Estudio de costos en servicios de asistencia técnica en el período, Septiembre-Noviembre, 2006.

Autor: Dr. Carlos Alberto González y Lic. José Antonio Chavarría

Costos

01-06-2007

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En el presente trabajo se reportan los resultados de un estudio de costos realizado en Servicios de Asistencia Técnica (SAT) que se ofrecen en el occidente de Nicaragua, financiados por la Fundación para el Desarrollo Tecnológico Agropecuario y Forestal de Nicaragua (FUNICA) y el Fondo de Asistencia Técnica (FAT).

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INTRODUCCIÓN

Las diferentes etapas de los proyectos en su desarrollo a lo largo del tiempo han venido siendo objeto de mejoras en instrumentos, criterios y estrategias para facilitar el diseño y la ejecución de proyectos y con ello, el logro de los objetivos de los SAT y de los propósitos de su demanda. En este contexto de mejora, surge este estudio, el que se realizó con los objetivos de:

• Establecer una estructura de costos reales que permita comparar los costos estimados de los oferentes de servicios, considerando sus tipos de servicios.
• Diferenciar los niveles de costo por servicio ofrecido y sus calidades.
• Describir e Identificar las causas reales de variabilidad.

Los resultados del estudio, deben facilitar tanto al personal de FUNICA como a los beneficiarios, la gestión de las diferentes etapas de los proyectos según las políticas y criterios establecidos al respecto.

Para desarrollar este estudio, se ha contado con acceso a la extensa documentación de planificación y ejecución de proyectos, en los archivos de documentos impresos, y en las bases de datos informatizadas que se encuentran en las oficinas de FUNICA-León.

También se diseño la metodología para un encuentro interactivo con duración de 2 a 3 horas, realizado en el propio territorio y con los beneficiarios de 9 proyectos tomados como modelo por FUNICA-León1. En dicho encuentro se realizó una entrevista (tipo grupo Focal), desarrollando paralelamente un concentrado de capacitación en temas sobre importancia de la transformación con agregado de valor, enfoque a los clientes y a la competencia en la práctica de la comercialización, visión hacia las exportaciones y énfasis sobre la importancia de la calidad en todos los procesos y servicios.

En base al análisis aplicado a las fuentes indicadas, se caracterizó las contribuciones de los componentes de costos. Estas descripciones tienen relación con los valores económicos de cada elemento del costo y con la variabilidad de los mismos, lo que aportará insumos en las tomas de decisiones para las etapas de desarrollo de los SAT, lo que redundará en mejora de la planificación, ejecución y monitoreo de los SAT, sin perder la perspectiva de aumentar la productividad y mejorar la calidad de vida de los productores y sus familias.

1 Los territorios considerados han sido en Chinandega: San Francisco del Norte, comarca Los Encuentros y poblado de Cayanlipe; en León: El Sauce y en Managua: San Francisco Libre, con productores trabajando en las diversas actividades productivas; Noni, Porcinocultura de animales de raza, Apicultura, Café, Ganadería, Hortalizas y Lombricultura.

ESTRATEGIA Y METODOLOGIA

Se consideró importante como estrategia operativa la búsqueda de variabilidad y sus fuentes en diferentes componentes, tales como factores de costo, presupuestos, planes de hitos y su ejecución. Una vez establecida la presencia de variabilidad, se determina su contribución en el nivel de logro de los resultados de los proyectos y se caracterizan sus causas. La razón de buscar variabilidad, es que sobre ella se indica en la bibliografía sobre procesos y la calidad de sus resultados que está inevitablemente presente en ellos y puede encontrarse bajo control o fuera de control estadístico; en el segundo caso, se constituye en indicador de la presencia de dificultades en el proceso, lo que amerita su corrección, su mejora y los correspondientes aprendizajes.

En cuanto a la metodología del estudio para los encuentros con los productores nos propusimos apoyarnos en base a preguntas, siendo temas de las mismas, los siguientes:

• Contribución de la Asistencia Técnica en mejora de ingresos.
• Disposición a pagar por los productores una parte del monto solicitado para financiar los SAT.
• Apreciaciones sobre aumentar, mantener o disminuir los montos de financiamiento en cada uno de los tipos de SAT.
• Nivel de satisfacción con la cantidad de producción que obtiene.
• Nivel de tecnificación (en todos sus procesos y con visión de empresa).
• Incidencia de las capacitaciones recibidas en la mejora de la producción.
• Consideraciones sobre el mercado (interno y externo), los clientes y la competencia.
• Consideraciones sobre las capacidades para trabajar de manera empresarial.
• Disponibilidad, reconocimiento y acceso a fuentes de información sobre el comportamiento del entorno y el mercado, considerando: Precios, Impuestos, Costos de Transporte, Regulaciones sobre envase, empaque y etiquetado, Análisis de laboratorio

Para el análisis de los documentos, nos propusimos:

- Buscar los documentos conteniendo información financiera: presupuestos, planes de hitos, informes de ejecución, para crear bases de datos, en hojas de cálculo electrónicas (HDCE).
- Interesarnos en los datos totales contenidos en las bases de datos sobre costos ya existentes en FUNICA-León.
- Para la visita, hacer una selección que cubriera de 1 a 3 proyectos por cada uno de los 3 territorios que se definieron a visitar.
- Preparar el cuestionario de las entrevistas (o grupos focales).
- Realizar los encuentros, grabando en cintas de audio, el desarrollo de los mismos, para su uso como apoyo en la generación de datos y aprendizajes para el informe final.
- Aplicar estadística descriptiva (promedio, rango, desviación estándar) en los datos financieros, así como herramientas gráficas (gráfico de cotizaciones, histograma, gráfica de líneas) para el tratamiento de datos.

- Generar criterios, para:

1. Proponer una Estructura de Costos aplicable para el diseño de SAT, su ejecución y seguimiento. Esta estructura contiene Especificaciones operativas de los Factores de Costo y su utilidad se orienta hacia la valoración de:

  a. Costos estimados por los oferentes.
  b. Gastos administrativos: montos Demandantes vs FUNICA.

2. Categorización e Identificación de niveles de costos según tipo de SAT.

  a. Disponibilidad a pagar por los demandantes.
  b. Ejemplo de estudio del comportamiento de rubros de SAT en el plan de hitos.

3. Descripción e Identificación de las causas de Variabilidad.

  a. Análisis de variabilidad
  b. Distribución del presupuesto por FUNICA en base a ítems generales y límites.

Para transformar los diferentes datos en información se construyeron mediante el uso de HDCE, diferentes matrices o tablas, se graficaron distribuciones, tendencias y variabilidades, además de aplicar instrumentos que identifican los factores de mayor contribución, en base al criterio 80:20 o de Pareto, del que también pueden elaborarse gráficas.

La variabilidad se ha estudiado mediante la obtención de los valores máximos y mínimos de grupos de datos, así como de los promedios, llevando esta información a los llamados “gráficos de cotizaciones”, los que de manera visual permiten apreciar ítems afectados mayor o menormente por la variabilidad. También se utilizaron Intervalos de Confianza (Xpromedio ± 3*Desviación Estándar) para estudiar tendencias a límites inferior y superior por los datos de financiamiento por rubros de presupuesto a proyectos actuales.

Para dar énfasis a la presencia de la variabilidad se aplicaron criterios adicionales, como el criterio 80:20 o Regla de Pareto, la que permite reconocer los llamados “pocos vitales” o los pocos elementos con mayor frecuencia de componentes o acciones, así como con mayor “consumo” de financiamiento, por lo que su contribución es crítica tanto en la evaluación de presupuestos de proyectos como en la justificación de acciones durante su ejecución. Este es un instrumento que resultará de utilidad de incorporarlo más decididamente a la rutina de trabajo tanto por el financiante, como por demandantes y por oferentes de SAT.

Estas herramientas son parte de las llamadas herramientas básicas de Control de Calidad, siendo algunas referencias bibliográficas las siguientes:

http://www.aiteco.com/herramie.htm Métodos y Herramientas de la Calidad
http://www.gestiopolis.com/recursos/documentos/fulldocs/ger/herbassolprob.htm
Herramientas básicas para la Solución de Problemas

RESULTADOS

Contribución de la Asistencia Técnica en mejora de ingresos

Como asunto de partida se aborda lo que señala este primer punto. En los territorios visitados, este tema se tocó en base a la pregunta ¿Le ha sido útil el Servicio de Asistencia Técnica recibido?, siendo un concentrado2 de las respuestas, el siguiente:

1 Mucho    Ya que han aprendido:

- Formulación de productos agroindustriales (mezclas a hacer en cada producción), haciendo diferentes presentaciones del Noni, del cual tienen capacidad de preparar 4 productos (jugo, extracto, cápsula y té).

- Buenas Prácticas de Manufactura, trabajando: sobre manufactura e higiene (período adecuado de corte y cortes en las frutas, lavado y sus procedimientos, almacenamiento, procesamiento).

2 Si

- Vinculan lo que han ido conociendo de la parte apícola en lo productivo (cultivo de ajonjolí) y organizativo. Tienen como 15 años de ser agricultores. En la parte apícola varios tienen alrededor de 14 años de experiencia.

3 No totalmente

- En el sector café hay reclamos y malestar debido a: Desembolsos entregados en menor cantidad y con demoras.

- No se siente la incidencia en mejora de ingresos, dado el estado de atrasos. La producción se ha mantenido, más por entrega del facilitador, que por el cumplimento en los pagos.

- En apicultura se desarrollaron y ejecutaron temas importantes, tales como la alimentación artificial en tiempos críticos lo que incide en la no emigración de las abejas; también se aprendió a hacer productos sustitutos de la alimentación de las abejas.

- Los ganaderos se han entregado más a fortalecer lo referente al mercado; sin embargo el proyecto no se ha hecho aún; los esfuerzos que están aplicando, son propios. Hay desfases entre la presupuestación y la ejecución.

Lo anterior, más que mostrar imperfecciones en los SAT, es una muestra de variabilidad debida a muchos factores (organizativos, operativos, procedimentales, culturales, etc.) que concurren en la ejecución de los proyectos y permite revelar, la importancia de los SAT a pesar de que puedan ocurrir imperfecciones en algunos casos. Con estos elementos resulta oportuno pasar a considerar el tema de la “Disposición a pagar por los productores una parte del monto solicitado para financiar los SAT”.

Propuesta de una Estructura de Costos

En la práctica se encuentra el tema de los costos aplicados en los SAT, es un tema bastante complejo de abordar, existiendo vacíos en la literatura especializada sobre este asunto, sin embargo el tema de Estructura de Costos, está muy caracterizado en la literatura contable y financiera, por lo que en este trabajo nos propusimos aprovechar los datos que se han almacenado en la experiencia de FUNICA para en conjunto con la información recabada en las visitas y retomando los elementos planteados en la literatura de Costos, alcanzar la propuesta de una Estructura de Costos, aplicable en el ámbito de los Servicios de Asistencia Técnica. La importancia de esta propuesta es la facilitar elementos para un análisis a lo largo de un proceso que llamamos de negociación en base a especificaciones.

a. Enfoque de Factores de Costo y sus Especificaciones operativas a partir de proyectos en ejecución

Para hacer este enfoque, se recurrió a la documentación de los proyectos, buscando variaciones entre los presupuestos y los planes de ejecución presupuestaria (o planes de hitos). Se encontró para los diferentes proyectos revisados, la existencia de variación entre los componentes de presupuestos y planes de hitos, observando una mayor cantidad de elementos o actividades en los Planes de Hitos, lo que es un indicador práctico de afectación a los costos al tener que distribuir en la marcha los contenidos presupuestarios en acciones no consideradas durante el diseño del presupuesto.

Se construyeron tablas y gráficas que combinan ambos planes de financiamiento. Se presentan las gráficas de datos de proyectos actualmente en desarrollo.

Gráfico 1a. Comparación de los factores de costos entre presupuesto y plan de hitos. Proyecto apícola de Cayanlipe, Chinandega.

Gráfico 1b. Comparación de los factores de costos entre presupuesto y plan de hitos. Proyecto ganadero COFODEC, El Sauce.

Incidencia en los costos reales

El comportamiento en las gráficas para ambos proyectos es similar (hay una porción que se prolonga más allá de la curva del presupuesto), lo que corresponde a una planificación presupuestaria realizada con pocas actividades de costos y con montos altos. En el plan de hitos se incorporan muchas más actividades, entre las que se redistribuye el monto total. Se debe destacar el hecho de que el aumento del número de actividades en la ejecución del Plan de Hitos, conlleva en la práctica a un aumento de los costos operativos, debido a la dedicación de esfuerzos y acciones en una gran frecuencia de actividades, la mayoría consumiendo “montos muy pequeños”.

Con datos de algunos de los proyectos actualmente en ejecución, se elabora la siguiente tabla para resumir estos hallazgos de variabilidad y se incluyen criterios de lo que puede considerarse como “montos muy pequeños”, para efectos de reportar la frecuencia relativa de los esfuerzos requeridos al organizar y desarrollar las actividades correspondientes:

Se tiene para el primer proyecto una cantidad de (39 – 21) = 18 actividades de diferencia entre n base a lo anterior, surgen las siguientes preguntas ¿cuál es el costo real o valor exacto de los na estructura de Costos basada en especificaciones de sus factores na meta del presente trabajo es establecer respuestas precisas y convincentes mediante el
las actividades en el presupuesto y las del plan de hitos, encontrando que 16 actividades requieren financiamientos menores a $ 350.00, lo que equivale a un 41.0 % del total de actividades a ejecutar. En los siguientes dos proyectos de la tabla, la variabilidad por actividades que requieren montos inferiores a $ 350.00 alcanza alrededor de 28 y de 59%. Si tomamos el monto $350 como indicador, toda vez que aumente el % de actividades que requieren tal monto, se estará trabajando relativamente “mucho” en asuntos “de montos pequeños”, lo que puede conllevar a una dispersión de los esfuerzos (lo que equivale a un aumento de costos de índole administrativo por gestiones y traslados) para el logro de los propósitos y objetivos del proyecto.

En base a lo anterior, surgen las siguientes preguntas ¿cuál es el costo real o valor exacto de los Servicios de Asistencia Técnica?, ¿cómo los elementos que participan en los SAT en base a su costo real, pueden aportar sin desperdicios ni dispersiones al logro de los objetivos proyectados?, ¿sobre que bases establecer estos costos?, ¿qué es lo que se debe costear en los SAT?, ¿se pueden establecer límites de financiamiento por rubro?

Una estructura de Costos basada en especificaciones de sus factores

Una meta del presente trabajo es establecer respuestas precisas y convincentes mediante el análisis económico-financiero de los proyectos tomados como muestra; desarrollando una exhaustiva revisión documental y la observación directa en los territorios; lo que ha permitido aplicar insumos investigativos3 sobre el tema de Costos de Servicios. Esta meta se concretará en una estructura de costos y el análisis de variabilidad y sus causas. Primeramente presentamos la Estructura de Costos en forma de tabla.

En la Tabla anterior, se han incluido en la primera columna los nombres de los diferentes Elementos que componen una Estructura de Costos para elaborar, valorar y mejorar ofertas de SAT. El primer elemento contiene a los Servicios Profesionales y a los Servicios Administrativos, siendo aquí donde residen las mayores dificultades valorativas, toda vez que no se tengan especificaciones muy bien definidas.

En la nota al pie de la página anterior, se detalla el significado de las especificaciones y se destaca el rol preventivo que las mismas pueden jugar en la ejecución presupuestaria y por ende en el logro de la Calidad del proyecto.

¿Cuál es el papel de las Especificaciones? Las especificaciones permiten tomar la mejor decisión sobre la oferta de SAT, la más conveniente cuando las particularidades del servicio demandado están especificadas en sus detalles de cara a los resultados; se presentan (o se deben presentar) a los tomadores de decisión como evidencias escritas de capacidades, habilidades, distancias, logros, etc. Veamos la siguiente caracterización de estas evidencias escritas:

En los Servicios Profesionales se pueden agrupar en:

a. Evidencias de lo obtenido y realizado por el proponente: diplomas, certificaciones, constancias, reconocimientos, currículum vitae, hoja de vida, portafolios de resultados alcanzados.

b. Evidencias de lo que se realizará de cara al proyecto: estrategias, planes, previsión de impactos de los resultados, programas y metodologías de capacitación o entrenamiento, lo que se entiende es formulación derivada de la experiencia del oferente, para aplicar en el contexto de necesidades y requerimientos del demandante de servicios de asistencia técnica.

c. Evidencias generadoras de confianza: evaluaciones por usuarios de servicios recibidos (mediante metodologías basadas en satisfacción del usuario) o por instancias de acreditación, tal como ya empezará a ocurrir por aplicación de norma del INTA sobre el alcance de la calidad de prestadores de servicios de AT.

- En los Viáticos de Alimentación y Alojamiento: programa y ruta de viajes, proformas y brochures de los sitios que ofrecen servicios de alimentación y alojamiento en esa ruta.
- En Transporte: programa de viajes y sus rutas, facturas de combustible, de llantas y de mantenimiento de vehículos, base de datos de kilometraje y de comportamiento climático estacional, fotografías del estado de carreteras y caminos o notas de prensa al respecto.
- En Materiales, papelería y útiles de oficinas y trabajos, así como Medios y equipos de oficina, comunicación y otros: catálogo de especificaciones técnicas, listas de precio, memoria de cálculo, proformas y descuentos.
- En Gastos Administrativos: tarifas, recibos, memoria de cálculo.
- En Impuestos obligatorios y aportación social: documentos legales, monto y razón de deducciones a aplicar.
- En Imprevistos: memoria de cálculo.
- En Utilidad: memoria de cálculo.

Disponer de esta documentación permite valorar las calidades y capacidades sobre los alcances de ofertas licitantes y permite también decidir sobre aquella que será más idónea para el proyecto, de modo que las especificaciones juegan el papel de un instrumento muy oportuno para un exitoso proceso de negociación entre Financiante-Demandante-Oferente y una mejor puesta en ejecución de las actividades de los proyectos. Aquí se entiende la Negociación no como la búsqueda de acuerdos después de empezar la prestación del SAT, sino como la búsqueda de las mejores opciones para alcanzar los propósitos de una demanda de SAT, antes de iniciar el mismo.

b. Bases para cuantificar los Costos de SAT en modelo propuesto

Al hablar de modelo, se hace referencia a un modelo para el proceso de negociación entre Financiante-Demandante-Oferente, de modo que la Tabla 2 complemente las expectativas del Financiante, con las necesidades del Demandante y las capacidades reales del Oferente en el logro de los propósitos del proyecto. A continuación se presentan aplicaciones de la estructura de costos de la Tabla 2 en los SAT para los diferentes tipos de rubros que atiende FUNICA.

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Dr. Carlos Alberto González

Lic. Jose Antonio Chavarría

josechavarria1arrobagmail.com

Universidad Nacional Autónoma de Nicaragua

Vicerrectoría de Investigación y Postgrado

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