¿Maneja o registra efectivo?
d) ¿Envía estados de cuentas a clientes?
e) ¿Determina el vencimiento de las cuentas por cobrar?
f) ¿Comprueba los estados de cuentas por cobrar?
g) ¿Investiga y ajusta conceptos dudosos?
Existe una separación definida entre
a) Las labores de los empleados que llevan las cuentas corrientes, y
b) Las labores del cajero, contabilidad y empleados?

¿Se revisan y aprueban los prestamos de socios antes de que los autorice el departamento de crédito u otro departamento semejante?
Los empleados del departamento de cuentas corrientes ¿niega el acceso al personal que desempeña sus funciones en el Tesorería y viceversa, respecto de los documentos que se encuentran bajo su custodia?

¿Los prestamos se hacen solamente a solicitud del socio y con aprobación autorizada?
¿ Se requiere alguna orden escrita, numerada y autorizada para la salida de un préstamo de dinero?
¿Son ésas órdenes controladas de tal manera que todas las órdenes de salida sean documentadas?

Los datos de éstas órdenes son revisados por:

a) ¿Otro empleado ?
b) ¿Un Directivo?

¿ Se obtienen comprobantes satisfactorios de que los socios hayan recibido sus prestamos o servicios que se les facilita?
El departamento de Créditos ¿envía directamente copias de sus prestamos o servicios facilitados al Área de cobranzas?
El departamento de Créditos ¿hace un resumen de sus documentos para pasarlo directamente al departamento de contabilidad?
¿ Se controlan numéricamente los préstamos o servicios prestados por alguna persona que no sea empleado del departamento de Créditos?
¿ Se cotejan los cheques con los préstamos o servicios facilitados para asegurarse de que todos ellos han sido autorizados?
¿ Existe un control apropiado sobre las cuentas incobrables canceladas?
¿ Se continúan las gestiones de cobro después de que las cuentas incobrables son canceladas en la contabilidad?
¿ Se examinan periódicamente los préstamos y se concilian contra los saldos de las cuentas respectivas por un empleado independiente al encargado del auxiliar de cuentas por cobrar?

Reservas para Cuentas Dudosas:

1. ¿ La Cooperativa ha puesto en forma escrita sus políticas de crédito?
2. El responsable de las funciones de crédito:
a) ¿ Aprueba a los clientes nuevos?
b) ¿ Establece límites de créditos a los clientes?
3. ¿ Se prepara un expediente de crédito para cada cliente?.
4. ¿Incluye informes sobre su situación financiera, su reputación crediticia y su solvencia?
5. Personal del Consejo de Vigilancia, auditoria interna ¿revisa el departamento de crédito?
6. ¿ Con qué frecuencia se revisan las cuentas?
7. ¿Se determinan los vencimientos de cuentas periódicamente para revisarlas?
8. ¿ Qué criterio utiliza la compañía para cancelar las cuentas de los clientes?

a) ¿Antigüedad de saldo pendiente? Si así se hace, indique antigüedad - límite.
b) ¿Consejo del Jefe de cobranzas o abogados?
c) Otros, si los hay, indique quién se encarga de perseguir esto y con qué frecuencia.

Depósitos:

1. las remesas recibidas ¿se entregan al cajero directamente?
2. ¿ Se registran alguna forma de remesas de valores recibidas, por una persona distinta al cajero, antes de que estos cobros les sean entregados a éste último para depósitos?
3. Si es así, ¿se verifica posteriormente ese registro en detalle por un periodo determinado contra los registros de ingresos por una persona diferente al cajero?
4. Si es así, ¿esa lista se usa efectivamente para confrontar los depósitos?
5. ¿ Los ingresos son depositados diariamente en su totalidad y tal como fueron recibidos?
6. ¿ Existe un control adecuado sobre anticipos de clientes, ventas al contado y otros, mediante el uso de cajas registradoras, notas de ventas numeradas, recibos, etc.?
7. ¿ Existe un control adecuado sobre los ingresos misceláneos procedentes de las ventas de servicios educativos, consumo, médicos, etc.?
8. ¿ Se protegen los cheques al momento que se reciben con un sello de endose.?
9. en relación con los cheques postdatados u otras remesas que no pueden ser depositadas inmediatamente:

a) ¿Se tiene establecido un registro que los controle a medida que se reciben?
b) ¿Son guardados estos cheques en lugar seguro hasta su depósito?
10. Los cheques devueltos por el banco por cualquier causa ¿son entregados directamente a un empleado diferente de aquel que hace los depósitos?

COMPRAS Y GASTOS, CUENTAS POR PAGAR, CAJA EGRESOS
PREGUNTAS
N/A
SI
NO
Obs.

Compras:

¿Se necesita autorización escrita para efectuar todas las compras?
Los pedidos de compras ¿son autorizados por un funcionario responsable?
Los pedidos de compras ¿están numeradas correlativamente?
¿Se emiten informes escritos de todos los materiales recibidos?
Esos informes ¿son controlados por numeración?
El departamento de contabilidad ¿recibe directamente una copia de la orden de compra?
¿Se basa el departamento de contabilidad en las órdenes de compra para hacer sus asientos?
Se verifican las compras en el departamento de contabilidad:

a) ¿Contra las órdenes de compra?
b) ¿Contra los avisos de entrega?
c) ¿Contra los informes de recepción?
Se han establecido responsabilidades para la verificación de facturas, en los aspectos de:
a) ¿Precios?
b) ¿Cálculos?
c) ¿Cargos por fletes?

¿Existe control apropiado para órdenes de compra , facturas y compras bajo contrato?
¿Se toman todas las providencias para asegurarse de que el departamento de recepción hace un recuento de mercancías al recibirlas?

Una copia del informe de recepción de mercancías ¿se envía directamente al departamento de contabilidad?
¿El dpto. De contabilidad guarda la copia del informe de recepción junto con la factura del proveedor?
¿Hay procedimientos suficientes para asegurarse de que se hacen reclamaciones por todos los faltantes o artículos que se reciben deteriorados?
¿Se tramitan en el depto. De almacén las devoluciones sobre compras?
¿Se preparan guías de remisión para dichas devoluciones?
¿Son examinados los comprobantes de compras y de gastos por un directivo, un funcionario o empleado responsable, con el fin de cerciorarse de que los documentos comprobatorios están completos y de que se han cumplido con los requisitos establecidos?
Las facturas de publicidad ¿se revisan periódicamente, comprobándolas con los anuncios publicados?
La distribución de los gastos ¿se hace o se revisa en el depto. De contabilidad por alguna persona competente?
¿Hay algún funcionario responsable que revise las facturas y la corrección de los cálculos aritméticos?
¿Se pasan las facturas y sus comprobantes junto con el cheque de pago, a la persona que va firmarlo?
¿Se cancelan las facturas para evitar el recargo pago?
La relación de cuentas por pagar ¿se obtienen cuando menos una vez al mes y se confronta con el libro mayor?
Los adelantos a proveedores ¿se consideran como cuentas por cobrar?
Las devoluciones hechas a proveedores ¿se controlan de modo tal que se asegura que la cuenta de proveedores se han cargado con el importe de dichas devoluciones?
Pagos de Cheques

Las siguientes aprobaciones de alguna persona autorizada se requieren en los comprobantes antes de ser pagados:

a) ¿Aprobación de precios?
b) ¿De recibo de mercadería?
c) ¿De la cuenta a la cual deba ser cargado?
d) ¿Aprobación final para su pago?

¿Se ha prohibido firmar individual o mancomunadamente en blanco?
¿La compañía se abstiene de expedir cheques a favor de sí misma en todo momento?
Todos los cheques para rembolsar la caja chica ¿se hacen a favor del responsable de la custodia de fondos de caja chica?
¿Los comprobantes son cancelados convenientemente al pagarlos?
La firma de cheques antes de estar éstos totalmente llenos, ¿está terminantemente prohibida?
¿Está prohibido firmar cheques en blanco?
La máquina protectora de cheques se usa antes o simultáneamente con la firma?
¿Se requiere dos firmas en los cheques?
¿Los cheques anulados lo son convenientemente?
¿Los cheques sin usar están convenientemente guardados de tal manera que se eviten sean utilizados sin autorización?

Documentos por Pagar:

Quiénes son las personas encargadas de aceptar letras de cambio?
¿Se preparan algún registro de documentos por pagar?
El registro de documentos por pagar permite:
a) ¿Compararlo fácilmente con la cuenta de control?
b) ¿Conocer exactamente los interese por pagar acumulados?
c) ¿Determinar los pagos hechos?
d) ¿Determinar los pagos de intereses?
¿Se necesita cuando menos, la firma de un directivo en los documentos por pagar?
¿Se prepara un estado de documentos por pagar con vencimientos mensuales?
¿Se registran las letras, se distingue lo que son intereses y saldos del precio?
¿Se concilia periódicamente éste registro con la cuenta de control?
¿Se cancelan debidamente los documentos pagados?
¿Se guardan convenientemente los documentos pagados?

Existe EL Sistema de inventarios perpetuos sobre todas las partidas de inventarios?
¿Ese sistema se lleva sobre cantidades y valores?
Los valores según tarjetas ¿son confrontados con los registros de contabilidad?
Los directivos, el gerente o algún funcionario autorizado, ¿compara periódicamente los inventarios?
¿Las partidas de los inventarios son físicamente controladas periódicamente?
¿Se ajustan los libros por las diferencias encontradas al hacerse el control periódico?
¿Esos ajustes son aprobados por algún funcionario autorizado por la gerencia de la cooperativa? ¿Se preparan instrucciones escritas para la toma de inventarios físicos?

Los inventarios físicos están sujetos a :

a) ¿Una supervisión adecuada?
b) ¿Un doble recuento por alguien que no trabaja en almacén?
c) ¿Verificación especial cuando sea necesario?

Al hacer los inventarios físicos, ¿la compañía considera los artículos que deben ser dados de baja? Todas las existencias de la cooperativa ¿están bajo el control de uno o varios responsables?

¿Existe algún control sobre las mercancías que por considerarse obsoletas han sido dadas de baja en libros, pero que físicamente se encuentran en almacén?
¿Los artículos están convenientemente protegidos contra deterioros físicos?
¿Existe la obligación a rendir informes sobre los artículos obsoletos, que tengan poco movimiento, o cuya existencia sea excesiva?
¿Sale únicamente el material del almacén amparado por una requisición autorizada?
¿El sistema en uso asegura mediante requisiciones pre numeradas u otro control que todas las entregas de mercancías se registren?
Respecto a las mercancías en poder de consignatarios, de proveedores, de clientes, etc.:
a) ¿Existe registro donde se controlen dichas mercancías?
b) ¿Se hacen recuentos periódicos de mercadería por empleados de la empresa?
¿Se revisan los precios, las sumas y todos los cálculos aritméticos de los inventarios físicos?
¿Se a creado el pasivo correspondiente por todos aquellos artículos incluidos en el inventario que no se hubiera liquidado a la fecha del balance?
Los resultados que se obtienen del sistema de costos, ¿arrojan costos razonables para efectos de valorización de inventarios y la toma de decisiones?

1. ¿Existe un jefe de personal, un jefe de relaciones, un asistente social?
2. ¿Se lleva una ficha completa del personal, con registro de sueldos, vacaciones, etc.?
3. ¿Se anotan las calificaciones, montos y descuentos del personal?
4. ¿Hay contratos individuales de trabajo con personal extranjero?
5. ¿Muestran los registros de personal las firmas de los empleados, ascensos, etc.?
6. ¿Se utilizan relojes marcadores u otros medios para registrar el ingreso y salida del personal?
7. ¿Se autorizan por empleados responsables las horas extras?
8. Existe una separación de labores entre:
a) ¿Personal que prepara la nómina?
b) ¿Personal que hace los pagos?
9. La distribución contable de la nómina ¿la revisa una persona independiente al departamento de nóminas?
10. Los pagos son efectuados por empleados que:
a) ¿No tienen conexión con el control o preparación de las nóminas?
b) ¿No están encargados de contratar o despedir personal, o aprobar informes de tiempo?
11. Si los sueldos se pagan con cheques:
a) ¿Existe una cuenta de bancos que se lleve sobre bases reembolsables, exclusivamente para ese fin?
b) ¿Se concilia mensualmente la cuenta bancaria por alguna persona que no está relacionada con la preparación de la nómina o la distribución de los cheques?
12. Si los sueldos se pagan en efectivo:
a) ¿Se retira del banco el monto neto de las nóminas?
b) ¿Se toman las debidas precauciones para guardar el dinero y protegerlo contra robo de empleados o extraños?
13. La guarda de los sueldos no reclamados ¿está encomendada a otras personas que no sean las que preparan las nóminas ni las que hacen los pagos?
14. ¿Firman los trabajadores con tinta la nómina de sueldos o los recibos por pago de salarios?

¿Se llevan registros auxiliares del activo fijo en forma adecuada?
Los registros de activo fijo ¿son comparados con el Mayor, cuando menos una vez al año?
¿Se hace periódicamente un inventario físico del activo fijo y se compara con los registros respectivos?
¿Los recuentos físicos se hacen bajo la supervisión de empleados no responsables del cuidado y control de estas propiedades?
Las diferencias de importancia encontradas entre los recuentos físicos y los libros que lleva el departamento de Contabilidad, se han informado a la gerencia?
Los registros de activo fijo ¿contienen suficiente información y detalle que permita registrar el valor de adquisición, depreciaciones y consiguientes revaluaciones?
¿Existe una política definida sobre autorización de inventarios en activo fijo?
Las personas que tienen a su cuidado el activo fijo, ¿están obligadas a reportar cualquier cambio habido, como ventas, traspasos bajas, obsolescencia, excedentes, movimientos, etc.?
¿Se han efectuado revaluaciones voluntarias? ¿qué criterios han primado?
¿Se llevan registros del activo totalmente depreciado y que se encuentra en uso, aún cuando se hayan dado de baja en los libros?

El activo fijo ¿está debidamente asegurado?

¿Se revisan periódicamente las pólizas de seguro?

Por lo que se refiere a herramientas:

a) ¿Físicamente están al cuidado de una persona?
b) ¿Se entregan sólo contra una nota autorizada?

Por lo que se refiere a las adquisiciones de activo fijo de poca importancia, ¿existe una política definida acerca de su capitalización?

Si la empresa hace gastos de instalación o construcciones, utilizando a sus propios empleados, controla dichas erogaciones por medio de:

a) ¿Nómina de salarios?
b) ¿Comprobante o pólizas?
c) ¿Registro auxiliar?

Las adiciones a las cuentas de maquinarias y equipo:

a) ¿Se inician con una orden o requisición que demuestre la necesidad de efectuar la inversión y el costo estimado de ella?

ANEXO NR 32

MODELOS DE PLAN DE AUDITORIA E INFORMES DE EVALUACIÓN

PLAN ANUAL DE AUDITORIA INTERNA E INFORMES DE EVALUACION[44]

1. PLAN ANUAL 2001 DE LA AUDITORIA INTERNA
DE COOPOLO

1. INFORMACION INTRODUCTORIA
2. DIAGNOSTICO DEL FUNCIONAMIENTO
3. DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO
4. CAPACIDAD OPERATIVA
5. OBJETIVOS Y METAS A LOGRAR EN EL PERIODO
APENDICE 01 - CRONOGRAMA
APENDICE 02 - ACTIVIDADES PERMANENTES
APENDICE 03 - INFORMACION BASICA
APENDICE 04 - ACTIVIDADES DE CONTROL

PLAN ANUAL DE TRABAJO DE LA AUDITORIA INTERNA

1. INFORMACION INTRODUCTORIA

La COOPOLO se constituyó el 25 OCT. 68, reconocida oficialmente por Resolución N° 664-70-ONDECOOP de fecha 17 DIC.70, se encuentra inscrita en los Registros Públicos de Lima en la Ficha No 5022 del Registro de Personas Jurídicas y en el Registro Nacional de CONASEV con el No 2160049 de fecha 03 NOV.93.
La Cooperativa es de modalidad de usuarios, de carácter cerrada y su radio de acción a nivel nacional.
Se rige por la Ley General de Cooperativas aprobada mediante Decreto Supremo No 074-90-TR; su Estatuto y Reglamentos Internos. Su duración es indefinida, su responsabilidad es limitada al Patrimonio Social Neto, la responsabilidad de los Socios se limita a sus respectivas aportaciones suscritas.
La Dirección, Administración y Control de la Cooperativa está a cargo de la Asamblea General de Delegados, Consejo de Administración, Consejo de Vigilancia, Comité de Educación, Gerencia y Auditoría Interna conforme a los límites y operaciones para el Autocontrol Cooperativo.
La Cooperativa es una Empresa Socio Económica que persigue los siguientes fines:

a) Procurar permanentemente la superación económica, social y cultural de sus Socios y el consecuente bienestar general.
b) Promover entre sus Socios la práctica de ahorro, la ayuda y solidaridad.
c) Contribuir al desarrollo nacional.

Son funciones de Auditoría Interna, la siguientes:

a) Evaluar el diseño, alcance y funcionamiento del Sistema de Control Interno de la Cooperativa con énfasis en el adecuado funcionamiento e independencia de la unidad de riesgos.
b) Evaluar el cumplimiento de la disposiciones legales que rigen a la Cooperativa. Esto incluye el cumplimiento de la Ley General y su normas modificatorias y complementarias, las disposiciones del Estatuto, de las Normas emitidas por los Organismos de Supervisión y Control competentes, Reglamento y Manual de Organización y Funciones, Manuales de Procedimientos y/o Directivas Internas de las distintas áreas operativas.
c) Evaluar el cumplimiento de las normas contables establecidas por los organismos competentes.
d) Evaluar el funcionamiento de los Sistemas Informáticos y los mecanismos establecidos para la seguridad de los mismos.
e) Coordinar permanentemente con el Consejo de Administración, Consejo de Vigilancia y la Gerencia, para el adecuado cumplimiento de las funciones de Auditoría Interna.
f) Efectuar el seguimiento permanente de la implementación de las observaciones y recomendaciones formuladas por los Organismos de Supervisión y Control competentes, los Auditores Externos, así como las realizadas por Auditoría Interna.
g) Diseñar el Plan Anual en previa coordinación con el Consejo de Vigilancia y someterlo a su consideración para la aprobación pertinente, así como cumplir con las actividades programadas y elaborar los Informes que se deriven de las mismas.
h) Realizar Actividades no programadas cuando lo considere conveniente o a pedido expreso de la Junta General de Delegados, Presidente del Consejo de Administración y Gerencia, previa la aprobación del caso, así como las requeridas por el Consejo de Vigilancia. Al respecto, la atención de las solicitudes se priorizarán teniendo en cuenta la capacidad operativa de Auditoría Interna.
i) Mantener un archivo actualizado de todos los Manuales y demás normas internas de la Cooperativa, así como de aquellos documentos que determine los Organismos de Supervisión y Control competentes.
j) Comunicar de manera inmediata, una vez concluidas las investigaciones correspondientes, la ocurrencia de hechos significativos simultáneamente al Consejo de Vigilancia, Consejo de Administración y/o Gerencia según corresponda.

La Auditoría Interna depende jerárquica, administrativamente y funcionalmente del Consejo de Vigilancia.
Es responsable de poner en conocimiento del Consejo de Administración, Consejo de Vigilancia y Gerencia los Informes que contengan hallazgos de Auditoría, conclusiones y recomendaciones a fin de que se dicten las medidas correctivas conducente a la superación e implementación de recomendaciones.
El Plan Anual se ha elaborado teniendo en consideración la Normativa y Doctrina de Auditoría, las Normas y Procedimientos de Auditoría generalmente aceptados, las Normas Internacionales de Auditoría y los lineamientos contenidos en el Reglamento de Auditoría de la Cooperativa. La Auditoría Interna inició sus actividades con efectividad del 02 ENE. 2002 y su sede se encuentra ubicada en Jr. Nazca No 340- 2do. Piso Distrito Jesús María – Teléfono No 423-8754 y 423-4155 Anexo 24.

DIAGNOSTICO DEL FUNCIONAMIENTO DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO

* La ausencia de documentos normativos de gestión institucional debidamente actualizados tales como Manual de Organización y Funciones, Manual de Procedimientos, Directivas Específicas no permiten contar con adecuados parámetros de comparación en las acciones de evaluación y supervisión como función inherente a la Dirección y Gerencia; así como, en las acciones de control posterior a cargo de Auditoría Interna, Auditoría Externa y Consejo de Vigilancia.

Debe citarse con relación al Organigrama y el Manual de Organización y Funciones, que no se ha implementado el Departamento Administrativo, las funciones del proceso de administración de los préstamos y su correspondiente cobranza están dispersas en los Departamentos de Cuentas Corrientes y Operaciones, el Área de Logística no está especificada en el Manual de Organización y Funciones. De otro lado, el Manual de Procedimientos presenta deficiencias: No consideran todos los Órganos de la Cooperativa, no contienen formularios, no contienen flujogramas ni cursograma del procedimiento.
Debe resaltarse que las situaciones expuestas están contenidas en las Cartas de Control Interno con motivo de las Auditorias Externas 1999, 2000 y 2001 respectivamente, hechos que se mantienen a pesar del tiempo transcurrido denotando falta de preocupación en resolver los asuntos de importancia significativa por parte de los Directivos y Funcionarios responsables de su implementación.

De otro lado, en relación a las Cartas de Control Interno citadas anteriormente, debe significarse que igualmente han efectuado una evaluación de las actividades de Informática revelando los inconvenientes presentados en el Área Contable y Cuentas Corrientes resaltando que el sistema integrado con que cuenta la Cooperativa en relación a Cuentas Corrientes está desarrollado en el lenguaje MICROFUCUS COBOL, siendo sus herramientas de desarrollo obsoleta, haciendo que el mantenimiento a futuro se haga a costo elevado y con dificultades, debido a que este tipo de lenguaje ha perdido vigencia en el mercado.

* El Informe de Auditoría Externa de la Sociedad BAILOCHI TAGLIANI Y ASOCIADOS – Auditores Consultores, recibido con fecha 18 de Abril del 2000, en su Carta de Control Interno en relación al rubro préstamos ha observado que la Cooperativa no cuenta con un sistema eficiente de control de préstamos que le permita efectuar los descuentos por planilla a los Socios, razón por la cual a la fecha del examen existen préstamos que han incurrido en mora por un total de S/. 67,175.
De otro lado, con relación a las Cuentas por Cobrar Diversas al 31 DIC. 99 registra una diferencia de S/. 204,120, debido a la inconsistencia de los reportes detallados por tipo de producto.

Las situaciones anotadas en parte han sido superadas, pero a la vez se presentan nuevos casos por la falta de coordinación entre las Áreas de Contabilidad, Cuentas Corrientes y Operaciones y, que se reflejan en los Estados Financieros de la Cooperativa.
Es el caso de los Estados Financieros al 30 SET. 2000, los Saldos de las Cuentas por Cobrar y, Otras Cuentas por Cobrar, ascendían a S/. 4´202,938 y S/. 822,322 que representan el 59% y 12% respectivamente, del Activo Total.

La presente situación se debe principalmente a la inacción de los responsables de la recuperación de los préstamos, falta de regularización contable, deficiente coordinación entre las Áreas pertinentes, incidiendo negativamente en el Patrimonio de la Cooperativa.
Teniendo en consideración la importancia significativa de lo expuesto, amerita la atención prioritaria del Personal Directivo y Funcionarios responsables de su superación definitiva para su adecuada, correcta y oportuna presentación en los Estados Financieros.
* Lo expuesto incide negativamente en la optimización y mejoramiento del sistema de Control Interno, asimismo, limita efectuar proyecciones económico financieras sobre bases confiables para la toma de decisiones.

CAPACIDAD OPERATIVA

La Auditoría Interna para el cumplimiento de sus actividades tendrá asignado el Personal siguiente:

AUDITOR INTERNO CARRION ROJAS, DIONICIO
PROFESION Contador Público
Honorarios Profesionales S/. 2,000.00
SECRETARIA Secretaria Ejec.

OBJETIVOS Y METAS A LOGRAR EN EL PERIODO

4.1. OBJETIVOS

1. Coadyuvar con la Política de Control y Supervisión de la Gestión Cooperativa a través de actividades permanentes y exámenes especiales elaborando los Informes correspondientes.
2. Contribuir permanentemente al fortalecimiento del Control Interno planteando recomendaciones tendientes a que los Órganos de la Cooperativa mejoren los procedimientos existentes.
3. Dar prioridad al accionar de control en los aspectos relacionados con la cantidad, calidad y oportunidad de los servicios que presta la Cooperativa a fin de coadyuvar a su eficiencia y eficacia.
4. Determinar el grado de solidez de los Controles Internos aplicados en los Servicios que presta la Cooperativa a fin de coadyuvar a su simplificación.
5. Cautelar el cumplimiento de la Normativa Interna y/o Externa dictadas por los Organismos de Supervisión y Control competentes.
6. Cautelar la adecuada y oportuna presentación de los Informes Contables Mensuales.

4.2 METAS

La Auditoría Interna utilizará el 85% de su capacidad para ejecutar nueve (09) Exámenes Especiales que se detallan:
1. Examen Especial al Área organizativa
2. Examen Especial al Área de Recursos humanos
3. Examen Especial al Área de tesorería
4. Examen Especial al Área de Contabilidad
5. Examen Especial al Área de cuentas corrientes
6. Examen Especial al Área de Operaciones
7. Examen Especial al Área de Informática
8. Examen Especial al Área de Logística
9. Examen Especial al Área legal

En el Apendice N° 01 se detalla el Cronograma correspondiente.
Adicionalmente, la Auditoría Interna desarrollará las acciones de carácter permanente y que son de su competencia para lo cual reservará un 15% de su capacidad operativa.

En el Apéndice N° 02 se detallan las actividades permanentes.

APENDICE No. 1

APENDICE N° 02

ACTIVIDADES PROGRAMADAS DE CARÁCTER PERMANENTE

a) Revisión del cumplimiento de las políticas y procedimientos implementados para la evaluación y clasificación de los deudores por las Unidades responsables.
b) Verificación del Registro Contable de las colocaciones vigentes, refinanciadas, reestructuradas vencidas y en cobranza judicial, así como de las Provisiones, Intereses, Intereses en Suspenso y demás cargos correspondientes. La verificación señalada comprenderá la oportuna transferencia de Créditos vigentes a financiados, reestructurados, vencidos y a cobranza judicial.
c) Verificación selectiva del cálculo de las Provisiones por Créditos en base a las garantías. Para el caso de las Provisiones por días de atraso de los Créditos el examen deberá comprender la suficiencia del Programa de Sistemas que efectúa la clasificación de dicha cartera.
d) Evaluación de los aspectos señalados en las normas sobre gestión de Contabilidad, Cuentas Corrientes, Operaciones, etc.
e) Evaluación del nivel de reclamos presentados por los Socios de la Cooperativa y del tratamiento otorgado.
f) Evaluación de los riesgos informáticos que enfrentan.
g) Evaluación del cumplimiento de las recomendaciones formuladas por Auditoría Interna, Auditoría Externa; así como, por los Organismos de Supervisión y Control Externo competentes.
h) Verificación del adecuado Registro Contable y Valorización de los instrumentos financieros así como de su correcta dinámica contable en el Estado de ganancias y pérdidas, debiendo practicarse Arqueos de Caja sorpresivos, informando los resultados obtenidos a los niveles competentes.
i) Verificación del adecuado Registro Contable y Valorización de los Activos Fijos e Inversiones realizadas por la Cooperativa y su correspondiente constitución de provisiones, participando en la Toma de Inventario Físico Anual y/o Semestral.
j) Coordinación y asesoramiento a las diferentes Unidades Orgánicas de la Cooperativa desde la óptica del Control posterior.
k) Otras no consideradas anteriormente y, que por la naturaleza de las funciones encomendadas son de su competencia.

APÉNDICE No. 3:

PROGRAMA DE TRABAJO DEL CONSEJO DE VIGILANCIA

FUENTE--COOPOLO

MODELO DE PLAN DE AUDITORIA INTERNA

EXAMEN ESPECIAL – DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD

1. OBJETIVOS DEL EXAMEN

1.1 Establecer si la gestión del Area Contable se realiza en concordancia a la normativa dictada al respecto, verificando selectivamente la razonabilidad de la información financiera.

1.2 Determinar si los controles internos implementados aseguran una adecuada, correcta y oportuna presentación de la información contable.

1.3 Determinar el grado de implementación de las medidas correctivas dispuestas, a fin de superar las observaciones contenidas en los Informes de Auditoría Externa-1999.

2. ALCANCE

El examen especial comprenderá el análisis, verificación y comprobación selectiva de la documentación, registros e información que sustentan los actos administrativos del Departamento de Contabilidad de la Cooperativa, por el período comprendido entre el 01 ENE. 2000 y el 31 DIC. 2000.

3. ACTIVIDAD ECONOMICA Y MARCO LEGAL

La Cooperativa de Servicios Múltiples “Manuel Polo Jiménez” se constituyó el 25 OCT. 68, reconocida oficialmente mediante Resolución No 664-O-ONDECOOP de fecha 17. DIC. 70 quedando inscrita en el asiento 531-Folio 13 – Tomo II del Registro Nacional de Cooperativas y en la Ficha 5022 del Registro de Personas Jurídicas de los Registros Públicos de Lima. Asimismo, registró su Inscripción en la Comisión Nacional Supervisora de Empresas y Valores – CONASEV el 03 NOV 93, bajo el número de Registro 2160049.

Por acuerdo de Asamblea General de fecha 26. MAR. 97, se transforma en la Cooperativa de Servicios Múltiples “Manuel Polo Jiménez”, autorizada por Resolución No 639-75-IVE-LIMA-DAE-JAF de fecha 30 DIC. 75.

La Cooperativa es de modalidad cerrada y sin fines de lucro, se rige por el Decreto Supremo No 074-90-TR de fecha 14 MAR. 90 Texto Unico Ordenado de la Ley General de Cooperativas, su Estatuto y, Reglamentos Internos.

Es de duración indefinida, número de socios ilimitado y de radio de acción en toda la República.

Como Institución Económica, su actividad principal es organizar, implementar y brindar a sus socios servicios, tales como: Ahorros, otorgar créditos, servicios médicos, dentales, previsión social y educación.

Según el Decreto Supremo No 004-91-TR que aprueba el Autocontrol Cooperativo, la dirección y control de la Cooperativa se encuentra a cargo de la Asamblea de Delegados Consejo de Administración, Consejo de Vigilancia, Comité Electoral y Comité de Educación; la Administración a cargo de la Gerencia General.

4. NORMATIVA APLICABLE A LA ENTIDAD

v Decreto Supremo No 074-90-TR de fecha 14 MAR.90
Texto Unico Ordenado de la Ley General de Cooperativas
v Estatuto aprobado mediante Resolución Administrativa No de fecha
v Resolución de CONASEV No 103-99-EF/94.10 que aprueba el Reglamento y Manual para la preparación de la Información Financiera.
v Resoluciones Nos 2 y 3 del Consejo Normativo de Contabilidad
v Decreto Legislativo No 627 sus ampliatorias y modificatorias
v Normativa dictada por la Contaduría General de la Nación
v Normas Internacionales de Contabilidad (NIC)
v Código Tributario aprobado por D.S. No 135-99-EF ampliatorias y modificatorias.
v Resolución No 572-97 del 20 AGOS. 97 de la Superintendencia sobre Cuentas por Cobrar Netas de las correspondientes provisiones de la Cobranza Dudosa.

5. FECHA DE ENTREGA DEL INFORME A EMITIR

El informe resultante del trabajo de campo del examen especial al Departamento de Contabilidad será elevado a las instancias pertinentes con fecha 16 MAR. 2001.

6. PUNTOS DE ATENCION

v Ingresos y Egresos de Caja Bancos.
v Préstamos otorgados, garantías y pagarés.
v Contratos suscritos y su ejecución
v Ingresos por los servicios que brinda la COOPOLO: Médico, Odontológico, Previsión Social, Educación, etc.
v Programa “Laderas de la Molina”
v Seguimiento de medidas correctivas en relación a Informes de Auditoría Externa.

7. PERSONAL DE AUDITORIA
CPC DIONICIO CARTOLIN RAMOS – Auditor Interno.

8. PERSONAL DIRECTIVO Y DE GERENCIA DE LA COOPOLO
Se presenta Apéndice al respecto.

9. CRONOGRAMA

MODELO DE PLAN DE AUDITORIA INTERNA

EXAMEN ESPECIAL – DEPARTAMENTO DE OPERACIONES

1. OBJETIVOS DEL EXAMEN

1.1 Establecer si la gestión del Departamento de Operaciones se realiza en concordancia a la normativa dictada al respecto, evaluando el control interno implementado.

1.2 Determinar si la atención de los Servicios de Préstamos, Cobranzas, Previsión Social, Odontológico y otros autorizados por el Consejo de Administración se han efectuado conforme al marco normativo vigente.

2. ALCANCE

El Examen Especial comprenderá el análisis, verificación y comprobación selectiva de la documentación, registros e información que sustentan los actos administrativos-financieros del Departamento de Operaciones, por el período comprendido entre el 01 ENE. 2000 y el 31 DIC. 2000.

3. ACTIVIDAD ECONOMICA Y MARCO LEGAL

La Cooperativa de Servicios Múltiples “Manuel Polo Jiménez” se constituyó el 25 OCT. 68, reconocida oficialmente mediante Resolución No 664-O-ONDECOOP de fecha 17. DIC. 70 quedando inscrita en el asiento 531-Folio 13 – Tomo II del Registro Nacional de Cooperativas y en la Ficha 5022 del Registro de Personas Jurídicas de los Registros Públicos de Lima. Asimismo, registró su Inscripción en la Comisión Nacional Supervisora de Empresas y Valores – CONASEV el 03 NOV 93, bajo el número de Registro 2160049.

Por acuerdo de Asamblea General de fecha 26. MAR. 97, se transforma en la Cooperativa de Servicios Múltiples “Manuel Polo Jiménez”, autorizada por Resolución No 639-75-IVE-LIMA-DAE-JAF de fecha 30 DIC. 75.

La Cooperativa es de modalidad cerrada y sin fines de lucro, se rige por el Decreto Supremo No 074-90-TR de fecha 14 MAR. 90 Texto Unico Ordenado de la Ley General de Cooperativas, su Estatuto y, Reglamentos Internos.

Es de duración indefinida, número de socios ilimitado y de radio de acción en toda la República.

Como Institución Económica, su actividad principal es organizar, implementar y brindar a sus socios servicios, tales como: Ahorros, otorgar créditos, servicios médicos, dentales, previsión social y educación.

Según el Decreto Supremo No 004-91-TR que aprueba el Autocontrol Cooperativo, la dirección y control de la Cooperativa se encuentra a cargo de la Asamblea de Delegados Consejo de Administración, Consejo de Vigilancia, Comité Electoral y Comité de Educación; la Administración a cargo de la Gerencia General.

4. NORMATIVA APLICABLE A LA ENTIDAD

v Decreto Supremo No 074-90-TR de fecha 14 MAR.90
Texto Unico Ordenado de la Ley General de Cooperativas
v Estatuto COOPOLO vigente.
v Reglamento de Préstamo aprobado mediante Resolución Administrativa CS-Nº 04-98.
v Directivas relacionadas a Servicio Dental.
v Manual de Organización y Funciones y Organigrama Funcional aprobado mediante Resolución Administrativa CSMPJ-CA-Nº 02-97 de fecha 03 JUN.97.
v Resolución No 572-97 del 20 AGOS. 97 de la Superintendencia sobre Cuentas por Cobrar Netas de las correspondientes provisiones de la Cobranza Dudosa.

5. FECHA DE ENTREGA DEL INFORME A EMITIR

10. PARTICIPACION DE OTROS PROFESIONALES
No aplicable.

11. ASPECTOS DENUNCIADOS
No aplicable.

12. PROCEDIMIENTOS MINIMOS
En el Anexo N° 01 Programa de Examen Especial, se detallan los procedimientos mínimos.

Jesús María, 23 MAY. 2001.

ANEXO NO. 33

HERRAMIENTAS DE CONTROL EFICAZ
(Fuente: COOPOLO)

ESTATUTO DE UNA COOPERATIVA: Contenido.

TITULO I : Generalidades: Antecedentes, Denominación, Duración, Domicilio Y Radio De Accion. Responsabilidad. Marco Normativo
TITULO I I : De Los Fines, Objetivos Y Medios. Principios Cooperativos
TITULO I I I : De Los Socios: Admisión, Derechos, Obligaciones, Habilidad, Faltas, Sanciones, Perdida De La Condicion De Socio
Liquidación De Cuenta. Trabajadores
TITULO I V : Del Regimen Administrativo. De La Asamblea General De Delegados: Naturaleza, Conformación, Asamblea General Ordinaria, Asamblea General Extraordinaria, Convocatoria, Quórum, Acuerdos, Actas. De Los Delegados: Elección, Requisitos Básicos, Atribuciones, Obligaciones, Vacancia Y Cese. De Los Derechos, Elección Y Mandato, Incompatibilidad, Habilidad. Del Consejo De Administración: Conformación, Funciones, Atribuciones Y Obligaciones, Presidente, Vicepresidente, Del Secretario, Capitulo V : Del Consejo De Vigilancia, Conformación, Atribuciones Y Obligaciones. Del Comité Electoral: Funcionamiento, Conformación, Atribuciones Y Obligaciones. Del Comité De Educación, Conformación, Atribuciones Y Obligaciones. De Los Organos Complementarios De Apoyo. Comités Especializados. Comisiones Temporales. Funcionamiento De Los Consejo Y Comites: Instalación, Sesiones,
Quórum, Acuerdos, Actas, Vacancia Y Cese, Suplentes, Responsabilidad Solidaria, Reglamentos Internos. De La Gerencia: Atribuciones Y Obligaciones, Responsabilidad, Impedimentos.
TITULO V : Del Régimen Económico: Recursos Financieros, Patrimonio, Aportaciones, Reserva Cooperativa, Distribución Del Remanente, Excedentes, Estados Financieros.
TITULO VI: De Los Libros Sociales
TITULO V I I : de la disolución y liquidación
DISPOSICIONES FINALES: PRIMERA, SEGUNDA
DISPOSICIONES TRANSITORIAS.

MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES

CAPITULO I: Generalidades: Objeto, Consideraciones Básicas, Finalidad, Alcance, Base Normativa.
CAPITULO I I : Gerencia General: Aspectos Generales, Misión, Estructura Orgánica, Funciones Y Responsabilidades, Relaciones
CAPITULO I I I : oficina de auditoria interna
CAPITULO IV: Departamento de tesorería
CAPITULO V : Departamento De Contabilidad
CAPITULO V I : Departamento De Cuentas Corrientes
CAPITULO V I I : Departamento Administrativo
CAPITULO V I I I : Departamento De Operaciones
CAPITULO I X : Secretarias..

REGLAMENTO INTERNO DE TRABAJO

TITULO PRIMERO: DE LA ADMISION E INGRESO DEL TRABAJADOR., DE LAS CONDICIONES DE INGRESO
TITULO SEGUNDO: DE LAS OBLIGACIONES DE LA EMPRESA. DISPOSICIONES GENERALES, DE LA ADMINISTRACIÓN SALARIAL
DE LOS IMPLEMETOS DE TRABAJO, DE LAS PRESTACIONES AL PERSONAL
TITULO TERCERO: DE LAS FACULTADES DE LA EMPRESA, DISPOSICIONES GENERALES, HORARIOS Y TURNOS DE TRABAJO,
CONTROL DE ASISTENCIA, PUNTUALIDAD Y PERMAENCIA EN EL TRABAJO, SEGURIDAD, REGIMEN DISCIPLINARIO
TITULO IV: DE LOS DERECHOS DEL TRABAJADOR: DEL DESCANSO SEMANAL, DE LOS PERMISOS, DE LAS LICENCIAS, DE LAS VACACIONES DEL PAGO DE REMUNERACIONES, DEL PAGO DE LA C.T.S., : DE LAS PETICIONES Y RECLAMOS INDIVIDUALES, DE LAS RECLAMACIONES COLECTIVAS
TITULO QUINTO: DE LAS OBLIGACIONES DEL TRABAJADOR: DISPOSICIONES GENERALES, DE LAS OBLIGACIONES DEL TRABAJADOR DE LAS FALTAS
TITULO SEXTO: DEL SERVICIO DE SEGURIDAD: DE LAS FUNCIONES DEL SERVICIO DE SEGURIDAD
TITULO SETIMO: DISPOSICIONES GENERALES.

REGLAMENTO DE AUTOCONTROL COOPERATIVO

CONSIDERANDO:

· Resulta necesario establecer normas, que respetando la autonomía del cooperativismo, permitan lograr la eficiencia y eficacia cooperativa mediante un control empresarial adecuado.

OBJETO:
Regular el sistema y medios por los cuales las propias cooperativas deben mantener un activo control sobre su respectiva organización

BASE NORMATIVA

· D.S. No. 074-90-TR Texto Único Ordenado de la Ley General de Cooperativas
· D.S. No. 004-91-TR Reglamento de Autocontrol cooperativo.

AUCONTROL COOPERATIVO

Es el sistema y medios que deben disponer las propias organizaciones cooperativas, para mantener la eficiencia y eficacia de sus empresas en armonía con el interés de sus socios y de la comunidad en general

EFICIENCIA Y EFICACIA COOPERATIVA

EFICIENCIA.- Se entiende por eficiencia cooperativa el mejor y más racional uso de los recursos humanos y materiales de que disponen estas organizaciones. En tal sentido, toda cooperativa debe lograr sus objetivos utilizado sus recursos progresivamente con el mayor rendimiento que técnicamente sea posible.

EFICACIA.- Se entiende por eficacia cooperativa al logro de los objetivos propuestos por los socios para el mejoramiento de su respectivo desarrollo personal y económico. En tal sentido, toda cooperativa debe tener como objetivos aquellos formulados y reclamados por sus propios socios, previo adecuado conocimiento de éstos a las condiciones en que opera la empresa.

ORGANOS INTEGRANTES DEL AUTOCONTROL COOPERATIVO

El autocontrol cooperativo se realiza en forma integral sin perjuicio de las atribuciones que les corresponde a cada órgano según Ley.
Particularmente corresponde a: 1) La Asamblea General, 2) El Consejo de Administración, 3) El Consejo de Vigilancia, 4) El Comité de Educación y 5) El gerente.

RESPONSABILIDADES

a. La Asamblea general es el órgano encargado de supervisar la eficacia de
la empresa cooperativa.
b. El Consejo de Administración es el órgano encargado de supervisar la eficiencia de la empresa cooperativa.
c. El Consejo de Vigilancia es el órgano encargado de supervisar la legalidad de las acciones de la cooperativa, la veracidad de las informaciones proporcionadas a los socios, a las autoridades y a la comunidad en general y la seguridad de los bienes de la cooperativa.
El Consejo de Vigilancia debe exigir a quienes corresponda y bajo responsabilidad, la realización de arqueos de caja, valores y otros bienes, controles contables y legales permanentes y cuando la magnitud de la empresa lo permita, el desarrollo de auditorías operativas, de gestión, financieras e integrales.

Las técnicas que deberá aplicar el Consejo de Vigilancia para cumplir sus responsabilidades, son las siguientes:

· Técnicas de verificación ocular.- Que comprende la comparación, observación, revisión selectiva y el rastreo.
· Técnicas de verificación verbal.- Comprende la indagación.
· Técnicas de verificación escrita.- Comprende al análisis, conciliación y confirmación.
· Técnicas de verificación documental: Abarca la comprobación y la computación
· Técnicas de verificación física.- Comprende la inspección.

El Comité de educación es el órgano encargado de difundir entre los socios la información más adecuada y capacitar a los mismos para la toma de decisiones que permitan el logro de la eficacia cooperativa. Para el efecto, el Consejo de Administración bajo responsabilidad entregará al Comité de Educación para su difusión ate los socios, la información contable y administrativa que éste le solicite.

REGLAMENTO DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO

1. CONSIDERANDOS:

· Es necesario propender a que las cooperativas de servicios múltiples cuenten con un sistema de control interno adecuado a las características de sus operaciones y servicios, siendo necesario establecer criterios mínimos para el buen funcionamiento de dicho sistema, para que sus Consejos de Administración y de Vigilancia cumplan adecuadamente las funciones de dirección administrativa, así como las de fiscalización y control, respectivamente, conforme lo señalado en los Artículos 30 y 31 del Texto Único Ordenado de la Ley General de Cooperativas aprobado por el Decreto Supremo No. 074-90-TR
· El sistema de control interno debe permitir a las citadas cooperativas la oportuna identificación y la adecuada administración de los distintos riesgos que enfrentan.

2. ALCANCE

Las disposiciones del presente Reglamento son aplicables a las cooperativas de servicios múltiples.

3. DEFINICIONES

a)Asamblea General.- Asamblea General de socios o delegados
b)Directivos.- Los socios integrantes de los órganos directivos.
c) Identificación y administración de riesgos.- Determinación, medición, monitoreo y control de los riesgos que asume la cooperativa.
d)Ley General de Cooperativas.- Texto Unico Ordenado de la Ley General de Cooperativas aprobado por el D.S. No. 074-90-TR y sus normas modificatorias y complementarias.
e)Manual de Organización y funciones.- Documento que detalla la organización funcional de las diferentes unidades de la cooperativa, así como las obligaciones y responsabilidades de cada ua de ellas y de los directivos, funcionarios y demás trabajadores que las conforman.
f) Manual de Políticas y Procedimientos.- Documentos que contienen las políticas y procedimientos establecidos por la cooperativa para la realización de las actividades de cada una de las unidades con las que cuenta.
g)Manual de Control de riesgos.- Documento que contiene las políticas y procedimientos para las identificación y administración dee los riesgos que enfrenta la cooperativa.

4. DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO

a) Las cooperativas deben implementar una sistema de control interna eficiente, eficaz, permanentemente actualizado y adecuado a sus características particulares.
b) Se entiende por sistema de control interno al conjunto de políticas, procedimientos y técnicas de control establecidas por la cooperativas para alcanzar una adecuada organización administrativa, eficiencia operativa, confiabilidad de los reportes, apropiada identificación y administración de los riesgos que enfrenta y cumplimiento de las disposiciones que le son aplicables.
c) El sistema de control interno comprende, como mínimo, los siguientes aspectos:
· Sistema de organización y administración, que corresponde al establecimiento de una adecuada estructura organizativa y administrativa, en función a las características de cada cooperativa, que delimite claramente las obligaciones, responsabilidades y el grado de dependencia e interrelación existente entre las áreas operativas y administrativas, las cuales deben estar contenidas en el respectivo manual de organización y funciones.
· Sistema de control de riesgos, que corresponde a los mecanismos establecidos en la cooperativa para la identificación y administración de todos los riesgos que enfrenta, principalmente el riesgo crediticio. Incluye la evaluación permanente de dichos mecanismos, así como las demás acciones correctivas o mejoras requeridas según el caso.
· Sistema de información, que corresponde a los mecanismos destinados a la elaboración de información, tanto interna como externa, necesaria para desarrollar, administrar y controlar las operaciones y las actividades de la cooperativa. Comprende también las acciones realizadas para la difusión de las responsabilidades que corresponde a los diferentes niveles de la cooperativa, así como la remisión de información a las entidades supervisoras requeridas por las normas vigentes. Incluye, adicionalmente, las políticas y procedimientos para la utilización de los sistemas informáticos y las medidas de seguridad y planes de contingencia para dichos sistemas.
d) El sistema de control interno involucra a los directivos, funcionarios y trabajadores que forman parte de la cooperativa, por lo que la participación de cada uno de ellos deberá estar claramente definida en los manuales de organización y funciones, de políticas y procedimientos, de control de riesgos y en normas de naturaleza similar establecidas por la cooperativa.
e) El Consejo de Vigilancia será responsable de la evaluación permanente del diseño, alcance y funcionamiento del sistema de control interno. A su vez, la sociedad de auditoría externa correspondiente, evaluará anualmente el sistema de control interno de la cooperativa. En ambos casos, dicha evaluación deberá realizarse de conformidad con las disposiciones emitidas por entes supervisores y de control y las normas internacionales de auditoría.
f) Las deficiencias del sistema de control interno identificadas en cualquier unidad de la cooperativa deberán ser reportadas oportuna y simultáneamente al Consejo de Vigilancia y al Consejo de Administración, para la adopción de las medidas necesarias para su pronta corrección.

5. DEL CONSEJO DE ADMINISTRACION Y LA GERENCIA

a) El Consejo de administración como órgano responsable del funcionamiento administrativo de la cooperativa conforme lo establecido en el Artículo 30 de la Ley General de Cooperativas, es el responsable del diseño del sistema de control interno, de su adecuado funcionamiento, apropiado seguimiento y de difundir la importancia del control interno dentro de la cooperativa. Las responsabilidades mínimas del Consejo de Administración, respecto al sistema de control interno, son las siguientes:

· Aprobar los manuales de organización y funciones, de políticas y procedimientos y demás manuales de la cooperativa;
· Adecuar de manera permanente los manuales ates citados a las operaciones y servicios que brinda la cooperativa, así como a los riesgos que asume, y revisarlos por lo menos anualmente;
· Adoptar las acciones necesarias para identificar y administrar los riesgos que la cooperativa asume en el desarrollo de sus operaciones y actividades;
· Establecer los incentivos, sanciones y medidas correctivas que fomenten el adecuado funcionamiento del sistema de control interno; y,
· Aprobar y velar por la asignación de los recursos necesarios para el adecuado funcionamiento del sistema de control interno.
b) El gerente, como funcionario ejecutivo de más alto nivel de la cooperativa conforme lo señalado en el Artículo 35 de la Ley General de cooperativas, tiene la responsabilidad de implementar y poner en funcionamiento el sistema de control interno conforme a las disposiciones del Consejo de Administración. Para tal efecto, deberá dotar a la cooperativa de los recursos necesarios para el adecuado desarrollo de dicho sistema. Asimismo, el gerente es responsable por el funcionamiento y efectividad de los procesos que permita la identificación y administración de los riesgos que asume la cooperativa en el desarrollo de sus operaciones y actividades.

6. DEL CONSEJO DE VIGILANCIA

El Consejo de Vigilancia como órgano fiscalizador de la cooperativa conforme lo dispuesto en el Artículo 31 de la Ley General de Cooperativas, asimismo responsable en primera instancia del control de la cooperativa, deberá velar por el cumplimiento de las disposiciones señaladas en el presente Reglamento, siendo sus responsabilidades mínimas las siguientes:
a) Evaluar el diseño, alcance y funcionamiento del sistema de cotrol interno, así como velar por su eficiencia y eficacia
b) Realizar las labores mínimas de auditoría interna de la cooperativa.
c) Informar al Consejo de Administración sobre el grado de cumplimiento de las políticas y procedimientos internos, problemas de control y administración interna detectados, así como del seguimiento de las medidas correctivas implementadas en función de las evaluaciones realizadas por el Consejo de Vigilancia, por los auditores externos y por la Federación, de ser el caso
d) Evaluar permanentemente que el desempeño de los auditores externos y del propio Consejo de Vigilancia, corresponda a las necesidades de la cooperativa, incidiendo en los aspectos relacionados con la eficacia y eficiencia del control interno.

7. DE LA ASAMBLEA GENERAL
Es responsable del seguimiento de lo dispuesto en el presente reglamento, debiendo adoptar las medidas que se consideren pertinentes para su adecuado cumplimiento.

REGLAMENTO DEL CONSEJO DE VIGILANCIA
FINALIDAD

1. El presente Reglamento tiene por finalidad normar la organización y funcionamiento del Consejo de Vigilancia de una Cooperativa de Servicios Múltiples.
SUSTENTACIÓN:
2. La base legal en la que se sustenta el presente Reglamento está dado por el Artículo de la Ley General de Cooperativas – Decreto Supremo No. 074-90-TR Texto Único de la Ley General de Cooperativas.
VIGENCIA:
3. El presente reglamento entrará en vigencia después de aprobado por el Consejo de Vigilancia.

ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES:

CONFORMACIÓN E INSTALACIÓN:

4. El Consejo de Vigilancia estará integrado por tres (3) miembros titulares y dos (2) suplentes, los mismos que son elegidos por la Asamblea General Ordinaria de Delegados, mediante votación obligatoria, directa y secreta, la renovación de los miembros titulares es anual y en proporción no menor al tercio del total de sus integrantes. El tiempo de mandato de los titulares es por tres años en tanto que el de los suplentes es de un año. Ningún miembro del Consejo podrá ser elegido por más de tres (3) años consecutivos.
5. El Consejo de Vigilancia se instalará anualmente dentro de las setenta y dos (72) horas posteriores a la elección de los nuevos integrantes designando entre los miembros titulares a su Presidente, Vicepresidente y Secretario, en aplicación del Estatuto.
6. El Consejo de Vigilancia deberá reinstalarse en el caso de incorporación del suplente en reemplazo de u miembro titular, en caso ocurran las causales establecidas en el Estatuto
7. Los miembros del Consejo de Vigilancia no deberán estar inmersos en la incompatibilidad contenida en el Estatuto.

ATRIBUCIONES Y OBLIGACIONES:

8. El Consejo de Vigilancia es el órgano fiscalizador de la cooperativa, y como tal, ejerce las funciones y atribuciones siguientes:
a) Elegir de su seno a su Presidente, Vicepresidente y Secretario;
b) Aceptar la dimisión de sus miembros;
c) Aprobar, reformar e interpretar su Reglamento;
d) Solicitar al Consejo de Administración y/o Gerencia, informe sobre el cumplimiento de los acuerdos de aquél y de la Asamblea General y de las disposiciones de la Ley, el estatuto y los Reglamentos internos, así como sobre los actos administrativos realizados
e) Vigilar que los Fondos en Caja, en Bancos y los Títulos Valores de la cooperativa, o los que esta tenga en custodia o en garantía estén debidamente salvaguardados;
f) Verificar la existencia y valorización de los demás bienes de la cooperativa y particularmente, de los que ella reciba de los socios en pago de sus aportaciones;
g) Disponer, cuando lo estime conveniente, la realización de arqueos de caja, arqueos de valores, auditorías operativas: Tesorería, informática, cuentas corrientes, etc.;
h) Velar porque la contabilidad sea llevada con estricta sujeción a la Ley;
i) Verificar la veracidad de las informaciones contables;
j) Inspeccionar los Libros de Actas del Consejo de Administración y de los Comités y los demás documentos establecidos en el Estatuto;
k) Verificar la constitución y subsistencia de las garantías y/o seguros de fianza que el Gerente y otros funcionarios estuvieron obligados a presentar por disposición del Estatuto;
l) Comunicar a la Asamblea General y al Consejo de Administración, su opinión y observaciones sobre las reclamaciones de los socios de la cooperativa contra los órganos de ésta;
m) Proponer a la Asamblea General la adopción de las medidas previstas en los incisos 12) y 13) del Artículo 27 del Texto Único Ordenado de la Ley General de Cooperativas;
n) Vigilar el curso de los juicios en que la cooperativa fuere parte;
o) Disponer que en la Orden del Día de la Asamblea General se inserten los asuntos que estime necesarios;
p) Convocar a la Asamblea General cuando el Consejo de Administración requerido por el propio Consejo de Vigilancia, no lo hiciera;
q) Denunciar ante el organismo competente las infracciones del Texto Único Ordenado de la Ley General de Cooperativas;
r) Hacer constar en las Sesiones de la Asamblea General, las infracciones de la Ley o el Estatuto en que incurrieran ella o sus miembros;
s) Proponer al Consejo de Administración, las Ternas de Auditores Externos contratables por la Cooperativa;
t) Exigir a los órganos fiscalizados, la adopción oportuna de las medidas correctivas recomendadas por los auditores;
u) Objetar los acuerdos de los órganos fiscalizados en cuanto fueren incompatibles con la Ley, el Estatuto, los Reglamentos Internos y las decisiones de la Asamblea General.
v) Someter a la decisión definitiva de la Asamblea General, las observaciones oportunamente comunicadas a los órganos fiscalizados y no aceptados por éstos;
w) Vigilar y fiscalizar las operaciones de liquidación de la cooperativa, si fuere el caso;
x) Fiscalizar las actividades de los órganos de la cooperativa, en todos los casos, sólo para asegurar que sean veraces y guarden conformidad co la Ley, el Estatuto, los Acuerdos de Asamblea y los reglamento Internos, con prescindencia de observaciones y pronunciamiento sobre su eficacia;
y) Presentar a la Asamblea General, el informe de sus actividades y proponer las medidas necesarias para asegurar el correcto funcionamiento de la cooperativa;
z) Ejercer las demás atribuciones de su competencia por disposición de la Ley.
9. El Consejo de Vigilancia ejercerá sus funciones de fiscalización sin interferir ni suspender el ejercicio de las funciones ni actividades de los órganos fiscalizados y concentrará sus esfuerzos en garantizar la legalidad de los actos que se efectúen en la cooperativa, la veracidad de las informaciones y la seguridad de los bienes de la institución.
10. Las funciones y atribuciones del Consejo de Vigilancia, señalados en el numeral 8, no podrán ser ampliadas por el Estatuto ni por la Asamblea General.

SESIONES:

11. Las sesiones serán aperturadas por el Presidente, previa constatación del quórum.
12. Las votaciones podrán ser nominales o secretas. Los acuerdos se tomarán por mayoría de votos. En caso de empate, el Presidente tiene además de su voto, otro de carácter dirimente.
13. Las sesiones del Consejo de Vigilancia constarán en un Libro de Actas debidamente legalizado.

RELACIONES:

14. Las relaciones del Consejo de Vigilancia con el Consejo de Administración son de igualdad ante la Asamblea General.
15. La relación del consejo de Vigilancia con la Gerencia son de la autoridad que fiscaliza las actividades que la gerencia ejecuta. El Consejo de Vigilancia podrá invitar al Gerente a sus sesiones, a fin de recibir informaciones.

DISPOSICIONES FINALES:

Primera.- El Consejo de Vigilancia para el cumplimiento eficaz de sus funciones contará con la asesoría de personal profesional
Segunda.- El Consejo de Vigilancia responde directamente ante la Asamblea General por el cumplimiento de sus funciones y obligaciones señaladas en la Ley General de Cooperativas, Estatuto y Reglamento Interno.

4.3.4.REGLAMENTO DE AUDITORIA INTERNA

1. ALCANCE

Las disposiciones del presente reglamento son aplicables a las Cooperativas de Servicios Múltiples

2. DEFINICIONES

a) Actividades programadas: Evaluaciones que deben ser consideradas de manera permanente en el Plan Anual de Trabajo de Auditoría Interna.
b) Actividades no programadas: Exámenes especiales que no se encuentran establecidos en el Plan y se realizan cuando se consideran necesarios para la evaluación del funcionamiento del sistema de control interno.
c) Asamblea General: Asamblea General de socios o Delegados.
d) Días: Días calendario.
e) Federación: La que corresponda.
f) Hechos significativos: Sucesos que exponen o que eventualmente puedan exponer a la cooperativa a riesgos que puedan tener impacto en su solvencia y liquidez, de tal manera que exista la posibilidad de afectar el cumplimiento de sus obligaciones con sus socios.
g) Identificación y administración de riesgos: Determinación, medición, monitoreo y control de los riesgos que asume la cooperativa.
h) Ley General de Cooperativas: Texto Único Ordenado de la Ley General de Cooperativas, aprobado por el D.S. No. 074-90-TR y sus normas modificatorias y complementarias.
i) Manual de Auditoría Interna: Documento que contiene las políticas, funciones, procedimientos y técnicas de auditoría utilizados para evaluar el funcionamiento del sistema de control interno de la cooperativa.
j) Plan: Plan Anual de Trabajo de Auditoría Interna que contiene los lineamientos generales, objetivos y alcance del programa de auditoría, cronograma y actividades programadas que se desarrollarán durante cada ejercicio económico
k) Sistema de control interno: Conjunto de políticas, procedimientos y técnicas de control establecidas por la cooperativa para alcanzar una adecuada organización administrativa, eficiencia operativa, confiabilidad de los reportes, apropiada identificación y administración de los riesgos que enfrenta y cumplimiento de las disposiciones legales que le son aplicables.

3. RESPONSABILIDAD DE LA ASAMBLEA GENERAL Y DEL CONSEJO DE ADMINISTRACION

La Asamblea General, como autoridad suprema de la cooperativa y responsable en primera instancia del control de la misma, debe adoptar las acciones necesarias para que el Consejo de Vigilancia realice las funciones de fiscalización señaladas e el Artículo 31 de la Ley General de Cooperativas; así como realice un adecuado seguimiento del cumplimiento de las disposiciones del presente reglamento. El Consejo de Administración es responsable de proporcionar los recursos y demás facilidades que resulten necesarias para el desarrollo de dichas funciones.

4. DE LA LABOR DE AUDITORIA INTERNA

a) El Consejo de Vigilancia es responsable de realizar las labores mínimas de auditoría interna, mediante una Unidad de Auditoría Interna o un Auditor Interno. Si los activos totales son superiores a 600 UIT deberá contar con una Unidad de Auditoría Interna, cuya función principal es la evaluación permanente del funcionamiento del sistema de control interno; dicha unidad dependerá orgánica y funcionalmente del Consejo de Vigilancia y reportará periódicamente a dicho órgano. Si los activos totales están entre 150 y 600 UIT, deberán contar con un auditor interno a tiempo completo o parcial. En los demás casos, las cooperativas podrán asignar las funciones de auditoría interna a los miembros del Consejo de Vigilancia.
b) Los encargados de realizar la labor de auditoría interna de acuerdo con lo establecido anteriormente, deberán tener la independencia suficiente para cumplir sus funciones de manera efectiva, eficiente y oportuna, contando para ello con todas las facultades necesarias para el logro de sus objetivos. Todos ellos deberán estar efectivamente separados de las funciones operativas y administrativas de la cooperativa.
c) Las funciones de auditoría interna que como mínimo debe desempeñar el Consejo de Vigilancia a través de los correspondientes encargados de la labor de auditoría interna, son las siguientes:
(a) Evaluar el diseño, alcance y funcionamiento del sistema de control iterno, así como velar por su eficiencia y eficacia.
(b) Evaluar el cumplimiento de las disposiciones legales que rige a las cooperativas. Esto incluye el cumplimiento de las normas contenidas en la Ley General de Cooperativas, el Estatuto, Reglamentos y las disposiciones emitidas por la Federación, si fuera el caso.
(c) Evaluar el funcionamiento de los sistemas informáticos y los mecanismos establecidos por la cooperativa para la seguridad de los mismos
(d) Evaluar el cumplimiento de las políticas, manuales, procedimientos, planes de contingencia y demás normas internas de la cooperativa, así como proponer, de ser el caso, modificaciones a los mismos.
(e) Efectuar el seguimiento permanente de la implementación de las observaciones y recomendaciones formuladas por la Federación, los auditores externos, así como las realizadas por el propio Consejo de Vigilancia.
(f) Elaborar el Plan y ponerlo en conocimiento de la Asamblea General; así como cumplir con las actividades programadas y elaborar los informes que se deriven de las mismas
(g) Realizar actividades no programadas cuando se considere conveniente o ante requerimiento de la Asamblea General o por sugerencia del Consejo de Administración o el Gerente.
(h) Mantener un archivo actualizado de todos los manuales y demás normas iteras de la cooperativa, así como de aquellos documentos que determine la Federación
(i) Comunicar al Consejo de administración y a la Federación, de manera inmediata y simultánea, la ocurrencia de hechos significativos, una vez concluidas las investigaciones correspondientes.
(j) Evaluar el cumplimiento de aquellos aspectos que determine la Federación
(k) Otras que sea de interés de la cooperativa.

d) Todas las funciones correspondientes a la labor de auditoría interna que desempeñen los encargados de la labor de auditoría interna, deben estar contenidas en el respectivo manual de auditoría interna, el cual debe ser aprobado por el consejo de Vigilancia.
e) Los encargados de la labor de auditoría interna deben contar con una infraestructura adecuada, así como con recursos técnicos y logísticos de acuerdo a la naturaleza de sus actividades, las mismas que deberán guardar relación con la magnitud y complejidad de las operaciones y estructura de la cooperativa. Los encargados de la labor de auditoría interna, deben recibir capacitación permanente en materias relacionadas a sus funciones.
f) Los procedimientos y técnicas de auditoría empleados por los encargados de la labor de auditoría interna deberán adecuarse a las disposiciones establecidas por las entidades estatales correspondientes y, en defecto, a lo señalado en las Normas de Auditoría Generalmente Aceptadas (NAGA’S) y las Normas Internacionales de Auditoría (NIA’S). Asimismo, dichos procedimientos y técnicas de auditoría deberán estar contenidos en el respectivo manual de auditoría interna.
g) El Consejo de Vigilancia deberá establecer las coordinaciones necesarias con la correspondiente sociedad de auditoría externa y la Federación, con la finalidad de evaluar permanentemente el funcionamiento del sistema de control interno.

4. DEL AUDITOR INTERNO Y EL RESPONSABLE DE LA LABOR DE AUDITORIA INTERNA.

a) En los casos que sea obligatoria la constitución de la Unidad de Auditoría Interna, deberá estar a cargo de un Auditor Interno a tiempo completo y dedicación exclusiva, cuya selección es responsabilidad y atribución del Consejo de Vigilancia. En los otros casos, el auditor interno podrá ser a tiempo parcial cuando lo permita la magnitud, complejidad de las operaciones y estructura de la cooperativa.
b) Las cooperativas deberán poner en conocimiento de la Federación la selección de los auditores internos o responsables de las labores de auditoría del Consejo de Vigilancia, en un plazo no mayor de 15 días de producida la selección adjuntando copia del correspondiente currículum vitae.
c) Los encargados de realizar la labor de auditoría interna, deberán tener solvencia moral, conocimientos y experiencia apropiados para la función correspondiente, debiendo reunir los siguientes requisitos:
· Tener título profesional y especialmente en materias afines a las funciones de la Unidad de Auditoría Interna;
· Tener una experiencia no menor de dos (2) años en actividades de auditoría o haber desempeñado cargos gerenciales en cooperativas o empresas del sistema financiero por un periodo no menos a dos (2) años, según corresponda;
· No tener antecedentes penales;
· No estar incurso en alguno de los impedimentos señalados en el numeral 3 del Artículo 33 de la Ley General de Cooperativas;
· No haber sido sancionado por la Federación u otra entidad supervisora o control;
d) Los encargados de realizar la labor de auditoría interna, son responsables de cumplir con las obligaciones que se les asignan en el presente documento, asi como de informar inmediata y simultáneamente al Consejo de Vigilancia y a la Federación sobre cualquier situación que afecte significativamente el desarrollo de sus funciones e independencia. También deberán informar inmediata y directamente a la Federación, al Consejo de Administración y al Consejo de Vigilancia, de manera simultánea, los hechos significativos que hayan detectado e el curso de sus labores de auditoría interna. La oportunidad en que los citados consejos reciban dichos informes y las decisiones que se adopten al respecto deberán constar en los libros de actos correspondientes.
e) La remoción del auditor itero o del miembro del Consejo de vigilancia responsable de la labor de auditoría interna deberá ser comunicada previamente a la Federación indicado las razones que justifican tal medida

6.-DEL PLAN ANUAL DE TRABAJO

El Plan deberá ser aprobado por el Consejo de Vigilancia, debiendo remitirse a la Federación una copia del mismo ates del 31 de diciembre del año previo. Dicho Plan deberá considerar, por lo menos los siguientes aspectos:

a) Diagnóstico del funcionamiento del sistema de control interno;
b) Objetivos anuales y alcance del programa de auditoría;
c) Procedimientos y técnicas de auditoría a emplearse;
d) Cronograma de las actividades, exámenes e informes; y,
e) Recursos humanos, técnicos y logísticos disponibles para el cumplimiento del Plan, indicando la relación de profesionales que conforman la Unidad de Auditoría Interna, el cargo que ocupan y su formación profesional y, de ser el caso, los recursos adicionales requeridos para el cumplimiento del Plan.

El plan deberá considerar como actividades permanentes, cuando menos, las que se señalan a continuación:

a) Revisión por lo menos trimestral del cumplimiento de las políticas y procedimientos implementados para el otorgamiento, seguimiento, evaluación, clasificación de deudores, así como de recuperación y castigo de créditos;
b) Verificación del adecuado y oportuno registro contable, según corresponda, de las colocaciones vigentes, refinanciadas, vencidas y en cobranza judicial, así como de las provisiones, intereses, intereses e suspenso, comisiones y demás cargos correspondientes;
c) Verificación selectiva por lo menos trimestral del cálculo de las provisiones por las diferentes modalidades de crédito que otorgan la cooperativa, conforme a las normas vigentes;
d) Verificación del cumplimiento de los límites operativos de la cooperativa, tanto individuales como globales;
e) Verificación del cálculo de los activos ponderados por riesgo y del patrimonio efectivo;
f) Evaluación de los riesgos informáticos que enfrentan;
g) Verificación por lo menos trimestral del adecuado registro contable y valorización de las inversiones realizadas por las cooperativas y su correspondiente constitución de provisiones;
h) Evaluación del nivel de reclamos presentados por los socios de la cooperativa y del tratamiento otorgado;
i) Verificación de la actualización del padrón de socios;
j) Verificación del cumplimiento de los acuerdos de la Asamblea General;
k) Evaluación del cumplimiento de las recomendaciones formuladas por el Consejo de Vigilancia, los auditores externos y por la Federación; y,
l) Las demás evaluaciones y los informes que las cooperativas deben realizar periódicamente conforme las disposiciones vigentes

Las modificaciones sustantivas realizadas al Plan deberán ser comunicadas a la Federación dentro de los quince (15) días de aprobadas, acompañando copia del acuerdo de la sesión respectiva del Consejo de Vigilancia, donde se precisan los motivos que les dieron origen.

El Consejo de Vigilancia presentará a la Federación, dentro de los veinte (20) días posteriores al cierre de cada trimestre, con copia al Consejo de Administración, un informe trimestral sobre el avance del Plan, indicando el cumplimiento de los correspondientes objetivos y actividades. Se incluirá en dicho informe una relación de todos los informes elaborados durante el respectivo trimestre, indicando si se derivan de actividades programadas o no programadas, fecha y breve resumen del contenido, detallando las principales observaciones y recomendaciones. Conjuntamente con el citado informe trimestral, se deberán remitir los informes elaborados con relación al punto a) y c) de las actividades permanentes.

7.-DE LOS INFORMES.

Los informes que se deriven de los exámenes realizados por los encargados de realizar la labor de auditoría interna, deberán contener, por lo menos, la siguiente información:

a) Motivo de la realización del informe, indicando según corresponda la referencia a la actividad programada o no programada o al órgano que solicitó el informe y, de ser el caso, referirse a la existencia de hechos significativos;
b) Objetivo y alcance de la evaluación;
c) Procedimientos y técnicas de auditoría empleados;
d) Evaluación de la situación de la actividad u operación revisada a la fecha del informe, identificando los riesgos detectados y su impacto en la cooperativa, así como la evaluación de los procedimientos y los controles utilizados por la cooperativa;
e) Medidas correctivas recomendadas y/o adoptadas para subsanar los problemas o deficiencias identificadas, según corresponda;
f) Personal encargado del examen; y,
g) Fecha de inicio y término del examen.

El Consejo de Vigilancia deberá presentar al Consejo de Administración todos los informes relacionados con la labor de auditoría interna que elabore en cumplimiento de sus funciones. Dicho órgano evaluará los informes respectivos a más tardar en la sesión inmediata siguiente a su presentación. La oportunidad en que dicho órgano tome conocimiento de los informes y las decisiones que al respecto se adopten, deberá constar en el Libro de Actas respectivo.

El Consejo de Vigilancia deberá mantener un archivo conteniendo los citados informes elaborados y las comunicaciones con las diferentes unidades de la cooperativa, así como la documentación sustentatoria de los mismos. Dicha información deberá estar a disposición de la Federación y de los auditores externos.

El Consejo de Vigilancia presentará trimestralmente al Consejo de Administración y a la Federación, dentro de los veinte (20) días posteriores al cierre de cada trimestre, un informe del seguimiento de la implementación de las observaciones y recomendaciones formuladas por la Federación, los auditores externos, así como las realizadas por el propio Consejo de vigilancia.

REGLAMENTO DE AUDITORIA EXTERNA

CONSIDERANDOS:

Que, la labor de auditoría externa constituye un apoyo para la administración más eficiente y eficaz de las cooperativas, así como para la supervisión y control que el Consejo de Vigilancia y la Federación respectiva debe realizar;
Que, es necesario actualizar las normas, para que las correspondientes Asambleas generales y Consejos de Vigilancia cumplan adecuadamente las facultades que respecto a las auditorias externas les son establecidas en los Artículos 27 y 31 del Texto Único Ordenado de la Ley General de Cooperativas aprobado por el Decreto Supremo N o. 074-90-TR.

ALCANCE:

1. Las disposiciones del presente Reglamento son aplicables a las cooperativas de servicios múltiples.

DEFINICIONES:

2. Para la aplicación del presente Reglamento deberán considerarse las siguientes definiciones:
a) Días: Días calendario.
b) Directivos: Los socios integrantes del Consejo de Administración y Consejo de Vigilancia.
c) Federación: La Federación respectiva.
d) Hechos significativos: Aquellos que exponen o que eventualmente puedan exponer a la cooperativa a riesgos que puedan tener impacto en su solvencia y liquidez, de tal manera que exista la posibilidad de afectar el cumplimiento de las obligaciones con sus socios.
e) Identificación y administración de riesgos: Determinación, medición, monitoreo y control de los riesgos que asume la cooperativa.
f) Ley General de Cooperativas: Texto Único Ordenado de la Ley General de Cooperativas (D.S. No. 074-90-TR) y sus modificatorias.
g) Sistema de control interno: Conjunto de políticas, procedimientos y técnicas de control establecidas por la cooperativa para alcanzar una adecuada organización administrativa, eficiencia operativa, confiabilidad de los reportes, apropiada identificación y administración de los riesgos que enfrenta y cumplimiento de las disposiciones legales que le son aplicables.
h) Sistema de información: Conjunto de políticas y procedimientos establecidos por la cooperativa para la adecuada generación del flujo de información válida y confiable necesaria para la toma de decisiones internas y el suministro de información a terceros y autoridades competentes. Incluye los sistemas informáticos utilizados para el registro y generación del flujo de información.
i) Sociedades de auditoría: Sociedades de auditoría externa.

RESPONSABILIDADES DE LAS COOPERATIVAS:
OBLIGACION DE CONTRATAR SOCIEDADES DE AUDITORIA:

3. Las cooperativas que durante el primer semestre de cada ejercicio tengan activos totales que superen el equivalente de seiscientas Unidades Impositivas Tributarias (600 UIT) deberán contratar sociedades de auditoría de acuerdo a las disposiciones del presente Reglamento.

CONTRATACION DE SOCIEDADES DE AUDITORIA:

4. Las cooperativas deberán contratar sociedades de auditoría de acuerdo a lo establecido en el presente Reglamento, a más tardar hasta el 31 de agosto de cada año.
Las cooperativas deberán convocar a las sociedades de auditoría externa y comunicar a la Federación las sociedades de auditoría que se hayan presentado, adjuntando la correspondiente constancia de inscripción y habilitación vigente e el registro correspondiente. La Federación, dentro de los veinte (20) días de recibida la citada comunicación, teniendo e cuenta los antecedentes de la calidad de los informes de auditoría de años anteriores de dichas sociedades, de ser el caso, realizará las observaciones que estime pertinentes; caso contrario se considerará que no existen objeciones. El Consejo de Vigilancia propondrá la terna de sociedades de auditoria contratables que haya preseleccionado al Consejo de Administración conforme a los procedimientos señalados en la Ley General de Cooperativas.

Una copia del contrato suscrito entre la cooperativa y la sociedad de auditoría deberá ser remitida a la Federación dentro de los diez (10) días siguientes a su suscripción. La documentación que sustente el cumplimiento de los requisitos de contratación referidos e el artículo siguiente deberá estar a disposición de la Federación.

REQUISITOS PARA LA CONTRATACION:

5. Las cooperativas sólo podrán contratar los servicios de sociedades de auditoría que cumplan con los siguientes requisitos, los mismos que serán extensivos, en lo pertinente, a los socios de dichas sociedades.
a) Contar con inscripción y habilitación vigente en el registro correspondiente;
b) Contar con la experiencia, infraestructura y recursos humanos y técnicos adecuados al volumen y complejidad de las operaciones que realiza la cooperativa;
c) No haber sido objeto de observación por parte de la Federación respectiva;
d) No haber sido sancionadas por algún organismo por la realización de trabajos no satisfactorios;
e) No tener vinculación por riesgo único de acuerdo a la normatividad emitida por las entidades de control, con directivos, gerentes o funcionarios principales de la cooperativa auditada, ni ser socio de la cooperativa; y,
f) Otras que señale la entidad de control a pedido de la Federación.

CONTENIDO DE LOS CONTRATOS:

6. Los contratos suscritos con las sociedades de auditoría deberán contener los siguientes aspectos:
a) El inicio de los exámenes de auditoría externa se deberá realizar a más tardar sesenta (60) días antes del cierre del ejercicio económico correspondiente;
b) Alcance y contenido mínimo de los informes de las sociedades de auditoría, conforme con las disposiciones del presente Reglamento y demás normas complementarias que emita la Federación y la entidad de control respectiva;
c) Declaración de la sociedad de auditoría, de sus socios y de cada uno de los miembros del equipo que auditará a la cooperativa, de conocer y aceptar las obligaciones y responsabilidades establecidas por la normatividad vigente sobre la realización de la auditoría externa, la confidencialidad de la información obtenida y los requerimientos de rotación establecidos en el numeral 10 del presente reglamento;
d) Plazo de entrega de los informes;
e) Obligación de la sociedad de auditoría de poner a disposición de la Federación los papeles de trabajo y demás documentación de respaldo de los informes que emita y, de ser el caso, sustentar el informe respectivo, a simple requerimiento de la Federación;
f) Obligación de la sociedad de auditoría de poner a disposición de la Federación, simultáneamente a su presentación al Consejo de Administración y Consejo de Vigilancia de la cooperativa auditada, copia de los informes que se emitan en cumplimiento del presente reglamento;
g) Cláusula de penalidad que sancione pecuniariamente el retraso en la presentación de los informes, respecto a los plazos establecidos por la normatividad vigente, cuyo monto será deducido de los honorarios de la sociedad;
h) Relación de todos los integrantes del equipo auditor, especificando aquellos contratados con carácter temporal y/o permanente señalando su experiencia, nivel profesional, tiempo que lleva auditando a la cooperativa y las responsabilidades de cada uno de ellos;
i) Compromiso de la sociedad de auditoría de no reemplazar al socio; gerente o auditor señor encargados de la auditoría sin autorización de la cooperativa; y.
j) Participación e reuniones de trabajo, según corresponda, con la Federación, el Consejo de Administración y/o Consejo de Vigilancia de la cooperativa.

RESPONSABILIDAD DE LA COOPERATIVA EN LOS EXAMENES DE AUDITORIA EXTERNA:

7. El Consejo de Administración y la Gerencia son directamente responsables de proporcionar a la sociedad de auditoría contratada, la información y facilidades necesarias para que esta pueda realizar su labor de manera adecuada, independiente y oportuna.
Asimismo, es responsabilidad de dichos órganos velar por el cumplimiento de las disposiciones establecidas en el presente Reglamento y conformar un archivo que contenga los antecedentes y respuestas a los pedidos de información que efectúe la sociedad de auditoría

CONOCIMIENTO DE INFORMES POR PARTE DE LA COOPERATIVA:

8. El Consejo de Administración deberá tomar conocimiento de todos los informes de la sociedad de auditoría y disponer la adopción de las medidas correctivas necesarias.
La recepción y toma de conocimiento por el Consejo de Administración de los informes de la sociedades de auditoría deberá constar en el Libro de Actas respectivo.
Asimismo, el dictamen de los estados financieros deberá ser de conocimiento de la Asamblea General de Delegados, conjuntamente con la memoria anual de la cooperativa.
Simultáneamente a la presentación al Consejo de Administración, la sociedad de auditoría también deberá presentar al Consejo de Vigilancia los informes referidos en los párrafos anteriores.

INFORMACIÓN A LA FEDERACIÓN:

9. Las cooperativas deben poner en conocimiento de la Federación, dentro de los diez (10) días de su ocurrencia, la siguiente información:
a) Incumplimiento de las obligaciones contractuales de las sociedades de auditoría, así como de ser el caso, la resolución de los contratos celebrados con las sociedades de auditoría, por incumplimiento de dichas sociedades; y,
b) La aplicación de la penalidad indicada e el literal g) del numeral 6 del presente reglamento.
Asimismo, las cooperativas contratantes deberán informar previa y documentadamente a la Federación sobre las razones que motiven el cambio de sociedad de auditoría externa después de firmado el contrato respectivo.
En los casos antes citados y cuando lo considere pertinente la Federación podrá citar a los representantes de la sociedad de auditoría.

RESPONSABILIDADES DE LAS SOCIEDADES DE AUDITORIA

REQUISITOS DE ROTACIÓN DEL SOCIO Y DEL EQUIPO AUDITOR:

10. La sociedad de auditoría bajo su responsabilidad tiene la obligación de rotar al socio responsable de emitir opinión y a todos los integrantes del equipo después de tres (3) años de haber realizado labores de auditoría en la misma cooperativa. Una vez concluido el referido plazo máximo deberá transcurrir un período de, por lo menos, dos (2) años para que cualquiera de dichas personas pueda volver a auditar a la cooperativa.
Para efecto de lo indicado en el párrafo anterior, el período de tres (3) años es acumulativo, aún cuando los integrantes del equipo auditor hayan formado parte de otra sociedad de auditoría.

EXAMENES APLICABLES A LAS COOPERATIVAS:

11. Las sociedades de auditoría deberán evaluar la razonabilidad de los estados financieros y el funcionamiento integral del sistema de control interno.
En caso las sociedades de auditoría identifiquen problemas que no permitan la realización de los exámenes de manera adecuada, deberán comunicarlo de inmediato a la Federación e indicar en los respectivos informes las razones que impidieron dicha evaluación.

DICTAMEN DE LOS ESTADOS FINANCIEROS:

12. El dictamen de los estados financieros deberá contener la opinión de la sociedad de auditoría respecto de la razonabilidad del contenido de dichos estados en todos sus aspectos, de acuerdo con las disposiciones emitidas por el organismo de control y, en caso de existir situaciones no previstas en dichas normas, por lo dispuesto en las Normas Internacionales de Contabilidad (NIC’s) oficializadas por el Consejo Normativo de Contabilidad.
Si hubiera calificaciones al dictamen, éstas deberán estar claramente identificadas y, cuando corresponda cuantificadas dentro del mismo.

NOTAS A LOS ESTADOS FINACIEROS:

13. Las sociedades de auditoría deberán comprobar que las cooperativas cumplan con revelar en las “Notas a los estados financieros” información cuya revelación es requerida por normas emitidas por el organismo de control respectivo y por las Normas Internacionales de Contabilidad (NIC’s).

INFORME SOBRE EL SISTEMA DE CONTROL INTERNO:

14. El informe sobre el sistema de control interno deberá considerar, por lo menos, lo siguiente:
a) Evaluación del cumplimiento y eficacia del sistema de control interno, el que deberá consignar el detalle de las deficiencias encontradas, análisis de su origen y sugerencias para superarlas;
b) Evaluación de las políticas y procedimientos para la identificación de riesgos, de acuerdo con las disposiciones establecidas por el organismo de control correspondiente;
c) Evaluación de los sistemas de información de la cooperativa que incluye, entre otros, el flujo de información en los niveles internos de la cooperativa para su adecuada gestión, y la revisión selectiva de la validez de los datos contenidos en la información complementaria a los estados financieros (anexos y reportes) que presentan las cooperativas a la Federación, según las normas vigentes sobre la materia;
d) Evaluación de los mecanismos de seguridad y existencia de planes de contingencia por parte de la cooperativa para enfrentar situaciones de riesgo que impliquen pérdida de información o daño de los equipos computarizados utilizados, así como de los demás activos; y,
e) Grado de cumplimiento de las observaciones formuladas por la Federación y por las sociedades de auditoría correspondiente a los últimos ejercicios.

INFORMES COMPLEMENTARIOS:

15. Las sociedades de auditoría deberán evaluar los siguientes aspectos:

1. Evaluación y clasificación de los deudores conforme a lo dispuesto en las normas vigentes sobre la base de una muestra representativa de la cartera crediticia, que comprenda como mínimo el cincuenta por ciento (50%) del monto total de la cartera.
El informe deberá contener el resultado de la evaluación de los aspectos siguientes:
a) Clasificación de deudores por categorías, indicando aquellos que tengan observaciones o discrepancias con la clasificación de la cooperativa y que signifiquen déficit de provisiones o incumplimiento de los límites legales, en cuyo caso se deberá señalar el nombre o razón social del deudor receptor del financiamiento, tipos de financiamiento otorgado y su importe, y naturaleza de la observación y/o discrepancia de clasificación;
b) Cumplimiento de la constitución de las provisiones requeridas por las disposiciones legales;
c) Refinanciación de créditos, clasificación y la suficiencia de sus provisiones conforme las normas emitidas por el organismo de control, consignándose aquellos créditos con refinanciaciones periódicas o que merezcan observaciones;
d) Políticas y procedimientos de otorgamiento, seguimiento, recuperación y castigo de créditos.
e) Procedimientos adoptados para los bienes adjudicados y los recibidos en pago de deudas;
f) Situación de las garantías recibidas y de la idoneidad de las valuaciones efectuadas a las garantías, con indicación de la muestra seleccionada, para deudores distintos a los clasificados como normales;

2. Evaluación del cumplimiento de límites globales e individuales:
aa) Verificación del cumplimiento de los límites operativos de la cooperativa, tato globales como individuales;
bb) Ponderación por riesgo de los activos y créditos contingentes efectuada por la cooperativa, de acuerdo a las normas sobre la materia; e,
cc) Inversiones autorizadas.

3. Evaluación de la cartera de inversiones, que se realizará sobre la base de una muestra que comprenderá como mínimo el cincuenta por ciento (50%) del monto total de la cartera, e incorporará por lo menos los aspectos siguientes:
a. Verificación de la valorización de las inversiones;
b. Verificación del adecuado registro contable;
c. Cumplimiento de la constitución de la provisión por fluctuación de valores;
d. Cumplimiento de la política de inversiones y de las políticas y procedimientos respecto a la administración de riesgos de mercado en que incurre la cooperativa; y,
e. Concentración de las inversiones en grupos en grupos económicos y en sectores o actividades económicas.

PLAZOS DE PRESENTACIÓN DE INFORMES:

16. La fecha límite de presentación del informe sobre la evaluación del sistema de control interno de la cooperativa es el 20 de diciembre del año correspondiente al ejercicio que se audita.
La fecha límite de presentación del dictamen sobre los estados financieros, así como los informes complementarios señalados en el numeral 15 del presente Reglamento, es el último día hábil de febrero del año siguiente al del ejercicio auditado.

INFORMACIÓN DE HECHOS SIGNIFICATIVOS:

17. Las sociedades de auditoría tienen la obligación de comunicar por escrito a la Federación dentro de los tres (3) días de haber tomado conocimiento, los hechos significativos que detecten en el proceso de auditoría a las cooperativas, sin perjuicio de su comunicación a los órganos competentes de la cooperativa e incluirlos en los informes correspondientes.

RESPONSABILIDAD DE LAS SOCIEDADES DE AUDITORIA:

18. Las sociedades de auditoría asumen plena responsabilidad por los informes que emitan y que no revelen apropiadamente las situaciones que demuestren la falta de solvencia, insuficiencia patrimonial y/o acentuada debilidad financiera o económica de la cooperativa auditada, a la fecha del examen.

APLICACIÓN SUPLETORIA DE NORMAS INTERNACIONALES DE AUDITORIA:

19. Los exámenes que las sociedades de auditoría realicen de acuerdo co lo dispuesto en el presente Reglamento serán efectuadas aplicando las disposiciones señaladas por el organismo de control respectivo o, en su defecto, por lo establecido en las Normas de Auditoría Generalmente Aceptadas (NAGA’s) y las Normas Internacionales de Auditoría (NIA’s).

CONSERVACIÓN DE DOCUMENTOS QUE SUSTENTAN EL DICTAMEN Y LOS INFORMES:

20. Las sociedades de auditoría deberán conservar la documentación que sustente los informes emitidos, provenientes de los exámenes efectuados a las cooperativas, por u periodo de hasta diez (10) años posteriores al ejercicio auditado.

RESPONSABILIDAD DE LA FEDERACIÓN:
FACULTADES DE LA FEDERACIÓN:

21. La Federación podrá disponer la contratación de una sociedad de auditoría distinta o ampliar el alcance de la auditoría realizada, cuando:
a) Los resultados de los exámenes de auditoría realizados no cumplan con lo dispuesto en el presente Reglamento, o no sean satisfactorios a criterio de la Federación, y/o,
b) Se requiera la realización de exámenes complementarios a los establecidos en el presente reglamento

Asimismo, la Federación podrá requerir en los casos que considere conveniente, la realización de auditorías externas a cooperativas que se encuentren por debajo del nivel de activos totales señalados en el numeral 3 del presente Reglamento.

DISPOSICIONES FINALES:

PRIMERA.- La memoria anual que elabora la cooperativa deberá contener el dictamen de los auditores externos a los estados financieros correspondientes al ejercicio examinado y las notas sobre los mismos.

[1] Estudio Torres y Torres Lara: Revista Legal para Cooperativas. Ago-1997. pp. 15.
[2] Estudio torres y Torres Lara: Revista Legal para Cooperativas .Diciembre 1998 pp. 86,
[3] Torres y Torres Lara: Cooperativismo el modelo alternativo. Pp 85.
[4] Universidad Nacional Federico Villarreal: Escuela de dirigentes cooperativistas. Tomo I. Pp
[5] Ibid: Tomo II. Pp 20 - 50
[6] Ministerio de Trabajo y Promoción del empleo: Ley de cooperativas. Art. 6-8
[7] UNFV: Escuela de dirigentes cooperativistas. Tomo III. pp. 28
[8] Web: www.Oikocredit.Org.ca
[9] Portal de internet del estado de Honduras.
[10] Web: www.credit_unioncentral.org.ca,
[11] Ibid.
[12] Portal de Internet del estado boliviano
[13] Berrío B. V.: Nueva legislación de Cooperativas. 20-239
[14] Ministerio de Trabajo y Promoción del empleo: Ley de cooperativas. Art. 25 - 37
[15] Magallanes, J.M. y Lara: finanzas para cooperativistas. Pp. 27- 50
[16] Aray, J.M. : Planificación estratégica en el cooperativismo. Pp. 52- 67
[17] Cruz, P.: contabilidad cooperativa básica. Pp. 23- 59
[18] Estudio Caballero Bustamante: Dic-2002. pp. A10-A15
[19] Andrade: Planificación del Desarrollo. Pp. 77
[20] Contreras, E: Manuel del auditor. Pp. 47
[21] Estudio Caballero Bustamante. Informativo Auditoria . 1ra. Quincena de Julio-2002- Pág. F1,
[22] Committee of sponsoring organizations of the Treadway Commission (COSO),
[23] Estudio Caballero Bustamante. Informativo Auditoria.2da Quincena de Agosto-2002- Pág. F1,
[24] Gerry Jonson y Kevan Scholes: Dirección Estratégica. Edición 2000. pp. 297.
[25] Diccionario Enciclopédico Salvat/Uno Edición 2000. pp. 1040.
[26] George Terry: Principios de Administración. pp. 43
[27] Ataupillco D: NIC’S tributario y legal: Plan contable. Pp. 144
[28] Panez, J. Auditoria contemporánea. Pp. Tomo I. Pp. 128
[29] J .A. Cashin: Manuel de auditoria- Tomo I. Pág. 25
[30] Holmes Artur W: : Auditoría. Pág. 12.
[31] Weston: Finanzas,. pp. 2
[32] Bellido Sánchez: Administración Financiera. pp. 15.
[33] Terry George: Principios de Administración. Pp. 125- 140
[34] Ibid.
[35] Conceptos del autor.
[36] Memorias anuales de COOPOLO
[37] Ibid
[38] Ibid
[39] Ibid.
[40] Ibid.
[41] Ibid.
[42] Memorias anuales de COOPOLO.
[43] Memorias anuales de COOPOLO.
[44] COOPOLO: AUDITORIA INTERNA.

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Domingo Hernández Celis

Doctor en economía.

Doctor en contabilidad.

Magister en auditoria.

Contador publico colegiado.

Bachiller en ciencias contabilidad.

Docente universitario de pregrado.

Docente universitario de post grado.

Docente de educación superior tecnológica.

Docente de educación secundaria.

Ex militar de la fuerza aérea del Perú.

Ex dirigente cooperativista.

Gerente de microconsult-dhc.

Asesor de empresas.

Consultor de empresas.

Lima- Perú

domingo_hcarrobayahoo.com

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