PERÚ: LA MODERNA AUDITORIA INTERNA: HERRAMIENTA PARA EL CAMBIO Y COMPETITIVIDAD DE LAS UNIVERSIDADES PUBLICAS
Autor: Domingo Hernández Celis
Auditoria y control interno
06-06-2007
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Original“Las acciones competitivas deben ser apoyadas con recursos humanos, materiales y financieros de la organización. Lo más importante de estos recursos son tu creatividad y el compromiso de sus trabajadores” TZUN TSU.
“Auditoría Interna: Actividad independiente y objetiva de
aseguramiento y consulta, concebida para agregar valor y mejorar las
operaciones de una organización. Ayuda a una organización a cumplir sus
objetivos aportando un enfoque sistemático y disciplinado para evaluar y
mejorar los procesos de gestión de riesgos, control y gobierno”
THE INSTITUTE OF INTERNAL AUDITORS.
INTRODUCCIÓN
La investigación titulada: “Perú: La moderna Auditoría Interna:
Herramienta para el cambio y competitividad de las Universidades
Públicas “; cuyo objetivo es: “ Establecer el proceso integral de la
moderna Auditoría Interna para que contribuya en forma efectiva al
cambio y competitividad de la gestión corporativa de las Universidades
Pública”.
La visión de la moderna auditoría interna es la sinergia con la gestión,
a través de la evaluación de las transacciones, asesoría y consultoría
especializada. No más trabajo paralelo o apartado de la gestión. El
paradigma es el trabajo conjunto, pero haciendo valer la independencia
de cada actividad. Para que la auditoría interna, cumpla con estos
nuevos retos, debe estar no sólo en la estructura si no especialmente en
la infraestructura de las universidades públicas, es decir formando
parte de la esencia de la misma.
Para el desarrollo de este trabajo se ha aplicado la metodología, las
técnicas e instrumentos necesarios para una adecuada investigación, en
el marco de las normas de la Escuela de Post Grado de nuestra
Universidad Nacional Federico Villarreal.
Para llegar a contrastar los objetivos y las hipótesis planteadas, se ha
desarrollado el trabajo de investigación en los siguientes capítulos:
El Capítulo I, presenta el Planteamiento Metodológico de la
investigación.
El Capítulo II, presenta el Planteamiento Teórico de la investigación.
El Capítulo III, está referido a la presentación, análisis e
interpretación de la Entrevista realizada.
El Capítulo IV, está referido a la presentación, análisis e
interpretación de la Encuesta realizada.
El Capítulo V, presenta la Contrastación y Verificación de los Objetivos
Planteados.
El Capítulo VI, presenta la Contrastación y Verificación de las
Hipótesis Planteadas.
El Capítulo VII, presenta otros aspectos de la investigación, como son
las Conclusiones y Recomendaciones de la investigación
Finalmente se presenta la bibliografía y los Anexos del trabajo de
investigación.
CAPITULO I:
PLANTEAMIENTO METODOLOGICO
1.1. DESCRIPCION DEL TRABAJO DE INVESTIGACION
Las universidades públicas son entidades educativas autónomas, de origen
comunal, al servicio del país, integradas por autoridades, funcionarios,
trabajadores, profesores, alumnos y graduados dedicadas al estudio e
investigación, a la creación y aplicación científica y tecnológica,
enseñanza, transmisión y difusión del conocimiento para la formación de
humanistas, científicos, investigadores y profesionales.
Las universidades públicas son creadas por Ley. Se rigen por la
Constitución Política del Perú, por la Ley Universitaria, su Estatuto y
sus Reglamentos.
Las universidades públicas desarrollan sus funciones sobre la base de
principios. Tienen su visión, misión, objetivos, actividades y
funciones.
Las universidades públicas disponen dentro de su estructura orgánica de
órganos de inspección y control. La Oficina General de Auditoría Interna
es la que realiza las funciones de inspección y control de las
actividades de la universidad.
Se ha determinado que la Oficina General de Auditoría Interna viene
trabajando con una concepción que ha sido arrasada por el cambio y
competitividad que exige la coyuntura actual. Esta dependencia, realiza
el planeamiento de sus actividades de control, ejecuta los
procedimientos de fiscalización y control y finalmente remite sus
informes a las autoridades correspondientes.
El trabajo de la moderna auditoría interna ha cambiado rotundamente en
el tercer milenio. Al proceso tradicional de sus actividades, debe
agregarle otras actividades como la asesoría y consultoría en los
aspectos de su especialidad facilitada a los directivos, funcionarios y
trabajadores de las universidades públicas. Además de esas funciones la
moderna auditoria interna, está poniendo mucho énfasis en el
seguimiento, monitoreo o supervisión de tipo puntual o permanente.
En las universidades públicas, las autoridades y funcionarios son
profesionales de diferentes especialidades que requieren de la asesoría
y consultoría en aspectos de control, especialmente del control interno
en el marco de la nueva visión establecida por el INFORME COSO[1],
MODELO COCO[2] y otros, para efectos de utilizar adecuadamente los
recursos institucionales.
Asimismo las universidades públicas, además de las actividades de
control que son muy necesarias en el proceso de gestión institucional
requieren el seguimiento, monitoreo o supervisión de las actividades;
con el objeto de que los recursos sean utilizados en forma eficiente,
eficaz y económica, especialmente en una época donde debe primar la
austeridad en el gasto y la transparencia en la gestión de las
instituciones. De esta forma un trabajo de investigación que inserte a
las universidades públicas al tratamiento de estos nuevos conceptos
doctrinarios del control interno, resulta de mucho interés para toda la
comunidad universitaria.
1.2. DELIMITACIONES DE LA INVESTIGACION
Un trabajo de investigación tiene que delimitarse, para que pueda
exponer y sustentar en mejores condiciones el objeto del estudio. Para
el efecto se realizará las siguientes delimitaciones:
DELIMITACION ESPACIAL
Esta investigación ha comprendido el diagnóstico y pronostico de la
auditoría interna de las universidad públicas de nuestro país
DELIMITACION TEMPORAL
Es una investigación de actualidad y de proyección hacia el futuro. Del
presente se toma la situación de la auditoría interna; luego se propone
la reingeniería de la misma, con lo cual se podrá facilitar la gestión
corporativa en el corto, mediano y largo plazo.
DELIMITACION SOCIAL
En el proceso de investigación se solicitó autorizaciones de las
autoridades de las universidades públicas y se realizó coordinaciones
con personal docente, administrativo y alumnos. El trabajo pretende
hacer participar a toda la comunidad universitaria con el objeto de
obtener información para el desarrollo del trabajo de investigación
DELIMITACION CONCEPTUAL
Ø Moderna Auditoría Interna : Variable Independiente
Ø Universidades Públicas : Variable interviniente
Ø Cambio y competitividad : Variable Dependiente
1.3. PROBLEMAS DE LA INVESTIGACION
1.3.1. DESCRIPCIÓN DE LA REALIDAD PROBLEMÁTICA
Los procesos, procedimientos, técnicas y prácticas de auditoría interna
que se vienen aplicando en las universidades públicas, no han
contribuido a solucionar la problemática de la gestión de estas
entidades.
Asimismo se ha determinado la falta de una función asesora y consultora
por parte de la auditoría interna que facilite los cambios y la
competitividad de las universidades públicas.
Además se ha determinado los siguientes problemas: i) Falta de
definición del entorno de control, que marque la pauta del
funcionamiento de la organización y gestión de las universidades
públicas e influya en la concientización de la comunidad universitaria
con respecto a la auditoría interna como actividad monitoreadora del
sistema de control de este tipo de entidades; ii) Falta de evaluación de
los riesgos que enfrentan las universidades públicas en el marco de la
previsión y ejecución de la planificación, organización, dirección,
integración y sistema de control interno; iii) Falta de definición de
las actividades de control, expresadas en las políticas y los
procedimientos que ayudan a asegurar que se lleven a cabo las
instrucciones de las autoridades universitarias. Esto incluye problemas
de control en aprobaciones, autorizaciones, verificaciones,
conciliaciones, revisiones, salvaguarda de activos y segregación de
funciones; iv) Falta de información y comunicación, esto es, la
información no está adecuadamente identificada y recopilada y además la
comunicación no se lleva a cabo en la forma y plazo que permita cumplir
a cada miembro de la comunidad universitaria con sus responsabilidades.
En este mismo marco, otro problema es disponer de información y no saber
aplicarla adecuadamente en la toma de decisiones; v) Falta de una
adecuada supervisión, es decir la auditoría interna imperante no dispone
de actividades de supervisión continuada, evaluaciones periódicas o una
combinación de ambas cosas, lo que no permite efectuar la superación de
la problemática de las actividades de estas entidades educativas; vi)
Otro problema que enfrenta la auditoria interna en las universidades
públicas es la aplicación incorrecta de las Normas Técnicas de Control
Interno para el Sector Público y otras normas de auditoría interna; lo
que origina observaciones del ente rector del Sistema de Control.
Esta problemática ha originado que los procesos y procedimientos, la
función asesora y consultora y el gobierno corporativo de las
universidades públicas no estén vinculados entre sí, es decir no generan
una sinergia y por tanto no forman un sistema integrado que responda de
una manera dinámica a las circunstancias cambiantes y competitivas del
entorno.
1.3.2. PROBLEMA PRINCIPAL
¿ De que manera la moderna auditoria interna puede contribuir con
efectividad al cambio y competitividad de la gestión corporativa de las
universidades publicas ?
1.3.3. PROBLEMAS SECUNDARIOS
1. ¿ Cómo llevar a cabo la reingeniería de la auditoria interna, de tal
modo que se convierta en la herramienta fundamental del control de las
universidades publicas y contribuya por tanto a la competitividad de su
gestión ?
2. ¿ De qué manera el proceso de la auditoria interna puede contribuir a
los cambios que deben llevarse a cabo en la gestión de las universidades
publicas, de modo que prime el aspecto corporativo y sinergia en estas
instituciones tutelares de la educación de nuestro país ?
1.4. JUSTIFICACION E IMPORTANCIA DE LA INVESTIGACION
1.4.1.JUSTIFICACIÓN
La auditoría interna ha venido realizando un trabajo, que en la
actualidad ya no se condice con la realidad. La gestión corporativa
necesita del apoyo de todas las actividades que se desarrollan en las
entidades. Los paradigmas han cambiado, por tanto la auditoría interna
tiene que cambiar su enfoque.
La visión de la moderna auditoría interna es la sinergia con la
gestión, a través de la evaluación de las transacciones, asesoría y
consultoría especializada. No más trabajo paralelo o apartado de la
gestión. El paradigma es el trabajo conjunto, pero haciendo valer la
independencia de cada actividad.
Para que la auditoría interna, cumpla con estos nuevos retos, debe estar
no sólo en la estructura si no especialmente en la infraestructura de
las universidades públicas, es decir formando parte de la esencia de la
misma.
El moderno marco de la auditoria interna, de seguro va a ser muy
beneficioso para la mejora de la práctica del control interno y del
efecto positivo que tendrá sobre las funciones de auditoria interna y
especialmente en la optimización de la gestión de las universidades
públicas.
Para los cambios y la competitividad de las universidades públicas, es
fundamental la practica del moderno marco de la auditoría interna y
además que se disponga de un sistema de control interno que contribuya
al logro de las metas, objetivos, misión y visión institucional.
Ante la amplitud de los antiguos conceptos empleados y la superación de
las viejas definiciones restrictivas y mecanicistas de la auditoria
interna, el moderno marco con los paradigmas del control interno se
convertirán en una herramienta eficaz para satisfacer las necesidades de
un óptimo gobierno corporativo de las universidades nacionales.
Además de la trascendencia que tendrá en la gestión de las universidades
públicas, el moderno marco de la auditoría interna, también permitirá
que los auditores enfrenten el nuevo desafío que representa realizar la
asesoría y consultoría técnica, oportuna y confiable y seguir
manteniendo la independencia y objetividad en la evaluación de todas las
transacciones institucionales; lo que permitirá plasmar su ética
profesional en toda su extensión.
1.4.2. IMPORTANCIA
La importancia de esta investigación radica en la oportunidad que
tenemos los profesionales de formular trabajos en base a los
conocimientos y experiencias para que sean aplicadas por las
universidades.
Por otro lado, hoy por hoy, que se habla de competitividad y
globalización las universidades públicas no pueden permanecer inertes
antes los cambios, especialmente si estos cambios van a beneficiar su
gestión, teniendo en cuenta que las universidades privadas vienen
poniendo todos sus esfuerzos y recursos para captar no sólo el interés
de sus alumnos, si no de toda la comunidad.
La estrategia de hoy es el cambio y la competitividad, pero para llegar
a ello debe pasarse por el filtro de las normas y los procesos, todo lo
cual no sería posible sin el aporte de los profesionales.
1.5. OBJETIVOS DE LA INVESTIGACION
OBJETIVO GENERAL:
Establecer el proceso integral de la moderna auditoria interna para que
contribuya en forma efectiva al cambio y competitividad de la gestión
corporativa de las universidades publicas.
OBJETIVOS ESPECIFICOS:
1. Establecer los lineamientos para llevar a cabo la reingeniería de la
auditoria interna, de tal modo que se convierta en la herramienta que
necesitan los responsables de la gestión de las universidades para
trabajar corporativamente hasta alcanzar competitividad.
2. Establecer la forma como la moderna auditoria interna debe aplicar su
proceso, para que contribuya con los cambios que deben llevar a cabo las
universidades en la gestión corporativa de sus actividades.
1.6. HIPOTESIS DE LA INVESTIGACION
HIPÓTESIS PRINCIPAL:
La moderna auditoria interna puede contribuir en forma efectiva al
cambio y la competitividad de las universidades publicas mediante la
reingeniería de su proceso tradicional, pero especialmente con su
función asesora y consultora
1.7. METODOLOGIA DE LA INVESTIGACION
TIPO Y NIVEL DE INVESTIGACION:
TIPO DE INVESTIGACION:
NIVEL DE INVESTIGACION
Este trabajo de investigación es del tipo básica o pura, por cuanto
todos los aspectos son teorizados, aunque sus alcances serán prácticos
en la medida que sean aplicados por las Universidades Públicas.
La investigación es del nivel descriptiva-explicativa, por cuanto se
describe todos los aspectos de la auditoría interna para poder aplicarlo
como herramienta para el cambio y competitividad de las Universidades
Públicas.
METODOS DE LA INVESTIGACION
DESCRIPTIVO
INDUCTIVO
Será utilizado para describir o detallar las bondades de la moderna
auditoría interna de modo que contribuya al cambio y competitividad de
las universidades públicas.
Este método será utilizado para inferir la información de la muestra en
la población de la investigación y de esa forma facilitar la
contrastación de la hipótesis y demostración de los objetivos.
DISEÑO DE LA INVESTIGACIÓN DESARROLLADA.
En este trabajo de investigación, en primer lugar se han identificado
los problemas, en base a los cuales se han propuesto las soluciones
correspondientes a través de las hipótesis, asimismo se han propuesto
los objetivos de la investigación; estableciendo una relación directa
entre estos tres elementos metodológicos.
Luego de haber desarrollado el trabajo, se ha contrastado los objetivos
específicos, lo que ha permitido consolidar el objetivo general de la
investigación. Los objetivos específicos contrastados, han sido la base
para emitir las conclusiones parciales de la investigación.
Las conclusiones parciales, constituyen el resultado de la investigación
y constituyen la base para emitir la conclusión general del trabajo.
Finalmente, se ha establecido una interrelación entre el objetivo
general y la conclusión general para llegar a contrastar la hipótesis
general de la investigación, sobre la base del planteamiento
metodológico y teórico.
La tesis también contiene las recomendaciones, que vienen a ser los
criterios u opiniones del autor, para la mejora y competitividad de las
universidades públicas, en un contexto muy difícil propiciado por la
abundancia de universidades privadas y otros factores.
La bibliografía utilizada es la base para el fundamento teórico que
estamos presentando por tanto merece la relevancia del caso.
POBLACION Y MUESTRA DE LA INVESTIGACION
POBLACION
MUESTRA
Estuvo compuesta por las autoridades, funcionarios, docentes,
trabajadores y alumnos de las 34 universidades públicas que funcionan en
nuestro país en base de las respectivas leyes de creación.
Asimismo, se tomó en cuenta al personal especialista de la Contraloría
General de la República y el personal docente de la asignatura de
auditoría de las universidades públicas.
La muestra de la investigación estuvo compuesta por las autoridades,
funcionarios, docentes, trabajadores y alumnos de las siguientes
Universidades Públicas:
1) Universidad Nacional Federico Villarreal
2) Universidad Nacional Mayor de San Marcos
3) Universidad Nacional de Ingeniería
Asimismo, se tomó en cuenta al personal especialista de la Contraloría
General de la República y el personal docente de la asignatura de
auditoría de las universidades públicas.
COMPOSICION DE LA MUESTRA DE LA INVESTIGACION
TECNICAS DE RECOPILACION DE DATOS:
ENTREVISTAS
ENCUESTAS
ANÁLISIS DOCUMENTAL
Esta técnica se aplicó a las autoridades y funcionarios de las
Universidades Públicas (10), Funcionarios de la Contraloría (05) y
personal docente de auditoría (05), con el objeto de obtener información
para la investigación.
Se aplicó a los docentes, alumnos, y trabajadores de la universidades
públicas (60); personal operativo de la Contraloría (10) y docentes de
auditoría (10). con el objeto de obtener información sobre los aspectos
relacionados con la investigación
Se utilizó esta técnica para analizar las normas; información
administrativa, financiera, presupuestaria y otras fuentes de origen
bibliográfico relacionados con la investigación.
INSTRUMENTOS DE RECOPILACIÓN DE DATOS:
Los instrumentos que se han utilizado en la investigación, están
relacionados con las técnicas antes mencionadas, del siguiente modo:
TECNICAS E INSTRUMENTOS UTILIZADOS EN LA INVESTIGACION
TECNICA
INSTRUMENTO
ENTREVISTA
GUIA DE ENTREVISTA
ENCUESTA
CUESTIONARIO
ANALISIS DOCUMENTAL
GUIA DE ANALISIS DOCUMENTAL
TECNICAS DE ANALISIS Y PROCESAMIENTO DE DATOS
TÉCNICAS DE ANÁLISIS:
TÉCNICAS DE PROCESAMIENTO DE DATOS:
a) Análisis documental
b) Indagación
c) Conciliación de datos
d) Tabulación de cuadros con cantidades y porcentajes
e) Formulación de gráficos
f) Otras que sean necesarias.
a) Ordenamiento y clasificación
b) Procesamiento manual
c) Proceso computarizado con Excel
d) Proceso computarizado con SPSS
CAPITULO II:
PLANTEAMIENTO TEORICO DE LA INVESTIGACION
2.1. ANTECEDENTES BIBLIOGRAFICOS
Para el desarrollo de este trabajo, se tendrá en cuenta libros,
informes, modelos, tesis, monografías y todo otro documento que
contribuya a formar el marco adecuado para que las universidades
públicas dispongan de una moderna auditoría interna, como herramienta
para cambiar los aspectos de su gestión con el objetivo de imprimirle
eficiencia, eficacia, economía y competitividad.
Uno de los principales antecedentes, lo constituye el Informe COSO[3].
Estamos de acuerdo con el Informe, cuando establece que los controles
internos se implantan con el fin de detectar, en el plazo deseado,
cualquier desviación respecto a los objetivos establecidos, en nuestro
caso, por las universidades públicas, y de limitar las sorpresas. Los
controles internos fomentan la eficiencia, reducen el riesgo de pérdida
de valor de los activos y ayudan a garantizar la fiabilidad de los
estados financieros y el cumplimiento de las leyes y normas vigentes.
Este informe establece como componentes del control interno al entorno
de control, evaluación de los riesgos, actividades de control,
información y comunicación y la supervisión.
Otro buen antecedente estará constituido por el denominado MODELO
COCO[4]. Concordamos con el modelo que busca proporcionar un
entendimiento del control y dar respuesta a las siguientes tendencias.
i) Impacto de la tecnología y el recorte a las estructuras
organizativas; ii) Creciente demanda de informar públicamente acerca de
la eficacia del control; y, iii) Énfasis de las autoridades para
establecer controles, como una forma de proteger los intereses del
Estado y de la comunidad universitaria en nuestro caso.
En la estructura del modelo COCO, los criterios son elementos básicos
para entender y, en su caso, aplicar el sistema de control. Se requiere
un adecuado análisis y comparación para interpretar los criterios en el
contexto de las universidades públicas, y para una evaluación efectiva
de los controles implantados.
Un documento central que tenemos como antecedente es el MANUAL DE
AUDITORIA GUBERNAMENTAL[5]. Este documento normativo, fundamental,
define las políticas y las orientaciones para el ejercicio de la
auditoría gubernamental en el Perú. Concordamos con sus objetivos de
establecer los postulados que requiere la auditoría gubernamental, con
el propósito de uniformar el trabajo de los auditores y promover un
mayor grado de eficiencia, efectividad y economía en el desarrollo de la
auditoría gubernamental en su conjunto; determinar los criterios básicos
que permitan en el futuro llevar a cabo el control de calidad de la
auditoría gubernamental; aplicar las Normas de Auditoría Gubernamental
(NAGU) aprobadas por la Contraloría.
Tenemos como antecedente también a las NORMAS TECNICAS DE CONTROL
INTERNO PARA EL SECTOR PUBLICO[6]. Estas normas son guías generales
dictadas por la Contraloría General de la República, con el objeto de
promover una sana administración de los recursos públicos en las
entidades en el marco de una adecuada estructura del control interno.
Estas normas establecen las pautas básicas y guían el accionar de las
entidades del sector público hacia la búsqueda de la efectividad,
eficiencia y economía en las operaciones.
Asimismo tenemos como antecedente, las NORMAS INTERNACIONALES DE
AUDITORIA (NIA¨S)[7]. Los lineamientos contenidos en estas normas, se
orientan a mejorar el grado de uniformidad de las prácticas de auditoría
y servicios relacionados.
En lo referente a tesis que nos pueden servir como antecedente, tenemos
las siguientes:
a) Tesis “El Nuevo Marco de la Auditoría Interna y su influencia en la
optimización del Gobierno Corporativo de las Universidades Públicas”.
Esta tesis pertenece al suscrito y está referida al estudio de la
auditoría interna en el marco de la gestión institucional, pero la
relaciona con el cambio y la competitividad, sin embargo aquí están
sentadas las bases para el presente trabajo.
b) Tesis “ Auditoría interna y el control interno: Su aplicación en una
universidad nacional”. Esta tesis se encuentra en el Colegio de
Contadores Públicos de Lima y corresponde a Pérez Hernández, Daniela. En
este documento relaciona los principios, normas y procedimientos del
control interno con el trabajo del auditor interno de una universidad
nacional.
c) Tesis: “ El Proceso administrativo de control interno en la gestión
municipal”, elaborado por Gilberto E. León flores y José María Zevallos
Cardich para optar el Grado de Maestro en Administración. En este
trabajo se describe las etapas del control interno y la forma como
incide en la gestión de las municipalidades de nuestro país, por el
enfoque que tiene será de utilidad para el presente trabajo.
d) Tesis: “Control de calidad en el desarrollo industrial”, elaborado
por Lorgio Heraclio Trinidad Rivera y Milciades Roberto Esparza Silva
para potar el Grado de Maestro en Ingeniería industrial. En esta tesis
los autores estudian todas los criterios que deben cumplirse para
producir bienes de calidad. Estos criterios podrían adecuarse a las
empresas de servicio de transporte urbano, para prestar los servicios de
calidad que exige la comunidad.
e) Tesis: “La auditoria de gestión en la empresa moderna”, elaborado por
Juan Héctor Bendezú Iriarte para optar el grado de Maestro en
Administración. El autor en esta tesis desarrolla el proceso de la
auditoría de gestión, tratando en primer lugar la evaluación del sistema
de control interno, lo que será de suma utilidad para este trabajo de
investigación
f) Tesis: “Control eficaz de la gestión de una empresa cooperativa de
servicios múltiples”, elaborado por Domingo Hernández Celis, para optar
el Grado de Maestro en Auditoria Contable y financiera. En este trabajo
el autor describe la forma como implementar un sistema de control
interno eficaz, el mismo que es un verdadero facilitador de la gestión
óptima de las empresas cooperativas. Este trabajo pude ser aplicado a
las empresas de transporte, con el fin de implementar un sistema de
control eficaz para el buen gobierno corporativo.
g) Tesis: “ Control de las Organizaciones No Gubernamentales de
Desarrollo para la eficacia de la Cooperación Técnica Internacional”,
elaborado por Domingo Hernández Celis, para optar el Grado de Doctor en
Contabilidad. En este trabajo el autor trata del estudio del control
aplicado en las Organizaciones No Gubernamentales de Desarrollo. Este
trabajo será tomado como referencia porque se busca la efectividad.
2.2. RESEÑA HISTORICA DE LA INVESTIGACION
2.2.1. RESEÑA HISTORICA DE LAS UNIVERSIDADES
Las prácticas del saber que desde siempre fueron espontáneas, con el
transcurrir del tiempo fueron organizadas e institucionalizadas, fueron
limitadas y fijadas en las universidades, donde los saberes organizados
se guardaron, se especializaron, y se difundieron hasta hoy. Desde
entonces, la historia de las universidades es la historia de las
instituciones que contienen saberes para guardar, saberes para
distribuir, saberes para descubrir, saberes que se producen, se
inventan, se censuran, o simplemente se repiten.
En el Perú, la Ley Universitaria No. 23733, establece que las
Universidades están integradas por profesores, estudiantes y graduados.
Se dedican al estudio, la investigación, la educación y la difusión del
saber y la cultura, y a su extensión y proyección sociales. Tienen
autonomía académica, normativa, administrativa y económica dentro de la
ley. La norma en mención establece que las Universidades organizan su
régimen de gobierno de acuerdo con la Ley y sus Estatutos, atendiendo a
sus características y necesidades. El gobierno de las Universidades y de
las facultades se ejerce por la Asamblea Universitaria, El Consejo
Universitario, el Rector y el Consejo Universitario y Decano de cada
Facultad. La Ley Universitaria, establece, que son recursos económicos
de las Universidades. i) Las asignaciones provenientes del Tesoro
público; ii) Los ingresos por concepto de leyes especiales; y, iii) Los
ingresos propios.
Cada universidad pública elabora su proyecto de presupuesto anual y lo
remite a la Asamblea Nacional de Rectores (ANR), quien lo presenta y
sustenta ante el Poder ejecutivo.
Las asignaciones presupuestales de cada Universidad son determinadas por
el Poder Legislativo, sobre la base de las propuestas y la información
recibida.
La Ley Universitaria establece que las Universidades Públicas están
sujetas al Sistema Nacional de Control. La Asamblea Nacional de Rectores
puede ordenar la práctica de auditorias destinadas a velar por el recto
uso de los recursos de las Universidades. Dentro de los seis meses de
concluido un período presupuestal, las Universidades Públicas rinden
cuenta del ejercicio a la Contraloría General, informan al Congreso y
publican gratuitamente en el Diario Oficial el balance respectivo.
El Estatuto de la Universidad Pública, establece las funciones de la
Asamblea Universitaria, la misma que entre otras, tiene las siguientes
atribuciones: Pronunciarse sobre la memoria anual del Rector y evaluar
el funcionamiento de la Universidad, aprobar su presupuesto de
funcionamiento de acuerdo a los plazos señalados por la Ley. El Estatuto
refiriéndose al consejo Universitario, indica entre otras las siguientes
atribuciones: Supervisar la vida académica, administrativa y económica
de la universidad; aprobar el Plan de Desarrollo Institucional y el Plan
anual de Funcionamiento y Desarrollo de la Universidad y elevarlo a la
Asamblea Universitaria para su ratificación ; aprobar el presupuesto
General de la Universidad y darlo a conocer a la Comunidad
Universitaria, autorizar los actos y contratos que atañen a la
Universidad y resolver todo lo pertinente a su economía; cautelar los
bienes y rentas de la Universidad, decidir la adquisic9ión de bienes
muebles e inmuebles o valores a titulo oneroso y su enajenación,
alquiler y gravámenes, etc.
El Reglamento de Organización y Funciones de las Universidades Públicas
establece que la Oficina General de Control Interno, es el órgano
encargado de: efectuar el control en el ámbito de la Universidad, de
conformidad con la Ley del Sistema Nacional de Control y demás
disposiciones pertinentes y emitir los informes con las medidas
correctivas del caso.
2.2.2. RESEÑA HISTORICA DE LA AUDITORIA INTERNA
El estudio de la auditoria interna y su influencia en el gobierno
corporativo de las empresas, ha sido una preocupación desde siempre.
J.A. Cashin, P.D. Neuwrith y J.F. Ley [8] desde hace mas de 40 años
mencionaron que la continua expansión de las actividades modernas ha
añadido pesadas cargas a la dirección de las entidades a la hora de
mantener el control sobre operaciones extensas. El incremento en las
actividades regulares, la descentralización, y la mayor dispersión
geográfica han puesto por sí mismas serios retos al control del gobierno
corporativo. Hay que añadir, además los nuevos problemas relacionados
con las fusiones y adquisiciones, la diversificación de bienes y
servicios, la informática y otras tecnologías, el grado de complejidad
alcanzado reclama una ejecución sobresaliente en todos los niveles del
gobierno. En estos años los autores dicen, que desde mucho más antes, la
dirección podría mantener el control a través del constante contacto
personal con las operaciones de las entidades, con otros niveles de
gobierno y hasta con los empleados individualmente. Los nuevos problemas
han hecho necesario delegar responsabilidad y autoridad en numerosos
niveles de supervisión. Sin embargo, la responsabilidad de la dirección
no termina con esta asignación de funciones pues no puede delegar su
responsabilidad general. Con la delegación de responsabilidades la
dirección tuvo que encauzar el control a través de especialistas, los
auditores internos, para poder mantener la vigilancia sobre la cadena de
control de dirección. Es necesario un programa sistemático de revisión y
valoración para comprobar que las responsabilidades delegadas han sido
bien encausadas y que las políticas y procedimientos establecidos se han
llevado a cabo como estaba previsto.
Más aún, si pudiese existir una revisión regular por un personal
cualificado para determinar que el sistema de control ha sido el
adecuado y, a través de pruebas constantes, determinar que ha resultado
operativamente efectivo, podría asegurarse la integridad del control y
de la información. Sin tal seguridad, la dirección podría dudar de los
estados financieros o la gestión cuando se utilice como guía para la
toma de decisiones diaria. Sin tal seguridad, el auditor no puede
confiar en el sistema de control interno, a no ser que incremente mucho
sus evidencias y la extensión de los procedimientos de auditoria.
El instituto de auditores internos de Estados Unidos, a través de su
Comité de Desarrollo Internacional, ha realizado un estudio de auditoria
interna para determinar lo que ha venido haciéndose en el campo de la
misma y como se ha realizado. El primer estudio se realizó en 1957,
seguido de otros en 1968, 1975, 1979, 1985, 1990, 1992. Cada uno de
ellos ha demostrado que la función de auditoria interna aplicado a las
entidades públicas y privadas ha progresado notablemente en la extensión
de su alcance hacia más áreas operacionales, acrecentando el estatus del
informe del auditor interno.
En el año 1997, los directivos del Instituto de Auditores Internos de
España cuando prologan la traducción el Informe COSO, dicen que es
motivo de gran satisfacción presentar a los lectores de habla española y
concretamente a los profesionales de la auditoria, del control, de la
administración y gestión de las organizaciones, la traducción de la
versión en inglés del INFORME COSO sobre control interno, publicación
editada en los estados Unidos en 1992 tras un largo período de discusión
de mas de cinco años y realizada por el grupo de trabajo que la Comisión
Treadway formó con el objetivo fundamental de definir un nuevo marco
conceptual del control interno capaz de integrar las diversas
definiciones y conceptos que hasta ahora se han venido utilizando sobre
este tema.
Las universidades públicas como entidades que necesitan gobernarse
corporativamente en la forma más óptima posible tienen que hacer uso del
sistema de control interno y su principal instrumento la auditoria
interna con el fin de detectar, en el plazo deseado, cualquier
desviación con respecto a los objetivos sociales y económicos
establecidos por estas entidades y de limitar las sorpresas. La
auditoria interna permite al gobierno corporativo hacer frente a la
rápida evolución del entrono económico y competitivo, así como a las
exigencias y prioridades cambiantes de los clientes y adaptar su
estructura para asegurar el crecimiento futuro.
La auditoria interna fomenta la eficiencia, reduce los riesgos de
pérdida de valor de los activos y ayuda a garantizar la fiabilidad de
los estados financieros y presupuestarios y el cumplimiento de las leyes
y normas vigentes. Debido a que la auditoria interna es útil para la
consecución de muchos objetivos importantes del gobierno corporativo de
las universidades públicas, cada vez es mayor la exigencia de disponer
de mejores sistemas de control interno y de informes sobre los mismos,
de este modo la auditoria interna es considerada cada vez más como una
solución a numerosos problemas potenciales de los gobiernos corporativos
de las universidades públicas.
La Resolución de Contraloría Nº 072-98-CG, aprueba las normas técnicas
de control interno para el Sector Público. En el preámbulo de esta norma
se indica que conforme al Decreto Ley Nº 26162 (Norma actualmente
derogada, la norma vigente es la Ley No. 27785) la Contraloría General
de la República como ente Rector del Sistema Nacional de Control, debe
formular procedimientos y operaciones a ser empleados por las entidades
públicas en su accionar, a fin de optimizar sus sistemas administrativos
de gestión y control interno; dentro de la política de modernización del
Estado corresponde establecer pautas básicas homogéneas que orienten el
accionar de las entidades del Sector Público, hacia la búsqueda de la
efectividad, eficiencia y economía en sus operaciones, en el marco de
una adecuada estructura del Control Interno y probidad administrativa.
En tal sentido, en el marco de flexibilidad señalado, resulta necesario
proporcionar a las Entidades Públicas normas técnicas de control
gerencial, que coadyuven a una adecuada orientación y unificación de sus
controles internos, favoreciendo un funcionamiento orgánico y uniforme
de la gestión pública y de utilización de los recursos públicos, en un
ambiente satisfactorio de control interno y probidad. Las normas de
control interno para el sector público son guías generales dictadas por
la Contraloría general de la República, con el objeto de promover una
sana administración de los recursos públicos en las entidades en el
marco de una adecuada estructura del control interno. Estas normas
establecen las pautas básicas y guían el accionar de las entidades del
sector público hacia la búsqueda de la efectividad, eficiencia y
economía en las operaciones. Los Titulares (El Rector en el caso de las
universidades) de cada entidad son responsables de establecer, mantener,
revisar y actualizar la estructura de control interno, que debe estar en
función a la naturaleza de sus actividades y volumen de operaciones,
considerando en todo momento el costo-beneficio de los controles y
procedimientos implantados.
La traducción del Internal Control Integrated Framwork por el Instituto
de Auditores Internos de España- Coopers & Lybrand SA., nos permite
entender que los nuevos elementos del control interno: entorno de
control, evaluación de los riesgos, actividades de control, información
y comunicación y supervisión, deben ser los llamados a aplicarse en las
Universidades Públicas, para que aporten el ambiente en el que los
trabajadores desarrollen sus actividades y cumplan con sus
responsabilidades de control, evalúen los riesgos relacionados con el
cumplimiento de determinados objetivos, establezcan las ayudas para
asegurar que se pongan en práctica las leyes, estatuto, reglamento,
manuales, directivas, etc del gobierno corporativo de la universidades
para hacer frente a dichos riesgos. Asimismo estos componentes
permitirán que la información relevante se capte y se comunique por toda
la universidad y luego supervisar y modificar según las circunstancias
todos los mecanismos de gestión, de modo que se alcance eficacia y
eficiencia de las operaciones, fiabilidad de la información financiera y
económica y se cumplan las leyes y normas aplicables.
En todo este contexto el control interno y su herramienta fundamental la
auditoria interna, serán un medio utilizado para la consecución de los
fines y no un fin en si mismo.
De lo antes indicado, se puede deducir, que los antecedentes que se han
determinado, están constituidos por aspectos eminentemente normativos y
doctrinarios, los que serán conocidos, comprendidos, analizados e
interpretados adecuadamente para luego pasar a ser utilizados en el
trabajo de investigación.
La Universidades Públicas, no carecen de normas, menos de órganos
institucionales para llevar a cabo la auditoría interna de su gestión,
todo esto está establecido y constituido; el problema es que todos estos
mecanismos no vienen aportando eficiencia y eficacia a la gestión
corporativa de estas entidades, por lo que es necesario introducir la
moderna auditoría interna para que contribuya al cambio, la optimización
y la competitividad de las universidades públicas.
2.3. BASE LEGAL DE LA INVESTIGACION
Normas generales
1. Constitución Política del Estado;
2. Ley de Gestión Presupuestaria del Estado- Ley No. 27209;
3. Ley del Presupuesto del Sector Público para el Año Fiscal 2006 –Ley
No. 28652;
4. Ley de Equilibrio Financiero del Presupuesto del Sector Público para
el Año Fiscal 2004- Ley No. 28653
5. Ley de Endeudamiento del Sector Público para el Año Fiscal 2004- Ley
No. 28654;
6. Ley de Responsabilidad y Transparencia Fiscal- Ley 27245, modificada
por la Ley No. 27958;
7. Ley Marco de la Administración Financiera del Sector Público;
8. Código Civil y Código Procesal Civil;
9. Código Penal;
10. Código de Procedimientos Penales; y,
11. Código Procesal Penal
Normas especificas
1. Ley Universitaria;
2. Ley Orgánica de cada universidad;
3. Estatuto de cada universidad;
4. Reglamento general de cada universidad;
5. Plan Estratégico de cada universidad;
6. Presupuesto de cada universidad;
7. Cuadro de Asignación de Personal;
8. Reglamento de Organización y Funciones;
9. Manuales de proceso y procedimientos;
10. Otras normas relacionadas
Normas contables
1. Normas Internacionales de Contabilidad Sector Público (NIC-SP)
2. Normas Internacionales de Información Financiera (NIIF)
3. Plan Contable Gubernamental
4. Resoluciones de la Contaduría Publica de la Nación
5. Directivas sobre procesos y procedimientos contables
Normas de control
1. Normas Internacionales de Auditoria-NIAS
2. Normas de Auditoria Generalmente Aceptadas-NAGAS.
3. Normas de Auditoria Gubernamental-NAGUS.
4. Ley No.. 27785: Ley Orgánica del Sistema Nacional de Control y de la
Contraloría General de la Republica. Publicada el 23.07.2002.
5. Resolución de Contraloría No. 072-98-CG: Normas Técnicas de Control
Interno para el Sector Publico. Publicado el 18.12.1998
6. Resolución de Contraloría No. 123-2000-CG: Ampliación de las Normas
Técnicas de Control Interno para el Sector Público. Publicado el 01.07.
2000.
2.4. UNIVERSIDADES PUBLICAS
Las universidades públicas, son entidades integradas por profesores,
estudiantes y graduados. Se dedican al estudio, la investigación, la
educación y la difusión del saber y la cultura y a su extensión y
proyección sociales. Tienen autonomía académica, normativa,
administración y económica dentro de la Ley [9].
La universitaria, establece sus fines, régimen académico y
administrativo, los estudios y grados que otorga, su gobierno y otros
aspectos relacionados con su actividad.
2.4.1. PROCESO DE GESTIÓN INSTITUCIONAL
Las universidades organizan su régimen de gestión o gobierno de acuerdo
con la Ley Universitaria, Estatuto, Reglamento Interno y otras normas
relacionadas.
La gestión o gobierno se ejerce por la Asamblea Universitaria, el
Consejo Universitario, el Rector, el Concejo de Facultad y los Decanos.
Para cada componente la Ley establece su composición y sus atribuciones.
Cada universidad organiza y establece su régimen académico por
Facultades de acuerdo con sus características y necesidades.
Las universidades cuentan con servicios y oficinas académicas,
administrativas y de asesoramiento, cuya organización determinan sus
Estatutos garantizando su racionalización y eficiencia. Están a cargo de
funcionarios nombrados por el Consejo Universitario o propuesta por el
Rector.
La comunidad nacional sostiene económicamente a las Universidades, las
que corresponden a ese esfuerzo con la calidad de sus servicios.
Los recursos económicos de las universidades provienen de asignaciones
del Tesoro Público, ingresos por concepto de leyes especiales y los
ingresos propios[10].
Las universidades públicas deben planear adecuadamente sus actividades,
organizar los recursos disponibles, dirigir técnicamente la
operatividad, coordinar y controlar las funciones y actividades; por
tanto es necesario tomar en cuenta los distintos aspectos doctrinarios
respecto a este importante aspecto de la gestión.
Analizando e interpretando a Terry (2000)[11], la gestión corporativa
está siendo desafiado por fuerzas que se desarrollan por un ambiente
cambiante. Factores importantes entre estas fuerzas son la generación de
cantidades enormes de conocimientos, el desarrollo de una tecnología
casi increíble, las grandes alteraciones en el ambiente general en el
cual opera la gerencia y el diluvio de valores humanos cambiantes.
Continúa Terry, diciendo que las etapas de la gestión corporativa son
la: planeación, organización, ejecución y control; las mismas que son
los medios por las cuales administra el Rector la universidad pública.
La planeación, se aplica para aclarar, ampliar y determinar los
objetivos y los cursos de acción que deban tomarse; para la previsión;
establecer condiciones y suposiciones bajo las cuales debe hacerse el
trabajo; seleccionar e indicar las áreas para el logro de los objetivos;
establecer un plan de logros; establecer políticas, procedimientos,
estándares y métodos de logros; anticipar los problemas futuros
posibles; modificar los planes a la luz de los resultados del control.
La organización, se aplica para distribuir el trabajo entre el grupo y
para establecer y reconocer las relaciones y autoridad necesarias;
subdividir el trabajo en tareas operativas; disponer las tareas
operativas de grupo en puestos operativos; reunir las posiciones
operativas entre unidades relacionadas y administrables; definir los
requisitos del puesto de trabajo; seleccionar y colocar al elemento
humano en puesto adecuado; delegar la debida autoridad en cada miembro
de la gestión; proporcionar instalaciones y otros recursos al personal;
revisar la organización a la luz de los resultados del control.
La ejecución, se realiza con la participación práctica, activa y
dinámica de todos los involucrados por la decisión o el acto gerencial;
conduce y reta a otros para que hagan lo mejor que puedan; guía a los
subordinados para que cumplan con las normas de funcionamiento; destacar
la creatividad para descubrir nuevas o mejores formas de administrar y
desempeñar el trabajo; alabar y reprimir con justicia; recompensar con
reconocimiento y pago el trabajo bien hecho; revisar la ejecución a la
luz de los resultados del control.
El control de las actividades, esta fase se aplica para comparar los
resultados con los planes en general; evaluar los resultados contra las
normas de planeación y ejecución; idear medios efectivos para medición
de las operaciones; hacer que los elementos de medición sean conocidos;
transferir datos detallados de forma que muestren comparaciones y
variaciones; sugerir acciones correctivas, si son necesarias; informar
de las interpretaciones a los miembros responsables; ajustar el plan a
la luz de los resultados del control.
En la practica gerencial, estas etapas del proceso deben formar una
sinergia, es decir estar, entrelazadas e interrelacionadas; la ejecución
de una función no cesa enteramente antes de que se inicie la siguiente.
La secuencia debe adaptarse al objetivo específico o al proyecto en
particular. Típicamente un gerente está comprometido con muchos
objetivos y puede encontrarse con cada uno en diferentes etapas del
proceso.
2.4.2. CONTROL INSTITUCONAL
Las universidades públicas están sujetas al Sistema Nacional de Control.
La Asamblea Nacional de Rectores puede ordenar la práctica de auditorías
destinadas a velar por el recto uso de los recursos de las
universidades. Dentro de los seis meses de concluido un período
presupuestal, las universidades públicas rinden cuenta del ejercicio a
la Contraloría General de la República, informan al Congreso y publican
gratuitamente en el Diario oficial el balance respectivo
La Oficina General de Auditoría Interna, está a cargo de la evaluación
del Sistema de Control Interno de las universidades públicas. Esta
dependencia administrativamente depende de la Asamblea Universitaria,
pero funcionalmente depende de la Contraloría General de la República.
Debido al mundo económico integrado que existe hoy en día se ha creado
la necesidad de integrar metodologías y conceptos en todos los niveles
de las diversas áreas administrativas y operativas con el fin de ser
competitivos y responder a las nuevas exigencias empresariales, surge
así un nuevo concepto de control interno donde se brinda una estructura
común el cual es documentado en el denominado informe COSO.
La definición de control interno se entiende como el proceso que ejecuta
la administración con el fin de evaluar operaciones especificas con
seguridad razonable en tres principales categorías: Efectividad y
eficiencia operacional, confiabilidad de la información financiera y
cumplimiento de políticas, leyes y normas.
El control interno, de acuerdo con el Informe COSO, posee cinco
componentes que pueden ser implementados en todas las entidades de
acuerdo a las características administrativas, operacionales y de
tamaño; los componentes son: un ambiente de control, una valoración de
riesgos, las actividades de control (políticas y procedimientos),
información y comunicación y finalmente el monitoreo o supervisión.
La implementación del control interno implica que cada uno de sus
componentes estén aplicados a cada categoría esencial de la empresa
convirtiéndose en un proceso integrado y dinámico permanentemente, como
paso previo cada entidad debe establecer los objetivos, políticas y
estrategias relacionadas entre si con el fin de garantizar el desarrollo
organizacional y el cumplimiento de las metas corporativas; aunque el
sistema de control interno debe ser intrínseco a la administración de la
entidad y busca que esta sea mas flexible y competitiva en el mercado se
producen ciertas limitaciones inherentes que impiden que el sistema como
tal sea 100% confiable y donde cabe un pequeño porcentaje de
incertidumbre, por esta razón sea hace necesario un estudio adecuado de
los riesgos internos y externos con el fin de que el control provea una
seguridad razonable para la categoría a la cual fue diseñado, estos
riesgos pueden ser atribuidos a fallas humanas como la toma de
decisiones erróneas, simples equivocaciones o confabulaciones de varias
personas, es por ello que es muy importante la contratación de personal
con gran capacidad profesional, integridad y valores éticos así como la
correcta asignación de responsabilidades bien delimitadas donde se
interrelacionan unas con otras con el fin de que no se rompa la cadena
de control fortaleciendo el ambiente de aplicación del mismo, cada
persona es un eslabón que garantiza hasta cierto punto la eficiencia y
efectividad de la cadena, cabe destacar que la responsabilidad principal
en la aplicación del control interno en la organización debe estar
siempre en cabeza de la administración o alta gerencia con el fin de que
exista un compromiso real a todos los niveles de la empresa, siendo
función del departamento de auditoria interna o quien haga sus veces, la
adecuada evaluación o supervisión independiente del sistema con el fin
de garantizar la actualización, eficiencia y existencia a través del
tiempo, estas evaluaciones pueden ser continuas o puntuales sin tener
una frecuencia predeterminada o fija, así mismo es conveniente mantener
una correcta documentación con el fin de analizar los alcances de la
evaluación, niveles de autorización, indicadores de desempeño e impactos
de las deficiencias encontradas, estos análisis deben detectar en un
momento oportuno como los cambios internos o externos del contexto
empresarial pueden afectar el desarrollo o aplicación de las políticas
en función de la consecución de los objetivos para su correcta
evaluación.
La comprensión del control interno puede así ayudar a cualquier entidad
a obtener logros significativos en su desempeño con eficiencia, eficacia
y economía, indicadores indispensables para el análisis, toma de
decisiones y cumplimiento de metas.
DOCTRINA DEL CONTROL INSTITUCIONAL:
(1) CONCEPTO DE CONTROL:
Control es el proceso puntual y continuo que tiene por objeto comprobar
si la programación y gestión se ha efectuado de conformidad a lo
planificado y alcanzado los objetivos programados. El control es
puntual, cuando se aplica eventualmente a ciertas áreas, funciones,
actividades o personas. El control es continuo cuando se aplica
permanentemente. Comprende al control previo, concurrente y posterior.
(2) CONCEPTO DE CONTROL EFECTIVO:
El control es efectivo, cuando no entorpece las funciones
administrativas y operativas y además cuando se toman en cuenta las
sugerencias y recomendaciones de los órganos responsables del mismo y
cuando se aplican las medidas correctivas necesarias para optimizar la
gestión empresarial.
Andrade (2000), sostiene la siguiente teoría: El control efectivo
consiste en evaluar un conjunto de proposiciones financieras, económicas
y sociales, con la finalidad de determinar si las metas, objetivos,
políticas, estrategias, presupuestos, programas y proyectos de inversión
emanados de la gestión se están cumpliendo de acuerdo a lo previsto.
El control efectivo, es el proceso de comprobación destinado a
determinar si se siguen o no los planes, si se están haciendo o no
progresos para la consecución de los objetivos propuestos y el proceso
de actuación, si fuese preciso, para corregir cualquier desviación. De
forma más concisa, E. Gironella Mac Graw, citado por el Informativo
Caballero Bustamante[12], denomina “Control interno efectivo al plan de
organización y el conjunto de métodos y procedimientos que sirven para
ayudar a los integrantes del gobierno de las empresas en el mejor
desempeño de sus funciones”
De acuerdo con el COSO[13], los sistemas de control interno funcionan a
distintos niveles de efectividad. De la misma forma, un sistema
determinado puede funcionar de manera diferente en momentos distintos.
De acuerdo con el informe COSO, cuando un sistema de control alcanza el
estándar a continuación, puede considerarse un sistema “efectivo”.
El control interno puede considerarse efectivo si: i) Se están logrando
los objetivos operacionales de la entidad; ii) Disponen de información
adecuada hasta el punto de lograr los objetivos operacionales de la
entidad; iii) Si se prepara de forma fiable la información financiera,
económica y patrimonial de la entidad; y, iv) Si se cumplen las leyes y
normas aplicables.
Mientras que el control es un proceso, su efectividad es un estado o
condición del proceso en un momento dado, el mismo que al superar los
estándares establecidos facilita el buen gobierno corporativo de las
empresas de transporte urbano.
(3) COMPONENTES DEL CONTROL INTERNO.
La determinación de si un sistema de control es efectivo o no y su
influencia en el buen gobierno corporativo, constituye una toma de
postura subjetiva que resulta del análisis de si están presentes y
funcionando eficazmente los cinco componentes: entorno de control,
evaluación de riesgos, actividades de control, información y
comunicación y supervisión.
Su funcionamiento efectivo proporciona un grado de seguridad razonable
de que una o más de las categorías de objetivos establecidos va a
cumplirse. Por consiguiente, estos componentes también son criterios
para determinar si el control interno es efectivo.
(4) ESTANDARES DE CONTROL.
Son los mecanismos de control que forman parte de un Sistema de
Control. Son Estándares de control, los Manuales de: Políticas, Riesgos,
de Organización y Funciones y Procedimientos; Reglamentos de: Control
Interno, Auditoria Interna, Auditoria Externa, De Organización y
Funciones; Plan Estratégico Institucional; Presupuesto; Programas de
Inversiones, Programas de Financiamiento y otros documentos
Otros Estándares de control son los documentos fuente, libros
principales y auxiliares, estados financieros y los estados
presupuestarios, las Memorias de los Consejos Directivos, los Informes
de Gerencia, etc.
(5) ELEMENTOS BÁSICOS DEL CONTROL INTERNO:
Puede considerarse como elementos básicos de control interno lo
siguiente:
a) Plan de organización:
b) Niveles de autorización
c) Prácticas Sanas
d) Personal Idóneo
e) Responsabilidad delimitada
f) Separación de funciones y carácter incompatible
g) Aplicación de pruebas de exactitud.
(6) OBJETIVOS DE CONTROL INTERNO
a) Proteger los recursos de la organización;
b) Garantizar la eficiencia, eficacia y economía en toda las operaciones
de la organización;
c) Garantizar la correcta y oportuna evaluación y seguimiento de la
gestión;
d) Asegurar la oportunidad, claridad y confiabilidad de la información y
los registros que respaldan la gestión; y,
e) Aplicar medidas para corregir y prevenir los riesgos.
(7) TIPOS DE CONTROL:
a) Control Gerencial
b) El Control Contable
c) Control Administrativo u Operativo
d) Control operativo de gestión.
e) El control Presupuestario
(8) PLAN DE DESARROLLO DE LA FUNCIÓN DE CONTROL
INTERNO:
El plan de desarrollo de la función de control interno debe ser un
producto concertado entre la Oficina de Auditoría Interna y las
autoridades representativas de la organización Dicho plan debe
contemplar los siguientes elementos básicos:
a) Definición de la misión del sistema de control interno;
b) División de trabajo entra la línea de la organización;
c) Cronograma de formalización, documentación e implementación de los
procesos y procedimientos;
d) Formulación de los documentos e implantación de las demás procesos y
procedimientos de la organización [14].
2.5. AUDITORIA INTERNA
Consiste en evaluar un conjunto de proposiciones organizativas,
administrativas, legales, financieras, económicas y sociales, con la
finalidad de determinar si las metas, objetivos, políticas, estrategias,
presupuestos, programas y proyectos emanados de la gestión se están
cumpliendo de acuerdo a lo previsto. En este contexto la auditoria
interna contribuirá en la optimización de la gestión corporativa de las
universidades, cuando esté incorporado en la infraestructura de las
universidades públicas y formando parte de la esencia de las mismas y
además si desarrolla la función de asesoría y consultoría imprimiendo
confiabilidad en la información financiera, económica, patrimonial y
presupuestal, con relación a la exactitud, eficiencia, efectividad y
economicidad de las transacciones universitarias[15].
2.5.1. FILOSOFIA DE LA AUDITORIA INTERNA
La auditoría interna es un servicio a la organización, consistente en
una valoración independiente de la actividad establecida dentro de la
misma. Es el control que funciona por medio del examen y valoración de
lo adecuado y efectivo de otros controles.
Francis J. Walsh, Jr. (Internal Auditing, Business Policy Study N° 11)
esboza una definición más detallada, que hace énfasis en los aspectos
del control de la dirección por la auditoría interna, y es la siguiente:
“La auditoría interna es la denominación de una serie de procesos y
técnicas, a través de las cuales se da una seguridad de primera mano a
la dirección respecto a los empleados de su propia organización, a
partir de la observación en el trabajo respecto a: Si los controles
establecidos por la dirección son mantenidos adecuada y efectivamente;
si los registros e informes (financieros, contables o de otra
naturaleza) reflejan las operaciones actuales y los resultados adecuada
y rápidamente en cada división, departamento u otra unidad, y si éstos
se están llevando fuera de los planes, políticas o procedimientos de los
cuales la auditoría es responsable.
La distancia cada vez mas amplia entre dirección y producción ha hecho
necesario el desarrollo de una serie de controles que posibiliten
administrar eficientemente los negocios. El auditor interno perfecciona
y completa cada una de estas actividades, emitiendo una valoración de
cada forma de control.
No se conoce ningún sustituto para esta actividad”.
Paul Macchiannerna en su obra “Internal Auditing”, afirma que los tres
mayores desarrollos que ha habido en auditoría interna en los últimos
años han sido:
Ø El mayor alcance de las responsabilidades y funciones de auditoría y
en particular el desarrollo de la función de la auditoría informática.
Ø El desarrollo de la comunicación regular entre los altos niveles de
dirección y los comités de auditoría.
Ø El avance promocional del personal de auditoría interna.
Por su parte, Víctor Z. Brink y James A. Cashin en su libro “Internal
Auditing”, comentan que la auditoría interna emerge como un segmento
especial del campo general de la contabilidad, utilizando las técnicas y
métodos básicos de auditoría. El hecho que el auditor independiente y el
interno utilicen muchas técnicas similares frecuentemente conduce a la
creencia errónea de que existe tan sólo una pequeña diferencia en su
trabajo o en los objetivos de ambos. El auditor interno, como tal, está
interesado en la investigación de la validez de las manifestaciones
pero, en su caso, las manifestaciones que le interesan cubren un campo
mucho más amplio, y tienen relación con muchos más asuntos en los que,
frecuentemente, la relación contable es hasta cierto punto más remota.
Paralelamente, por ser un hombre de la empresa, tiene mayor interés en
todos los tipos de operaciones de la misma, y es natural que intente
conseguir que estas operaciones sean tan rentables como sea posible.
Estos motivos influyen ampliamente en su pensamiento y enfoque general.
La última edición del libro “Auditoría Interna Moderna”, de Brink y
Witt, acerca del desarrollo de la auditoría interna, dice lo siguiente:
“Desde 1973 (...) el papel de auditor interno en todas las
organizaciones ha seguido expandiéndose. Esta ha sido debido en parte a
la aceleración de las expectativas sociales, gracias a normas más
rígidas de conducta profesional y a una mayor protección en contra de la
ineficacia, mala conducta, ilegalidad y fraude.
En la mayoría de las situaciones, el grupo de auditoría interna se ha
movido a niveles muy altos en todas las áreas operativas, y se ha
establecido como una valiosa y respetable parte del esfuerzo de la
dirección. En una extensión mayor, el auditor interno también está al
servicio del Directorio (usualmente vía comité de auditoria)”.
Las exigencias actuales, la evolución económica y social y la estrategia
empresarial al servicio de la toma de decisiones exigen en la actualidad
la ampliación de las funciones de la Auditoría Interna en un claro
sentido de complemento y apoyo a la labor rectoral, por lo que esta
actividad ha pasado a ocupar un importante papel en la universidad
pública, contribuyendo cada vez más al cumplimiento de los objetivos y
metas previstos en la organización hasta el punto que no se concibe una
universidad que pretenda avanzar con pasos firmes hacia el éxito sin la
actividad de Auditoría Interna bien organizada.
La actividad de Auditoría Interna ha pasado a ocupar un importante papel
en la universidad pública, ya que las exigencias actuales, la evolución
económica y social y la introducción de nuevos métodos de administración
y gestión de instituciones, han hecho que la dirección haya sentido la
necesidad de encontrar un elemento objetivo que les aporte información,
análisis, evaluaciones y recomendaciones. En la actualidad se exige la
ampliación de las funciones de la Auditoría Interna en un claro sentido
de complemento y apoyo a la labor gerencial, contribuyendo cada vez más
al cumplimiento de los objetivos y metas previstos en la organización.
La nueva imagen de la Auditoría Interna, necesita que todos los miembros
de la organización la vean como una actividad concebida para agregar
valor y mejorar las operaciones de la organización y no como un
instrumento fiscalizador y negativo.
2.5.2. DOCTRINA DE LA AUDITORIA INTERNA
La Auditoría Interna nace en la década de los años 20 cuando los
gerentes de las primeras grandes corporaciones reconocieron que no eran
suficientes las auditorías anuales de los Estados Financieros realizados
por auditores externos, sino que surgía la necesidad de una
participación de los empleados para asegurar registros financieros
precisos y oportunos, y así evitar el fraude.
La Auditoría Interna clásica se ha venido ocupando fundamentalmente del
conjunto de medidas, políticas y procedimientos establecidos en las
empresas para proteger el activo, minimizar las posibilidades de fraude,
incrementar la eficiencia operativa y optimizar la calidad de la
información económico - financiera. Se ha centrado en el terreno
administrativo, contable y financiero.
En pocos años se ha pasado del enfoque tradicional de auditoría
económico - financiera a otro enfoque, que persigue proporcionar
determinada información a la dirección para que pueda evaluar si sus
objetivos y metas se están cumpliendo conforme a los esperado o si son
efectivos los controles establecidos para incrementar la eficacia de la
empresa partiendo de la evaluación sistemática del proceso de Control
Interno de la entidad.
Como afirma Hevia (1999), presidente del Instituto de Auditoría Interna
de España, "En términos modernos la Auditoría Interna se concibe como
una actividad independiente y objetiva de aseguramiento y consulta,
concebida para añadir valor y mejorar las operaciones de una
organización. Ayuda a la organización a cumplir sus objetivos aportando
un enfoque sistemático y disciplinado para evaluar y mejorar la
efectividad de los procesos de gestión de riesgos, control y dirección."
En la actualidad la Auditoría Interna constituye un amplio examen de la
empresa o institución referido a sus planes y objetivos, métodos y
controles, significación operacional y utilización de los recursos
humanos y físicos.
Las nuevas exigencias para fortalecer los procesos, operaciones y
actividades dentro de las empresas, han llevado a cabo un cambio
significativo en la dirección y expectativas de la Auditoría Interna y
en su papel dentro de la organización, a un punto tal, que en noviembre
del año 2004 el MAC emite una nueva Resolución (100/2004) estableciendo
normas específicamente para la Auditoría Interna. En esta resolución se
establece que: "La Auditoría Interna debe funcionar como una actividad
concebida para agregar valor y mejorar las operaciones de una
organización, así como contribuir al cumplimiento de sus objetivos y
metas, aportando un enfoque sistemático y disciplinado para evaluar y
mejorar la eficacia de los procesos de gestión de riesgos, Control
Interno y dirección."
La Auditoría Interna
La Auditoría Interna es el control que se desarrolla como instrumento de
la propia administración y consiste en una valoración independiente de
sus actividades, que comprende el examen de los sistemas de Control
Interno, de las operaciones contables y financieras y de la aplicación
de las disposiciones administrativas y legales que correspondan con la
finalidad de mejorar el control y grado de economía, eficiencia y
eficacia en la utilización de los recursos, prevenir el uso indebido de
estos y coadyuvar al fortalecimiento de la disciplina en general.
Cashin, Neuwert y Levy (1998) [16] definen la Auditoría Interna como:
"La denominación de una serie de procesos y técnicas, a través de las
cuales se da una seguridad de primera mano a la dirección respecto a los
empleados de su propia organización, a partir de la observación en el
trabajo respecto a: si los controles establecidos son mantenidos
adecuada y efectivamente, si los registros e informes (...) reflejan las
operaciones actuales y los resultados adecuada y rápidamente en cada
división, departamento u otra unidad y si estos se están llevando fuera
de los planes, políticas o procedimientos de los cuales la auditoría es
responsable."
Contreras (1995) [17] define la Auditoría Interna como: (...) "Los ojos
de la dirección de la empresa, proyectados sobre todas sus dependencias
y organizaciones, para captar e informar permanentemente a la misma, de
su situación y de los posibles problemas que puedan existir."
Sin embargo, la profesión de Auditoría Interna ha cambiado radicalmente
en los últimos años, los miembros del Instituto de Auditores Internos de
España pensaban que la definición contenida en la Declaración de
Responsabilidades aceptada hasta entonces no representaba la actual
situación, tras arduas revisiones y discusiones el borrador con la nueva
definición fue aprobado en junio 1999 en Québec. (Hevia, 1999)
Representada por Hevia (1999) presidente del Instituto de Auditoría
Interna de España, la nueva definición considera a la Auditoría Interna
como: "Una actividad independiente y objetiva de aseguramiento y
consulta, concebida para añadir valor y mejorar las operaciones de una
organización. Ayuda a la organización a cumplir sus objetivos aportando
un enfoque sistemático y disciplinado para evaluar y mejorar la
efectividad de los procesos de gestión de riesgos, control y dirección."
Las nuevas exigencias para fortalecer los procesos, operaciones y
actividades dentro de las empresas, han llevado a cabo un cambio
significativo en la Auditoría Interna y en su papel dentro de la
organización. Según, Elorreaga (2002) [18], "La Auditoría Interna debe
funcionar como una actividad concebida para agregar valor y mejorar las
operaciones de una organización, así como contribuir al cumplimiento de
sus objetivos y metas, aportando un enfoque sistemático y disciplinado
para evaluar y mejorar la eficacia de los procesos de gestión de
riesgos, control y dirección."
Objetivos de la Auditoría Interna
Para Cashin, Neuwert y Levy (1998) [19], "El objetivo de la Auditoría
Interna es el asistir a los miembros de la organización en el efectivo
descargo de sus responsabilidades. Hasta este punto, la Auditoría
Interna les proporciona análisis, valoraciones, recomendaciones, consejo
e información de las actividades revisadas."
Según Hevia (1991), "Los objetivos de una Auditoría Interna deberían
ser: mantener un eficaz Control Interno, conseguir un buen
funcionamiento de la organización, de sus sistemas operativos y de la
adecuada utilización de sus recursos, asegurar el cumplimiento de las
políticas, normas e instrucciones de la dirección, mejorar
constantemente la gestión de la empresa, mantener a la dirección
informada de cuantas excepciones se detecten, proponiendo las acciones
correspondientes para subsanarlas, asegurar el cumplimiento por los
distintos órganos y centros de la empresa de sus recomendaciones y
sugerencias, promover los cambios que sean necesarios, mentalizando a
sus empleados para la adaptación de los nuevos sistemas, supresión de
fraudes e irregularidades y salvaguardar los activos de la compañía."
El destacado especialista canadiense en control del sector público
Radburn (2002), en la Primera Jornada de Control Interno expresó: "Lo
importante es que la Auditoría Interna debería actuar como una linterna
para proteger y guiar a los directivos a través de la evaluación de
controles y actividades y la recomendación de mejoras". Considera además
que: el nuevo objetivo de la Auditoría Interna debe ser construir
relaciones sólidas, con un enfoque de atención a las causas, efectos y
soluciones, un enfoque de auditorías constructivas, de ayuda al gerente
a corregir problemas costosos que atentan contra el cumplimiento de los
objetivos.
Para Hernández (1998) [20] "Es menester conformar una nueva visión de la
empresa desde un enfoque sistémico, de tal manera de ubicar a la
auditoría como un componente de dicho sistema, encargado de proteger el
buen funcionamiento del sistema de Control Interno (...), sino además,
de salvaguardar el buen funcionamiento de la empresa a los efectos de su
supervivencia y logro de las metas propuestas."
Según el MAGU (1998) [21] el objetivo fundamental de la Auditoría
Interna es: "Examinar y evaluar sistemáticamente la adecuada y eficaz
aplicación de los sistemas de Control Interno, de las operaciones
contables y financieras y de las disposiciones administrativas y legales
que correspondan y velar por la preservación de los bienes asignados a
las entidades estatales..."
2.5.3. NORMAS DE AUDITORIA
La práctica de la Auditoría Interna es una profesión respaldada por
distintos organismos en el ámbito internacional. Entre los más
reconocidos por la profesión se encuentran: el Instituto Internacional
de Auditores Internos, y el Instituto de Auditores Internos de España.
Uno de los aspectos que ha levantado más voces en estas instituciones ha
sido lo relacionado con las normas y pautas que se deben seguir en este
tipo de auditoría ya que estas normas son los criterios por los que se
evalúa y juzga la eficacia de un departamento de Auditoría Interna y
tratan de indicar como ha de ejercerse en la práctica la Auditoría
Interna en cualquier tipo de organización.
Las normas internacionales para el ejercicio profesional de la Auditoría
Interna, del Instituto Internacional de Auditores Internos, emitidas en
diciembre del 2003, estable las nuevas normas de Auditoría Interna:
1. Normas sobre Atributos: trata sobre los atributos que deben tener los
auditores internos para que realicen sus funciones e informen de manera
adecuada y eficaz a la autoridad facultada dentro de las organizaciones
a las que pertenecen.
· Independencia y objetividad.
· Capacidad profesional.
· Debido cuidado profesional.
· Aseguramiento de la calidad.
2. Normas sobre Desempeño: estas describen la naturaleza de las
actividades de Auditoría Interna y proveen criterios de calidad contra
los cuales puede medirse la práctica de estos servicios.
· Planeamiento.
· Supervisión y revisión.
· Leyes y demás disposiciones legales.
· Calidad de la evidencia.
· Gestión de riesgos.
· Control Interno.
· Apoyo a la dirección estratégica.
3. Normas de Información: las normas de Información establecen los
criterios para la presentación de los informes elaborados como resultado
de los servicios de consultoría y de auditoría.
· Forma y contenido.
· Oportunidad y presentación.
· Comunicación de resultados.
4. Funciones y ética del auditor interno
Los auditores internos en el ejercicio de su profesión tienen
establecidas las funciones que deben desarrollar, estas pueden variar en
dependencia de los intereses y normas que se establezcan para
desarrollar la actividad.
Los auditores internos deben conocer que en su desempeño tienen la
obligación de regirse por el código de ética profesional que al efecto
de la profesión se dicte por la sociedad.
La experiencia ha demostrando que la adherencia a las normas más
elevadas que se puedan establecer no es suficiente por sí misma. El
público debe asociar la imagen del auditor con la de una "moral más alta
de lo normal," por esa razón el auditor nunca debe permitir que sus
intereses personales entren en conflicto con los de sus clientes, por
otro lado, el auditor no debe realizar actos inmorales o ilegales que
puedan dañar el prestigio de la profesión. (Cashin, Neuwert y Levy,
1998)
La ética general, comprende las normas mediante las cuales un individuo
decide su conducta. Por lo general se consideran exigencias impuestas
por la sociedad, los deberes morales y los efectos de las propias
acciones.
La ética del auditor es un caso especial de la ética general, como
profesional la persona recibe pautas de conducta específicas, la ética
del auditor se basa en los principios fundamentales generalmente
aceptados y que son los siguientes:
· Integridad.
· Objetividad.
· Competencia profesional.
· Confidencialidad.
· Profesionalidad.
· Independencia.
· Observancia de disposiciones normativas.
· Formación profesional.
El conocimiento y cumplimiento del código de ética por el auditor
interno es fundamental y representa mucho más que una declaración de
responsabilidad, constituye una herramienta de trabajo. A través de su
cumplimiento el auditor declara al público que su profesión esta
interesada en proteger sus intereses y beneficiar a la sociedad ya que
en esta profesión se necesita la confianza no sólo en la habilidad
técnica del auditor sino también en su integridad. El trabajo del
auditor interno no tendrá ningún valor si los miembros de la
organización a la que pertenece, no tienen fe en sus informes y no dudan
en aceptarlos.
NORMAS TÉCNICAS DE CONTROL INTERNO PARA EL SECTOR PÚBLICO
RESOLUCION DE CONTRALORIA Nº 072-98-CG
Conforme al Decreto Ley Nº 26162, es atribución de la Contraloría
General de la República como Ente Rector del Sistema Nacional de
Control, formular procedimientos y operaciones a ser empleados por las
entidades públicas en su accionar, a fin de optimizar sus sistemas
administrativos de gestión y control interno. Dentro de la política de
modernización del Estado corresponde establecer pautas básicas
homogéneas que orienten el accionar de las entidades del Sector Público,
hacia la búsqueda de la efectividad, eficiencia y economía en sus
operaciones, en el marco de una adecuada estructura del Control Interno
y probidad administrativa.
En tal sentido, en el marco de flexibilidad señalado, resulta necesario
proporcionar a las Entidades Públicas normas técnicas de control
gerencial, que coadyuven a una adecuada orientación y unificación de sus
controles internos, favoreciendo un funcionamiento orgánico y uniforme
de la gestión pública y de utilización de los recursos públicos, en un
ambiente satisfactorio de control interno y probidad.
Llas "Normas Técnicas de Control Interno para el Sector Público", que
forman constan de una introducción, Marco General de la Estructura de
Control Interno, Glosario y Términos de Normas Técnicas codificadas en
las áreas siguientes:
100 Normas Generales de Control Interno. (Normas 100-01 al 100-12)
200 Normas Técnicas de Control Interno para la Administración
Financiera Gubernamental. (Normas 210-01 al 210-01 al 210-04.;
230-01 al 230-13; 250-01 al 250-03; 280-01 al 280-07).
300 Normas Técnicas de Control Interno para el Area de Abastecimientos
y Activos Fijos. (Normas 300-01 al 300-08).
400 Normas Técnicas de Control Interno para el Area de Administración
de Personal (Norma 400-01 al 400-11)
500 Normas Técnicas de Control Interno para el Sistemas
Computarizados (Norma 500-01 al 500-08.)
600 Normas Técnicas de Control Interno para el Area de obras Públicas
601 (Norma 600-01 al 600-17).
Las normas Técnicas de Control Interno son de aplicación en las
Entidades sujetas al Sistema Nacional de Control, conforme al Artículo 3
del Decreto Ley Nº 26162, bajo la supervisión de los titulares de las
entidades y de los jefes de la administración gubernamental o de los
funcionarios que hagan sus veces.
Las normas describen los aspectos generales de las normas de control
interno para el Sector Público emitidas por la Contraloría General de la
República. Se define los conceptos más importantes, objetivos, ámbito de
aplicación, características y en general aquellos criterios que serán
necesarios utilizar para su emisión e implantación a cargo de las
entidades públicas sujetas al Sistema Nacional de Control.
Las Normas de Control Interno para el Sector Público son guías generales
dictadas por la Contraloría General de la República, con el objeto de
promover una sana administración de los recursos públicos en las
entidades en el marco de una adecuada estructura del control interno.
Estas normas establecen las pautas básicas y guían el accionar de las
entidades del sector público hacia la búsqueda de la efectividad,
eficiencia y economía en las operaciones.
Los titulares de cada entidad son responsables de establecer, mantener,
revisar y actualizar la estructura de control interno, que debe estar en
función a la naturaleza de sus actividades y volumen de operaciones,
considerando en todo momento el costo-beneficio de los controles y
procedimientos implantados.
Las normas de control interno se fundamentan en principios y prácticas
de aceptación general, así como en aquellos criterios y fundamentos que
con mayor amplitud se describen en el marco general de la estructura de
control interno para el sector público que forma parte de este
documento.
Objetivos
Las Normas de Control Interno para el Sector Público tienen los
objetivos siguientes:
a) Servir de marco de referencia en materia de control interno para las
prácticas y procedimientos administrativos y financieros;
b) Orientar la formulación de normas específicas para el funcionamiento
de los procesos de gestión e información gerencial en las entidades
públicas;
c) Proteger y conservar los recursos de la entidad, asegurando que las
operaciones se efectúen apropiadamente;
d) Controlar la efectividad y eficiencia de las operaciones realizadas y
que éstas se encuentren dentro de los programas y presupuestos
autorizados;
e) Permitir la evaluación posterior de la efectividad, eficiencia y
economía de las operaciones, a través de la auditoría interna o externa,
reforzando el proceso de respondabilidad institucional; y,
f) Orientar y unificar la aplicación del control interno en las
entidades públicas.
Ámbito de aplicación
a) Las Normas de Control Interno para el Sector Público se aplican en
todas las entidades comprendidas dentro del ámbito de competencia del
Sistema Nacional de Control, bajo la supervisión de los titulares de las
entidades y de los jefes responsables de la administración gubernamental
o de los funcionarios que hagan sus veces.
b) En caso que éstas normas no sean aplicables en determinadas
situaciones, será mencionado específicamente en el rubro limitaciones al
alcance de cada norma. La Contraloría General de la República
establecerá los procedimientos para determinar las excepciones a que
hubiere lugar.
c) Las Normas de Control Interno para el Sector Público no interfieren
con las disposiciones establecidas por la legislación, ni limitan las
normas dictadas por los sistemas administrativos, así como otras normas
que se encuentren vigentes. La aplicación de éstas normas contribuye al
fortalecimiento de la estructura de control interno establecida en las
entidades.
Emisión y actualización
Es competencia de la Contraloría General de la República, en su calidad
de organismo rector del Sistema Nacional de Control la emisión y/o
modificación de las normas de control interno aplicables a las entidades
del sector público sujetas a su ámbito.
Áreas de las Normas de Control Interno.
Las normas de control interno para el Sector Público se encuentran
agrupadas por áreas y sub-áreas. Las áreas de trabajo constituyen zonas
donde se agrupan un conjunto de normas relacionadas con criterios
afines. Las áreas previstas son las siguientes:
Normas generales de control interno:
a) Normas de control interno para la administración financiera
gubernamental;
b) Normas de control interno para el área de abastecimiento y activos
fijos.
c) Normas de control interno para el área de administración
de personal Normas de control interno para sistemas computarizados.
d) Normas de control interno para el área de obras públicas.
e) Normas de Control Interno para una cultura de integridad,
transparencia y responsabilidad en la función pública.
Normas Generales de Control Interno
Comprenden las normas que promueven la existencia de un control interno
sólido y efectivo en las entidades públicas, cuya implementación
constituye responsabilidad de los niveles de dirección y gerencia en
éstas. La combinación de éstas normas establecen el contexto requerido
para un control interno apropiado en cada entidad pública.
Normas de Control Interno para la Administración Financiera
Gubernamental:
- Normas de control interno para el área de presupuesto.
- Normas de control interno para el área de tesorería.
- Normas de control interno para el área de endeudamiento público.
- Normas de control interno para el área de contabilidad.
Normas de Control Interno para el Area de Presupuesto:
Regulan los aspectos claves del control interno relacionado con el
sistema de gestión presupuestaria. Consideran como marco de referencia,
la legislación en materia presupuestaria y las directivas emitidas por
el órgano rector del sistema.
Normas de Control Interno para el Area de Tesorería:
Están orientadas a identificar los controles básicos en el proceso de
tesorería, a fin de que su aplicación proporcione a la administración
financiera gubernamental, seguridad razonable sobre el buen manejo de
fondos y valores, asegurando la eficiencia en el logro de objetivos
institucionales y minimizando los riesgos en la gestión.
Normas de Control Interno para el Area de Endeudamiento Público:
Se orientan, básicamente, a cautelar la validez y confiabilidad de la
información que administra el endeudamiento público, buscando el
procesamiento coordinado de operaciones y acciones administrativas
efectuadas en sus diferentes etapas.
Normas de Control Interno para el Area de Contabilidad:
Están orientadas a lograr que la información financiera sea válida y
confiable y elaborada con oportunidad. Tales normas buscan que la
contabilidad sea un elemento integrador de las operaciones propias de
administración financiera, produciendo reportes y estados financieros
apropiados y útiles, tanto para la gerencia, como para otros usuarios.
Normas de Control para el Area de Abastecimiento y Activos Fijos:
Regulan los aspectos relativos al proceso de abastecimiento, así como
respecto a los mecanismos de protección y conservación de activos fijos.
Normas de Control para el Area de Administración de Personal:
Están referidas a los mecanismos que utilizan las entidades
gubernamentales para la administración integral de los recursos humanos,
a efecto de lograr eficiencia y productividad en el desempeño funcional
de sus servidores.
Normas de Control Interno para sistemas computarizados:
Se dirigen a promover la eficiencia en la organización, mantenimiento y
seguridad de los sistemas computarizados que procesan la información,
que requieren las entidades para el desarrollo de sus actividades.
Normas de Control Interno para el Area de Obras Públicas:
Se refieren a los aspectos relacionados con la ejecución de obras
públicas, las mismas que se orientan a promover la eficiencia en las
actividades propias del proceso de contratación, ejecución, recepción y
liquidación de obras y control de las obras por administración directa.
Implementación de las Normas de Control Interno para el Sector Público
Corresponde al Sistema Nacional de Control formular recomendaciones para
mejorar la eficiencia de las entidades en la toma de decisiones y en el
manejo de sus recursos, así como los procedimientos y operaciones que
utilizan en su accionar, con el fin de optimizar sus sistemas
administrativos, de gestión y de control interno.
Todas las normas internas y procedimientos administrativos que se dicten
en el sector público, deben ser concordantes con las normas de control
interno emitidas por la Contraloría General de la República, conforme a
lo dispuesto en el artículo 16, inciso b) del Decreto Ley 26162, Ley del
Sistema Nacional de Control.
El titular de cada entidad debe adoptar las acciones orientadas a la
implementación progresiva de las normas de control interno, mediante la
aprobación de procedimientos y cualquier otro instrumento normativo.
La Contraloría General de la República, los Organos de Auditoría Interna
de las entidades públicas y los auditores externos, deben evaluar el
cumplimiento de las normas de control interno para el sector público
como parte de su examen, independientemente, de la auto-evaluación que
cada entidad debe practicar con determinada periodicidad para
identificar aquellas áreas susceptibles de ser mejoradas.
2.5.4. CONTROL INTERNO Y AUDITORIA INTERNA
2.5.4.1. CONTROL REALIZADO POR LA CONTRALORIA GENERAL
2.5.4.1.1. SISTEMA NACIONAL DE CONTROL
El Sistema Nacional de Control es el conjunto de órganos de control,
normas, métodos y procedimientos, estructurados e integrados
funcionalmente, destinados a conducir y desarrollar el ejercicio del
control gubernamental en forma descentralizada. Su actuación comprende
todas las actividades y acciones en los campos administrativos,
presupuestal, operativo y financiero de las entidades y alcanza al
personal que presta servicios en ellas, independientemente del régimen
que las regula.
El Sistema está conformado por los siguientes órganos:
a) La Contraloría General de la República, como ente técnico rector;
b) Todas las unidades orgánicas responsables de la función de control
gubernamental;
c) Las sociedades de auditoría externa independientes, cuando son
designadas por la Contraloría General y contratadas, durante un período
determinado, para realizar servicios de auditoría en las entidades:
económica, financiera, de sistemas informáticos, de medio ambiente y
otros.
2.5.4.1.2. CONTROL GUBERNAMENTAL
El control gubernamental consiste en la supervisión, vigilancia y
verificación de los actos y resultados de la gestión pública, en
atención al grado de eficiencia, eficacia, transparencia y economía en
el uso y destino de los recursos y bienes del Estado, así como del
cumplimiento de las normas legales y de los lineamientos de política y
planes de acción, evaluando los sistemas de administración, gerencia y
control, con fines de su mejoramiento a través de la adopción de
acciones preventivas y correctivas pertinentes.
El control gubernamental es interno y externo y su desarrollo constituye
un proceso integral y permanente
CONTROL INTERNO
El control interno comprende las acciones de cautela previa, simultánea
y de verificación posterior que realiza la entidad sujeta a control, con
la finalidad que la gestión de sus recursos, bienes y operaciones se
efectúe correcta y eficientemente. Su ejercicio es previo, simultáneo y
posterior.
El control interno previo y simultáneo compete exclusivamente a las
autoridades, funcionarios y servidores públicos de las entidades como
responsabilidad propia de las funciones que le son inherentes , sobre la
base de las normas que rigen las actividades de la organización y los
procedimientos establecidos en sus planes, reglamentos, manuales y
disposiciones institucionales, los que contienen las políticas y métodos
de autorización, registro, verificación, evaluación, seguridad y
protección.
El control posterior es ejercido por los responsables superiores del
servidor o funcionario ejecutor, en función del cumplimiento de las
disposiciones establecidas, así como por el órgano de control
institucional según sus planes y programas anuales, evaluando y
verificando los aspectos administrativos del uso de los recursos y
bienes del Estado, así como la gestión y ejecución llevadas a cabo, en
relación con las metas trazadas y resultados obtenidos.
Es responsabilidad del Titular de la entidad fomentar y supervisar el
funcionamiento y confiabilidad del control interno para la evaluación de
la gestión y el efectivo ejercicio de la rendición de cuentas,
propendiendo a que éste contribuya con el logro de la misión y objetivos
de la entidad a su cargo. El Titular de la entidad está obligado a
definir las políticas institucionales en los planes y/o programas
anuales que se formulen, los que serán objeto de las verificaciones.
CONTROL EXTERNO
Se entiende por control externo, el conjunto de políticas, normas,
métodos y procedimientos técnicos, que compete aplicar a la Contraloría
General u otro órgano del Sistema por encargo o designación de ésta, con
el objeto de supervisar, vigilar y verificar la gestión, la captación y
el uso de los recursos y bienes del Estado. Se realiza fundamentalmente
mediante acciones de control con carácter selectivo y posterior.
En concordancia con sus roles de supervisión y vigilancia, el control
externo podrá ser preventivo o simultáneo, cuando se determine
taxativamente por la Ley del Sistema Nacional de Control o por normativa
expresa, sin que en ningún caso conlleve injerencia en los procesos de
dirección y gerencia a cargo de la administración de la entidad, o
interferencia en el control posterior que corresponda.
Para su ejercicio, se aplicarán sistemas de control de legalidad, de
gestión, financiero, de resultados, de evaluación de control interno u
otros que sean útiles en función a las características de la entidad y
la materia de control, pudiendo realizarse en forma individual o
combinada. Asimismo, podrá llevarse a cabo inspecciones y
verificaciones, así como las diligencias, estudios e investigaciones
necesarias para fines de control.
PRINCIPIOS DEL CONTROL GUBERNAMENTAL.
El control gubernamental, se lleva a cabo en el marco de los siguientes
principios:
a) La universalidad, entendida como la potestad de los órganos de
control para efectuar, con arreglo a su competencia y atribuciones, el
control sobre todas las actividades de la respectiva entidad, así como
de todos sus funcionarios y servidores, cualquiera fuere su jerarquía;
b) El carácter integral, en virtud del cual el ejercicio del control
consta de un conjunto de acciones y técnicas orientadas a evaluar, de
manera cabal y completa, los procesos y operaciones materia de examen en
la entidad y sus beneficios económicos y/o sociales obtenidos, en
relación con el gasto generado, las metas cualitativas y cuantitativas
establecidas, su vinculación con políticas gubernamentales, variables
exógenas no previsibles o controlables e índices históricos de
eficiencia;
c) La autonomía funcional, expresada en la potestad de los órganos de
control para organizarse y ejercer sus funciones con independencia
técnica y libre de influencias. Ninguna entidad o autoridad, funcionario
o servidor público, ni terceros, pueden oponerse, interferir o
dificultar el ejercicio de sus funciones y atribuciones de control;
d) El carácter permanente, que define la naturaleza continua y
perdurable del control como instrumento de vigilancia de los procesos y
operaciones de la entidad;
e) El carácter técnico y especializado del control, como sustento
esencial de su operatividad, bajo exigencias de calidad, consistencia y
razonabilidad en su ejercicio; considerando la necesidad de efectuar el
control en función de la naturaleza de la entidad en la que se incide;
f) La legalidad, que supone la plena sujeción del proceso de control a
la normativa constitucional, legal y reglamentaria aplicable a su
actuación;
g) El debido proceso de control, por el que se garantiza el respeto y
observancia de los derechos de las entidades y personas, así como de las
reglas y requisitos establecidos;
h) La eficiencia, eficacia y economía a través de los cuales el proceso
de control logra sus objetivos con un nivel apropiado de calidad y
óptima utilización de recursos;
i) La oportunidad, consistente en que las acciones de control se lleven
a cabo en el momento y circunstancias debidas y pertinentes para cumplir
su cometido;
j) La objetividad, en razón de la cual las acciones de control se
realizan sobre la base de una debida e imparcial evaluación de
fundamentos de hecho y de derecho, evitando apreciaciones subjetivas;
k) La materialidad, que implica la potestad del control para concentrar
su actuación en las transacciones y operaciones de mayor significación
económica o relevancia en la entidad examinada;
l) El carácter selectivo del control, entendido como el que ejerce el
Sistema en las entidades, sus órganos y actividades críticas de los
mismos, que denoten mayor riesgo de incurrir en actos contra la probidad
administrativa;
m) La presunción de licitud, según la cual, salvo prueba en contrario,
se reputa que las autoridades, funcionarios y servidores de las
entidades, han actuado con arreglo a las normas legales y
administrativas pertinentes;
n) El acceso a la información, referido a la potestad de los órganos de
control de requerir, conocer y examinar toda la información y
documentación sobre las operaciones de la entidad, aunque sea secreta,
necesaria para su función;
o) La reserva, por cuyo mérito se encuentra prohibido que durante la
ejecución del control se revele información que pueda causar daño a la
entidad, a su personal o al Sistema, o dificulte la tarea de este
último;
p) La continuidad de las actividades o funcionamiento de la entidad al
efectuar una acción de control;
q) La publicidad, consistente en la difusión oportuna de los resultados
de las acciones de control u otras realizadas por lo órganos de control,
mediante los mecanismos que la Contraloría General considere pertinente;
r) La participación ciudadana, que permita la contribución de la
ciudadanía en el ejercicio del control gubernamental;
s) La flexibilidad, según la cual, al realizarse el control, ha de
otorgarse prioridad al logro de las metas propuestas, respecto de
aquellos formalismos cuya omisión no incida en la validez de la
operación objeto de la verificación, ni determinen aspectos relevantes
en la decisión final.
Los principios antes indicados son de observancia obligatoria por los
órganos de control y pueden ser ampliados o modificados por la
Contraloría General, a quien compete su interpretación.
AUDITORIA GUBERNAMENTAL
El MAGU[22], para fines de nuestro trabajo, establece los siguientes
aspectos:
Según el MAGU[23], la auditoría gubernamental, es el examen profesional,
objetivo, independiente, sistemático, constructivo y selectivo de
evidencias, efectuado con posterioridad a la gestión de los recursos
públicos, con el objeto de determinar la razonabilidad de la información
financiera y presupuestal para el informe de auditoría de la Cuenta
General de la República, el grado de cumplimiento de objetivos y metas,
así como respecto de la adquisición, protección y empleo de los recursos
y, si estos, fueron administrados con racionalidad, eficiencia, economía
y transparencia, en el cumplimiento de la normativa legal.
CARACTERISTICAS DE LA AUDITORIA GUBERNAMENTAL:
La auditoría gubernamental tiene las características siguientes:
a) Es objetiva, en la medida en que considera que el auditor debe
mantener una actitud mental independiente, respecto de las actividades a
examinar en la entidad;
b) Es sistemática y profesional, por cuanto responde a un proceso que es
debidamente planeado y porque es desarrolladas por Contadores Públicos y
otros profesionales idóneos