El nuevo marco de la auditoría interna y su influencia en la optimización del gobierno corporativo de las universidades publicas
Autor: Domingo Hernández Celis
Auditoria y control interno
22-05-2007
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OriginalLa investigación titulada: “ EL NUEVO MARCO DE LA AUDITORIA INTERNA Y
SU INFLUENCIA EN LA OPTIMIZACION DEL GOBIERNO CORPORATIVO DE LAS
UNIVERSIDADES PUBLICAS ”, tiene como objetivo determinar que la
aplicación del nuevo marco de la auditoria interna aporta el grado de
seguridad razonable al gobierno corporativo de las universidades acerca
de la consecución de los objetivos que permitan la optimización
institucional a favor de la comunidad universitaria.
Esta investigación es importante por que establece que la aplicación de
un nuevo enfoque a la auditoria interna de las universidades públicas,
constituye el pilar para lograr la eficiencia, eficacia y economía de
los recursos, que administran este tipo de entidades, a favor de la
comunidad universitaria.
Para el desarrollo de este trabajo se ha aplicado la metodología, las
técnicas e instrumentos necesarios para una adecuada investigación, en
el marco de las normas de la Escuela de Post-Grado de nuestra
Universidad Nacional Federico Villarreal.
Para llegar a contrastar los objetivos y las hipótesis planteadas, se ha
desarrollado el trabajo de investigación en los siguientes capítulos:
El Capítulo I, presenta el detalle del planteamiento metodológico
aplicado y que constituye la base del trabajo de investigación:
Descripción de la realidad problemática, delimitación, problemas,
objetivos, hipótesis, variables e indicadores, Tipo y nivel de
investigación, método y diseño de la investigación, población y muestra,
Técnicas e instrumentos de recolección de datos, Técnicas de análisis y
procesamiento de datos, justificación e importancia de la investigación
y limitaciones
El Capítulo II, contiene el marco teórico de la investigación.
Específicamente se refiere a los antecedentes relacionados con la
investigación, la reseña histórica, la base legal; el marco conceptual
de las variables e indicadores, la definición de términos relacionados y
otros aspectos relacionados.
El Capítulo III, está referido a la presentación, análisis e
interpretación de datos, así como la contrastación y verificación de las
hipótesis del trabajo de investigación.
El Capítulo IV, se presenta las conclusiones y recomendaciones del
trabajo de investigación
Finalmente se presenta la bibliografía y los Anexos del trabajo de
investigación.
CAPITULO I:
PLANTEAMIENTO METODOLOGIC0
1.1. DESCRIPCION DE LA REALIDAD PROBLEMÁTICA.
Los conceptos y prácticas de control interno que se vienen aplicando en
la universidades públicas, no han contribuido a solucionar la
problemática del gobierno corporativo de estas entidades de tanta
trascendencia en nuestro país.
En este contexto se ha determinado la siguiente realidad:
a) Falta de definición del entorno de control, que marque la pauta del
funcionamiento de la organización y gestión de las universidades
públicas e influya en la concientización de sus autoridades, docentes,
alumnos y trabajadores con respecto al sistema de control interno
institucional
b) Falta de evaluación de los riesgos que enfrentan las universidades
públicas en el marco de la previsión y ejecución de la planificación,
organización, dirección, integración y sistema de control interno
c) Falta de definición de las actividades de control, expresadas en las
políticas y los procedimientos que ayudan a asegurar que se lleven a
cabo las instrucciones de las autoridades universitarias. Esto incluye
problemas de control en aprobaciones, autorizaciones, verificaciones,
conciliaciones, revisiones, salvaguarda de activos y segregación de
funciones.
d) Falta de información y comunicación, esto es, la información no está
adecuadamente identificada y recopilada y además la comunicación no se
lleva a cabo en la forma y plazo que permita cumplir a cada miembro de
la comunidad universitaria con sus responsabilidades. En este mismo
marco, otro problema es disponer de información y no saber aplicarla
adecuadamente en la toma de decisiones.
e) Falta de una adecuada supervisión, es decir el sistema de control
interno imperante no dispone de actividades de supervisión continuada,
evaluaciones periódicas o una combinación de ambas cosas, lo que no
permite efectuar la superación de la problemática de las actividades de
estas entidades educativas.
f) Otro problema que enfrenta la auditoria interna en las universidades
públicas es la falta de aplicación de las normas para el ejercicio
profesional del auditor interno, lo que es imprescindible en el nuevo
marco para que pueda influir en la optimización del gobierno corporativo
de las universidades públicas.
En este panorama, los componentes del nuevo marco de la auditoria
interna: entorno de control, evaluación de los riesgos, actividades de
control, información y comunicación y supervisión no están vinculados
entre sí, es decir no generan una sinergia y por tanto no forman un
sistema integrado que responda de una manera dinámica a las
circunstancias cambiantes del entorno. De este modo el sistema de
control interno no está entrelazado con las actividades operativas de
las universidades y por tanto no influye en la optimización del gobierno
corporativo de las entidades estatales de educación superior.
El sistema de control interno de las universidades públicas, no ha
podido ser eficiente y eficaz porque sus mecanismos no han sido
incorporados en la infraestructura de estas instituciones y por tanto no
forman parte de la esencia de la misma, lo que viene repercutiendo en la
ineficacia del gobierno corporativo de las universidades y por ende en
los servicios de la comunidad universitaria
1.2. DELIMITACION DE LA INVESTIGACION
DELIMITACION ESPACIAL
Este trabajo de investigación comprende el estudio del nuevo marco de la
auditoria interna y su influencia en la optimización del gobierno
corporativo de las universidades públicas en el contexto del nuevo
enfoque sobre control interno que nos facilita el Informe COSO
DELIMITACION TEMPORAL
Esta es una investigación de actualidad, por cuanto la problemática
de estas entidades se ha manifestado en el contexto de la actual
coyuntura presente, lo que hace que los profesionales aportemos con
estudios de este tipo para que el gobierno corporativo de las
universidades públicas se optimice.
DELIMITACION SOCIAL
Se ha considerado al personal de autoridades, funcionarios, docentes,
trabajadores y alumnos de las universidades públicas, de los cuales
hemos obtenido información para el trabajo de investigación a través de
entrevistas y encuestas. Podríamos decir que la delimitación social
abarca a la comunidad universitaria.
1.3. PROBLEMAS DE LA INVESTIGACION
1.3.1. PROBLEMA PRINCIPAL:
FALTA DE INFLUENCIA DE LOS MECANISMOS TRADICIONALES DE LA AUDITORIA
INTERNA EN EL PROCESO DE GESTION INSTITUCIONAL, LO QUE NO FACILITA LA
OPTIMIZACION DEL GOBIERNO CORPORATIVO DE LAS UNIVERSIDADES PUBLICAS Y
REDUNDA NEGATIVAMENT EN LOS ANHELOS DE LA COMUNIDAD UNIVERSITARIA
1.3.2. PROBLEMAS SECUNDARIOS:
1. ¿DE QUE MANERA INCORPORAR A LOS COMPONENTES DEL NUEVO MARCO DEL
CONTROL INTERNO EN LA ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL, DE MODO QUE DERIVE EN
LA OPTIMIZACION DEL GOBIERNO CORPORATIVO DE LAS UNIVERSIDADES PUBLICAS?
2. ¿COMO EFECTUAR EL PROCESO DE LA AUDITORIA INTERNA DE MODO QUE INFLUYA
EN LA OPTIMIZACION DEL PROCESO DE GESTION DE LAS UNIVERSIDADES PBULICAS
Y REPERCUTA EN LA COMUNIDAD UNIVERSITARIA?
1.4. OBJETIVOS
1.4.1. OBJETIVO GENERAL:
DETERMINAR QUE LA APLICACIÓN DEL NUEVO MARCO DE LA AUDITORIA INTERNA
APORTA EL GRADO DE SEGURIDAD RAZONABLE AL GOBIERNO CORPORATIVO DE LAS
UNIVERSIDADES ACERCA DE LA CONSECUCION DE LOS OBJETIVOS QUE PERMITAN LA
OPTIMIZACION INSTITUCIONAL A FAVOR DE LA COMUNIDAD UNIVERSITARIA
1.4.2. OBJETIVOS ESPECIFICOS:
1. FACILITAR LAS PAUTAS, PARA CONCRETAR LA EDUCACION Y CONCIENTIZACION
DEL PERSONAL RESPECTO AL CONTROL, LO QUE PERMITIRA INCORPORAR A LOS
COMPONENTES DEL NUEVO MARCO DEL CONTROL INTERNO EN LA ESTRUCTURA
ORGANIZACIONAL Y REPERCUTIRA EN LA OPTIMIZACION DEL GOBIERNO CORPORATIVO
DE LAS UNIVERSIDADES PUBLICAS.
2. DETERMINAR QUE EL PROCESO DE LA AUDITORIA INTERNA PARA QUE SEA
EFECTIVA E INFLUYA EN LA OPTIMIZACION DEL PROCESO DE GESTION DE LAS
UNIVERSIDADES PUBLICAS, DEBE CONSIDERAR LA EVALUACION, MONITOREO Y EL
ASESORAMIENTO A LAS AUTORIDADES COMPONENTES DEL GOBIERNO CORPORATIVO
1.5. PLANTEAMIENTO DE LA HIPÓTESIS
1.5.1. HIPÓTESIS GENERAL:
LA APLICACIÓN DE LOS COMPONENTES DEL NUEVO MARCO DE LA AUDITORIA INTERNA
MARCARA LA PAUTA DE LA GESTION Y CONTROL INSTITUCIONAL, LO QUE
REPERCUTIRA EN LA OPTIMIZACION DEL GOBIERNO CORPORATIVO DE LAS
UNIVERSIDADES PUBLICAS Y POR ENDE EN LA SATISFACCION DE LOS
REQUERIMIENTOS DE LA COMUNIDAD UNIVERSITARIA.
1.5.2. HIPÓTESIS SECUNDARIAS
1. LA CONCIENTIZACION DEL PERSONAL RESPECTO AL CONTROL, PERMITIRA
INCORPORAR A LOS COMPONENTES DEL NUEVO MARCO DEL CONTROL INTERNO EN LA
ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL, LO QUE DERIVARA EN LA OPTIMIZACION DEL
GOBIERNO DE LAS UNIVERSIDADES PUBLICAS.
2. EL PROCESO DE LA AUDITORIA INTERNA DEBE CONSIDERAR A LA EVALUACION,
MONITOREO Y ASESORAMIENTO PARA QUE INFLUYA EN LA OPTIMIZACION DEL
PROCESO DE GESTION DE LAS UNIVERSIDADES PUBLICAS, LO QUE REPERCUTIRA EN
MEJORES SERVICIOS PARA LA COMUNICAD UNIVERSITARIA.
1.6. VARIABLES E INDICADORES DE LA INVESTIGACIÓN:
1.6.1. VARIABLE INDEPENDIENTE:
X. NUEVO MARCO DE LA AUDITORIA INTERNA
• INDICADORES:
X.1. COMPONENTES DEL CONTROL INTERNO
• ENTORNO DE CONTROL
• RIESGOS DE CONTROL
• ACTIVIDADES DE CONTROL
• INFORMACION Y COMUNICACIÓN
• SUPERVISION
X.2. PROCESO DE LA AUDITORIA INTERNA
• PLANEAMIENTO, EJECUCION, INFORMES
• EVALUACION, MONITOREO Y ASESORAMIENTO.
1.6.2. VARIABLE DEPENDIENTE:
Y. OPTIMIZACION DEL GOBIERNO CORPORATIVO
• INDICADORES:
Y.1. ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL
• ORGANOS Y CARGOS
• POLITICAS Y ESTRATEGIAS
• FUNCIONES Y PROCEDIMIENTOS
• METAS, OBJETIVOS, MISION Y VISION INSTITUCIONAL
• OTROS ASPECTOS
Y.2. PROCESO DE GESTION
• Proceso administrativo
• Resultados
• Evaluación
• Retroalimentación
1.7. TIPO Y NIVEL DE INVESTIGACION
1.7.1. TIPO DE INVESTIGACION.
Este trabajo, es una investigación científica del tipo básica o pura,
por cuanto presenta la teorización integral a través de principios,
normas, conceptos, procesos y procedimientos, elementos, componentes y
otros aspectos que aplican las universidades públicas. En este sentido,
se ha dispuesto de la información administrativa, financiera y
presupuestaria, Informes de auditoría y las memorias de las autoridades.
Asimismo se ha contado con las Leyes orgánicas, Estatutos, Reglamentos
generales, Reglamentos internos, manuales, directivas y otros documentos
relacionados con el gobierno corporativo de las universidades públicas.
Todo este banco de datos representa el sustento empírico y numérico que
ha permitido llegar a las conclusiones del trabajo.
1.7.2. NIVEL DE INVESTIGACIÓN
Esta es una investigación del nivel descriptivo - explicativo, por
cuanto presenta la realidad actual de las universidades públicas en lo
referido al sistema de control interno y su principal instrumento la
auditoria interna y explica la forma como obtener la optimización del
gobierno corporativo, partiendo de la aplicación de los nuevos
componentes del sistema de control interno establecidos por el Informe
COSO y utilizando el trabajo de evaluación, monitoreo y asesoría de la
auditoria interna institucional.
1.8 METODOS Y DISEÑO DE LA INVESTIGACION
1.8.1. METODOS DE INVESTIGACION
1) DESCRIPTIVO
El que ha permitido detallar, especificar, particularizar los hechos que
se han suscitado en las universidades públicas en lo referido a la
auditoria interna institucional, lo que ha permitido inferir o sacar
conclusiones válidas para ser utilizadas en el trabajo de investigación
2) ANALÍTICO
Este método ha permitido examinar la programación, gestión y
especialmente la incidencia de los mecanismos de control en la
operatividad de los recursos a cargo de las universidades públicas, lo
que ha servido para inferir o formular conclusiones sobre su incidencia
en la optimización del gobierno corporativo.
En el proceso de desarrollo de este trabajo de investigación, además de
estos métodos se ha aplicado otros pero en menor incidencia, de modo que
su adecuada complementación ha servido para obtener los resultados que
ha perseguido este Trabajo.
En todo caso, la utilización de métodos o cualquier procedimiento o
técnica de trabajo no ha sido limitativa en el trabajo de investigación.
1.8.2. DISEÑO DE LA INVESTIGACION
El diseño que se ha aplicado en la investigación es el de objetivos,
cuyo detalle se presenta en la Contrastación de verificación de las
hipótesis.
Este diseño se representa gráficamente del siguiente modo:
1.9. POBLACIÓN Y MUESTRA DE LA INVESTIGACION
1.9.1. POBLACION
La población de este trabajo de investigación estuvo constituida por las todas
las universidades públicas que existen en nuestro país, las mismas que están
constituídos, organizadas, gestionadas y controladas en base a las mismas normas
y cumplen metas, objetivos y misiones similares.
1.9.2. MUESTRA
La muestra de este trabajo de investigación estuvo constituido del siguiente
modo:
• AUTORIDADES, FUNCIONARIOS, DOCENTES, TRABAJADORES Y ALUMNOS DE LA UNIVERSIDAD
NACIONAL FEDERICO VILLARREAL
• AUTORIDADES, FUNCIONARIOS, DOCENTES, TRABAJADORES Y ALUMNOS DE LA UNIVERSIDAD
NACIONAL MAYOR DE SAN MARCOS
• AUTORIDADES, FUNCIONARIOS, DOCENTES, TRABAJADORES Y ALUMNOS DE LA UNIVERSIDAD
NACIONAL DE INGENERIA
1.10. TÉCNICAS E INSTRUMENTOS DE RECOLECCION DE DATOS
1.10.1. TECNICA DE RECOLECCION DE DATOS
• Revisión documental.- Se ha utilizado esta técnica para obtener datos de las
normas, libros, tesis, manuales, reglamentos, directivas, memorias, informes,
planes, estados financieros y presupuestarios relacionados con las universidades
públicas.
• Entrevistas.- Esta técnica se ha aplicado para obtener datos de parte de las
autoridades y funcionarios para determinar como se desarrollan los Programas,
proyectos y actividades de las universidades públicas.
• Encuestas.- Se ha aplicado para aplicar cuestionarios de preguntas, con el fin
de obtener datos para el trabajo de investigación de docentes y trabajadores
administrativos.
1.10.2. INSTRUMENTOS DE RECOPILACION DE DATOS
• Ficha bibliográfica- Instrumento utilizado para recopilar datos de las normas
legales, administrativas, contables, de auditoria, de libros, revistas,
periódicos, trabajos de investigación e Internet relacionados con la
programación, gestión y control de las universidades públicas.
• Guía de Entrevista.- Instrumento que se ha utilizado para llevar a cabo las
entrevistas con las autoridades y funcionarios de las universidades públicas.
• Ficha de encuesta.- Este instrumento se ha aplicado para obtener información
de los docentes y trabajadores administrativos de las universidades públicas
1.11. TECNICAS DE ANALISIS Y PROCESAMIENTO DE DATOS
1.11.1. TECNICAS DE ANALISIS DE DATOS
Se han aplicado las siguientes técnicas:
a) Análisis documental
b) Tabulación de cuadros con cantidades y porcentajes
c) Comprensión de gráficos
d) Conciliación de datos
e) Indagación
f) Rastreo
1.11.2. TECNICAS DE PROCESAMIENTO DE DATOS.
El trabajo de investigación ha procesado los datos conseguido de las diferentes
fuentes, por intermedio de las siguientes técnicas:
a) Ordenamiento y clasificación
b) Registro manual
c) Proceso computarizado con Excel
d) Proceso computarizado con SPSS
1.12. JUSTIFICACION E IMPORTANCIA DEL TRABAJO
Para que los recursos humanos, bienes, servicios, capitales y tecnología de las
universidades públicas, alcancen sus metas, objetivos, misión y visión es
necesario que los mismos estén adecuadamente gestionados y controlados.
En este marco, es fundamental contar con un sistema de control tanto interno, y
su principal instrumento la auditoria interna, que se convierta en el proceso
permanente y continuo que tiene como fin determinar, medir y/o comprobar si los
recursos se han efectuado de conformidad a lo planificado y alcanzado los
objetivos programados; si no se lograron tomar las medidas correctivas
necesarias.
El control ejercido por los auditores internos permitirá asegurar que las
políticas y procedimientos vigentes se adecuen a las necesidades de las
universidades públicas. También posibilitará la fidelidad y oportunidad de los
informes remitidos, con el objeto de que se pueda tomar las decisiones mas
acertadas. Asimismo asegura un seguimiento adecuado para constatar si las
políticas de control son obedecidas.
Un sistema de control en el contexto del nuevo marco que establece el Infomre
COSO, fomenta la eficiencia, reduce el riesgo de pérdida de valor de los activos
y ayuda a garantizar un gobierno corporativo adecuado de los recursos, la
fiabilidad de la información financiera y el cumplimiento de las normas
vigentes.
Debido a que los controles son útiles para la consecución de muchos objetivos
importantes, cada vez es mayor la exigencia de disponer de mejores sistemas de
control interno y de informes sobre los mismos.
Un sistema de control de las universidades públicas, debe ser considerado como
una solución a los problemas potenciales en el gobierno corporativo de los
recursos y actividades de estas entidades educativas que cumplen una
extraordinaria función para el desarrollo de nuestro país..
La aplicación de un sistema de control, que considere a la auditoria interna,
servirá para promover un manejo transparente de los recursos brindando
información adecuada y oportuna sobre el manejo, posibilitando su monitoreo y
adecuada retroalimentación.
Este trabajo de investigación es importante porque promueve velar por el uso
eficiente y eficaz de los recursos, lo cual permitirá medir los resultados
conseguidos por las universidades a favor de la comunidad universitaria
El nuevo marco de la auditoria interna, cuya autoría corresponde al Committee of
Sponsoring Organizations of the Treadway Comisión (COSO) de seguro van a ser muy
beneficiosos para la mejora de la práctica del control interno y del efecto
positivo que tendrá sobre las funciones de auditoria interna y especialmente en
la optimización del gobierno (planeación, organización, dirección, integración y
control) de las universidades públicas.
Para el éxito de las universidades públicas, es fundamental la practica del
nuevo marco de la auditoria interna y además que se disponga de un sistema de
control interno que contribuye al logro de las metas, objetivos, misión y visión
institucional.
Ante la amplitud de los antiguos conceptos empleados y la superación de las
viejas definiciones restrictivas y mecanicistas de la auditoria interna, el
nuevo marco con los paradigmas del control interno se convertirán en una
herramienta eficaz para satisfacer las necesidades de un óptimo gobierno
corporativo de las universidades nacionales.
El sistema de control interno de las universidades públicas, será más eficiente
y eficaz cuando los controles, que aplica la auditoria interna, se incorporan en
la infraestructura de las universidades públicas y forman parte de la esencia de
la misma, lo que no viene sucediendo en este caso, repercutiendo en la
ineficacia del gobierno de las universidades, lo que afecta los servicios que
requiere la comunidad Universitaria.
Las autoridades de las Universidades Públicas, en el corto, mediano y largo
plazo se enfrentarán con problemas multifacéticos cada vez más complejos que los
anteriores y deberán dedicar su atención a eventos y grupos ubicados dentro y
fuera de la universidad, los cuales le suministrarán información contradictoria
que complicará su diagnóstico perceptivo y su visión de los problemas por
resolver o de las situaciones por enfrentar, como las exigencias de la sociedad,
de los clientes (alumnos), de los proveedores, de las entidades de supervisión y
control, los desafíos de los competidores, las expectativas de la alta
dirección, de los subordinados, etc. Sin embargo todas esas exigencias, desafíos
y expectativas sufren profundos cambios que sobrepasan la capacidad del
administrador para seguirlos de cerca y comprenderlos de manera adecuada. Con la
inclusión de nuevas variables, a medida que el proceso se desarrolla, esos
cambios tienden a aumentar y crean una turbulencia que perturba y complica la
tarea administrativa de planear, organizar, dirigir y controlar una entidad
eficiente y eficazmente.
Todo este panorama de riesgos e incertidumbre en el gobierno de las
universidades, va a ser contrarrestado si se tiene en cuenta el nuevo marco de
la auditoria interna, lo que permitirá alcanzar eficiencia y eficacia en la
gestión de las instituciones y derivar en la optimización del gobierno
corporativo de las Universidades Públicas.
CAPITULO I I
MARCO TEORICO DE LA INVESTIGACION
2.1. ANTECEDENTES DE LA INVESTIGACION
Las prácticas del saber que desde siempre fueron espontáneas, con el transcurrir
del tiempo fueron organizadas e institucionalizadas, fueron limitadas y fijadas
en las universidades, donde los saberes organizados se guardaron, se
especializaron, y se difundieron hasta hoy. Desde entonces, la historia de las
universidades es la historia de las instituciones que contienen saberes para
guardar, saberes para distribuir, saberes para descubrir, saberes que se
producen, se inventan, se censuran, o simplemente se repiten.
En el Perú, la Ley Universitaria No. 23733, establece que las Universidades
están integradas por profesores, estudiantes y graduados. Se dedican al estudio,
la investigación, la educación y la difusión del saber y la cultura, y a su
extensión y proyección sociales. Tienen autonomía académica, normativa,
administrativa y económica dentro de la ley. La norma en mención establece que
las Universidades organizan su régimen de gobierno de acuerdo con la Ley y sus
Estatutos, atendiendo a sus características y necesidades. El gobierno de las
Universidades y de las facultades se ejerce por la Asamblea Universitaria, El
Consejo Universitario, el Rector y el Consejo Universitario y Decano de cada
Facultad. La Ley Universitaria, establece, que son recursos económicos de las
Universidades. i) Las asignaciones provenientes del Tesoro público; ii) Los
ingresos por concepto de leyes especiales; y, iii) Los ingresos propios.
Cada Universidad pública elabora su proyecto de presupuesto anual y lo remite a
la Asamblea Nacional de Rectores (ANR), quien lo presenta y sustenta ante el
Poder ejecutivo.
Las asignaciones presupuestales de cada Universidad son determinadas por el
Poder Legislativo, sobre la base de las propuestas y la información recibida.
La Ley Universitaria establece que las Universidades Públicas están sujetas al
Sistema Nacional de Control. La Asamblea Nacional de Rectores puede ordenar la
práctica de auditorias destinadas a velar por el recto uso de los recursos de
las Universidades. Dentro de los seis meses de concluido un período
presupuestal, las Universidades Públicas rinden cuenta del ejercicio a la
Contraloría General, informan al Congreso y publican gratuitamente en el Diario
Oficial el balance respectivo.
El Estatuto de la Universidad Pública, establece las funciones de la Asamblea
Universitaria, la misma que entre otras, tiene las siguientes atribuciones:
Pronunciarse sobre la memoria anual del Rector y evaluar el funcionamiento de la
Universidad, aprobar su presupuesto de funcionamiento de acuerdo a los plazos
señalados por la Ley. El Estatuto refiriéndose al consejo Universitario, indica
entre otras las siguientes atribuciones: Supervisar la vida académica,
administrativa y económica de la universidad; aprobar el Plan de Desarrollo
Institucional y el Plan anual de Funcionamiento y Desarrollo de la Universidad y
elevarlo a la Asamblea Universitaria para su ratificación ; APROBAR EL
PRESUPUESTO General de la Universidad y darlo a conocer a la Comunidad
Universitaria, autorizar los actos y contratos que atañen a la Universidad y
resolver todo lo pertinente a su economía; cautelar los bienes y rentas de la
Universidad, decidir la adquisic9ión de bienes muebles e inmuebles o valores a
titulo oneroso y su enajenación, alquiler y gravámenes, etc.
El Reglamento de Organización y Funciones de las Universidades Públicas
establece que la Oficina General de Control Interno, es el órgano encargado de:
efectuar el control en el ámbito de la Universidad, de conformidad con la Ley
del Sistema Nacional de Control y demás disposiciones pertinentes y emitir los
informes con las medidas correctivas del caso.
La Resolución de Contraloría Nº 072-98-CG, aprueba las normas técnicas de
control interno para el Sector Público.
En el preámbulo de esta norma se indica que conforme al Decreto Ley Nº 26162
(Norma actualmente derogada) la Contraloría General de la República como Ente
Rector del Sistema Nacional de Control, debe formular procedimientos y
operaciones a ser empleados por las entidades públicas en su accionar, a fin de
optimizar sus sistemas administrativos de gestión y control interno; dentro de
la política de modernización del Estado corresponde establecer pautas básicas
homogéneas que orienten el accionar de las entidades del Sector Público, hacia
la búsqueda de la efectividad, eficiencia y economía en sus operaciones, en el
marco de una adecuada estructura del Control Interno y probidad administrativa.
En tal sentido, en el marco de flexibilidad señalado, resulta necesario
proporcionar a las Entidades Públicas normas técnicas de control gerencial, que
coadyuven a una adecuada orientación y unificación de sus controles internos,
favoreciendo un funcionamiento orgánico y uniforme de la gestión pública y de
utilización de los recursos públicos, en un ambiente satisfactorio de control
interno y probidad.
Las normas de control interno para el sector público son guías generales
dictadas por la Contraloría general de la República, con el objeto de promover
una sana administración de los recursos públicos en las entidades en el marco de
una adecuada estructura del control interno. Estas normas establecen las pautas
básicas y guían el accionar de las entidades del sector público hacia la
búsqueda de la efectividad, eficiencia y economía en las operaciones. Los
Titulares (El Rector en el caso de las universidades) de cada entidad son
responsables de establecer, mantener, revisar y actualizar la estructura de
control interno, que debe estar en función a la naturaleza de sus actividades y
volumen de operaciones, considerando en todo momento el costo-beneficio de los
controles y procedimientos implantados.
La traducción del Internal Control Integrated Framwork por el Instituto de
Auditores Internos de España- Coopers & Lybrand SA., nos permite entender que
los nuevos elementos del control interno: entorno de control, evaluación de los
riesgos, actividades de control, información y comunicación y supervisión, deben
ser los llamados a aplicarse en las Universidades Públicas, para que aporten el
ambiente en el que los trabajadores desarrollen sus actividades y cumplan con
sus responsabilidades de control, evalúen los riesgos relacionados con el
cumplimiento de determinados objetivos, establezcan las ayudas para asegurar que
se pongan en práctica las leyes, estatuto, reglamento, manuales, directivas, etc
del gobierno corporativo de la universidades para hacer frente a dichos riesgos.
Asimismo estos componentes permitirán que la información relevante se capte y se
comunique por toda la universidad y luego supervisar y modificar según las
circunstancias todos los mecanismos de gestión, de modo que se alcance eficacia
y eficiencia de las operaciones, fiabilidad de la información financiera y
económica y se cumplan las leyes y normas aplicables.
En todo este contexto el control interno y su herramienta fundamental la
auditoria interna, serán un medio utilizado para la consecución de los fines y
no un fin en si mismo.
De lo antes indicado, se puede deducir, que los antecedentes que se han
determinado, están constituidos por aspectos eminentemente normativos y
doctrinarios, los que serán conocidos, comprendidos, analizados e interpretados
adecuadamente para luego pasar a ser utilizados en el trabajo de investigación
La Universidades Públicas, no carecen de normas, menos de órganos
institucionales para llevar a cabo el control de su gestión, todo esto está
establecido y constituído; pero el problema es que todos estos mecanismos no
vienen aportando eficiencia y eficacia al gobierno corporativo de estas
entidades, por lo que es necesario introducir el nuevo marco del control interno
que contribuya a la optimización de la gestión gubernativa de la universidades.
2.2. RESEÑA HISTORICA
El estudio de la auditoria interna y su influencia en el gobierno corporativo de
las empresas, ha sido una preocupación desde siempre.
J.A. Cashin, P.D. Neuwrith y J.F. Ley desde hace mas de 40 años mencionaron que
la contínua expansión de las actividades modernas ha añadido pesadas cargas a la
dirección de las entidades a la hora de mantener el control sobre operaciones
extensas.
El incremento en las actividades regulares, la descentralización, y la
mayor dispersión geográfica han puesto por sí mismas serios retos al control del
gobierno corporativo. Hay que añadir, además los nuevos problemas relacionados
con las fusiones y adquisiciones, la diversificación de bienes y servicios, la
informática y otras tecnologías, el grado de complejidad alcanzado reclama una
ejecución sobresaliente en todos los niveles del gobierno. En estos años los
autores dicen, que desde mucho más antesw, la dirección podría mantener el
control a través del constante contacto personal con las operaciones de las
entidades, con otros niveles de gobierno y hasta con los empleados
individualmente. Los nuevos problemas han hecho necesario delegar
responsabilidad y autoridad en numerosos niveles de supervisión. Sin embargo, la
responsabilidad de la dirección no termina con esta asignación de funciones pues
no puede delegar su responsabilidad general. Con la delegación de
responsabilidades la dirección tuvo que encauzar el control a través de
especialistas, los auditores internos, para poder mantener la vigilancia sobre
la cadena de control de dirección. Es necesario un programa sistemático de
revisión y valoración para comprobar que las responsabilidades delegadas han
sido bien encausadas y que las políticas y procedimientos establecidos se han
llevado a cabo como estaba previsto. Más aún, si pudiese existir una revisión
regular por un personal cualificado para determinar que el sistema de control ha
sido el adecuado y, a través de pruebas
constantes, determinar que ha resultado operativamente efectivo, podría
asegurarse la integridad del control y de la información. Sin tal seguridad, la
dirección podría dudar de los estados financieros o la gestión cuando se utilice
como guía para la toma de decisiones diaria. Sin tal seguridad, el auditor no
puede confiar en el sistema de control interno, a no ser que incremente mucho
sus evidencias y la extensión de los procedimientos de auditoria.
El instituto de auditores internos de Estados Unidos, a través de su Comité de
Desarrollo Internacional, ha realizado un estudio de auditoria interna para
determinar lo que ha venido haciéndose en el campo de la misma y como se ha
realizado. El primer estudio se realizó en 1957, seguido de otros en 1968, 1975,
1979, 1985, 1990, 1992. Cada uno de ellos ha demostrado que la función de
auditoria interna aplicado a las entidades públicas y privadas ha progresado
notablemente en la extensión de su alcance hacia más áreas operacionales,
acrecentando el estatus del informe del auditor interno.
En el año 1997, los directivos del Instituto de Auditores Internos de España
cuando prologan la traducción el Informe COSO, dicen que es motivo de gran
satisfacción presentar a los lectores de habla española y concretamente a los
profesionales de la auditoria, del control, de la administración y gestión de
las organizaciones, la traducción de la versión en inglés del INFORME COSO sobre
control interno, publicación editada en los estados Unidos en 1992 tras un largo
período de discusión de mas de cinco años y realizada por el grupo de trabajo
que la Comisión Treadway formó con el objetivo fundamental de definir un nuevo
marco conceptual del control interno capaz de integrar las diversas definiciones
y conceptos que hasta ahora se han venido utilizando sobre este tema.
Las universidades públicas como entidades que necesitan gobernarse
corporativamente en la forma más óptima posible tienen que hacer uso del sistema
de control interno y su principal instrumento la auditoria interna con el fin de
detectar, en el plazo deseado, cualquier desviación con respecto a los objetivos
sociales y económicos establecidos por estas entidades y de limitar las
sorpresas. La auditoria interna permite al gobierno corporativo hacer frente a
la rápida evolución del entrono económico y competitivo, así como a las
exigencias y prioridades cambiantes de los clientes y adaptar su estructura para
asegurar el crecimiento futuro.
La auditoria interna fomenta la eficiencia, reduce los riesgos de pérdida de
valor de los activos y ayuda a garantizar la fiabilidad de los estados
financieros y presupuestarios y el cumplimiento de las leyes y normas vigentes.
Debido a que la auditoria interna es útil para la consecución de muchos
objetivos importantes del gobierno corporativo de las universidades públicas,
cada vez es mayor la exigencia de disponer de mejores sistemas de control
interno y de informes sobre los mismos, de este modo la auditoria interna es
considerada cada vez más como una solución a numerosos problemas potenciales de
los gobiernos corporativos de las universidades públicas.
2.3. BASE LEGAL
2.3.1. NORMAS GENERALES
Las normas aplicables son las siguientes:
1. CONSTITUCION POLITICA DEL ESTADO
2. LEY DE GESTION PRESUPUESTARIA DEL ESTADO- LEY NR 27209
3. LEY DEL PRESUPUESTO DEL SECTOR PUBLICO –LEY NR 28128
4. LEY DE EQUILIBRIO FINANCIERO DEL PRESUPUESTO DEL SECTOR PUBLICO PARA
EL AÑO FISCAL 2004- LEY NR 28129
5. LEY DE ENDEUDAMIENTO DEL SECTOR PUBLICO PARA EL AÑO FISCAL 2004- LEY
NR 28130
6. LEY DE RESPONSABILIDAD Y TRANSPARENCIA FISCAL- LEY 27245, MODIFICADA
POR LA LEY NR5 27958.
7. LEY MARCO DE LA ADMINISTRACION FINANCIERA DEL SECTOR PUBLICO
8. CODIGO CIVIL Y CODIGO PROCESAL CIVIL
9. CODIGO PENAL, CODIGO DE PROCEDIMIENTOS PENALES Y CODIGO PROCESAL
PENAL
2.3.2. NORMAS ESPECIFICAS
1. LEY UNIVERSITARIA
2. LEY ORGANICA DE CADA UNIVERISIDAD
3. ESTATUTO DE CADA UNIVERSIDAD
4. REGLAMENTO GENERAL DE CADA UNIVERSIDAD
5. PLAN ESTRATEGICO DE CADA UNIVERSIDAD
6. PRESUPUESTO DE CADA UNIVERSIDAD
7. CUADRO DE ASIGNACION DE PERSONAL
8. REGLAMENTO DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES
9. MANUALES DE PROCESO Y PROCEDIMIENTOS
10. OTRAS NORMAS RELACIONADAS
2.3.3. NORMAS CONTABLES
1) NORMAS INTERNACIONALES DE CONTABILIDAD SECTOR PUBLICO (NIC-SP)
2) NORMAS INTERNACIONALES DE INFORMACION FINANCIERA (NIIF)
3) PLAN CONTABLE GUBERNAMENTAL
4) RESOLUCIONES DE LA CONTADURIA PUBLICA DE LA NACION
5) DIRECTIVAS SOBRE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS CONTABLES
2.3.4. NORMAS DE CONTROL
1) NORMAS INTERNACIONALES DE AUDITORIA-NIAS
2) NORMAS DE AUDITORIA GENERALMENTE ACEPTADAS-NAGAS.
3) NORMAS DE AUDITORIA GUBERNAMENTAL-NAGUS.
4) LEY No. 27785: LEY ORGANICA DEL SISTEMA NACIONAL DE CONTROL Y DE LA
CONTRALORIA GENERAL DE LA REPUBLICA. Publicada el 23.07.2002.
5) RESOLUCION DE CONTRALORIA No. 072-98-CG: NORMAS TECNICAS DE CONTROL
INTERNO PARA EL SECTOR PUBLICO. Publicado el 18.12.1998
6) RESOLUCION DE CONTRALORIA No. 123-2000-CG: AMPLIACION DE LAS NORMAS
TECNICAS DE CONTROL INTERNO PARA EL SECTOR PUBLICO. Publicado el 01.07.
2000.
2.4. MARCO CONCEPTUAL
2.4.1. CONCEPTUALIZACIONES RELACIONADAS CON EL NUEVO MARCO DE LA
AUDITORIA INTERNA
(1) ELCONTROL INTERNO Y SUS COMPONENTES
CONCEPTUALIZACIONES:
El control es el proceso puntual y continuo que tiene por objeto
comprobar si la programación y gestión de la Cooperación Técnica
Internacional ejecutada por las Organizaciones No Gubernamentales de
Desarrollo se ha efectuado de conformidad a lo planificado y alcanzado
los objetivos programados.
El control es puntual, cuando se aplica eventualmente a ciertas áreas,
funciones, actividades o personas.
El control es continuo cuando se aplica permanentemente. Comprende al control previo, concurrente y posterior.
El control es eficaz, cuando no entorpece las funciones
administrativas y operativas y además cuando se toman en cuenta las
sugerencias y recomendaciones de los órganos responsables del mismo y
cuando se aplican las medidas correctivas necesarias para optimizar la
gestión empresarial.
Andrade , sostiene la siguiente teoría: El control eficaz consiste en
evaluar un conjunto de proposiciones financieras, económicas y sociales,
con la finalidad de determinar si las metas, objetivos, políticas,
estrategias, presupuestos, programas y proyectos de inversión emanados
de la gestión se están cumpliendo de acuerdo a lo previsto.
El control eficaz, es el proceso de comprobación destinado a determinar
si se siguen o no los planes, si se están haciendo o no progresos para
la consecución de los objetivos propuestos y el proceso de actuación, si
fuese preciso, para corregir cualquier desviación.
De forma más concisa, E. Gironella Mas Grau, citado por el Informativo
Caballero Bustamante , denomina “Control interno al plan de organización
y el conjunto de métodos y procedimientos que sirven para ayudar a la
dirección en el mejor desempeño de sus funciones”
NUEVOS COMPONENTES DEL CONTROL INTERNO:
El control interno consta de cinco componentes relacionados entre sí.
Estos se derivan del estilo de gobierno de las instituciones y están
integrados en el proceso de gestión.
El entorno de control aporta el ambiente en el que ls personas
desarrollan sus actividades y cumplen con sus responsabilidades de
control. Sirve como base de los otros componentes. Dentro de este
entorno, los directivos evalúan los riesgos relacionados con el
cumplimiento de terminados objetivos. Las actividades de control se
establecen para ayudar a asegurar que se pongan en práctica las
directrices de la dirección para hacer frente a dichos riesgos. Mientras
tanto, la información relevante se capta y se comunica por toda la
organización. Todo este proceso es supervisado y modificado según las
circunstancias.
EFICACIA DEL CONTROL INTERNO:
De acuerdo con el COSO , los sistemas de control interno funcionan a
distintos niveles de eficacia. De la misma forma, un sistema determinado
puede funcionar de manera diferente en momentos distintos.
Cuando un sistema de control alcanza el estándar a continuación, puede
considerarse un sistema “eficaz”.
El control interno puede considerarse eficaz si: i) Se están logrando
los objetivos operacionales de la entidad; ii) Disponen de información
adecuada hasta el punto de lograr los objetivos operacionales de la
entidad; iii) Si se preparan de forma fiable la información financiera,
económica y patrimonial de la entidad; y, iv) Si se cumplen las leyes y
normas aplicables.
Mientras que el control es un proceso, su eficacia es un estado o
condición del proceso en un momento dado, el mismo que al superar los
estándares establecidos facilita la eficacia de la gestión
institucional.
La determinación de si un sistema de control es “eficaz” o no y su
influencia en la eficacia del gobierno corporativo de las Organizaciones
No Gubernamentales de Desarrollo, constituye una toma de postura
subjetiva que resulta del análisis de si están presentes y funcionando
eficazmente los cinco componentes: entorno de control, evaluación de los
riesgos, actividades de control, información y comunicación y
supervisión.
Su funcionamiento eficaz proporciona un grado de seguridad razonable de
que una o más de las categorías de objetivos establecidos va a
cumplirse. Por consiguiente, estos componentes también son criterios
para determinar si el control interno es eficaz.
“El gobierno corporativo eficaz está relacionado al cumplimiento de las
acciones, políticas, metas, objetivos, misión y visión de la empresa;
tal como lo establece la gestión empresarial moderna”
(2) PROCESO DE LA AUDITORIA INTERNA.
CONCEPTUALIZACIONES:
Según Elorrega , la auditoria interna es fundamentalmente un control de
controles. A continuación el autor, haciendo referencia a Charles Bacón,
indica que la auditoria interna es una actividad de evaluación
independiente dentro de una organización, cuya finalidad es examinar las
operaciones contables, financieras y administrativas, como base para la
prestación de un servicio efectivo a los más altos niveles de dirección.
También dice que expresado de otro modo, es un control administrativo
que funciona sobre la base de medición y evaluación de otros controles.
La auditoria interna, es aquella que se practica por los propios
empleados y funcionarios de una entidad, con la finalidad de
proporcionar al gobierno corporativo un servicio de carácter
proteccionista y constructivo, de donde se deduce que la principal
diferencia con respecto a la auditoria externa radica precisamente en la
dependencia económica de dirección del Auditor interno.
Es conveniente hacer notar que por la frecuencia y cantidad de
revisiones que se efectúan, muchas empresas se ven precisadas a utilizar
empleados que no tiene la preparación adecuada para la práctica de la
auditoria.
Estas situaciones propias de la auditoria interna, resultan
incongruentes con las normas relativas a la personalidad profesional del
auditor referentes a la “independencia mental” y al “adiestramiento y
capacidad profesional”
No hay que olvidar que la auditoria interna es un servicio realmente
gerencial, por lo que sus objetivos deben ir aparejados a los objetivos
de las autoridades del gobierno de las universidades, los mismos que se
pueden resumir en. I) reducción de costos y gastos; ii) incremento de la
eficiencia de las operaciones; iii) Eliminación del mal uso de los
bienes y derechos de las instituciones (activos); y, iv) Obtención de
mejores rendimientos (rentabilidad).
NUEVO MARCO DE LA AUDITORIA INTERNA:
La nueva concepción tiende a considerar a la auditoria interna como un
servicio de asistencia técnica a las autoridades y trabajadores, centro
de la institución, aún cuando sin descuido de su primordial
responsabilidad de revisar las operaciones y evaluar el funcionamiento
del control interno . Fiscalizar a la par que asesorar ha de ser, pues,
según esta modalidad, el verdadero objetivo de la auditoria interna en
el nuevo marco de la competitividad y la globalización, todo esto en
base a los componentes del Informe COSO.
En el nuevo marco, la finalidad de la auditoria interna, es prestar un
servicio de asistencia constructiva a la administración, con el
propósito de mejorar la conducción de las operaciones y de obtener un
mayor beneficio económico para la entidad o un cumplimiento más eficaz
de sus objetivos institucionales
Según el Instituto de Auditores Internos del Perú, la auditoria interna,
es una actividad independiente y objetiva de aseguramiento y consulta,
concebida para agregar valor y mejorar las operaciones de una
organización.
Ayuda a una organización a cumplir sus objetivos aportando un enfoque
sistemático y disciplinado para evaluar y mejorar los procesos de
gestión de riesgos, control y gobierno.
NORMAS DE AUDITORIA INTERNA:
Son los requisitos de calidad relativas a la personalidad, trabajo y a
la información que rinde como resultado de dicho trabajo.
Al respecto tenemos: Normas de Auditoria Generalmente Aceptadas (NAGAS),
Normas Internacionales de Auditoria (NIAS), Normas de Auditoria
Gubernamental (NAGUS), Normas para el Ejercicio Profesional de la
Auditoria Interna, etc
PROCESO DE LA AUDITORIA INTERNA:
Existen varios puntos de vista para determinar el proceso de la
auditoria interna.
Un primer punto de vista indica que el proceso está compuesto por la
planeación, ejecución y los informes de auditoria.
Un segundo punto de vista dice que el proceso comprende la pre-auditoria,
la auditoria propiamente dicha y la post- auditoria.
Un tercer punto mas moderno, establece que el proceso abarca la
planeación, evaluación, resultados, monitoreo, y la asesoría en las
actividades de retroalimentación.
El asunto es que en todos los casos la auditoria interna se convierte en
una actividad profesional del más alto nivel que influye en la
optimización del gobierno corporativo de las universidades públicas.
2.4.2. CONCEPTUALIZACIONES RELACIONADAS CON LA OPTIMIZACION DEL GOBIERNO
CORPORATIVO DE LAS UNIVERSIDADES PUBLICAS.
(1) LA ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL EN LA OPTIMIZACION DEL GOBIERNO
CORPORATIVO DE LAS UNIVERSIDADES.
Toda organización puede y debe ser planeada. Toda organización debe ser
simplificada.
La división del trabajo mejorará el rendimiento de la organización.
La organización debe ser dirigida al hombre y por el hombre.
La racionalización debe aplicarse en todo su contexto: simplificación,
especificación, mecanización y normalización.
La organización institucional comprende el siguiente proceso>
estructuración, reorganización, reestructuración, reordenamiento y
desactivación.
El diseño de la estructura organizacional, comprende el establecimientos
de órganos y cargos, políticas y estrategias, funciones y
procedimientos, metas, objetivos, misión y visión institucional,
asignación de personal, asignación de recursos y otros aspectos.
(2) PROCESO DE GESTION EN EL MARCO DEL GOBIERNO CORPORATIVO.
El proceso de gestión comprende el proceso administrativo, la obtención
de resultados, el proceso de evaluación y la retroalimentación
correspondiente.
PROCESO DE GESTION:
Comprende: la planeación, organización, dirección, coordinación y
control que debe aplicarse en las universidades públicas para cumplir
las metas, objetivos, misión y visión institucional.
OPTIMIZACION DEL GOBIERNO CORPORATIVO.
Es el proceso emprendido por una o más personas para coordinar las
actividades laborales de otras personas con la finalidad de lograr
resultados de alta calidad que una persona no podría alcanzar por si
sola. En este marco entra en juego la competitividad, que se define como
la medida en que una empresa, bajo condiciones de mercado libre es capaz
de producir bienes y servicios que superen la prueba de los mercados,
manteniendo o expandiendo al mismo tiempo las rentas reales de sus
empleados y socios. También en este marco se concibe la calidad, que es
la totalidad de los rasgos y las características de un producto o
servicio que refieren a su capacidad de satisfacer necesidades
expresadas o implícitas”
“optimizacion del gobierno corporativo, es el conjunto de acciones que
permiten obtener el máximo rendimiento de las actividades que desarrolla
la empresa”
“optimizacion del gobierno corporativo, es hacer que los miembros de una
empresa trabajen juntos con mayor productividad, que disfruten de su
trabajo, que desarrollen sus destrezas y habilidades y que sean buenos
representantes de la empresa, presenta un gran reto para los directivos
de la misma.
ESTANDARES DEL GOBIERNO CORPORATIVO Y EL CONTROL:
Son Estándares la: Ley Universitaria No. 23733, Reglamento General,
Estatuto de la Universidad, Plan Estratégico Institucional, Manual de:
Políticas, Manual de Riesgos, Manual de Organización y Funciones, Manual
de Procedimientos; Reglamentos de: Control Interno, reglamento de
Auditoria Interna, Reglamento de Auditoria Externa. Otros Estándares de
control son los documentos fuente, libros principales y auxiliares,
estados financieros y los estados, observaciones y recomendaciones de
control interno financiero resultantes de la auditoria.
Cada Universidad Pública requiere tomar decisiones, coordinar múltiples
actividades, dirigir personas, evaluar el desempeño con base en
objetivos previamente determinados, conseguir y asignar diferentes
recursos, etc. Las Universidades necesitan que las autoridades del
gobierno corporativo realicen numerosas actividades administrativas
orientadas hacia áreas o problemas específicos.
El gobierno corporativo, se ha vuelto tan importante como el mismo
trabajo por ejecutar, a medida que éste fue especializándose y que la
magnitud de las operaciones fue creciendo de modo alarmante. El gobierno
de una Universidad no es un fin en si mismo, pero sí un medio de lograr
que las cosas se realicen de la mejor manera posible, al menor costo y
con la mayor eficiencia y eficacia.
El gobierno corporativo, en las próximas décadas, será incierto y
desafiante, pues se verá afectado por un sinnúmero de variables, cambios
y transformaciones llenos de ambigüedad e incertidumbre.
2.5. DEFINICION DE TERMINOS
(1) SISTEMA DE CONTROL.
Conjunto de elementos, principios, procesos, procedimientos y técnicas
de control enlazados entre si, con el objeto de evaluar la gestión
institucional y contribuir a su eficiencia y eficacia.
(2) CONTROL INTERNO
Proceso efectuado por los órganos directivos y el resto del personal de
la universidad pública, diseñado con el objeto de proporcionar un grado
de seguridad razonable en cuanto a la consecución de objetivos.
(3) PRINCIPIOS DE CONTROL
Bases, fundamentos del sistema de control. Son de orden organizativo,
administrativo, legal, contable, financiero, informático, etc.
(4) AMBIENTE DE CONTROL
Condiciones o circunstancias en las cuales se desarrollan las acciones
de control de una universidad pública.
(5) AMBITO DEL CONTROL
Es el espacio, actividad, proceso, función u otro aspecto que abarca el
control interno
(6) CLASES DE CONTROL INTERNO
a. CONTROL INTERNO OPERACIONAL
Su propósito es operativo y se ejerce por departamentos operacionales
más que por lo financieros y contables, aunque aquellos utilicen estos
últimos como fuente de información
b. CONTROL INTERNO CONTABLE
Tienen por objeto verificar la corrección y fiabilidad de la
contabilidad.
c. VERIFICACION INTERNA
Está constituida por procedimientos específicos como medidas físicas,
control de ingresos y control de gastos, etc. Corresponde al Consejo de
Administración la implementación y mantenimiento de los sistemas de
verificación interna que pueden conseguirse mediante los procedimientos
contables.
(7) ELEMENTOS DEL CONTROL
a. ORGANIZACIÓN
Está constituida por la estructura orgánica; las líneas de autoridad,
responsabilidad y coordinación; la división de labores, asignación de
responsabilidad y otros aspectos.
b. DEFINICION DE OBJETIVOS
Son los medios de referencia que utiliza el control para evaluar la
gestión institucional.
c. PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
Los procesos son las diversas etapas que comprende el control. En cambio
los procedimientos, son las técnicas y prácticas, que se aplican a la
institución, actividades o funciones que se evalúan.
d. DESEMPEÑO DEL PERSONAL
Comprende la captación, entrenamiento, ejecución de actividades,
retribuciones por el trabajo y los resultados de sus actividades
(eficiencia o deficiencia), así como la moralidad y ética que aplican.
e. SUPERVISION PERMANENTE.
Comprende el conjunto de acciones para observar, examinar, inspeccionar
las actividades del personal.
(8) COMPONENTES DEL CONTROL
El informe COSO (Committee of Sponsoring Organizations of the Treadway
Comisión ), considera los siguientes componentes: entorno de control,
evaluación de los riesgos, actividades de control, información y
comunicación y supervisión.
(9) ORGANOS DE CONTROL
Vienen a ser las dependencias de las universidades públicas responsables
directas del control institucional: Auditoria Interna y Auditoria
Externa. Indirectamente forman parte del control la Asamblea
Universitaria, el Consejo Universitario, Jefaturas de las diversas áreas
operativas.
(10) DEPENDECIAS DE CONTROL
Están conformadas por los departamentos, secciones y/o divisiones
conformantes del órgano máximo del control.
(11) OBJETIVOS DEL CONTROL INTERNO
• Eficiencia y eficacia de las operaciones .
• Fiabilidad de la información financiera.
• Cumplimiento de las leyes y normas que sean aplicables
(12) ESTANDARES DE CONTROL
Según Koontz / O’Donnell, ya que los planes son las bases frente a las
cuales deben establecerse los controles, lógicamente se deduce que el
primer paso en el proceso sería establecer planes. Sin embargo, puesto
que éstos varían en nivel
de detalle y complejidad, y ya que los administradores no suelen
observar todo se establecen normas especiales. Las normas son, por
definición, criterios
sencillos de evaluación. Son los puntos seleccionados en un programa
total de planeación donde se realizan medidas de evaluación, de tal modo
que puedan orientar a los administradores respecto de cómo marchan las
cosas sin que estos tengan que observar cada paso en la ejecución de los
planes.
(13) PROCESO DE CONTROL
Son las etapas que comprende el control. Cada etapa tiene su propia
metodología, sus técnicas, acciones y procedimientos. Comprende la
planeación, organización dirección, coordinación e integración,
ejecución e informes.
(14) POLÍTICAS DE CONTROL INTERNO
Son las medidas, pautas, parámetros que debe seguir el personal que
desarrolla las actividades de control
(15) ESTRATEGIAS DE CONTROL
Es el arte de planear, organizar, dirigir y coordinar las actividades de
control en el mediano y largo plazo, con el objeto de contribuir a la
optimización de la gestión.
(16) TÁCTICAS DE CONTROL
Arte de planear, organizar, disponer, mover y emplear los procedimientos
de control en el presente y en el corto plazo.
(17) LINEAMIENTOS DE CONTROL
Delineación de las actividades de control de una universidad pública.
(18) METODOS DE CONTROL
Son los procesos y procedimientos que se siguen en las actividades de
control hasta determinar los resultados positivos o negativos
(19) PROCEDIMIENTOS DE CONTROL
Son las técnicas y prácticas que se aplican en las actividades de
control realizadas por los órganos de control.
(20) INSTRUMENTOS DE CONTROL
Constituyen instrumentos de control, los organigramas, cronogramas de
trabajo, hojas de trabajo, cédulas, libros, documentos, etc.
(21) HERRAMIENTAS DE CONTROL
Están constituídas por las normas generales y específicas de la
institución.
(22) MECANISMOS DE CONTROL
Son las formas de realizar el control; por ejemplo la evaluación del
plan estratégico, la evaluación del presupuesto y el análisis e
interpretación de los estados financieros.
(23) TÉCNICAS DE CONTROL
Vienen a ser las prácticas y pericias, dominios o destrezas en la
utilización de las herramientas, mecanismos e instrumentos en las
actividades de control institucional.
(24) ACCIONES DE CONTROL
Efecto de aplicar los procedimientos, técnicas y prácticas en las
actividades de control de una universidad pública.
(25) ACCIONES DE CONTROL
Son los procedimientos utilizados en las actividades de control de una
universidad pública.
(26) RIESGOS DE CONTROL
La identificación y el análisis de los riesgos es un proceso interactivo
continuo y constituye un componente fundamental de un sistema de control
interno eficaz. La dirección debe examinar detalladamente los riesgos
existentes a todos los niveles de la universidad y tomar las medidas
oportunas y gestionarlos
(27) EL CONTROL COMO UN SISTEMA DE RETROALIMENTACION
La posición de considerar al control tan sólo como el establecimiento de
normas, medidas de evaluación y corrección de desviaciones, ha cambiado
en los últimos tiempos. Con seguridad, los administradores miden la
labor real, la comparan contra las normas, e identifican y analizan las
desviaciones.
Pero entonces, para hacer las correcciones necesarias deben implantar
y mejorar programas de acción correctiva con objeto de alcanzar los
objetivos deseados.
(28) LO QUE SE PUEDE LOGRAR CON EL CONTROL INTERNO
El control interno puede ayudar a que una entidad consiga sus objetivos,
organización, administración, rentabilidad y rendimiento y a prevenir la
pérdida de recursos. Puede ayudar a la obtención de información
financiera fiable. También puede reforzar la confianza en que la entidad
cumple con las leyes y normas aplicables, evitando efectos perjudiciales
para su reputación y otras consecuencias. En resumen puede ayudar a que
una entidad llegue adonde quiere ir y evite peligros y sorpresas en el
camino.
(29) LO QUE NO SE PUEDE LOGRAR CON EL CONTROL INTERNO
Las expectativas pueden ser mayores y poco realistas. El control interno
no garantiza el éxito de una entidad. Incluso un control interno eficaz
sólo puede “ayudar” a la consecución de los objetivos. Puede suministrar
información para la dirección sobre el progreso de la entidad, o la
falta de tal progreso, hacia la consecución de dichos objetivos. Sin
embargo, el control interno no puede hacer
que una autoridad o funcionario intrínsecamente malo se convierta en un
buen gerente.
2.6. PROPUESTA DE APLICACIÓN DE UN NUEVO SISTEMA DE CONTROL EN LAS
UNIVERSIDADES PUBLICAS
De acuerdo con Informe COSO los controles internos se implantan con el
fin de detectar, en el plazo deseado, cualquier desviación respecto a
los objetivos de rentabilidad establecidos por la empresa y de limitar
las sorpresas. Dichos controles permiten a la dirección hacer frente a
la rápida evolución del entorno económico y competitivo, así como a las
exigencias y prioridades cambiantes de los clientes y adaptar su
estructura para asegurar el crecimiento futuro. Los controles internos
fomentan la eficiencia, reducen el riesgo de pérdida de valor de los
activos y ayudan a garantizar la fiabilidad de los estados financieros y
el cumplimiento de las leyes y normas vigentes. Debido a que los
controles internos son útiles para la consecución de muchos objetivos
importantes, cada vez es mayor la exigencia de disponer de mejores
sistemas de control interno y de informes sobre los mismos. El control
interno es considerado cada vez más como una solución a numerosos
problemas potenciales.
El control interno es un proceso, su eficacia es el estado o la
situación del proceso en un momento dado.
El control interno a implantarse debe constar de cinco componentes
relacionados entre sí. Se derivan de la manera en que la dirección
dirija la empresa y están integrados en el proceso de dirección. Aunque
los componentes son aplicables a todas las empresas. Los componentes son
los siguientes:
a. ENTORNO DEL CONTROL
ES la base de todos los demás componentes del control interno, aportando
disciplina y estructura. Los factores del entorno de control incluyen la
integridad, los valores éticos y la capacidad de los empleados de la
entidad, la filosofía de la dirección y el estilo de gestión, la manera
en que la dirección asigna la autoridad y la responsabilidad y organiza
y desarrolla profesionalmente a sus empleados y la atención y
orientación que proporciona el Consejo de Administración
b. EVALUACION DE RIESGOS
Las universidades públicas así como todas las empresas se enfrentan a
diversos riesgos externos e internos que tienen que ser evaluados. Una
condición previa a la evaluación del riesgo es la identificación de los
objetivos a los distintos niveles, vinculados entre si e internamente
coherentes. La evaluación de los riesgos consiste en la identificación y
el análisis de los riesgos relevantes para la consecución de los
objetivos, y sirve de base para determinar como han de ser gestionados
los riesgos.
c. ACTIVIDADES DE CONTROL
Las actividades de control son las políticas y los procedimientos que
ayudan a asegurar que se lleven a cabo las instrucciones de la
dirección. Ayudan a asegurar que se toman las medidas necesarias para
controlar los riesgos relacionados con la consecución de los objetivos
de la entidad. Hay actividades de control en toda la organización, a
todos los niveles y en todas sus funciones incluyen una gama de
actividades tan diversa como aprobaciones, autorizaciones,
verificaciones, conciliaciones, revisiones de rentabilidad operativa,
salvaguarda de activos y segregación de funciones.
d. INFORMACION Y COMUNICACION
En las universidades públicas, hay que identificar, recopilar y
comunicar información pertinente en forma y plazo que permitan cumplir a
cada directivo, funcionario y trabajador con sus responsabilidades. Los
sistemas informáticos producen informes que contienen información
operativa, financiera y datos sobre el cumplimiento de las normas que
permite dirigir y controlar la empresa de forma adecuada.
e. SUPERVISION
El sistema de control interno de una universidad pública requiere
supervisión, es decir, un proceso que comprueba que se mantienen el
adecuado funcionamiento del sistema a lo largo del tiempo. Esto se
consigue mediante actividades de supervisión continuada, evaluaciones
periódicas a una combinación de ambas cosas. La supervisión continuada
se da en el transcurso de las operaciones. Incluye tanto las actividades
normales de dirección y supervisión, como otras actividades llevadas a
cabo por el personal en la realización de sus funciones. El alcance y la
frecuencia de las evaluaciones periódicas dependerán esencialmente de
una evaluación de los riesgos y de la eficacia de los procesos de
supervisión continuada. Las deficiencias detectadas en el control
interno deberán ser notificadas a niveles superiores, mientras que la
alta dirección y el consejo de administración deberían ser informados de
los aspectos significativos observados.
Estos componentes, vinculados entre sí, generan una sinergia y forman un
sistema integrado que responde de una manera dinámica a las
circunstancias cambiantes del entorno. El sistema de control interno
está entrelazado con las actividades operativas de la entidad y existe
por razones empresariales fundamentales. El sistema de control interno
es más efectivo cuando los controles se incorporan en la infraestructura
de la cooperativa y forman parte de la esencia de la misma. Mediante los
controles “incorporados”, se fomenta la calidad y las iniciativas de
delegación de poderes, se evitan gastos innecesarios y se permite una
respuesta rápida ante las circunstancias cambiantes.
La responsabilidad de la implantación del control interno con todos
estos componentes, no será suficiente para facilitar la gestión óptima
de la cooperación internacional, por lo que se requiere un sistema de
control interno que se aplique sobre la base de la existencia de
documentos normativos que van a constituir los estándares para evaluar
la programación, gestión y el control mismo de las organizaciones no
gubernamentales de desarrollo. En este sentido se propone la aplicación
de los siguientes documentos normativos.
El establecimiento de una nuevo sistema de control interno, debe partir
por el establecimiento de normas, como las siguientes:
REGLAMENTO DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO
1. CONSIDERANDOS:
• Es necesario propender a que la entidad cuente con un sistema de
control interno adecuado a las características de sus operaciones y
servicios, siendo necesario establecer criterios mínimos para el buen
funcionamiento de dicho sistema, para que sus órganos cumplan
adecuadamente las funciones de dirección administrativa, así como las de
fiscalización y control, respectivamente.
• El sistema de control interno debe permitir a la sociedad civil la
oportuna identificación y la adecuada administración de los distintos
riesgos que enfrentan.
2. ALCANCE
Las disposiciones del presente Reglamento son aplicables a las áreas de
la entidad.
3. DEFINICIONES
a) Asamblea Universitaria.- Asamblea Miembros de la Universidad.
b) Autoridades.- Los integrantes de los órganos directivos.
c) Identificación y administración de riesgos.- Determinación, medición,
monitoreo y control de los riesgos que asume la entidad.
d) Código Civil .- El Decreto Legislativo No. 295.
e) Manual de Organización y funciones.- Documento que detalla la
organización funcional de las diferentes unidades de la entidad, así
como las obligaciones y responsabilidades de cada una de ellas y de los
directivos, funcionarios y demás trabajadores que las conforman.
f) Manual de Políticas y Procedimientos.- Documentos que contienen las
políticas y procedimientos establecidos por la entidad para la
realización de las actividades de cada una de las unidades con las que
cuenta.
g) Manual de Control de riesgos.- Documento que contiene las políticas y
procedimientos para las identificación y administración de los riesgos
que enfrenta la entidad.
4. DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO
a) La entidad debe implementar una sistema de control interno eficiente,
eficaz, permanentemente actualizado y adecuado a sus características
particulares.
b) Se entiende por sistema de control interno al conjunto de políticas,
procedimientos y técnicas de control establecidas por la entidad para
alcanzar una adecuada organización administrativa, eficiencia operativa,
confiabilidad de los reportes, apropiada identificación y administración
de los riesgos que enfrenta y cumplimiento de las disposiciones que le
son aplicables.
c) El sistema de control interno comprende, como mínimo, los siguientes
aspectos:
• Sistema de organización y administración, que corresponde al
establecimiento de una adecuada estructura organizativa y
administrativa, en función a las características de la entidad, que
delimite claramente las obligaciones, responsabilidades y el grado de
dependencia e interrelación existente entre las áreas operativas y
administrativas, las cuales deben estar contenidas en el respectivo
manual de organización y funciones.
• Sistema de control de riesgos, que corresponde a los mecanismos establecidos en la empresa para la identificación y administración de todos los riesgos que enfrenta. Incluye la evaluación permanente de dichos mecanismos, así como las demás acciones correctivas o mejoras requeridas según el caso.
• Sistema de información, que corresponde a los mecanismos destinados
a la elaboración de información, tanto interna como externa, necesaria
para desarrollar, administrar y controlar las operaciones y las
actividades de la entidad. Comprende también las acciones realizadas
para la difusión de las responsabilidades que corresponde a los
diferentes niveles de la entidad, así como la remisión de información a
las entidades supervisoras requeridas por las normas vigentes. Incluye,
adicionalmente, las políticas y procedimientos para la utilización de
los sistemas informáticos y las medidas de seguridad y planes de
contingencia para dichos sistemas.
d) El sistema de control interno involucra a las autoridades,
funcionarios, docentes, trabajadores y alumnos que forman parte de la
entidad, por lo que la participación de cada uno de ellos deberá estar
claramente definida en los manuales de organización y funciones, de
políticas y procedimientos, de control de riesgos y en normas de
naturaleza similar establecidas por la entidad.
e) El Órgano de Control Interno y la Oficina de auditoria interna serán
responsables de la evaluación permanente del diseño, alcance y
funcionamiento del sistema de control interno. A su vez, la sociedad de
auditoría externa correspondiente, evaluará anualmente el sistema de
control interno de la entidad. En ambos casos, dicha evaluación deberá
realizarse de conformidad con las disposiciones emitidas por entes
supervisores y de control y las normas internacionales de auditoría.
f) Las deficiencias del sistema de control interno identificadas en
cualquier unidad de la entidad deberán ser reportadas oportuna y
simultáneamente al los órganos respectivos, para la adopción de las
medidas necesarias para su pronta corrección.
5. DEL CONSEJO DE UNIVERSITARIO Y RECTORADO.
a) El Consejo Universitario como órgano responsable del funcionamiento
administrativo de la entidad conforme lo establecido en las normas, es
el responsable del diseño del sistema de control interno, de su adecuado
funcionamiento, apropiado seguimiento y de difundir la importancia del
control interno dentro de la empresa. Las responsabilidades mínimas del
Consejo, respecto al sistema de control interno, son las siguientes:
• Aprobar los manuales de organización y funciones, de políticas y
procedimientos y demás manuales de la empresa;
• Adecuar de manera permanente los manuales antes citados a las
operaciones y servicios que brinda la entidad, así como a los riesgos
que asume, y revisarlos por lo menos anualmente;
• Adoptar las acciones necesarias para identificar y administrar los
riesgos que la entidad asume en el desarrollo de sus operaciones y
actividades;
• Establecer los incentivos, sanciones y medidas correctivas que
fomenten el adecuado funcionamiento del sistema de control interno; y,
• Aprobar y velar por la asignación de los recursos necesarios para el
adecuado funcionamiento del sistema de control interno.
b) El Rector, como funcionario ejecutivo de más alto nivel de la
universidad pública tiene la responsabilidad de implementar y poner en
funcionamiento el sistema de control interno conforme a las
disposiciones del Consejo Universitario. Para tal efecto, deberá dotar a
la entidad de los recursos necesarios para el adecuado desarrollo de
dicho sistema. Asimismo, el gerente es responsable por el funcionamiento
y efectividad de los procesos que permita la identificación y
administración de los riesgos que asume la empresa en el desarrollo de
sus operaciones y actividades.
6. ORGANO DE CONTROL INTERNO
Es el órgano fiscalizador de la entidad, asimismo es responsable en
primera instancia del control de la institución, deberá velar por el
cumplimiento de las disposiciones señaladas en el presente Reglamento,
siendo sus responsabilidades mínimas las siguientes:
a) Evaluar el diseño, alcance y funcionamiento del sistema de control
interno, así como velar por su eficiencia y eficacia
b) Informar al Consejo Universitario sobre el grado de cumplimiento de
las políticas y procedimientos internos, problemas de control y
administración interna detectados, así como del seguimiento de las
medidas correctivas implementadas en función de las evaluaciones
realizadas
c) Evaluar permanentemente el desempeño de los auditores internos y
externos, incidiendo en los aspectos relacionados con la eficacia y
eficiencia del control interno.
7. DE LA ASAMBLEA UNIVERSITARIA:
Es responsable del seguimiento de lo dispuesto en el presente
reglamento, debiendo adoptar las medidas que se consideren pertinentes
para su adecuado cumplimiento.
REGLAMENTO DE AUTOCONTROL INSTITUCIONAL
Resulta necesario establecer normas, que respetando la autonomía
institucional, permitan lograr la eficiencia y eficacia de la entidad,
mediante un control empresarial adecuado.
OBJETO:
Regular el sistema y medios por los cuales la propia entidad debe
mantener un activo control sobre su respectiva organización
BASE NORMATIVA
• Ley Universitaria
• Estatuto institucional
• Reglamento General de la Universidad
• Otras normas relacionadas
AUCONTROL INSTITUCIONAL
Es el sistema y medios que deben disponer la entidad, para mantener la
eficiencia y eficacia de su gestión en armonía con el interés de sus
asociados y de la comunidad en general
EFICIENCIA Y EFICACIA INSTITUCIONAL
EFICIENCIA.- Se entiende por eficiencia el mejor y más racional uso de
los recursos humanos y materiales de que disponen estas organizaciones.
En tal sentido, toda entidad debe lograr sus objetivos utilizado sus
recursos progresivamente con el mayor rendimiento que técnicamente sea
posible.
EFICACIA.- Se entiende por eficacia al logro de los objetivos propuestos
por los asociados para el mejoramiento de su respectivo desarrollo
personal y económico. En tal sentido, toda entidad debe tener como
objetivos aquellos formulados y reclamados por sus propios asociados,
previo adecuado conocimiento de éstos a las condiciones en que opera la
empresa.
ORGANOS INTEGRANTES DEL AUTOCONTROL
El autocontrol institucional se realiza en forma integral sin perjuicio
de las atribuciones que les corresponde a cada órgano según Ley.
Particularmente corresponde a: 1) La Asamblea de Asociados, 2) El
Consejo de Administración, 3) Consejo de Vigilancia, 4) El gerente y la
Oficina de auditoria interna
RESPONSABILIDADES
b. La Asamblea Universitaria es el órgano encargado de supervisar la
eficacia de la universidad.
c. El Consejo Universitario es el órgano encargado de supervisar la
eficiencia de la entidad .
d. El Órgano de Control Interno y la Oficina de Auditoria Interna, son
los órganos encargados de supervisar la legalidad de las acciones de la
entidad, la veracidad de las informaciones proporcionadas a los
asociados, a las autoridades y a la comunidad en general y la seguridad
de los bienes de la entidad.
La Oficina de Auditoria interna debe realizar bajo responsabilidad
arqueos de caja, valores y otros bienes, controles contables y legales
permanentes y cuando la magnitud de la empresa lo permita, el desarrollo
de auditorías operativas, de gestión, sistemas, financieras e
integrales.
Las técnicas que deberá aplicar el para cumplir sus responsabilidades,
son las siguientes:
• Técnicas de verificación ocular.- Que comprende la comparación,
observación, revisión selectiva y el rastreo.
• Técnicas de verificación verbal.- Comprende la indagación.
• Técnicas de verificación escrita.- Comprende al análisis, conciliación
y confirmación.
• Técnicas de verificación documental: Abarca la comprobación y la
computación
• Técnicas de verificación física.- Comprende la inspección.
REGLAMENTO DE AUDITORIA INTERNA
1. ALCANCE
Las disposiciones del presente reglamento son aplicables a las
dependencias de la entidad.
DEFINICIONES
a) Actividades programadas: Evaluaciones que deben ser consideradas de
manera permanente en el Plan Anual de Trabajo de Auditoría Interna.
b) Actividades no programadas: Exámenes especiales que no se encuentran
establecidos en el Plan y se realizan cuando se consideran necesarios
para la evaluación del funcionamiento del sistema de control interno.
c) Asamblea Universitaria: Asamblea de autoridades .
d) Días: Días calendario.
e) Contraloría: órgano de control
f) Hechos significativos: Sucesos que exponen o que eventualmente puedan
exponer a la entidad a riesgos que puedan tener impacto en su solvencia
y liquidez, de tal manera que exista la posibilidad de afectar el
cumplimiento de sus obligaciones con sus socios.
g) Identificación y administración de riesgos: Determinación, medición,
monitoreo y control de los riesgos que asume la empresa.
h) Manual de Auditoría Interna: Documento que contiene las políticas,
funciones, procedimientos y técnicas de auditoría utilizados para
evaluar el funcionamiento del sistema de control interno de la entidad.
i) Plan: Plan Anual de Trabajo de Auditoría Interna que contiene los
lineamientos generales, objetivos y alcance del programa de auditoría,
cronograma y actividades programadas que se desarrollarán durante cada
ejercicio económico
j) Sistema de control interno: Conjunto de políticas, procedimientos y
técnicas de control establecidas por la entidad para alcanzar una
adecuada organización administrativa, eficiencia operativa,
confiabilidad de los reportes, apropiada identificación y administración
de los riesgos que enfrenta y cumplimiento de las disposiciones legales
que le son aplicables.
2. RESPONSABILIDAD DE LA ASAMBLEA Y DEL CONSEJO UNIVERSITARIO.
La Asamblea, como autoridad suprema de la entidad y responsable en
primera instancia del control de la misma, debe adoptar las acciones
necesarias para que la Oficina de auditoria Interna realice las
funciones de un adecuado seguimiento del cumplimiento de las
disposiciones del presente reglamento. El Consejo es responsable de
proporcionar los recursos y demás facilidades que resulten necesarias
para el desarrollo de dichas funciones.
1. DE LA LABOR DE AUDITORIA INTERNA
a) Los encargados de realizar la labor de auditoría interna de acuerdo
con lo establecido, deberán tener la independencia suficiente para
cumplir sus funciones de manera efectiva, eficiente y oportuna, contando
para ello con todas las facultades necesarias para el logro de sus
objetivos. Todos ellos deberán estar efectivamente separados de las
funciones operativas y administrativas de la empresa.
b) Las funciones de auditoría interna son las siguientes:
(a) Evaluar el diseño, alcance y funcionamiento del sistema de control
interno, así como velar por su eficiencia y eficacia.
(b) Evaluar el cumplimiento de las disposiciones legales que rige a la
entidad.
(c) Evaluar el funcionamiento de los sistemas informáticos y los
mecanismos establecidos por la entidad para la seguridad de los mismos
(d) Evaluar el cumplimiento de las políticas, manuales, procedimientos,
planes de contingencia y demás normas internas de la entidad, así como
proponer, de ser el caso, modificaciones a los mismos.
(e) Efectuar el seguimiento permanente de la implementación de las
observaciones y recomendaciones por los auditores externos.
(f) Elaborar el Plan y ponerlo en conocimiento de Consejo, el Rector;
así como cumplir con las actividades programadas y elaborar los informes
que se deriven de las mismas
(g) Realizar actividades no programadas cuando se considere conveniente
o ante requerimiento de la Asamblea o por sugerencia del Consejo o el
Rector.
(h) Mantener un archivo actualizado de todos los manuales y demás normas
iteras de la entidad, así como de aquellos documentos que determine los
órganos supervisores y de control
(i) Comunicar al Consejo y a los órganos supervisores y de control, de
manera inmediata y simultánea, la ocurrencia de hechos significativos,
una vez concluidas las investigaciones correspondientes.
(j) Evaluar el cumplimiento de aquellos aspectos que determinen los
órganos supervisores y de control
c) Los encargados de la labor de auditoría interna deben contar con una
infraestructura adecuada, así como con recursos técnicos y logísticos de
acuerdo a la naturaleza de sus actividades, las mismas que deberán
guardar relación con la magnitud y complejidad de las operaciones y
estructura de la entidad. Los encargados de la labor de auditoría
interna, deben recibir capacitación permanente en materias relacionadas
a sus funciones.
d) Los procedimientos y técnicas de auditoría empleados por los
encargados de la labor de auditoría interna deberán adecuarse a las
disposiciones establecidas por las entidades estatales correspondientes
y, en defecto, a lo señalado en las Normas de Auditoría Generalmente
Aceptadas (NAGA’S) y las Normas Internacionales de Auditoría (NIA’S).
Asimismo, dichos procedimientos y técnicas de auditoría deberán estar
contenidos en el respectivo manual de auditoría interna.
e) Los encargados de realizar la labor de auditoría interna, deberán
tener solvencia moral, conocimientos y experiencia apropiados para la
función correspondiente, debiendo reunir los siguientes requisitos:
• Tener título profesional y especialmente en materias afines a las
funciones de la Unidad de Auditoría Interna;
• Tener una experiencia no menor de dos (2) años en actividades de
auditoría o haber desempeñado cargos gerenciales en sociedades civiles
por un periodo no menos a dos (2) años, según corresponda;
• No tener antecedentes penales;
• No haber sido sancionado por la Federación u otra entidad supervisora
o control;
f) Los encargados de realizar la labor de auditoría interna, son
responsables de cumplir con las obligaciones que se les asignan en el
presente documento, así como de informar inmediata y simultáneamente
cualquier situación que afecte significativamente el desarrollo de sus
funciones e independencia. También deberán informar inmediata y
directamente al órgano de control, al Consejo, de manera simultánea, los
hechos significativos que hayan detectado e el curso de sus labores de
auditoría interna. La oportunidad en que los citados consejos reciban
dichos informes y las decisiones que se adopten al respecto deberán
constar en los libros de actos correspondientes.
g) La remoción del auditor responsable de la labor de auditoría interna
deberá ser comunicada previamente a los órganos de supervisión y control
indicado las razones que justifican tal medida
4.-DEL PLAN ANUAL DE TRABAJO
El Plan deberá ser aprobado por el Consejo de Administración, debiendo
remitirse a la Asamblea Universitaria copia del mismo antes del 31 de
diciembre del año previo. Dicho Plan deberá considerar, por lo menos los
siguientes aspectos:
a) Diagnóstico del funcionamiento del sistema de control interno;
b) Objetivos anuales y alcance del programa de auditoría;
c) Procedimientos y técnicas de auditoría a emplearse;
d) Cronograma de las actividades, exámenes e informes; y,
e) Recursos humanos, técnicos y logísticos disponibles para el
cumplimiento del Plan, indicando la relación de profesionales que
conforman la Unidad de Auditoría Interna, el cargo que ocupan y su
formación profesional y, de ser el caso, los recursos adicionales
requeridos para el cumplimiento del Plan.
El plan deberá considerar como actividades permanentes, cuando menos,
las que se señalan a continuación:
a) Revisión por lo menos trimestral del cumplimiento de las políticas y
procedimientos implementados de las actividades que realiza la entidad.
b) Verificación del adecuado y oportuno registro contable de las
transacciones que realiza la entidad.
c) Verificación del cumplimiento de los límites operativos de la
entidad, tanto individuales como globales;
d) Verificación del cálculo de los activos ponderados por riesgo y del
patrimonio efectivo;
e) Evaluación de los riesgos informáticos que enfrentan;
f) Verificación por lo menos trimestral del adecuado registro contable y
valorización de las inversiones realizadas por la entidad y su
correspondiente constitución de provisiones;
g) Evaluación del nivel de reclamos presentados por los asociados de la
entidad y del tratamiento otorgado;
h) Verificación de la actualización del padrón de asociados;
i) Verificación del cumplimiento de los acuerdos de la Asamblea de
Asociados;
j) Evaluación del cumplimiento de las recomendaciones formuladas por los
diversos órganos
k) Las demás evaluaciones y los informes que las empresas deben realizar
periódicamente conforme las disposiciones vigentes
6.-DE LOS INFORMES.
Los informes que se deriven de los exámenes realizados por los
encargados de realizar la labor de auditoría interna, deberán contener,
por lo menos, la siguiente información:
a) Motivo de la realización del informe, indicando según corresponda la
referencia a la actividad programada o no programada o al órgano que
solicitó el informe y, de ser el caso, referirse a la existencia de
hechos significativos;
b) Objetivo y alcance de la evaluación;
c) Procedimientos y técnicas de auditoría empleados;
d) Evaluación de la situación de la actividad u operación revisada a la
fecha del informe, identificando los riesgos detectados y su impacto en
la entidad, así como la evaluación de los procedimientos y los controles
utilizados por la empresa;
e) Medidas correctivas recomendadas y/o adoptadas para subsanar los
problemas o deficiencias identificadas, según corresponda;
f) Personal encargado del examen; y,
g) Fecha de inicio y término del examen.
2.7. PROPUESTA DE APLICACION DE AUDITORIA INTERNA EN LAS
UNIVERSIDADES PUBLICAS.
En el proceso del desarrollo institucional, primero que organizan y
ponen en funcionamiento las universidades, inmediatamente se articulan
los componentes del sistema de control interno, luego en el devenir
operativo se ponen en marcha las tácticas y estrategias que se estime
conveniente para que la entidad pueda cumplir sus metas, objetivos y
misión que le corresponde. Pero, como saber si efectivamente se están
aplicando las normas correctamente, si los planes se están aplicando o
si se están obteniendo los resultados; eso sólo es posible mediante la
aplicación de auditorías.
Las auditorías que recomendamos a las organizaciones no gubernamentales
de desarrollo son la auditoria interna, auditoria financiera y la
auditoria social.
A continuación se presenta modelos de planes que pueden aplicarse para
evaluar la gestión en sus diferentes aspectos.
PLAN ANUAL DE AUDITORIA INTERNA
1. INFORMACION INTRODUCTORIA
2. DIAGNOSTICO DEL FUNCIONAMIENTO
3. DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO
4. CAPACIDAD OPERATIVA
5. OBJETIVOS Y METAS A LOGRAR EN EL PERIODO
Nota: Es probable que en esta página web no aparezcan todos los elementos del presente documento. Para tenerlo completo y en su formato original recomendamos descargarlo desde el menú en la parte superior
Doctor en economía.
Doctor en contabilidad.
Magister en auditoria.
Contador publico colegiado.
Bachiller en ciencias contabilidad.
Docente universitario de pregrado.
Docente universitario de post grado.
Docente de educación superior tecnológica.
Docente de educación secundaria.
Ex militar de la fuerza aérea del Perú.
Ex dirigente cooperativista.
Gerente de microconsult-dhc.
Asesor de empresas.
Consultor de empresas.
Lima- Perú
Conéctate con GestioPolis
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