Perú: la auditoria académica y las acciones de control para la buena administración de las universidades nacionales en el Perú
Autor: Domingo Hernández Celis
Auditoria y control interno
06-06-2007
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Original“La auditoría académica permite emitir una opinión profesional independiente, respecto a si las actividades académicas en su conjunto, presentan razonablemente la situación de dichas actividades, de acuerdo con las leyes, políticas, procesos y procedimientos establecidos” MAGU.
Concepto adecuado por la autora.
“Auditoría Académica: Actividad independiente y objetiva de
aseguramiento y consulta, concebida para agregar valor y mejorar las
operaciones de una organización. Ayuda a una organización a cumplir sus
objetivos aportando un enfoque sistemático y disciplinado para evaluar y
mejorar los procesos de gestión de riesgos, control y gobierno”
THE INSTITUTE OF INTERNAL AUDITORS.
Concepto adecuado por la autora.
INTRODUCCIÓN
La investigación titulada: “PERU: LA AUDITORIA ACADÉMICA Y LAS ACCIONES
DE CONTROL PARA LAS BUENA ADMINISTRACIÓN DE LAS UNIVERSIDADES
NACIONALES“; cuyo objetivo es: “ Determinar la manera en que la
Auditoría Académica puede contribuir a la buena administración de las
Universidades Nacionales en el Perú ”.
La visión de la auditoría académica es la sinergia con la gestión, a
través de la evaluación de las actividades académicas, asesoría y
consultoría especializada. De este modo el paradigma es el trabajo
conjunto, pero haciendo privilegiando la independencia y objetividad de
los auditores. Para que la auditoría académica, cumpla con estos nuevos
retos, debe formular, programas, procedimientos, técnicas y prácticas
que permitan obtener la evidencia suficiente, competente y relevante del
desarrollo de las actividades académicas que desarrollan las
universidades nacionales en sus escuelas, institutos, facultades y
departamentos académicos.
Para el desarrollo de este trabajo se ha aplicado la metodología, las
técnicas e instrumentos necesarios para una adecuada investigación, en
el marco de las normas de la Escuela de Post Grado de nuestra
Universidad Nacional Federico Villarreal.
Para llegar a contrastar los objetivos e hipótesis planteadas, se ha
desarrollado el trabajo de investigación en los siguientes capítulos:
El Capítulo I, presenta el Planteamiento Metodológico de la
investigación. Al respecto se realiza la Descripción del Trabajo de
Investigación, Delimitación de la Investigación, se identifican los
Problemas de la Investigación, luego se presenta la Justificación e
Importancia de la Investigación desarrollada, a continuación se presenta
lo Objetivos de la Investigación, así como las Hipótesis de la
Investigación y finalmente se presenta la Metodología aplicada en la
investigación.
El Capítulo II, presenta los Aspectos Generales del Planteamiento
Teórico de la investigación. Específicamente se presenta los
Antecedentes bibliográficos de la investigación, la Reseña Histórica de
la Investigación y finalmente la base legal aplicable a la
investigación.
El Capítulo III, presenta todo lo referido a las Universidades
Nacionales Peruanas. El detalle del temario desarrollado corresponde al
Marco general de las Universidades Nacionales, la Infraestructura que
disponen estas entidades para llevar a cabo las actividades académicas y
administrativas; asimismo se trata a la Planeación, Organización,
Dirección y Control que llevan a cabo las universidades nacionales.
El Capítulo IV, está referido al tratamiento integral de la Auditoría
Académica. El detalle comprende los distintos aspectos relacionados con
a la Filosofía y Doctrina de la Auditoría Académica. Un punto central
tratado es el desarrollo de las fases del Proceso de la Auditoría
Académica. Otro punto tratado está referido a las Acciones de Control de
la Auditoría Académica,
El Capítulo V, presenta todos los aspectos relacionados con la Buena
Administración de las Universidades Nacionales. Al respecto se trata los
Principios, Recursos, Estándares, Eficiencia, Eficacia y Economía de la
Buena Administración aplicada en las Universidades Nacionales. También
se desarrolla el Cumplimiento de la responsabilidad social, la obtención
de la mejora continua, el logro de la optimización hasta la
Competitividad de las Universidades Nacionales.
El Capítulo VI, está referido a la Presentación, Análisis e
Interpretación de la Entrevista y Encuesta realizadas. Este es el
trabajo de campo que será aplicado a las autoridades, docentes,
estudiantes y trabajadores administrativos de las Universidades
Nacionales. También se considera al personal de auditores de la
Contraloría General de la República y los docentes de la asignatura de
Auditoría.
El Capítulo VII, presenta la Contrastación y Verificación de los
Objetivos e Hipótesis planteadas al inicio de la investigación.
Finalmente se presenta las Conclusiones, Recomendaciones, Bibliografía y
los Anexos del trabajo de investigación.
CAPITULO I:
PLANTEAMIENTO METODOLOGICO
1.1. DESCRIPCION DEL TRABAJO DE INVESTIGACION
Este trabajo, trata de la forma como la auditoría académica desarrollada
con efectividad incide en la buena administración de las universidades
nacionales de nuestro país.
Las universidades públicas son entidades educativas autónomas, de origen
comunal, al servicio del país, integradas por autoridades, funcionarios,
trabajadores, profesores, alumnos y graduados dedicadas al estudio e
investigación, a la creación y aplicación científica y tecnológica,
enseñanza, transmisión y difusión del conocimiento para la formación de
humanistas, científicos, investigadores y profesionales.
Las universidades nacionales son creadas por Ley. Se rigen por la
Constitución Política del Perú, por la Ley Universitaria, su Estatuto y
sus Reglamentos.
Las universidades nacionales desarrollan sus funciones sobre la base de
principios.
Tienen visión, misión, objetivos, actividades y funciones.
Las universidades nacionales disponen dentro de su estructura orgánica
de órganos de inspección y control. La Oficina General de Auditoría
Interna es la que realiza las funciones de inspección y control de todas
las actividades de la universidad. En la práctica la auditoría interna
orienta su trabajo más a lo financiero y económico, dejando de lado las
actividades académicas. De este modo podemos decir que el órgano de
control viene trabajando con una concepción que ha sido sobrepasada por
el cambio y competitividad que exige la coyuntura actual. Esta
dependencia, realiza el planeamiento de sus actividades de control,
ejecuta los procedimientos de fiscalización y control y finalmente
remite sus informes a las autoridades correspondientes, sin considerar
el aspecto académico. Esta forma de desempeño, orientado sólo a lo
financiero y económico, sin tener en cuenta lo académico, se concreta en
la falta de efectividad del aspecto académico
El trabajo de la moderna auditoría, aplicada a las universidades
nacionales, no puede dejar de lado el aspecto académico que es la razón
de ser de dichas entidades, por lo que en este trabajo de investigación
proponemos este tipo de auditoría especializada. Para el efecto se
desarrolla todo lo referido a su filosofía, doctrina, acciones de
control, proceso, procedimientos, técnicas y prácticas.
1.2. DELIMITACIONES DE LA INVESTIGACION
ENTIDADES DONDE SE OBTUVO INFORMACION PARA LA TESIS:
Esta investigación se realizará en las siguientes Universidades
Nacionales:
Universidad Nacional Federico Villarreal y Universidad Nacional Mayor de
San Marcos
DELIMITACION TEMPORAL:
Esta es una investigación de actualidad.
DELIMITACION SOCIAL:
En el proceso de investigación se solicitó autorizaciones de las
autoridades de las Universidades Nacionales y se realizó coordinaciones
con personal docente, administrativo y estudiantes. El trabajo ha
permitido participar a la comunidad universitaria con el objeto de
obtener información para el desarrollo del trabajo de investigación
DELIMITACION CONCEPTUAL:
(1) Auditoría académica : variable independiente
(2) Universidades Nacionales : Variable interviniente
(3) Buena Administración : Variable Dependiente
1.3. PROBLEMAS DE LA INVESTIGACION
Una empresa comercial, tiene como giro o actividad principal la
compraventa de bienes, por tanto cualquier evaluación aplicada a este
tipo de entidades se orienta fundamentalmente a evaluar el aspecto
financiero y económico. En cambio en las universidades nacionales su
giro es la prestación de servicios académicos, sin embargo no se realiza
una evaluación del servicio académico, sino fundamentalmente se evalúa
las transacciones financieras y económicas. Es decir se viene utilizando
las herramientas de control sin la lógica ni el criterio necesarios.
El aspecto académico de las universidades converge, recursos humanos
(autoridades, docentes, administrativos, alumnos y ex alumnos ),
procesos, procedimientos, planes curriculares, sílabos, evaluaciones
(normales, de recuperación, de cargo, etc. ). Todos estos elementos
nunca han sido evaluados por una auditoría académica, es decir con la
participación de personal profesional que tenga entrenamiento técnico,
capacidad profesional y actitud independiente como auditores académicos.
De este modo, las universidades nacionales vienen afrontando problemas
en el control académico de las escuelas, facultades y departamentos
académicos que tienen a su cargo.
Los procesos, procedimientos, técnicas y prácticas de auditoría
financiera que se viene aplicando en las universidades nacionales, no
han contribuido a solucionar la problemática académica y por tanto no se
ha contribuido con la administración de estas entidades.
Asimismo se ha determinado la falta de la función asesora y consultora
por parte de la auditoría financiera lo que no le da efectividad ni
facilita la buena administración de las universidades nacionales.
Esta problemática ha originado que las escuelas, facultades y
departamentos académicos no cumplan sus metas, objetivos ni la misión
con eficiencia y efectividad.
PROBLEMA PRINCIPAL:
¿DE QUE MANERA LAS ACCIONES DE CONTROL DE LA AUDITORIA ACADEMICA PUEDEN
CONTRIBUIR A LA BUENA ADMINISTRACION DE LAS UNIVERSIDADES NACIONALES EN
EL PERU ?
PROBLEMAS ESPECÍFICOS:
1) ¿Cómo concretar la auditoria académica en la infraestructura de las
universidades nacionales, de tal modo que se convierta en herramienta
efectiva que contribuye al proceso de la buena administración de estas
entidades del estado ?
2) ¿ De que manera las acciones y procedimientos del proceso de la
auditoria académica, puede contribuir al desarrollo de la organización
de las universidades nacionales, de modo que la auditoria académica y
administración establezcan una sinergia que beneficie a la comunidad
universitaria ?
3) ¿ En que forma las políticas de personal y otras normas, constituyen
criterios de auditoría académica, y contribuyen a la eficiencia de la
gestión administrativa de las universidades nacionales ?
4) ¿ La auditoría académica permitirá evidenciar la existencia las
actividades de proyección social de modo que se defina la efectividad de
la administración de las universidades nacionales interna como
externamente ?
5) ¿ De que modo contribuyen los hallazgos de la auditoría académica,
con el control de las universidades nacionales y por ende con la
optimización de la administración ?
1.3. JUSTIFICACION E IMPORTANCIA DE LA INVESTIGACION
1.4.1. JUSTIFICACIÓN
La filosofía de la auditoría académica es la sinergia con la
administración, a través de la evaluación de las actividades académicas,
asesoría y consultoría especializada y el monitoreo de los programas y
actividades académicas. No más trabajo paralelo o apartado de la
gestión. El paradigma es el trabajo conjunto, pero haciendo valer la
independencia de cada actividad.
Para que la auditoría académica cumpla con estos nuevos retos, el
control, debe estar no sólo en la estructura si no especialmente en la
infraestructura de las universidades nacionales, es decir formando parte
de la esencia de la misma.
La auditoria académica, de seguro va a ser muy beneficiosa para la
mejora de la práctica del control interno y del efecto positivo en la
administración de las universidades nacionales.
Para la efectividad de las actividades académicas y la buena
administración de las universidades nacionales, es fundamental la
práctica de la auditoría académica y además que se disponga de un
sistema de control académico que contribuya al logro de las metas,
objetivos, misión y visión institucional.
Ante la amplitud de los antiguos conceptos empleados y la superación de
las viejas definiciones restrictivas y mecanicistas de la auditoria, el
enfoque de la efectividad de la auditoría académica convierte a esta
actividad profesional en una herramienta eficaz para satisfacer las
necesidades de una buena administración de las universidades públicas.
Además de la trascendencia que tendrá en la buena administración de las
universidades públicas, la auditoría académica, también permitirá que
los auditores enfrenten el nuevo desafío que representa realizar la
auditoría académica, así como la asesoría y consultoría oportuna y
confiable y seguir manteniendo la independencia y objetividad en la
evaluación de todas las transacciones académicas; lo que permitirá
plasmar su ética profesional en toda su extensión.
1.4.2. IMPORTANCIA
La importancia de esta investigación radica en la oportunidad que
tenemos los profesionales de formular trabajos en base a los
conocimientos y experiencias para que sean aplicadas por las
Universidades Nacionales.
Por otro lado, hoy por hoy, que se habla de buen gobierno o buena
administración las universidades nacionales no pueden permanecer inertes
ante los cambios, especialmente si estos cambios van a beneficiar su
gestión, teniendo en cuenta que las universidades privadas vienen
poniendo todos sus esfuerzos y recursos para captar no sólo el interés
de sus alumnos, si no de toda la comunidad.
La alternativa de hoy es la auditoría académica para la buena
administración de las universidades nacionales, porque el aspecto
académico es la razón de ser institucional, el mismo que debe disponer
de la evaluación correspondiente, proporcionada por la auditoría
académica.
1.4. OBJETIVOS DE LA INVESTIGACION
OBJETIVO PRINCIPAL:
DETERMINAR LA MANERA EN QUE LA AUDITORIA ACADEMICA PUEDE CONTRIBUIR A LA
BUENA ADMINISTRACION DE LAS UNIVERSIDADES NACIONALES EN EL PERU
OBJETIVOS ESPECÍFICOS:
1) Determinar la forma de concretar la auditoria académica en la
infraestructura de las universidades nacionales, de tal modo que se
convierta en herramienta efectiva que contribuye al proceso de la
administración de estas entidades del estado.
2) Establecer la manera en que las acciones y procedimientos de la
auditoria académica, pueden contribuir con la organización y el
desarrollo institucional de las universidades nacionales
3) Establecer las políticas de personal y otras normas como criterios de
auditoría académica para que contribuyan a la eficiencia de la gestión
administrativa de las universidades nacionales.
4) Determinar mediante la evidencia de la auditoría académica las
actividades de proyección social que definan la efectividad de la
administración de las universidades nacionales con la comunidad
5) Establecer la forma como contribuyen los hallazgos de la auditoría
académica con el control de las universidades nacionales y por ende con
la optimización de la administración de dichas entidades.
1.5. HIPOTESIS DE LA INVESTIGACION
HIPÓTESIS PRINCIPAL:
LAS ACCIONES DE CONTROL REALIZADAS EN EL MARCO DE LA AUDITORIA ACADEMICA,
EVALUAN EL DESEMPEÑO DEL PERSONAL DOCENTE Y NO DOCENTE, LA UTILIZACION
EFICIENTE DE LOS RECURSOS ASIGNADOS A LAS ACTIVIDADES ACADEMICAS, EL
CUMPLIMIENTO DE LOS PLANES CURRICULARES, METAS, OBJETIVOS Y MISION
ENCOMENDADA A LAS ESCUELAS, INSTITUTOS, FACULTADES Y DEPARTAMENTOS
ACADEMICOS DE LAS UNIVERSIDADES NACIONALES
HIPOTESIS SECUNDARIAS:
1) El proceso de la auditoría académica se concreta en la
infraestructura de las universidades nacionales, cuando la comunidad
universitaria tenga el total convencimiento que su ejecución va a
permitir identificar y contribuir a la solución de los problemas y por
tanto facilitar el proceso de la administración efectiva de estas
entidades.
2) Las acciones y procedimientos del control académico aplicados por la
auditoría académica contribuyen con la organización y el desarrollo
institucional de las universidades nacionales, cuando evalúan los
procesos académicos y facilitan las recomendaciones para su efectividad.
3) Las políticas de personal, las normas académicas y otros documentos
son criterios de auditoría académica, por que funcionan como estándares
de la eficiencia de la gestión administrativa de las universidades
nacionales.
4) La auditoría académica permitirá evidenciar cada una de las
actividades de proyección social que realizan las universidades
nacionales, lo que define la efectividad de estas entidades con la
comunidad.
5) Los hallazgos representan deficiencias importantes que podrían
afectar en forma negativa las actividades educativas, son comunicados a
las autoridades correspondientes de las universidades nacionales para
que se tomen las acciones pertinentes; lo que permite optimizar el
control y la administración de estas entidades.
VARIABLES DE LA INVESTIGACION:
1) VARIABLE INDEPENDIENTE:
X. AUDITORIA ACADEMICA:
INDICADORES:
X.1. PROCESO DE LA AUDITORIA ACADEMICA
X.2. ACCIONES Y PROCEDIMIENTOS DE CONTROL ACADEMICO
X.3. CRITERIOS DE AUDITORIA ACADEMICA
X.4. EVIDENCIA DE AUDITORIA ACADEMICA
X.5. HALLAZGOS DE AUDITORIA ACADEMICA
2) VARIABLE DEPENDIENTE:
Y. BUENA ADMINISTRACION:
INDICADORES:
Y.1. PROCESO DE LA ADMINISTRACION EFECTIVA
Y.2. DESARROLLO DE LAS ACTIVIDADES INSTITUCIONALES
Y.3. EFICIENCIA DE LA ADMINISTRACION
Y.4. EFECTIVIDAD DE LA ADMINISTRACION
Y.5. OPTIMIZACION DE LA ADMINISTRACION
3) VARIABLE INTERVINIENTE:
Z. UNIVERSIDADES NACIONALES:
INDICADORES:
Z.1. INFRAESTRUCTURA DE LAS UNIVERDADES NACIONALES
Z.2. ORGANIZACIÓN DE LAS UNIVERSIDADES NACIONALES
Z.3. GESTION DE LAS UNIVERSIDADES NACIONALES
Z.4. ACTIVIDADES DE PROYECCION SOCIAL
Z.5. CONTROL DE LAS UNIVERSIDADES NACIONALES
1.6. METODOLOGIA DE LA INVESTIGACION
TIPO Y NIVEL DE INVESTIGACION:
TIPO DE INVESTIGACION:
NIVEL DE INVESTIGACION
Este trabajo de investigación es del tipo básica o pura, por cuanto
todos los aspectos son teorizados, aunque sus alcances serán prácticos
en la medida que sean aplicados por las Universidades Nacionales.
La investigación es del nivel descriptiva-explicativa, por cuanto se
describe todos los aspectos de la auditoría interna para poder aplicarlo
como herramienta para el cambio y competitividad de las Universidades
Públicas.
METODOS DE LA INVESTIGACION
DESCRIPTIVO
INDUCTIVO
Será utilizado para describir o detallar las bondades de las acciones de
control de la Auditoría Académica de modo que contribuya a la buena
administración de las Universidades Nacionales.
Este método será utilizado para inferir la información de la muestra en
la población de la investigación y de esa forma facilitar la
contrastación de la hipótesis y demostración de los objetivos.
DISEÑO DE LA INVESTIGACIÓN DESARROLLADA.
En este trabajo de investigación, en primer lugar se han identificado
los problemas, en base a los cuales se han propuesto las soluciones
correspondientes a través de las hipótesis, asimismo se han propuesto
los objetivos de la investigación; estableciendo una relación directa
entre estos tres elementos metodológicos.Luego de haber desarrollado el
trabajo, se ha contrastado los objetivos específicos, lo que ha
permitido consolidar el objetivo general de la investigación. Los
objetivos específicos contrastados, han sido la base para emitir las
conclusiones parciales de la investigación.Las conclusiones parciales,
constituyen el resultado de la investigación y constituyen la base para
emitir la conclusión general del trabajo.Finalmente, se ha establecido
una interrelación entre el objetivo general y la conclusión general para
llegar a contrastar la hipótesis general de la investigación, sobre la
base del planteamiento metodológico y teórico.La tesis también contiene
las recomendaciones, que vienen a ser los criterios u opiniones del
autor, para la mejora y competitividad de las universidades públicas, en
un contexto muy difícil propiciado por la abundancia de universidades
privadas y otros factores.La bibliografía utilizada es la base para el
fundamento teórico que estamos presentando por tanto merece la
relevancia del caso.
POBLACION Y MUESTRA DE LA INVESTIGACION
POBLACION
MUESTRA
Estuvo compuesta por las autoridades, docentes, trabajadores y
estudiantes de las 34 universidades públicas que funcionan en nuestro
país en base de las respectivas leyes de creación.
Asimismo, se tomó en cuenta al personal especialista de la Contraloría
General de la República y el personal docente de la asignatura de
auditoría de las Universidades Nacionales.
La muestra de la investigación estuvo compuesta por las autoridades,
docentes, trabajadores y estudiantes de las siguientes Universidades
Públicas:
1) Universidad Nacional Federico Villarreal
2) Universidad Nacional Mayor de San Marcos
Asimismo, se tomó en cuenta al personal especialista de la Contraloría
General de la República y el personal docente de la asignatura de
auditoría de las Universidades Nacionales.
ENTREVISTAS
ENCUESTAS
ANÁLISIS DOCUMENTAL
Esta técnica se aplicó a las autoridades de las Universidades Públicas
(15) y Funcionarios de la Contraloría (05, con el objeto de obtener
información que valide la investigación.
Se aplicó a los docentes, alumnos, y trabajadores de la universidades
públicas (60); personal operativo de la Contraloría (10) y docentes de
auditoría (10). con el objeto de obtener información sobre los aspectos
relacionados con la investigación
Se utilizó esta técnica para analizar las normas; información académica,
administrativa, presupuestaria y otras fuentes de origen bibliográfico
relacionados con la investigación.
INSTRUMENTOS DE RECOPILACIÓN DE DATOS:
Los instrumentos que se han utilizado en la investigación, están
relacionados con las técnicas antes mencionadas, del siguiente modo:
TECNICAS E INSTRUMENTOS UTILIZADOS EN LA INVESTIGACION
TECNICA
INSTRUMENTO
ENTREVISTA
GUIA DE ENTREVISTA
ENCUESTA
CUESTIONARIO
ANALISIS DOCUMENTAL
GUIA DE ANALISIS DOCUMENTAL
TECNICAS DE ANALISIS Y PROCESAMIENTO DE DATOS
TÉCNICAS DE ANÁLISIS:
TÉCNICAS DE PROCESAMIENTO DE DATOS:
a) Análisis documental
b) Indagación
c) Conciliación de datos
d) Tabulación de cuadros con cantidades y porcentajes
e) Otras que sean necesarias.
a) Ordenamiento y clasificación
b) Procesamiento manual
c) Proceso computarizado con Excel
d) Proceso computarizado con SPSS
CAPITULO II:
ASPECTOS GENERALES DEL PLANTEAMIENTO TEORICO
2.1. ANTECEDENTES BIBLIOGRAFICOS DE LA INVESTIGACION
La auditoría académica no es un tema que ha sido tratado por los
investigadores; sin embargo existen trabajos que de una u otra forma han
aportado para que el presente trabajo se consolide:
a) Tesis “El Nuevo Marco de la Auditoría Interna y su influencia en la
optimización del Gobierno Corporativo de las Universidades Públicas”,
correspondiente al Mag. Guardia Huamaní, Efraín presentada en la Escuela
Universitaria de Post Grado de la Universidad Nacional Federico
Villarreal para obtener el Grado Académico de Maestro den Auditoría
Contable y Financiera. Está referida al estudio de la auditoría interna
como herramienta facilitadora de las actividades académicas y
administrativas de las Universidades Públicas.
b) Tesis “ Auditoría interna y el control interno: Su aplicación en una
universidad nacional”. Esta tesis se encuentra en el Colegio de
Contadores Públicos de Lima y corresponde a Pérez Hernández, Daniela,
presentada en la Universidad Nacional Mayor de San Marcos para obtener
el Grado de Maestro. En este documento se relaciona los principios,
normas y procedimientos del control interno con el trabajo del auditor
interno de una universidad nacional.
c) Tesis: “ El Proceso administrativo de control interno en la gestión
municipal”, elaborado por León Flores, Gilberto E. y Zevallos Cardich
José María para optar el Grado de Maestro en Administración en la
Universidad Nacional Federico Villarreal. En este trabajo se describe
las etapas del control interno y la forma como incide en la gestión de
las municipalidades de nuestro país, por el enfoque que tiene será de
utilidad para el presente trabajo.
d) Tesis: “Control de calidad en el desarrollo empresarial”, elaborado
por Trinidad Rivera, Lorgio Heraclio y Esparza Silva, Milciades Roberto
para potar el Grado de Maestro en Ingeniería industrial en la
Universidad Nacional Federico Villarreal. En esta tesis los autores
estudian todas los criterios que deben cumplirse para planificar y
producir bienes y servicios de calidad. Estos criterios podrían
adecuarse a las Universidades Nacionales, para prestar servicios
académicos de calidad.
e) Tesis: “La auditoria de gestión en la empresa moderna”, elaborado por
Bendezú Iriarte, Juan Héctor para optar el grado de Maestro en
Administración en la Universidad Nacional Federico Villarreal. El autor
en esta tesis desarrolla el proceso de la auditoría de gestión, tratando
en primer lugar la evaluación del sistema de control interno, lo que
será de suma utilidad para el presente trabajo de investigación.
f) Tesis: “Control eficaz de la gestión de una empresa Cooperativa de
Servicios Múltiples”, elaborado por Hernández Celis Domingo, para optar
el Grado de Maestro en Auditoria Contable y financiera en la Universidad
Nacional Federico Villarreal. En este trabajo el autor describe la forma
como implementar un sistema de control interno eficaz, el mismo que es
un verdadero facilitador de la gestión óptima de las empresas
cooperativas. Este trabajo puede ser aplicado a las Universidades
Nacionales, con el fin de implementar un sistema de control eficaz para
el buen gobierno corporativo.
g) Tesis: “ Control de las Organizaciones No Gubernamentales de
Desarrollo para la eficacia de la Cooperación Técnica Internacional”,
elaborado por Domingo Hernández Celis, para optar el Grado de Doctor en
Contabilidad. En este trabajo el autor trata del estudio del control
aplicado en las Organizaciones No Gubernamentales de Desarrollo. Este
trabajo será tomado como referencia porque se busca la efectividad.
2.2. RESEÑA HISTORICA DE LA INVESTIGACIÓN
2.3. RESEÑA HISTORICA DE LAS UNIVERSIDADES
El conocimiento, comprensión y aplicación que desde siempre fueron
espontáneas, con el transcurrir del tiempo fueron organizadas e
institucionalizadas, fueron limitadas y fijadas en las Universidades,
donde los saberes organizados se guardaron, se especializaron, y se
difundieron hasta hoy. Desde entonces, la historia de las universidades
es la historia de las instituciones que contienen saberes para guardar,
saberes para distribuir, saberes para descubrir, saberes que se
producen, se inventan, se censuran, o simplemente se repiten.
En el Perú, la Ley Universitaria No. 23733, establece que las
Universidades están integradas por profesores, estudiantes y graduados.
Las Universidades se dedican al estudio, la investigación, la educación
y la difusión del saber y la cultura, y a su extensión y proyección
sociales.
Las Universidades tienen autonomía académica, normativa, administrativa
y económica dentro de la ley.
2.3.1. RESEÑA HISTORICA DE LA AUDITORIA ACADEMICA
El estudio de la auditoria y su influencia en la administración de las
empresas, ha sido una preocupación desde siempre.
J.A. Cashin, P.D. Neuwrith y J.F. Ley (1984) [1] desde hace mas de 40
años mencionaron que la continua expansión de las actividades modernas
ha añadido pesadas cargas a la dirección de las entidades a la hora de
mantener el control sobre operaciones extensas. El incremento en las
actividades regulares, la descentralización, y la mayor dispersión
geográfica han puesto por sí mismas serios retos al control a la
administración. Hay que añadir, además los nuevos problemas relacionados
con las fusiones y adquisiciones, la diversificación de bienes y
servicios, la informática y otras tecnologías, el grado de complejidad
alcanzado reclama una ejecución sobresaliente en todos los niveles de la
administración. Los autores dicen, que desde mucho más antes, la
dirección podría mantener el control a través del constante contacto
personal con las operaciones de las entidades, con otros niveles de
administración y hasta con los empleados individualmente. Los nuevos
problemas han hecho necesario delegar responsabilidad y autoridad en
numerosos niveles de supervisión. Sin embargo, la responsabilidad de la
dirección no termina con esta asignación de funciones pues no puede
delegar su responsabilidad general. Con la delegación de
responsabilidades la dirección tuvo que encauzar el control a través de
especialistas, los auditores, para poder mantener la vigilancia sobre la
cadena de control de dirección. Es necesario un programa sistemático de
revisión y valoración para comprobar que las responsabilidades delegadas
han sido bien encausadas y que las políticas y procedimientos
establecidos se han llevado a cabo como estaba previsto.
Más aún, si pudiese existir una revisión regular por un personal
cualificado para determinar que el sistema de control ha sido el
adecuado y, a través de pruebas constantes, determinar que ha resultado
operativamente efectivo, podría asegurarse la integridad del control y
de la información. Sin tal seguridad, la dirección podría dudar de los
estados financieros o la gestión cuando se utilice como guía para la
toma de decisiones diaria. Sin tal seguridad, el auditor no puede
confiar en el sistema de control interno, a no ser que incremente mucho
sus evidencias y la extensión de los procedimientos de auditoria.
El instituto de auditores internos de Estados Unidos, a través de su
Comité de Desarrollo Internacional, ha realizado un estudio de la
auditoria para determinar lo que ha venido haciéndose en el campo de la
misma y como se ha realizado. El primer estudio se realizó en 1957,
seguido de otros en 1968, 1975, 1979, 1985, 1990, 1992. Cada uno de
ellos ha demostrado que la función de auditoria aplicado a las entidades
públicas y privadas ha progresado notablemente en la extensión de su
alcance hacia más áreas operacionales, acrecentando el estatus del
informe del auditor interno.
En el año 1997, los directivos del Instituto de Auditores Internos de
España cuando prologan la traducción el Informe COSO, dicen que es
motivo de gran satisfacción presentar a los lectores de habla española y
concretamente a los profesionales de la auditoria, del control, de la
administración y gestión de las organizaciones, la traducción de la
versión en inglés del INFORME COSO sobre control interno, publicación
editada en los estados Unidos en 1992 tras un largo período de discusión
de mas de cinco años y realizada por el grupo de trabajo que la Comisión
Treadway formó con el objetivo fundamental de definir un nuevo marco
conceptual del control interno capaz de integrar las diversas
definiciones y conceptos que hasta ahora se han venido utilizando sobre
este tema.
Las universidades públicas como entidades que necesitan administrarse en
la forma más óptima posible tienen que hacer uso del sistema de control
interno y su principal instrumento la auditoria con el fin de detectar,
en el plazo deseado, cualquier desviación con respecto a los objetivos
académicos, sociales y económicos establecidos por estas entidades y de
limitar las sorpresas. La auditoria permite a la administración hacer
frente a la rápida evolución del entrono económico y competitivo, así
como a las exigencias y prioridades cambiantes de los clientes y adaptar
su estructura para asegurar el crecimiento futuro.
La auditoria fomenta la eficiencia, reduce los riesgos de pérdida de
valor de los activos y ayuda a garantizar la fiabilidad de la
información y el cumplimiento de las leyes y normas vigentes. Debido a
que la auditoria es útil para la consecución de muchos objetivos
importantes de la administración de las universidades nacionales, cada
vez es mayor la exigencia de disponer de mejores sistemas de control
interno y de informes sobre los mismos, de este modo la auditoria es
considerada cada vez más como una solución a numerosos problemas
potenciales de la administración de las universidades nacionales.
La Resolución de Contraloría Nº 072-98-CG, aprueba las normas técnicas
de control interno para el Sector Público. En el preámbulo de esta norma
se indica que conforme a la Ley No. 27785 la Contraloría General de la
República como ente Rector del Sistema Nacional de Control, debe
formular procedimientos y operaciones a ser empleados por las entidades
públicas en su accionar, a fin de optimizar sus sistemas administrativos
de gestión y control interno; dentro de la política de modernización del
Estado corresponde establecer pautas básicas homogéneas que orienten el
accionar de las entidades del Sector Público, hacia la búsqueda de la
efectividad, eficiencia y economía en sus operaciones, en el marco de
una adecuada estructura del Control Interno y probidad administrativa.
En tal sentido, en el marco de flexibilidad señalado, resulta necesario
proporcionar a las Entidades Públicas normas técnicas de control
gerencial, que coadyuven a una adecuada orientación y unificación de sus
controles internos, favoreciendo un funcionamiento orgánico y uniforme
de la gestión pública y de utilización de los recursos públicos, en un
ambiente satisfactorio de control interno y probidad. Las normas de
control interno para el sector público son guías generales dictadas por
la Contraloría General de la República, con el objeto de promover una
sana administración de los recursos públicos en las entidades en el
marco de una adecuada estructura de control interno. Estas normas
establecen las pautas básicas y guían el accionar de las entidades del
sector público hacia la búsqueda de la efectividad, eficiencia y
economía en las operaciones. Los Titulares (El Rector en el caso de las
universidades) de cada entidad son responsables de establecer, mantener,
revisar y actualizar la estructura de control interno, que debe estar en
función a la naturaleza de sus actividades y volumen de operaciones,
considerando en todo momento el costo-beneficio de los controles y
procedimientos implantados.
La traducción del Internal Control Integrated Framwork por el Instituto
de Auditores Internos de España- Coopers & Lybrand SA., nos permite
entender que los nuevos elementos del control interno: entorno de
control, evaluación de los riesgos, actividades de control, información
y comunicación y supervisión, deben ser los llamados a aplicarse en las
Universidades Nacionales, para que aporten el ambiente en el que los
trabajadores desarrollen sus actividades y cumplan con sus
responsabilidades de control, evalúen los riesgos relacionados con el
cumplimiento de determinados objetivos, establezcan las ayudas para
asegurar que se pongan en práctica las leyes, estatuto, reglamento,
manuales, directivas, etc. de las universidades para hacer frente a
dichos riesgos. Asimismo estos componentes permitirán que la información
relevante se capte y se comunique por toda la universidad y luego
supervisar y modificar según las circunstancias todos los mecanismos de
gestión, de modo que se alcance eficacia y eficiencia de las
operaciones, fiabilidad de la información y se cumplan las leyes y
normas aplicables.
En todo este contexto el control interno y su herramienta fundamental la
auditoria, serán un medio utilizado para la consecución de los fines y
no un fin en si mismo. De lo antes indicado, se puede deducir, que los
antecedentes que se han determinado, están constituidos por aspectos
eminentemente normativos y doctrinarios, los que serán conocidos,
comprendidos, analizados e interpretados adecuadamente para luego pasar
a ser utilizados en el trabajo de investigación
La Universidades Nacionales, no carecen de normas, menos de órganos
institucionales; el problema es que todos estos mecanismos no vienen
aportando a la administración de estas entidades, por lo que es
necesario introducir la moderna auditoría académica para que contribuya
en forma eficiente, económica y eficaz a la buena administración.
2.4. BASE LEGAL DE LA INVESTIGACION
Normas generales
1. Constitución Política del Estado;
2. Ley de Gestión Presupuestaria del Estado- Ley No. 27209;
3. Ley del Presupuesto del Sector Público para el Año Fiscal 2006 –Ley
No. 28652;
4. Ley de Equilibrio Financiero del Presupuesto del Sector Público para
el Año Fiscal 2006- Ley No. 28653
5. Ley de Endeudamiento del Sector Público para el Año Fiscal 2006- Ley
No. 28654;
6. Ley de Responsabilidad y Transparencia Fiscal- Ley 27245, modificada
por la Ley No. 27958;
7. Ley Marco de la Administración Financiera del Sector Público;
8. Código Civil y Código Procesal Civil;
9. Código Penal;
10. Código de Procedimientos Penales; y,
11. Código Procesal Penal
Normas especificas
1. Ley Universitaria;
2. Ley Orgánica de cada universidad;
3. Estatuto de cada universidad;
4. Reglamento general de cada universidad;
5. Plan Estratégico de cada universidad;
6. Presupuesto de cada universidad;
7. Cuadro de Asignación de Personal;
8. Reglamento de Organización y Funciones;
9. Manuales de proceso y procedimientos;
10. Otras normas relacionadas
Normas contables
1. Normas Internacionales de Contabilidad Sector Público (NIC-SP)
2. Normas Internacionales de Información Financiera (NIIF)
3. Plan Contable Gubernamental
4. Resoluciones de la Contaduría Publica de la Nación
5. Directivas sobre procesos y procedimientos contables
Normas de control
1. Normas Internacionales de Auditoria-NIAS
2. Normas de Auditoria Generalmente Aceptadas-NAGAS.
3. Normas de Auditoria Gubernamental-NAGUS.
4. Ley No.. 27785: Ley Orgánica del Sistema Nacional de Control y de la
Contraloría General de la Republica. Publicada el 23.07.2002.
5. Resolución de Contraloría No. 072-98-CG: Normas Técnicas de Control
Interno para el Sector Publico. Publicado el 18.12.1998
6. Resolución de Contraloría No. 123-2000-CG: Ampliación de las Normas
Técnicas de Control Interno para el Sector Público. Publicado el 01.07.
2000.
CAPITULO III :
UNIVERSIDADES NACIONALES PERUANAS
3.1. MARCO GENERAL DE LAS UNIVERSIDADES NACIONALES
Las Universidades Nacionales, son entidades integradas por profesores,
estudiantes y graduados. Se dedican al estudio, la investigación, la
educación y la difusión del saber y la cultura y a su extensión y
proyección sociales. Tienen autonomía académica, normativa,
administración y económica dentro de la Ley [2].
La Ley Universitaria, establece sus fines, régimen académico y
administrativo, los estudios y grados que otorga, su gobierno y otros
aspectos relacionados con su actividad.
3.2. INFRAESTRUCTURA DE LAS UNIVERSIDADES NACIONALES
Conjunto de elementos o servicios que se consideran necesarios para el
funcionamiento de las universidades nacionales. Los elementos están
constituidos por terrenos, locales académicos, locales administrativos,
maquinaria y equipo, unidades de transportes, muebles y enseres y otros
equipos diversos necesarios para el funcionamiento de las universidades.
En cuanto a servicios, está referido a los procesos y procedimientos de
los servicios que prestan las universidades nacionales; tales como,
ingresos, proceso académico, proceso de graduación, proceso de
titulación; sistema de pagos, sistema de cobros, etc.
De acuerdo con la Enciclopedia Encarta® 2005, también se puede hablar de
infraestructura social y económica.
En ese sentido la infraestructura social comprende a la forma como están
organizadas las personas de las universidades; es decir en autoridades,
funcionarios, docentes, trabajadores no docentes, estudiantes,
egresados, graduados. Cada uno de estos grupos tiene intereses propios e
intereses corporativos, por tanto su participación en de suma
importancia en la administración de las Universidades Nacionales.
En cuanto a la infraestructura económica está referida a la forma como
estructuran las universidades nacionales sus fuentes de financiamiento e
inversiones para que puedan funcionar. Los recursos del tesoro, los
recursos directamente recaudados, las donaciones y legados constituyen
las fuentes básicas de financiamiento. En base a estas fuentes se
obtienen las inversiones necesarias para la gestión académica y
administrativa. Las Universidades Nacionales deben disponer de una
adecuada estructura de financiamiento e inversiones para poder llevar a
cabo sus actividades en las mejores condiciones.
3.3. PLANEACION ESTRATEGICA DE LAS UNIVERSIDADES NACIONALES
El Artículo 55 de la Ley No. 27209[3], establece que las entidades del
Estado deben formular el Plan Estratégico Institucional.
El Decreto Supremo No. 187-2001-EF[4], establece que los Planes
Estratégicos Multilaterales, estarán compuestos de los siguientes
elementos: i) Visión del país al 2021; ii) Misión del Estado; iii)
Objetivo general del gobierno; iv)) Principales prioridades nacionales
para el período 2002-2006. Asimismo esta norma contiene la Programación
general y específica por sectores institucionales.
El Marco Macroeconómico Multianual 2006-2008, contiene: i) La
declaración de principios de política fiscal; ii) La situación general y
perspectivas: Desarrollos perspectivas y Escenario Macroeconómico; iii)
Ingresos, Gastos y Financiamiento público.
La Resolución No. 399-2001-EF/10[5], establece las disposiciones
específicas para la formulación de los Planes Estratégicos
Institucionales. Al respecto se establece los diversos aspectos de: i)
Los Planes Estratégicos Institucionales (PEI); ii) La Programación
Multianual de Inversión Pública (PMIP); y, iii) La Estructura de los
Planes Estratégicos Multianuales (PEM).
Esta norma establece que la formulación de los Planes Estratégicos
Multianuales, deben contener la siguiente información: i) El
Diagnóstico; ii) Las Perspectivas a mediano y largo plazo (Visión y
Misión); iii) Los Objetivos Estratégicos generales y específicos; iv)
Las Acciones Permanentes y Temporales; v) Los Indicadores para la
medición del desempeño; y, vi) Los recursos necesarios para su
implementación.
DIAGNÓSTICO :
Comprende el análisis de la situación respecto al entorno en el que se
sitúa y al análisis de sus características internas. El diagnóstico
comprende una mirada a la situación actual y a la evolución que ha
tenido en los últimos cinco años, sobre la base de una Matriz de
Diagnóstico que refleje: Situación encontrada; Acciones emprendidas;
Resultados esperados; y, Resultados obtenidos.
Para la elaboración de la Matriz de Diagnóstico se considerará el
análisis del entorno general y específico. El entorno general incluirá
el análisis de los factores que corresponden a lo económico; geográfico;
demográfico; político; legal; social; cultural; tecnológico; y,
cualquier otro factor que se considere pertinente. El entorno específico
incluirá la definición de: Quienes son los usuarios / beneficiarios;
Cuales son los principales colaboradores, y, Otras entidades públicas y
privadas que prestan servicios similares.
Una forma de identificar la problemática así como evaluar las
condiciones favorables y adversas por las que está pasando las
Universidades Nacionales, es el ANALISIS FODA, el cual permite
identificar y evaluar los factores favorables o adversos del entorno y
del ambiente interno. El Análisis FODA permite analizar los cambios del
medio externo en términos de Amenazas y Oportunidades así como del medio
interno en términos de Fortalezas y Debilidades.
PERSPECTIVAS DE CORTO, MEDIANO Y LARGO PLAZO :
Comprende:
La Visión será una representación de lo que deben ser en el futuro las
Universidades Públicas, en el marco de la temática que le compete al
Pliego Presupuestario. La Visión incluirá cambios que deseamos lograr en
el seno de la población objetivo y en la imagen objetivo de la propia
institución.
"La Universidad Nacional Federico Villarreal", debe liderar la
innovación cultural, social, tecnológica y científica, que contribuya
efectivamente al desarrollo humano sostenible"
La Misión, en la nueva propuesta estratégica, equivaldrá a enunciar
explícitamente la razón de la existencia del Pliego Presupuestario,
reflejará lo que es, haciendo alusión directa a la función general y
específica que cumple como instancia de gestión.
La declaración de la misión responderá a las siguientes interrogantes:
i) Quiénes somos; ii) Que buscamos; iii) Porqué lo hacemos; y, iv) Para
quiénes trabajamos.
" La Universidad Nacional Federico Villarreal", tiene por misión, la
formación de la persona humana, y el fortalecimiento de la identidad
cultural de la nación, fundado en un renovado conocimiento científico y
tecnológico, en correspondencia solidaria con el desarrollo humano
sostenible “
Asimismo, en la propuesta estratégica, se definirán los Objetivos
Estratégicos Generales, que vienen a ser los propósitos o fines
esenciales que la entidad pretende alcanzar para lograr la misión que se
ha propuesto en el marco de su estrategia. Constituyen propósitos en
términos generales que se asocian principalmente a un Programa dentro de
la clasificación funcional vigente.
Los objetivos estratégicos generales, serán por definición objetivos de
largo plazo que contribuirán al logro de la Visión de los Programas. Por
lo tanto estos objetivos deben responder a que se desea cambiar de la
realidad interno y externa en la cual se actúa, y serán expresados en
términos cualitativos y ser susceptibles de medición a través de
Indicadores de Resultados objetivamente verificables.
Objetivos generales de la UNFV:
Objetivo: Brindar formación de alta calidad y excelencia académica,
sobre la base de un sistema de investigación que tenga como soporte una
docencia calificada, infraestructura y equipamiento que permita formar
profesionales con conocimientos y valores, comprometidos con el
desarrollo humano sostenible.
Objetivo: Brindar formación integral, desarrollada sobre la base de
permanente evaluación y actualización de los recursos académicos.
Objetivo: Desarrollar e incrementar los trabajos de investigación
interdisciplinarios orientada a la enseñanza - aprendizaje científicos
tecnológicos que permita integrar a la universidad en el proceso
productivo del país.
Objetivo: Implementar programas de bienestar, proyección social, y
actividades artísticas y culturales, mediante el apoyo de la cooperación
técnica
Objetivo: Lograr una gestión administrativa eficiente y eficaz, como
soporte de las actividades académicas de investigación y de acción
social.
Objetivo: Mejorar, ampliar y/o acondicionar la infraestructura física
institucional existente, a efecto de brindar un mejor servicio a la
población estudiantil y a la comunidad en su conjunto
Los Objetivos Estratégicos Específicos, serán los propósitos en que se
divide un objetivo general, se asociarán principalmente a un Subprograma
dentro de la clasificación funcional vigente y comprenderá un conjunto
de acciones permanentes y temporales.
Estos objetivos serán por definición objetivos de mediano plazo que
contribuirán al logro del objetivo estratégico general y serán
expresados en términos cualitativos y serán susceptibles de medición a
través de Indicadores de Resultados objetivamente verificables.
Las Acciones Permanentes o Temporales, serán las categorías básicas
sobre las que se centra la implementación estratégica de la Propuesta
Estratégica, constituirán las unidades fundamentales de asignación de
recursos a fin de lograr objetivos estratégicos específicos.
Los Indicadores para la Medición del Desempeño, serán los parámetros
cualitativos y cuantitativos que detallan la medida en la cual un
determinado objetivo ha sido logrado. Al ser instrumentos de medición de
las principales variables asociadas al cumplimientos de los objetivos,
constituirán una expresión cuantitativa de lo que se pretende alcanzar y
mediante la cual se establece y mide sus propios criterios de éxito, y
proveen la base para el seguimiento de su desempeño.
PROGRAMACIÓN MULTIANUAL DE INVERSIONES:
La Programación Multianual de Inversiones, es un proceso mediante el
cual las Universidades Nacionales determinan el conjunto de Proyectos de
Inversión pública que se encuentran en la etapa de preinversión e
inversión, a ser evaluados o ejecutados, dentro del marco de las
políticas y prioridades establecidas por el Sector al cual pertenecen y
que se encuentran expresados en los Planes Estratégicos Sectoriales
Multianuales (PESEM). Las Oficinas de Programación e Inversiones (OPI) o
quienes hagan sus veces, elaboran los Programas Multisectorales de
Inversión Pública (PMIP).
En este contexto, Proyecto de Inversión Pública, es toda intervención
limitada en el tiempo que implique la aplicación de recursos públicos
con el fin de ampliar, mejorar y modernizar la capacidad productora de
bienes o prestadora de servicios, cuyos beneficios son independientes de
los de otros proyectos; y que la Oficina de Programación e Inversiones,
o quien haga sus veces, tiene la responsabilidad de elaborar el Programa
Multianual de Inversiones y velar por el cumplimiento del Sistema
Nacional de Inversión Pública (SNIP).
LoS PMIP que se consideren en la formulación de los Planes Estratégicos
Institucionales, deben comprender adicionalmente, lo siguiente:
a) Debe abarcar el periodo para el cual se ha el Plan Estratégico
Institucional, independientemente del plazo de ejecución de los
proyectos de inversión; y,
b) Debe considerar no sólo los proyectos de inversión que se encuentren
en etapa de ejecución o preinversión, si no también aquellos proyectos
de inversión a nivel de perfil con una estimación de los recursos
necesarios.
3.4. ORGANIZACIÓN DE LAS UNIVERSIDADES NACIONALES
Las universidades nacionales se dedican al estudio, la investigación, la
educación y la difusión del saber y la cultura y a su extensión y
proyección sociales.
Las universidades nacionales tienen autonomía académica, normativa,
administración y económica dentro de la Ley[6]. La Ley Universitaria,
establece sus fines, régimen académico y administrativo, los estudios y
grados que otorga, el tipo de administración que deben aplicar y otros
aspectos relacionados con su actividad.
Las universidades nacionales, son entidades integradas por autoridades,
funcionarios, profesores, estudiantes, egresados graduados, trabajadores
administrativos y trabajadores de servicio.
Las universidades nacionales disponen de órganos de gobierno: Asamblea
Universitaria, Consejo Universitario y Consejo de Facultad. También es
parte de la organización la Comunidad Universitaria: Profesores,
estudiantes, graduados y titulados.
El régimen académico de las universidades nacionales, comprende: el
proceso de admisión, el proceso de matrícula, el proceso de evaluación,
el ciclo vacacional de estudios, las prácticas pre profesionales e
internado, los grados y títulos y el sistema de orientación y tutoría
académica y personal.
3.5. DIRECCION Y GESTIÓN DE LAS UNIVERSIDADES NACIONALES
Las universidades organizan su régimen de gestión de acuerdo con la Ley
Universitaria, Estatuto, Reglamento Interno y otras normas relacionadas.
La gestión se ejerce por la Asamblea Universitaria, el Consejo
Universitario, el Rector, el Concejo de Facultad y los Decanos.
Para cada componente la Ley establece su composición y sus atribuciones.
Cada universidad organiza y establece su régimen académico por
Facultades de acuerdo con sus características y necesidades.
Las universidades cuentan con servicios y oficinas académicas,
administrativas y de asesoramiento, cuya organización determinan sus
Estatutos garantizando su racionalización y eficiencia. Están a cargo de
funcionarios nombrados por el Consejo Universitario o propuesta por el
Rector.
La comunidad nacional sostiene económicamente a las universidades
nacionales, las que deberían corresponder a ese esfuerzo con la calidad
de sus servicios académicos.
Los recursos económicos de las universidades nacionales provienen de
Asignaciones del Tesoro Público, ingresos por concepto de leyes
especiales y recursos directamente recaudados[7].
3.6. CONTROL EFECTIVO DE LAS UNIVERSIDADES NACIONALES
Las universidades nacionales están sujetas al Sistema Nacional de
Control, por la condición de ser entidades del Estado.
La Ley Universitaria dispone que la Asamblea Nacional de Rectores puede
ordenar la práctica de auditorías destinadas a velar por el recto uso de
los recursos de las universidades. Dentro de los seis meses de
concluido un período presupuestal, las universidades nacionales rinden
cuenta del ejercicio a la Contraloría General de la República, informan
al Congreso y publican gratuitamente en el Diario oficial el balance
respectivo
La Oficina General de Auditoría Interna, está a cargo de la evaluación
del Sistema de Control Interno de las universidades nacionales. Esta
dependencia depende administrativa y funcionalmente depende de la
Contraloría General de la República.
Las universidades nacionales están sujetas al Sistema Nacional de
Control.
La Asamblea Nacional de Rectores puede ordenar la práctica de auditorías
destinadas a velar por el recto uso de los recursos de las
universidades. Dentro de los seis meses de concluido un período
presupuestal, las universidades públicas rinden cuenta del ejercicio a
la Contraloría General de la República, informan al Congreso y publican
gratuitamente en el Diario oficial el balance respectivo.
La Oficina de Control Institucional (OCI), está a cargo de la evaluación
del Sistema de Control Interno de las universidades públicas. Esta
dependencia depende de la Contraloría General de la República.
Debido al mundo económico integrado que existe hoy en día se ha creado
la necesidad de integrar metodologías y conceptos en todos los niveles
de las diversas áreas administrativas y operativas con el fin de ser
competitivas y responder a las nuevas exigencias empresariales, surge
así un nuevo concepto de control interno donde se brinda una estructura
común el cual es documentada en el denominado informe COSO.
El control es el proceso que ejecuta la administración con el fin de
evaluar operaciones especificas con seguridad razonable en tres
principales categorías: Efectividad y eficiencia operacional,
confiabilidad de la información financiera y cumplimiento de políticas,
leyes y normas.
El control interno, de acuerdo con el Informe COSO, posee cinco
componentes que pueden ser implementados en todas las entidades de
acuerdo a las características administrativas, operacionales y de
tamaño; los componentes son: un ambiente de control, una valoración de
riesgos, las actividades de control (políticas y procedimientos),
información y comunicación y finalmente el monitoreo o supervisión.
La implementación del control interno implica que cada uno de sus
componentes estén aplicados a cada categoría esencial de la empresa
convirtiéndose en un proceso integrado y dinámico permanentemente, como
paso previo cada entidad debe establecer los objetivos, políticas y
estrategias relacionadas entre si con el fin de garantizar el desarrollo
organizacional y el cumplimiento de las metas corporativas; aunque el
sistema de control interno debe ser intrínseco a la administración de la
entidad y busca que esta sea mas flexible y competitiva en el mercado se
producen ciertas limitaciones inherentes que impiden que el sistema como
tal sea 100% confiable y donde cabe un pequeño porcentaje de
incertidumbre, por esta razón sea hace necesario un estudio adecuado de
los riesgos internos y externos con el fin de que el control provea una
seguridad razonable para la categoría a la cual fue diseñado, estos
riesgos pueden ser atribuidos a fallas humanas como la toma de
decisiones erróneas, simples equivocaciones o confabulaciones de varias
personas, es por ello que es muy importante la contratación de personal
con gran capacidad profesional, integridad y valores éticos así como la
correcta asignación de responsabilidades bien delimitadas donde se
interrelacionan unas con otras con el fin de que no se rompa la cadena
de control fortaleciendo el ambiente de aplicación del mismo, cada
persona es un eslabón que garantiza hasta cierto punto la eficiencia y
efectividad de la cadena, cabe destacar que la responsabilidad principal
en la aplicación del control interno en la organización debe estar
siempre en cabeza de la administración o alta gerencia con el fin de que
exista un compromiso real a todos los niveles de la empresa, siendo
función del departamento de auditoria interna o quien haga sus veces, la
adecuada evaluación o supervisión independiente del sistema con el fin
de garantizar la actualización, eficiencia y existencia a través del
tiempo, estas evaluaciones pueden ser continuas o puntuales sin tener
una frecuencia predeterminada o fija, así mismo es conveniente mantener
una correcta documentación con el fin de analizar los alcances de la
evaluación, niveles de autorización, indicadores de desempeño e impactos
de las deficiencias encontradas, estos análisis deben detectar en un
momento oportuno como los cambios internos o externos del contexto
empresarial pueden afectar el desarrollo o aplicación de las políticas
en función de la consecución de los objetivos para su correcta
evaluación.
La comprensión del control interno puede así ayudar a cualquier entidad
a obtener logros significativos en su desempeño con eficiencia, eficacia
y economía, indicadores indispensables para el análisis, toma de
decisiones y cumplimiento de metas.
El control es efectivo, cuando no entorpece las funciones
administrativas y operativas y además cuando se toman en cuenta las
sugerencias y recomendaciones de los órganos responsables del mismo y
cuando se aplican las medidas correctivas necesarias para optimizar la
gestión empresarial.
Andrade (2000), sostiene la siguiente teoría: El control efectivo
consiste en evaluar un conjunto de proposiciones financieras, económicas
y sociales, con la finalidad de determinar si las metas, objetivos,
políticas, estrategias, presupuestos, programas y proyectos de inversión
emanados de la gestión se están cumpliendo de acuerdo a lo previsto.
El control efectivo, es el proceso de comprobación destinado a
determinar si se siguen o no los planes, si se están haciendo o no
progresos para la consecución de los objetivos propuestos y el proceso
de actuación, si fuese preciso, para corregir cualquier desviación. De
forma más concisa, E. Gironella Mac Graw, citado por el Informativo
Caballero Bustamante[8], denomina “Control interno efectivo al plan de
organización y el conjunto de métodos y procedimientos que sirven para
ayudar a los integrantes del gobierno de las empresas en el mejor
desempeño de sus funciones”
De acuerdo con el COSO[9], los sistemas de control interno funcionan a
distintos niveles de efectividad. De la misma forma, un sistema
determinado puede funcionar de manera diferente en momentos distintos.
De acuerdo con el informe COSO, cuando un sistema de control alcanza el
estándar a continuación, puede considerarse un sistema “efectivo”.
El control interno puede considerarse efectivo si: i) Se están logrando
los objetivos operacionales de la entidad; ii) Disponen de información
adecuada hasta el punto de lograr los objetivos operacionales de la
entidad; iii) Si se prepara de forma fiable la información financiera,
económica y patrimonial de la entidad; y, iv) Si se cumplen las leyes y
normas aplicables.
Mientras que el control es un proceso, su efectividad es un estado o
condición del proceso en un momento dado, el mismo que al superar los
estándares establecidos facilita la buena administración de las
universidades nacionales.
CAPITULO IV :
AUDITORIA ACADEMICA
Adecuando la opinión del Instituto de Auditores Internos del Perú, la
Auditoría académica es la actividad independiente y objetiva de
aseguramiento y consulta concebida para agregar valor y mejorar las
actividades académicas de una universidad nacional. La Auditoría
académica ayuda a la institución a cumplir sus metas, objetivos y misión
aportando un enfoque sistemático y disciplinado para evaluar y mejorar
los procesos académicos, control y gobierno.
La Auditoría académica, consiste en evaluar un conjunto de proposiciones
académicas con la finalidad de determinar si las metas, objetivos,
políticas, estrategias, presupuestos, programas y proyectos emanados de
la gestión se están cumpliendo de acuerdo a lo previsto. En este
contexto la auditoria académica contribuirá en la buena administración
de las universidades nacionales, con relación a la exactitud,
eficiencia, efectividad y economicidad de los servicios académicos[10].
Consiste en evaluar un conjunto de proposiciones organizativas,
administrativas, legales, financieras, económicas y sociales, con la
finalidad de determinar si las metas, objetivos, políticas, estrategias,
presupuestos, programas y proyectos emanados de la gestión se están
cumpliendo de acuerdo a lo previsto. En este contexto la auditoria
académica contribuirá en la buena administración de las universidades,
cuando esté incorporado en la infraestructura de las universidades
públicas y formando parte de la esencia de las mismas y además si
desarrolla la función de asesoría y consultoría imprimiendo
confiabilidad en relación a la exactitud, eficiencia, efectividad y
economicidad de las transacciones universitarias[11].
4.1. FILOSOFIA DE LA AUDITORIA ACADEMICA
La auditoría académica es un servicio a la organización, consistente en
una valoración independiente de las actividades establecidas dentro de
la misma. Es el control que funciona por medio del examen y valoración
de lo adecuado y efectivo de otros controles.
Francis J. Walsh, Jr. (Internal Auditing, Business Policy Study N° 11)
esboza una definición más detallada, que hace énfasis en los aspectos
del control de la dirección por la auditoría, y es la siguiente: “La
auditoría académica es la denominación de una serie de procesos y
técnicas, a través de las cuales se da una seguridad de primera mano a
la dirección respecto a los docentes y no docentes de su propia
organización, a partir de la observación en el trabajo respecto a: Si
los controles establecidos por la dirección son mantenidos adecuada y
efectivamente; si los registros e informes reflejan las operaciones
actuales y los resultados adecuada y rápidamente en cada división,
departamento u otra unidad, y si éstos se están llevando fuera de los
planes, políticas o procedimientos de los cuales la auditoría es
responsable.
La distancia cada vez mas amplia entre dirección y producción ha hecho
necesario el desarrollo de una serie de controles que posibiliten
administrar eficientemente las actividades y las instituciones. El
auditor perfecciona y completa cada una de estas actividades, emitiendo
una valoración de cada forma de control.. No se conoce ningún sustituto
para esta actividad”.
Paul Macchiannerna en su obra “Internal Auditing”, afirma que los tres
mayores desarrollos que ha habido en auditoría en los últimos años han
sido:
Ø El mayor alcance de las responsabilidades y funciones de auditoría y
en particular el desarrollo de la función de la auditoría informática.
Ø El desarrollo de la comunicación regular entre los altos niveles de
dirección y los comités de auditoría.
Ø El avance promocional del personal de auditoría.
La última edición del libro “Auditoría Interna Moderna”, de Brink y
Witt, acerca del desarrollo de la auditoría interna, dice lo siguiente:
“Desde 1973 (...) el papel de auditor en todas las organizaciones ha
seguido expandiéndose. Esta ha sido debido en parte a la aceleración de
las expectativas sociales, gracias a normas más rígidas de conducta
profesional y a una mayor protección en contra de la ineficacia, mala
conducta, ilegalidad y fraude. En la mayoría de las situaciones, el
grupo de auditoría interna se ha movido a niveles muy altos en todas las
áreas operativas, y se ha establecido como una valiosa y respetable
parte del esfuerzo de la dirección. En una extensión mayor, el auditor
también está al servicio del Directorio (usualmente vía comité de
auditoria)”.
Las exigencias actuales, la evolución económica y social y la estrategia
empresarial al servicio de la toma de decisiones exigen en la actualidad
la ampliación de las funciones de la Auditoría en un claro sentido de
complemento y apoyo a la labor rectoral, por lo que esta actividad ha
pasado a ocupar un importante papel en la universidad nacional,
contribuyendo cada vez más al cumplimiento de los objetivos y metas
previstos en la organización hasta el punto que no se concibe una
universidad que pretenda avanzar con pasos firmes hacia el éxito sin la
actividad de Auditoría bien organizada.
La actividad de Auditoría ha pasado a ocupar un importante papel en la
universidad nacional, ya que las exigencias actuales, la evolución
económica y social y la introducción de nuevos métodos de administración
y gestión de instituciones, han hecho que la dirección haya sentido la
necesidad de encontrar un elemento objetivo que les aporte información,
análisis, evaluaciones y recomendaciones. En la actualidad se exige la
ampliación de las funciones de la Auditoría en un claro sentido de
complemento y apoyo a la labor gerencial, contribuyendo cada vez más al
cumplimiento de los objetivos y metas previstos en la organización.
4.1.1. POSTULADOS BASICOS DE LA AUDITORIA ACADEMICA
Los postulados son hipótesis básicas, premisas coherentes, principios
lógicos y requisitos que contribuyen al desarrollo de las normas de
auditoría y, sirven de soporte a las opiniones de los auditores en sus
informes, especialmente, en casos en no existen normas específicas
aplicables. Mautz y Sharaf[12], indican que un postulado es una
suposición que puede ser verificable y resulta esencial para el
desarrollo de la teoría.
Los postulados básicos de la auditoría, son los siguientes:
a) Autoridad legal para ejercer las actividades de auditoría académica;
b) Aplicabilidad de las normas de auditoría;
c) Importancia relativa;
d) La auditoría se dirige a la mejora de las operaciones futuras, en vez
de criticar solamente el pasado;
e) Juicio imparcial de los auditores;
f) El ejercicio de la auditoría impone obligaciones profesionales a los
auditores;
g) Acceso a todo tipo de información pública;
h) Aplicación de la materialidad en la auditoría;
i) Perfeccionamiento de los métodos y técnicas de auditoría;
j) Existencia de controles internos apropiados;
k) Las operaciones y contratos, están libres de irregularidades y actos
de colusión;
l) Responsabilidad (obligación de rendir cuenta) y auditoría.
4.1.2. CRITERIOS BASICOS DE LA AUDITORIA ACADEMICA
En el ámbito gubernamental los criterios de auditoría son emitidos por
la Contraloría General de la República, con el fin de orientar la
gestión de los órganos conformantes del Sistema Nacional de Control. Los
criterios básicos son líneas generales de acción que aseguran la
uniformidad en las tareas que realizan los auditores.
Tales orientaciones promueven el cumplimiento de las actividades de
manera efectiva, eficiente y económica; y, proporcionan una razonable
seguridad de que se están logrando los objetivos y metas programados.
Es igualmente importante disponer de un conjunto de normas,
procedimientos y prácticas de auditoría que orienten la acción y
permitan efectuar el control de calidad de la auditoría y medir los
logros alcanzados.
Los criterios básicos aplicables a la auditoría son:
a) Eficiencia en el manejo de la auditoría;
b) Entrenamiento contínuo;
c) Conducta funcional del auditor;
d) Alcance de la auditoría;
e) Comprensión y conocimiento de la entidad a ser auditada;
f) Comprensión de la estructura de control interno de la entidad a ser auditada;
g) Utilización de especialistas en la auditoría;
h) Detección de irregularidades o actos ilícitos;
i) Reconocimiento de logros notables de la entidad;
j) Comunicación oportuna de los resultados de la auditoría;
k) Comentarios de los funcionarios de la entidad auditada;
l) Presentación del borrador del informe a la entidad auditada;
m) Calidad de los Informes de auditoría;
n) Tono constructivo en la auditoría;
o) Organización de los informes de auditoría;
p) Revisiones de control de calidad en las auditorías;
q) Transparencia de los informes de auditoría;
r) Acceso de personas a documentos sustentatorios de la auditoría.
4.1.3. VISION GENERAL DE LA AUDITORIA ACADEMICA
La Administración de los recursos de las Universidades Nacionales
descansa en una compleja estructura de relaciones que vinculan a sus
dependencias, así como a entidades gubernamentales entre si, quienes en
el cumplimiento de sus fines interactúan a todos los niveles del Estado.
Las Autoridades y funcionarios que tienen a su cargo la administración
de los recursos públicos de las Universidades Nacionales, tienen la
obligación de realizar una efectiva rendición de cuentas de sus
actividades académicas y administrativas a los organismos de supervisión
(Asamblea Universitaria, Asamblea Nacional de Rectores, etc.) y control
(Contraloría General de la República, Congreso Nacional otras entidades)
y especialmente ante la comunidad universitaria y la comunidad en
general, en el marco en lo que viene a llamarse actualmente
Respondabilidad.
Las autoridades y funcionarios de las Universidades Nacionales, tienen
la responsabilidad de utilizar los recursos académicos y de otro tipo
con efectividad, eficiencia y economía, a fin de lograr los objetivos
para los cuales fueron autorizados. Por lo tanto, tales autoridades y
funcionarios son responsables de establecer, mantener y evaluar
periódicamente mediante la auditoría académica, para:
· Asegurar el cumplimiento de los objetivos y metas académicas
previstas;
· Proteger apropiadamente los recursos humanos, materiales y financieros
utilizados en la prestación de servicios académicos;
· Cumplir las leyes y reglamentos aplicables de carácter general y
específico; y,
· Preparar, conservar y revelar información académica confiable para la
planeación, toma de decisiones y control de las Universidades
Nacionales..
4.1.4. DOCTRINA DE LA AUDITORIA ACADEMICA
4.1.4.1. CONCEPTUALIZACIONES
La Auditoría Académica se ocupa fundamentalmente del conjunto de
medidas, políticas y procedimientos establecidos en las Universidades
Nacionales para proteger los recursos, minimizar las posibilidades de
fraude, incrementar la eficiencia operativa y optimizar la calidad de la
información.
En pocos años se ha pasado del enfoque tradicional de auditoría
económico-financiera a otro enfoque como el académico, que persigue
proporcionar determinada información a la dirección para que pueda
evaluar si sus objetivos y metas se están cumpliendo conforme a lo
esperado o si son efectivos los controles establecidos para incrementar
la eficacia de la entidad partiendo de la evaluación sistemática del
proceso académico de la entidad.
Como afirma Hevia (1999), presidente del Instituto de Auditoría Interna
de España, "En términos modernos la Auditoría se concibe como una
actividad independiente y objetiva de aseguramiento y consulta,
concebida para añadir valor y mejorar las operaciones de una
organización. Ayuda a la organización a cumplir sus objetivos aportando
un enfoque sistemático y disciplinado para evaluar y mejorar la
efectividad de los procesos de gestión de riesgos, control y
dirección."
En la actualidad la Auditoría constituye un amplio examen de la
institución referido a sus planes y objetivos, métodos y controles,
significación operacional y utilización de los recursos humanos y
físicos.
La Auditoría debe funcionar como una actividad concebida para agregar
valor y mejorar las operaciones de una organización, así como contribuir
al cumplimiento de sus objetivos y metas, aportando un enfoque
sistemático y disciplinado para evaluar y mejorar la eficacia de los
procesos de gestión académica, de riesgos, control interno y dirección.
La Auditoría Académica es el control que se desarrolla como instrumento
de la propia administración y consiste en una valoración independiente
de sus actividades, que comprende el examen de las actividades
académicas y disposiciones administrativas y legales que correspondan
con la finalidad de mejorar el control y grado de economía, eficiencia y
eficacia en la utilización de los recursos, prevenir el uso indebido de
estos y coadyuvar al fortalecimiento de la disciplina en general.
Cashin, Neuwert y Levy (1998) [13] definen la Auditoría como: "La
denominación de una serie de procesos y técnicas, a través de las cuales
se da una seguridad de primera mano a la dirección respecto a los
empleados de su propia organización, a partir de la observación en el
trabajo respecto a: si los controles establecidos son mantenidos
adecuada y efectivamente, si los registros e informes (...) reflejan las
operaciones actuales y los resultados adecuada y rápidamente en cada
división, departamento u otra unidad y si estos se están llevando fuera
de los planes, políticas o procedimientos de los cuales la auditoría es
responsable."
Contreras (1995) [14] define la Auditoría como: (...) "Los ojos de la
dirección de la empresa, proyectados sobre todas sus dependencias y
organizaciones, para captar e informar permanentemente a la misma, de su
situación y de los posibles problemas que puedan existir."
Las nuevas exigencias para fortalecer los procesos, operaciones y
actividades dentro de las empresas, han llevado a cabo un cambio
significativo en la Auditoría y en su papel dentro de la organización
Según, Elorreaga (2002) [15], "La Auditoría debe funcionar como una
actividad concebida para agregar valor y mejorar las operaciones de una
organización, así como contribuir al cumplimiento de sus objetivos y
metas, aportando un enfoque sistemático y disciplinado para evaluar y
mejorar la eficacia de los procesos "
4.1.4.2. OBJETIVOS DE LA AUDITORÍA ACADÉMICA
Para Cashin, Neuwert y Levy (1998) [16], "El objetivo de la Auditoría es
el asistir a los miembros de la organización en el efectivo descargo de
sus responsabilidades. La Auditoría les proporciona análisis,
valoraciones, recomendaciones, consejo e información de las actividades
revisadas."
Según Hevia (1991), "Los objetivos de una Auditoría deberían ser:
mantener un eficaz Control Interno, conseguir un buen funcionamiento de
la organización, de sus sistemas operativos y de la adecuada utilización
de sus recursos, asegurar el cumplimiento de las políticas, normas e
instrucciones de la dirección, mejorar constantemente la gestión de la
empresa, mantener a la dirección informada de cuantas excepciones se
detecten, proponiendo las acciones correspondientes para subsanarlas,
asegurar el cumplimiento por los distintos órganos y centros de la
entidad de sus recomendaciones y sugerencias, promover los cambios que
sean necesarios, mentalizando a sus empleados para la adaptación de los
nuevos sistemas, supresión de fraudes e irregularidades y salvaguardar
los activos de la entidad."
El destacado especialista canadiense en control del sector público
Radburn (2002), en la Primera Jornada de Control Interno expresó: "Lo
importante es que la Auditoría debería actuar como una linterna para
proteger y guiar a los directivos a través de la evaluación de controles
y actividades y la recomendación de mejoras". Considera además que: el
nuevo objetivo de la Auditoría debe ser construir relaciones sólidas,
con un enfoque de atención a las causas, efectos y soluciones, un
enfoque de auditorías constructivas, de ayuda ala autoridad o
funcionario a corregir problemas costosos que atentan contra el
cumplimiento de los objetivos.
Para Hernández (1998) [17] "Es menester conformar una nueva visión de la
empresa desde un enfoque sistémico, de tal manera de ubicar a la
auditoría como un componente de dicho sistema, encargado de proteger el
buen funcionamiento del sistema de Control Interno (...), sino además,
de salvaguardar el buen funcionamiento de la empresa a los efectos de su
supervivencia y logro de las metas propuestas."
Según el MAGU (1998) [18] el objetivo fundamental de la Auditoría es:
"Examinar y evaluar sistemáticamente la adecuada y eficaz aplicación de
los sistemas de Control Interno, de las operaciones contables y
financieras y de las disposiciones administrativas y legales que
correspondan y velar por la preservación de los bienes asignados a las
entidades estatales..."
4.1.4.3. SISTEMA NACIONAL DE CONTROL
El Sistema Nacional de Control es el conjunto de órganos de control,
normas, métodos y procedimientos, estructurados e integrados
funcionalmente, destinados a conducir y desarrollar el ejercicio del
control gubernamental en forma descentralizada. Su actuación comprende
todas las actividades y acciones en los campos administrativos,
presupuestal, operativo y financiero de las entidades y alcanza al
personal que presta servicios en ellas, independientemente del régimen
que las regula.
El Sistema está conformado por los siguientes órganos:
a) La Contraloría General de la República, como ente técnico rector;
b) Todas las unidades orgánicas responsables de la función de control
gubernamental;
c) Las sociedades de auditoría externa independientes, cuando son
designadas por la Contraloría General y contratadas, durante un período
determinado, para realizar servicios de auditoría en las entidades:
económica, financiera, de sistemas informáticos, de medio ambiente y
otros.
CONTROL GUBERNAMENTAL:
El control gubernamental consiste en la supervisión, vigilancia y
verificación de los actos y resultados de la gestión pública, en
atención al grado de eficiencia, eficacia, transparencia y economía en
el uso y destino de los recursos y bienes del Estado, así como del
cumplimiento de las normas legales y de los lineamientos de política y
planes de acción, evaluando los sistemas de administración, gerencia y
control, con fines de su mejoramiento a través de la adopción de
acciones preventivas y correctivas pertinentes.
El control gubernamental es interno y externo y su desarrollo constituye
un proceso integral y permanente
CONTROL INTERNO GUBERNAMENTAL :
El control interno comprende las acciones de cautela previa, simultánea
y de verificación posterior que realiza la entidad sujeta a control, con
la finalidad que la gestión de sus recursos, bienes y operaciones se
efectúe correcta y eficientemente. Su ejercicio es previo, simultáneo y
posterior.
El control interno previo y simultáneo compete exclusivamente a las
autoridades, funcionarios y servidores públicos de las entidades como
responsabilidad propia de las funciones que le son inherentes, sobre la
base de las normas que rigen las actividades de la organización y los
procedimientos establecidos en sus planes, reglamentos, manuales y
disposiciones institucionales, los que contienen las políticas y métodos
de autorización, registro, verificación, evaluación, seguridad y
protección.
El control posterior es ejercido por los responsables superiores del
servidor o funcionario ejecutor, en función del cumplimiento de las
disposiciones establecidas, así como por el órgano de control
institucional según sus planes y programas anuales, evaluando y
verificando los aspectos administrativos del uso de los recursos y
bienes del Estado, así como la gestión y ejecución llevadas a cabo, en
relación con las metas trazadas y resultados obtenidos.
Es responsabilidad del Titular de la entidad fomentar y supervisar el
funcionamiento y confiabilidad del control interno para la evaluación de
la gestión y el efectivo ejercicio de la rendición de cuentas,
propendiendo a que éste contribuya con el logro de la misión y objetivos
de la entidad a su cargo. El Titular de la entidad está obligado a
definir las políticas institucionales en los planes y/o programas
anuales que se formulen, los que serán objeto de las verificaciones.
CONTROL EXTERNO GUBERNAMENTAL :
Se entiende por control externo, el conjunto de políticas, normas,
métodos y procedimientos técnicos, que compete aplicar a la Contraloría
General u otro órgano del Sistema por encargo o designación de ésta, con
el objeto de supervisar, vigilar y verificar la gestión, la captación y
el uso de los recursos y bienes del Estado. Se realiza fundamentalmente
mediante acciones de control con carácter selectivo y posterior.
En concordancia con sus roles de supervisión y vigilancia, el control
externo podrá ser preventivo o simultáneo, cuando se determine
taxativamente por la Ley del Sistema Nacional de Control o por normativa
expresa, sin que en ningún caso conlleve injerencia en los procesos de
dirección y gerencia a cargo de la administración de la entidad, o
interferencia en el control posterior que corresponda.
Para su ejercicio, se aplicarán sistemas de control de legalidad, de
gestión, financiero, de resultados, de evaluación de control interno u
otros que sean útiles en función a las características de la entidad y
la materia de control, pudiendo realizarse en forma individual o
combinada. Asimismo, podrá llevarse a cabo inspecciones y
verificaciones, así como las diligencias, estudios e investigaciones
necesarias para fines de control.
PRINCIPIOS DEL CONTROL GUBERNAMENTAL :
El control gubernamental, se lleva a cabo en el marco de los siguientes
principios:
a) La universalidad, entendida como la potestad de los órganos de
control para efectuar, con arreglo a su competencia y atribuciones, el
control sobre todas las actividades de la respectiva entidad, así como
de todos sus funcionarios y servidores, cualquiera fuere su jerarquía;
b) El carácter integral, en virtud del cual el ejercicio del control
consta de un conjunto de acciones y técnicas orientadas a evaluar, de
manera cabal y completa, los procesos y operaciones materia de examen en
la entidad y sus beneficios económicos y/o sociales obtenidos, en
relación con el gasto generado, las metas cualitativas y cuantitativas
establecidas, su vinculación con políticas gubernamentales, variables
exógenas no previsibles o controlables e índices históricos de
eficiencia;
c) La autonomía funcional, expresada en la potestad de los órganos de
control para organizarse y ejercer sus funciones con independencia
técnica y libre de influencias. Ninguna entidad o autoridad, funcionario
o servidor público, ni terceros, pueden oponerse, interferir o
dificultar el ejercicio de sus funciones y atribuciones de control;
d) El carácter permanente, que define la naturaleza continua y
perdurable del control como instrumento de vigilancia de los procesos y
operaciones de la entidad;
e) El carácter técnico y especializado del control, como sustento
esencial de su operatividad, bajo exigencias de calidad, consistencia y
razonabilidad en su ejercicio; considerando la necesidad de efectuar el
control en función de la naturaleza de la entidad en la que se incide;
f) La legalidad, que supone la plena sujeción del proceso de control a
la normativa constitucional, legal y reglamentaria aplicable a su
actuación;
g) El debido proceso de control, por el que se garantiza el respeto y
observancia de los derechos de las entidades y personas, así como de las
reglas y requisitos establecidos;
h) La eficiencia, eficacia y economía a través de los cuales el proceso
de control logra sus objetivos con un nivel apropiado de calidad y
óptima utilización de recursos;
i) La oportunidad, consistente en que las acciones de control se lleven
a cabo en el momento y circunstancias debidas y pertinentes para cumplir
su cometido;
j) La objetividad, en razón de la cual las acciones de control se
realizan sobre la base de una debida e imparcial evaluación de
fundamentos de hecho y de derecho, evitando apreciaciones subjetivas;
k) La materialidad, que implica la potestad del control para concentrar
su actuación en las transacciones y operaciones de mayor significación
económica o relevancia en la entidad examinada;
l) El carácter selectivo del control, entendido como el que ejerce el
Sistema en las entidades, sus órganos y actividades críticas de los
mismos, que denoten mayor riesgo de incurrir en actos contra la probidad
administrativa;
m) La presunción de licitud, según la cual, salvo prueba en contrario,
se reputa que las autoridades, funcionarios y servidores de las
entidades, han actuado con arreglo a las normas legales y
administrativas pertinentes;
n) El acceso a la información, referido a la potestad de los órganos de
control de requerir, conocer y examinar toda la información y
documentación sobre las operaciones de la entidad, aunque sea secreta,
necesaria para su función;
o) La reserva, por cuyo mérito se encuentra prohibido que durante la
ejecución del control se revele información que pueda causar daño a la
entidad, a su personal o al Sistema, o dificulte la tarea de este
último;
p) La continuidad de las actividades o funcionamiento de la entidad al
efectuar una acción de control;
q) La publicidad, consistente en la difusión oportuna de los resultados
de las acciones de control u otras realizadas por lo órganos de control,
mediante los mecanismos que la Contraloría General considere pertinente;
r) La participación ciudadana, que permita la contribución de la
ciudadanía en el ejercicio del control gubernamental;
s) La flexibilidad, según la cual, al realizarse el control, ha de
otorgarse prioridad al logro de las metas propuestas, respecto de
aquellos formalismos cuya omisión no incida en la validez de la
operación objeto de la verificación, ni determinen aspectos relevantes
en la decisión final.
Los principios antes indicados son de observancia obligatoria por los
órganos de control y pueden ser ampliados o modificados por la
Contraloría General, a quien compete su interpretación.
4.1.4.4. AUDITORIA GUBERNAMENTAL :
CONCEPTO :
Según MAGU[19], la auditoría gubernamental, es el examen profesional,
objetivo, independiente, sistemático, constructivo y selectivo de
evidencias, efectuado con posterioridad a la gestión de los recursos
públicos, con el objeto de determinar la razonabilidad de la información
financiera y presupuestal para el informe de auditoría de la Cuenta
General de la República, el grado de cumplimiento de objetivos y metas,
así como respecto de la adquisición, protección y empleo de los recursos
y, si estos, fueron administrados con racionalidad, eficiencia, economía
y transparencia, en el cumplimiento de la normativa legal.
CARACTERISTICAS DE LA AUDITORIA GUBERNAMENTAL :
La auditoría gubernamental tiene las características siguientes:
a) Es objetiva, en la medida en que considera que el auditor debe
mantener una actitud mental independiente, respecto de las actividades a
examinar en la entidad;
b) Es sistemática y profesional, por cuanto responde a un proceso que es
debidamente planeado y porque es desarrolladas por Contadores Públicos y
otros profesionales idóneos y expertos, sujetos a normas profesionales y
al Código de Ética Profesional;
c) Concluye con la emisión de un informe escrito, en cuyo contenido se
presentan los resultados del examen realizado, incluyendo observaciones,
conclusiones y recomendaciones
TIPOS DE AUDITORIA SEGÚN EL SUJETO QUE LA REALIZA :
La auditoría gubernamental es externa cuando se efectúa directamente por
la Contraloría General y sus Oficinas Regionales de Auditoría, en las
entidades del sector público y, por las Sociedades de Auditoría
independiente debidamente designadas.
La auditoría gubernamental es interna cuando es efectuada por los
Organos de Control Institucional de las propias entidades públicas
comprendidas en el ámbito de competencia del Sistema Nacional de
Control.
La auditoría verifica operaciones financieras y administrativas y,
evalúa en términos de razonabilidad con un marco integral contable y, en
base a criterios de legalidad, efectividad, eficiencia y economía,
aplicables según cada caso.
OBJETIVOS DE LA AUDITORIA GUBERNAMENTAL:
La auditoría gubernamental tiene los siguientes objetivos:
a) Opinar sobre si los estados financieros de las entidades públicas
presentan razonablemente la situación financiera y los resultados de sus
operaciones y flujos de efectivo, de conformidad con principios de
contabilidad generalmente aceptados;
b) Determinar el cumplimiento de las disposiciones legales y
reglamentarias referidas a la gestión y uso de los recursos públicos;}
c) Establecer si los objetivos y metas o beneficios previstos se están
logrando;
d) Precisar si el sector público adquiere y protege sus recursos en
forma económica y eficiente; y,
e) Establecer si la información financiera y gerencial elaborada por la
entidad es correcta y confiable y oportuna;
f) Identificar las causas de ineficiencia en la gestión o prácticas
antieconómicas;
g) Determinar si los controles gerenciales utilizados son efectivos y
eficientes;
h) Establecer si la entidad ha establecido un sistema adecuado de
evaluación para medir el rendimiento, elaborar informes y monitorear su
ejecución.
4.2. PROCESO DE LA AUDITORIA ACADEMICA
El proceso de la Auditoría Académica incluye, el estudio y análisis de
los siguientes aspectos:
1) Fase de planeación de las acciones de control de la Auditoria
Académica en las Universidades Nacionales ;
2) Fase ejecución de las acciones de control;
3) Fase del Informe del auditor de las acciones de control de la
Auditoría Académica.
4) Fase de Asesoría y consultoria en asuntos de control dirigida a las
autoridades y funcionarios de las universidades nacionales.
5) Fase de monitoreo de las observaciones y recomendaciones.
4.2.1. PLANEAMIENTO DE LA AUDITORIA ACADEMICA
La fase de planeamiento se inicia con la programación de la entidad a
ser examinada, en nuestro caso, una Universidad Nacional y, dentro de
ella, el área o asunto específico objeto de examen. El planeamiento
provee una estrategia tentativa para orientar los esfuerzos de
auditoría.
La fase de planeamiento comprende las siguientes actividades:
Comprensión del Area respectiva, Examen preliminar, Definición de
criterios de auditoría, Elaboración del memorando de programación; y,
Elaboración del plan de examen especial.
COMPRENSION DEL AREA A EXAMINAR:
La comprensión del área a examinar constituye la tarea inicial del
Equipo de Auditoría designado para llevar a cabo la auditoría e implica
la obtención de información básica para adquirir un apropiado
entendimiento de los aspectos a ser auditados.
Esta información puede obtenerse del Archivo Permanente de la
Universidad, Informes de Auditoría Interna y/o Externa y, en el caso de
una denuncia escrita, las personas que la plantearon. Podría ser
necesario dentro de la fase de planeamiento, de acuerdo con las
circunstancias y la complejidad de los asuntos a examinar, incluir una
etapa de investigación preliminar y obtención de información en la
propia entidad para completar la preparación del plan de examen
especial.
La tarea de comprensión incluye la obtención de información sobre: La
naturaleza y base legal de la entidad, Estructura orgánica y líneas de
autoridad y responsabilidad, Influencias externas e internas.
EXAMEN PRELIMINAR:
En caso que el Archivo permanente de la universidad no contenga
información suficiente en torno a los puntos antes mencionados,
especialmente, en lo concerniente a la organización y funciones y
criterios de auditoría a ser utilizados, puede ser apropiado llevar a
cabo dentro de la fase de planeamiento la etapa de investigación
preliminar, orientada a la obtención de información básica directamente
de la entidad y el Area a examinar.
IDENTIFICACION DE CRITERIOS DE AUDITORIA:
Los criterios a utilizarse en el examen tienen relación, generalmente,
con la normativa legal y disposiciones de carácter reglamentario. La
identificación de dicho marco debe llevarse a cabo, con el fin de
definir las implicancias legales que se derivan de las situaciones o
actos que serán materia de examen, debiéndose solicitar el apoyo del
área legal correspondiente. Por esta razón, deben identificarse los
funcionarios y empleados que tuvieron que ver, en una u otra forma, con
el asunto o actividad sujeta a examen, esto es indispensable para estar
en condiciones establecer las responsabilidad a que hubiere lugar, de
ser el caso.
MEMORANDUM DE PROGRAMACION Y PLAN DE AUDITORIA:
Como resultado de las tareas de planeamiento se elabora el memorando de
programación que es el documento de soporte de las principales
decisiones adoptadas, con respecto a los objetivos, alcance y
metodología a utilizar en la ejecución del examen especial. La fase de
planeamiento concluye con la formulación del plan del examen.
El plan de examen especial tiene la siguientes estructura:
(a) Origen del examen;
(b) Antecedentes y alcance del examen;
(c) Criterios de auditoría a utilizar;
(d) Programa de procedimientos a ejecutar en el examen;
(e) Recursos de personal y especialistas en caso necesario;
(f) Información administrativa;
(g) Presupuesto de tiempo;
(h) Informes a emitir y fecha de entrega;
(i) Formato tentativo del Informe.
4.2.2. FASE DE EJECUCION DE LA AUDITORIA ACADEMICA
Se inicia con el desarrollo de los programas de auditoría. El propósito
de esta fase, es obtener la evidencia suficiente, competente y
pertinente, en relación a los asuntos o hechos evaluados en un
departamento, escuela , facultad o en toda la universidad nacional.
Técnicamente, esta fase se lleva a cabo de conformidad con los
lineamientos expuestos en la NAGU-2.30 “Programa de Auditoría”.
Algunas veces, la naturaleza de la auditoría a ejecutar puede ser de
índole repetitiva. En este caso, se puede adaptar un programa modelo o
pre establecido, con los ajuste indispensables por las particularidades
de cada universidad nacional.
Durante el desarrollo de una auditoría en una universidad nacional,
puede decidirse llevar a cabo un examen especial de un asunto
específico, relacionado con un determinado tema, como por ejemplo la
programación curricular o los registros académicos. En tal caso, es
conveniente llevar a cabo las coordinaciones pertinentes, de modo de
integrar los procedimientos de auditoría, y de ser posible, que las
evaluaciones concernientes al examen especial sean llevadas a cabo por
el mismo equipo a cargo de la auditoría. De esta manera se minimiza los
inconvenientes a la universidad nacional, tales como duplicidad en las
solicitudes de información y ejecución de pruebas de auditoría, así como
la sensación de imprevisión y/o falta de coordinación interna.
El equipo encargado debe tener presente que los programas de auditoría
en determinadas circunstancias, pueden ser modificados durante la fase
de ejecución del examen, por situaciones tales como que un control en el
cual nos apoyamos para reducir el alcance de nuestras pruebas, resultó
apropiado sólo durante una parte del período o, un posible hallazgo de
auditoría que no resulta de significación frente a otros, detectados
durante la búsqueda de evidencias,
Los programas de auditoría involucran: Establecer objetivos de auditoría
y los criterios consiguientes, de ser necesario; especificar la
evidencia a ser obtenida; Definir los procedimientos para obtener y
probar la evidencia; ajustar los requerimientos de personal y otros
recursos para el examen.
Basado en los resultados obtenidos en la prueba preliminar, el auditor
llevará a cabo los procedimientos de detalle especificados en el
programa de procedimientos.
El alcance de tales procedimientos debe estar basado en los resultados
del planeamiento y las decisiones en torno a la suficiencia, competencia
y pertinencia de la evidencia requerida para sustentar el Informe.
Entre los procedimientos de auditoría más utilizados figuran:
Declaraciones de funcionarios, confirmaciones, inspecciones físicas y
revisión documentaria.
Las declaraciones obtenidas de los funcionarios y empleados de las
universidades nacionales, en el curso de investigaciones o entrevistas,
debe ser siempre por escrito y firmadas por el autor de las mismas. Las
declaraciones deben siempre corroborar los resultados de otros
procedimientos aplicados por los auditores en relación al asunto
evaluado. Cuando se considere apropiado revelar indicios y/o actos
relacionados con ilegales o irregulares debe solicitarse la asesoría
legal pertinente, de modo de evitar situaciones que se deriven de la
falta de respaldo de las observaciones.
Las confirmaciones son procedimientos destinados a corroborar la
información obtenida de la universidad nacional, a través de aquella
obtenida de la contraparte externa de la transacción ocurrida. Al
requerir la confirmación, el auditor debe adoptar las precauciones
necesarias para asegurarse que la respuesta sea remitida directamente a
su persona. En caso de no recibir respuesta a la solicitud de
confirmación, deberá remitirse un segundo requerimiento y, de no
obtenerse respuesta, debe aplicar procedimientos alternativos para
asegurarse de la validez de la información proporcionada por la
universidad. Si los procedimientos alternativos no informan la
información en evaluación, el auditor debe considerar al mismo como
punto especial de atención y ahondar su investigación hasta quedar
satisfecho del mismo y definir su inclusión en el informe.
La inspección física es empleada por el auditor para cerciorarse
mediante percepción sensorial y/o pruebas especiales, de la existencia
de un activo o bien en poder de la universidad. El inventario de bienes
en almacén y/o activos fijos, constituye la aplicación práctica de esta
técnica de auditoría que se aplica como parte de los exámenes
especiales. Debe tenerse en cuenta que la percepción sensorial está
referida a los cinco sentidos que está dotado el ser humano. Por
ejemplo, la determinación de la existencia de ciertos bienes, requerirán
una combinación de percepción visual (tamaño, color, modelo, etc.),
olfativa (olor), gustativa (sabor), táctil (textura) más las pruebas de
laboratorio, si fuera el caso, que se estime necesarias.
La revisión documentaria es, probablemente, el procedimiento más
utilizado en una auditoría, aplicado a una universidad nacional.
Partiendo de la premisa que cada paso, fase o etapa de una transacción
debe dejar siempre una huella documental- bien sea por la emisión de un
documento o por anotaciones en el mismo (V° B°, afectaciones de cuentas,
pases a otros departamentos, informes, etc. ), es posible reconstruir
una transacción en base a la documentación disponible y llegar a
conclusiones sobre faltantes documentarios, de autorizaciones,
procedimientos omitidos y/o falta de oportunidad de los mismos,
transgresiones a la normatividad vigentes y otros.
La revisión documentaria constituye un complemento excelente de la
inspección física, pues esta última aporta evidencia en torno a la
existencia física de los bienes, lo cual no puede ser proporcionado a
través del primer procedimiento.
Los procedimientos indicados y otros que considere necesario llevar a
cabo el auditor, deben permitirle establecer conclusiones en relación a
los objetivos del examen. Para este propósito, obtenida la evidencia,
debe evaluarse la misma para definir su competencia, pertinencia y
suficiencia.
A continuación el auditor debe evaluar la evidencia contra el criterio
acordado para cada objetivo, teniendo en consideración: la necesidad de
confirmar o modificar las premisas establecidas durante la fase de
planeamiento; el desarrollo de conclusiones relativas a los objetivos de
auditoría; y, el sustento apropiado del trabajo llevado a cabo y de las
observaciones y conclusiones formuladas.
4.2.3. FASE DEL INFORME DE AUDITORIA ACADEMICA
El Informe es el producto final del trabajo del auditor y en el se
presentan sus observaciones, conclusiones y recomendaciones, expresadas
en juicios fundamentados como consecuencia del análisis de las
evidencias obtenidas durante la fase de ejecución.
En esta fase el auditor comunica a los funcionarios de la universidad
nacional objeto de la auditoría, los resultados obtenidos presentados
como deficiencias significativas y las recomendaciones para promover
mejoras en la ejecución de las operaciones académicas, a fin que la
Jefatura del Area, el Decano de la Facultad, el Vicerrector
Administrativo y el Rector si fuera el caso, adopte medidas correctivas
y eviten su ocurrencia en el futuro.
Las características y la estructura del informe básicamente, se
encuentra establecida por la NAGU 4.40 “Contenido del Informe” y por la
Sección 6.50, parte III del Manual de Auditoría Gubernamental. Por
tanto, el contenido de un informe de examen especial es el siguiente:
CONTENIDO DEL INFORME
SINTESIS GERENCIAL
INTRODUCCION
CONCLUSIONES
OBSERVACIONES Y RECOMENDACIONES
ANEXOS
La síntesis gerencial tiene como objetivo hacer que el informe de mayor
utilidad para las autoridades de la universidad nacional. En su
contenido la síntesis presenta en forma exacta, clara y justa los
aspectos más importantes del informe, a fin de evitar errores de
interpretación.
La introducción del informe proporciona a las autoridades de la
universidad, datos importantes relativos a la universidad, los que
brindan una base apropiada para comprender con mejor claridad el mensaje
que comunica dicho documento. En su contenido se incluyen: Motivo del
examen, objetivos y alcance, Antecedentes y base legal de la universidad
y Comunicación de hallazgos de auditoría.
La conclusión es el juicio del auditor basado en la observación
formulada como resultado del examen practicado. En caso necesario, la
conclusión debe precisar la naturaleza de la responsabilidad incurrida
por los funcionarios o servidores de la universidad en el ejercicio de
sus funciones. Cuando la responsabilidad identificada sea de carácter
penal, el auditor revela los hechos detectados en términos de presunción
de indicios razonables de comisión de delito; debiendo obtener el
asesoramiento legal que corresponda.
Las observaciones están constituidas por las deficiencias o
incumplimiento a la normativa legal y otras normas reglamentarias
identificadas durante el examen que, en determinados casos requerirán la
adopción de correctivos por parte de los funcionarios de la entidad y,
en otros, generarán responsabilidades específicas que se derivan de las
evidencias obtenidas durante la fase de ejecución
El informe refleja solamente los comentarios sobre observaciones
significativas, los asuntos de menor importancia son comunicados por el
auditor mediante un memorando para que la universidad adopte las medidas
que considere pertinente.
El informe de examen especial incluye los comentarios y aclaraciones por
escrito presentados por los funcionarios comprendidos en las
observaciones. Esta información debe ser evaluada por el auditor e
incluida en forma breve en el informe, sin dejar de reflejar el sentido
de los comentarios o aclaraciones. También incluye la opinión del
auditor que resulte de la evaluación de tales argumentos.
Las recomendaciones se refieren a las acciones correctivas sugeridas por
el auditor con el fin de corregir la deficiencia identificada. Se
dirigen a los funcionarios de la universidad nacional que tienen
competencia para disponer la adopción de correctivos y encaminadas a
superar la causa del problema detectado. La elevación y remisión del
informe se sujeta a lo dispuesto en la Sección 685, Parte III del Manual
de Auditoría Gubernamental, aprobado por la Contraloría General de la
República.
4.2.4. FASE DE ASESORIA EN ACTIVIDADES DE CONTROL
La auditoría se viene aplicando sobre la base de hechos realizados y
consumados (históricos); lo que no facilita que la administración pueda
aplicar los ajustes, regularizaciones y/o retroalimentación oportuna de
las actividades académicas de las Universidades Nacionales.
Interpretando a Pinilla (2004), la Auditoría Académica, en su versión
contemporánea, debe ser asesora y consultora de los Decanos, Vicerrector
Académico y Rector para efectos de implementar oportuna y adecuadamente
el sistema de control académico, e imprimir de esta manera,
confiabilidad en la información, con relación a la exactitud,
eficiencia, efectividad y economicidad de las actividades académicas.
La Auditoria Académica, va a funcionar a distintos niveles de eficacia.
Cuando se alcance un estándar, a continuación, puede considerarse que la
auditoría ha contribuido en la optimización de la buena administración.
4.2.5. FASE DEL MONITOREO DE LAS OBSERVACIONES Y RECOMENDACIONES
El monitoreo, también llamado seguimiento o supervisión constituye uno
de los aportes muy importantes de la auditoría. La auditoria tradicional
se quedaba en el Informe, actualmente después del informe se continua
trabajando en el monitoreo, lo cual constituye un valor agregado al
trabajo del auditor. El auditor necesita saber si sus observaciones y
recomendaciones son levantadas o tenidas en cuenta según el caso, por
eso aplica el monitoreo.
SUPERVISION CONTINUADA :
La supervisión continuada se inscribe en el marco de las actividades
corrientes y comprende unos controles regulares efectuados en este caso
por el equipo de auditoría, así como determinadas tareas que realiza el
personal en el cumplimiento de sus funciones.
Existe una gran variedad de actividades que permiten efectuar un
seguimiento de la eficacia de control interno en el desarrollo normal de
la entidad. Comprenden actividades corrientes de gestión y supervisión,
comparaciones, conciliaciones y otras tareas rutinarias.
Los diferentes directivos comprueban que el sistema académico continua
funcionando a través del cumplimiento de sus funciones de gestión. Al
incluir o conciliar los distintos informes de explotación con los
informes financieros, empleando los mismos continuamente en la gestión
de la explotación es probable que se identifiquen de manera rápida los
errores importantes o las excepciones en los resultados previstos. Se
puede conseguir una mejora en la eficacia del sistema de control interno
presentando información financiera completa y oportuna y resolviendo
toda excepción identificada.
Las comunicaciones recibidas de terceros confirman la información
generada internamente o señalan la existencia de problemas. En este
sentido, la comunidad corrobora los datos de facturación implícitamente
al pagar sus facturas. Por el contrario, las reclamaciones respecto de
la facturación podrían indicar la existencia de deficiencias en los
controles sobre el proceso de las transacciones.
La estructura adecuada y unas actividades de supervisión apropiadas
permiten comprobar las funciones de control e identificar las
deficiencias existentes. En ese sentido, como rutina normal se
supervisarán las tareas administrativas que actúan de control sobre
exactitud y totalidad del proceso de las transacciones. Asimismo, se
establecerá una segregación de funciones de manera que se ejerza una
verificación recíproca, lo que servirá además de disuasión al fraude, ya
que dificulta el disimular las actividades sospechosas.
Los datos registrados por los sistemas de información se comparan con
los activos físicos. Las existencias de producto terminado pueden ser
recontadas periódicamente. Los resultados de estos recuentos se comparan
con los registros contables y se comunican las diferencias detectadas.
EVALUACIONES PUNTUALES :
Aunque los procedimientos de supervisión continuada suelen proporcionar
información importante sobre la eficacia de otros componentes de
control, de vez en cuando un replanteamiento del sistema resultará útil.
Con ocasión de dicho replanteamiento, se puede examinar la continuidad
de la eficacia de los procedimientos de supervisión continuada.
El alcance y la frecuencia de las evaluaciones puntuales se determinarán
principalmente en función de una evaluación de riesgos y de la eficacia
de los procedimientos de supervisión continuada.
Las deficiencias en el sistema de control interno, en su caso, deberán
ser puestas en conocimiento de los responsables y los asuntos de
importancia serán comunicados al primer nivel directivo.
El sistema de control interno y, en ocasiones, la forma en que los
controles se aplican, evolucionan con el tiempo, por lo que
procedimientos que eran eficaces en un momento dado, pueden perder su
eficacia o dejar de aplicarse. Asimismo, las circunstancias en base a
las cuales se configuró el sistema de control interno en un principio
también pueden cambiar, reduciendo su capacidad de advertir de los
riesgos originados por las nuevas circunstancias. En consecuencia, la
dirección tendrá que determinar si el sistema de control interno es en
todo momento adecuado y su capacidad de asimilar los nuevos riesgos.
El proceso de supervisión realizado por la auditoría o por cualquier
otro ente, asegura que el control interno continua funcionando
adecuadamente. Este proceso comprende la evaluación, por parte de los
empleados de nivel adecuado, de la manera en que se han diseñado los
controles, de su funcionamiento, y de la manera en que se adoptan las
medidas necesarias. Se aplicará a todas las actividades dentro de la
entidad y a veces también a externos contratados.
La auditoría, debe buscar que los sistemas de control interno aseguren,
en mayor o menor medida, su propia supervisión. En este sentido, cuanto
mayor sea el nivel y la eficacia de la supervisión continuada, menor
será la necesidad de evaluaciones puntuales.
4.3. ACCIONES DE CONTROL DE LA AUDITORIA ACADEMICA
Las acciones de control académico consisten en las políticas y los
procedimientos que tienden a asegurar que se cumplan las directrices de
la Asamblea Universitaria, Consejo Universitario y Rector de las
universidades nacionales. También tienden a asegurar que se tomen las
medidas necesarias para afrontar los riesgos que ponen en peligro la
consecución de los objetivos académicos de las universidades.
Las acciones de control académico se llevan a cabo en cualquier parte de
la universidad, entonos sus niveles y en todas sus funciones y
comprenden una serie de acciones tan diferentes como pueden ser
aprobaciones y autorizaciones, verificaciones, conciliaciones, análisis
del resultados de las actividades académicas, salvaguarda de bienes
destinados a las actividades académicas y la segregación de funciones
del personal involucrado en las actividades académicas.
Según el Informe COSO, las acciones de control o actividades de control,
son las normas y procedimientos (que constituyen las acciones necesarias
para implementar las políticas) que pretenden asegurar que se cumplen
las directrices de los órganos decisorios, con el fin de controlar los
riesgos de las actividades académicas.
EVALUACION DE LAS POLITICAS ACADEMICAS
La auditoría académica evaluará las políticas establecidas en las normas
académicas, las establecidas por las autoridades universitarias, de modo
que se pueda establecer su viabilidad y cumplimiento en el desarrollo
académico de los departamentos, escuelas, facultades e institutos.
Para el efecto la auditoria académica establecerá las acciones de
control, las cuales utilizarán programas, procedimientos, técnicas y
prácticas que faciliten evaluar las políticas académicas.
EVALUACION DE LAS NORMAS ACADEMICAS
Las actividades académicas que llevan a cabo las universidades
nacionales, están basadas en normas. Dichas normas van desde la Ley
Universitaria, Estatuto y Reglamento de la universidad, hasta las normas
de carácter interno que hayan emitido las autoridades correspondientes,
especialmente el vicerrectorado académico, los decanos, directores de
escuela y jefes de departamentos académicos.
Estas normas serán evaluadas en acciones de control, especialmente
diseñadas para determinar su cumplimiento.
EVALUACION DE LA CAPACITACION DOCENTE
La auditoría académica desarrollará acciones de control destinadas a
verificar que los docentes tengan los requisitos establecidos en la
programación curricular correspondiente, luego determinarán si están
capacitados, entrenados o perfeccionados en los conocimientos y praxis
de las asignaturas que tienen a su cargo.
Para el efecto se podrá tomar las hojas de vida de los docentes y
recabar la información respectiva, también se podrá realizar entrevistas
o encuestas que permitan tener información válida sobre la capacitación.
EVALUACION DE LA PROGRAMACION CURRICULAR
Los programas curriculares de las escuelas, facultades e institutos de
las universidades constituyen la hoja de ruta para la adecuada formación
profesión, por tanto son instrumentos que deben ser evaluados en
acciones de control de la auditoría administrativa, de modo que permita
determinar si los aspectos considerados en los mismos tienen relación
con lo que se enseña en otras entidades líderes y lo que es más
importante si los perfiles considerados con aquellos que exige el
mercado laboral. Para el efecto se formularán programas con objetivos y
procedimientos especiales.
EVALUACION DE SILABOS
El silabo es un instrumento donde se expone el plan académico a
desarrollar por el docente de cada asignatura. Este documento debe
contener los conocimientos teóricos y prácticos necesarios que faciliten
el cabal desarrollo del estudiante. Este instrumento debe desarrollarse
en su integridad. Contiene los objetivos, capacidades, estrategias,
contenidos, tiempos, evaluaciones y otros aspectos. Es un documento
fundamental.
Siendo así, este documento será motivo de evaluación por parte de los
auditores, para verificar si está adecuadamente formulado, articulado
con la programación curricular, si se ha desarrollado integralmente, si
es posible hacerle ajustes de acuerdo con la coyuntura. Para el efecto
los auditores dispondrán de programas y procedimientos para su
evaluación. También se realizarán entrevistas con las autoridades y
docentes respecto a su desarrollo y consolidación y lo que es más
importante se tendrá la participación de los estudiantes a través de
encuestas para verificar si los alumnos recibieron dicho documento, si
se cumplió todo lo establecido en cuanto a conocimientos, prácticas y
evaluaciones.
ANALISIS DE LA EVALUACION ACADEMICA:
Si bien la entrega de conocimientos del docente al estudiante es muy
importante, también lo es la evaluación. La auditoría académica debe
verificar si el tipo o tipos de evaluación son las establecidas en las
normas de la universidad y además tienen el consenso académico en otras
entidades. Deberá verificarse se ha tenido en cuenta la evaluación de
conocimiento, de procedimientos y de actitudes del estudiante. Existen
experiencias donde los docentes evalúan solo el nivel de procedimientos,
dejando de lado las otras evaluaciones donde los estudiantes pueden
desarrollar buenas destrezas, por tanto la auditoría de abocará a
determinar todos los aspectos de la evaluación.
EVALUACION DE LAS AREAS DE REGISTROS ACADEMICOS
Los conocimientos y prácticas que desarrolla el estudiante se concreta
en una nota, mediante la evaluación académica que lleva a cabo el
docente. Pero al docente traslada las evaluaciones a las áreas de
registros académicos. En estas áreas las evaluaciones son ingresadas a
software especializado que permite almacenar las evaluaciones, sumar,
restar, dividir, es decir operacionalizar con las evaluaciones de los
estudiantes. En este proceso pueden suceder errores. Se ha recibido
denuncias de alumnos que estaban desaprobados a nivel de registros de
evaluación sin embargo en las áreas de registros aparecen aprobados,
también han sucedido hechos en sentido contrario, alumnos que estaban
aprobados por alguna circunstancia aparecen desaprobados. Estos hechos
obligan a la auditoría académica a evaluar.
La evaluación de esta área se llevará a cabo mediante acciones de
control con programas, procedimientos y técnicas mas sofisticadas,
porque de por medio no sólo son documentos los que se revisan, si no
medios computarizados, por tanto aquí aparece el apoyo de especialistas
en computación para poder determinar si los software están correctamente
implementados y cumplen los objetivos de la universidad. En algunos
casos serán objeto de acciones de control algunos funcionarios y
trabajadores, para verificar su idoneidad para el trabajo en estas
áreas. También, las acciones de control comprenden la evaluación de los
denominados record académicos, certificados, y otros documentos que
otorgan estas áreas por disposición de las autoridades.
4.4. PROCEDIMIENTOS DE AUDITORIA ACADEMICA
Durante la fase de ejecución, el equipo de auditoría académica se aboca
a la obtención de evidencias y realizar pruebas sobre las mismas, aplica
procedimientos y técnicas de auditoría, desarrolla hallazgos,
observaciones, conclusiones y recomendaciones. Los procedimientos de
auditoría académica son operaciones específicas que se aplican en una
auditoría e incluyen técnicas y prácticas consideradas necesarias, de
acuerdo con las circunstancias. Las técnicas de auditoría son métodos
prácticos de investigación y prueba que utiliza el auditor, para obtener
evidencia necesaria que fundamente su opinión. Las prácticas de
auditoría constituyen las labores específicas realizadas por el auditor
como parte del examen.
Las acciones de control se concretan mediante la formulación de
programas de auditoría que contienen los denominados procedimientos de
auditoría. No puede concretarse una auditoría si no se aplica
procedimientos de auditoría.
Estos procedimientos varían de acuerdo a los elementos, recursos o
documentos que se van a evaluar. Algunos procedimientos son simples y
otros muy sofisticados. Los procedimientos sofisticados comprenden
constatación de licencias de software, instalación correcta, revisión de
la operatividad, verificación de resultados obtenidos, análisis de
reportes, etc.
En la aplicación de procedimientos de auditoría, están de por medio
principios, normas y reglas del ejercicio profesional de la auditoría.
Los procedimientos deben ser aplicados en forma objetiva, independiente
y siempre sobre la base de las normas profesionales.
Los procedimientos de auditoría pueden ser aplicados en forma personal o
conjunta, con el propósito de obtener la evidencia de cómo se llevan a
cabo las actividades académicas en las escuelas, facultades, institutos
y otras dependencias de las universidades.
4.5. EVIDENCIA DE AUDITORIA ACADEMICA
Es el conjunto de hechos comprobados, suficientes, competentes y
pertinentes que sustentan las conclusiones del auditor académico.
Es la información específica obtenida durante la labor de auditoría a
través de observación, inspección, entrevistas y examen de los
documentos y registros académicos. La actividades de la auditoría
académica se dedica a la obtención de la evidencia, dado que esta provee
una base racional para la formulación de juicios u opiniones. El término
evidencia incluye documentos, fotografías, análisis de hechos efectuados
por el auditor y en general, todo material usado para determinar si los
criterios de auditoria académica son alcanzados.
Se denomina evidencia de auditoria a la información que obtiene el
auditor para extraer conclusiones con las cuales sustenta su opinión .La
evidencia de auditoria comprende los documentos fuente ( originales ) y
los registros contables que soportan los estados financieros y la
información que proviene de otras fuentes.
El término evidencia incluye documentos, fotografías, análisis de hechos
efectuados por el auditor y en general todo material usado para
determinar si los criterios de auditoria son alcanzados.
La evidencia de auditoria se obtiene mediante la apropiada combinación
de:
Pruebas de control o de cumplimiento, son aquellas que se realizan con
el objeto de obtener evidencia sobre la idoneidad y eficacia del
funcionamiento de los sistemas de contabilidad y control interno, es
decir que estos existan, estén vigentes y se apliquen en forma efectiva
y uniforme.
Procedimientos sustantivos, son las pruebas que se realizan con la
finalidad de obtener evidencia con la cual detectar distorsiones
materiales en los estados financieros, pudiendo ser de dos tipos:
· Pruebas de detalle de saldos y transacciones ,para obtener evidencia
suficiente y competente sobre la validez de las transacciones incluidas
en los registros contables/estados financieros ( afirmaciones)
· Procedimientos analíticos, son el estudio y evaluación de la
información financiera y no financiera relevante del periodo materia de
examen.
EVIDENCIA Y LAS FASES DE AUDITORIA
La obtención de evidencia de auditoria que sirve de soporte a la opinión
del auditor sobre la razonabilidad de los estados financieros y/o la
eficacia, eficiencia y economía en las operaciones de una entidad, está
estrechamente relacionada a todas las fases de la auditoria: planeación,
ejecución y elaboración del informe.
En el planeamiento:
· En la comprensión de las operaciones de la entidad y de la estructura
del control interno se debe obtener evidencia sobre la idoneidad del
sistema contable y de la estructura del control interno, para determinar
el riesgo de auditoria.
· En el Programa de Auditoria se va a detallar cuales son los
procedimientos sustantivos y pruebas de controles para la obtención de
evidencia.
En la ejecución :
· En la ejecución de procedimientos sustantivos y pruebas de controles
mediante técnicas de auditoria se obtiene evidencia suficiente,
competente y relevante, para formular los hallazgos.
· Las evidencias obtenidas son clasificadas, foliadas y archivadas en
los papeles de trabajo.
En el informe :
· En la ejecución de la auditoria se puede obtener evidencia sobre
algunos hechos o transacciones ocurridos con posterioridad a la fecha
del balance y hasta la fecha del dictamen (hechos subsecuentes). Dichos
hechos pueden afectar significativamente a la presentación razonable de
los estados financieros, y de acuerdo a los principios de contabilidad,
se hace necesario un ajuste o revelación en dichos estados .Estos
acontecimientos reciben la denominación de “hechos posteriores”
· Obtención de la Carta de Representación, es una de las fuentes de
evidencia mas significativa
· En la elaboración del informe , se determina la opinión del auditor de
acuerdo a la suficiencia, relevancia y pertinencia de la evidencia
obtenida.
· Si la evidencia ratifica que los estados financieros proporcionan
razonablemente o no la situación económica financiera de la entidad, el
auditor emitirá un dictamen limpio u opinión adversa según corresponda.
· Si existe limitación a la obtención de evidencia o esta resulta ser
insuficiente para satisfacer la opinión del auditor, este pude emitir
una opinión con abstención de opinión o con salvedades, según sea el
caso.
La evidencia de auditoria puede clasificarse en los tipos siguientes:
· Evidencia Física
· Evidencia Documental
· Evidencia Testimonial
· Evidencia Analítica
Evidencia Física
Esta forma de evidencia es utilizada por el auditor en la verificación
de saldos de activos tangibles y se obtiene a través de un examen físico
de los recursos; sin embargo, tal evidencia no establece la propiedad o
valuación del activo.
Este tipo de evidencia se obtiene por medio de una inspección u
observación directa de:
· Actividades ejecutadas por las personas
· Documentos y registros
· Hechos relativos al objetivo del examen
La evidencia física se documenta en un memorando que resume los asuntos
revisados, papeles de trabajo que muestran la naturaleza y alcance de la
verificación practicada, pudiendo ser el resultado de una inspección y
estar representada por fotografías, cuadros, mapas, u otras
representaciones gráficas. El obtener y utilizar evidencia gráfica es
una forma eficaz de explicar o describir una situación en un informe.
Por ejemplo, una fotografía clara de un almacén que ilustra practicas
ineficientes tiene un impacto mucho mayor que cien palabras.
El auditor debe obtener evidencia física, como por ejemplo muestras en
respaldo de sus hallazgos .La efectividad de la labor de auditoria varía
según se adquiera familiaridad con la naturaleza física de las
operaciones recursos y otros bienes de la entidad. La habilidad de
informar acerca de una condición identificada es mucho más convincente
que declaraciones basadas en otros tipos de evidencia.
Es una buena práctica que dos miembros del equipo de auditoria efectúen
la inspección física .Igualmente, deben efectuarse las coordinaciones
necesarias con los funcionarios a cargo de la entidad, para que estos le
acompañen y corroborar los hallazgos de auditoria, los cuales deben
formar parte de los papeles de trabajo.
El adecuado uso de la técnica de observación, incluyendo el
reconocimiento del valor de la evidencia física depende, en gran parte,
del auditor que efectúa el trabajo. Por ejemplo, si este se mantiene
alerta y es curioso e imaginativo, observará en forma crítica los
inventarios, las condiciones de la estructura y equipo, y las
actividades del personal de la entidad
Evidencia Documental
Es la información obtenida de la entidad bajo auditoría e incluye
vouchers, facturas, contratos, cheques y en el caso de empresas acuerdos
del Directorio. La Confiabilidad del documento depende de la forma como
fue creado y su propia naturaleza. La forma más común de evidencia
consiste en clasificar los documentos en:
· Externos: aquellos que se origina fuera de la entidad I (ejemplo:
facturas de compras, correspondencia recibida, etc.)
· Internos: aquellos que se originan dentro de la entidad ( facturas de
ventas, registros contables ,correspondencia que se envía, guías de
recepción y comunicación interna, etc.)
El auditor debe evaluar la confiabilidad de la evidencia documental
utilizada en respaldo a sus hallazgos de auditoria .Por ejemplo, un
documento externo que se obtenga directamente de su lugar de origen es
más confiable que el mismo documento obtenido en la entidad. Siempre
debe considerarse la posibilidad de que los documentos obtenidos en la
entidad podrían estar alterados. Cualquier alteración importante debe
investigarse .si el auditor no esta seguro de que las alteraciones son
apropiadas, seria conveniente efectuar una verificación de la fuente de
origen.
Los factores que aseguran la confiabilidad de la evidencia interna son:
· Si los documentos han circulado fuera de la entidad
· Si los procedimientos de control interno de la entidad son
satisfactorios para asumir que la evidencia es precisa y confiable
· Si la evidencia esta sola o si sirve para corroborar otros tipos de
evidencia.
La evidencia interna que circula fuera de la entidad pude tener la
mismas confiabilidad que la evidencia externa .Relativamente pocos tipos
de documentos están sujetos a revisión y aprobación externa .Algunos
ejemplos son ordenes de compra devueltas con el visto bueno del
proveedor y guías de remisión debidamente recepcionadas .
Los procedimientos internos tiene un efecto importante en la
confiabilidad de la evidencia documental que se origina en la entidad y
que circula solo en ella .por ejemplo , una tarjeta de control de
asistencia sería evidencia confiable de la labor efectuada si :
· El empleado registra su hora de ingreso a la oficina en el reloj de
control.
· El área de personal verifica la tarjeta de control ,comparándola con
la información del área de trabajo y
· Los auditores internos o la administración efectúan revisiones
sorpresivas de asistencia.
Características de la evidencia documental
La evidencia documental está constituida, generalmente, por documentos,
registros, contratos, comunicaciones originales; sin embargo, su
presentación puede estar planteada en copias, extractos de documentos,
material gráfico o artículos en diarios y revistas. Deberá considerarse,
además lo siguiente:
· Copia de documentos
· Extractos frente a copias
· Material grafico
· Artículos en diarios y revistas.
Copias de documentos, Generalmente, debe aceptarse como confiables las
copias de documentos de los archivos de la entidad si son necesarios
para respaldar un hallazgo. Una copia autenticada por el funcionario
fedatario de la entidad o de un notario fiel del original ,puede ser
conveniente en algunas circunstancias, pero debe limitarse solo a
documentos importantes ,como cuando se considera utilizarlos en procesos
judiciales .La importancia de un hallazgo de auditoria , determinará a
menudo el tipo de evidencia que debe retenerse en los papeles de trabajo
.por ejemplo si el hallazgo implica un compromiso por una compra
específica ,una copia de la orden de compra pude ser la evidencia básica
a retener en los papeles de trabajo.
Extractos frente a copias, Los extractos preparados a mano por el equipo
de auditores de los documentos de la entidad son, generalmente, un
respaldo aceptable para los papeles de trabajo. Sin embargo, es
preferible tener copias de los documentos de mayor importancia .a veces
los errores se introducen en forma inadvertida en los extractos. El
respaldo para un hallazgo de importancia será mas conveniente si es
copia exacta del documento original .El auditor debe aplicar su buen
juicio y prudencia al determinar que documentos requieren ser
fotocopiados.
Material gráfico, A menudo el mejor registro de una condición física
existente en el momento del examen es una serie de fotografías. La
entidad puede tener un archivo de fotografías que debe revisarse para su
posible utilización. La utilización apropiada de fotografías y otro tipo
de material visual, hacen que los informes de los auditores tengan u
mayor significado al resaltar los puntos centrales de manera mas
enérgica y enfática.
Artículos en diarios y revistas, Los diarios y revistas son a menudo una
fuente útil de información general, antecedentes y hechos actuales
relacionados con las actividades bajo examen. Sin embargo, se les debe
considerar solamente como fuente colateral y no principal de información
sustantiva.
Evidencia Testimonial
Es la información obtenida de terceros a través de cartas o
declaraciones recibidas en respuesta a indagaciones o mediante
entrevistas o encuestas.
El resultado de las entrevistas pueden expresarse en un memorando basado
en notas tomadas durante ellas. es conveniente que tales declaraciones
estén firmadas por los funcionarios o empleados entrevistados , en caso
estos se nieguen a firmarla , deberán al menos confirmar de manera
informal leyendo el memorando, y, si es necesario corrigiéndolo ,la
confirmación debe ser obtenida en presencia de otro miembro del equipo
de auditoria , y la anotación del auditor sobre la confirmación verbal ,
junto con la firma del otro miembro que se encuentre presente, debe ir
adjunta al memorado sobre la entrevista.
Aun así si el entrevistado se niega a confirmare la información verbal
proporcionada, el auditor debe adjuntar un anota al memorando exponiendo
los motivos del entrevistado para negarse a dicha confirmación. Asimismo
el auditor debe evaluar los efectos negativos de la utilización de tales
datos en el informe.
La declaración verbal o escrita de un funcionario, acerca de, por
ejemplo, la cantidad y condiciones de las existencias en el almacén,
tiene un valor limitado como evidencia Las declaraciones se tornan más
importantes y útiles, si están corroboradas por revisiones de los
registros y las pruebas físicas del inventario.
Las declaraciones de funcionarios de la entidad son fuentes valiosas de
información (explicaciones, justificaciones o líneas de razonamiento) y
proporcionan elementos de juicio que no serían fáciles de obtener a
través de una prueba de auditoria.
Debe precisarse en los papeles de trabajo la fuente de información
verbal, por ejemplo “El Director General de Administración de la empresa
….” Esto ayudará a indicar el grado de responsabilidad de la persona
entrevistada y su relación con el tema
Si la información verbal acerca de hechos, y no una opinión, es de
importancia clave y no puede corroborarse, generalmente, será
conveniente indicar en el informe que no se pudo ratificarla y porqué.
Si no se puede verificar la información verbal con otra evidencia debe
admitirse la incertidumbre de cualquier conclusión que se base en ella.
En estas circunstancias, se debe tener mucho cuidado al preparar el
informe para evitar conclusiones o implicaciones no respaldadas por la
validez de dicha información.
A efectos de planeación de la entrevista se debe tener especial cuidado
de la selección del auditor que va a llevar a cabo la entrevista,
debiéndose preparar éste con anticipación en relación al tema de la
entrevista.
La obtención de información mediante encuestas pude ser útil para
recopilar información pertinente en todas las auditorias, pueden ser
enviadas por correo u otro método a las personas que se supone conocen
del tema o área a examinar o pueden ser aplicadas a través de visitas
individuales por asistentes de auditoria.
Las ventajas principales de la utilización de las encuestas son: su
conveniencia y economía en términos de costo y tiempo, comparándolas con
entrevistas formales de los auditores con muchas personas. La
información obtenida puede ser tabulada fácilmente a su especialidad y
uniformidad total. Son más ventajosas cuando el grupo a ser cubierto es
más numeroso.
Desventaja, una encuestas es inflexible, no se obtiene mas de lo que se
pide, sin mayores indagaciones y verificaciones, lo cual en varios casos
esto puede resultar costoso. La información obtenida es poco confiable,
bastante menos que la obtenida por los auditores en forma individual con
los entrevistados. Debe ser utilizado con cuidado, a no ser que se
cuente con evidencia que la corrobore, dicha evidencia no sería un
respaldo adecuado para las conclusiones y recomendaciones sobre asuntos
importantes.
Evidencia Analítica
Se obtiene al analizar o verificar la información .Esta evidencia
proporciona una base de respaldo para una inferencia respecto a la
razonabilidad de una partida específica de un estado financiero.
La confiabilidad de evidencia analítica depende en gran parte de la
importancia de la información comparable.
El juicio profesional del auditor acumulado a través de la experiencia
orienta y facilita el análisis. La evidencia analítica puede originarse
de:
1. Computaciones
2. Comparaciones con :
- Normas establecidas
- Operaciones anteriores
- Otras operaciones, transacciones o rendimiento
3 Leyes o reglamentos
4 Raciocinio
5 Análisis de la información dividida en sus componentes
Por ejemplo en una auditoria tributaria, se hace la comparación en un
mismo periodo respecto al año anterior, las variaciones deben estar
justificadas con los incrementos o disminuciones del nivel de ventas,
con el nivel de inventarios y del análisis del costo de ventas.
La calidad de la evidencia de auditoria está referida a la naturaleza y
oportunidad de los procedimientos de auditoria a ejecutarse. El
considerar la naturaleza de los procedimientos de auditoria, puede ser
útil para el auditor considerar que:
· La evidencia de auditoria obtenida de fuentes externas es más
confiable que la proveniente de fuentes internas (ejemplo confirmación
directa de saldos bancarios, etc.)
· La evidencia de auditoria que se obtenga de terceros no relacionados o
creada por ellos, es más convincente que aquella que es obtenida de
entes relacionados.
· La evidencia de auditoria que se obtenga directamente mediante
comparación, inspección, observación o examen físico, es más convincente
que aquella que es obtenida indirectamente mediante indagaciones con
otros.
· Los documentos originales son más confiables que sus copias.
· La evidencia de auditoria que se obtenga dentro de la entidad es más
convincente cuando el control interno es efectivo (ejemplo pruebas de
que una transacción no ha sido iniciada, autorizada, ejecutada y
registrada exclusivamente por un asola persona).
· La evidencia de auditoria que se obtenga de varias fuentes que
sugieran la misma conclusión es más convincente que aquella conseguida
de una sola fuente.
· La evidencia de auditoria bajo la forma de documentos y
manifestaciones escritas es mas confiable que bajo la forma de
declaraciones orales. Dichas manifestaciones deben ser expresadas
libremente y no en forma que los informantes se puedan sentir
intimidados.
· El costo (en efectivo y/o tiempo) de obtención de la evidencia más
confiable y deseable, puede ser tan elevado que el auditor tendría
obligatoriamente que aceptar evidencia de menor calidad, pero que
considere satisfactoria dentro de las circunstancias.
· Lo mas importante del asunto a ser verificado (hallazgo de auditoria),
requiere la obtención de la evidencia mas sólida y consistente, y
consecuentemente, puede justificar la obtención de evidencias mas
costosa.
· Los indicios de riesgos relativos mas elevados de lo normal exigen al
auditor obtener mas y mejor evidencia que aquella requerida en
circunstancias normales.
· La evidencia corroborativa constituye aquella que permita al auditor
llegar a conclusiones a través de un proceso valido de raciocinio, pero
que en si misma no es concluyente. Sirve únicamente para fortalecer o
apoyar la confiabilidad de la evidencia obtenida.
· Una cantidad pequeña de evidencia de calidad excelente puede ser más
confiable que una gran cantidad de evidencia de menor calidad.
Generalmente , el auditor necesita apoyarse en evidencias que son mas
persuasivas que concluyentes y con frecuencia ,busca evidencias de
diferentes fuentes o distinta naturaleza para sustentar una misma
aseveración. El auditor no examina , por lo general, toda información
disponible , pues es posible establecer conclusiones a partir de un
saldo de cuenta o un tipo de transacción , mediante el uso del criterio
o procedimientos de muestreo estadístico.
La evidencia de auditoria es mas persuasiva cuando consiste en elementos
de evidencia que provienen de diferentes fuentes o son de distinta
naturaleza, pero guardan coherencia entre ellas. En estas circunstancias
el auditor puede obtener un grado mayor de confiabilidad que
considerando individualmente tales elementos de evidencia. En un sentido
contrario, cuando la evidencia obtenida de una fuente es incongruente
con la obtenida de otra, el auditor debe determinar que procedimientos
adicionales son necesarios para resolver dicha situación.
El auditor obtiene evidencia de auditoria por uno o más procedimientos
de auditoría: inspección, observación, indagación, confirmación,
cálculos y procedimientos analíticos. La oportunidad de estos
procedimientos depende, en parte, de los periodos en que la evidencia
buscada se encuentre disponible.
4.6. HALLAZGOS DE AUDITORIA ACADEMICA
Se denomina hallazgo de auditoría académica al resultado de la
comparación que se realiza entre un criterio y la situación actual
encontrada durante el examen. Es toda información que a juicio del
auditor le permite identificar hechos o circunstancias importantes que
inciden en la gestión de las actividades académicas bajo examen que
merece ser comunicados en el informe. Sus elementos son: condición,
criterio, causa y efecto.
El auditor académico debe estar capacitado en las técnicas para
desarrollar hallazgos en forma objetiva y realista. Al realizar su
trabajo debe considerar los factores siguientes: condiciones al momento
de ocurrir el hecho; naturaleza, complejidad y magnitud de las
actividades examinadas; análisis crítico de cada hallazgo importante;
integridad del trabajo de auditoría académica; autoridad legal;
diferencias de opinión.
Como producto de la ejecución de la auditoría, el auditor puede
determinar hallazgos de auditoría. Los hallazgos se concretan como
resultado de la comparación entre un criterio de auditoría y la
situación actual encontrada durante el examen especial. Constituye
hallazgo, toda información que a juicio del auditor, le permite
identificar hechos o circunstancias importantes que inciden en la
gestión de los recursos materiales bajo examen y, que por su naturaleza
merecen ser comunicados en el informe.
Los hallazgos de auditoría están relacionados con asuntos significativos
e incluyen información (evidencia) suficiente, competente y pertinente,
que emerge de la evaluación practicada. Generalmente los hallazgos
corresponden a cualquier situación deficiente que se determina como
consecuencia de la aplicación de procedimientos de auditoría. Sus
elementos son: condición, criterio, causa y efecto.
Los resultados de la evaluaciones efectuadas y las conclusiones deben
ser documentados apropiadamente, confirmando que:
a) Los procedimientos programados han sido llevados a cabo
satisfactoriamente;
b) Los cambios a la programación inicial están plenamente identificados
y autorizados;
c) Están plenamente identificadas las causas y los efectos de las
condiciones observadas.
Tratándose de hallazgos negativos, el auditor debe desarrollar
recomendaciones, señalando la necesidad de efectuar mejoras, teniendo en
cuenta su análisis de las causas y efectos en las condiciones
identificadas. A este respecto, debe tener en cuenta: la factibilidad y
costo de adoptar la recomendación (relación costo-beneficio); cursos
alternativos de acción; y, efectos positivos y negativos que podrían
resultar de la implementación de la recomendación.
Sin perjuicio de las coordinaciones llevadas a cabo con los funcionarios
y empleados de las universidades nacionales, tendentes a dilucidar las
condiciones negativas determinadas, antes de concluir esta fase el
auditor debe dar cumplimiento a la NAGU 3.60 “ Comunicación de
Hallazgos”. La comunicación de los hallazgos es por escrito, guardando
las formalidades necesarias para otorgar el derecho de ejercer su
legítima defensa a los funcionarios y empleados comprendidos en las
observaciones, incluyendo aun a aquellos que ya no laboran en la
universidad, en caso de no ser posible su ubicación, deberá emplearse el
Diario Oficial El Peruano u otro de mayor circulación en la ciudad donde
esté la universidad nacional. Para comunicar los hallazgos debe
evaluarse apropiadamente su materialidad y señalarse un plazo perentorio
a los funcionarios o empleados del Area de Abastecimientos de la
universidad involucrados en las observaciones para la recepción de
descargos documentados, de conformidad con las normas establecidas para
tal efecto. Los descargos presentados son debidamente evaluados,
poniéndose énfasis en los juicios formulados y en la documentación
alcanzada no vista durante el examen. La no presentación de descargos
debe revelarse en la parte pertinente del informe. La NAGU 4.40
“Observaciones”, estipula que si durante el examen el auditor determina
la existencia de indicios razonables de comisión de delito, debe
proceder a deslindar el tipo de responsabilidad que corresponda a los
presuntos implicados, contando para ello con la opinión de la asesoría
legal. La Ley del Sistema Nacional de Control, precisa que existen tres
tipos de responsabilidades: administrativa, civil y penal.
CAPITULO V :
BUENA ADMINISTRACION DE LAS UNIVERSIDADES NACIONALES
Interpretando al Diccionario de Microsoft Buena Administración, es el
arte o manera de gobernar que se propone como objetivo el logro de un
desarrollo institucional (académico, financiero, económico y social)
duradero, promoviendo un sano equilibrio entre la Universidad, la
Comunidad Universitaria y el mercado.
Las universidades nacionales, deben establecer las pautas que orienten
el accionar de sus dependencias, hacia la búsqueda de la efectividad,
eficiencia y economía en sus operaciones en el marco de una adecuada
estructura de control interno y probidad administrativa que faciliten la
buena administración.
PROCESO DE LA BUENA ADMINISTRACION
El proceso de la Buena Administración en las universidades debe
comprender la modificación del comportamiento del personal en sus
actitudes emocionales para llevar a cabo sus funciones, la modificación
de la gestión tradicional por la buena administración por parte de los
responsables del gobierno de las universidades; también comprende la
modificación del entorno del control, los riesgos, actividades de
control, información, comunicación y supervisión de las actividades
educativas y administrativas de estas entidades educativas.
La buena administración de las universidades nacionales, comprende la
gestión de programas y actividades. La evaluación de la efectividad de
los programas o actividades de las universidades nacionales, tiene
relación directa con la evaluación de la eficiencia y economía en la
aplicación de los recursos; por este motivo el auditor puede incluir
ambos componentes en forma conjunta al desarrollar su trabajo. Esto es
un aspecto a considerar durante la fase de planeamiento de la auditoría,
en vista que una entidad puede alcanzar sus objetivos y metas en un
período determinado, a pesar de incurrir en despilfarros o falta de
economía en la aplicación de los recursos; o también, la misma entidad
podría obtener niveles adecuados de eficiencia y economía en sus
operaciones, sin que por ello logre sus objetivos y metas planeadas como
parte de la gobernanza corporativa.
DESARROLLO INSTITUCIONAL
El desarrollo institucional, comprende el desarrollo de los planes,
programas, actividades y funciones de las universidades nacionales. El
desarrollo institucional es la contienda que tienen que librar las
universidades internamente y especialmente externamente para tener la
confianza de los usuarios de los servicios que presta a la comunidad. El
desarrollo institucional tiene que darse en las actividades
administrativas y académicas de las universidades públicas para que
ganen la contienda que tendrán con las universidades privadas.
El desarrollo institucional no es algo fortuito, si no por el contrario,
se logra alcanzar luego de un proceso que pasa por la aplicación
correcta de las normas, procesos, procedimientos, técnicas y prácticas
en el contexto de los objetivos, misión y visión institucional; la
eficiencia, eficacia y economía en la utilización de los recursos
escasos de estas entidades también contribuye al desarrollo
institucional de las universidades nacionales; asimismo es parte de este
proceso las políticas, estrategias y tácticas de la gestión teniendo en
cuenta el interno y el entorno de estas entidades[20].
Las universidades nacionales, deben establecer las pautas que orienten
el accionar de sus dependencias, hacia la búsqueda de la efectividad,
eficiencia y economía en sus operaciones en el marco de una adecuada
estructura de control interno y probidad administrativa que faciliten el
cambio y competitividad
Según el Informativo Caballero Bustamante[21], en principio debemos
indicar que la buena administración es el sistema por el cual las
entidades son dirigidas y controladas. La estructura de la buena
administración especifica la distribución de los derechos y
responsabilidades entre los diferentes participantes. También prevé la
estructura a través de la cual se establecen los objetivos de la
entidad, los medios para alcanzar estos objetivos, así como la forma de
hacer un seguimiento a su desempeño.
Con la buena administración, se ha demostrado que las entidades pueden
acumular mayor valor institucional, reducen los costos de
financiamiento, prestan mejores servicios, todo lo cual es una ventaja
competitiva para las empresas de transporte urbano.
La gestión corporativa, se define de múltiples formas, dependiendo del
punto de vista, convicciones y comprensión. Así, se puede decir que es
la fuerza que dirige una entidad y que es responsable de su éxito o
fracaso. Se puede decir que es el desempeño para concebir y lograr los
resultados deseados por medio de los esfuerzos de un grupo que consiste
en la utilización del talento humano y los recursos. Puede decirse que
es lograr que se hagan las cosas mediante la participación dinámica de
la gente. También que es la satisfacción de las necesidades económicas y
sociales, siendo productivo para el ser humano, para la economía y para
la sociedad. Que es un recurso para alcanzar los objetivos.
Para los propósitos de este trabajo de investigación, se usará la
definición: es un proceso distintivo que consiste en planear, organizar,
ejecutar, coordinar y controlar; diseñado para determinar y lograr los
objetivos, mediante el uso de los recursos humanos y de otros recursos.
La buena gestión es una abstracción diseñada a convertir los recursos
desorganizados en el logro de objetivos útiles, efectivos y de total
provecho para los usuarios y la comunidad. Este se logra utilizando con
efectividad recursos no humanos, trabajando con personas y motivándolas
para usar su plena capacidad..
PLAN DE BUENA ADMINISTRACION :
La prestación de servicios educativos por las universidades nacionales,
pueden ser brindados mediante acción directa, gestión hecha vía la
administración de la universidad, o por acción indirecta, mediante
terceros, lo importante es que, en ambos casos, se asegure la
eficiencia, eficacia y economía del servicio; por lo que la universidad
debe mejorar y/o perfeccionar sus mecanismos de control, sin afectar el
presupuesto de la entidad.
La administración de las universidades nacionales está bajo la dirección
y responsabilidad del Rector , funcionario de confianza a tiempo
completo y dedicación exclusiva designado por la Asamblea Universitaria.
El Rector no debe improvisar, si no más bien efectuar los planes,
programas, proyectos y actividades más convenientes para la comunidad
universitaria y la comunidad en general; está obligado a buscar buenos
resultados y, cuenta para ello con los elementos que la ciencia de la
administración le provee tal como la planeación, la organización, la
dirección y control administrativo y finalmente la evaluación. En tal
sentido, se necesita definir hacia donde pretende llegar donde los
objetivos anuales deben ser formulados sobre la base de un plan.
En tal sentido, el Rector debe satisfacer las siguientes
características: i) Establecer objetivos en forma conjunta; ii)
Establecer objetivos para cada Facultad; iii) Interrelacionar los
objetivos de las Facultades; iv) Elaboración de planes tácticos y de
planes operacionales con énfasis en la medición o el control; v)
Continua evaluación, revisión y reciclaje de los planes; vi)
Participación activa de la comunidad universitaria; vii) apoyo de staff
a las Facultades.
Para efectos de una gestión corporativa, es necesario que el Rector,
lleve a cabo un plan que comprenda los siguientes aspectos:
a) Definir los principios más efectivos para concretar una gestión
corporativa efectiva;
b) Definir los recursos tangibles e intangibles que dispone para
concretar la gestión corporativa;
c) Definir los estándares de la gestión corporativa, de modo que los
programas, proyectos o actividades tengan que esforzarse para llegar a
dichos estándares;
d) Definir las herramientas administrativas, financieras y psicológicas
para concretar el buen gobierno;
e) Establecer las estrategias mas efectivas para concretar el buen
gobierno que beneficie a los usuarios del transporte y la colectividad;
f) Definir el proceso de organización y buen gobierno aplicable a las
empresas de transporte urbano, de modo que pueda cumplir con las
necesidades de la colectividad
5.1. PRINCIPIOS DE LA BUENA ADMINISTRACION
La buena administración explica las reglas y los procedimientos para
tomar decisiones en asuntos como la prestación de servicios educativos
que beneficie efectivamente a la colectividad; el manejo de los
conflictos de interés; la estructura patrimonial, los esquemas de
remuneración de directivos, funcionarios y trabajadores; incentivos de
la institución, la adquisición del control, la revelación de
información, etc.
La buena administración, es la forma en que se dirigen y controlan las
entidades y refleja las relaciones de poder entre los directivos, el
gerente, los funcionarios, los trabajadores, la ciudadanía y otros
grupos de interés (stakeholders). También incluye los estándares mínimos
adoptados por las entidades para satisfacer las necesidades de la
colectividad. El propósito es contar con una recta gerencia; reconocer
el derecho de los usuarios, definir las responsabilidades de las
autoridades; asegurar la fluidez de la información, y reconocer las
relaciones con otros grupos de interés.
Los principios de la buena administración de las universidades
nacionales, se inspiran en los principios del gobierno corporativo de la
Organización Internacional Intergubernamental (OCDE) que reúne a los
países más industrializados de economía de mercado. De acuerdo con esta
entidad la buena administración es el sistema por el cual las entidades
son dirigidas y controladas, su estructura especifica la distribución de
los derechos y responsabilidades entre los diferentes participantes,
tales como las autoridades, los administradores, docentes, trabajadores,
alumnos, los usuarios y otros agentes económicos que mantengan algún
interés en la entidad; provee la estructura a través de la cual se
establecen los objetivos de la entidad, los medios para alcanzar estos
objetivos, así como la forma de hacer un seguimiento a su desempeño.
Los principios de la gestión corporativa para las universidades
públicas, están agrupados en seis títulos:
1) Los derechos de los usuarios; para proteger y facilitar el ejercicio
del derecho de los usuarios del servicio educativo;
2) Tratamiento equitativo de los servicios educativos; para asegurar el
trato equitativo de todos los usuarios de universidades nacionales;
3) La función de los grupos de interés en la gestión corporativa; para
reconocer sus derechos establecidos por ley o acuerdos mutuos y
estimular la cooperación entre la entidad y los stakeholders para crear
entidades financieramente rentables y sólidos;
4) Comunicación y transparencia informativa; para que se presente la
información de manera precisa y de modo regular acerca de todas las
cuestiones materiales referentes al servicio educativo incluidos los
resultados, la situación financiera, la propiedad y la gestión de la
universidad;
5) La responsabilidad de las autoridades; para estipular las directrices
estratégicas de las universidades, un control efectivo de la
administración y la responsabilidad hacia la entidad, los usuarios y la
colectividad en general;
6) Otros aspectos relacionados; para cumplir integralmente con los
usuarios del servicio educativo y la colectividad en general en el marco
de la responsabilidad social de las empresas.
5.2. RECURSOS DE LA BUENA ADMINISTRACION
El recurso humano, es el recurso de mayor relevancia con que cuenta la
gestión corporativa. Al respecto cabe resaltar que la gestión
corporativa es para las personas y por medio de las personas. En la
gestión corporativa se sabe que para alcanzar el objetivo deseado, las
personas requieren dirección, necesitan ser persuadidas, inspiradas,
comunicadas y ser capaces de desempeñar tareas de trabajo que sean
satisfactorias.
Los recursos, distintos a las personas, son esenciales para el éxito de
la buena administración. La gestión corporativa debe definir las líneas
de enlace para facilitar la coordinación de los recursos y para
establecer relaciones adecuadas y actualizadas entre ellos. Los
objetivos institucionales dan propósito al uso de recursos por parte de
la gestión institucional. Hay un objetivo que alcanzar, una misión que
cumplir. La dirección está orientado al objetivo.
Los bienes, rentas y derechos de cada universidad nacional constituyen
su patrimonio de acuerdo a las diferentes normas sobre las cuales se han
constituido las entidades. El patrimonio institucional se gestiona por
cada universidad en forma autónoma, con las garantías y
responsabilidades de Ley. Los bienes de dominio privado son inalienables
e imprescriptibles. Todo acto de disposición o de garantía sobre el
patrimonio institucional debe ser de conocimiento interno y externo. Son
bienes de las universidades: los bienes inmuebles y muebles; los
edificios y sus instalaciones;, derechos o cualquier otro bien que
represente valor cuantificable económicamente; los legados o donaciones
que se instituyan en su favor.
Según Valdivia (2005)[22], la autonomía financiera de las universidades,
es la potestad que le corresponde en virtud de la cual puede: gozar de
su patrimonio, administrarlo y disponer de el, en la medida permitida
por la Ley; elaborar y administrar su propio presupuesto; y, concertar
empréstitos, etc.
5.3. ESTANDARES DE LA BUENA ADMINISTRACION
Según Koontz & O´Donnell (1990)[23], ya que los planes son las base
frente a las cuales deben establecerse los controles, lógicamente se
deduce que el primer paso en el proceso sería establecer planes. Por
tanto dichos planes constituyen uno de los primeros estándares.
Sin embargo, puesto que los estándares varían en nivel de detalle y
complejidad, y ya que la buena administración no suele observar todo, se
establecen normas especiales. Estas normas son, por definición,
criterios sencillos de evaluación. Son los puntos seleccionados en un
programa total de planeación donde se realizan medidas de evaluación, de
tal modo que puedan orientar a las autoridades y funcionarios respecto
de cómo marchan las cosas sin que éstos tengan que observar cada paso en
la ejecución de los planes.
De acuerdo con el COSO (1997)[24], los sistemas de control interno
funcionan a distintos niveles de eficacia. De la misma forma, un sistema
determinado puede funcionar de manera diferente en momentos distintos.
Cuando un sistema de control alcanza el estándar a continuación, puede
considerarse un sistema eficaz. El control puede considerarse eficaz si:
i) Se están logrando los objetivos operacionales de la entidad; ii)
Disponen de información adecuada hasta el punto de lograr los objetivos
operacionales de la entidad; iii) Si se prepara de forma fiable la
información financiera, económica y patrimonial de la entidad; y, iv) Si
se cumplen las leyes y normas aplicables.
Mientras que el control realizado por la auditoría es un proceso, su
eficacia es un estado o condición del proceso en un momento dado, el
mismo que al superar los indicadores o estándares establecidos facilita
la eficacia de la buena administración.
Los estándares o indicadores son parámetros cualitativos y cuantitativos
que detallan la medida en la cual un determinado objetivo ha sido
logrado.
Al ser instrumentos de medición de las principales variables asociadas
al cumplimiento de los objetivos, constituyen una expresión cuantitativa
de lo que se pretende alcanzar y mediante la cual establece y mide sus
propios criterios de éxito, y proveen la base para el seguimiento de su
desempeño. Por lo general para medir una cadena estratégica representada
de política, objetivos generales, objetivos específicos, acciones
permanentes y temporales, se utilizan indicadores o estándares de
Impacto, Resultado y Producto, los cuales en conjunto permiten medir la
evolución del desempeño de la entidad.
Indicadores de Impacto: Se asocian a los lineamientos de política y
miden los cambios que se espera lograr a mediano y largo plazo. Muestra
los efectos (directos o indirectos) producidos como consecuencia de los
resultados y logros de las acciones sobre un determinado grupo de
clientes o población. Usualmente medidos de manera más rigurosa y
profunda y requiere de una definición precisa del tiempo de la
evaluación ya que existen intervenciones cuyo impacto sólo es medible en
el largo plazo.
Indicadores de Resultado: Se asocian a objetivos generales y específicos
y se relacionan con las distintas dimensiones que abarca el propósito
del objetivo. Indica el progreso en el logro de los propósitos de las
acciones, reflejando el nivel de cumplimiento de los objetivos. Por lo
general, el resultado de las acciones no puede ser medido sino hasta el
final de las tareas que componen (en el caso de tratarse de proyectos,
que por definición tienen un tiempo definido) o hasta que las tareas
hayan alcanzado un nivel de maduración necesario en actividades de
carácter permanente.
Indicadores de Producto: Se asocian a las acciones permanentes o
temporales, y miden los cambios que se van a producir durante su
ejecución. Refleja los bienes y servicios cuantificables provistos por
una determinada intervención y en consecuencia, por una determinada
institución.
Línea de Base: Es la primera medición de los indicadores seleccionados
para medir los objetivos de una acción permanente o temporal, debe
realizarse al inicio del Plan con la finalidad de contar con una “base”
que permita cuantificar los cambios netos ocurridos en razón de su
intervención.
La determinación de si la auditoría es eficaz o no y su influencia en la
eficacia de la buena administración, constituye una toma de postura
subjetiva que resulta del análisis de si están presentes y funcionando
eficazmente los cinco componentes del nuevo enfoque de control interno:
entorno de control, evaluación de riesgos, actividades de control,
información y comunicación y supervisión. El funcionamiento eficaz
proporciona un grado de seguridad razonable de que una o más de las
categorías de objetivos establecidos va a cumplirse. Por consiguiente,
estos componentes también son criterios para determinar si el control
interno y la gestión son eficaces.
Por otro lado, se ha determinado que la auditoría es eficaz, cuando no
entorpece las funciones de la buena gestión y además cuando se toman en
cuenta las sugerencias y recomendaciones de los grupos de interés del
mismo y cuando se aplican las medidas correctivas necesarias para
optimizar la gestión corporativa de las universidades públicas.
Interpretando a Andrade (2005)[25], se puede decir que el control eficaz
consiste en evaluar un conjunto de proposiciones financieras, económicas
y sociales, con la finalidad de determinar si las metas, objetivos,
políticas, estrategias, presupuestos, programas y proyectos de inversión
emanados del buen gobierno se están cumpliendo de acuerdo a lo previsto.
Interpretando a Koontz, Harol & O´Donnell, Cyril (1990)[26], la
auditoría académica eficaz, es el proceso de comprobación destinado a
determinar si se siguen o no los planes, si se están haciendo o no
progresos para la consecución de los objetivos propuestos y el proceso
de actuación, si fuese preciso, para corregir cualquier desviación.
De forma más concisa, E. Gironella Mac Graw, citado por el Informativo
Caballero Bustamante[27], denomina auditoría académica eficaz al plan de
organización y el conjunto de métodos y procedimientos que sirven para
ayudar ala buena administración en el mejor desempeño de sus funciones
institucionales.
5.4. EFICIENCIA DE LAS UNIVERSIDADES NACIONALES
La eficiencia, está referida a la relación existente entre los servicios
educativos prestados o entregados por las universidades nacionales y los
recursos utilizados para ese fin, en comparación con un estándar de
desempeño establecido..
La eficiencia, también puede ser conceptualizada como la virtud para
lograr un efecto determinado; tal como sucede con las universidades
nacionales al facilitar la solución de los problemas que enfrentan los
usuarios y la colectividad en general.
La eficiencia, es la relación entre costos y beneficios enfocada hacia
la búsqueda de la mejor manera de hacer o ejecutar las tareas (métodos),
con el fin de que los recursos (personas, vehículos, suministros
diversos y otros) se utilicen del modo más racional posible.
La racionalidad implica adecuar los medios utilizados a los fines y
objetivos que se deseen alcanzar, esto significa eficiencia, lo que
lleva a concluir que las universidades van a ser racionales si se
escogen los medios más eficientes para lograr los objetivos deseados,
teniendo en cuenta que los objetivos que se consideran son los
organizacionales y no los individuales. La racionalidad se logra
mediante, normas y reglamentos que rigen el comportamiento de los
componentes en busca de la eficiencia.
La eficiencia busca utilizar los medios, métodos y procedimientos más
adecuados y debidamente planeados y organizados para asegurar un óptimo
empleo de los recursos disponibles. La eficiencia no se preocupa por los
fines, como si lo hace la eficacia, si no por los medios.
La eficiencia, se puede medir por la cantidad de recursos utilizados en
la prestación del servicio educativo. La eficiencia aumenta a medida que
decrecen los costos y los recursos utilizados. Se relaciona con la
utilización de los recursos para obtener un bien u objetivo.
5.5. EFICACIA DE LAS UNIVERSIDADES NACIONALES
La eficacia o efectividad, se refiere al grado en el cual las
universidades públicas logran sus objetivos y metas u otros beneficios
que pretendían alcanzarse fijados por los directivos o exigidos por la
sociedad.
La eficacia, es la virtud, fuerza y poder para gestionar, en nuestro
caso, las universidades.
La eficacia o efectividad es el grado en el que se logran los objetivos
institucionales. En otras palabras, la forma en que se obtienen un
conjunto de resultados refleja la efectividad, mientras que la forma en
que se utilizan los recursos para lograrlos se refiere a la eficiencia.
La eficacia, es la medida normativa del logro de los resultados. Las
universidades nacionales disponen de indicadores de medición de los
logros de los servicios educativos. Cuando se logren dichos resultados o
estándares, se habrá logrado el objetivo de la gestión corporativa
aplicada por este tipo de instituciones gubernamentales.
Para obtener eficacia tienen que darse algunas variables como:
a) Cualidades de la organización humana;
b) Nivel de confianza e interés;
c) Motivación;
d) Desempeño;
e) Capacidad de la Organización;
f) Información y comunicación;
g) Interactuación efectiva;
h) Toma de decisiones efectiva.
Si una universidad dispone de estas variables, refleja el estado interno
y la salud de dicha entidad. Las universidades nacionales, dependen de
la fuerza financiera o económica; pero deben tener en cuenta algunas
medidas de eficacia administrativa, como por ejemplo:
a) Elevados niveles de moral de los empleados y satisfacciones en el
trabajo;
b) Bajos niveles de rotación;
c) Buenas relaciones interpersonales;
d) Percepción de los objetivos de la entidad;
e) Buena utilización de la fuerza laboral calificada.
Para que las universidades nacionales alcancen eficacia, deben cumplir
estas tres condiciones básicas:
a) Alcance de los objetivos institucionales;
b) Mantenimiento del sistema interno; y,
c) Adaptación al ambiente externo.
El alcance de la eficacia tropieza con la complejidad de exigencias de
una entidad como sistema abierto. La eficacia y el éxito institucional
constituyen un asunto muy complejo debido a las relaciones múltiples que
se establecen con los elementos ligados a la entidad.
Cuando la buena administración se preocupa por hacer correctamente las
cosas está transitando a la eficiencia (utilización adecuada de los
recursos disponibles) y cuando utiliza instrumentos para evaluar el
logro de los resultados, para verificar las cosas bien hechas con las
que en realidad debían realizarse, entonces se encamina hacia la
eficacia (logro de los objetivos mediante los recursos disponibles).
La eficiencia y la eficacia no van de la mano, ya que una universidad
puede ser eficiente en sus operaciones, pero no eficaz, o viceversa;
puede ser ineficiente en sus operaciones y sin embargo ser eficaz,
aunque sería mucho más ventajoso si la eficacia estuviese acompañada de
la eficiencia, con lo cual el presente y la prospectiva sería positiva.
También puede ocurrir que no sea ni eficiente ni eficaz, por tanto la
prospectiva sería negativa.
Según Koontz & O´Donnell (1999)[28], las autoridades y funcionarios
responsables de la gestión institucional tienen diversidad de técnicas
para lograr que los resultados se ajusten a los planes. La base de la
gestión óptima de las entidades radica en que el resultado depende de
las personas.
Entre las consideraciones importantes para asegurar los resultados y por
ende la eficacia directivos tenemos: la voluntad de aprender, la
aceleración en la preparación del equipo gerencial, importancia de la
planeación para la innovación, evaluación y retribución al equipo
gerencial, ajustes de la información, necesidad de la investigación y
desarrollo gerencial, necesidad de liderazgo intelectual, etc.
Los resultados obtenidos por la gestión corporativa, no sólo debe darse
para la propia institución, sino especialmente debe plasmarse en mejores
servicios y en el contento ciudadano.
5.6. ECONOMIA DE LAS UNIVERSIDADES NACIONALES
La economía, está relacionada con los términos y condiciones bajo los
cuales las universidades públicas adquieren recursos, sean estos
financieros, humanos, físicos o tecnológicos, obteniendo la cantidad
requerida, al nivel razonable de calidad, en la oportunidad y lugar
apropiado y, al menor costo posible.
La obtención de recursos humanos tiene un costo denominado costo
laboral, en la medida que este costo sea el más óptimo para las
universidades se está haciendo economía de recursos. Pero la economía
también se da por la racionalización adecuada de los recursos. Allí
donde existen los recursos en cantidad y calidad adecuadas se está
apostando por la economía de la entidad.
La adquisición de recursos materiales, debe realizarse a los menores
costos, para ello debe trabajarse con cuadros de cotizaciones,
relaciones institucionales para obtener la cantidad y calidad de los
recursos materiales que necesita la universidad. Los funcionarios deben
practicar la austeridad del gasto, adquiriendo los recursos exactos que
necesita la entidad. Cuando se adquieren recursos en mayores en
cantidades mayores y fuera de los estándares de calidad que exige la
entidad se está afectando la economía institucional.
La toma de decisiones de las autoridades y funcionarios tiene mucho que
ver con la economía institucional, la gestión corporativa exige las
mejores decisiones para que la entidad tenga economía en los escasos
recursos que administra.
5.7. SINERGIA ENTRE LA AUDITORIA ACADEMICA Y LA BUENA ADMINISTRACION.
Adecuando el concepto de Encarta ® 2005. Sinergia, es la acción conjunta
de dos o más instrumentos, la auditoría y la buena administración. El
término se aplica de manera especial a la acción combinada de 2 o más
actividades que resulta más poderosa que la suma de sus efectos cuando
se gestionan por separado.
Por otro lado, sinergia, es la acción de dos o más causas cuyo efecto
es superior a la suma de los efectos individuales.
También es el concurso activo y concertado de varios órganos,
actividades, recursos, actividades, procesos, procedimientos para
realizar una función.
El concepto de sinergia, no fue considerado por la corriente del
pensamiento administrativo tradicional seguido por Drucker, nos parece
que es muy enriquecedor de las relaciones del empleado con su trabajo,
como así también el de cooperación, entendido como el comportamiento
colectivo que hace que los actores procesen en conjunto sus recursos,
conocimientos y aptitudes y aún sus emociones; ya que le otorga a éste
una visión global del proceso y sus resultados, facilitándole a la
organización la información necesaria para la toma de decisiones rápidas
demandadas por su entorno, además de originar en cada integrante del
equipo, individual y grupalmente, el sentimiento de satisfacción,
pertenencia y reconocimiento en relación a la tarea desarrollada,
motivándolo a continuar realizando sus mejores aportes al proceso.
"Pero entonces, ¿No podrían ellos destruir la productividad? Con
certeza, si no fueran bien gerenciados. Es por eso que decimos que el
líder de hoy precisa ser un capacitador de personas y un facilitador de
grupos".
Los fenómenos grupales son considerados por esta nueva corriente desde
una perspectiva más moral y emotiva, y no sólo desde un rol o una
función. A nuestro entender es una postura más adecuada en cuanto a la
consideración del individuo, en relación a su trabajo, sus necesidades,
anhelos, objetivos, satisfacción, pertenencia, etc. Se incorpora la
totalidad del individuo a la Organización, incluyendo su personalidad,
contrariamente al lineamiento seguido por Drucker, quien menciona que el
individuo debe limitarse a desarrollar su trabajo, interesándose
particularmente en el aspecto productivo del individuo y su
especialización en el trabajo, sugiriendo que todo lo demás (sus
emociones, valores personales, moral, etcétera) debe quedar fuera de la
Organización, determinando la alienación del hombre.
Las acciones de control de la auditoría administrativa, en sinergia, con
la buena administración, tiene el propósito que la entidad utilice sus
recursos financieros, humanos y materiales de manera eficiente, eficaz y
económica. Por esta razón los encargados de la auditoría deben detectar
las causas de cualquier práctica ineficiente o antieconómica, incluyendo
deficiencias en los sistemas de información gerencial, procedimientos
administrativos o estructura organizacional y los responsables de la
gestión deben utilizar ventajosamente las recomendaciones para obtener
una gestión efectiva.
5.8. PRODUCTIVIDAD DE LAS UNIVERSIDADES NACIONALES
La productividad es la producción de bienes y servicios por las
universidades con los mejores estándares.
Las universidades nacionales, van a obtener mayor productividad cuando
dispongan de una organización, administración y dirección adecuadas; lo
que permitirá disponer de facultades con los mejores estándares en todos
los aspectos; personal capacitado, entrenado y perfeccionado para
prestar el servicio en las mejores condiciones, cumpliendo objetivos y
facilitando la misión y visión de la universidad; costos asequibles y
otros aspectos que resalten frente a otras instituciones educativas.
La productividad, es la combinación de la efectividad y la eficiencia,
ya que la efectividad está relacionada con el desempeño y la eficiencia
con la utilización de los recursos. Esto se puede representar de la
forma siguiente:
Productividad = Efectividad / eficiencia.
El único camino para que una universidad nacional pueda crecer y
aumentar su credibilidad social es aumentando su productividad y el
instrumento fundamental que origina una mayor productividad es la
gerencia corporativa, la utilización de métodos, el estudio de tiempos y
un sistema de pago de obligaciones adecuado.
5.9. CUMPLIMIENTO DE LA RESPONSABILIDAD SOCIAL DE LAS UNIVERSIDADES
NACIONALES
La responsabilidad social de las universidades públicas significa que
tienen que cumplir con estándares nacionales e internacionales en el
ámbito de los derechos humanos, sociales y ambientales, diversidad
étnico-racial y género; incorporar comportamientos éticos en su relación
con el Estado y el propio sector, respetando la ley y normas
internacionales, a fin de contribuir a la lucha contra la corrupción;
incluir procedimientos de fiscalización y monitoreo independiente que
aporten credibilidad al comportamiento institucional.
En el contexto de la responsabilidad social, es fundamental cumplir con
condiciones institucionales justas con los proveedores y otras entidades
para que estos puedan también observar los estándares apropiados.
La institución debe incorporar en su gestión, decisiones, políticas e
inversiones, la participación continua de los grupos de interés en
función de sus derechos y de la sostenibilidad de sus operaciones. Este
diálogo y participación debe incidir realmente en las decisiones de la
entidad.
El papel de la universidad debe ser promover y demandar la aplicación de
criterios sociales y medioambientales. Y por otra parte, considerando
que la universidad nacional es un gran comprador e inversor en los
procedimientos de compras y contrataciones públicas se deben incluir
requisitos y normativas de Responsabilidad Social..
Igualmente, la universidad nacional debe recuperar e incrementar sus
roles educativo y social en beneficio del conjunto de la sociedad.
La universidad nacional tiene también la posibilidad de aportar
información para dar cuenta del comportamiento de estas.
La Sociedad Civil también tiene su papel en la Responsabilidad social de
las universidades. Sin sociedad civil activa que demande una nueva forma
de operar de las universidades no habrá una responsabilidad social real.
Gran parte del desarrollo de la responsabilidad social se origina como
una reacción a las acciones de autoridades, funcionarios, docentes,
trabajadores y estudiantes, grupos ambientales, de consumidores, de
derechos humanos, políticos, de movilización ciudadana y de opinión
pública frente a acciones de irresponsabilidad social institucional. Por
tanto la sociedad civil debe tener un papel activo en la evaluación y
monitoreo del comportamiento de las universidades, lo que requiere que
conozca y domine tanto los conceptos como los instrumentos de
responsabilidad social, y una constante información hacia las
organizaciones de la sociedad civil; una demanda e influencia constantes
hacia la universidad para que implemente políticas de responsabilidad
social y ejerza sus roles; y participar en forma vinculante en los
procesos de toma de decisión de políticas públicas en esta materia; una
activa relación con organizaciones políticas y agencias gubernamentales
para avanzar el desarrollo de procedimientos y regulaciones a la
actividad institucional que exijan y mejoren su desempeño laboral,
ambiental, tributario, de inversión comunitaria, investigación y
desarrollo tecnológico; presión y demanda para que las universidades
contribuyan permanentemente a la resolución de problemas sociales,
laborales y ambientales a nivel local, nacional e internacional,
garantizando la participación democrática, efectiva y transparente de
los grupos de interés e iniciativas conjuntas desde la inversión
comunitaria hasta procesos de sostenibilidad de las empresas de largo
plazo.
Las universidades nacionales deben ampliar su radio de acción social,
mediante acciones comunitarias de salud, capacitación, apoyo técnico y
otras actividades de modo que la comunidad se identifique con las
instituciones y no los vea lejanas e inaccesibles a su problemática. Las
universidades nacionales forman médicos, contadores, economistas,
ingenieros, administradores, etc.; pero los mismos no tienen ninguna
relación de trabajo comunitario, siendo esto necesario para el
cumplimiento de la responsabilidad institucional, como una forma de
devolver el esfuerzo que hace la sociedad al pagar sus tributos, los que
son utilizados por estas entidades como fuente de financiamiento.
5.10. MEJORA CONTINUA DE LAS UNIVERSIDADES NACIONALES.
El proceso de transferencia de tecnologías y administración en la última
década ha venido creciendo paralelo al proceso de modernización del
país, entrar a evaluar la eficacia de estas tecnologías necesariamente
implica: revisar en primera instancia de manera exhaustiva el contexto
socio económico en el cual emergen, de igual forma analizar las
problemáticas que se presentan en el proceso de implementación y
finalmente delimitar las características fundamentales de su objetivo o
razón de ser.
Según los grupos gerenciales de las empresas japonesas, el secreto de
las compañías de mayor éxito en el mundo radica en poseer estándares de
calidad altos tanto para sus productos como para sus empleados; por lo
tanto el control total de la calidad es una filosofía que debe ser
aplicada a todos los niveles jerárquicos en una organización, y esta
implica un proceso de Mejoramiento Continuo que no tiene final. Dicho
proceso permite visualizar un horizonte más amplio, donde se buscará
siempre la excelencia y la innovación que llevarán a los empresarios a
aumentar su competitividad, disminuir los costos, orientando los
esfuerzos a satisfacer las necesidades y expectativas de los clientes.
La base del éxito del proceso de mejoramiento es el establecimiento
adecuado de una buena política de calidad, que pueda definir con
precisión lo esperado por los empleados; así como también de los
productos o servicios que sean brindados a los clientes. Dicha política
requiere del compromiso de todos los componentes de la organización.
Es evidente que las tendencias mundiales muestran como las naciones se
integran en comunidades que buscan fortalecerse mutuamente y fusionar
sus culturas, esta integración va mas allá de tratados de libre
comercio, apertura de importaciones y exportaciones, delimitación de
políticas unificadas sobre el sector privado y penetra en la vida
cotidiana de los miembros de la sociedad, en las practicas de las
organizaciones y genera cambios sustanciales en la forma de vida del
hombre moderno. La integración busca también la consolidación de bloques
que aspiran a tener la hegemonía política, militar, ideológica en el
reordenamiento internacional. El resultado de este proceso es un nuevo
mapa económico, ideológico y político donde claramente se diferencian
los países altamente competitivos y por consiguiente privilegiados en el
mercado mundial.
Este panorama nos muestra claramente como las reglas de la
competitividad han cambiado, el rompimiento de fronteras en el ámbito
geográfico, insita a un rompimiento en las mentalidades y una serie de
imperativos que debemos atender si queremos trascender la condición de
país periférico y en vía de desarrollo.
Penetrar en este nuevo orden implica reconocer el papel del conocimiento
y de la información como generadores de desarrollo. Ahora mas que nunca
es necesario asumir que el conocimiento y quien posee la información
tiene poder en el plano empresarial, es claro el papel protagónico del
conocimiento en el crecimiento de los sectores productivos. Por ejemplo
la incorporación de tecnología de punta, conocimiento aplicado, de
capacitación y calificación de mano de obra, los niveles cada vez mas
especializados de división del trabajo, las habilidades y capacidades
altamente calificadas requeridas para un optimo desempeño, la
sistematización de practicas empresariales convertidas en modelos de
gestión, los nuevos métodos y técnicas administrativas, entre otras son
indicadores de la relación intima entre conocimiento, manejo racional de
la información y crecimiento económico empresarial.
Para llevar a cabo este proceso de Mejoramiento Continuo tanto en un
departamento determinado como en toda la institución, se debe tomar en
consideración que dicho proceso debe ser: económico, es decir, debe
requerir menos esfuerzo que el beneficio que aporta; y acumulativo, que
la mejora que se haga permita abrir las posibilidades de sucesivas
mejoras a la vez que se garantice el cabal aprovechamiento del nuevo
nivel de desempeño logrado.
James Harrington (1993), para él mejorar un proceso, significa cambiarlo
para hacerlo más efectivo, eficiente y adaptable, qué cambiar y cómo
cambiar depende del enfoque específico del empresario
y del proceso.
Fadi Kabboul (1994), define el Mejoramiento Continuo como una conversión
en el mecanismo viable y accesible al que las empresas de los países en
vías de desarrollo cierren la brecha tecnológica que mantienen con
respecto al mundo desarrollado.
Abell, D. (1994), da como concepto de Mejoramiento Continuo una mera
extensión histórica de uno de los principios de la gerencia científica,
establecida por Frederick Taylor, que afirma que todo método de trabajo
es susceptible de ser mejorado (tomado del Curso de Mejoramiento
Continuo dictado por Fadi Kbbaul).
L.P. Sullivan (1994), define el Mejoramiento Continuo, como un esfuerzo
para aplicar mejoras en cada área de las organización a lo que se
entrega a clientes.
Eduardo Deming (1996), según la óptica de este autor, la administración
de la calidad total requiere de un proceso constante, que será llamado
Mejoramiento Continuo, donde la perfección nunca se logra pero siempre
se busca.
El Mejoramiento Continuo es un proceso que describe muy bien lo que es
la esencia de la calidad y refleja lo que las empresas necesitan hacer
si quieren ser competitivas a lo largo del tiempo. Es algo que como tal
es relativamente nuevo ya que lo podemos evidenciar en los las fechas de
los conceptos emitidos, pero a pesar de su reciente natalidad en la
actualidad se encuentra altamente desarrollado.
La importancia de esta técnica gerencial radica en que con su aplicación
se puede contribuir a mejorar las debilidades y afianzar las fortalezas
de la organización, a través de este se logra ser más productivos y
competitivos en el mercado al cual pertenece la organización, por otra
parte las organizaciones deben analizar los procesos utilizados, de
manera tal que si existe algún inconveniente pueda mejorarse o
corregirse; como resultado de la aplicación de esta técnica puede ser
que las organizaciones crezcan dentro del mercado y hasta llegar a ser
líderes. Hay que mejorar porque, "En el mercado de los compradores de
hoy el cliente es el rey", es decir, que los clientes son las personas
más importantes en el negocio y por lo tanto los empleados deben
trabajar en función de satisfacer las necesidades y deseos de éstos. Son
parte fundamental del negocio, es decir, es la razón por la cual éste
existe, por lo tanto merecen el mejor trato y toda la atención
necesaria. La razón por la cual los clientes prefieren productos del
extranjeros, es la actitud de los dirigentes empresariales ante los
reclamos por errores que se comentan: ellos aceptan sus errores como
algo muy normal y se disculpan ante el cliente, para ellos el cliente
siempre tiene la razón.
La búsqueda de la excelencia comprende un proceso que consiste en
aceptar un nuevo reto cada día. Dicho proceso debe ser progresivo y
continuo. Debe incorporar todas las actividades que se realicen en la
empresa a todos los niveles. El proceso de mejoramiento es un medio
eficaz para desarrollar cambios positivos que van a permitir ahorrar
dinero tanto para la empresa como para los clientes, ya que las fallas
de calidad cuestan dinero. Asimismo este proceso implica la inversión en
nuevas maquinaria y equipos de alta tecnología más eficientes, el
mejoramiento de la calidad del servicio a los clientes, el aumento en
los niveles de desempeño del recurso humano a través de la capacitación
continua, y la inversión en investigación y desarrollo que permita a la
empresa estar al día con las nuevas tecnologías.
La base del éxito del proceso de mejoramiento es el establecimiento
adecuado de una buena política de calidad, que pueda definir con
precisión lo esperado por los empleados; así como también de los
productos o servicios que sean brindados a los clientes. Dicha política
requiere del compromiso de todos los componentes de la organización, la
cual debe ser redactada con la finalidad de que pueda ser aplicada a las
actividades de cualquier empleado, igualmente podrá aplicarse a la
calidad de los productos o servicios que ofrece la compañía, así es
necesario establecer claramente los estándares de calidad, y así poder
cubrir todos los aspectos relacionados al sistema de calidad. Para dar
efecto a la implantación de esta política, es necesario que los
empleados tengan los conocimientos requeridos para conocer las
exigencias de los clientes, y de esta manera poder lograr ofrecerles
excelentes productos o servicios que puedan satisfacer o exceder las
expectativas. La calidad total no solo se refiere al producto o servicio
en sí, sino que es la mejoría permanente del aspecto organizacional,
gerencial; tomando una empresa como una máquina gigantesca, donde cada
trabajador, desde el gerente, hasta el funcionario del mas bajo nivel
jerárquico están comprometidos con los objetivos empresariales.
5.11. OPTIMIZACION DE LAS UNIVERSIDADES NACIONALES
La optimización de la administración de las universidades nacionales, se
va a manifestar, cuando concurran eficiencia, eficacia y economía en la
utilización de los recursos.
Cuando las universidades nacionales logren sus objetivos y metas
previstas; cuando alcancen una relación entre el servicio académico
entregado y los recursos utilizados, en comparación con un estándar de
desempeño; cuando adquieran sus recursos en el nivel razonable de
calidad, en la oportunidad y lugar apropiados y al menor costo; se
estarían dando las condiciones para la optimización de la
administración.
Es el grado en el cual las universidades nacionales logran sus metas y
objetivos que pretendían alcanzar, previstos en los planes estratégicos
y fijados por los órganos institucionales.
Dentro de la optimización de las actividades universitarias, debe
considerarse la productividad de las actividades administrativas y
académicas, la creación de valor en las universidades y otros aspectos
relacionados
La optimización es un proceso que se inicia con la puesta en marcha de
la gestión corporativa y su respectivo proceso que incluye la
planeación, organización, dirección, coordinación y control; a lo que
debe agregarse las políticas, estrategias y tácticas de las autoridades
y funcionarios responsables mediante una adecuada toma de decisiones que
conlleva a lograr la eficiencia de los recursos, economía de las
actividades institucionales y el logro de las metas, objetivos y misión
institucional.
Optimizar una universidad pública es trazarse planes y lograr los
objetivos deseados a pesar de todas las circunstancias. Es lograr el
desarrollo pleno de las potencialidades de los directivos, funcionarios,
trabajadores y usuarios.
Las universidades deben desplegar optimización en sus procesos internos,
con el fin de lograr que ellos reflejen o produzcan la calidad que el
usuario de transporte urbano necesita.
5.12. COMPETITIVIDAD DE LAS UNIVERSIDADES NACIONALES
Las universidades nacionales, siempre están en la búsqueda de la verdad,
justicia social, solidaridad, libertad y confraternidad, la afirmación
de valores nacionales, éticos, morales y cívicos; los cuales no los
puede alcanzar si no dispone de competitividad institucional.
Las universidades nacionales, están en la búsqueda de la paz, la
tolerancia, la no discriminación, la independencia y el respeto a la
autoridades legítimamente elegida; lo que no puede alcanzarlo si no
dispone de competitividad.
Las universidades nacionales están en defensa de la democracia, la
libertad de pensamiento, pluralismo, solidaridad y compromiso con el
pueblo peruano, humanidad y la vinculación e integración permanente con
la realidad nacional, política, económica y social del Perú; lo que se
es posible de alcanzarlo mediante la competitividad institucional
El ejercicio de la autonomía universitaria, autogobierno con
participación corporativa de toda la comunidad universitaria, libertad
de enseñanza, vinculación con la cultura universal, relación
interinstitucional y cooperación interuniversitaria y servicio a la
comunidad nacional; es posible de lograrse sólo con la competitividad de
las universidades públicas.
El cumplimiento de las normas universitarias que garantizan la gratuidad
de la enseñanza, solo se pueden dar con la competitividad institucional.
Actualmente todas las personas, instituciones, grupos económicos y los
estados inclusive están en constante competencia. Es la competencia lo
que lleva a desarrollar los mejores estándares para alcanzar la
competitividad y permanecer en marcha.
La Competitividad es la contienda que tienen que librar las
universidades internamente y especialmente externamente para tener la
confianza de los usuarios de los servicios que presta a la comunidad.
La competitividad tiene que darse en las actividades administrativas y
académicas de las universidades públicas para que ganen la contienda que
tendrán con las universidades privadas.
La competitividad no es algo fortuito si no por el contrario, se logra
alcanzar luego de un proceso que pasa por la aplicación correcta de las
normas, procesos, procedimientos, técnicas y prácticas en el contexto de
los objetivos, misión y visión institucional; la eficiencia, eficacia y
economía en la utilización de los recursos escasos de estas entidades
también contribuye a la competitividad; asimismo es parte de este
proceso las políticas, estrategias y tácticas de la gestión teniendo en
cuenta el interno y el entorno de estas entidades .
La competitividad de las Universidades Públicas, está referida a la
eficiencia, eficacia y economía del proceso de la gestión corporativa
con una incidencia en la satisfacción de los usuarios y de la
colectividad.
CAPITULO VI :
PRESENTACION, ANALISIS E INTERPRETACION DE LA ENTREVISTA Y ENCUESTA
REALIZADAS
6.1. PRESENTACION, ANALISIS E INTERPRETACION DE LA ENTREVISTA REALIZADA.
La entrevista se realizó al siguiente personal:
PREGUNTA 1:
¿ La buena administración de las universidades nacionales puede utilizar
ventajosamente la moderna auditoría académica ?
INTERPRETACION:
Los entrevistados en un 10% no saben y por tanto no responden sobre el
tema preguntado. En un 5% argumentan que son aspectos muy técnicos. En
un preocupante 25% dicen que la buena administración y control son
antagónicos. Sin embargo un 60% dice que si es posible interrelacionar
ventajosamente la buena administración de las universidades nacionales y
la nueva auditoría académica.
Al respecto debemos indicar que la auditoría es una herramienta que
puede facilitar la buena administración en la medida que se tomen en
cuenta sus observaciones y recomendaciones.
PREGUNTA NR 2:
¿ Es posible obtener una buena administración de las universidades
nacionales a través de la efectividad de la auditoría académica ?
INTERPRETACION:
Los entrevistados en 70% responde que si es posible mejorar la
administración de las universidades nacionales a través de la
efectividad de la auditoría. El resto del personal entrevistado
proporcionalmente contesta que no es posible, que la buena
administración de las universidades es cuestión solo de recursos
financieros y finalmente otro tanto demuestra que no sabe del tema
preguntado.
Cuando la auditoría es efectiva, es decir participa con la
administración en la consecución de los objetivos; se convierte en un
facilitador para que exista una buena administración
El hecho de que haya una buena administración significará para las
universidades eficiencia, eficacia, economía, productividad, mejora
continua y competitividad.
PREGUNTA NR 3:
¿ En la actualidad se viene hablando de buena administración. La misma
tiene como base un conjunto de principios para viabilizar la
participación y el uso adecuado de los recursos. Es posible aplicar la
buena administración en las universidades nacionales y además establecer
una sinergia con la moderna auditoría académica para que estas entidades
obtengan los mejores indicadores para la competitividad ?
INTERPRETACION:
Al respecto un 50% responde si es posible aplicar la buena
administración en las universidades nacionales y además establecer una
sinergia con la auditoría académica para que estas entidades obtengan
los mejores indicadores de productividad y competitividad institucional.
Sin embargo preocupa que un 20% diga que no es posible realizar dicha
aplicación; además un 20% conoce y comprende que esto se aplica solo en
las grandes corporaciones; un comprensible 10% dice que no hay un
entorno favorable por la verticalidad con que funciona el sector y otro
10% dice que la receta para superar todo esto son los recursos
financieros.
PREGUNTA NR 4:
¿ La auditoría académica se aplica mediante acciones de control
continuadas y puntuales. Es posible que estas evaluaciones contribuyan a
mejorar los estándares de productividad e incluso la responsabilidad
social de las universidades nacionales ?
INTERPRETACION:
Lo cierto es que la auditoría académica es parte importante de la buena
administración de las universidades nacionales. El 80% contesta que está
totalmente de acuerdo que las evaluaciones continuadas y puntuales
contribuyen a mejorar los estándares de productividad e incluso la
responsabilidad social. Estas evaluaciones facilitan la eficiencia,
eficacia y economía de los recursos humanos, materiales y financieros lo
que permite alcanzar y superar los estándares de productividad
institucional.
Los entrevistados en un 20% responden estar de acuerdo con la
proposición, lo cual es buen indicador por el grado de comprensión que
le dan a la auditoría y su contribución en la buena administración de
estas instituciones.
PREGUNTA NR 5:
¿ La implantación y funcionamiento de la moderna auditoría académica,
facilitará la seguridad razonable del cumplimiento de las actividades
académicas y el cumplimiento de normas de las universidades nacionales ?
INTERPRETACION:
A un 90% de los entrevistados contestan que la implantación y
funcionamiento de la moderna auditoría académica, si es la verdadera
facilitadora de la seguridad razonable del cumplimiento de los objetivos
académicos. El resto contesta en sentido contrario.
De acuerdo con el Informe COSO, en un sentido amplio, el control interno
ejercido por la auditoría se define como un proceso efectuado por las
autoridades y el resto del personal de la universidad, diseñado con el
objeto de proporcionar un grado de seguridad razonable en cuanto a la
consecución de objetivos.
La moderna auditoria académica, al encargarse del control efectivo de
las actividades académicas, es la herramienta para el cambio y la
competitividad que las universidades nacionales necesitan para ser las
entidades líderes del sistema educativo universitario.
PREGUNTA NR 6:
¿ Es posible propiciar la mejora continua de la gestión académica de las
universidades nacionales, mediante la moderna auditoría académica ?
INTERPRETACION:
Los entrevistados al 100% responden que si es posible propiciar la
mejora de la gestión académica, mediante la moderna auditoría académica.
El hecho que funcione sinérgicamente la auditoría y la administración en
las universidades trae como consecuencia el cumplimiento de los
objetivos lo que culmina con la mejora de la buena administración de las
universidades nacionales, lo que se concretará en mejores indicadores
institucionales.
La auditoría académica es la herramienta para alcanzar eficiencia,
eficacia y economía y por tanto para el cambio y competitividad de las
universidades nacionales en un contexto donde la comunidad universitaria
y la comunidad en general es cada vez más exigente.
PREGUNTA NR 7:
¿ Podemos decir que la auditoría académica es la herramienta de la buena
administración, que asegura el cambio y competitividad de las
universidades nacionales ?
INTERPRETACION:
Los entrevistados en un 100% responden que si, se puede decir que la
auditoría académica es la herramienta para el cambio y competitividad de
las universidades nacionales, lo que asegura la continuidad y
optimización de este tipo de entidades.
La auditoría se implanta con el fin de detectar, en el plazo deseado,
cualquier desviación respecto a los objetivos.
La auditoría permite a las autoridades hacer frente a la rápida
evolución del entorno económico y competitivo, así como a las exigencias
y prioridades cambiantes de los usuarios y adaptar su estructura para
asegurar el crecimiento, continuidad y optimización de los servicios que
facilita.
La auditoría fomenta la eficiencia académica, reduce el riesgo de
pérdida de valor de los activos y ayudan a garantizar la fiabilidad de
la información.
6.2 PRESENTACION, ANALISIS E INTERPRETACION DE LA ENCUESTA REALIZADA
La encuesta se realizó de la forma siguiente :
PREGUNTA 1:
¿ Actualmente la auditoría gubernamental realiza un adecuado control de
las actividades académicas y administrativas en las universidades
nacionales ?
INTERPRETACION:
Los encuestados en un 75% contesta que la auditoría gubernamental no
realiza un adecuado control, especialmente de las actividades
académicas, lo que no facilita el cumplimiento de los objetivos
operacionales, financieros y de cumplimiento de las leyes de este tipo
de entidades.
Por otro lado un 25% de los encuestados dice que si ha podido
experimentar la existencia de un adecuado trabajo de la auditoría
gubernamental.
Al respecto se debe aclarar que cuando se hace referencia a la auditoría
gubernamental, estamos hablando de la auditoría financiera, auditoría de
gestión y exámenes especiales.
Ante estos resultados, la receta es la aplicación de un tipo de
auditoría especializada, como es la auditoría académica, orientada a
evaluar todos los aspectos relacionados con la parte académica que
llevan a cabo las universidades.
PREGUNTA NR 2:
¿ La administración institucional, cuando utiliza diversas herramientas
de gestión y auditoría tiende a mejorar sustancialmente. En el caso de
las universidades nacionales si se aplica los principios de la buena
administración y las acciones de control de la auditoría académica,
podría facilitarse la mejora continua y productividad ?
INTERPRETACION:
El 75% de los encuestados contesta que universidades nacionales podrán
cumplir sus objetivos y alcanzar los estándares de productividad si
aplican sinérgicamente los principios de la buena administración y las
acciones de control de la moderna auditoría académica.
La administración de una universidad nacional es la forma en que se
dirige y controla dicha entidad. La buena administración refleja las
relaciones de poder de las autoridades, docentes, trabajadores, alumnos,
usuarios y otros grupos de interés denominados stakeholders.
La buena administración es un conjunto de estándares mínimos adoptados
por las entidades líderes, que puede ser lograda por las universidades
con la ayuda de la moderna auditoría académica.
PREGUNTA NR 3:
¿ Las acciones de control, comprenden programas, procedimientos,
técnicas y prácticas. Es posible que estos elementos sean utilizados por
la moderna auditoría académica y faciliten la buena administración de
las universidades nacionales ?
INTERPRETACION:
Los encuestados en un 87.50% acepta que la auditoría académica puede
hacer uso de las acciones de control para concretar los programas,
procedimientos, técnicas y prácticas para evaluar las actividades
académicas de las universidades. El resto no acepto la proposición.
La aplicación de acciones de control para evaluar planes curriculares,
capacitación docente, silbaos, registros académicos y otros aspectos
relacionales con el proceso académico va a permitir en que medida se
cumplen las políticas, normas y disposiciones de las autoridades.
En estas acciones de control se va a pedir la participación de docentes,
estudiantes, personal administrativo y otros que participan en las
actividades académicas para determinar la evidencia suficiente,
competente y relevante sobre el proceso académico.
Estas acciones de control son verdaderas facilitadoras de la buena
administración de las universidades.
PREGUNTA NR 4:
¿ La auditoría académica se plasma en evaluaciones permanentes y
puntuales. Este tipo de evaluación facilitará el mejoramiento de los
servicios académicos que facilitan las universidades nacionales ?
INTERPRETACION:
El 100% de los encuestados ha llegado a conocer y comprender que la
auditoría académica se concreta en evaluaciones permanentes y puntuales.
Por tanto contesta positivamente que este tipo de evaluación si
facilitaría el logro de los estándares para determinar el cambio y
competitividad de las universidades nacionales.
La evaluación continuada se inscribe en el marco de las actividades
corrientes y comprende unos controles regulares efectuados por la
dirección, así como determinadas tareas que realiza el personal en el
cumplimiento de sus funciones.
El alcance y frecuencia de las evaluaciones puntuales se determinarán
principalmente en función de una evaluación de riesgos y de la eficacia
de los procedimientos de evaluación continuada
Existe una gran variedad de actividades que permiten efectuar un
seguimiento de la eficacia como: revisiones, evaluaciones, compulsas,
comparaciones, conciliaciones y otras.
PREGUNTA NR 5:
¿ La efectividad de la auditoría académica consiste en la contribución
al logro de los objetivos académicos y de cumplimiento normativo. Es
posible alcanzar la efectividad de la auditoría académica en las
universidades nacionales ?
INTERPRETACION:
Los encuestados comprenden los temas de gestión y auditoría por tanto su
respuesta en un 95 % nos da a entender que han llegado a comprender que
la efectividad de la auditoría académica consiste en la contribución al
logro de los objetivos operacionales, financieros y de cumplimiento
normativo y por lo tanto si puede alcanzarse dicha efectividad en las
universidades públicas para facilitar la buena administración de este
tipo de entidades.
La auditoría es relevante para la totalidad de la entidad o para
cualquiera de sus unidades o actividades. Si las instituciones no
alcanzan efectividad, no logran sus objetivos, por tanto no tienen razón
de ser.
Los objetivos académicos pasan por la entrega de la mayor cantidad de
conocimientos y experiencias, graduación y titulación en los plazos
normales, ingreso al mercado laboral en condición de empleo en las
mejores condiciones. La auditoría académica facilita estos propósitos.
PREGUNTA NR 6:
¿ La moderna auditoria académica tiene proceso, procedimientos,
técnicas. La buena administración tiene principios, normas proceso,
procedimientos. Es posible establecer una sinergia entre ambas para
alcanzar estándares mínimos; alcanzar objetivos académicos y normativos;
y por tanto obtener mejora continua, optimización y competitividad de
las universidades nacionales ?
INTERPRETACION:
Los encuestados saben que las universidades no vienen teniendo una
administración óptima y competitiva; sin embargo tienen confianza que al
establecer una sinergia entre la moderna auditoría académica y la
administración se puede alcanzar estándares mínimos; objetivos
académicos, operacionales, financieros y normativos; mejora continua y
finalmente la optimización y competitividad.
El propósito de la buena administración es contar con una recta
gerencia; reconocer el derechos de todos los interesados; definir
responsabilidades, asegurar la fluidez de la información y reconocer las
relaciones con los grupos de interés. La buena administración sirve para
tener la confianza interna y externa mediante la prestación del servicio
en las mejores condiciones y con los costos mas asequibles a la
comunidad.
CAPITULO VII :
CONTRASTACION Y VERIFICACION DE LOS OBJETIVOS E HIPOTESIS PLANTEADAS
7.1. CONTRASTACION Y VERIFICACION DE LOS OBJETIVOS PLANTEADOS
7.1.1. OBJETIVO PLANTEADO
Los objetivos, son los propósitos o fines esenciales que se pretende
alcanzar para lograr la misión se nos hemos propuesto en el marco de la
estrategia de trabajo llevada a cabo. En este sentido, el objetivo
general de la investigación fue: “ Determinar la manera en que la
auditoría académica puede contribuir a la buena administración de las
Universidades Nacionales en el Perú “.
7.1.2. RESULTADOS OBTENIDOS
El hecho de haber identificado la problemática de las universidades
nacionales y haber propuesto a la efectividad de la moderna auditoría
académica en sinergia con la buena administración, significa que estamos
propiciando el cambio, la mejora continua, optimización y competitividad
de este tipo de entidades.
En el planteamiento teórico, se ha realizado el estudio analítico de los
diferentes aspectos de las universidades nacionales, auditoría
académica, buena administración y la forma como propician, el cambio, la
optimización y competitividad de estas entidades. Asimismo se hace
referencia a las pautas para administrar y controlar con eficiencia,
economía y eficacia las actividades académicas y los recursos de las
universidades.
Por otro lado, los entrevistados y encuestados formulan un conjunto de
respuestas relacionadas al tema de investigación, las mismas que
concuerdan que la auditoría académica y las acciones de control de tipo
puntual o permanente, facilitan la buena administración de las
universidades.
La universidades no pueden estar seguras que los servicios académicos
son eficientes y eficaces, si no aplican una evaluación a dichos
servicios, mediante la auditoría académica.
7.1.3. CONTRASTACION Y VERIFICACION
La manera que la auditoría académica puede contribuir a la buena
administración es mediante la evaluación al personal, políticas, normas,
procesos, procedimientos, documentos y otros elementos de la actividad
académica. Todo esto está desarrollado en el marco teórico del trabajo.
De acuerdo con los resultados obtenidos, queda contrastado que el
objetivo ha resultado congruente con la realidad y el futuro de las
universidades nacionales, por tanto es factible de verificación en el
contexto del trabajo llevado realizado.
La buena administración está relacionada al cumplimiento de acciones,
políticas, metas, objetivos, misión y visión de las universidades, la
misma que es facilitada por una relevante herramienta de control como es
la auditoría académica.
La buena administración, es el proceso emprendido para coordinar las
actividades con la finalidad de lograr los estándares mínimos de la
entidad, la misma que es facilitada con la auditoría, a través de la
evaluación de los recursos institucionales.
7.2. CONTRASTACION Y VERIFICACION DE LAS HIPOTESIS PLANTEADAS
7.2.1. HIPOTESIS PLANTEADA
Las hipótesis son guías de la investigación. Indican lo que se está
buscando o tratando de probar y se definen como explicaciones tentativas
de la investigación, formuladas a manera de proposiciones. Al respecto
nuestra proposición general fue: “ Las acciones de control realizadas en
el marco de la auditoría académica, evalúan el desempeño del personal
docente y no docente, la utilización eficiente de los recursos asignados
a las actividades académicas, el cumplimiento de los planes
curriculares, metas, objetivos y misión encomendada a las escuelas,
institutos, facultades y departamentos académicos de las universidades
nacionales ”.
7.2.2. RESULTADOS OBTENIDOS
En el marco teórico de la investigación se ha tratado la filosofía,
doctrina, proceso, normas, acciones de control y otros aspectos de la
moderna auditoría académica; asimismo se ha propuesto a la auditoría
como herramienta para la buena administración de las universidades
nacionales.
También las autoridades, funcionarios, docentes, estudiantes y
trabajadores entrevistados y encuestados mencionan que debe establecerse
una sinergia entre la auditoría académica y la administración para poder
alcanzar productividad, optimización y competitividad en las
universidades.
7.2.3. CONTRASTACION Y VERIFICACION
El proceso de contrastación de las hipótesis de la investigación se ha
llevado a cabo en base a los objetivos propuestos y cumplidos en el
proceso del desarrollo del trabajo.
En el marco teórico de la investigación se ha definido todos los
aspectos para facilitar la buena administración que permita la
eficiencia, eficacia y economía, productividad y optimización de las
universidades.
El modelo de investigación por objetivos, ha consistido en partir del
objetivo general de la investigación, el mismo que ha sido contrastado
con los objetivos específicos, lo que nos han llevado a determinar las
conclusiones parciales del trabajo, para luego derivar en la conclusión
final, la misma que ha resultado concordante con la hipótesis planteada;
por tanto se da por aceptada la hipótesis.
CONCLUSIONES DE LA INVESTIGACION
CONCLUSION GENERAL:
La auditoría académica para que contribuya en forma efectiva con la
buena administración de las universidades nacionales, debe desarrollarse
en las siguientes etapas:
a) Planeación del trabajo de auditoría, incidiendo especialmente en las
acciones de control a realizar;
b) Ejecución de las acciones de control, en base a programas,
procedimientos, técnicas y prácticas que permitan determinar la
evidencia suficiente, competente y relevante.
c) Formulación del Informe, con las observaciones, conclusiones y
recomendaciones a criterio de los auditores académicos.
d) Asesoría y consultoria en asuntos de control dirigida a las
autoridades y funcionarios; y,.
e) Monitoreo puntual y/o permanente de las actividades institucionales y
especialmente de las observaciones y recomendaciones formuladas por los
auditores académicos.
CONCLUSIONES PARCIALES:
1. Las recomendaciones generales de la auditoría académica, para que
exista una buena administración; son los siguientes:
a) Disponer de un adecuado entorno de control
b) La toma de decisiones efectiva
c) Racionalización efectiva de los recursos
d) Capacitar y entrenar al personal
e) Aceptar a la auditoría como una actividad facilitadora de la
administración.
f) Monitorear las actividades institucionales
g) Retroalimentar las actividades institucionales
2. El proceso de la auditoría académica debe plasmarse en forma técnica
y objetiva, pero en estrecha coordinación con las actividades y
funciones que lleva a cabo la universidad.
3. La auditoría académica es la actividad independiente y objetiva de
aseguramiento y consulta, concebida para agregar valor y mejorar las
actividades académicas de las universidades.
4. Las acciones de control que utiliza la auditoría académica tienen
como base el plan, programas, procedimientos y técnicas de auditoría que
son formulados anticipadamente y que pueden ajustarse de acuerdo a las
circunstancias de la evaluación.
5. Las acciones de control pueden concretarse en revisiones,
conciliaciones, comparaciones, análisis, cálculos y otros procedimientos
aplicados en las actividades académicas. La administración adecuada de
las actividades académicas facilita la buena administración integral de
las universidades.
6. La buena administración se concreta sobre la base de planes
adecuados, organización estructural y funcional de acuerdo con la
magnitud de las actividades, dirección y ejecución eficiente de las
actividades, coordinación académica y administrativa y control efectivo
de las transacciones.
7. La auditoría académica evalúa las políticas y normas académicas, la
capacitación del personal docente y no docente, la programación
curricular y los sílabos, la evaluación llevada a cabo por el personal
docente, el trabajo de las áreas de registros académicos, los recursos
tangibles y no tangibles designados a las actividades académicas y otros
aspectos relacionados.
RECOMENDACIONES
RECOMENDACIÓN GENERAL:
La nueva auditoría académica puede ser la herramienta para la buena
administración de las universidades nacionales; siempre que sea un
proceso efectuado con el apoyo de las autoridades y el resto del
personal, diseñada con el objeto de proporcionar un grado de seguridad
razonable en cuanto a la consecución de los objetivos académicos.
RECOMENDACIONES PARCIALES:
1. Para que la auditoría académica sea efectiva y sea la herramienta
facilitadora de la buena administración debe aplicarse en forma
independiente, objetiva y en forma oportuna.
2. La auditoría académica será la herramienta efectiva mediante las
actividades de control. Dichas actividades de control consisten en las
políticas y los procedimientos que tienden a asegurar que se cumplan las
directrices académicas de las autoridades.
3. Es necesario identificar, recoger y comunicar la información
relevante de un modo y en un plazo tal que permita a cada uno asumir sus
responsabilidades. Los sistemas de información generan informes, que
recogen información académica, operacional, financiera que posibilitan
la dirección y el control de la universidad.
4. Resulta necesario realizar un monitoreo de las actividades
académicas. Dicho seguimiento tomará la forma de actividades de control
continuada, periódicas o una combinación de las dos anteriores.
5. Las empresas líderes alcanzan y superan los estándares de eficiencia,
eficacia y economía institucional con la ayuda de la auditoría; por
tanto las universidades deberían considerar la aplicación regular de
auditorías académicas para disponer de una buena administración.
6. La auditoría académica, facilita la participación de la comunidad
universitaria, a través de las entrevistas, encuestas y otras formas;
por tanto los resultados de estas auditorías deben ser tomadas en cuenta
con toda la seriedad y responsabilidad, por que lo que se busca es
superar la problemática institucional y enrumbar a las universidades a
la buena administración de las actividades y recursos.
7. La mejora continua, optimización y competitividad de las
universidades pude concretarse, si las autoridades y el resto del
personal de estas entidades toma en cuenta los informes formulados por
la auditoría académica. La auditoría y la administración deben
establecer una sinergia que apunte al logro de la misión institucional.
8. La buena administración no es una moda, es una necesidad de las
universidades para tener la credibilidad y confianza de la comunidad
universitaria y la comunidad en general; por tanto es necesario
facilitar la ejecución de la auditoría académica, como herramienta
facilitadora de la buena administración.
BIBLIOGRAFIA
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2. Cashin, J. A., Neuwirth P.D. y Levy J.F. (2004) Manual de Auditoria.
Madrid: Mc. Graw-Hill Inc
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Gubernamental (MAGU). Lima: Editora Perú.
4. Contraloría General de la República.( 2004). Normas Técnicas de
Control Interno para el Sector Público. Lima. Editora Perú.
5. Elorreaga Montenegro, Gorostiaga. (2002). Curso de Auditoria Interna.
Chiclayo- Perú. Edición a cargo del autor.
6. Federación internacional de Contadores- IFAC – (2000) Normas
Internacionales de Auditoria. Lima. Editado por la Federación de
Colegios de Contadores del Perú.
7. Hernández Rodríguez, Fernando. (2002) La auditoria operativa. Lima:
Editorial San Marcos SA.
8. Hernández Sampiere, Roberto (2000) Metodología de la Investigación.
Madrid: Mc. Graw-Hill Inc
9. Hammer Michael & Champy (2004) Reingeniería. Bogotá. Grupo Editorial
Nora.
10. Holmes, A. W. (2002) Auditoria. México: Unión Tipográfica
Hispanoamericana.
11. Informativo Caballero Bustamante (Informativo Auditoria). (2005).
Control Interno. Lima. Editorial Tinco SA.
12. Instituto Auditores Internos de España- Coopers & Lybrand, SA.
(2004). Los Nuevos Conceptos del Control Interno- Informe COSO- Madrid.
Ediciones Díaz de Santos SA.
13. Instituto de Auditores Internos del Perú. (2001). El Nuevo Marco
para la Práctica Profesional de la Auditoria Interna y Código de Etica.
Lima. Edición a cargo The Institute of Internal Auditors.
14. Instituto Canadiense de Contadores Certificados (CICA). (2001).
Modelo de Control Interno- COCO. Lima. Edición a cargo de Normaria-
Argentina.
15. Jonson, Ferry y Scholes, Kevan. (2004) Dirección Estratégica.
Madrid: Prentice May International Ltd.
16. Koontz / O’Donnell (2002) Curso de Administración Moderna- Un
análisis de sistemas y contingencias de las funciones administrativas.
México. Litográfica Ingramex S.A.
17. Manganelli Raymond & Klein Mark (2004) Como hacer Reingeniería.
Bogotá. Grupo Editorial Norma.
18. Panéz, J. (2002) Auditoria Contemporánea. Lima: Iberoamericana de
Editores SA.
19. Porter Michael E. (2004) Estrategia Competitiva. México. Compañía
Editorial Continental SA. De CV.
20. Porter Michael E. (2004) Ventaja competitiva. México. Compañía
Editorial Continental SA. De CV.
21. Tafur Portilla, Raúl. (2004). “La Tesis Universitaria”. Lima.
Editorial Mantaro.
22. Terry, G.R. (2002) Principios de Administración. México: Compañía
Editorial Continental SA.
23. Tuesta Riquelme, Yolanda. (2004). “El ABC de la Auditoria
Gubernamental”. Tomo I. Lima. Iberoamericana de Editores SA.
24. Universidad Nacional de Ancash e Instituto de Desarrollo Gerencial.
(2002). Gerencia y calidad en los sistemas de control. Lima. Edición a
cargo de las dos entidades.
ANEXOS :
ANEXO No. 1:
ENTREVISTA
PREGUNTA 1:
¿ La buena administración de las universidades nacionales puede utilizar
ventajosamente la moderna auditoría académica ?
PREGUNTA NR 2:
¿ Es posible obtener una buena administración de las universidades
nacionales a través de la efectividad de la auditoría académica ?
PREGUNTA NR 3:
¿ En la actualidad se viene hablando de buena administración. La misma
tiene como base un conjunto de principios para viabilizar la
participación y el uso adecuado de los recursos. Es posible aplicar la
buena administración en las universidades nacionales y además establecer
una sinergia con la moderna auditoría académica para que estas entidades
obtengan los mejores indicadores para la competitividad ?
PREGUNTA NR 4:
¿ La auditoría académica se aplica mediante acciones de control
continuadas y puntuales. Es posible que estas evaluaciones contribuyan a
mejorar los estándares de productividad e incluso la responsabilidad
social de las universidades nacionales ?
PREGUNTA NR 5:
¿La implantación y funcionamiento de la moderna auditoría académica,
facilitará la seguridad razonable del cumplimiento de las actividades
académicas y el cumplimiento de normas de las universidades nacionales ?
PREGUNTA NR 6:
¿ Es posible propiciar la mejora continua de la gestión académica de las
universidades nacionales, mediante la moderna auditoría académica ?
PREGUNTA NR 7:
¿ Podemos decir que la auditoría académica es la herramienta de la buena
administración, que asegura el cambio y competitividad de las
universidades nacionales ?
PREGUNTA NR 2:
¿ La administración institucional, cuando utiliza diversas herramientas
de gestión y auditoría tiende a mejorar sustancialmente. En el caso de
las universidades nacionales si se aplica los principios de la buena
administración y las acciones de control de la auditoría académica,
podría facilitarse la mejora continua y productividad ?
PREGUNTA NR 3:
¿ Las acciones de control, comprenden programas, procedimientos,
técnicas y prácticas. Es posible que estos elementos sean utilizados por
la moderna auditoría académica y faciliten la buena administración de
las universidades nacionales ?
PREGUNTA NR 4:
¿ La auditoría académica se plasma en evaluaciones permanentes y
puntuales. Este tipo de evaluación facilitará el mejoramiento de los
servicios académicos que facilitan las universidades nacionales ?
PREGUNTA NR 5:
¿ La efectividad de la auditoría académica consiste en la contribución
al logro de los objetivos académicos y de cumplimiento normativo. Es
posible alcanzar la efectividad de la auditoría académica en las
universidades nacionales ?
PREGUNTA NR 6:
¿ La moderna auditoria académica tiene proceso, procedimientos,
técnicas. La buena administración tiene principios, normas proceso,
procedimientos. Es posible establecer una sinergia entre ambas para
alcanzar estándares mínimos; alcanzar objetivos académicos y normativos;
y por tanto obtener mejora continua, optimización y competitividad de
las universidades nacionales ?
[1] J.A. Cashin, P.D. Neuwrith y J.F. Ley. (1984) Manual de auditoría.
Barcelona. I.G. Credograf SA.
[2] Universidad Nacional Federico Villarreal- Estatuto 2001.
[3] Ley No. 27209 “Ley de Gestión Presupuestaria del Estado”.
[4] D.S. No. 187-2001-EF “Elementos para el Plan Estratégico Nacional
2002-2006”
[5] Res. Min. No. 399-2001-EF/10: “Directiva para la formulación de los
Planes Estratégicos Institucionales 2002-2006”
[6] Universidad Nacional Federico Villarreal- Estatuto 2001.
[7] Universidad Nacional Federico Villarreal- Estatuto 2001. Reglamento
General 2002.
[8] Informativo Caballero Bustamante (Informativo Auditoria). (2002).
[9] Committee of Sponsoring Organizations of the Treadway
Commission(COSO).
[10] Adecuando la opinión de Elorreaga Montenegro, Gorostiaga. (2002).
Curso de Auditoria Interna. Chiclayo- Perú. Edición a cargo del autor.
[11] Elorreaga Montenegro, Gorostiaga. (2002). Curso de Auditoria
Interna. Chiclayo-Perú. Edición a cargo del autor.
[12] Citados por el Manual de Auditoría Gubernamental.
[13] Cashin, Neuwirth & Ley (1998) Manual de Auditoría. Madrid. Mc.
Graw – Hill Inc.
[14] Contreras, E. (1995) Manual del Auditor. Lima. CONCYTEC.
[15] Elorreaga Montenegro, Gorostiaga (2002) Curso de Auditoría
Interna. Chiclayo – Perú. Edición a cargo del autor.
[16] Cashin, Neuwirth & Levy (1998) Manual de Auditoría. Madrid. Mc.
Graw – Hill Inc.
[17] Hernández, F. (1998) La auditoría Operativa. Lima. Editorial San
Marcos SA.
[18] Manual de Auditoría Gubernamental aprobada por la Contraloría
General de la República.
[19] MAGU: Manual de auditoría Gubernamental, publicado por la
Contraloría General de la República el 23.12.1998. Contiene todos los
aspectos de las auditorías que se llevan a cabo en el Sector
gubernamental.
[20] Porter Michael E. (1996) Estrategia Competitiva. México. Compañía
Editorial Continental SA. De CV.
[21] Informativo Caballero Bustamante-Segunda Quincena-Diciembre 2005.
Pág. H3.
[22] Valdivia Delgado, Cesar (2005) Contabilidad Gubernamental. Lima.
Centro de Estudios gubernamentales.
[23] Koontz, Harol & O´Donnell, Cyril (1990)Curso de Administración
Moderna (1999). México. Litográfica Ingramex SA.
[24] Committee of Sponsoring Organizations of the Treadway
Commission(COSO) (1997).
[25] Andrade Espinoza., Simón (2005) Planificación de Desarrollo. Lima.
Editorial Rhodas.
[26] Koontz & O´Donnell (1990) Curso de administración Moderna: Un
análisis de sistemas y contingencias de las funciones administrativas.
México, D.F.. Litográfica Ingramex SA.
[27] Informativo Caballero Bustamante (Informativo Auditoria). (2002).
[28] Koontz & O´Donnell (1999). Curso de Administración Moderna..
México. Litográfica Ingramex SA.
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