Perú: la auditoria académica y las acciones de control para la buena administración de las universidades nacionales en el Perú
Autor: Domingo Hernández Celis
Otros conceptos administración
06-06-2007
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Original“La auditoría académica permite emitir una opinión profesional independiente, respecto a si las actividades académicas en su conjunto, presentan razonablemente la situación de dichas actividades, de acuerdo con las leyes, políticas, procesos y procedimientos establecidos” MAGU.
“Auditoría Académica: Actividad independiente y objetiva de
aseguramiento y consulta, concebida para agregar valor y mejorar las
operaciones de una organización. Ayuda a una organización a cumplir sus
objetivos aportando un enfoque sistemático y disciplinado para evaluar y
mejorar los procesos de gestión de riesgos, control y gobierno”
THE INSTITUTE OF INTERNAL AUDITORS.
INTRODUCCION
La investigación titulada: “PERU: LA AUDITORIA ACADEMICA Y LAS ACCIONES
DE CONTROL PARA LAS BUENA ADMINISTRACION DE LAS UNIVERSIDADES
NACIONALES“; cuyo objetivo es: “ Determinar la manera en que la
Auditoría Académica puede contribuir a la buena administración de las
Universidades Nacionales en el Perú ”.
La visión de la auditoría académica es la sinergia con la gestión, a
través de la evaluación de las actividades académicas, asesoría y
consultoría especializada. De este modo el paradigma es el trabajo
conjunto, pero haciendo privilegiando la independencia y objetividad de
los auditores.
Para que la auditoría académica, cumpla con estos nuevos retos, debe
formular, programas, procedimientos, técnicas y prácticas que permitan
obtener la evidencia suficiente, competente y relevante del desarrollo
de las actividades académicas que desarrollan las universidades
nacionales en sus escuelas, institutos, facultades y departamentos
académicos.
Para el desarrollo de este trabajo se ha aplicado la metodología, las
técnicas e instrumentos necesarios para una adecuada investigación, en
el marco de las normas de la Escuela de Post Grado de nuestra
Universidad Nacional Federico Villarreal.
Para llegar a contrastar los objetivos e hipótesis planteadas, se ha
desarrollado el trabajo de investigación en los siguientes capítulos:
El Capítulo I, presenta el Planteamiento Metodológico de la
investigación. Al respecto se realiza la Descripción del Trabajo de
Investigación, Delimitación de la Investigación, se identifican los
Problemas de la Investigación, luego se presenta la Justificación e
Importancia de la Investigación desarrollada, a continuación se presenta
lo Objetivos de la Investigación, así como las Hipótesis de la
Investigación y finalmente se presenta la Metodología aplicada en la
investigación.
El Capítulo II, presenta los Aspectos Generales del Planteamiento
Teórico de la investigación. Específicamente se presenta los
Antecedentes bibliográficos de la investigación, la Reseña Histórica de
la Investigación y finalmente la base legal aplicable a la
investigación.
El Capítulo III, presenta todo lo referido a las Universidades
Nacionales Peruanas. El detalle del temario desarrollado corresponde al
Marco general de las Universidades Nacionales, la Infraestructura que
disponen estas entidades para llevar a cabo las actividades académicas y
administrativas; asimismo se trata a la Planeación, Organización,
Dirección y Control que llevan a cabo las universidades nacionales.
El Capítulo IV, está referido al tratamiento integral de la Auditoría
Académica. El detalle comprende los distintos aspectos relacionados con
a la Filosofía y Doctrina de la Auditoría Académica. Un punto central
tratado es el desarrollo de las fases del Proceso de la Auditoría
Académica. Otro punto tratado está referido a las Acciones de Control de
la Auditoría Académica,
El Capítulo V, presenta todos los aspectos relacionados con la Buena
Administración de las Universidades Nacionales. Al respecto se trata los
Principios, Recursos, Estándares, Eficiencia, Eficacia y Economía de la
Buena Administración aplicada en las Universidades Nacionales. También
se desarrolla el Cumplimiento de la responsabilidad social, la obtención
de la mejora continua, el logro de la optimización hasta la
Competitividad de las Universidades Nacionales.
El Capítulo VI, está referido a la Presentación, Análisis e
Interpretación de la Entrevista y Encuesta realizadas. Este es el
trabajo de campo que será aplicado a las autoridades, docentes,
estudiantes y trabajadores administrativos de las Universidades
Nacionales. También se considera al personal de auditores de la
Contraloría General de la República y los docentes de la asignatura de
Auditoría.
El Capítulo VII, presenta la Contrastación y Verificación de los
Objetivos e Hipótesis planteadas al inicio de la investigación.
Finalmente se presenta las Conclusiones, Recomendaciones, Bibliografía y
los Anexos del trabajo de investigación.
CAPITULO I:
PLANTEAMIENTO METODOLOGICO
1.1. DESCRIPCION DEL TRABAJO DE INVESTIGACION
Este trabajo, trata de la forma como la auditoría académica desarrollada
con efectividad incide en la buena administración de las universidades
nacionales de nuestro país.
Las universidades públicas son entidades educativas autónomas, de origen
comunal, al servicio del país, integradas por autoridades, funcionarios,
trabajadores, profesores, alumnos y graduados dedicadas al estudio e
investigación, a la creación y aplicación científica y tecnológica,
enseñanza, transmisión y difusión del conocimiento para la formación de
humanistas, científicos, investigadores y profesionales.
Las universidades nacionales son creadas por Ley. Se rigen por la
Constitución Política del Perú, por la Ley Universitaria, su Estatuto y
sus Reglamentos.
Las universidades nacionales desarrollan sus funciones sobre la base de
principios.
Tienen visión, misión, objetivos, actividades y funciones.
Las universidades nacionales disponen dentro de su estructura orgánica
de órganos de inspección y control. La Oficina General de Auditoría
Interna es la que realiza las funciones de inspección y control de todas
las actividades de la universidad. En la práctica la auditoría interna
orienta su trabajo más a lo financiero y económico, dejando de lado las
actividades académicas. De este modo podemos decir que el órgano de
control viene trabajando con una concepción que ha sido sobrepasada por
el cambio y competitividad que exige la coyuntura actual. Esta
dependencia, realiza el planeamiento de sus actividades de control,
ejecuta los procedimientos de fiscalización y control y finalmente
remite sus informes a las autoridades correspondientes, sin considerar
el aspecto académico. Esta forma de desempeño, orientado sólo a lo
financiero y económico, sin tener en cuenta lo académico, se concreta en
la falta de efectividad del aspecto académico
El trabajo de la moderna auditoría, aplicada a las universidades
nacionales, no puede dejar de lado el aspecto académico que es la razón
de ser de dichas entidades, por lo que en este trabajo de investigación
proponemos este tipo de auditoría especializada. Para el efecto se
desarrolla todo lo referido a su filosofía, doctrina, acciones de
control, proceso, procedimientos, técnicas y prácticas.
1.2. DELIMITACIONES DE LA INVESTIGACION
ENTIDADES DONDE SE OBTUVO INFORMACION PARA LA TESIS:
Esta investigación se realizará en las siguientes Universidades
Nacionales:
Universidad Nacional Federico Villarreal y Universidad Nacional Mayor de
San Marcos
DELIMITACION TEMPORAL:
Esta es una investigación de actualidad.
DELIMITACION SOCIAL:
En el proceso de investigación se solicitó autorizaciones de las
autoridades de las Universidades Nacionales y se realizó coordinaciones
con personal docente, administrativo y estudiantes. El trabajo ha
permitido participar a la comunidad universitaria con el objeto de
obtener información para el desarrollo del trabajo de investigación
DELIMITACION CONCEPTUAL:
(1) Auditoría académica : variable independiente
(2) Universidades Nacionales : Variable interviniente
(3) Buena Administración : Variable Dependiente
1.3. PROBLEMAS DE LA INVESTIGACION
Una empresa comercial, tiene como giro o actividad principal la
compraventa de bienes, por tanto cualquier evaluación aplicada a este
tipo de entidades se orienta fundamentalmente a evaluar el aspecto
financiero y económico. En cambio en las universidades nacionales su
giro es la prestación de servicios académicos, sin embargo no se realiza
una evaluación del servicio académico, sino fundamentalmente se evalúa
las transacciones financieras y económicas. Es decir se viene utilizando
las herramientas de control sin la lógica ni el criterio necesarios.
El aspecto académico de las universidades converge, recursos humanos
(autoridades, docentes, administrativos, alumnos y ex alumnos ),
procesos, procedimientos, planes curriculares, sílabos, evaluaciones
(normales, de recuperación, de cargo, etc. ). Todos estos elementos
nunca han sido evaluados por una auditoría académica, es decir con la
participación de personal profesional que tenga entrenamiento técnico,
capacidad profesional y actitud independiente como auditores académicos.
De este modo, las universidades nacionales vienen afrontando problemas
en el control académico de las escuelas, facultades y departamentos
académicos que tienen a su cargo.
Los procesos, procedimientos, técnicas y prácticas de auditoría
financiera que se viene aplicando en las universidades nacionales, no
han contribuido a solucionar la problemática académica y por tanto no se
ha contribuido con la administración de estas entidades.
Asimismo se ha determinado la falta de la función asesora y consultora
por parte de la auditoría financiera lo que no le da efectividad ni
facilita la buena administración de las universidades nacionales.
Esta problemática ha originado que las escuelas, facultades y
departamentos académicos no cumplan sus metas, objetivos ni la misión
con eficiencia y efectividad.
PROBLEMA PRINCIPAL:
¿DE QUE MANERA LAS ACCIONES DE CONTROL DE LA AUDITORIA ACADEMICA PUEDEN
CONTRIBUIR A LA BUENA ADMINISTRACION DE LAS UNIVERSIDADES NACIONALES EN
EL PERU?
PROBLEMAS ESPECÍFICOS:
1) ¿Cómo concretar la auditoria académica en la infraestructura de las
universidades nacionales, de tal modo que se convierta en herramienta
efectiva que contribuye al proceso de la buena administración de estas
entidades del estado ?
2) ¿ De que manera las acciones y procedimientos del proceso de la
auditoria académica, puede contribuir al desarrollo de la organización
de las universidades nacionales, de modo que la auditoria académica y
administración establezcan una sinergia que beneficie a la comunidad
universitaria ?
3) ¿ En que forma las políticas de personal y otras normas, constituyen
criterios de auditoría académica, y contribuyen a la eficiencia de la
gestión administrativa de las universidades nacionales ?
4) ¿ La auditoría académica permitirá evidenciar la existencia las
actividades de proyección social de modo que se defina la efectividad de
la administración de las universidades nacionales interna como
externamente ?
5) ¿ De que modo contribuyen los hallazgos de la auditoría académica,
con el control de las universidades nacionales y por ende con la
optimización de la administración ?
1.3. JUSTIFICACION E IMPORTANCIA DE LA INVESTIGACION
1.4.1. JUSTIFICACIÓN
La filosofía de la auditoría académica es la sinergia con la
administración, a través de la evaluación de las actividades académicas,
asesoría y consultoría especializada y el monitoreo de los programas y
actividades académicas. No más trabajo paralelo o apartado de la
gestión. El paradigma es el trabajo conjunto, pero haciendo valer la
independencia de cada actividad.
Para que la auditoría académica cumpla con estos nuevos retos, el
control, debe estar no sólo en la estructura si no especialmente en la
infraestructura de las universidades nacionales, es decir formando parte
de la esencia de la misma.
La auditoria académica, de seguro va a ser muy beneficiosa para la
mejora de la práctica del control interno y del efecto positivo en la
administración de las universidades nacionales.
Para la efectividad de las actividades académicas y la buena
administración de las universidades nacionales, es fundamental la
práctica de la auditoría académica y además que se disponga de un
sistema de control académico que contribuya al logro de las metas,
objetivos, misión y visión institucional.
Ante la amplitud de los antiguos conceptos empleados y la superación de
las viejas definiciones restrictivas y mecanicistas de la auditoria, el
enfoque de la efectividad de la auditoría académica convierte a esta
actividad profesional en una herramienta eficaz para satisfacer las
necesidades de una buena administración de las universidades públicas.
Además de la trascendencia que tendrá en la buena administración de las
universidades públicas, la auditoría académica, también permitirá que
los auditores enfrenten el nuevo desafío que representa realizar la
auditoría académica, así como la asesoría y consultoría oportuna y
confiable y seguir manteniendo la independencia y objetividad en la
evaluación de todas las transacciones académicas; lo que permitirá
plasmar su ética profesional en toda su extensión.
1.4.2. IMPORTANCIA
La importancia de esta investigación radica en la oportunidad que
tenemos los profesionales de formular trabajos en base a los
conocimientos y experiencias para que sean aplicadas por las
Universidades Nacionales.
Por otro lado, hoy por hoy, que se habla de buen gobierno o buena
administración las universidades nacionales no pueden permanecer inertes
ante los cambios, especialmente si estos cambios van a beneficiar su
gestión, teniendo en cuenta que las universidades privadas vienen
poniendo todos sus esfuerzos y recursos para captar no sólo el interés
de sus alumnos, si no de toda la comunidad.
La alternativa de hoy es la auditoría académica para la buena
administración de las universidades nacionales, porque el aspecto
académico es la razón de ser institucional, el mismo que debe disponer
de la evaluación correspondiente, proporcionada por la auditoría
académica.
1.4. OBJETIVOS DE LA INVESTIGACION
OBJETIVO PRINCIPAL:
DETERMINAR LA MANERA EN QUE LA AUDITORIA ACADEMICA PUEDE CONTRIBUIR A LA
BUENA ADMINISTRACION DE LAS UNIVERSIDADES NACIONALES EN EL PERU
OBJETIVOS ESPECÍFICOS:
1) Determinar la forma de concretar la auditoria académica en la
infraestructura de las universidades nacionales, de tal modo que se
convierta en herramienta efectiva que contribuye al proceso de la
administración de estas entidades del estado.
2) Establecer la manera en que las acciones y procedimientos de la
auditoria académica, pueden contribuir con la organización y el
desarrollo institucional de las universidades nacionales
3) Establecer las políticas de personal y otras normas como criterios de
auditoría académica para que contribuyan a la eficiencia de la gestión
administrativa de las universidades nacionales.
4) Determinar mediante la evidencia de la auditoría académica las
actividades de proyección social que definan la efectividad de la
administración de las universidades nacionales con la comunidad
5) Establecer la forma como contribuyen los hallazgos de la auditoría
académica con el control de las universidades nacionales y por ende con
la optimización de la administración de dichas entidades.
1.5. HIPOTESIS DE LA INVESTIGACION
HIPÓTESIS PRINCIPAL:
LAS ACCIONES DE CONTROL REALIZADAS EN EL MARCO DE LA AUDITORIA
ACADEMICA, EVALUAN EL DESEMPEÑO DEL PERSONAL DOCENTE Y NO DOCENTE, LA
UTILIZACION EFICIENTE DE LOS RECURSOS ASIGNADOS A LAS ACTIVIDADES
ACADEMICAS, EL CUMPLIMIENTO DE LOS PLANES CURRICULARES, METAS, OBJETIVOS
Y MISION ENCOMENDADA A LAS ESCUELAS, INSTITUTOS, FACULTADES Y
DEPARTAMENTOS ACADEMICOS DE LAS UNIVERSIDADES NACIONALES
HIPOTESIS SECUNDARIAS:
1) El proceso de la auditoría académica se concreta en la
infraestructura de las universidades nacionales, cuando la comunidad
universitaria tenga el total convencimiento que su ejecución va a
permitir identificar y contribuir a la solución de los problemas y por
tanto facilitar el proceso de la administración efectiva de estas
entidades.
2) Las acciones y procedimientos del control académico aplicados por la
auditoría académica contribuyen con la organización y el desarrollo
institucional de las universidades nacionales, cuando evalúan los
procesos académicos y facilitan las recomendaciones para su efectividad.
3) Las políticas de personal, las normas académicas y otros documentos
son criterios de auditoría académica, por que funcionan como estándares
de la eficiencia de la gestión administrativa de las universidades
nacionales.
4) La auditoría académica permitirá evidenciar cada una de las
actividades de proyección social que realizan las universidades
nacionales, lo que define la efectividad de estas entidades con la
comunidad.
5) Los hallazgos representan deficiencias importantes que podrían
afectar en forma negativa las actividades educativas, son comunicados a
las autoridades correspondientes de las universidades nacionales para
que se tomen las acciones pertinentes; lo que permite optimizar el
control y la administración de estas entidades.
VARIABLES DE LA INVESTIGACION:
1) VARIABLE INDEPENDIENTE:
X. AUDITORIA ACADEMICA:
INDICADORES:
X.1. PROCESO DE LA AUDITORIA ACADEMICA
X.2. ACCIONES Y PROCEDIMIENTOS DE CONTROL ACADEMICO
X.3. CRITERIOS DE AUDITORIA ACADEMICA
X.4. EVIDENCIA DE AUDITORIA ACADEMICA
X.5. HALLAZGOS DE AUDITORIA ACADEMICA
2) VARIABLE DEPENDIENTE:
Y. BUENA ADMINISTRACION:
INDICADORES:
Y.1. PROCESO DE LA ADMINISTRACION EFECTIVA
Y.2. DESARROLLO DE LAS ACTIVIDADES INSTITUCIONALES
Y.3. EFICIENCIA DE LA ADMINISTRACION
Y.4. EFECTIVIDAD DE LA ADMINISTRACION
Y.5. OPTIMIZACION DE LA ADMINISTRACION
3) VARIABLE INTERVINIENTE:
Z. UNIVERSIDADES NACIONALES:
INDICADORES:
Z.1. INFRAESTRUCTURA DE LAS UNIVERDADES NACIONALES
Z.2. ORGANIZACIÓN DE LAS UNIVERSIDADES NACIONALES
Z.3. GESTION DE LAS UNIVERSIDADES NACIONALES
Z.4. ACTIVIDADES DE PROYECCION SOCIAL
Z.5. CONTROL DE LAS UNIVERSIDADES NACIONALES
1.6. METODOLOGIA DE LA INVESTIGACION
• TIPO Y NIVEL DE INVESTIGACION:
TIPO DE INVESTIGACION:
Este trabajo de investigación es del tipo básica o pura, por cuanto todos los aspectos son teorizados, aunque sus alcances serán prácticos en la medida que sean aplicados por las Universidades Nacionales.
NIVEL DE INVESTIGACION
La investigación es del nivel descriptiva-explicativa, por cuanto se describe todos los aspectos de la auditoría interna para poder aplicarlo como herramienta para el cambio y competitividad de las Universidades Públicas.
• METODOS DE LA INVESTIGACION
DESCRIPTIVO
Será utilizado para describir o detallar las bondades de las acciones de control de la Auditoría Académica de modo que contribuya a la buena administración de las Universidades Nacionales.
INDUCTIVO
Este método será utilizado para inferir la información de la muestra en la población de la investigación y de esa forma facilitar la contrastación de la hipótesis y demostración de los objetivos.
DISEÑO DE LA INVESTIGACIÓN DESARROLLADA.
En este trabajo de investigación, en primer lugar se han identificado los problemas, en base a los cuales se han propuesto las soluciones correspondientes a través de las hipótesis, asimismo se han propuesto los objetivos de la investigación; estableciendo una relación directa entre estos tres elementos metodológicos.
Luego de haber desarrollado el trabajo, se ha contrastado los objetivos específicos, lo que ha permitido consolidar el objetivo general de la investigación. Los objetivos específicos contrastados, han sido la base para emitir las conclusiones parciales de la investigación.
Las conclusiones parciales, constituyen el resultado de la investigación y constituyen la base para emitir la conclusión general del trabajo.
Finalmente, se ha establecido una interrelación entre el objetivo general y la conclusión general para llegar a contrastar la hipótesis general de la investigación, sobre la base del planteamiento metodológico y teórico.
La tesis también contiene las recomendaciones, que vienen a ser los criterios u opiniones del autor, para la mejora y competitividad de las universidades públicas, en un contexto muy difícil propiciado por la abundancia de universidades privadas y otros factores.
La bibliografía utilizada es la base para el fundamento teórico que estamos presentando por tanto merece la relevancia del caso.
• POBLACION Y MUESTRA DE LA INVESTIGACION
POBLACION
Estuvo compuesta por las autoridades, docentes, trabajadores y estudiantes de las 34 universidades públicas que funcionan en nuestro país en base de las respectivas leyes de creación.
Asimismo, se tomó en cuenta al personal especialista de la Contraloría General de la República y el personal docente de la asignatura de auditoría de las Universidades Nacionales.
MUESTRA
La muestra de la investigación estuvo compuesta por las autoridades,
docentes, trabajadores y estudiantes de las siguientes Universidades
Públicas:
1) Universidad Nacional Federico Villarreal
2) Universidad Nacional Mayor de San Marcos
Asimismo, se tomó en cuenta al personal especialista de la Contraloría General de la República y el personal docente de la asignatura de auditoría de las Universidades Nacionales.
COMPOSICION DE LA MUESTRA DE LA INVESTIGACION
• TECNICAS DE RECOPILACION DE DATOS:
ENTREVISTAS
Esta técnica se aplicó a las autoridades de las Universidades Públicas (15) y Funcionarios de la Contraloría (05, con el objeto de obtener información que valide la investigación.
ENCUESTAS
Se aplicó a los docentes, alumnos, y trabajadores de la universidades públicas (60); personal operativo de la Contraloría (10) y docentes de auditoría (10). con el objeto de obtener información sobre los aspectos relacionados con la investigación
ANÁLISIS DOCUMENTAL
Se utilizó esta técnica para analizar las normas; información académica, administrativa, presupuestaria y otras fuentes de origen bibliográfico relacionados con la investigación.
INSTRUMENTOS DE RECOPILACIÓN DE DATOS:
Los instrumentos que se han utilizado en la investigación, están relacionados con las técnicas antes mencionadas, del siguiente modo:
TECNICAS E INSTRUMENTOS UTILIZADOS EN LA INVESTIGACION
TECNICAS DE ANALISIS Y PROCESAMIENTO DE DATOS
CAPITULO II:
ASPECTOS GENERALES DEL PLANTEAMIENTO TEORICO
2.1. ANTECEDENTES BIBLIOGRAFICOS DE LA INVESTIGACION
La auditoría académica no es un tema que ha sido tratado por los
investigadores; sin embargo existen trabajos que de una u otra forma han
aportado para que el presente trabajo se consolide:
a) Tesis “El Nuevo Marco de la Auditoría Interna y su influencia en
la optimización del Gobierno Corporativo de las Universidades Públicas”,
correspondiente al Mag. Guardia Huamaní, Efraín presentada en la Escuela
Universitaria de Post Grado de la Universidad Nacional Federico
Villarreal para obtener el Grado Académico de Maestro den Auditoría
Contable y Financiera. Está referida al estudio de la auditoría interna
como herramienta facilitadora de las actividades académicas y
administrativas de las Universidades Públicas.
b) Tesis “ Auditoría interna y el control interno: Su aplicación en una
universidad nacional”. Esta tesis se encuentra en el Colegio de
Contadores Públicos de Lima y corresponde a Pérez Hernández, Daniela,
presentada en la Universidad Nacional Mayor de San Marcos para obtener
el Grado de Maestro. En este documento se relaciona los principios,
normas y procedimientos del control interno con el trabajo del auditor
interno de una universidad nacional.
c) Tesis: “ El Proceso administrativo de control interno en la gestión
municipal”, elaborado por León Flores, Gilberto E. y Zevallos Cardich
José María para optar el Grado de Maestro en Administración en la
Universidad Nacional Federico Villarreal. En este trabajo se describe
las etapas del control interno y la forma como incide en la gestión de
las municipalidades de nuestro país, por el enfoque que tiene será de
utilidad para el presente trabajo.
d) Tesis: “Control de calidad en el desarrollo empresarial”, elaborado
por Trinidad Rivera, Lorgio Heraclio y Esparza Silva, Milciades Roberto
para potar el Grado de Maestro en Ingeniería industrial en la
Universidad Nacional Federico Villarreal. En esta tesis los autores
estudian todas los criterios que deben cumplirse para planificar y
producir bienes y servicios de calidad. Estos criterios podrían
adecuarse a las Universidades Nacionales, para prestar servicios
académicos de calidad.
e) Tesis: “La auditoria de gestión en la empresa moderna”, elaborado por
Bendezú Iriarte, Juan Héctor para optar el grado de Maestro en
Administración en la Universidad Nacional Federico Villarreal. El autor
en esta tesis desarrolla el proceso de la auditoría de gestión, tratando
en primer lugar la evaluación del sistema de control interno, lo que
será de suma utilidad para el presente trabajo de investigación.
f) Tesis: “Control eficaz de la gestión de una empresa Cooperativa de
Servicios Múltiples”, elaborado por Hernández Celis Domingo, para optar
el Grado de Maestro en Auditoria Contable y financiera en la Universidad
Nacional Federico Villarreal. En este trabajo el autor describe la forma
como implementar un sistema de control interno eficaz, el mismo que es
un verdadero facilitador de la gestión óptima de las empresas
cooperativas. Este trabajo puede ser aplicado a las Universidades
Nacionales, con el fin de implementar un sistema de control eficaz para
el buen gobierno corporativo.
g) Tesis: “ Control de las Organizaciones No Gubernamentales de
Desarrollo para la eficacia de la Cooperación Técnica Internacional”,
elaborado por Domingo Hernández Celis, para optar el Grado de Doctor en
Contabilidad. En este trabajo el autor trata del estudio del control
aplicado en las Organizaciones No Gubernamentales de Desarrollo. Este
trabajo será tomado como referencia porque se busca la efectividad.
2.2. RESEÑA HISTORICA DE LA INVESTIGACIÓN
2.2.1. RESEÑA HISTORICA DE LAS UNIVERSIDADES
El conocimiento, comprensión y aplicación que desde siempre fueron
espontáneas, con el transcurrir del tiempo fueron organizadas e
institucionalizadas, fueron limitadas y fijadas en las Universidades,
donde los saberes organizados se guardaron, se especializaron, y se
difundieron hasta hoy. Desde entonces, la historia de las universidades
es la historia de las instituciones que contienen saberes para guardar,
saberes para distribuir, saberes para descubrir, saberes que se
producen, se inventan, se censuran, o simplemente se repiten.
En el Perú, la Ley Universitaria No. 23733, establece que las
Universidades están integradas por profesores, estudiantes y graduados.
Las Universidades se dedican al estudio, la investigación, la educación
y la difusión del saber y la cultura, y a su extensión y proyección
sociales.
Las Universidades tienen autonomía académica, normativa, administrativa
y económica dentro de la ley.
2.2.2. RESEÑA HISTORICA DE LA AUDITORIA ACADEMICA
El estudio de la auditoria y su influencia en la administración de las
empresas, ha sido una preocupación desde siempre.
J.A. Cashin, P.D. Neuwrith y J.F. Ley (1984) desde hace mas de 40 años
mencionaron que la continua expansión de las actividades modernas ha
añadido pesadas cargas a la dirección de las entidades a la hora de
mantener el control sobre operaciones extensas. El incremento en las
actividades regulares, la descentralización, y la mayor dispersión
geográfica han puesto por sí mismas serios retos al control a la
administración. Hay que añadir, además los nuevos problemas relacionados
con las fusiones y adquisiciones, la diversificación de bienes y
servicios, la informática y otras tecnologías, el grado de complejidad
alcanzado reclama una ejecución sobresaliente en todos los niveles de la
administración. Los autores dicen, que desde mucho más antes, la
dirección podría mantener el control a través del constante contacto
personal con las operaciones de las entidades, con otros niveles de
administración y hasta con los empleados individualmente. Los nuevos
problemas han hecho necesario delegar responsabilidad y autoridad en
numerosos niveles de supervisión. Sin embargo, la responsabilidad de la
dirección no termina con esta asignación de funciones pues no puede
delegar su responsabilidad general. Con la delegación de
responsabilidades la dirección tuvo que encauzar el control a través de
especialistas, los auditores, para poder mantener la vigilancia sobre la
cadena de control de dirección. Es necesario un programa sistemático de
revisión y valoración para comprobar que las responsabilidades delegadas
han sido bien encausadas y que las políticas y procedimientos
establecidos se han llevado a cabo como estaba previsto.
Más aún, si pudiese existir una revisión regular por un personal
cualificado para determinar que el sistema de control ha sido el
adecuado y, a través de pruebas constantes, determinar que ha resultado
operativamente efectivo, podría asegurarse la integridad del control y
de la información. Sin tal seguridad, la dirección podría dudar de los
estados financieros o la gestión cuando se utilice como guía para la
toma de decisiones diaria. Sin tal seguridad, el auditor no puede
confiar en el sistema de control interno, a no ser que incremente mucho
sus evidencias y la extensión de los procedimientos de auditoria.
El instituto de auditores internos de Estados Unidos, a través de su
Comité de Desarrollo Internacional, ha realizado un estudio de la
auditoria para determinar lo que ha venido haciéndose en el campo de la
misma y como se ha realizado. El primer estudio se realizó en 1957,
seguido de otros en 1968, 1975, 1979, 1985, 1990, 1992. Cada uno de
ellos ha demostrado que la función de auditoria aplicado a las entidades
públicas y privadas ha progresado notablemente en la extensión de su
alcance hacia más áreas operacionales, acrecentando el estatus del
informe del auditor interno.
En el año 1997, los directivos del Instituto de Auditores Internos de
España cuando prologan la traducción el Informe COSO, dicen que es
motivo de gran satisfacción presentar a los lectores de habla española y
concretamente a los profesionales de la auditoria, del control, de la
administración y gestión de las organizaciones, la traducción de la
versión en inglés del INFORME COSO sobre control interno, publicación
editada en los estados Unidos en 1992 tras un largo período de discusión
de mas de cinco años y realizada por el grupo de trabajo que la Comisión
Treadway formó con el objetivo fundamental de definir un nuevo marco
conceptual del control interno capaz de integrar las diversas
definiciones y conceptos que hasta ahora se han venido utilizando sobre
este tema.
Las universidades públicas como entidades que necesitan administrarse en
la forma más óptima posible tienen que hacer uso del sistema de control
interno y su principal instrumento la auditoria con el fin de detectar,
en el plazo deseado, cualquier desviación con respecto a los objetivos
académicos, sociales y económicos establecidos por estas entidades y de
limitar las sorpresas. La auditoria permite a la administración hacer
frente a la rápida evolución del entrono económico y competitivo, así
como a las exigencias y prioridades cambiantes de los clientes y adaptar
su estructura para asegurar el crecimiento futuro.
La auditoria fomenta la eficiencia, reduce los riesgos de pérdida de
valor de los activos y ayuda a garantizar la fiabilidad de la
información y el cumplimiento de las leyes y normas vigentes. Debido a
que la auditoria es útil para la consecución de muchos objetivos
importantes de la administración de las universidades nacionales, cada
vez es mayor la exigencia de disponer de mejores sistemas de control
interno y de informes sobre los mismos, de este modo la auditoria es
considerada cada vez más como una solución a numerosos problemas
potenciales de la administración de las universidades nacionales.
La Resolución de Contraloría Nº 072-98-CG, aprueba las normas técnicas
de control interno para el Sector Público. En el preámbulo de esta norma
se indica que conforme a la Ley No. 27785 la Contraloría General de la
República como ente Rector del Sistema Nacional de Control, debe
formular procedimientos y operaciones a ser empleados por las entidades
públicas en su accionar, a fin de optimizar sus sistemas administrativos
de gestión y control interno; dentro de la política de modernización del
Estado corresponde establecer pautas básicas homogéneas que orienten el
accionar de las entidades del Sector Público, hacia la búsqueda de la
efectividad, eficiencia y economía en sus operaciones, en el marco de
una adecuada estructura del Control Interno y probidad administrativa.
En tal sentido, en el marco de flexibilidad señalado, resulta necesario
proporcionar a las Entidades Públicas normas técnicas de control
gerencial, que coadyuven a una adecuada orientación y unificación de sus
controles internos, favoreciendo un funcionamiento orgánico y uniforme
de la gestión pública y de utilización de los recursos públicos, en un
ambiente satisfactorio de control interno y probidad. Las normas de
control interno para el sector público son guías generales dictadas por
la Contraloría General de la República, con el objeto de promover una
sana administración de los recursos públicos en las entidades en el
marco de una adecuada estructura de control interno. Estas normas
establecen las pautas básicas y guían el accionar de las entidades del
sector público hacia la búsqueda de la efectividad, eficiencia y
economía en las operaciones. Los Titulares (El Rector en el caso de las
universidades) de cada entidad son responsables de establecer, mantener,
revisar y actualizar la estructura de control interno, que debe estar en
función a la naturaleza de sus actividades y volumen de operaciones,
considerando en todo momento el costo-beneficio de los controles y
procedimientos implantados.
La traducción del Internal Control Integrated Framwork por el Instituto
de Auditores Internos de España- Coopers & Lybrand SA., nos permite
entender que los nuevos elementos del control interno: entorno de
control, evaluación de los riesgos, actividades de control, información
y comunicación y supervisión, deben ser los llamados a aplicarse en las
Universidades Nacionales, para que aporten el ambiente en el que los
trabajadores desarrollen sus actividades y cumplan con sus
responsabilidades de control, evalúen los riesgos relacionados con el
cumplimiento de determinados objetivos, establezcan las ayudas para
asegurar que se pongan en práctica las leyes, estatuto, reglamento,
manuales, directivas, etc. de las universidades para hacer frente a
dichos riesgos. Asimismo estos componentes permitirán que la información
relevante se capte y se comunique por toda la universidad y luego
supervisar y modificar según las circunstancias todos los mecanismos de
gestión, de modo que se alcance eficacia y eficiencia de las
operaciones, fiabilidad de la información y se cumplan las leyes y
normas aplicables.
En todo este contexto el control interno y su herramienta fundamental la
auditoria, serán un medio utilizado para la consecución de los fines y
no un fin en si mismo. De lo antes indicado, se puede deducir, que los
antecedentes que se han determinado, están constituidos por aspectos
eminentemente normativos y doctrinarios, los que serán conocidos,
comprendidos, analizados e interpretados adecuadamente para luego pasar
a ser utilizados en el trabajo de investigación
La Universidades Nacionales, no carecen de normas, menos de órganos
institucionales; el problema es que todos estos mecanismos no vienen
aportando a la administración de estas entidades, por lo que es
necesario introducir la moderna auditoría académica para que contribuya
en forma eficiente, económica y eficaz a la buena administración.
2.3. BASE LEGAL DE LA INVESTIGACION
- Normas generales
1. Constitución Política del Estado;
2. Ley de Gestión Presupuestaria del Estado- Ley No. 27209;
3. Ley del Presupuesto del Sector Público para el Año Fiscal 2006 –Ley
No. 28652;
4. Ley de Equilibrio Financiero del Presupuesto del Sector Público para
el Año Fiscal 2006- Ley No. 28653
5. Ley de Endeudamiento del Sector Público para el Año Fiscal 2006- Ley
No. 28654;
6. Ley de Responsabilidad y Transparencia Fiscal- Ley 27245, modificada
por la Ley No. 27958;
7. Ley Marco de la Administración Financiera del Sector Público;
8. Código Civil y Código Procesal Civil;
9. Código Penal;
10. Código de Procedimientos Penales; y,
11. Código Procesal Penal
- Normas especificas
1. Ley Universitaria;
2. Ley Orgánica de cada universidad;
3. Estatuto de cada universidad;
4. Reglamento general de cada universidad;
5. Plan Estratégico de cada universidad;
6. Presupuesto de cada universidad;
7. Cuadro de Asignación de Personal;
8. Reglamento de Organización y Funciones;
9. Manuales de proceso y procedimientos;
10. Otras normas relacionadas
- Normas contables
1. Normas Internacionales de Contabilidad Sector Público (NIC-SP)
2. Normas Internacionales de Información Financiera (NIIF)
3. Plan Contable Gubernamental
4. Resoluciones de la Contaduría Publica de la Nación
5. Directivas sobre procesos y procedimientos contables
- Normas de control
1. Normas Internacionales de Auditoria-NIAS
2. Normas de Auditoria Generalmente Aceptadas-NAGAS.
3. Normas de Auditoria Gubernamental-NAGUS.
4. Ley No.. 27785: Ley Orgánica del Sistema Nacional de Control y de la
Contraloría General de la Republica. Publicada el 23.07.2002.
5. Resolución de Contraloría No. 072-98-CG: Normas Técnicas de Control
Interno para el Sector Publico. Publicado el 18.12.1998
6. Resolución de Contraloría No. 123-2000-CG: Ampliación de las Normas
Técnicas de Control Interno para el Sector Público. Publicado el 01.07.
2000.
CAPITULO III :
UNIVERSIDADES NACIONALES PERUANAS
3.1. MARCO GENERAL DE LAS UNIVERSIDADES NACIONALES
Las Universidades Nacionales, son entidades integradas por profesores,
estudiantes y graduados. Se dedican al estudio, la investigación, la
educación y la difusión del saber y la cultura y a su extensión y
proyección sociales. Tienen autonomía académica, normativa,
administración y económica dentro de la Ley .
La Ley Universitaria, establece sus fines, régimen académico y
administrativo, los estudios y grados que otorga, su gobierno y otros
aspectos relacionados con su actividad.
3.2. INFRAESTRUCTURA DE LAS UNIVERSIDADES NACIONALES
Conjunto de elementos o servicios que se consideran necesarios para el
funcionamiento de las universidades nacionales. Los elementos están
constituidos por terrenos, locales académicos, locales administrativos,
maquinaria y equipo, unidades de transportes, muebles y enseres y otros
equipos diversos necesarios para el funcionamiento de las universidades.
En cuanto a servicios, está referido a los procesos y procedimientos de
los servicios que prestan las universidades nacionales; tales como,
ingresos, proceso académico, proceso de graduación, proceso de
titulación; sistema de pagos, sistema de cobros, etc.
De acuerdo con la Enciclopedia Encarta® 2005, también se puede hablar de
infraestructura social y económica.
En ese sentido la infraestructura social comprende a la forma como están organizadas las personas de las universidades; es decir en autoridades, funcionarios, docentes, trabajadores no docentes, estudiantes, egresados, graduados. Cada uno de estos grupos tiene intereses propios e intereses corporativos, por tanto su participación en de suma importancia en la administración de las Universidades Nacionales.
En cuanto a la infraestructura económica está referida a la forma
como estructuran las universidades nacionales sus fuentes de
financiamiento e inversiones para que puedan funcionar. Los recursos del
tesoro, los recursos directamente recaudados, las donaciones y legados
constituyen las fuentes básicas de financiamiento. En base a estas
fuentes se obtienen las inversiones necesarias para la gestión académica
y administrativa. Las Universidades Nacionales deben disponer de una
adecuada estructura de financiamiento e inversiones para poder llevar a
cabo sus actividades en las mejores condiciones.
3.3. PLANEACION ESTRATEGICA DE LAS UNIVERSIDADES NACIONALES
El Artículo 55 de la Ley No. 27209 , establece que las entidades del
Estado deben formular el Plan Estratégico Institucional.
El Decreto Supremo No. 187-2001-EF , establece que los Planes
Estratégicos Multilaterales, estarán compuestos de los siguientes
elementos: i) Visión del país al 2021; ii) Misión del Estado; iii)
Objetivo general del gobierno; iv)) Principales prioridades nacionales
para el período 2002-2006. Asimismo esta norma contiene la Programación
general y específica por sectores institucionales.
El Marco Macroeconómico Multianual 2006-2008, contiene: i) La
declaración de principios de política fiscal; ii) La situación general y
perspectivas: Desarrollos perspectivas y Escenario Macroeconómico; iii)
Ingresos, Gastos y Financiamiento público.
La Resolución No. 399-2001-EF/10 , establece las disposiciones
específicas para la formulación de los Planes Estratégicos
Institucionales. Al respecto se establece los diversos aspectos de: i)
Los Planes Estratégicos Institucionales (PEI); ii) La Programación
Multianual de Inversión Pública (PMIP); y, iii) La Estructura de los
Planes Estratégicos Multianuales (PEM).
Esta norma establece que la formulación de los Planes Estratégicos
Multianuales, deben contener la siguiente información: i) El
Diagnóstico; ii) Las Perspectivas a mediano y largo plazo (Visión y
Misión); iii) Los Objetivos Estratégicos generales y específicos; iv)
Las Acciones Permanentes y Temporales; v) Los Indicadores para la
medición del desempeño; y, vi) Los recursos necesarios para su
implementación.
DIAGNÓSTICO :
Comprende el análisis de la situación respecto al entorno en el que se
sitúa y al análisis de sus características internas. El diagnóstico
comprende una mirada a la situación actual y a la evolución que ha
tenido en los últimos cinco años, sobre la base de una Matriz de
Diagnóstico que refleje: Situación encontrada; Acciones emprendidas;
Resultados esperados; y, Resultados obtenidos.
Para la elaboración de la Matriz de Diagnóstico se considerará el
análisis del entorno general y específico. El entorno general incluirá
el análisis de los factores que corresponden a lo económico; geográfico;
demográfico; político; legal; social; cultural; tecnológico; y,
cualquier otro factor que se considere pertinente. El entorno específico
incluirá la definición de: Quienes son los usuarios / beneficiarios;
Cuales son los principales colaboradores, y, Otras entidades públicas y
privadas que prestan servicios similares.
Una forma de identificar la problemática así como evaluar las
condiciones favorables y adversas por las que está pasando las
Universidades Nacionales, es el ANALISIS FODA, el cual permite
identificar y evaluar los factores favorables o adversos del entorno y
del ambiente interno. El Análisis FODA permite analizar los cambios del
medio externo en términos de Amenazas y Oportunidades así como del medio
interno en términos de Fortalezas y Debilidades.
PERSPECTIVAS DE CORTO, MEDIANO Y LARGO PLAZO :
Comprende:
La Visión será una representación de lo que deben ser en el futuro las
Universidades Públicas, en el marco de la temática que le compete al
Pliego Presupuestario. La Visión incluirá cambios que deseamos lograr en
el seno de la población objetivo y en la imagen objetivo de la propia
institución.
"La Universidad Nacional Federico Villarreal", debe liderar la
innovación cultural, social, tecnológica y científica, que contribuya
efectivamente al desarrollo humano sostenible"
La Misión, en la nueva propuesta estratégica, equivaldrá a enunciar
explícitamente la razón de la existencia del Pliego Presupuestario,
reflejará lo que es, haciendo alusión directa a la función general y
específica que cumple como instancia de gestión.
La declaración de la misión responderá a las siguientes interrogantes:
i) Quiénes somos; ii) Que buscamos; iii) Porqué lo hacemos; y, iv) Para
quiénes trabajamos.
" La Universidad Nacional Federico Villarreal", tiene por misión, la
formación de la persona humana, y el fortalecimiento de la identidad
cultural de la nación, fundado en un renovado conocimiento científico y
tecnológico, en correspondencia solidaria con el desarrollo humano
sostenible “
Asimismo, en la propuesta estratégica, se definirán los Objetivos
Estratégicos Generales, que vienen a ser los propósitos o fines
esenciales que la entidad pretende alcanzar para lograr la misión que se
ha propuesto en el marco de su estrategia. Constituyen propósitos en
términos generales que se asocian principalmente a un Programa dentro de
la clasificación funcional vigente.
Los objetivos estratégicos generales, serán por definición objetivos de
largo plazo que contribuirán al logro de la Visión de los Programas. Por
lo tanto estos objetivos deben responder a que se desea cambiar de la
realidad interno y externa en la cual se actúa, y serán expresados en
términos cualitativos y ser susceptibles de medición a través de
Indicadores de Resultados objetivamente verificables.
Objetivos generales de la UNFV:
- Objetivo: Brindar formación de alta calidad y excelencia académica,
sobre la base de un sistema de investigación que tenga como soporte una
docencia calificada, infraestructura y equipamiento que permita formar
profesionales con conocimientos y valores, comprometidos con el
desarrollo humano sostenible.
- Objetivo: Brindar formación integral, desarrollada sobre la base de
permanente evaluación y actualización de los recursos académicos.
- Objetivo: Desarrollar e incrementar los trabajos de investigación
interdisciplinarios orientada a la enseñanza - aprendizaje científicos
tecnológicos que permita integrar a la universidad en el proceso
productivo del país.
- Objetivo: Implementar programas de bienestar, proyección social, y
actividades artísticas y culturales, mediante el apoyo de la cooperación
técnica
- Objetivo: Lograr una gestión administrativa eficiente y eficaz, como
soporte de las actividades académicas de investigación y de acción
social.
- Objetivo: Mejorar, ampliar y/o acondicionar la infraestructura física
institucional existente, a efecto de brindar un mejor servicio a la
población estudiantil y a la comunidad en su conjunto
Los Objetivos Estratégicos Específicos, serán los propósitos en que
se divide un objetivo general, se asociarán principalmente a un
Subprograma dentro de la clasificación funcional vigente y comprenderá
un conjunto de acciones permanentes y temporales.
Estos objetivos serán por definición objetivos de mediano plazo que
contribuirán al logro del objetivo estratégico general y serán
expresados en términos cualitativos y serán susceptibles de medición a
través de Indicadores de Resultados objetivamente verificables.
Las Acciones Permanentes o Temporales, serán las categorías básicas
sobre las que se centra la implementación estratégica de la Propuesta
Estratégica, constituirán las unidades fundamentales de asignación de
recursos a fin de lograr objetivos estratégicos específicos.
Los Indicadores para la Medición del Desempeño, serán los parámetros
cualitativos y cuantitativos que detallan la medida en la cual un
determinado objetivo ha sido logrado. Al ser instrumentos de medición de
las principales variables asociadas al cumplimientos de los objetivos,
constituirán una expresión cuantitativa de lo que se pretende alcanzar y
mediante la cual se establece y mide sus propios criterios de éxito, y
proveen la base para el seguimiento de su desempeño.
PROGRAMACIÓN MULTIANUAL DE INVERSIONES:
La Programación Multianual de Inversiones, es un proceso mediante el
cual las Universidades Nacionales determinan el conjunto de Proyectos de
Inversión pública que se encuentran en la etapa de preinversión e
inversión, a ser evaluados o ejecutados, dentro del marco de las
políticas y prioridades establecidas por el Sector al cual pertenecen y
que se encuentran expresados en los Planes Estratégicos Sectoriales
Multianuales (PESEM). Las Oficinas de Programación e Inversiones (OPI) o
quienes hagan sus veces, elaboran los Programas Multisectorales de
Inversión Pública (PMIP).
En este contexto, Proyecto de Inversión Pública, es toda intervención
limitada en el tiempo que implique la aplicación de recursos públicos
con el fin de ampliar, mejorar y modernizar la capacidad productora de
bienes o prestadora de servicios, cuyos beneficios son independientes de
los de otros proyectos; y que la Oficina de Programación e Inversiones,
o quien haga sus veces, tiene la responsabilidad de elaborar el Programa
Multianual de Inversiones y velar por el cumplimiento del Sistema
Nacional de Inversión Pública (SNIP).
LoS PMIP que se consideren en la formulación de los Planes Estratégicos
Institucionales, deben comprender adicionalmente, lo siguiente:
a) Debe abarcar el periodo para el cual se ha el Plan Estratégico
Institucional, independientemente del plazo de ejecución de los
proyectos de inversión; y,
b) Debe considerar no sólo los proyectos de inversión que se encuentren
en etapa de ejecución o preinversión, si no también aquellos proyectos
de inversión a nivel de perfil con una estimación de los recursos
necesarios.
3.4. ORGANIZACIÓN DE LAS UNIVERSIDADES NACIONALES
Las universidades nacionales se dedican al estudio, la investigación, la
educación y la difusión del saber y la cultura y a su extensión y
proyección sociales.
Las universidades nacionales tienen autonomía académica, normativa,
administración y económica dentro de la Ley . La Ley Universitaria,
establece sus fines, régimen académico y administrativo, los estudios y
grados que otorga, el tipo de administración que deben aplicar y otros
aspectos relacionados con su actividad.
Las universidades nacionales, son entidades integradas por autoridades,
funcionarios, profesores, estudiantes, egresados graduados, trabajadores
administrativos y trabajadores de servicio.
Las universidades nacionales disponen de órganos de gobierno: Asamblea
Universitaria, Consejo Universitario y Consejo de Facultad. También es
parte de la organización la Comunidad Universitaria: Profesores,
estudiantes, graduados y titulados.
El régimen académico de las universidades nacionales, comprende: el
proceso de admisión, el proceso de matrícula, el proceso de evaluación,
el ciclo vacacional de estudios, las prácticas pre profesionales e
internado, los grados y títulos y el sistema de orientación y tutoría
académica y personal.
3.5. DIRECCION Y GESTIÓN DE LAS UNIVERSIDADES NACIONALES
Las universidades organizan su régimen de gestión de acuerdo con la Ley
Universitaria, Estatuto, Reglamento Interno y otras normas relacionadas.
La gestión se ejerce por la Asamblea Universitaria, el Consejo
Universitario, el Rector, el Concejo de Facultad y los Decanos.
Para cada componente la Ley establece su composición y sus atribuciones.
Cada universidad organiza y establece su régimen académico por
Facultades de acuerdo con sus características y necesidades.
Las universidades cuentan con servicios y oficinas académicas,
administrativas y de asesoramiento, cuya organización determinan sus
Estatutos garantizando su racionalización y eficiencia. Están a cargo de
funcionarios nombrados por el Consejo Universitario o propuesta por el
Rector.
La comunidad nacional sostiene económicamente a las universidades
nacionales, las que deberían corresponder a ese esfuerzo con la calidad
de sus servicios académicos.
Los recursos económicos de las universidades nacionales provienen de
Asignaciones del Tesoro Público, ingresos por concepto de leyes
especiales y recursos directamente recaudados .
3.6. CONTROL EFECTIVO DE LAS UNIVERSIDADES NACIONALES
Las universidades nacionales están sujetas al Sistema Nacional de
Control, por la condición de ser entidades del Estado.
La Ley Universitaria dispone que la Asamblea Nacional de Rectores puede
ordenar la práctica de auditorías destinadas a velar por el recto uso de
los recursos de las universidades. Dentro de los seis meses de concluido
un período presupuestal, las universidades nacionales rinden cuenta del
ejercicio a la Contraloría General de la República, informan al Congreso
y publican gratuitamente en el Diario oficial el balance respectivo
La Oficina General de Auditoría Interna, está a cargo de la evaluación
del Sistema de Control Interno de las universidades nacionales. Esta
dependencia depende administrativa y funcionalmente depende de la
Contraloría General de la República.
Las universidades nacionales están sujetas al Sistema Nacional de
Control.
La Asamblea Nacional de Rectores puede ordenar la práctica de auditorías
destinadas a velar por el recto uso de los recursos de las
universidades. Dentro de los seis meses de concluido un período
presupuestal, las universidades públicas rinden cuenta del ejercicio a
la Contraloría General de la República, informan al Congreso y publican
gratuitamente en el Diario oficial el balance respectivo
La Oficina de Control Institucional (OCI), está a cargo de la evaluación
del Sistema de Control Interno de las universidades públicas. Esta
dependencia depende de la Contraloría General de la República.
Debido al mundo económico integrado que existe hoy en día se ha creado
la necesidad de integrar metodologías y conceptos en todos los niveles
de las diversas áreas administrativas y operativas con el fin de ser
competitivas y responder a las nuevas exigencias empresariales, surge
así un nuevo concepto de control interno donde se brinda una estructura
común el cual es documentada en el denominado informe COSO.
El control es el proceso que ejecuta la administración con el fin de
evaluar operaciones especificas con seguridad razonable en tres
principales categorías: Efectividad y eficiencia operacional,
confiabilidad de la información financiera y cumplimiento de políticas,
leyes y normas.
El control interno, de acuerdo con el Informe COSO, posee cinco
componentes que pueden ser implementados en todas las entidades de
acuerdo a las características administrativas, operacionales y de
tamaño; los componentes son: un ambiente de control, una valoración de
riesgos, las actividades de control (políticas y procedimientos),
información y comunicación y finalmente el monitoreo o supervisión.
La implementación del control interno implica que cada uno de sus
componentes estén aplicados a cada categoría esencial de la empresa
convirtiéndose en un proceso integrado y dinámico permanentemente, como
paso previo cada entidad debe establecer los objetivos, políticas y
estrategias relacionadas entre si con el fin de garantizar el desarrollo
organizacional y el cumplimiento de las metas corporativas; aunque el
sistema de control interno debe ser intrínseco a la administración de la
entidad y busca que esta sea mas flexible y competitiva en el mercado se
producen ciertas limitaciones inherentes que impiden que el sistema como
tal sea 100% confiable y donde cabe un pequeño porcentaje de
incertidumbre, por esta razón sea hace necesario un estudio adecuado de
los riesgos internos y externos con el fin de que el control provea una
seguridad razonable para la categoría a la cual fue diseñado, estos
riesgos pueden ser atribuidos a fallas humanas como la toma de
decisiones erróneas, simples equivocaciones o confabulaciones de varias
personas, es por ello que es muy importante la contratación de personal
con gran capacidad profesional, integridad y valores éticos así como la
correcta asignación de responsabilidades bien delimitadas donde se
interrelacionan unas con otras con el fin de que no se rompa la cadena
de control fortaleciendo el ambiente de aplicación del mismo, cada
persona es un eslabón que garantiza hasta cierto punto la eficiencia y
efectividad de la cadena, cabe destacar que la responsabilidad principal
en la aplicación del control interno en la organización debe estar
siempre en cabeza de la administración o alta gerencia con el fin de que
exista un compromiso real a todos los niveles de la empresa, siendo
función del departamento de auditoria interna o quien haga sus veces, la
adecuada evaluación o supervisión independiente del sistema con el fin
de garantizar la actualización, eficiencia y existencia a través del
tiempo, estas evaluaciones pueden ser continuas o puntuales sin tener
una frecuencia predeterminada o fija, así mismo es conveniente mantener
una correcta documentación con el fin de analizar los alcances de la
evaluación, niveles de autorización, indicadores de desempeño e impactos
de las deficiencias encontradas, estos análisis deben detectar en un
momento oportuno como los cambios internos o externos del contexto
empresarial pueden afectar el desarrollo o aplicación de las políticas
en función de la consecución de los objetivos para su correcta
evaluación.
La comprensión del control interno puede así ayudar a cualquier entidad
a obtener logros significativos en su desempeño con eficiencia, eficacia
y economía, indicadores indispensables para el análisis, toma de
decisiones y cumplimiento de metas.
El control es efectivo, cuando no entorpece las funciones
administrativas y operativas y además cuando se toman en cuenta las
sugerencias y recomendaciones de los órganos responsables del mismo y
cuando se aplican las medidas correctivas necesarias para optimizar la
gestión empresarial.
Andrade (2000), sostiene la siguiente teoría: El control efectivo
consiste en evaluar un conjunto de proposiciones financieras, económicas
y sociales, con la finalidad de determinar si las metas, objetivos,
políticas, estrategias, presupuestos, programas y proyectos de inversión
emanados de la gestión se están cumpliendo de acuerdo a lo previsto.
El control efectivo, es el proceso de comprobación destinado a
determinar si se siguen o no los planes, si se están haciendo o no
progresos para la consecución de los objetivos propuestos y el proceso
de actuación, si fuese preciso, para corregir cualquier desviación. De
forma más concisa, E. Gironella Mac Graw, citado por el Informativo
Caballero Bustamante , denomina “Control interno efectivo al plan de
organización y el conjunto de métodos y procedimientos que sirven para
ayudar a los integrantes del gobierno de las empresas en el mejor
desempeño de sus funciones”
De acuerdo con el COSO , los sistemas de control interno funcionan a
distintos niveles de efectividad. De la misma forma, un sistema
determinado puede funcionar de manera diferente en momentos distintos.
De acuerdo con el informe COSO, cuando un sistema de control alcanza el
estándar a continuación, puede considerarse un sistema “efectivo”.
El control interno puede considerarse efectivo si: i) Se están logrando
los objetivos operacionales de la entidad; ii) Disponen de información
adecuada hasta el punto de lograr los objetivos operacionales de la
entidad; iii) Si se prepara de forma fiable la información financiera,
económica y patrimonial de la entidad; y, iv) Si se cumplen las leyes y
normas aplicables.
Mientras que el control es un proceso, su efectividad es un estado o
condición del proceso en un momento dado, el mismo que al superar los
estándares establecidos facilita la buena administración de las
universidades nacionales.
CAPITULO IV :
AUDITORIA ACADEMICA
Adecuando la opinión del Instituto de Auditores Internos del Perú, la Auditoría académica es la actividad independiente y objetiva de aseguramiento y consulta concebida para agregar valor y mejorar las actividades académicas de una universidad nacional. La Auditoría académica ayuda a la institución a cumplir sus metas, objetivos y misión aportando un enfoque sistemático y disciplinado para evaluar y mejorar los procesos académicos, control y gobierno.
La Auditoría académica, consiste en evaluar un conjunto de
proposiciones académicas con la finalidad de determinar si las metas,
objetivos, políticas, estrategias, presupuestos, programas y proyectos
emanados de la gestión se están cumpliendo de acuerdo a lo previsto. En
este contexto la auditoria académica contribuirá en la buena
administración de las universidades nacionales, con relación a la
exactitud, eficiencia, efectividad y economicidad de los servicios
académicos[10].
Consiste en evaluar un conjunto de proposiciones organizativas,
administrativas, legales, financieras, económicas y sociales, con la
finalidad de determinar si las metas, objetivos, políticas, estrategias,
presupuestos, programas y proyectos emanados de la gestión se están
cumpliendo de acuerdo a lo previsto. En este contexto la auditoria
académica contribuirá en la buena administración de las universidades,
cuando esté incorporado en la infraestructura de las universidades
públicas y formando parte de la esencia de las mismas y además si
desarrolla la función de asesoría y consultoría imprimiendo
confiabilidad en relación a la exactitud, eficiencia, efectividad y
economicidad de las transacciones universitarias[11].
4.1. FILOSOFIA DE LA AUDITORIA ACADEMICA
La auditoría académica es un servicio a la organización, consistente
en una valoración independiente de las actividades establecidas dentro
de la misma. Es el control que funciona por medio del examen y
valoración de lo adecuado y efectivo de otros controles.
Francis J. Walsh, Jr. (Internal Auditing, Business Policy Study N° 11)
esboza una definición más detallada, que hace énfasis en los aspectos
del control de la dirección por la auditoría, y es la siguiente: “La
auditoría académica es la denominación de una serie de procesos y
técnicas, a través de las cuales se da una seguridad de primera mano a
la dirección respecto a los docentes y no docentes de su propia
organización, a partir de la observación en el trabajo respecto a: Si
los controles establecidos por la dirección son mantenidos adecuada y
efectivamente; si los registros e informes reflejan las operaciones
actuales y los resultados adecuada y rápidamente en cada división,
departamento u otra unidad, y si éstos se están llevando fuera de los
planes, políticas o procedimientos de los cuales la auditoría es
responsable.
La distancia cada vez mas amplia entre dirección y producción ha hecho
necesario el desarrollo de una serie de controles que posibiliten
administrar eficientemente las actividades y las instituciones. El
auditor perfecciona y completa cada una de estas actividades, emitiendo
una valoración de cada forma de control.. No se conoce ningún sustituto
para esta actividad”.
Paul Macchiannerna en su obra “Internal Auditing”, afirma que los tres
mayores desarrollos que ha habido en auditoría en los últimos años han
sido:
• El mayor alcance de las responsabilidades y funciones de auditoría
y en particular el desarrollo de la función de la auditoría informática.
• El desarrollo de la comunicación regular entre los altos niveles de
dirección y los comités de auditoría.
• El avance promocional del personal de auditoría.
La última edición del libro “Auditoría Interna Moderna”, de Brink y Witt, acerca del desarrollo de la auditoría interna, dice lo siguiente: “Desde 1973 (...) el papel de auditor en todas las organizaciones ha seguido expandiéndose. Esta ha sido debido en parte a la aceleración de las expectativas sociales, gracias a normas más rígidas de conducta profesional y a una mayor protección en contra de la ineficacia, mala conducta, ilegalidad y fraude. En la mayoría de las situaciones, el grupo de auditoría interna se ha movido a niveles muy altos en todas las áreas operativas, y se ha establecido como una valiosa y respetable parte del esfuerzo de la dirección. En una extensión mayor, el auditor también está al servicio del Directorio (usualmente vía comité de auditoria)”.
Las exigencias actuales, la evolución económica y social y la estrategia empresarial al servicio de la toma de decisiones exigen en la actualidad la ampliación de las funciones de la Auditoría en un claro sentido de complemento y apoyo a la labor rectoral, por lo que esta actividad ha pasado a ocupar un importante papel en la universidad nacional, contribuyendo cada vez más al cumplimiento de los objetivos y metas previstos en la organización hasta el punto que no se concibe una universidad que pretenda avanzar con pasos firmes hacia el éxito sin la actividad de Auditoría bien organizada.
La actividad de Auditoría ha pasado a ocupar un importante papel en
la universidad nacional, ya que las exigencias actuales, la evolución
económica y social y la introducción de nuevos métodos de administración
y gestión de instituciones, han hecho que la dirección haya sentido la
necesidad de encontrar un elemento objetivo que les aporte información,
análisis, evaluaciones y recomendaciones. En la actualidad se exige la
ampliación de las funciones de la Auditoría en un claro sentido de
complemento y apoyo a la labor gerencial, contribuyendo cada vez más al
cumplimiento de los objetivos y metas previstos en la organización.
4.1.1. POSTULADOS BASICOS DE LA AUDITORIA ACADEMICA
Los postulados son hipótesis básicas, premisas coherentes, principios
lógicos y requisitos que contribuyen al desarrollo de las normas de
auditoría y, sirven de soporte a las opiniones de los auditores en sus
informes, especialmente, en casos en no existen normas específicas
aplicables. Mautz y Sharaf[12], indican que un postulado es una
suposición que puede ser verificable y resulta esencial para el
desarrollo de la teoría.
Los postulados básicos de la auditoría, son los siguientes:
a) Autoridad legal para ejercer las actividades de auditoría académica;
b) Aplicabilidad de las normas de auditoría;
c) Importancia relativa;
d) La auditoría se dirige a la mejora de las operaciones futuras, en vez
de criticar solamente el pasado;
e) Juicio imparcial de los auditores;
f) El ejercicio de la auditoría impone obligaciones profesionales a los
auditores;
g) Acceso a todo tipo de información pública;
h) Aplicación de la materialidad en la auditoría;
i) Perfeccionamiento de los métodos y técnicas de auditoría;
j) Existencia de controles internos apropiados;
k) Las operaciones y contratos, están libres de irregularidades y actos
de colusión;
l) Responsabilidad (obligación de rendir cuenta) y auditoría.
4.1.2. CRITERIOS BASICOS DE LA AUDITORIA ACADEMICA
En el ámbito gubernamental los criterios de auditoría son emitidos por
la Contraloría General de la República, con el fin de orientar la
gestión de los órganos conformantes del Sistema Nacional de Control. Los
criterios básicos son líneas generales de acción que aseguran la
uniformidad en las tareas que realizan los auditores.
Tales orientaciones promueven el cumplimiento de las actividades de manera efectiva, eficiente y económica; y, proporcionan una razonable seguridad de que se están logrando los objetivos y metas programados.
Es igualmente importante disponer de un conjunto de normas,
procedimientos y prácticas de auditoría que orienten la acción y
permitan efectuar el control de calidad de la auditoría y medir los
logros alcanzados.
Los criterios básicos aplicables a la auditoría son:
a) Eficiencia en el manejo de la auditoría;
b) Entrenamiento contínuo;
c) Conducta funcional del auditor;
d) Alcance de la auditoría;
e) Comprensión y conocimiento de la entidad a ser auditada;
f) Comprensión de la estructura de control interno de la entidad a ser
auditada;
g) Utilización de especialistas en la auditoría;
h) Detección de irregularidades o actos ilícitos;
i) Reconocimiento de logros notables de la entidad;
j) Comunicación oportuna de los resultados de la auditoría;
k) Comentarios de los funcionarios de la entidad auditada;
l) Presentación del borrador del informe a la entidad auditada;
m) Calidad de los Informes de auditoría;
n) Tono constructivo en la auditoría;
o) Organización de los informes de auditoría;
p) Revisiones de control de calidad en las auditorías;
q) Transparencia de los informes de auditoría;
r) Acceso de personas a documentos sustentatorios de la auditoría.
4.1.3. VISION GENERAL DE LA AUDITORIA ACADEMICA
La Administración de los recursos de las Universidades Nacionales
descansa en una compleja estructura de relaciones que vinculan a sus
dependencias, así como a entidades gubernamentales entre si, quienes en
el cumplimiento de sus fines interactúan a todos los niveles del Estado.
Las Autoridades y funcionarios que tienen a su cargo la administración
de los recursos públicos de las Universidades Nacionales, tienen la
obligación de realizar una efectiva rendición de cuentas de sus
actividades académicas y administrativas a los organismos de supervisión
(Asamblea Universitaria, Asamblea Nacional de Rectores, etc.) y control
(Contraloría General de la República, Congreso Nacional otras entidades)
y especialmente ante la comunidad universitaria y la comunidad en
general, en el marco en lo que viene a llamarse actualmente
Respondabilidad.
Las autoridades y funcionarios de las Universidades Nacionales, tienen
la responsabilidad de utilizar los recursos académicos y de otro tipo
con efectividad, eficiencia y economía, a fin de lograr los objetivos
para los cuales fueron autorizados. Por lo tanto, tales autoridades y
funcionarios son responsables de establecer, mantener y evaluar
periódicamente mediante la auditoría académica, para:
• Asegurar el cumplimiento de los objetivos y metas académicas
previstas;
• Proteger apropiadamente los recursos humanos, materiales y financieros
utilizados en la prestación de servicios académicos;
• Cumplir las leyes y reglamentos aplicables de carácter general y
específico; y,
• Preparar, conservar y revelar información académica confiable para la
planeación, toma de decisiones y control de las Universidades
Nacionales..
4.1.4. DOCTRINA DE LA AUDITORIA ACADEMICA
4.1.4.1. CONCEPTUALIZACIONES
La Auditoría Académica se ocupa fundamentalmente del conjunto de
medidas, políticas y procedimientos establecidos en las Universidades
Nacionales para proteger los recursos, minimizar las posibilidades de
fraude, incrementar la eficiencia operativa y optimizar la calidad de la
información.
En pocos años se ha pasado del enfoque tradicional de auditoría económico-financiera a otro enfoque como el académico, que persigue proporcionar determinada información a la dirección para que pueda evaluar si sus objetivos y metas se están cumpliendo conforme a lo esperado o si son efectivos los controles establecidos para incrementar la eficacia de la entidad partiendo de la evaluación sistemática del proceso académico de la entidad.
Como afirma Hevia (1999), presidente del Instituto de Auditoría Interna de España, "En términos modernos la Auditoría se concibe como una actividad independiente y objetiva de aseguramiento y consulta, concebida para añadir valor y mejorar las operaciones de una organización. Ayuda a la organización a cumplir sus objetivos aportando un enfoque sistemático y disciplinado para evaluar y mejorar la efectividad de los procesos de gestión de riesgos, control y dirección."
En la actualidad la Auditoría constituye un amplio examen de la institución referido a sus planes y objetivos, métodos y controles, significación operacional y utilización de los recursos humanos y físicos.
La Auditoría debe funcionar como una actividad concebida para agregar valor y mejorar las operaciones de una organización, así como contribuir al cumplimiento de sus objetivos y metas, aportando un enfoque sistemático y disciplinado para evaluar y mejorar la eficacia de los procesos de gestión académica, de riesgos, control interno y dirección.
La Auditoría Académica es el control que se desarrolla como
instrumento de la propia administración y consiste en una valoración
independiente de sus actividades, que comprende el examen de las
actividades académicas y disposiciones administrativas y legales que
correspondan con la finalidad de mejorar el control y grado de economía,
eficiencia y eficacia en la utilización de los recursos, prevenir el uso
indebido de estos y coadyuvar al fortalecimiento de la disciplina en
general.
Cashin, Neuwert y Levy (1998) [13] definen la Auditoría como: "La
denominación de una serie de procesos y técnicas, a través de las cuales
se da una seguridad de primera mano a la dirección respecto a los
empleados de su propia organización, a partir de la observación en el
trabajo respecto a: si los controles establecidos son mantenidos
adecuada y efectivamente, si los registros e informes (...) reflejan las
operaciones actuales y los resultados adecuada y rápidamente en cada
división, departamento u otra unidad y si estos se están llevando fuera
de los planes, políticas o procedimientos de los cuales la auditoría es
responsable."
Contreras (1995) [14] define la Auditoría como: (...) "Los ojos de la
dirección de la empresa, proyectados sobre todas sus dependencias y
organizaciones, para captar e informar permanentemente a la misma, de su
situación y de los posibles problemas que puedan existir."
Las nuevas exigencias para fortalecer los procesos, operaciones y actividades dentro de las empresas, han llevado a cabo un cambio significativo en la Auditoría y en su papel dentro de la organización
Según, Elorreaga (2002) [15], "La Auditoría debe funcionar como una actividad concebida para agregar valor y mejorar las operaciones de una organización, así como contribuir al cumplimiento de sus objetivos y metas, aportando un enfoque sistemático y disciplinado para evaluar y mejorar la eficacia de los procesos "
4.1.4.2. OBJETIVOS DE LA AUDITORÍA ACADÉMICA
Para Cashin, Neuwert y Levy (1998) [16], "El objetivo de la
Auditoría es el asistir a los miembros de la organización en el efectivo
descargo de sus responsabilidades. La Auditoría les proporciona
análisis, valoraciones, recomendaciones, consejo e información de las
actividades revisadas."
Según Hevia (1991), "Los objetivos de una Auditoría deberían ser:
mantener un eficaz Control Interno, conseguir un buen funcionamiento de
la organización, de sus sistemas operativos y de la adecuada utilización
de sus recursos, asegurar el cumplimiento de las políticas, normas e
instrucciones de la dirección, mejorar constantemente la gestión de la
empresa, mantener a la dirección informada de cuantas excepciones se
detecten, proponiendo las acciones correspondientes para subsanarlas,
asegurar el cumplimiento por los distintos órganos y centros de la
entidad de sus recomendaciones y sugerencias, promover los cambios que
sean necesarios, mentalizando a sus empleados para la adaptación de los
nuevos sistemas, supresión de fraudes e irregularidades y salvaguardar
los activos de la entidad."
El destacado especialista canadiense en control del sector público
Radburn (2002), en la Primera Jornada de Control Interno expresó: "Lo
importante es que la Auditoría debería actuar como una linterna para
proteger y guiar a los directivos a través de la evaluación de controles
y actividades y la recomendación de mejoras". Considera además que: el
nuevo objetivo de la Auditoría debe ser construir relaciones sólidas,
con un enfoque de atención a las causas, efectos y soluciones, un
enfoque de auditorías constructivas, de ayuda ala autoridad o
funcionario a corregir problemas costosos que atentan contra el
cumplimiento de los objetivos.
Para Hernández (1998) [17] "Es menester conformar una nueva visión de la
empresa desde un enfoque sistémico, de tal manera de ubicar a la
auditoría como un componente de dicho sistema, encargado de proteger el
buen funcionamiento del sistema de Control Interno (...), sino además,
de salvaguardar el buen funcionamiento de la empresa a los efectos de su
supervivencia y logro de las metas propuestas."
Según el MAGU (1998) [18] el objetivo fundamental de la Auditoría es: "Examinar y evaluar sistemáticamente la adecuada y eficaz aplicación de los sistemas de Control Interno, de las operaciones contables y financieras y de las disposiciones administrativas y legales que correspondan y velar por la preservación de los bienes asignados a las entidades estatales..."
4.1.4.3. SISTEMA NACIONAL DE CONTROL
El Sistema Nacional de Control es el conjunto de órganos de control, normas, métodos y procedimientos, estructurados e integrados funcionalmente, destinados a conducir y desarrollar el ejercicio del control gubernamental en forma descentralizada. Su actuación comprende todas las actividades y acciones en los campos administrativos, presupuestal, operativo y financiero de las entidades y alcanza al personal que presta servicios en ellas, independientemente del régimen que las regula.
El Sistema está conformado por los siguientes órganos:
a) La Contraloría General de la República, como ente técnico rector;
b) Todas las unidades orgánicas responsables de la función de control
gubernamental;
c) Las sociedades de auditoría externa independientes, cuando son
designadas por la Contraloría General y contratadas, durante un período
determinado, para realizar servicios de auditoría en las entidades:
económica, financiera, de sistemas informáticos, de medio ambiente y
otros.
CONTROL GUBERNAMENTAL:
El control gubernamental consiste en la supervisión, vigilancia y
verificación de los actos y resultados de la gestión pública, en
atención al grado de eficiencia, eficacia, transparencia y economía en
el uso y destino de los recursos y bienes del Estado, así como del
cumplimiento de las normas legales y de los lineamientos de política y
planes de acción, evaluando los sistemas de administración, gerencia y
control, con fines de su mejoramiento a través de la adopción de
acciones preventivas y correctivas pertinentes.
El control gubernamental es interno y externo y su desarrollo constituye
un proceso integral y permanente
CONTROL INTERNO GUBERNAMENTAL :
El control interno comprende las acciones de cautela previa, simultánea
y de verificación posterior que realiza la entidad sujeta a control, con
la finalidad que la gestión de sus recursos, bienes y operaciones se
efectúe correcta y eficientemente. Su ejercicio es previo, simultáneo y
posterior.
El control interno previo y simultáneo compete exclusivamente a las autoridades, funcionarios y servidores públicos de las entidades como responsabilidad propia de las funciones que le son inherentes, sobre la base de las normas que rigen las actividades de la organización y los procedimientos establecidos en sus planes, reglamentos, manuales y disposiciones institucionales, los que contienen las políticas y métodos de autorización, registro, verificación, evaluación, seguridad y protección.
El control posterior es ejercido por los responsables superiores del servidor o funcionario ejecutor, en función del cumplimiento de las disposiciones establecidas, así como por el órgano de control institucional según sus planes y programas anuales, evaluando y verificando los aspectos administrativos del uso de los recursos y bienes del Estado, así como la gestión y ejecución llevadas a cabo, en relación con las metas trazadas y resultados obtenidos.
Es responsabilidad del Titular de la entidad fomentar y supervisar el funcionamiento y confiabilidad del control interno para la evaluación de la gestión y el efectivo ejercicio de la rendición de cuentas, propendiendo a que éste contribuya con el logro de la misión y objetivos de la entidad a su cargo. El Titular de la entidad está obligado a definir las políticas institucionales en los planes y/o programas anuales que se formulen, los que serán objeto de las verificaciones.
CONTROL EXTERNO GUBERNAMENTAL :
Se entiende por control externo, el conjunto de políticas, normas, métodos y procedimientos técnicos, que compete aplicar a la Contraloría General u otro órgano del Sistema por encargo o designación de ésta, con el objeto de supervisar, vigilar y verificar la gestión, la captación y el uso de los recursos y bienes del Estado. Se realiza fundamentalmente mediante acciones de control con carácter selectivo y posterior.
En concordancia con sus roles de supervisión y vigilancia, el control externo podrá ser preventivo o simultáneo, cuando se determine taxativamente por la Ley del Sistema Nacional de Control o por normativa expresa, sin que en ningún caso conlleve injerencia en los procesos de dirección y gerencia a cargo de la administración de la entidad, o interferencia en el control posterior que corresponda.
Para su ejercicio, se aplicarán sistemas de control de legalidad, de gestión, financiero, de resultados, de evaluación de control interno u otros que sean útiles en función a las características de la entidad y la materia de control, pudiendo realizarse en forma individual o combinada. Asimismo, podrá llevarse a cabo inspecciones y verificaciones, así como las diligencias, estudios e investigaciones necesarias para fines de control.
PRINCIPIOS DEL CONTROL GUBERNAMENTAL :
El control gubernamental, se lleva a cabo en el marco de los siguientes principios:
a) La universalidad, entendida como la potestad de los órganos de
control para efectuar, con arreglo a su competencia y atribuciones, el
control sobre todas las actividades de la respectiva entidad, así como
de todos sus funcionarios y servidores, cualquiera fuere su jerarquía;
b) El carácter integral, en virtud del cual el ejercicio del control
consta de un conjunto de acciones y técnicas orientadas a evaluar, de
manera cabal y completa, los procesos y operaciones materia de examen en
la entidad y sus beneficios económicos y/o sociales obtenidos, en
relación con el gasto generado, las metas cualitativas y cuantitativas
establecidas, su vinculación con políticas gubernamentales, variables
exógenas no previsibles o controlables e índices históricos de
eficiencia;
c) La autonomía funcional, expresada en la potestad de los órganos de
control para organizarse y ejercer sus funciones con independencia
técnica y libre de influencias. Ninguna entidad o autoridad, funcionario
o servidor público, ni terceros, pueden oponerse, interferir o
dificultar el ejercicio de sus funciones y atribuciones de control;
d) El carácter permanente, que define la naturaleza continua y
perdurable del control como instrumento de vigilancia de los procesos y
operaciones de la entidad;
e) El carácter técnico y especializado del control, como sustento
esencial de su operatividad, bajo exigencias de calidad, consistencia y
razonabilidad en su ejercicio; considerando la necesidad de efectuar el
control en función de la naturaleza de la entidad en la que se incide;
f) La legalidad, que supone la plena sujeción del proceso de control a
la normativa constitucional, legal y reglamentaria aplicable a su
actuación;
g) El debido proceso de control, por el que se garantiza el respeto y
observancia de los derechos de las entidades y personas, así como de las
reglas y requisitos establecidos;
h) La eficiencia, eficacia y economía a través de los cuales el proceso
de control logra sus objetivos con un nivel apropiado de calidad y
óptima utilización de recursos;
i) La oportunidad, consistente en que las acciones de control se lleven
a cabo en el momento y circunstancias debidas y pertinentes para cumplir
su cometido;
j) La objetividad, en razón de la cual las acciones de control se
realizan sobre la base de una debida e imparcial evaluación de
fundamentos de hecho y de derecho, evitando apreciaciones subjetivas;
k) La materialidad, que implica la potestad del control para concentrar
su actuación en las transacciones y operaciones de mayor significación
económica o relevancia en la entidad examinada;
l) El carácter selectivo del control, entendido como el que ejerce el
Sistema en las entidades, sus órganos y actividades críticas de los
mismos, que denoten mayor riesgo de incurrir en actos contra la probidad
administrativa;
m) La presunción de licitud, según la cual, salvo prueba en contrario,
se reputa que las autoridades, funcionarios y servidores de las
entidades, han actuado con arreglo a las normas legales y
administrativas pertinentes;
n) El acceso a la información, referido a la potestad de los órganos de
control de requerir, conocer y examinar toda la información y
documentación sobre las operaciones de la entidad, aunque sea secreta,
necesaria para su función;
o) La reserva, por cuyo mérito se encuentra prohibido que durante la
ejecución del control se revele información que pueda causar daño a la
entidad, a su personal o al Sistema, o dificulte la tarea de este
último;
p) La continuidad de las actividades o funcionamiento de la entidad al
efectuar una acción de control;
q) La publicidad, consistente en la difusión oportuna de los resultados
de las acciones de control u otras realizadas por lo órganos de control,
mediante los mecanismos que la Contraloría General considere pertinente;
r) La participación ciudadana, que permita la contribución de la
ciudadanía en el ejercicio del control gubernamental;
s) La flexibilidad, según la cual, al realizarse el control, ha de
otorgarse prioridad al logro de las metas propuestas, respecto de
aquellos formalismos cuya omisión no incida en la validez de la
operación objeto de la verificación, ni determinen aspectos relevantes
en la decisión final.
Los principios antes indicados son de observancia obligatoria por los órganos de control y pueden ser ampliados o modificados por la Contraloría General, a quien compete su interpretación.
4.1.4.4. AUDITORIA GUBERNAMENTAL :
CONCEPTO :
Según MAGU[19], la auditoría gubernamental, es el examen
profesional, objetivo, independiente, sistemático, constructivo y
selectivo de evidencias, efectuado con posterioridad a la gestión de los
recursos públicos, con el objeto de determinar la razonabilidad de la
información financiera y presupuestal para el informe de auditoría de la
Cuenta General de la República, el grado de cumplimiento de objetivos y
metas, así como respecto de la adquisición, protección y empleo de los
recursos y, si estos, fueron administrados con racionalidad, eficiencia,
economía y transparencia, en el cumplimiento de la normativa legal.
CARACTERISTICAS DE LA AUDITORIA GUBERNAMENTAL :
La auditoría gubernamental tiene las características siguientes:
a) Es objetiva, en la medida en que considera que el auditor debe
mantener una actitud mental independiente, respecto de las actividades a
examinar en la entidad;
b) Es sistemática y profesional, por cuanto responde a un proceso que es
debidamente planeado y porque es desarrolladas por Contadores Públicos y
otros profesionales idóneos y expertos, sujetos a normas profesionales y
al Código de Ética Profesional;
c) Concluye con la emisión de un informe escrito, en cuyo contenido se
presentan los resultados del examen realizado, incluyendo observaciones,
conclusiones y recomendaciones
TIPOS DE AUDITORIA SEGÚN EL SUJETO QUE LA REALIZA :
La auditoría gubernamental es externa cuando se efectúa directamente por la Contraloría General y sus Oficinas Regionales de Auditoría, en las entidades del sector público y, por las Sociedades de Auditoría independiente debidamente designadas.
La auditoría gubernamental es interna cuando es efectuada por los Organos de Control Institucional de las propias entidades públicas comprendidas en el ámbito de competencia del Sistema Nacional de Control.
La auditoría verifica operaciones financieras y administrativas y, evalúa en términos de razonabilidad con un marco integral contable y, en base a criterios de legalidad, efectividad, eficiencia y economía, aplicables según cada caso.
OBJETIVOS DE LA AUDITORIA GUBERNAMENTAL:
La auditoría gubernamental tiene los siguientes objetivos:
a) Opinar sobre si los estados financieros de las entidades públicas
presentan razonablemente la situación financiera y los resultados de sus
operaciones y flujos de efectivo, de conformidad con principios de
contabilidad generalmente aceptados;
b) Determinar el cumplimiento de las disposiciones legales y
reglamentarias referidas a la gestión y uso de los recursos públicos;}
c) Establecer si los objetivos y metas o beneficios previstos se están
logrando;
d) Precisar si el sector público adquiere y protege sus recursos en
forma económica y eficiente; y,
e) Establecer si la información financiera y gerencial elaborada por la
entidad es correcta y confiable y oportuna;
f) Identificar las causas de ineficiencia en la gestión o prácticas
antieconómicas;
g) Determinar si los controles gerenciales utilizados son efectivos y
eficientes;
h) Establecer si la entidad ha establecido un sistema adecuado de
evaluación para medir el rendimiento, elaborar informes y monitorear su
ejecución.
4.2. PROCESO DE LA AUDITORIA ACADEMICA
El proceso de la Auditoría Académica incluye, el estudio y análisis de los siguientes aspectos:
1) Fase de planeación de las acciones de control de la Auditoria
Académica en las Universidades Nacionales ;
2) Fase ejecución de las acciones de control;
3) Fase del Informe del auditor de las acciones de control de la
Auditoría Académica.
4) Fase de Asesoría y consultoria en asuntos de control dirigida a las
autoridades y funcionarios de las universidades nacionales.
5) Fase de monitoreo de las observaciones y recomendaciones.
4.2.1. PLANEAMIENTO DE LA AUDITORIA ACADEMICA
La fase de planeamiento se inicia con la programación de la entidad a ser examinada, en nuestro caso, una Universidad Nacional y, dentro de ella, el área o asunto específico objeto de examen. El planeamiento provee una estrategia tentativa para orientar los esfuerzos de auditoría.
La fase de planeamiento comprende las siguientes actividades: Comprensión del Area respectiva, Examen preliminar, Definición de criterios de auditoría, Elaboración del memorando de programación; y, Elaboración del plan de examen especial.
COMPRENSION DEL AREA A EXAMINAR:
La comprensión del área a examinar constituye la tarea inicial del Equipo de Auditoría designado para llevar a cabo la auditoría e implica la obtención de información básica para adquirir un apropiado entendimiento de los aspectos a ser auditados.
Esta información puede obtenerse del Archivo Permanente de la Universidad, Informes de Auditoría Interna y/o Externa y, en el caso de una denuncia escrita, las personas que la plantearon. Podría ser necesario dentro de la fase de planeamiento, de acuerdo con las circunstancias y la complejidad de los asuntos a examinar, incluir una etapa de investigación preliminar y obtención de información en la propia entidad para completar la preparación del plan de examen especial.
La tarea de comprensión incluye la obtención de información sobre:
La naturaleza y base legal de la entidad, Estructura orgánica y líneas
de autoridad y responsabilidad, Influencias externas e internas.
EXAMEN PRELIMINAR:
En caso que el Archivo permanente de la universidad no contenga
información suficiente en torno a los puntos antes mencionados,
especialmente, en lo concerniente a la organización y funciones y
criterios de auditoría a ser utilizados, puede ser apropiado llevar a
cabo dentro de la fase de planeamiento la etapa de investigación
preliminar, orientada a la obtención de información básica directamente
de la entidad y el Area a examinar.
IDENTIFICACION DE CRITERIOS DE AUDITORIA:
Los criterios a utilizarse en el examen tienen relación, generalmente,
con la normativa legal y disposiciones de carácter reglamentario. La
identificación de dicho marco debe llevarse a cabo, con el fin de
definir las implicancias legales que se derivan de las situaciones o
actos que serán materia de examen, debiéndose solicitar el apoyo del
área legal correspondiente. Por esta razón, deben identificarse los
funcionarios y empleados que tuvieron que ver, en una u otra forma, con
el asunto o actividad sujeta a examen, esto es indispensable para estar
en condiciones establecer las responsabilidad a que hubiere lugar, de
ser el caso.
MEMORANDUM DE PROGRAMACION Y PLAN DE AUDITORIA:
Como resultado de las tareas de planeamiento se elabora el memorando de
programación que es el documento de soporte de las principales
decisiones adoptadas, con respecto a los objetivos, alcance y
metodología a utilizar en la ejecución del examen especial. La fase de
planeamiento concluye con la formulación del plan del examen.
El plan de examen especial tiene la siguientes estructura:
(a) Origen del examen;
(b) Antecedentes y alcance del examen;
(c) Criterios de auditoría a utilizar;
(d) Programa de procedimientos a ejecutar en el examen;
(e) Recursos de personal y especialistas en caso necesario;
(f) Información administrativa;
(g) Presupuesto de tiempo;
(h) Informes a emitir y fecha de entrega;
(i) Formato tentativo del Informe.
4.2.2. FASE DE EJECUCION DE LA AUDITORIA ACADEMICA
Se inicia con el desarrollo de los programas de auditoría. El propósito
de esta fase, es obtener la evidencia suficiente, competente y
pertinente, en relación a los asuntos o hechos evaluados en un
departamento, escuela , facultad o en toda la universidad nacional.
Técnicamente, esta fase se lleva a cabo de conformidad con los lineamientos expuestos en la NAGU-2.30 “Programa de Auditoría”.
Algunas veces, la naturaleza de la auditoría a ejecutar puede ser de
índole repetitiva. En este caso, se puede adaptar un programa modelo o
pre establecido, con los ajuste indispensables por las particularidades
de cada universidad nacional.
Durante el desarrollo de una auditoría en una universidad nacional,
puede decidirse llevar a cabo un examen especial de un asunto
específico, relacionado con un determinado tema, como por ejemplo la
programación curricular o los registros académicos. En tal caso, es
conveniente llevar a cabo las coordinaciones pertinentes, de modo de
integrar los procedimientos de auditoría, y de ser posible, que las
evaluaciones concernientes al examen especial sean llevadas a cabo por
el mismo equipo a cargo de la auditoría. De esta manera se minimiza los
inconvenientes a la universidad nacional, tales como duplicidad en las
solicitudes de información y ejecución de pruebas de auditoría, así como
la sensación de imprevisión y/o falta de coordinación interna.
El equipo encargado debe tener presente que los programas de
auditoría en determinadas circunstancias, pueden ser modificados durante
la fase de ejecución del examen, por situaciones tales como que un
control en el cual nos apoyamos para reducir el alcance de nuestras
pruebas, resultó apropiado sólo durante una parte del período o, un
posible hallazgo de auditoría que no resulta de significación frente a
otros, detectados durante la búsqueda de evidencias,
Los programas de auditoría involucran: Establecer objetivos de auditoría
y los criterios consiguientes, de ser necesario; especificar la
evidencia a ser obtenida; Definir los procedimientos para obtener y
probar la evidencia; ajustar los requerimientos de personal y otros
recursos para el examen.
Basado en los resultados obtenidos en la prueba preliminar, el auditor
llevará a cabo los procedimientos de detalle especificados en el
programa de procedimientos.
El alcance de tales procedimientos debe estar basado en los resultados
del planeamiento y las decisiones en torno a la suficiencia, competencia
y pertinencia de la evidencia requerida para sustentar el Informe.
Entre los procedimientos de auditoría más utilizados figuran:
Declaraciones de funcionarios, confirmaciones, inspecciones físicas y
revisión documentaria.
Las declaraciones obtenidas de los funcionarios y empleados de las
universidades nacionales, en el curso de investigaciones o entrevistas,
debe ser siempre por escrito y firmadas por el autor de las mismas. Las
declaraciones deben siempre corroborar los resultados de otros
procedimientos aplicados por los auditores en relación al asunto
evaluado. Cuando se considere apropiado revelar indicios y/o actos
relacionados con ilegales o irregulares debe solicitarse la asesoría
legal pertinente, de modo de evitar situaciones que se deriven de la
falta de respaldo de las observaciones.
Las confirmaciones son procedimientos destinados a corroborar la
información obtenida de la universidad nacional, a través de aquella
obtenida de la contraparte externa de la transacción ocurrida. Al
requerir la confirmación, el auditor debe adoptar las precauciones
necesarias para asegurarse que la respuesta sea remitida directamente a
su persona. En caso de no recibir respuesta a la solicitud de
confirmación, deberá remitirse un segundo requerimiento y, de no
obtenerse respuesta, debe aplicar procedimientos alternativos para
asegurarse de la validez de la información proporcionada por la
universidad. Si los procedimientos alternativos no informan la
información en evaluación, el auditor debe considerar al mismo como
punto especial de atención y ahondar su investigación hasta quedar
satisfecho del mismo y definir su inclusión en el informe.
La inspección física es empleada por el auditor para cerciorarse
mediante percepción sensorial y/o pruebas especiales, de la existencia
de un activo o bien en poder de la universidad. El inventario de bienes
en almacén y/o activos fijos, constituye la aplicación práctica de esta
técnica de auditoría que se aplica como parte de los exámenes
especiales. Debe tenerse en cuenta que la percepción sensorial está
referida a los cinco sentidos que está dotado el ser humano. Por
ejemplo, la determinación de la existencia de ciertos bienes, requerirán
una combinación de percepción visual (tamaño, color, modelo, etc.),
olfativa (olor), gustativa (sabor), táctil (textura) más las pruebas de
laboratorio, si fuera el caso, que se estime necesarias.
La revisión documentaria es, probablemente, el procedimiento más
utilizado en una auditoría, aplicado a una universidad nacional.
Partiendo de la premisa que cada paso, fase o etapa de una transacción
debe dejar siempre una huella documental- bien sea por la emisión de un
documento o por anotaciones en el mismo (V° B°, afectaciones de cuentas,
pases a otros departamentos, informes, etc. ), es posible reconstruir
una transacción en base a la documentación disponible y llegar a
conclusiones sobre faltantes documentarios, de autorizaciones,
procedimientos omitidos y/o falta de oportunidad de los mismos,
transgresiones a la normatividad vigentes y otros.
La revisión documentaria constituye un complemento excelente de la
inspección física, pues esta última aporta evidencia en torno a la
existencia física de los bienes, lo cual no puede ser proporcionado a
través del primer procedimiento.
Los procedimientos indicados y otros que considere necesario llevar a
cabo el auditor, deben permitirle establecer conclusiones en relación a
los objetivos del examen. Para este propósito, obtenida la evidencia,
debe evaluarse la misma para definir su competencia, pertinencia y
suficiencia.
A continuación el auditor debe evaluar la evidencia contra el criterio
acordado para cada objetivo, teniendo en consideración: la necesidad de
confirmar o modificar las premisas establecidas durante la fase de
planeamiento; el desarrollo de conclusiones relativas a los objetivos de
auditoría; y, el sustento apropiado del trabajo llevado a cabo y de las
observaciones y conclusiones formuladas.
4.2.3. FASE DEL INFORME DE AUDITORIA ACADEMICA
El Informe es el producto final del trabajo del auditor y en el se
presentan sus observaciones, conclusiones y recomendaciones, expresadas
en juicios fundamentados como consecuencia del análisis de las
evidencias obtenidas durante la fase de ejecución.
En esta fase el auditor comunica a los funcionarios de la universidad
nacional objeto de la auditoría, los resultados obtenidos presentados
como deficiencias significativas y las recomendaciones para promover
mejoras en la ejecución de las operaciones académicas, a fin que la
Jefatura del Area, el Decano de la Facultad, el Vicerrector
Administrativo y el Rector si fuera el caso, adopte medidas correctivas
y eviten su ocurrencia en el futuro.
Las características y la estructura del informe básicamente, se
encuentra establecida por la NAGU 4.40 “Contenido del Informe” y por la
Sección 6.50, parte III del Manual de Auditoría Gubernamental. Por
tanto, el contenido de un informe de examen especial es el siguiente:
• CONTENIDO DEL INFORME
SINTESIS GERENCIAL
INTRODUCCION
CONCLUSIONES
OBSERVACIONES Y RECOMENDACIONES
ANEXOS
La síntesis gerencial tiene como objetivo hacer que el informe de
mayor utilidad para las autoridades de la universidad nacional. En su
contenido la síntesis presenta en forma exacta, clara y justa los
aspectos más importantes del informe, a fin de evitar errores de
interpretación.
La introducción del informe proporciona a las autoridades de la
universidad, datos importantes relativos a la universidad, los que
brindan una base apropiada para comprender con mejor claridad el mensaje
que comunica dicho documento. En su contenido se incluyen: Motivo del
examen, objetivos y alcance, Antecedentes y base legal de la universidad
y Comunicación de hallazgos de auditoría.
La conclusión es el juicio del auditor basado en la observación
formulada como resultado del examen practicado. En caso necesario, la
conclusión debe precisar la naturaleza de la responsabilidad incurrida
por los funcionarios o servidores de la universidad en el ejercicio de
sus funciones. Cuando la responsabilidad identificada sea de carácter
penal, el auditor revela los hechos detectados en términos de presunción
de indicios razonables de comisión de delito; debiendo obtener el
asesoramiento legal que corresponda.
Las observaciones están constituidas por las deficiencias o
incumplimiento a la normativa legal y otras normas reglamentarias
identificadas durante el examen que, en determinados casos requerirán la
adopción de correctivos por parte de los funcionarios de la entidad y,
en otros, generarán responsabilidades específicas que se derivan de las
evidencias obtenidas durante la fase de ejecución
El informe refleja solamente los comentarios sobre observaciones
significativas, los asuntos de menor importancia son comunicados por el
auditor mediante un memorando para que la universidad adopte las medidas
que considere pertinente.
El informe de examen especial incluye los comentarios y aclaraciones por
escrito presentados por los funcionarios comprendidos en las
observaciones. Esta información debe ser evaluada por el auditor e
incluida en forma breve en el informe, sin dejar de reflejar el sentido
de los comentarios o aclaraciones. También incluye la opinión del
auditor que resulte de la evaluación de tales argumentos.
Las recomendaciones se refieren a las acciones correctivas sugeridas por
el auditor con el fin de corregir la deficiencia identificada. Se
dirigen a los funcionarios de la universidad nacional que tienen
competencia para disponer la adopción de correctivos y encaminadas a
superar la causa del problema detectado. La elevación y remisión del
informe se sujeta a lo dispuesto en la Sección 685, Parte III del Manual
de Auditoría Gubernamental, aprobado por la Contraloría General de la
República.
4.2.4. FASE DE ASESORIA EN ACTIVIDADES DE CONTROL
La auditoría se viene aplicando sobre la base de hechos realizados y
consumados (históricos); lo que no facilita que la administración pueda
aplicar los ajustes, regularizaciones y/o retroalimentación oportuna de
las actividades académicas de las Universidades Nacionales.
Interpretando a Pinilla (2004), la Auditoría Académica, en su versión
contemporánea, debe ser asesora y consultora de los Decanos, Vicerrector
Académico y Rector para efectos de implementar oportuna y adecuadamente
el sistema de control académico, e imprimir de esta manera,
confiabilidad en la información, con relación a la exactitud,
eficiencia, efectividad y economicidad de las actividades académicas.
La Auditoria Académica, va a funcionar a distintos niveles de
eficacia. Cuando se alcance un estándar, a continuación, puede
considerarse que la auditoría ha contribuido en la optimización de la
buena administración.
4.2.5. FASE DEL MONITOREO DE LAS OBSERVACIONES Y RECOMENDACIONES
El monitoreo, también llamado seguimiento o supervisión constituye uno
de los aportes muy importantes de la auditoría. La auditoria tradicional
se quedaba en el Informe, actualmente después del informe se continua
trabajando en el monitoreo, lo cual constituye un valor agregado al
trabajo del auditor. El auditor necesita saber si sus observaciones y
recomendaciones son levantadas o tenidas en cuenta según el caso, por
eso aplica el monitoreo.
SUPERVISION CONTINUADA :
La supervisión continuada se inscribe en el marco de las actividades
corrientes y comprende unos controles regulares efectuados en este caso
por el equipo de auditoría, así como determinadas tareas que realiza el
personal en el cumplimiento de sus funciones.
Existe una gran variedad de actividades que permiten efectuar un
seguimiento de la eficacia de control interno en el desarrollo normal de
la entidad. Comprenden actividades corrientes de gestión y supervisión,
comparaciones, conciliaciones y otras tareas rutinarias.
Los diferentes directivos comprueban que el sistema académico continua
funcionando a través del cumplimiento de sus funciones de gestión. Al
incluir o conciliar los distintos informes de explotación con los
informes financieros, empleando los mismos continuamente en la gestión
de la explotación es probable que se identifiquen de manera rápida los
errores importantes o las excepciones en los resultados previstos. Se
puede conseguir una mejora en la eficacia del sistema de control interno
presentando información financiera completa y oportuna y resolviendo
toda excepción identificada.
Las comunicaciones recibidas de terceros confirman la información
generada internamente o señalan la existencia de problemas. En este
sentido, la comunidad corrobora los datos de facturación implícitamente
al pagar sus facturas. Por el contrario, las reclamaciones respecto de
la facturación podrían indicar la existencia de deficiencias en los
controles sobre el proceso de las transacciones.
La estructura adecuada y unas actividades de supervisión apropiadas
permiten comprobar las funciones de control e identificar las
deficiencias existentes. En ese sentido, como rutina normal se
supervisarán las tareas administrativas que actúan de control sobre
exactitud y totalidad del proceso de las transacciones. Asimismo, se
establecerá una segregación de funciones de manera que se ejerza una
verificación recíproca, lo que servirá además de disuasión al fraude, ya
que dificulta el disimular las actividades sospechosas.
Los datos registrados por los sistemas de información se comparan con
los activos físicos. Las existencias de producto terminado pueden ser
recontadas periódicamente.
Los resultados de estos recuentos se comparan con los registros
contables y se comunican las diferencias detectadas.
EVALUACIONES PUNTUALES :
Aunque los procedimientos de supervisión continuada suelen proporcionar
información importante sobre la eficacia de otros componentes de
control, de vez en cuando un replanteamiento del sistema resultará útil.
Con ocasión de dicho replanteamiento, se puede examinar la continuidad
de la eficacia de los procedimientos de supervisión continuada.
El alcance y la frecuencia de las evaluaciones puntuales se determinarán
principalmente en función de una evaluación de riesgos y de la eficacia
de los procedimientos de supervisión continuada.
Las deficiencias en el sistema de control interno, en su caso, deberán
ser puestas en conocimiento de los responsables y los asuntos de
importancia serán comunicados al primer nivel directivo.
El sistema de control interno y, en ocasiones, la forma en que los
controles se aplican, evolucionan con el tiempo, por lo que
procedimientos que eran eficaces en un momento dado, pueden perder su
eficacia o dejar de aplicarse. Asimismo, las circunstancias en base a
las cuales se configuró el sistema de control interno en un principio
también pueden cambiar, reduciendo su capacidad de advertir de los
riesgos originados por las nuevas circunstancias. En consecuencia, la
dirección tendrá que determinar si el sistema de control interno es en
todo momento adecuado y su capacidad de asimilar los nuevos riesgos.
El proceso de supervisión realizado por la auditoría o por cualquier
otro ente, asegura que el control interno continua funcionando
adecuadamente. Este proceso comprende la evaluación, por parte de los
empleados de nivel adecuado, de la manera en que se han diseñado los
controles, de su funcionamiento, y de la manera en que se adoptan las
medidas necesarias. Se aplicará a todas las actividades dentro de la
entidad y a veces también a externos contratados.
La auditoría, debe buscar que los sistemas de control interno aseguren,
en mayor o menor medida, su propia supervisión. En este sentido, cuanto
mayor sea el nivel y la eficacia de la supervisión continuada, menor
será la necesidad de evaluaciones puntuales.
4.3. ACCIONES DE CONTROL DE LA AUDITORIA ACADEMICA
Las acciones de control académico consisten en las políticas y los
procedimientos que tienden a asegurar que se cumplan las directrices de
la Asamblea Universitaria, Consejo Universitario y Rector de las
universidades nacionales. También tienden a asegurar que se tomen las
medidas necesarias para afrontar los riesgos que ponen en peligro la
consecución de los objetivos académicos de las universidades.
Las acciones de control académico se llevan a cabo en cualquier parte de
la universidad, entonos sus niveles y en todas sus funciones y
comprenden una serie de acciones tan diferentes como pueden ser
aprobaciones y autorizaciones, verificaciones, conciliaciones, análisis
del resultados de las actividades académicas, salvaguarda de bienes
destinados a las actividades académicas y la segregación de funciones
del personal involucrado en las actividades académicas.
Según el Informe COSO, las acciones de control o actividades de control,
son las normas y procedimientos (que constituyen las acciones necesarias
para implementar las políticas) que pretenden asegurar que se cumplen
las directrices de los órganos decisorios, con el fin de controlar los
riesgos de las actividades académicas.
EVALUACION DE LAS POLITICAS ACADEMICAS
La auditoría académica evaluará las políticas establecidas en las normas
académicas, las establecidas por las autoridades universitarias, de modo
que se pueda establecer su viabilidad y cumplimiento en el desarrollo
académico de los departamentos, escuelas, facultades e institutos.
Para el efecto la auditoria académica establecerá las acciones de
control, las cuales utilizarán programas, procedimientos, técnicas y
prácticas que faciliten evaluar las políticas académicas.
EVALUACION DE LAS NORMAS ACADEMICAS
Las actividades académicas que llevan a cabo las universidades
nacionales, están basadas en normas. Dichas normas van desde la Ley
Universitaria, Estatuto y Reglamento de la universidad, hasta las normas
de carácter interno que hayan emitido las autoridades correspondientes,
especialmente el vicerrectorado académico, los decanos, directores de
escuela y jefes de departamentos académicos.
Estas normas serán evaluadas en acciones de control, especialmente
diseñadas para determinar su cumplimiento.
EVALUACION DE LA CAPACITACION DOCENTE
La auditoría académica desarrollará acciones de control destinadas a
verificar que los docentes tengan los requisitos establecidos en la
programación curricular correspondiente, luego determinarán si están
capacitados, entrenados o perfeccionados en los conocimientos y praxis
de las asignaturas que tienen a su cargo.
Para el efecto se podrá tomar las hojas de vida de los docentes y
recabar la información respectiva, también se podrá realizar entrevistas
o encuestas que permitan tener información válida sobre la capacitación.
EVALUACION DE LA PROGRAMACION CURRICULAR
Los programas curriculares de las escuelas, facultades e institutos de
las universidades constituyen la hoja de ruta para la adecuada formación
profesión, por tanto son instrumentos que deben ser evaluados en
acciones de control de la auditoría administrativa, de modo que permita
determinar si los aspectos considerados en los mismos tienen relación
con lo que se enseña en otras entidades líderes y lo que es más
importante si los perfiles considerados con aquellos que exige el
mercado laboral. Para el efecto se formularán programas con objetivos y
procedimientos especiales.
EVALUACION DE SILABOS
El silabo es un instrumento donde se expone el plan académico a
desarrollar por el docente de cada asignatura. Este documento debe
contener los conocimientos teóricos y prácticos necesarios que faciliten
el cabal desarrollo del estudiante. Este instrumento debe desarrollarse
en su integridad. Contiene los objetivos, capacidades, estrategias,
contenidos, tiempos, evaluaciones y otros aspectos. Es un documento
fundamental.
Siendo así, este documento será motivo de evaluación por parte de los
auditores, para verificar si está adecuadamente formulado, articulado
con la programación curricular, si se ha desarrollado integralmente, si
es posible hacerle ajustes de acuerdo con la coyuntura. Para el efecto
los auditores dispondrán de programas y procedimientos para su
evaluación. También se realizarán entrevistas con las autoridades y
docentes respecto a su desarrollo y consolidación y lo que es más
importante se tendrá la participación de los estudiantes a través de
encuestas para verificar si los alumnos recibieron dicho documento, si
se cumplió todo lo establecido en cuanto a conocimientos, prácticas y
evaluaciones.
ANALISIS DE LA EVALUACION ACADEMICA:
Si bien la entrega de conocimientos del docente al estudiante es muy
importante, también lo es la evaluación.
La auditoría académica debe verificar si el tipo o tipos de
evaluación son las establecidas en las normas de la universidad y además
tienen el consenso académico en otras entidades. Deberá verificarse se
ha tenido en cuenta la evaluación de conocimiento, de procedimientos y
de actitudes del estudiante. Existen experiencias donde los docentes
evalúan solo el nivel de procedimientos, dejando de lado las otras
evaluaciones donde los estudiantes pueden desarrollar buenas destrezas,
por tanto la auditoría de abocará a determinar todos los aspectos de la
evaluación.
EVALUACION DE LAS AREAS DE REGISTROS ACADEMICOS
Los conocimientos y prácticas que desarrolla el estudiante se concreta
en una nota, mediante la evaluación académica que lleva a cabo el
docente. Pero al docente traslada las evaluaciones a las áreas de
registros académicos. En estas áreas las evaluaciones son ingresadas a
software especializado que permite almacenar las evaluaciones, sumar,
restar, dividir, es decir operacionalizar con las evaluaciones de los
estudiantes.
En este proceso pueden suceder errores. Se ha recibido denuncias de
alumnos que estaban desaprobados a nivel de registros de evaluación sin
embargo en las áreas de registros aparecen aprobados, también han
sucedido hechos en sentido contrario, alumnos que estaban aprobados por
alguna circunstancia aparecen desaprobados. Estos hechos obligan a la
auditoría académica a evaluar.
La evaluación de esta área se llevará a cabo mediante acciones de
control con programas, procedimientos y técnicas mas sofisticadas,
porque de por medio no sólo son documentos los que se revisan, si no
medios computarizados, por tanto aquí aparece el apoyo de especialistas
en computación para poder determinar si los software están correctamente
implementados y cumplen los objetivos de la universidad. En algunos
casos serán objeto de acciones de control algunos funcionarios y
trabajadores, para verificar su idoneidad para el trabajo en estas
áreas. También, las acciones de control comprenden la evaluación de los
denominados record académicos, certificados, y otros documentos que
otorgan estas áreas por disposición de las autoridades.
4.4. PROCEDIMIENTOS DE AUDITORIA ACADEMICA
Durante la fase de ejecución, el equipo de auditoría académica se aboca
a la obtención de evidencias y realizar pruebas sobre las mismas, aplica
procedimientos y técnicas de auditoría, desarrolla hallazgos,
observaciones, conclusiones y recomendaciones. Los procedimientos de
auditoría académica son operaciones específicas que se aplican en una
auditoría e incluyen técnicas y prácticas consideradas necesarias, de
acuerdo con las circunstancias. Las técnicas de auditoría son métodos
prácticos de investigación y prueba que utiliza el auditor, para obtener
evidencia necesaria que fundamente su opinión. Las prácticas de
auditoría constituyen las labores específicas realizadas por el auditor
como parte del examen.
Las acciones de control se concretan mediante la formulación de
programas de auditoría que contienen los denominados procedimientos de
auditoría. No puede concretarse una auditoría si no se aplica
procedimientos de auditoría.
Estos procedimientos varían de acuerdo a los elementos, recursos o
documentos que se van a evaluar. Algunos procedimientos son simples y
otros muy sofisticados. Los procedimientos sofisticados comprenden
constatación de licencias de software, instalación correcta, revisión de
la operatividad, verificación de resultados obtenidos, análisis de
reportes, etc.
En la aplicación de procedimientos de auditoría, están de por medio
principios, normas y reglas del ejercicio profesional de la auditoría.
Los procedimientos deben ser aplicados en forma objetiva, independiente
y siempre sobre la base de las normas profesionales.
Los procedimientos de auditoría pueden ser aplicados en forma personal o
conjunta, con el propósito de obtener la evidencia de cómo se llevan a
cabo las actividades académicas en las escuelas, facultades, institutos
y otras dependencias de las universidades.
4.5. EVIDENCIA DE AUDITORIA ACADEMICA
Es el conjunto de hechos comprobados, suficientes, competentes y
pertinentes que sustentan las conclusiones del auditor académico.
Es la información específica obtenida durante la labor de auditoría a
través de observación, inspección, entrevistas y examen de los
documentos y registros académicos. La actividades de la auditoría
académica se dedica a la obtención de la evidencia, dado que esta provee
una base racional para la formulación de juicios u opiniones. El término
evidencia incluye documentos, fotografías, análisis de hechos efectuados
por el auditor y en general, todo material usado para determinar si los
criterios de auditoria académica son alcanzados.
Se denomina evidencia de auditoria a la información que obtiene el
auditor para extraer conclusiones con las cuales sustenta su opinión .La
evidencia de auditoria comprende los documentos fuente ( originales ) y
los registros contables que soportan los estados financieros y la
información que proviene de otras fuentes.
El término evidencia incluye documentos, fotografías, análisis de hechos
efectuados por el auditor y en general todo material usado para
determinar si los criterios de auditoria son alcanzados.
La evidencia de auditoria se obtiene mediante la apropiada
combinación de:
Pruebas de control o de cumplimiento, son aquellas que se realizan con
el objeto de obtener evidencia sobre la idoneidad y eficacia del
funcionamiento de los sistemas de contabilidad y control interno, es
decir que estos existan, estén vigentes y se apliquen en forma efectiva
y uniforme.
Procedimientos sustantivos, son las pruebas que se realizan con la
finalidad de obtener evidencia con la cual detectar distorsiones
materiales en los estados financieros, pudiendo ser de dos tipos:
• Pruebas de detalle de saldos y transacciones ,para obtener evidencia
suficiente y competente sobre la validez de las transacciones incluidas
en los registros contables/estados financieros ( afirmaciones)
• Procedimientos analíticos, son el estudio y evaluación de la
información financiera y no financiera relevante del periodo materia de
examen.
EVIDENCIA Y LAS FASES DE AUDITORIA
La obtención de evidencia de auditoria que sirve de soporte a la opinión
del auditor sobre la razonabilidad de los estados financieros y/o la
eficacia, eficiencia y economía en las operaciones de una entidad, está
estrechamente relacionada a todas las fases de la auditoria: planeación,
ejecución y elaboración del informe.
En el planeamiento:
• En la comprensión de las operaciones de la entidad y de la estructura
del control interno se debe obtener evidencia sobre la idoneidad del
sistema contable y de la estructura del control interno, para determinar
el riesgo de auditoria.
• En el Programa de Auditoria se va a detallar cuales son los
procedimientos sustantivos y pruebas de controles para la obtención de
evidencia.
En la ejecución :
• En la ejecución de procedimientos sustantivos y pruebas de
controles mediante técnicas de auditoria se obtiene evidencia
suficiente, competente y relevante, para formular los hallazgos.
• Las evidencias obtenidas son clasificadas, foliadas y archivadas en
los papeles de trabajo.
En el informe :
• En la ejecución de la auditoria se puede obtener evidencia sobre
algunos hechos o transacciones ocurridos con posterioridad a la fecha
del balance y hasta la fecha del dictamen (hechos subsecuentes). Dichos
hechos pueden afectar significativamente a la presentación razonable de
los estados financieros, y de acuerdo a los principios de contabilidad,
se hace necesario un ajuste o revelación en dichos estados .Estos
acontecimientos reciben la denominación de “hechos posteriores”
• Obtención de la Carta de Representación, es una de las fuentes de
evidencia mas significativa
• En la elaboración del informe , se determina la opinión del auditor de
acuerdo a la suficiencia, relevancia y pertinencia de la evidencia
obtenida.
• Si la evidencia ratifica que los estados financieros proporcionan
razonablemente o no la situación económica financiera de la entidad, el
auditor emitirá un dictamen limpio u opinión adversa según corresponda.
• Si existe limitación a la obtención de evidencia o esta resulta ser
insuficiente para satisfacer la opinión del auditor, este pude emitir
una opinión con abstención de opinión o con salvedades, según sea el
caso.
La evidencia de auditoria puede clasificarse en los tipos siguientes:
• Evidencia Física
• Evidencia Documental
• Evidencia Testimonial
• Evidencia Analítica
Evidencia Física
Esta forma de evidencia es utilizada por el auditor en la verificación
de saldos de activos tangibles y se obtiene a través de un examen físico
de los recursos; sin embargo, tal evidencia no establece la propiedad o
valuación del activo.
Este tipo de evidencia se obtiene por medio de una inspección u
observación directa de:
• Actividades ejecutadas por las personas
• Documentos y registros
• Hechos relativos al objetivo del examen
La evidencia física se documenta en un memorando que resume los asuntos
revisados, papeles de trabajo que muestran la naturaleza y alcance de la
verificación practicada, pudiendo ser el resultado de una inspección y
estar representada por fotografías, cuadros, mapas, u otras
representaciones gráficas. El obtener y utilizar evidencia gráfica es
una forma eficaz de explicar o describir una situación en un informe.
Por ejemplo, una fotografía clara de un almacén que ilustra practicas
ineficientes tiene un impacto mucho mayor que cien palabras.
El auditor debe obtener evidencia física, como por ejemplo muestras en
respaldo de sus hallazgos .La efectividad de la labor de auditoria varía
según se adquiera familiaridad con la naturaleza física de las
operaciones recursos y otros bienes de la entidad. La habilidad de
informar acerca de una condición identificada es mucho más convincente
que declaraciones basadas en otros tipos de evidencia.
Es una buena práctica que dos miembros del equipo de auditoria efectúen
la inspección física .Igualmente, deben efectuarse las coordinaciones
necesarias con los funcionarios a cargo de la entidad, para que estos le
acompañen y corroborar los hallazgos de auditoria, los cuales deben
formar parte de los papeles de trabajo.
El adecuado uso de la técnica de observación, incluyendo el
reconocimiento del valor de la evidencia física depende, en gran parte,
del auditor que efectúa el trabajo. Por ejemplo, si este se mantiene
alerta y es curioso e imaginativo, observará en forma crítica los
inventarios, las condiciones de la estructura y equipo, y las
actividades del personal de la entidad
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