Perú: la moderna auditoría interna: herramienta para el cambio y competitividad de las universidades publicas
Autor: Domingo Hernández Celis
Auditoria y control interno
06-06-2007
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Original“Auditoría Interna: Actividad independiente y objetiva de
aseguramiento y consulta, concebida para agregar valor y mejorar las
operaciones de una organización. Ayuda a una organización a cumplir sus
objetivos aportando un enfoque sistemático y disciplinado para evaluar y
mejorar los procesos de gestión de riesgos, control y gobierno”
THE INSTITUTE OF INTERNAL AUDITORS.
INTRODUCCIÓN
La investigación titulada: “Perú: La moderna Auditoría Interna:
Herramienta para el cambio y competitividad de las Universidades
Públicas “; cuyo objetivo es: “ Establecer el proceso integral de la
moderna Auditoría Interna para que contribuya en forma efectiva al
cambio y competitividad de la gestión corporativa de las Universidades
Pública”.
La visión de la moderna auditoría interna es la sinergia con la gestión,
a través de la evaluación de las transacciones, asesoría y consultoría
especializada. No más trabajo paralelo o apartado de la gestión. El
paradigma es el trabajo conjunto, pero haciendo valer la independencia
de cada actividad. Para que la auditoría interna, cumpla con estos
nuevos retos, debe estar no sólo en la estructura si no especialmente en
la infraestructura de las universidades públicas, es decir formando
parte de la esencia de la misma.
Para el desarrollo de este trabajo se ha aplicado la metodología, las
técnicas e instrumentos necesarios para una adecuada investigación, en
el marco de las normas de la Escuela de Post Grado de nuestra
Universidad Nacional Federico Villarreal.
Para llegar a contrastar los objetivos y las hipótesis planteadas, se ha
desarrollado el trabajo de investigación en los siguientes capítulos:
El Capítulo I, presenta el Planteamiento Metodológico de la
investigación.
El Capítulo II, presenta el Planteamiento Teórico de la investigación.
El Capítulo III, está referido a la presentación, análisis e
interpretación de la Entrevista realizada.
El Capítulo IV, está referido a la presentación, análisis e
interpretación de la Encuesta realizada.
El Capítulo V, presenta la Contrastación y Verificación de los Objetivos
Planteados.
El Capítulo VI, presenta la Contrastación y Verificación de las
Hipótesis Planteadas.
El Capítulo VII, presenta otros aspectos de la investigación, como son
las Conclusiones y Recomendaciones de la investigación
Finalmente se presenta la bibliografía y los Anexos del trabajo de
investigación.
CAPITULO I:
PLANTEAMIENTO METODOLOGICO
1.1. DESCRIPCION DEL TRABAJO DE INVESTIGACION
Las universidades públicas son entidades educativas autónomas, de origen
comunal, al servicio del país, integradas por autoridades, funcionarios,
trabajadores, profesores, alumnos y graduados dedicadas al estudio e
investigación, a la creación y aplicación científica y tecnológica,
enseñanza, transmisión y difusión del conocimiento para la formación de
humanistas, científicos, investigadores y profesionales.
Las universidades públicas son creadas por Ley. Se rigen por la
Constitución Política del Perú, por la Ley Universitaria, su Estatuto y
sus Reglamentos.
Las universidades públicas desarrollan sus funciones sobre la base de
principios. Tienen su visión, misión, objetivos, actividades y
funciones.
Las universidades públicas disponen dentro de su estructura orgánica de
órganos de inspección y control. La Oficina General de Auditoría Interna
es la que realiza las funciones de inspección y control de las
actividades de la universidad.
Se ha determinado que la Oficina General de Auditoría Interna viene
trabajando con una concepción que ha sido arrasada por el cambio y
competitividad que exige la coyuntura actual. Esta dependencia, realiza
el planeamiento de sus actividades de control, ejecuta los
procedimientos de fiscalización y control y finalmente remite sus
informes a las autoridades correspondientes.
El trabajo de la moderna auditoría interna ha cambiado rotundamente en
el tercer milenio. Al proceso tradicional de sus actividades, debe
agregarle otras actividades como la asesoría y consultoría en los
aspectos de su especialidad facilitada a los directivos, funcionarios y
trabajadores de las universidades públicas. Además de esas funciones la
moderna auditoria interna, está poniendo mucho énfasis en el
seguimiento, monitoreo o supervisión de tipo puntual o permanente.
En las universidades públicas, las autoridades y funcionarios son
profesionales de diferentes especialidades que requieren de la asesoría
y consultoría en aspectos de control, especialmente del control interno
en el marco de la nueva visión establecida por el INFORME COSO[1],
MODELO COCO[2] y otros, para efectos de utilizar adecuadamente los
recursos institucionales.
Asimismo las universidades públicas, además de las actividades de
control que son muy necesarias en el proceso de gestión institucional
requieren el seguimiento, monitoreo o supervisión de las actividades;
con el objeto de que los recursos sean utilizados en forma eficiente,
eficaz y económica, especialmente en una época donde debe primar la
austeridad en el gasto y la transparencia en la gestión de las
instituciones. De esta forma un trabajo de investigación que inserte a
las universidades públicas al tratamiento de estos nuevos conceptos
doctrinarios del control interno, resulta de mucho interés para toda la
comunidad universitaria.
1.2. DELIMITACIONES DE LA INVESTIGACION
Un trabajo de investigación tiene que delimitarse, para que pueda
exponer y sustentar en mejores condiciones el objeto del estudio. Para
el efecto se realizará las siguientes delimitaciones:
DELIMITACION ESPACIAL
Esta investigación ha comprendido el diagnóstico y pronostico de la
auditoría interna de las universidad públicas de nuestro país
DELIMITACION TEMPORAL
Es una investigación de actualidad y de proyección hacia el futuro. Del
presente se toma la situación de la auditoría interna; luego se propone
la reingeniería de la misma, con lo cual se podrá facilitar la gestión
corporativa en el corto, mediano y largo plazo.
DELIMITACION SOCIAL
En el proceso de investigación se solicitó autorizaciones de las
autoridades de las universidades públicas y se realizó coordinaciones
con personal docente, administrativo y alumnos. El trabajo pretende
hacer participar a toda la comunidad universitaria con el objeto de
obtener información para el desarrollo del trabajo de investigación
DELIMITACION CONCEPTUAL
Ø Moderna Auditoría Interna : Variable Independiente
Ø Universidades Públicas : Variable interviniente
Ø Cambio y competitividad: Variable Dependiente
1.3.PROBLEMAS DE LA INVESTIGACION
1.3.1. DESCRIPCIÓN DE LA REALIDAD PROBLEMÁTICA
Los procesos, procedimientos, técnicas y prácticas de auditoría interna
que se vienen aplicando en las universidades públicas, no han
contribuido a solucionar la problemática de la gestión de estas
entidades.
Asimismo se ha determinado la falta de una función asesora y consultora
por parte de la auditoría interna que facilite los cambios y la
competitividad de las universidades públicas.
Además se ha determinado los siguientes problemas: i) Falta de
definición del entorno de control, que marque la pauta del
funcionamiento de la organización y gestión de las universidades
públicas e influya en la concientización de la comunidad universitaria
con respecto a la auditoría interna como actividad monitoreadora del
sistema de control de este tipo de entidades; ii) Falta de evaluación de
los riesgos que enfrentan las universidades públicas en el marco de la
previsión y ejecución de la planificación, organización, dirección,
integración y sistema de control interno; iii) Falta de definición de
las actividades de control, expresadas en las políticas y los
procedimientos que ayudan a asegurar que se lleven a cabo las
instrucciones de las autoridades universitarias. Esto incluye problemas
de control en aprobaciones, autorizaciones, verificaciones,
conciliaciones, revisiones, salvaguarda de activos y segregación de
funciones; iv) Falta de información y comunicación, esto es, la
información no está adecuadamente identificada y recopilada y además la
comunicación no se lleva a cabo en la forma y plazo que permita cumplir
a cada miembro de la comunidad universitaria con sus responsabilidades.
En este mismo marco, otro problema es disponer de información y no saber
aplicarla adecuadamente en la toma de decisiones; v) Falta de una
adecuada supervisión, es decir la auditoría interna imperante no dispone
de actividades de supervisión continuada, evaluaciones periódicas o una
combinación de ambas cosas, lo que no permite efectuar la superación de
la problemática de las actividades de estas entidades educativas; vi)
Otro problema que enfrenta la auditoria interna en las universidades
públicas es la aplicación incorrecta de las Normas Técnicas de Control
Interno para el Sector Público y otras normas de auditoría interna; lo
que origina observaciones del ente rector del Sistema de Control.
Esta problemática ha originado que los procesos y procedimientos, la
función asesora y consultora y el gobierno corporativo de las
universidades públicas no estén vinculados entre sí, es decir no generan
una sinergia y por tanto no forman un sistema integrado que responda de
una manera dinámica a las circunstancias cambiantes y competitivas del
entorno.
1.3.2. PROBLEMA PRINCIPAL
¿ De que manera la moderna auditoria interna puede contribuir con
efectividad al cambio y competitividad de la gestión corporativa de las
universidades publicas ?
1.3.3. PROBLEMAS SECUNDARIOS
1. ¿ Cómo llevar a cabo la reingeniería de la auditoria interna, de tal
modo que se convierta en la herramienta fundamental del control de las
universidades publicas y contribuya por tanto a la competitividad de su
gestión ?
2. ¿ De qué manera el proceso de la auditoria interna puede contribuir a
los cambios que deben llevarse a cabo en la gestión de las universidades
publicas, de modo que prime el aspecto corporativo y sinergia en estas
instituciones tutelares de la educación de nuestro país ?
1.4. JUSTIFICACION E IMPORTANCIA DE LA INVESTIGACION
1.4.1.JUSTIFICACIÓN
La auditoría interna ha venido realizando un trabajo, que en la
actualidad ya no se condice con la realidad. La gestión corporativa
necesita del apoyo de todas las actividades que se desarrollan en las
entidades. Los paradigmas han cambiado, por tanto la auditoría interna
tiene que cambiar su enfoque.
La visión de la moderna auditoría interna es la sinergia con la
gestión, a través de la evaluación de las transacciones, asesoría y
consultoría especializada. No más trabajo paralelo o apartado de la
gestión. El paradigma es el trabajo conjunto, pero haciendo valer la
independencia de cada actividad.
Para que la auditoría interna, cumpla con estos nuevos retos, debe estar
no sólo en la estructura si no especialmente en la infraestructura de
las universidades públicas, es decir formando parte de la esencia de la
misma.
El moderno marco de la auditoria interna, de seguro va a ser muy
beneficioso para la mejora de la práctica del control interno y del
efecto positivo que tendrá sobre las funciones de auditoria interna y
especialmente en la optimización de la gestión de las universidades
públicas.
Para los cambios y la competitividad de las universidades públicas, es
fundamental la practica del moderno marco de la auditoría interna y
además que se disponga de un sistema de control interno que contribuya
al logro de las metas, objetivos, misión y visión institucional.
Ante la amplitud de los antiguos conceptos empleados y la superación de
las viejas definiciones restrictivas y mecanicistas de la auditoria
interna, el moderno marco con los paradigmas del control interno se
convertirán en una herramienta eficaz para satisfacer las necesidades de
un óptimo gobierno corporativo de las universidades nacionales.
Además de la trascendencia que tendrá en la gestión de las universidades
públicas, el moderno marco de la auditoría interna, también permitirá
que los auditores enfrenten el nuevo desafío que representa realizar la
asesoría y consultoría técnica, oportuna y confiable y seguir
manteniendo la independencia y objetividad en la evaluación de todas las
transacciones institucionales; lo que permitirá plasmar su ética
profesional en toda su extensión.
1.4.2. IMPORTANCIA
La importancia de esta investigación radica en la oportunidad que
tenemos los profesionales de formular trabajos en base a los
conocimientos y experiencias para que sean aplicadas por las
universidades.
Por otro lado, hoy por hoy, que se habla de competitividad y
globalización las universidades públicas no pueden permanecer inertes
antes los cambios, especialmente si estos cambios van a beneficiar su
gestión, teniendo en cuenta que las universidades privadas vienen
poniendo todos sus esfuerzos y recursos para captar no sólo el interés
de sus alumnos, si no de toda la comunidad.
La estrategia de hoy es el cambio y la competitividad, pero para llegar
a ello debe pasarse por el filtro de las normas y los procesos, todo lo
cual no sería posible sin el aporte de los profesionales.
1.5. OBJETIVOS DE LA INVESTIGACION
OBJETIVO GENERAL:
Establecer el proceso integral de la moderna auditoria interna para que
contribuya en forma efectiva al cambio y competitividad de la gestión
corporativa de las universidades publicas.
OBJETIVOS ESPECIFICOS:
1. Establecer los lineamientos para llevar a cabo la reingeniería de la
auditoria interna, de tal modo que se convierta en la herramienta que
necesitan los responsables de la gestión de las universidades para
trabajar corporativamente hasta alcanzar competitividad.
2. Establecer la forma como la moderna auditoria interna debe aplicar su
proceso, para que contribuya con los cambios que deben llevar a cabo las
universidades en la gestión corporativa de sus actividades.
1.6. HIPOTESIS DE LA INVESTIGACION
HIPÓTESIS PRINCIPAL:
La moderna auditoria interna puede contribuir en forma efectiva al
cambio y la competitividad de las universidades publicas mediante la
reingeniería de su proceso tradicional, pero especialmente con su
función asesora y consultora
1.7. METODOLOGIA DE LA INVESTIGACION
TIPO Y NIVEL DE INVESTIGACION:
TIPO DE INVESTIGACION:
NIVEL DE INVESTIGACION
Este trabajo de investigación es del tipo básica o pura, por cuanto
todos los aspectos son teorizados, aunque sus alcances serán prácticos
en la medida que sean aplicados por las Universidades Públicas.
La investigación es del nivel descriptiva-explicativa, por cuanto se
describe todos los aspectos de la auditoría interna para poder aplicarlo
como herramienta para el cambio y competitividad de las Universidades
Públicas.
METODOS DE LA INVESTIGACION
DESCRIPTIVO
INDUCTIVO
Será utilizado para describir o detallar las bondades de la moderna
auditoría interna de modo que contribuya al cambio y competitividad de
las universidades públicas.
Este método será utilizado para inferir la información de la muestra en
la población de la investigación y de esa forma facilitar la
contrastación de la hipótesis y demostración de los objetivos.
DISEÑO DE LA INVESTIGACIÓN DESARROLLADA.
En este trabajo de investigación, en primer lugar se han identificado
los problemas, en base a los cuales se han propuesto las soluciones
correspondientes a través de las hipótesis, asimismo se han propuesto
los objetivos de la investigación; estableciendo una relación directa
entre estos tres elementos metodológicos.
Luego de haber desarrollado el trabajo, se ha contrastado los objetivos
específicos, lo que ha permitido consolidar el objetivo general de la
investigación. Los objetivos específicos contrastados, han sido la base
para emitir las conclusiones parciales de la investigación.
Las conclusiones parciales, constituyen el resultado de la investigación
y constituyen la base para emitir la conclusión general del trabajo.
Finalmente, se ha establecido una interrelación entre el objetivo
general y la conclusión general para llegar a contrastar la hipótesis
general de la investigación, sobre la base del planteamiento
metodológico y teórico.
La tesis también contiene las recomendaciones, que vienen a ser los
criterios u opiniones del autor, para la mejora y competitividad de las
universidades públicas, en un contexto muy difícil propiciado por la
abundancia de universidades privadas y otros factores.
La bibliografía utilizada es la base para el fundamento teórico que
estamos presentando por tanto merece la relevancia del caso.
POBLACION Y MUESTRA DE LA INVESTIGACION
POBLACION
MUESTRA
Estuvo compuesta por las autoridades, funcionarios, docentes,
trabajadores y alumnos de las 34 universidades públicas que funcionan en
nuestro país en base de las respectivas leyes de creación.
Asimismo, se tomó en cuenta al personal especialista de la Contraloría
General de la República y el personal docente de la asignatura de
auditoría de las universidades públicas.
La muestra de la investigación estuvo compuesta por las autoridades,
funcionarios, docentes, trabajadores y alumnos de las siguientes
Universidades Públicas:
1) Universidad Nacional Federico Villarreal
2) Universidad Nacional Mayor de San Marcos
3) Universidad Nacional de Ingeniería
Asimismo, se tomó en cuenta al personal especialista de la Contraloría
General de la República y el personal docente de la asignatura de
auditoría de las universidades públicas.
COMPOSICION DE LA MUESTRA DE LA INVESTIGACION
TECNICAS DE RECOPILACION DE DATOS:
ENTREVISTAS
ENCUESTAS
ANÁLISIS DOCUMENTAL
Esta técnica se aplicó a las autoridades y funcionarios de las
Universidades Públicas (10), Funcionarios de la Contraloría (05) y
personal docente de auditoría (05), con el objeto de obtener información
para la investigación.
Se aplicó a los docentes, alumnos, y trabajadores de la universidades
públicas (60); personal operativo de la Contraloría (10) y docentes de
auditoría (10). con el objeto de obtener información sobre los aspectos
relacionados con la investigación
Se utilizó esta técnica para analizar las normas; información
administrativa, financiera, presupuestaria y otras fuentes de origen
bibliográfico relacionados con la investigación.
INSTRUMENTOS DE RECOPILACIÓN DE DATOS:
Los instrumentos que se han utilizado en la investigación, están
relacionados con las técnicas antes mencionadas, del siguiente modo:
TECNICAS E INSTRUMENTOS UTILIZADOS EN LA INVESTIGACION
TECNICA
INSTRUMENTO
ENTREVISTA
GUIA DE ENTREVISTA
ENCUESTA
CUESTIONARIO
ANALISIS DOCUMENTAL
GUIA DE ANALISIS DOCUMENTAL
TECNICAS DE ANALISIS Y PROCESAMIENTO DE DATOS
TÉCNICAS DE ANÁLISIS:
TÉCNICAS DE PROCESAMIENTO DE DATOS:
a) Análisis documental
b) Indagación
c) Conciliación de datos
d) Tabulación de cuadros con cantidades y porcentajes
e) Formulación de gráficos
f) Otras que sean necesarias.
a) Ordenamiento y clasificación
b) Procesamiento manual
c) Proceso computarizado con Excel
d) Proceso computarizado con SPSS
CAPITULO II:
PLANTEAMIENTO TEORICO DE LA INVESTIGACION
2.1. ANTECEDENTES BIBLIOGRAFICOS
Para el desarrollo de este trabajo, se tendrá en cuenta libros,
informes, modelos, tesis, monografías y todo otro documento que
contribuya a formar el marco adecuado para que las universidades
públicas dispongan de una moderna auditoría interna, como herramienta
para cambiar los aspectos de su gestión con el objetivo de imprimirle
eficiencia, eficacia, economía y competitividad.
Uno de los principales antecedentes, lo constituye el Informe COSO[3].
Estamos de acuerdo con el Informe, cuando establece que los controles
internos se implantan con el fin de detectar, en el plazo deseado,
cualquier desviación respecto a los objetivos establecidos, en nuestro
caso, por las universidades públicas, y de limitar las sorpresas. Los
controles internos fomentan la eficiencia, reducen el riesgo de pérdida
de valor de los activos y ayudan a garantizar la fiabilidad de los
estados financieros y el cumplimiento de las leyes y normas vigentes.
Este informe establece como componentes del control interno al entorno
de control, evaluación de los riesgos, actividades de control,
información y comunicación y la supervisión.
Otro buen antecedente estará constituido por el denominado MODELO
COCO[4]. Concordamos con el modelo que busca proporcionar un
entendimiento del control y dar respuesta a las siguientes tendencias.
i) Impacto de la tecnología y el recorte a las estructuras
organizativas; ii) Creciente demanda de informar públicamente acerca de
la eficacia del control; y, iii) Énfasis de las autoridades para
establecer controles, como una forma de proteger los intereses del
Estado y de la comunidad universitaria en nuestro caso.
En la estructura del modelo COCO, los criterios son elementos básicos
para entender y, en su caso, aplicar el sistema de control. Se requiere
un adecuado análisis y comparación para interpretar los criterios en el
contexto de las universidades públicas, y para una evaluación efectiva
de los controles implantados.
Un documento central que tenemos como antecedente es el MANUAL DE
AUDITORIA GUBERNAMENTAL[5]. Este documento normativo, fundamental,
define las políticas y las orientaciones para el ejercicio de la
auditoría gubernamental en el Perú. Concordamos con sus objetivos de
establecer los postulados que requiere la auditoría gubernamental, con
el propósito de uniformar el trabajo de los auditores y promover un
mayor grado de eficiencia, efectividad y economía en el desarrollo de la
auditoría gubernamental en su conjunto; determinar los criterios básicos
que permitan en el futuro llevar a cabo el control de calidad de la
auditoría gubernamental; aplicar las Normas de Auditoría Gubernamental
(NAGU) aprobadas por la Contraloría.
Tenemos como antecedente también a las NORMAS TECNICAS DE CONTROL
INTERNO PARA EL SECTOR PUBLICO[6]. Estas normas son guías generales
dictadas por la Contraloría General de la República, con el objeto de
promover una sana administración de los recursos públicos en las
entidades en el marco de una adecuada estructura del control interno.
Estas normas establecen las pautas básicas y guían el accionar de las
entidades del sector público hacia la búsqueda de la efectividad,
eficiencia y economía en las operaciones.
Asimismo tenemos como antecedente, las NORMAS INTERNACIONALES DE
AUDITORIA (NIA¨S)[7]. Los lineamientos contenidos en estas normas, se
orientan a mejorar el grado de uniformidad de las prácticas de auditoría
y servicios relacionados.
En lo referente a tesis que nos pueden servir como antecedente, tenemos
las siguientes:
a) Tesis “El Nuevo Marco de la Auditoría Interna y su influencia en la
optimización del Gobierno Corporativo de las Universidades Públicas”.
Esta tesis pertenece al suscrito y está referida al estudio de la
auditoría interna en el marco de la gestión institucional, pero la
relaciona con el cambio y la competitividad, sin embargo aquí están
sentadas las bases para el presente trabajo.
b) Tesis “ Auditoría interna y el control interno: Su aplicación en una
universidad nacional”. Esta tesis se encuentra en el Colegio de
Contadores Públicos de Lima y corresponde a Pérez Hernández, Daniela. En
este documento relaciona los principios, normas y procedimientos del
control interno con el trabajo del auditor interno de una universidad
nacional.
c) Tesis: “ El Proceso administrativo de control interno en la gestión
municipal”, elaborado por Gilberto E. León flores y José María Zevallos
Cardich para optar el Grado de Maestro en Administración. En este
trabajo se describe las etapas del control interno y la forma como
incide en la gestión de las municipalidades de nuestro país, por el
enfoque que tiene será de utilidad para el presente trabajo.
d) Tesis: “Control de calidad en el desarrollo industrial”, elaborado
por Lorgio Heraclio Trinidad Rivera y Milciades Roberto Esparza Silva
para potar el Grado de Maestro en Ingeniería industrial. En esta tesis
los autores estudian todas los criterios que deben cumplirse para
producir bienes de calidad. Estos criterios podrían adecuarse a las
empresas de servicio de transporte urbano, para prestar los servicios de
calidad que exige la comunidad.
e) Tesis: “La auditoria de gestión en la empresa moderna”, elaborado por
Juan Héctor Bendezú Iriarte para optar el grado de Maestro en
Administración. El autor en esta tesis desarrolla el proceso de la
auditoría de gestión, tratando en primer lugar la evaluación del sistema
de control interno, lo que será de suma utilidad para este trabajo de
investigación
f) Tesis: “Control eficaz de la gestión de una empresa cooperativa de
servicios múltiples”, elaborado por Domingo Hernández Celis, para optar
el Grado de Maestro en Auditoria Contable y financiera. En este trabajo
el autor describe la forma como implementar un sistema de control
interno eficaz, el mismo que es un verdadero facilitador de la gestión
óptima de las empresas cooperativas. Este trabajo pude ser aplicado a
las empresas de transporte, con el fin de implementar un sistema de
control eficaz para el buen gobierno corporativo.
g) Tesis: “ Control de las Organizaciones No Gubernamentales de
Desarrollo para la eficacia de la Cooperación Técnica Internacional”,
elaborado por Domingo Hernández Celis, para optar el Grado de Doctor en
Contabilidad. En este trabajo el autor trata del estudio del control
aplicado en las Organizaciones No Gubernamentales de Desarrollo. Este
trabajo será tomado como referencia porque se busca la efectividad.
2.2. RESEÑA HISTORICA DE LA INVESTIGACION
2.2.1. RESEÑA HISTORICA DE LAS UNIVERSIDADES
Las prácticas del saber que desde siempre fueron espontáneas, con el
transcurrir del tiempo fueron organizadas e institucionalizadas, fueron
limitadas y fijadas en las universidades, donde los saberes organizados
se guardaron, se especializaron, y se difundieron hasta hoy. Desde
entonces, la historia de las universidades es la historia de las
instituciones que contienen saberes para guardar, saberes para
distribuir, saberes para descubrir, saberes que se producen, se
inventan, se censuran, o simplemente se repiten.
En el Perú, la Ley Universitaria No. 23733, establece que las
Universidades están integradas por profesores, estudiantes y graduados.
Se dedican al estudio, la investigación, la educación y la difusión del
saber y la cultura, y a su extensión y proyección sociales. Tienen
autonomía académica, normativa, administrativa y económica dentro de la
ley. La norma en mención establece que las Universidades organizan su
régimen de gobierno de acuerdo con la Ley y sus Estatutos, atendiendo a
sus características y necesidades. El gobierno de las Universidades y de
las facultades se ejerce por la Asamblea Universitaria, El Consejo
Universitario, el Rector y el Consejo Universitario y Decano de cada
Facultad. La Ley Universitaria, establece, que son recursos económicos
de las Universidades. i) Las asignaciones provenientes del Tesoro
público; ii) Los ingresos por concepto de leyes especiales; y, iii) Los
ingresos propios.
Cada universidad pública elabora su proyecto de presupuesto anual y lo
remite a la Asamblea Nacional de Rectores (ANR), quien lo presenta y
sustenta ante el Poder ejecutivo.
Las asignaciones presupuestales de cada Universidad son determinadas por
el Poder Legislativo, sobre la base de las propuestas y la información
recibida.
La Ley Universitaria establece que las Universidades Públicas están
sujetas al Sistema Nacional de Control. La Asamblea Nacional de Rectores
puede ordenar la práctica de auditorias destinadas a velar por el recto
uso de los recursos de las Universidades. Dentro de los seis meses de
concluido un período presupuestal, las Universidades Públicas rinden
cuenta del ejercicio a la Contraloría General, informan al Congreso y
publican gratuitamente en el Diario Oficial el balance respectivo.
El Estatuto de la Universidad Pública, establece las funciones de la
Asamblea Universitaria, la misma que entre otras, tiene las siguientes
atribuciones: Pronunciarse sobre la memoria anual del Rector y evaluar
el funcionamiento de la Universidad, aprobar su presupuesto de
funcionamiento de acuerdo a los plazos señalados por la Ley. El Estatuto
refiriéndose al consejo Universitario, indica entre otras las siguientes
atribuciones: Supervisar la vida académica, administrativa y económica
de la universidad; aprobar el Plan de Desarrollo Institucional y el Plan
anual de Funcionamiento y Desarrollo de la Universidad y elevarlo a la
Asamblea Universitaria para su ratificación ; aprobar el presupuesto
General de la Universidad y darlo a conocer a la Comunidad
Universitaria, autorizar los actos y contratos que atañen a la
Universidad y resolver todo lo pertinente a su economía; cautelar los
bienes y rentas de la Universidad, decidir la adquisic9ión de bienes
muebles e inmuebles o valores a titulo oneroso y su enajenación,
alquiler y gravámenes, etc.
El Reglamento de Organización y Funciones de las Universidades Públicas
establece que la Oficina General de Control Interno, es el órgano
encargado de: efectuar el control en el ámbito de la Universidad, de
conformidad con la Ley del Sistema Nacional de Control y demás
disposiciones pertinentes y emitir los informes con las medidas
correctivas del caso.
2.2.2. RESEÑA HISTORICA DE LA AUDITORIA INTERNA
El estudio de la auditoria interna y su influencia en el gobierno
corporativo de las empresas, ha sido una preocupación desde siempre.
J.A. Cashin, P.D. Neuwrith y J.F. Ley [8] desde hace mas de 40 años
mencionaron que la continua expansión de las actividades modernas ha
añadido pesadas cargas a la dirección de las entidades a la hora de
mantener el control sobre operaciones extensas. El incremento en las
actividades regulares, la descentralización, y la mayor dispersión
geográfica han puesto por sí mismas serios retos al control del gobierno
corporativo. Hay que añadir, además los nuevos problemas relacionados
con las fusiones y adquisiciones, la diversificación de bienes y
servicios, la informática y otras tecnologías, el grado de complejidad
alcanzado reclama una ejecución sobresaliente en todos los niveles del
gobierno. En estos años los autores dicen, que desde mucho más antes, la
dirección podría mantener el control a través del constante contacto
personal con las operaciones de las entidades, con otros niveles de
gobierno y hasta con los empleados individualmente. Los nuevos problemas
han hecho necesario delegar responsabilidad y autoridad en numerosos
niveles de supervisión. Sin embargo, la responsabilidad de la dirección
no termina con esta asignación de funciones pues no puede delegar su
responsabilidad general. Con la delegación de responsabilidades la
dirección tuvo que encauzar el control a través de especialistas, los
auditores internos, para poder mantener la vigilancia sobre la cadena de
control de dirección. Es necesario un programa sistemático de revisión y
valoración para comprobar que las responsabilidades delegadas han sido
bien encausadas y que las políticas y procedimientos establecidos se han
llevado a cabo como estaba previsto.
Más aún, si pudiese existir una revisión regular por un personal
cualificado para determinar que el sistema de control ha sido el
adecuado y, a través de pruebas constantes, determinar que ha resultado
operativamente efectivo, podría asegurarse la integridad del control y
de la información. Sin tal seguridad, la dirección podría dudar de los
estados financieros o la gestión cuando se utilice como guía para la
toma de decisiones diaria. Sin tal seguridad, el auditor no puede
confiar en el sistema de control interno, a no ser que incremente mucho
sus evidencias y la extensión de los procedimientos de auditoria.
El instituto de auditores internos de Estados Unidos, a través de su
Comité de Desarrollo Internacional, ha realizado un estudio de auditoria
interna para determinar lo que ha venido haciéndose en el campo de la
misma y como se ha realizado. El primer estudio se realizó en 1957,
seguido de otros en 1968, 1975, 1979, 1985, 1990, 1992. Cada uno de
ellos ha demostrado que la función de auditoria interna aplicado a las
entidades públicas y privadas ha progresado notablemente en la extensión
de su alcance hacia más áreas operacionales, acrecentando el estatus del
informe del auditor interno.
En el año 1997, los directivos del Instituto de Auditores Internos de
España cuando prologan la traducción el Informe COSO, dicen que es
motivo de gran satisfacción presentar a los lectores de habla española y
concretamente a los profesionales de la auditoria, del control, de la
administración y gestión de las organizaciones, la traducción de la
versión en inglés del INFORME COSO sobre control interno, publicación
editada en los estados Unidos en 1992 tras un largo período de discusión
de mas de cinco años y realizada por el grupo de trabajo que la Comisión
Treadway formó con el objetivo fundamental de definir un nuevo marco
conceptual del control interno capaz de integrar las diversas
definiciones y conceptos que hasta ahora se han venido utilizando sobre
este tema.
Las universidades públicas como entidades que necesitan gobernarse
corporativamente en la forma más óptima posible tienen que hacer uso del
sistema de control interno y su principal instrumento la auditoria
interna con el fin de detectar, en el plazo deseado, cualquier
desviación con respecto a los objetivos sociales y económicos
establecidos por estas entidades y de limitar las sorpresas. La
auditoria interna permite al gobierno corporativo hacer frente a la
rápida evolución del entrono económico y competitivo, así como a las
exigencias y prioridades cambiantes de los clientes y adaptar su
estructura para asegurar el crecimiento futuro.
La auditoria interna fomenta la eficiencia, reduce los riesgos de
pérdida de valor de los activos y ayuda a garantizar la fiabilidad de
los estados financieros y presupuestarios y el cumplimiento de las leyes
y normas vigentes. Debido a que la auditoria interna es útil para la
consecución de muchos objetivos importantes del gobierno corporativo de
las universidades públicas, cada vez es mayor la exigencia de disponer
de mejores sistemas de control interno y de informes sobre los mismos,
de este modo la auditoria interna es considerada cada vez más como una
solución a numerosos problemas potenciales de los gobiernos corporativos
de las universidades públicas.
La Resolución de Contraloría Nº 072-98-CG, aprueba las normas técnicas
de control interno para el Sector Público. En el preámbulo de esta norma
se indica que conforme al Decreto Ley Nº 26162 (Norma actualmente
derogada, la norma vigente es la Ley No. 27785) la Contraloría General
de la República como ente Rector del Sistema Nacional de Control, debe
formular procedimientos y operaciones a ser empleados por las entidades
públicas en su accionar, a fin de optimizar sus sistemas administrativos
de gestión y control interno; dentro de la política de modernización del
Estado corresponde establecer pautas básicas homogéneas que orienten el
accionar de las entidades del Sector Público, hacia la búsqueda de la
efectividad, eficiencia y economía en sus operaciones, en el marco de
una adecuada estructura del Control Interno y probidad administrativa.
En tal sentido, en el marco de flexibilidad señalado, resulta necesario
proporcionar a las Entidades Públicas normas técnicas de control
gerencial, que coadyuven a una adecuada orientación y unificación de sus
controles internos, favoreciendo un funcionamiento orgánico y uniforme
de la gestión pública y de utilización de los recursos públicos, en un
ambiente satisfactorio de control interno y probidad. Las normas de
control interno para el sector público son guías generales dictadas por
la Contraloría general de la República, con el objeto de promover una
sana administración de los recursos públicos en las entidades en el
marco de una adecuada estructura del control interno. Estas normas
establecen las pautas básicas y guían el accionar de las entidades del
sector público hacia la búsqueda de la efectividad, eficiencia y
economía en las operaciones. Los Titulares (El Rector en el caso de las
universidades) de cada entidad son responsables de establecer, mantener,
revisar y actualizar la estructura de control interno, que debe estar en
función a la naturaleza de sus actividades y volumen de operaciones,
considerando en todo momento el costo-beneficio de los controles y
procedimientos implantados.
La traducción del Internal Control Integrated Framwork por el Instituto
de Auditores Internos de España- Coopers & Lybrand SA., nos permite
entender que los nuevos elementos del control interno: entorno de
control, evaluación de los riesgos, actividades de control, información
y comunicación y supervisión, deben ser los llamados a aplicarse en las
Universidades Públicas, para que aporten el ambiente en el que los
trabajadores desarrollen sus actividades y cumplan con sus
responsabilidades de control, evalúen los riesgos relacionados con el
cumplimiento de determinados objetivos, establezcan las ayudas para
asegurar que se pongan en práctica las leyes, estatuto, reglamento,
manuales, directivas, etc del gobierno corporativo de la universidades
para hacer frente a dichos riesgos. Asimismo estos componentes
permitirán que la información relevante se capte y se comunique por toda
la universidad y luego supervisar y modificar según las circunstancias
todos los mecanismos de gestión, de modo que se alcance eficacia y
eficiencia de las operaciones, fiabilidad de la información financiera y
económica y se cumplan las leyes y normas aplicables.
En todo este contexto el control interno y su herramienta fundamental la
auditoria interna, serán un medio utilizado para la consecución de los
fines y no un fin en si mismo.
De lo antes indicado, se puede deducir, que los antecedentes que se han
determinado, están constituidos por aspectos eminentemente normativos y
doctrinarios, los que serán conocidos, comprendidos, analizados e
interpretados adecuadamente para luego pasar a ser utilizados en el
trabajo de investigación.
La Universidades Públicas, no carecen de normas, menos de órganos
institucionales para llevar a cabo la auditoría interna de su gestión,
todo esto está establecido y constituido; el problema es que todos estos
mecanismos no vienen aportando eficiencia y eficacia a la gestión
corporativa de estas entidades, por lo que es necesario introducir la
moderna auditoría interna para que contribuya al cambio, la optimización
y la competitividad de las universidades públicas.
2.3. BASE LEGAL DE LA INVESTIGACION
Normas generales
1. Constitución Política del Estado;
2. Ley de Gestión Presupuestaria del Estado- Ley No. 27209;
3. Ley del Presupuesto del Sector Público para el Año Fiscal 2006 –Ley
No. 28652;
4. Ley de Equilibrio Financiero del Presupuesto del Sector Público para
el Año Fiscal 2004- Ley No. 28653
5. Ley de Endeudamiento del Sector Público para el Año Fiscal 2004- Ley
No. 28654;
6. Ley de Responsabilidad y Transparencia Fiscal- Ley 27245, modificada
por la Ley No. 27958;
7. Ley Marco de la Administración Financiera del Sector Público;
8. Código Civil y Código Procesal Civil;
9. Código Penal;
10. Código de Procedimientos Penales; y,
11. Código Procesal Penal
Normas especificas
1. Ley Universitaria;
2. Ley Orgánica de cada universidad;
3. Estatuto de cada universidad;
4. Reglamento general de cada universidad;
5. Plan Estratégico de cada universidad;
6. Presupuesto de cada universidad;
7. Cuadro de Asignación de Personal;
8. Reglamento de Organización y Funciones;
9. Manuales de proceso y procedimientos;
10. Otras normas relacionadas
Normas contables
1. Normas Internacionales de Contabilidad Sector Público (NIC-SP)
2. Normas Internacionales de Información Financiera (NIIF)
3. Plan Contable Gubernamental
4. Resoluciones de la Contaduría Publica de la Nación
5. Directivas sobre procesos y procedimientos contables
Normas de control
1. Normas Internacionales de Auditoria-NIAS
2. Normas de Auditoria Generalmente Aceptadas-NAGAS.
3. Normas de Auditoria Gubernamental-NAGUS.
4. Ley No.. 27785: Ley Orgánica del Sistema Nacional de Control y de la
Contraloría General de la Republica. Publicada el 23.07.2002.
5. Resolución de Contraloría No. 072-98-CG: Normas Técnicas de Control
Interno para el Sector Publico. Publicado el 18.12.1998
6. Resolución de Contraloría No. 123-2000-CG: Ampliación de las Normas
Técnicas de Control Interno para el Sector Público. Publicado el 01.07.
2000.
2.4. UNIVERSIDADES PUBLICAS
Las universidades públicas, son entidades integradas por profesores,
estudiantes y graduados. Se dedican al estudio, la investigación, la
educación y la difusión del saber y la cultura y a su extensión y
proyección sociales. Tienen autonomía académica, normativa,
administración y económica dentro de la Ley [9].
La universitaria, establece sus fines, régimen académico y
administrativo, los estudios y grados que otorga, su gobierno y otros
aspectos relacionados con su actividad.
2.4.1. PROCESO DE GESTIÓN INSTITUCIONAL
Las universidades organizan su régimen de gestión o gobierno de acuerdo
con la Ley Universitaria, Estatuto, Reglamento Interno y otras normas
relacionadas.
La gestión o gobierno se ejerce por la Asamblea Universitaria, el
Consejo Universitario, el Rector, el Concejo de Facultad y los Decanos.
Para cada componente la Ley establece su composición y sus atribuciones.
Cada universidad organiza y establece su régimen académico por
Facultades de acuerdo con sus características y necesidades.
Las universidades cuentan con servicios y oficinas académicas,
administrativas y de asesoramiento, cuya organización determinan sus
Estatutos garantizando su racionalización y eficiencia. Están a cargo de
funcionarios nombrados por el Consejo Universitario o propuesta por el
Rector.
La comunidad nacional sostiene económicamente a las Universidades, las
que corresponden a ese esfuerzo con la calidad de sus servicios.
Los recursos económicos de las universidades provienen de asignaciones
del Tesoro Público, ingresos por concepto de leyes especiales y los
ingresos propios[10].
Las universidades públicas deben planear adecuadamente sus actividades,
organizar los recursos disponibles, dirigir técnicamente la
operatividad, coordinar y controlar las funciones y actividades; por
tanto es necesario tomar en cuenta los distintos aspectos doctrinarios
respecto a este importante aspecto de la gestión.
Analizando e interpretando a Terry (2000)[11], la gestión corporativa
está siendo desafiado por fuerzas que se desarrollan por un ambiente
cambiante. Factores importantes entre estas fuerzas son la generación de
cantidades enormes de conocimientos, el desarrollo de una tecnología
casi increíble, las grandes alteraciones en el ambiente general en el
cual opera la gerencia y el diluvio de valores humanos cambiantes.
Continúa Terry, diciendo que las etapas de la gestión corporativa son
la: planeación, organización, ejecución y control; las mismas que son
los medios por las cuales administra el Rector la universidad pública.
La planeación, se aplica para aclarar, ampliar y determinar los
objetivos y los cursos de acción que deban tomarse; para la previsión;
establecer condiciones y suposiciones bajo las cuales debe hacerse el
trabajo; seleccionar e indicar las áreas para el logro de los objetivos;
establecer un plan de logros; establecer políticas, procedimientos,
estándares y métodos de logros; anticipar los problemas futuros
posibles; modificar los planes a la luz de los resultados del control.
La organización, se aplica para distribuir el trabajo entre el grupo y
para establecer y reconocer las relaciones y autoridad necesarias;
subdividir el trabajo en tareas operativas; disponer las tareas
operativas de grupo en puestos operativos; reunir las posiciones
operativas entre unidades relacionadas y administrables; definir los
requisitos del puesto de trabajo; seleccionar y colocar al elemento
humano en puesto adecuado; delegar la debida autoridad en cada miembro
de la gestión; proporcionar instalaciones y otros recursos al personal;
revisar la organización a la luz de los resultados del control.
La ejecución, se realiza con la participación práctica, activa y
dinámica de todos los involucrados por la decisión o el acto gerencial;
conduce y reta a otros para que hagan lo mejor que puedan; guía a los
subordinados para que cumplan con las normas de funcionamiento; destacar
la creatividad para descubrir nuevas o mejores formas de administrar y
desempeñar el trabajo; alabar y reprimir con justicia; recompensar con
reconocimiento y pago el trabajo bien hecho; revisar la ejecución a la
luz de los resultados del control.
El control de las actividades, esta fase se aplica para comparar los
resultados con los planes en general; evaluar los resultados contra las
normas de planeación y ejecución; idear medios efectivos para medición
de las operaciones; hacer que los elementos de medición sean conocidos;
transferir datos detallados de forma que muestren comparaciones y
variaciones; sugerir acciones correctivas, si son necesarias; informar
de las interpretaciones a los miembros responsables; ajustar el plan a
la luz de los resultados del control.
En la practica gerencial, estas etapas del proceso deben formar una
sinergia, es decir estar, entrelazadas e interrelacionadas; la ejecución
de una función no cesa enteramente antes de que se inicie la siguiente.
La secuencia debe adaptarse al objetivo específico o al proyecto en
particular. Típicamente un gerente está comprometido con muchos
objetivos y puede encontrarse con cada uno en diferentes etapas del
proceso.
2.4.2. CONTROL INSTITUCONAL
Las universidades públicas están sujetas al Sistema Nacional de Control.
La Asamblea Nacional de Rectores puede ordenar la práctica de auditorías
destinadas a velar por el recto uso de los recursos de las
universidades. Dentro de los seis meses de concluido un período
presupuestal, las universidades públicas rinden cuenta del ejercicio a
la Contraloría General de la República, informan al Congreso y publican
gratuitamente en el Diario oficial el balance respectivo
La Oficina General de Auditoría Interna, está a cargo de la evaluación
del Sistema de Control Interno de las universidades públicas. Esta
dependencia administrativamente depende de la Asamblea Universitaria,
pero funcionalmente depende de la Contraloría General de la República.
Debido al mundo económico integrado que existe hoy en día se ha creado
la necesidad de integrar metodologías y conceptos en todos los niveles
de las diversas áreas administrativas y operativas con el fin de ser
competitivos y responder a las nuevas exigencias empresariales, surge
así un nuevo concepto de control interno donde se brinda una estructura
común el cual es documentado en el denominado informe COSO.
La definición de control interno se entiende como el proceso que ejecuta
la administración con el fin de evaluar operaciones especificas con
seguridad razonable en tres principales categorías: Efectividad y
eficiencia operacional, confiabilidad de la información financiera y
cumplimiento de políticas, leyes y normas.
El control interno, de acuerdo con el Informe COSO, posee cinco
componentes que pueden ser implementados en todas las entidades de
acuerdo a las características administrativas, operacionales y de
tamaño; los componentes son: un ambiente de control, una valoración de
riesgos, las actividades de control (políticas y procedimientos),
información y comunicación y finalmente el monitoreo o supervisión.
La implementación del control interno implica que cada uno de sus
componentes estén aplicados a cada categoría esencial de la empresa
convirtiéndose en un proceso integrado y dinámico permanentemente, como
paso previo cada entidad debe establecer los objetivos, políticas y
estrategias relacionadas entre si con el fin de garantizar el desarrollo
organizacional y el cumplimiento de las metas corporativas; aunque el
sistema de control interno debe ser intrínseco a la administración de la
entidad y busca que esta sea mas flexible y competitiva en el mercado se
producen ciertas limitaciones inherentes que impiden que el sistema como
tal sea 100% confiable y donde cabe un pequeño porcentaje de
incertidumbre, por esta razón sea hace necesario un estudio adecuado de
los riesgos internos y externos con el fin de que el control provea una
seguridad razonable para la categoría a la cual fue diseñado, estos
riesgos pueden ser atribuidos a fallas humanas como la toma de
decisiones erróneas, simples equivocaciones o confabulaciones de varias
personas, es por ello que es muy importante la contratación de personal
con gran capacidad profesional, integridad y valores éticos así como la
correcta asignación de responsabilidades bien delimitadas donde se
interrelacionan unas con otras con el fin de que no se rompa la cadena
de control fortaleciendo el ambiente de aplicación del mismo, cada
persona es un eslabón que garantiza hasta cierto punto la eficiencia y
efectividad de la cadena, cabe destacar que la responsabilidad principal
en la aplicación del control interno en la organización debe estar
siempre en cabeza de la administración o alta gerencia con el fin de que
exista un compromiso real a todos los niveles de la empresa, siendo
función del departamento de auditoria interna o quien haga sus veces, la
adecuada evaluación o supervisión independiente del sistema con el fin
de garantizar la actualización, eficiencia y existencia a través del
tiempo, estas evaluaciones pueden ser continuas o puntuales sin tener
una frecuencia predeterminada o fija, así mismo es conveniente mantener
una correcta documentación con el fin de analizar los alcances de la
evaluación, niveles de autorización, indicadores de desempeño e impactos
de las deficiencias encontradas, estos análisis deben detectar en un
momento oportuno como los cambios internos o externos del contexto
empresarial pueden afectar el desarrollo o aplicación de las políticas
en función de la consecución de los objetivos para su correcta
evaluación.
La comprensión del control interno puede así ayudar a cualquier entidad
a obtener logros significativos en su desempeño con eficiencia, eficacia
y economía, indicadores indispensables para el análisis, toma de
decisiones y cumplimiento de metas.
DOCTRINA DEL CONTROL INSTITUCIONAL:
(1) CONCEPTO DE CONTROL:
Control es el proceso puntual y continuo que tiene por objeto comprobar
si la programación y gestión se ha efectuado de conformidad a lo
planificado y alcanzado los objetivos programados. El control es
puntual, cuando se aplica eventualmente a ciertas áreas, funciones,
actividades o personas. El control es continuo cuando se aplica
permanentemente. Comprende al control previo, concurrente y posterior.
(2) CONCEPTO DE CONTROL EFECTIVO:
El control es efectivo, cuando no entorpece las funciones
administrativas y operativas y además cuando se toman en cuenta las
sugerencias y recomendaciones de los órganos responsables del mismo y
cuando se aplican las medidas correctivas necesarias para optimizar la
gestión empresarial.
Andrade (2000), sostiene la siguiente teoría: El control efectivo
consiste en evaluar un conjunto de proposiciones financieras, económicas
y sociales, con la finalidad de determinar si las metas, objetivos,
políticas, estrategias, presupuestos, programas y proyectos de inversión
emanados de la gestión se están cumpliendo de acuerdo a lo previsto.
El control efectivo, es el proceso de comprobación destinado a
determinar si se siguen o no los planes, si se están haciendo o no
progresos para la consecución de los objetivos propuestos y el proceso
de actuación, si fuese preciso, para corregir cualquier desviación. De
forma más concisa, E. Gironella Mac Graw, citado por el Informativo
Caballero Bustamante[12], denomina “Control interno efectivo al plan de
organización y el conjunto de métodos y procedimientos que sirven para
ayudar a los integrantes del gobierno de las empresas en el mejor
desempeño de sus funciones”
De acuerdo con el COSO[13], los sistemas de control interno funcionan a
distintos niveles de efectividad. De la misma forma, un sistema
determinado puede funcionar de manera diferente en momentos distintos.
De acuerdo con el informe COSO, cuando un sistema de control alcanza el
estándar a continuación, puede considerarse un sistema “efectivo”.
El control interno puede considerarse efectivo si: i) Se están logrando
los objetivos operacionales de la entidad; ii) Disponen de información
adecuada hasta el punto de lograr los objetivos operacionales de la
entidad; iii) Si se prepara de forma fiable la información financiera,
económica y patrimonial de la entidad; y, iv) Si se cumplen las leyes y
normas aplicables.
Mientras que el control es un proceso, su efectividad es un estado o
condición del proceso en un momento dado, el mismo que al superar los
estándares establecidos facilita el buen gobierno corporativo de las
empresas de transporte urbano.
(3) COMPONENTES DEL CONTROL INTERNO.
La determinación de si un sistema de control es efectivo o no y su
influencia en el buen gobierno corporativo, constituye una toma de
postura subjetiva que resulta del análisis de si están presentes y
funcionando eficazmente los cinco componentes: entorno de control,
evaluación de riesgos, actividades de control, información y
comunicación y supervisión.
Su funcionamiento efectivo proporciona un grado de seguridad razonable
de que una o más de las categorías de objetivos establecidos va a
cumplirse. Por consiguiente, estos componentes también son criterios
para determinar si el control interno es efectivo.
(4) ESTANDARES DE CONTROL.
Son los mecanismos de control que forman parte de un Sistema de
Control. Son Estándares de control, los Manuales de: Políticas, Riesgos,
de Organización y Funciones y Procedimientos; Reglamentos de: Control
Interno, Auditoria Interna, Auditoria Externa, De Organización y
Funciones; Plan Estratégico Institucional; Presupuesto; Programas de
Inversiones, Programas de Financiamiento y otros documentos
Otros Estándares de control son los documentos fuente, libros
principales y auxiliares, estados financieros y los estados
presupuestarios, las Memorias de los Consejos Directivos, los Informes
de Gerencia, etc.
(5) ELEMENTOS BÁSICOS DEL CONTROL INTERNO:
v
Puede considerarse como elementos básicos de control interno lo
siguiente:
a) Plan de organización:
b) Niveles de autorización
c) Prácticas Sanas
d) Personal Idóneo
e) Responsabilidad delimitada
f) Separación de funciones y carácter incompatible
g) Aplicación de pruebas de exactitud.
(6) OBJETIVOS DE CONTROL INTERNO
a) Proteger los recursos de la organización;
b) Garantizar la eficiencia, eficacia y economía en toda las operaciones
de la organización;
c) Garantizar la correcta y oportuna evaluación y seguimiento de la
gestión;
d) Asegurar la oportunidad, claridad y confiabilidad de la información y
los registros que respaldan la gestión; y,
e) Aplicar medidas para corregir y prevenir los riesgos.
(7) TIPOS DE CONTROL:
a) Control Gerencial
b) El Control Contable
c) Control Administrativo u Operativo
d) Control operativo de gestión.
e) El control Presupuestario
(8) PLAN DE DESARROLLO DE LA FUNCIÓN DE CONTROL
INTERNO:
El plan de desarrollo de la función de control interno debe ser un
producto concertado entre la Oficina de Auditoría Interna y las
autoridades representativas de la organización Dicho plan debe
contemplar los siguientes elementos básicos:
a) Definición de la misión del sistema de control interno;
b) División de trabajo entra la línea de la organización;
c) Cronograma de formalización, documentación e implementación de los
procesos y procedimientos;
d) Formulación de los documentos e implantación de las demás procesos y
procedimientos de la organización [14].
2.5. AUDITORIA INTERNA
Consiste en evaluar un conjunto de proposiciones organizativas,
administrativas, legales, financieras, económicas y sociales, con la
finalidad de determinar si las metas, objetivos, políticas, estrategias,
presupuestos, programas y proyectos emanados de la gestión se están
cumpliendo de acuerdo a lo previsto. En este contexto la auditoria
interna contribuirá en la optimización de la gestión corporativa de las
universidades, cuando esté incorporado en la infraestructura de las
universidades públicas y formando parte de la esencia de las mismas y
además si desarrolla la función de asesoría y consultoría imprimiendo
confiabilidad en la información financiera, económica, patrimonial y
presupuestal, con relación a la exactitud, eficiencia, efectividad y
economicidad de las transacciones universitarias[15].
2.5.1. FILOSOFIA DE LA AUDITORIA INTERNA
La auditoría interna es un servicio a la organización, consistente en
una valoración independiente de la actividad establecida dentro de la
misma. Es el control que funciona por medio del examen y valoración de
lo adecuado y efectivo de otros controles.
Francis J. Walsh, Jr. (Internal Auditing, Business Policy Study N° 11)
esboza una definición más detallada, que hace énfasis en los aspectos
del control de la dirección por la auditoría interna, y es la siguiente:
“La auditoría interna es la denominación de una serie de procesos y
técnicas, a través de las cuales se da una seguridad de primera mano a
la dirección respecto a los empleados de su propia organización, a
partir de la observación en el trabajo respecto a: Si los controles
establecidos por la dirección son mantenidos adecuada y efectivamente;
si los registros e informes (financieros, contables o de otra
naturaleza) reflejan las operaciones actuales y los resultados adecuada
y rápidamente en cada división, departamento u otra unidad, y si éstos
se están llevando fuera de los planes, políticas o procedimientos de los
cuales la auditoría es responsable.
La distancia cada vez mas amplia entre dirección y producción ha hecho
necesario el desarrollo de una serie de controles que posibiliten
administrar eficientemente los negocios. El auditor interno perfecciona
y completa cada una de estas actividades, emitiendo una valoración de
cada forma de control.
No se conoce ningún sustituto para esta actividad”.
Paul Macchiannerna en su obra “Internal Auditing”, afirma que los tres
mayores desarrollos que ha habido en auditoría interna en los últimos
años han sido:
Ø El mayor alcance de las responsabilidades y funciones de auditoría y
en particular el desarrollo de la función de la auditoría informática.
Ø El desarrollo de la comunicación regular entre los altos niveles de
dirección y los comités de auditoría.
Ø El avance promocional del personal de auditoría interna.
Por su parte, Víctor Z. Brink y James A. Cashin en su libro “Internal
Auditing”, comentan que la auditoría interna emerge como un segmento
especial del campo general de la contabilidad, utilizando las técnicas y
métodos básicos de auditoría. El hecho que el auditor independiente y el
interno utilicen muchas técnicas similares frecuentemente conduce a la
creencia errónea de que existe tan sólo una pequeña diferencia en su
trabajo o en los objetivos de ambos. El auditor interno, como tal, está
interesado en la investigación de la validez de las manifestaciones
pero, en su caso, las manifestaciones que le interesan cubren un campo
mucho más amplio, y tienen relación con muchos más asuntos en los que,
frecuentemente, la relación contable es hasta cierto punto más remota.
Paralelamente, por ser un hombre de la empresa, tiene mayor interés en
todos los tipos de operaciones de la misma, y es natural que intente
conseguir que estas operaciones sean tan rentables como sea posible.
Estos motivos influyen ampliamente en su pensamiento y enfoque general.
La última edición del libro “Auditoría Interna Moderna”, de Brink y
Witt, acerca del desarrollo de la auditoría interna, dice lo siguiente:
“Desde 1973 (...) el papel de auditor interno en todas las
organizaciones ha seguido expandiéndose. Esta ha sido debido en parte a
la aceleración de las expectativas sociales, gracias a normas más
rígidas de conducta profesional y a una mayor protección en contra de la
ineficacia, mala conducta, ilegalidad y fraude.
En la mayoría de las situaciones, el grupo de auditoría interna se ha
movido a niveles muy altos en todas las áreas operativas, y se ha
establecido como una valiosa y respetable parte del esfuerzo de la
dirección. En una extensión mayor, el auditor interno también está al
servicio del Directorio (usualmente vía comité de auditoria)”.
Las exigencias actuales, la evolución económica y social y la estrategia
empresarial al servicio de la toma de decisiones exigen en la actualidad
la ampliación de las funciones de la Auditoría Interna en un claro
sentido de complemento y apoyo a la labor rectoral, por lo que esta
actividad ha pasado a ocupar un importante papel en la universidad
pública, contribuyendo cada vez más al cumplimiento de los objetivos y
metas previstos en la organización hasta el punto que no se concibe una
universidad que pretenda avanzar con pasos firmes hacia el éxito sin la
actividad de Auditoría Interna bien organizada.
La actividad de Auditoría Interna ha pasado a ocupar un importante papel
en la universidad pública, ya que las exigencias actuales, la evolución
económica y social y la introducción de nuevos métodos de administración
y gestión de instituciones, han hecho que la dirección haya sentido la
necesidad de encontrar un elemento objetivo que les aporte información,
análisis, evaluaciones y recomendaciones. En la actualidad se exige la
ampliación de las funciones de la Auditoría Interna en un claro sentido
de complemento y apoyo a la labor gerencial, contribuyendo cada vez más
al cumplimiento de los objetivos y metas previstos en la organización.
La nueva imagen de la Auditoría Interna, necesita que todos los miembros
de la organización la vean como una actividad concebida para agregar
valor y mejorar las operaciones de la organización y no como un
instrumento fiscalizador y negativo.
2.5.2. DOCTRINA DE LA AUDITORIA INTERNA
La Auditoría Interna nace en la década de los años 20 cuando los
gerentes de las primeras grandes corporaciones reconocieron que no eran
suficientes las auditorías anuales de los Estados Financieros realizados
por auditores externos, sino que surgía la necesidad de una
participación de los empleados para asegurar registros financieros
precisos y oportunos, y así evitar el fraude.
La Auditoría Interna clásica se ha venido ocupando fundamentalmente del
conjunto de medidas, políticas y procedimientos establecidos en las
empresas para proteger el activo, minimizar las posibilidades de fraude,
incrementar la eficiencia operativa y optimizar la calidad de la
información económico - financiera. Se ha centrado en el terreno
administrativo, contable y financiero.
En pocos años se ha pasado del enfoque tradicional de auditoría
económico - financiera a otro enfoque, que persigue proporcionar
determinada información a la dirección para que pueda evaluar si sus
objetivos y metas se están cumpliendo conforme a los esperado o si son
efectivos los controles establecidos para incrementar la eficacia de la
empresa partiendo de la evaluación sistemática del proceso de Control
Interno de la entidad.
Como afirma Hevia (1999), presidente del Instituto de Auditoría Interna
de España, "En términos modernos la Auditoría Interna se concibe como
una actividad independiente y objetiva de aseguramiento y consulta,
concebida para añadir valor y mejorar las operaciones de una
organización. Ayuda a la organización a cumplir sus objetivos aportando
un enfoque sistemático y disciplinado para evaluar y mejorar la
efectividad de los procesos de gestión de riesgos, control y dirección."
En la actualidad la Auditoría Interna constituye un amplio examen de la
empresa o institución referido a sus planes y objetivos, métodos y
controles, significación operacional y utilización de los recursos
humanos y físicos.
Las nuevas exigencias para fortalecer los procesos, operaciones y
actividades dentro de las empresas, han llevado a cabo un cambio
significativo en la dirección y expectativas de la Auditoría Interna y
en su papel dentro de la organización, a un punto tal, que en noviembre
del año 2004 el MAC emite una nueva Resolución (100/2004) estableciendo
normas específicamente para la Auditoría Interna. En esta resolución se
establece que: "La Auditoría Interna debe funcionar como una actividad
concebida para agregar valor y mejorar las operaciones de una
organización, así como contribuir al cumplimiento de sus objetivos y
metas, aportando un enfoque sistemático y disciplinado para evaluar y
mejorar la eficacia de los procesos de gestión de riesgos, Control
Interno y dirección."
La Auditoría Interna
La Auditoría Interna es el control que se desarrolla como instrumento de
la propia administración y consiste en una valoración independiente de
sus actividades, que comprende el examen de los sistemas de Control
Interno, de las operaciones contables y financieras y de la aplicación
de las disposiciones administrativas y legales que correspondan con la
finalidad de mejorar el control y grado de economía, eficiencia y
eficacia en la utilización de los recursos, prevenir el uso indebido de
estos y coadyuvar al fortalecimiento de la disciplina en general.
Cashin, Neuwert y Levy (1998) [16] definen la Auditoría Interna como:
"La denominación de una serie de procesos y técnicas, a través de las
cuales se da una seguridad de primera mano a la dirección respecto a los
empleados de su propia organización, a partir de la observación en el
trabajo respecto a: si los controles establecidos son mantenidos
adecuada y efectivamente, si los registros e informes (...) reflejan las
operaciones actuales y los resultados adecuada y rápidamente en cada
división, departamento u otra unidad y si estos se están llevando fuera
de los planes, políticas o procedimientos de los cuales la auditoría es
responsable."
Contreras (1995) [17] define la Auditoría Interna como: (...) "Los ojos
de la dirección de la empresa, proyectados sobre todas sus dependencias
y organizaciones, para captar e informar permanentemente a la misma, de
su situación y de los posibles problemas que puedan existir."
Sin embargo, la profesión de Auditoría Interna ha cambiado radicalmente
en los últimos años, los miembros del Instituto de Auditores Internos de
España pensaban que la definición contenida en la Declaración de
Responsabilidades aceptada hasta entonces no representaba la actual
situación, tras arduas revisiones y discusiones el borrador con la nueva
definición fue aprobado en junio 1999 en Québec. (Hevia, 1999)
Representada por Hevia (1999) presidente del Instituto de Auditoría
Interna de España, la nueva definición considera a la Auditoría Interna
como: "Una actividad independiente y objetiva de aseguramiento y
consulta, concebida para añadir valor y mejorar las operaciones de una
organización. Ayuda a la organización a cumplir sus objetivos aportando
un enfoque sistemático y disciplinado para evaluar y mejorar la
efectividad de los procesos de gestión de riesgos, control y dirección."
Las nuevas exigencias para fortalecer los procesos, operaciones y
actividades dentro de las empresas, han llevado a cabo un cambio
significativo en la Auditoría Interna y en su papel dentro de la
organización. Según, Elorreaga (2002) [18], "La Auditoría Interna debe
funcionar como una actividad concebida para agregar valor y mejorar las
operaciones de una organización, así como contribuir al cumplimiento de
sus objetivos y metas, aportando un enfoque sistemático y disciplinado
para evaluar y mejorar la eficacia de los procesos de gestión de
riesgos, control y dirección."
Objetivos de la Auditoría Interna
Para Cashin, Neuwert y Levy (1998) [19], "El objetivo de la Auditoría
Interna es el asistir a los miembros de la organización en el efectivo
descargo de sus responsabilidades. Hasta este punto, la Auditoría
Interna les proporciona análisis, valoraciones, recomendaciones, consejo
e información de las actividades revisadas."
Según Hevia (1991), "Los objetivos de una Auditoría Interna deberían
ser: mantener un eficaz Control Interno, conseguir un buen
funcionamiento de la organización, de sus sistemas operativos y de la
adecuada utilización de sus recursos, asegurar el cumplimiento de las
políticas, normas e instrucciones de la dirección, mejorar
constantemente la gestión de la empresa, mantener a la dirección
informada de cuantas excepciones se detecten, proponiendo las acciones
correspondientes para subsanarlas, asegurar el cumplimiento por los
distintos órganos y centros de la empresa de sus recomendaciones y
sugerencias, promover los cambios que sean necesarios, mentalizando a
sus empleados para la adaptación de los nuevos sistemas, supresión de
fraudes e irregularidades y salvaguardar los activos de la compañía."
El destacado especialista canadiense en control del sector público
Radburn (2002), en la Primera Jornada de Control Interno expresó: "Lo
importante es que la Auditoría Interna debería actuar como una linterna
para proteger y guiar a los directivos a través de la evaluación de
controles y actividades y la recomendación de mejoras". Considera además
que: el nuevo objetivo de la Auditoría Interna debe ser construir
relaciones sólidas, con un enfoque de atención a las causas, efectos y
soluciones, un enfoque de auditorías constructivas, de ayuda al gerente
a corregir problemas costosos que atentan contra el cumplimiento de los
objetivos.
Para Hernández (1998) [20] "Es menester conformar una nueva visión de la
empresa desde un enfoque sistémico, de tal manera de ubicar a la
auditoría como un componente de dicho sistema, encargado de proteger el
buen funcionamiento del sistema de Control Interno (...), sino además,
de salvaguardar el buen funcionamiento de la empresa a los efectos de su
supervivencia y logro de las metas propuestas."
Según el MAGU (1998) [21] el objetivo fundamental de la Auditoría
Interna es: "Examinar y evaluar sistemáticamente la adecuada y eficaz
aplicación de los sistemas de Control Interno, de las operaciones
contables y financieras y de las disposiciones administrativas y legales
que correspondan y velar por la preservación de los bienes asignados a
las entidades estatales..."
2.5.3. NORMAS DE AUDITORIA
La práctica de la Auditoría Interna es una profesión respaldada por
distintos organismos en el ámbito internacional. Entre los más
reconocidos por la profesión se encuentran: el Instituto Internacional
de Auditores Internos, y el Instituto de Auditores Internos de España.
Uno de los aspectos que ha levantado más voces en estas instituciones ha
sido lo relacionado con las normas y pautas que se deben seguir en este
tipo de auditoría ya que estas normas son los criterios por los que se
evalúa y juzga la eficacia de un departamento de Auditoría Interna y
tratan de indicar como ha de ejercerse en la práctica la Auditoría
Interna en cualquier tipo de organización.
Las normas internacionales para el ejercicio profesional de la Auditoría
Interna, del Instituto Internacional de Auditores Internos, emitidas en
diciembre del 2003, estable las nuevas normas de Auditoría Interna:
1. Normas sobre Atributos: trata sobre los atributos que deben tener los
auditores internos para que realicen sus funciones e informen de manera
adecuada y eficaz a la autoridad facultada dentro de las organizaciones
a las que pertenecen.
· Independencia y objetividad.
· Capacidad profesional.
· Debido cuidado profesional.
· Aseguramiento de la calidad.
2. Normas sobre Desempeño: estas describen la naturaleza de las
actividades de Auditoría Interna y proveen criterios de calidad contra
los cuales puede medirse la práctica de estos servicios.
· Planeamiento.
· Supervisión y revisión.
· Leyes y demás disposiciones legales.
· Calidad de la evidencia.
· Gestión de riesgos.
· Control Interno.
· Apoyo a la dirección estratégica.
3. Normas de Información: las normas de Información establecen los
criterios para la presentación de los informes elaborados como resultado
de los servicios de consultoría y de auditoría.
· Forma y contenido.
· Oportunidad y presentación.
· Comunicación de resultados.
4. Funciones y ética del auditor interno
Los auditores internos en el ejercicio de su profesión tienen
establecidas las funciones que deben desarrollar, estas pueden variar en
dependencia de los intereses y normas que se establezcan para
desarrollar la actividad.
Los auditores internos deben conocer que en su desempeño tienen la
obligación de regirse por el código de ética profesional que al efecto
de la profesión se dicte por la sociedad.
La experiencia ha demostrando que la adherencia a las normas más
elevadas que se puedan establecer no es suficiente por sí misma. El
público debe asociar la imagen del auditor con la de una "moral más alta
de lo normal," por esa razón el auditor nunca debe permitir que sus
intereses personales entren en conflicto con los de sus clientes, por
otro lado, el auditor no debe realizar actos inmorales o ilegales que
puedan dañar el prestigio de la profesión. (Cashin, Neuwert y Levy,
1998)
La ética general, comprende las normas mediante las cuales un individuo
decide su conducta. Por lo general se consideran exigencias impuestas
por la sociedad, los deberes morales y los efectos de las propias
acciones.
La ética del auditor es un caso especial de la ética general, como
profesional la persona recibe pautas de conducta específicas, la ética
del auditor se basa en los principios fundamentales generalmente
aceptados y que son los siguientes:
· Integridad.
· Objetividad.
· Competencia profesional.
· Confidencialidad.
· Profesionalidad.
· Independencia.
· Observancia de disposiciones normativas.
· Formación profesional.
El conocimiento y cumplimiento del código de ética por el auditor
interno es fundamental y representa mucho más que una declaración de
responsabilidad, constituye una herramienta de trabajo. A través de su
cumplimiento el auditor declara al público que su profesión esta
interesada en proteger sus intereses y beneficiar a la sociedad ya que
en esta profesión se necesita la confianza no sólo en la habilidad
técnica del auditor sino también en su integridad. El trabajo del
auditor interno no tendrá ningún valor si los miembros de la
organización a la que pertenece, no tienen fe en sus informes y no dudan
en aceptarlos.
NORMAS TÉCNICAS DE CONTROL INTERNO PARA EL SECTOR PÚBLICO
RESOLUCION DE CONTRALORIA Nº 072-98-CG
Conforme al Decreto Ley Nº 26162, es atribución de la Contraloría
General de la República como Ente Rector del Sistema Nacional de
Control, formular procedimientos y operaciones a ser empleados por las
entidades públicas en su accionar, a fin de optimizar sus sistemas
administrativos de gestión y control interno. Dentro de la política de
modernización del Estado corresponde establecer pautas básicas
homogéneas que orienten el accionar de las entidades del Sector Público,
hacia la búsqueda de la efectividad, eficiencia y economía en sus
operaciones, en el marco de una adecuada estructura del Control Interno
y probidad administrativa.
En tal sentido, en el marco de flexibilidad señalado, resulta necesario
proporcionar a las Entidades Públicas normas técnicas de control
gerencial, que coadyuven a una adecuada orientación y unificación de sus
controles internos, favoreciendo un funcionamiento orgánico y uniforme
de la gestión pública y de utilización de los recursos públicos, en un
ambiente satisfactorio de control interno y probidad.
Llas "Normas Técnicas de Control Interno para el Sector Público", que
forman constan de una introducción, Marco General de la Estructura de
Control Interno, Glosario y Términos de Normas Técnicas codificadas en
las áreas siguientes:
100 Normas Generales de Control Interno. (Normas 100-01 al 100-12)
200 Normas Técnicas de Control Interno para la Administración
Financiera Gubernamental. (Normas 210-01 al 210-01 al 210-04.;
230-01 al 230-13; 250-01 al 250-03; 280-01 al 280-07).
300 Normas Técnicas de Control Interno para el Area de Abastecimientos
y Activos Fijos. (Normas 300-01 al 300-08).
400 Normas Técnicas de Control Interno para el Area de Administración
de Personal (Norma 400-01 al 400-11)
500 Normas Técnicas de Control Interno para el Sistemas
Computarizados (Norma 500-01 al 500-08.)
600 Normas Técnicas de Control Interno para el Area de obras Públicas
601 (Norma 600-01 al 600-17).
Las normas Técnicas de Control Interno son de aplicación en las
Entidades sujetas al Sistema Nacional de Control, conforme al Artículo 3
del Decreto Ley Nº 26162, bajo la supervisión de los titulares de las
entidades y de los jefes de la administración gubernamental o de los
funcionarios que hagan sus veces.
Las normas describen los aspectos generales de las normas de control
interno para el Sector Público emitidas por la Contraloría General de la
República. Se define los conceptos más importantes, objetivos, ámbito de
aplicación, características y en general aquellos criterios que serán
necesarios utilizar para su emisión e implantación a cargo de las
entidades públicas sujetas al Sistema Nacional de Control.
Las Normas de Control Interno para el Sector Público son guías generales
dictadas por la Contraloría General de la República, con el objeto de
promover una sana administración de los recursos públicos en las
entidades en el marco de una adecuada estructura del control interno.
Estas normas establecen las pautas básicas y guían el accionar de las
entidades del sector público hacia la búsqueda de la efectividad,
eficiencia y economía en las operaciones.
Los titulares de cada entidad son responsables de establecer, mantener,
revisar y actualizar la estructura de control interno, que debe estar en
función a la naturaleza de sus actividades y volumen de operaciones,
considerando en todo momento el costo-beneficio de los controles y
procedimientos implantados.
Las normas de control interno se fundamentan en principios y prácticas
de aceptación general, así como en aquellos criterios y fundamentos que
con mayor amplitud se describen en el marco general de la estructura de
control interno para el sector público que forma parte de este
documento.
Objetivos
Las Normas de Control Interno para el Sector Público tienen los
objetivos siguientes:
a) Servir de marco de referencia en materia de control interno para las
prácticas y procedimientos administrativos y financieros;
b) Orientar la formulación de normas específicas para el funcionamiento
de los procesos de gestión e información gerencial en las entidades
públicas;
c) Proteger y conservar los recursos de la entidad, asegurando que las
operaciones se efectúen apropiadamente;
d) Controlar la efectividad y eficiencia de las operaciones realizadas y
que éstas se encuentren dentro de los programas y presupuestos
autorizados;
e) Permitir la evaluación posterior de la efectividad, eficiencia y
economía de las operaciones, a través de la auditoría interna o externa,
reforzando el proceso de respondabilidad institucional; y,
f) Orientar y unificar la aplicación del control interno en las
entidades públicas.
Ámbito de aplicación
a) Las Normas de Control Interno para el Sector Público se aplican en
todas las entidades comprendidas dentro del ámbito de competencia del
Sistema Nacional de Control, bajo la supervisión de los titulares de las
entidades y de los jefes responsables de la administración gubernamental
o de los funcionarios que hagan sus veces.
b) En caso que éstas normas no sean aplicables en determinadas
situaciones, será mencionado específicamente en el rubro limitaciones al
alcance de cada norma. La Contraloría General de la República
establecerá los procedimientos para determinar las excepciones a que
hubiere lugar.
c) Las Normas de Control Interno para el Sector Público no interfieren
con las disposiciones establecidas por la legislación, ni limitan las
normas dictadas por los sistemas administrativos, así como otras normas
que se encuentren vigentes. La aplicación de éstas normas contribuye al
fortalecimiento de la estructura de control interno establecida en las
entidades.
Emisión y actualización
Es competencia de la Contraloría General de la República, en su calidad
de organismo rector del Sistema Nacional de Control la emisión y/o
modificación de las normas de control interno aplicables a las entidades
del sector público sujetas a su ámbito.
Áreas de las Normas de Control Interno.
Las normas de control interno para el Sector Público se encuentran
agrupadas por áreas y sub-áreas. Las áreas de trabajo constituyen zonas
donde se agrupan un conjunto de normas relacionadas con criterios
afines. Las áreas previstas son las siguientes:
Normas generales de control interno:
a) Normas de control interno para la administración financiera
gubernamental;
b) Normas de control interno para el área de abastecimiento y activos
fijos.
c)Normas de control interno para el área de administración
de personal Normas de control interno para sistemas computarizados.
d) Normas de control interno para el área de obras públicas.
e) Normas de Control Interno para una cultura de integridad,
transparencia y responsabilidad en la función pública.
Normas Generales de Control Interno
Comprenden las normas que promueven la existencia de un control interno
sólido y efectivo en las entidades públicas, cuya implementación
constituye responsabilidad de los niveles de dirección y gerencia en
éstas. La combinación de éstas normas establecen el contexto requerido
para un control interno apropiado en cada entidad pública.
Normas de Control Interno para la Administración Financiera
Gubernamental:
- Normas de control interno para el área de presupuesto.
- Normas de control interno para el área de tesorería.
- Normas de control interno para el área de endeudamiento público.
- Normas de control interno para el área de contabilidad.
Normas de Control Interno para el Area de Presupuesto:
Regulan los aspectos claves del control interno relacionado con el
sistema de gestión presupuestaria. Consideran como marco de referencia,
la legislación en materia presupuestaria y las directivas emitidas por
el órgano rector del sistema.
Normas de Control Interno para el Area de Tesorería:
Están orientadas a identificar los controles básicos en el proceso de
tesorería, a fin de que su aplicación proporcione a la administración
financiera gubernamental, seguridad razonable sobre el buen manejo de
fondos y valores, asegurando la eficiencia en el logro de objetivos
institucionales y minimizando los riesgos en la gestión.
Normas de Control Interno para el Area de Endeudamiento Público:
Se orientan, básicamente, a cautelar la validez y confiabilidad de la
información que administra el endeudamiento público, buscando el
procesamiento coordinado de operaciones y acciones administrativas
efectuadas en sus diferentes etapas.
Normas de Control Interno para el Area de Contabilidad:
Están orientadas a lograr que la información financiera sea válida y
confiable y elaborada con oportunidad. Tales normas buscan que la
contabilidad sea un elemento integrador de las operaciones propias de
administración financiera, produciendo reportes y estados financieros
apropiados y útiles, tanto para la gerencia, como para otros usuarios.
Normas de Control para el Area de Abastecimiento y Activos Fijos:
Regulan los aspectos relativos al proceso de abastecimiento, así como
respecto a los mecanismos de protección y conservación de activos fijos.
Normas de Control para el Area de Administración de Personal:
Están referidas a los mecanismos que utilizan las entidades
gubernamentales para la administración integral de los recursos humanos,
a efecto de lograr eficiencia y productividad en el desempeño funcional
de sus servidores.
Normas de Control Interno para sistemas computarizados:
Se dirigen a promover la eficiencia en la organización, mantenimiento y
seguridad de los sistemas computarizados que procesan la información,
que requieren las entidades para el desarrollo de sus actividades.
Normas de Control Interno para el Area de Obras Públicas:
Se refieren a los aspectos relacionados con la ejecución de obras
públicas, las mismas que se orientan a promover la eficiencia en las
actividades propias del proceso de contratación, ejecución, recepción y
liquidación de obras y control de las obras por administración directa.
Implementación de las Normas de Control Interno para el Sector Público
Corresponde al Sistema Nacional de Control formular recomendaciones para
mejorar la eficiencia de las entidades en la toma de decisiones y en el
manejo de sus recursos, así como los procedimientos y operaciones que
utilizan en su accionar, con el fin de optimizar sus sistemas
administrativos, de gestión y de control interno.
Todas las normas internas y procedimientos administrativos que se dicten
en el sector público, deben ser concordantes con las normas de control
interno emitidas por la Contraloría General de la República, conforme a
lo dispuesto en el artículo 16, inciso b) del Decreto Ley 26162, Ley del
Sistema Nacional de Control.
El titular de cada entidad debe adoptar las acciones orientadas a la
implementación progresiva de las normas de control interno, mediante la
aprobación de procedimientos y cualquier otro instrumento normativo.
La Contraloría General de la República, los Organos de Auditoría Interna
de las entidades públicas y los auditores externos, deben evaluar el
cumplimiento de las normas de control interno para el sector público
como parte de su examen, independientemente, de la auto-evaluación que
cada entidad debe practicar con determinada periodicidad para
identificar aquellas áreas susceptibles de ser mejoradas.
2.5.4. CONTROL INTERNO Y AUDITORIA INTERNA
2.5.4.1. CONTROL REALIZADO POR LA CONTRALORIA GENERAL
2.5.4.1.1. SISTEMA NACIONAL DE CONTROL
El Sistema Nacional de Control es el conjunto de órganos de control,
normas, métodos y procedimientos, estructurados e integrados
funcionalmente, destinados a conducir y desarrollar el ejercicio del
control gubernamental en forma descentralizada. Su actuación comprende
todas las actividades y acciones en los campos administrativos,
presupuestal, operativo y financiero de las entidades y alcanza al
personal que presta servicios en ellas, independientemente del régimen
que las regula.
El Sistema está conformado por los siguientes órganos:
a) La Contraloría General de la República, como ente técnico rector;
b) Todas las unidades orgánicas responsables de la función de control
gubernamental;
c) Las sociedades de auditoría externa independientes, cuando son
designadas por la Contraloría General y contratadas, durante un período
determinado, para realizar servicios de auditoría en las entidades:
económica, financiera, de sistemas informáticos, de medio ambiente y
otros.
2.5.4.1.2. CONTROL GUBERNAMENTAL
El control gubernamental consiste en la supervisión, vigilancia y
verificación de los actos y resultados de la gestión pública, en
atención al grado de eficiencia, eficacia, transparencia y economía en
el uso y destino de los recursos y bienes del Estado, así como del
cumplimiento de las normas legales y de los lineamientos de política y
planes de acción, evaluando los sistemas de administración, gerencia y
control, con fines de su mejoramiento a través de la adopción de
acciones preventivas y correctivas pertinentes.
El control gubernamental es interno y externo y su desarrollo constituye
un proceso integral y permanente
CONTROL INTERNO
El control interno comprende las acciones de cautela previa, simultánea
y de verificación posterior que realiza la entidad sujeta a control, con
la finalidad que la gestión de sus recursos, bienes y operaciones se
efectúe correcta y eficientemente. Su ejercicio es previo, simultáneo y
posterior.
El control interno previo y simultáneo compete exclusivamente a las
autoridades, funcionarios y servidores públicos de las entidades como
responsabilidad propia de las funciones que le son inherentes , sobre la
base de las normas que rigen las actividades de la organización y los
procedimientos establecidos en sus planes, reglamentos, manuales y
disposiciones institucionales, los que contienen las políticas y métodos
de autorización, registro, verificación, evaluación, seguridad y
protección.
El control posterior es ejercido por los responsables superiores del
servidor o funcionario ejecutor, en función del cumplimiento de las
disposiciones establecidas, así como por el órgano de control
institucional según sus planes y programas anuales, evaluando y
verificando los aspectos administrativos del uso de los recursos y
bienes del Estado, así como la gestión y ejecución llevadas a cabo, en
relación con las metas trazadas y resultados obtenidos.
Es responsabilidad del Titular de la entidad fomentar y supervisar el
funcionamiento y confiabilidad del control interno para la evaluación de
la gestión y el efectivo ejercicio de la rendición de cuentas,
propendiendo a que éste contribuya con el logro de la misión y objetivos
de la entidad a su cargo. El Titular de la entidad está obligado a
definir las políticas institucionales en los planes y/o programas
anuales que se formulen, los que serán objeto de las verificaciones.
CONTROL EXTERNO
Se entiende por control externo, el conjunto de políticas, normas,
métodos y procedimientos técnicos, que compete aplicar a la Contraloría
General u otro órgano del Sistema por encargo o designación de ésta, con
el objeto de supervisar, vigilar y verificar la gestión, la captación y
el uso de los recursos y bienes del Estado. Se realiza fundamentalmente
mediante acciones de control con carácter selectivo y posterior.
En concordancia con sus roles de supervisión y vigilancia, el control
externo podrá ser preventivo o simultáneo, cuando se determine
taxativamente por la Ley del Sistema Nacional de Control o por normativa
expresa, sin que en ningún caso conlleve injerencia en los procesos de
dirección y gerencia a cargo de la administración de la entidad, o
interferencia en el control posterior que corresponda.
Para su ejercicio, se aplicarán sistemas de control de legalidad, de
gestión, financiero, de resultados, de evaluación de control interno u
otros que sean útiles en función a las características de la entidad y
la materia de control, pudiendo realizarse en forma individual o
combinada. Asimismo, podrá llevarse a cabo inspecciones y
verificaciones, así como las diligencias, estudios e investigaciones
necesarias para fines de control.
PRINCIPIOS DEL CONTROL GUBERNAMENTAL.
El control gubernamental, se lleva a cabo en el marco de los siguientes
principios:
a) La universalidad, entendida como la potestad de los órganos de
control para efectuar, con arreglo a su competencia y atribuciones, el
control sobre todas las actividades de la respectiva entidad, así como
de todos sus funcionarios y servidores, cualquiera fuere su jerarquía;
b) El carácter integral, en virtud del cual el ejercicio del control
consta de un conjunto de acciones y técnicas orientadas a evaluar, de
manera cabal y completa, los procesos y operaciones materia de examen en
la entidad y sus beneficios económicos y/o sociales obtenidos, en
relación con el gasto generado, las metas cualitativas y cuantitativas
establecidas, su vinculación con políticas gubernamentales, variables
exógenas no previsibles o controlables e índices históricos de
eficiencia;
c) La autonomía funcional, expresada en la potestad de los órganos de
control para organizarse y ejercer sus funciones con independencia
técnica y libre de influencias. Ninguna entidad o autoridad, funcionario
o servidor público, ni terceros, pueden oponerse, interferir o
dificultar el ejercicio de sus funciones y atribuciones de control;
d) El carácter permanente, que define la naturaleza continua y
perdurable del control como instrumento de vigilancia de los procesos y
operaciones de la entidad;
e) El carácter técnico y especializado del control, como sustento
esencial de su operatividad, bajo exigencias de calidad, consistencia y
razonabilidad en su ejercicio; considerando la necesidad de efectuar el
control en función de la naturaleza de la entidad en la que se incide;
f) La legalidad, que supone la plena sujeción del proceso de control a
la normativa constitucional, legal y reglamentaria aplicable a su
actuación;
g) El debido proceso de control, por el que se garantiza el respeto y
observancia de los derechos de las entidades y personas, así como de las
reglas y requisitos establecidos;
h) La eficiencia, eficacia y economía a través de los cuales el proceso
de control logra sus objetivos con un nivel apropiado de calidad y
óptima utilización de recursos;
i) La oportunidad, consistente en que las acciones de control se lleven
a cabo en el momento y circunstancias debidas y pertinentes para cumplir
su cometido;
j) La objetividad, en razón de la cual las acciones de control se
realizan sobre la base de una debida e imparcial evaluación de
fundamentos de hecho y de derecho, evitando apreciaciones subjetivas;
k) La materialidad, que implica la potestad del control para concentrar
su actuación en las transacciones y operaciones de mayor significación
económica o relevancia en la entidad examinada;
l) El carácter selectivo del control, entendido como el que ejerce el
Sistema en las entidades, sus órganos y actividades críticas de los
mismos, que denoten mayor riesgo de incurrir en actos contra la probidad
administrativa;
m) La presunción de licitud, según la cual, salvo prueba en contrario,
se reputa que las autoridades, funcionarios y servidores de las
entidades, han actuado con arreglo a las normas legales y
administrativas pertinentes;
n) El acceso a la información, referido a la potestad de los órganos de
control de requerir, conocer y examinar toda la información y
documentación sobre las operaciones de la entidad, aunque sea secreta,
necesaria para su función;
o) La reserva, por cuyo mérito se encuentra prohibido que durante la
ejecución del control se revele información que pueda causar daño a la
entidad, a su personal o al Sistema, o dificulte la tarea de este
último;
p) La continuidad de las actividades o funcionamiento de la entidad al
efectuar una acción de control;
q) La publicidad, consistente en la difusión oportuna de los resultados
de las acciones de control u otras realizadas por lo órganos de control,
mediante los mecanismos que la Contraloría General considere pertinente;
r) La participación ciudadana, que permita la contribución de la
ciudadanía en el ejercicio del control gubernamental;
s) La flexibilidad, según la cual, al realizarse el control, ha de
otorgarse prioridad al logro de las metas propuestas, respecto de
aquellos formalismos cuya omisión no incida en la validez de la
operación objeto de la verificación, ni determinen aspectos relevantes
en la decisión final.
Los principios antes indicados son de observancia obligatoria por los
órganos de control y pueden ser ampliados o modificados por la
Contraloría General, a quien compete su interpretación.
AUDITORIA GUBERNAMENTAL
El MAGU[22], para fines de nuestro trabajo, establece los siguientes
aspectos:
Según el MAGU[23], la auditoría gubernamental, es el examen profesional,
objetivo, independiente, sistemático, constructivo y selectivo de
evidencias, efectuado con posterioridad a la gestión de los recursos
públicos, con el objeto de determinar la razonabilidad de la información
financiera y presupuestal para el informe de auditoría de la Cuenta
General de la República, el grado de cumplimiento de objetivos y metas,
así como respecto de la adquisición, protección y empleo de los recursos
y, si estos, fueron administrados con racionalidad, eficiencia, economía
y transparencia, en el cumplimiento de la normativa legal.
CARACTERISTICAS DE LA AUDITORIA GUBERNAMENTAL:
La auditoría gubernamental tiene las características siguientes:
a) Es objetiva, en la medida en que considera que el auditor debe
mantener una actitud mental independiente, respecto de las actividades a
examinar en la entidad;
b) Es sistemática y profesional, por cuanto responde a un proceso que es
debidamente planeado y porque es desarrolladas por Contadores Públicos y
otros profesionales idóneos y expertos, sujetos a normas profesionales y
al Código de Ética Profesional;
c) Concluye con la emisión de un informe escrito, en cuyo contenido se
presentan los resultados del examen realizado, incluyendo observaciones,
conclusiones y recomendaciones
TIPOS DE AUDITORIA SEGÚN EL SUJETO QUE LA REALIZA:
La auditoría gubernamental es externa cuando se efectúa directamente por
la Contraloría General y sus Oficinas Regionales de Auditoría, en las
entidades del sector público y, por las Sociedades de Auditoría
independiente debidamente designadas.
La auditoría gubernamental es interna cuando es efectuada por los
Organos de Control Institucional de las propias entidades públicas
comprendidas en el ámbito de competencia del Sistema Nacional de
Control.
La auditoría verifica operaciones financieras y administrativas y,
evalúa en términos de razonabilidad con un marco integral contable y, en
base a criterios de legalidad, efectividad, eficiencia y economía,
aplicables según cada caso.
OBJETIVOS DE LA AUDITORIA GUBERNAMENTAL:
La auditoría gubernamental tiene los siguientes objetivos:
a) Opinar sobre si los estados financieros de las entidades públicas
presentan razonablemente la situación financiera y los resultados de sus
operaciones y flujos de efectivo, de conformidad con principios de
contabilidad generalmente aceptados;
b) Determinar el cumplimiento de las disposiciones legales y
reglamentarias referidas a la gestión y uso de los recursos públicos;}
c) Establecer si los objetivos y metas o beneficios previstos se están
logrando;
d) Precisar si el sector público adquiere y protege sus recursos en
forma económica y eficiente; y,
e) Establecer si la información financiera y gerencial elaborada por la
entidad es correcta y confiable y oportuna;
f) Identificar las causas de ineficiencia en la gestión o prácticas
antieconómicas;
g) Determinar si los controles gerenciales utilizados son efectivos y
eficientes;
h) Establecer si la entidad ha establecido un sistema adecuado de
evaluación para medir el rendimiento, elaborar informes y monitorear su
ejecución.
POSTULADOS Y CRITERIOS BASICOS DE LA AUDITORIA GUBERNAMENTAL
Los postulados son hipótesis básicas, premisas coherentes, principios
lógicos y requisitos que contribuyen al desarrollo de las normas de
auditoría y, sirven de soporte a las opiniones de los auditores en sus
informes, especialmente, en casos en no existen normas específicas
aplicables.
Mautz y Sharaf[24], indican que un postulado es una suposición que puede
ser verificable y resulta esencial para el desarrollo de la teoría.
Los postulados básicos de la auditoría gubernamental, son los
siguientes:
a) Autoridad legal para ejercer las actividades de auditoría
gubernamental;
b) Aplicabilidad de las normas de auditoría gubernamental;
c) Importancia relativa;
d) La auditoría gubernamental se dirige a la mejora de las operaciones
futuras, en vez de criticar solamente el pasado;
e) Juicio imparcial de los auditores;
f) El ejercicio de la auditoría gubernamental impone obligaciones
profesionales a los auditores;
g) Acceso a todo tipo de información pública;
h) Aplicación de la materialidad en la auditoría gubernamental;
i) Perfeccionamiento de los métodos y técnicas de auditoría;
j) Existencia de controles internos apropiados;
k) Las operaciones y contratos gubernamentales, están libres de
irregularidades y actos de colusión;
l) Responsabilidad (obligación de rendir cuenta) y auditoría
gubernamental.
CRITERIOS BASICOS:
En el ámbito gubernamental los criterios de auditoría son emitidos por
la Contraloría General de la República, con el fin de orientar la
gestión de los órganos conformantes del Sistema Nacional de Control. Los
criterios básicos son líneas generales de acción que aseguran la
uniformidad en las tareas que realizan los auditores.
Tales orientaciones promueven el cumplimiento de las actividades de
manera efectiva, eficiente y económica; y, proporcionan una razonable
seguridad de que se están logrando los objetivos y metas programados.
Es igualmente importante disponer de un conjunto de normas,
procedimientos y prácticas de auditoría que orienten la acción y
permitan efectuar el control de calidad de la auditoría y medir los
logros alcanzados.
Los criterios básicos aplicables a la auditoría gubernamental son:
a) Eficiencia en el manejo de la auditoría gubernamental;
b) Entrenamiento contínuo;
c) Conducta funcional del auditor gubernamental;
d) Alcance de la auditoría;
e) Comprensión y conocimiento de la entidad a ser auditada;
f) Comprensión de la estructura de control interno de la entidad a ser
auditada;
g) Utilización de especialistas en la auditoría gubernamental;
h) Detección de irregularidades o actos ilícitos;
i) Reconocimiento de logros notables de la entidad;
j) Comunicación oportuna de los resultados de la auditoría;
k) Comentarios de los funcionarios de la entidad auditada;
l) Presentación del borrador del informe a la entidad auditada;
m) Calidad de los Informes de auditoría;
n) Tono constructivo en la auditoría;
o) Organización de los informes de auditoría;
p) Revisiones de control de calidad en las auditorías internas;
q) Transparencia de los informes de auditoría;
r) Acceso de personas a documentos sustentatorios de la auditoría.
Para que la auditoría funciones, debe hacerse sobre la base del
funcionamiento de los componentes del control interno, los mismos que
van a facilitar el cumplimiento de los objetivos institucionales, es
necesario que las universidades públicas, según su tipología legal
adopte una adecuada estructura organizacional y estructura funcional
como aspectos básicos para el funcionamiento del control interno.
FUNCIONAMIENTO DE LOS COMPONENTES DEL CONTROL INTERNO:
El denominado "INFORME COSO" sobre control interno, publicado en EE.UU.
en 1992, surgió como una respuesta a las inquietudes que planteaban la
diversidad de conceptos, definiciones e interpretaciones existentes en
torno a la temática referida. Plasma los resultados de la tarea
realizada durante más de cinco años por el grupo de trabajo que la
TREADWAY COMMISSION, NATIONAL COMMISSION ON FRAUDULENT FINANCIAL
REPORTING creó en Estados Unidos en 1985 bajo la sigla COSO (COMMITTEE
OF SPONSORING ORGANIZATIONS). El grupo estaba constituido por
representantes de las siguientes organizaciones:
· · American Accounting Association (AAA)
· · American Institute of Certified Public Accountants (AICPA)
· · Financial Executive Institute (FEI)
· · Institute of Internal Auditors (IIA)
· · Institute of Management Accountants (IMA)
La redacción del informe fue encomendada a Coopers & Lybrand.
Se trataba entonces de materializar un objetivo fundamental: definir un
nuevo marco conceptual del control interno, capaz de integrar las
diversas definiciones y conceptos que venían siendo utilizados sobre
este tema, logrando así que, al nivel de las organizaciones públicas o
privadas, de la auditoria interna o externa, o de los niveles académicos
o legislativos, se cuente con un marco conceptual común, una visión
integradora que satisfaga las demandas generalizadas de todos los
sectores involucrados.
El Control Interno es un proceso integrado a los procesos, y no un
conjunto de pesados mecanismos burocráticos añadidos a los mismos,
efectuado por el consejo de la administración, la dirección y el resto
del personal de una entidad, diseñado con el objeto de proporcionar una
garantía razonable para el logro de objetivos incluidos en las
siguientes categorías:
· Eficacia y eficiencia de las operaciones.
· Confiabilidad de la información financiera.
· Cumplimiento de las leyes, reglamentos y políticas.
Completan la definición algunos conceptos fundamentales:
· El control interno es un proceso, es decir un medio para alcanzar un
fin y no un fin en sí mismo.
· Lo llevan a cabo las personas que actúan en todos los niveles, no se
trata solamente de manuales de organización y procedimientos.
· Sólo puede aportar un grado de seguridad razonable, no la seguridad
total, a la conducción.
· Está pensado para facilitar la consecución de objetivos en una o más
de las categorías señaladas las que, al mismo tiempo, suelen tener
puntos en común.
Al hablarse del control interno como un proceso, se hace referencia a
una cadena de acciones extendida a todas las actividades, inherentes a
la gestión e integrados a los demás procesos básicos de la misma:
planificación, ejecución y supervisión. Tales acciones se hallan
incorporadas (no añadidas) a la infraestructura de la entidad, para
influir en el cumplimiento de sus objetivos y apoyar sus iniciativas de
calidad.
Según la Comisión de Normas de Control Interno de la Organización
Internacional de Entidades Fiscalizadoras Superiores (INTOSAI), el
control interno puede ser definido como el plan de organización, y el
conjunto de planes, métodos, procedimientos y otras medidas de una
institución, tendientes a ofrecer una garantía razonable de que se
cumplan los siguientes objetivos principales:
a) Promover operaciones metódicas, económicas, eficientes y eficaces,
así como productos y servicios de la calidad esperada.
b) Preservar al patrimonio de pérdidas por despilfarro, abuso, mala
gestión, errores, fraudes o irregularidades.
c) Respetar las leyes y reglamentaciones, como también las directivas y
estimular al mismo tiempo la adhesión de los integrantes de la
organización a las políticas y objetivos de la misma.
d) Obtener datos financieros y de gestión completos y confiables y
presentados a través de informes oportunos.
Para la alta dirección es primordial lograr los mejores resultados con
economía de esfuerzos y recursos, es decir al menor costo posible. Para
ello debe controlarse que sus decisiones se cumplan adecuadamente, en el
sentido que las acciones ejecutadas se correspondan con aquéllas, dentro
de un esquema básico que permita la iniciativa y contemple las
circunstancias vigentes en cada momento.
Por consiguiente, siguiendo los lineamientos de INTOSAI, incumbe a la
autoridad superior la responsabilidad en cuanto al establecimiento de
una estructura de control interno idónea y eficiente, así como su
revisión y actualización periódica.
Ambas definiciones (COSO e INTOSAI) se complementan y conforman una
versión amplia del control interno: la primera enfatizando respecto a su
carácter de proceso constituido por una cadena de acciones integradas a
la gestión, y la segunda atendiendo fundamentalmente a sus objetivos.
El marco integrado de control que plantea el informe COSO consta de
cinco componentes interrelacionados, derivados del estilo de la
dirección, e integrados al proceso de gestión:
· · Ambiente de control
· · Evaluación de riesgos
· · Actividades de control
· · Información y comunicación
· · Supervisión
El ambiente de control refleja el espíritu ético vigente en una entidad
respecto del comportamiento de los agentes, la responsabilidad con que
encaran sus actividades, y la importancia que le asignan al control
interno.
Sirve de base de los otros componentes, ya que es dentro del ambiente
reinante que se evalúan los riesgos y se definen las actividades de
control tendientes a neutralizarlos. Simultáneamente se capta la
información relevante y se realizan las comunicaciones pertinentes,
dentro de un proceso supervisado y corregido de acuerdo con las
circunstancias.
El modelo refleja el dinamismo propio de los sistemas de control
interno. Así, la evaluación de riesgos no sólo influye en las
actividades de control, sino que puede también poner de relieve la
conveniencia de reconsiderar el manejo de la información y la
comunicación.
No se trata de un proceso en serie, en el que un componente incide
exclusivamente sobre el siguiente, sino que es interactivo
multidireccional en tanto cualquier componente puede influir, y de hecho
lo hace, en cualquier otro.
Existe también una relación directa entre los objetivos (Eficiencia de
las operaciones, confiabilidad de la información y cumplimiento de leyes
y reglamentos) y los cinco componentes referenciados, la que se
manifiesta permanentemente en el campo de la gestión: las unidades
operativas y cada agente de la organización conforman secuencialmente un
esquema orientado a los resultados que se buscan, y la matriz
constituida por ese esquema es a su vez cruzada por los componentes.
AMBIENTE DE CONTROL
El ambiente de control define al conjunto de circunstancias que enmarcan
el accionar de una entidad desde la perspectiva del control interno y
que son por lo tanto determinantes del grado en que los principios de
este último imperan sobre las conductas y los procedimientos
organizacionales.
Es, fundamentalmente, consecuencia de la actitud asumida por la alta
dirección, la gerencia, y por carácter reflejo, los demás agentes con
relación a la importancia del control interno y su incidencia sobre las
actividades y resultados.
Fija el tono de la organización y, sobre todo, provee disciplina a
través de la influencia que ejerce sobre el comportamiento del personal
en su conjunto.
Constituye el andamiaje para el desarrollo de las acciones y de allí
deviene su trascendencia, pues como conjunción de medios, operadores y
reglas previamente definidas, traduce la influencia colectiva de varios
factores en el establecimiento, fortalecimiento o debilitamiento de
políticas y procedimientos efectivos en una organización.
Los principales factores del ambiente de control son:
· La filosofía y estilo de la dirección y la gerencia.
· La estructura, el plan organizacional, los reglamentos y los manuales
de procedimiento.
· La integridad, los valores éticos, la competencia profesional y el
compromiso de todos los componentes de la organización, así como su
adhesión a las políticas y objetivos establecidos.
· Las formas de asignación de responsabilidades y de administración y
desarrollo del personal.
· El grado de documentación de políticas y decisiones, y de formulación
de programas que contengan metas, objetivos e indicadores de
rendimiento.
El ambiente de control reinante será tan bueno, regular o malo como lo
sean los factores que lo determinan. El mayor o menor grado de
desarrollo y excelencia de éstos hará, en ese mismo orden, a la
fortaleza o debilidad del ambiente que generan y consecuentemente al
tono de la organización.
EVALUACION DE RIESGOS
El control interno ha sido pensado esencialmente para limitar los
riesgos que afectan las actividades de las organizaciones. A través de
la investigación y análisis de los riesgos relevantes y el punto hasta
el cual el control vigente los neutraliza se evalúa la vulnerabilidad
del sistema. Para ello debe adquirirse un conocimiento practico de la
entidad y sus componentes de manera de identificar los puntos débiles,
enfocando los riesgos tanto al nivel de la organización (internos y
externos) como de la actividad.
El establecimiento de objetivos es anterior a la evaluación de riesgos.
Si bien aquéllos no son un componente del control interno, constituyen
un requisito previo para el funcionamiento del mismo.
Los objetivos (relacionados con las operaciones, con la información
financiera y con el cumplimiento), pueden ser explícitos o implícitos,
generales o particulares. Estableciendo objetivos globales y por
actividad, una entidad puede identificar los factores críticos del éxito
y determinar los criterios para medir el rendimiento.
A este respecto cabe recordar que los objetivos de control deben ser
específicos, así como adecuados, completos, razonables e integrados a
los globales de la institución.
Una vez identificados, el análisis de los riesgos incluirá:
· · Una estimación de su importancia / trascendencia.
· · Una evaluación de la probabilidad / frecuencia.
· · Una definición del modo en que habrán de manejarse.
Dado que las condiciones en que las entidades se desenvuelven suelen
sufrir variaciones, se necesitan mecanismos para detectar y encarar el
tratamiento de los riesgos asociados con el cambio. Aunque el proceso de
evaluación es similar al de los otros riesgos, la gestión de los cambios
merece efectuarse independientemente, dada su gran importancia y las
posibilidades de que los mismos pasen inadvertidos para quienes están
inmersos en las rutinas de los procesos.
Existen circunstancias que pueden merecer una atención especial en
función del impacto potencial que plantean:
· · Cambios en el entorno.
· · Redefinición de la política institucional.
· · Reorganizaciones o reestructuraciones internas.
· · Ingreso de empleados nuevos, o rotación de los existentes.
· · Nuevos sistemas, procedimientos y tecnologías.
· · Aceleración del crecimiento.
· · Nuevos productos, actividades o funciones.
Los mecanismos para prever, identificar y administrar los cambios deben
estar orientados hacia el futuro, de manera de anticipar los más
significativos a través de sistemas de alarma complementados con planes
para un abordaje adecuado de las variaciones.
ACTIVIDADES DE CONTROL
Están constituidas por los procedimientos específicos establecidos como
un reaseguro para el cumplimiento de los objetivos, orientados
primordialmente hacia la prevención y neutralización de los riesgos.
Las actividades de control se ejecutan en todos los niveles de la
organización y en cada una de las etapas de la gestión, partiendo de la
elaboración de un mapa de riesgos según lo expresado en el punto
anterior: conociendo los riesgos, se disponen los controles destinados a
evitarlos o minimizarlos, los cuales pueden agruparse en tres
categorías, según el objetivo de la entidad con el que estén
relacionados:
· · Las operaciones
· · La confiabilidad de la información financiera
· · El cumplimiento de leyes y reglamentos
En muchos casos, las actividades de control pensadas para un objetivo
suelen ayudar también a otros: los operacionales pueden contribuir a los
relacionados con la confiabilidad de la información financiera, éstas al
cumplimiento normativo, y así sucesivamente.
A su vez en cada categoría existen diversos tipos de control:
· Preventivo / Correctivos
· Manuales / Automatizados o informáticos
· Gerenciales o directivos
En todos los niveles de la organización existen responsabilidades de
control, y es preciso que los agentes conozcan individualmente cuales
son las que les competen, debiéndose para ello explicitar claramente
tales funciones.
La gama que se expone a continuación muestra la amplitud abarcativa de
las actividades de control, pero no constituye la totalidad de las
mismas:
· Análisis efectuados por la dirección.
· Seguimiento y revisión por parte de los responsables de las diversas
funciones o actividades.
· Comprobación de las transacciones en cuanto a su exactitud, totalidad,
y autorización pertinente: aprobaciones, revisiones, cotejos,
recálculos, análisis de consistencia, prenumeraciones.
· Controles físicos patrimoniales: arqueos, conciliaciones, recuentos.
· Dispositivos de seguridad para restringir el acceso a los activos y
registros.
· Segregación de funciones.
· Aplicación de indicadores de rendimiento.
Es necesario remarcar la importancia de contar con buenos controles de
las tecnologías de información, pues éstas desempeñan un papel
fundamental en la gestión, destacándose al respecto el centro de
procesamiento de datos, la adquisición, implantación y mantenimiento del
software, la seguridad en el acceso a los sistemas, los proyectos de
desarrollo y mantenimiento de las aplicaciones.
A su vez los avances tecnológicos requieren una respuesta profesional
calificada y anticipativa desde el control.
INFORMACION Y COMUNICACION
Así como es necesario que todos los agentes conozcan el papel que les
corresponde desempeñar en la organización (funciones,
responsabilidades), es imprescindible que cuenten con la información
periódica y oportuna que deben manejar para orientar sus acciones en
consonancia con los demás, hacia el mejor logro de los objetivos.
La información relevante debe ser captada, procesada y transmitida de
tal modo que llegue oportunamente a todos los sectores permitiendo
asumir las responsabilidades individuales.
La información operacional, financiera y de cumplimiento conforma un
sistema para posibilitar la dirección, ejecución y control de las
operaciones.
Está conformada no sólo por datos generados internamente sino por
aquellos provenientes de actividades y condiciones externas, necesarios
para la toma de decisiones.
Los sistemas de información permiten identificar, recoger, procesar y
divulgar datos relativos a los hechos o actividades internas y externas,
y funcionan muchas veces como herramientas de supervisión a través de
rutinas previstas a tal efecto. No obstante resulta importante mantener
un esquema de información acorde con las necesidades institucionales
que, en un contexto de cambios constantes, evolucionan rápidamente. Por
lo tanto deben adaptarse, distinguiendo entre indicadores de alerta y
reportes cotidianos en apoyo de las iniciativas y actividades
estratégicas, a través de la evolución desde sistemas exclusivamente
financieros a otros integrados con las operaciones para un mejor
seguimiento y control de las mismas.
Ya que el sistema de información influye sobre la capacidad de la
dirección para tomar decisiones de gestión y control, la calidad de
aquél resulta de gran trascendencia y se refiere entre otros a los
aspectos de contenido, oportunidad, actualidad, exactitud y
accesibilidad.
La comunicación es inherente a los sistemas de información. Las personas
deben conocer a tiempo las cuestiones relativas a sus responsabilidades
de gestión y control. Cada función ha de especificarse con claridad,
entendiendo en ello los aspectos relativos a la responsabilidad de los
individuos dentro del sistema de control interno.
Asimismo el personal tiene que saber cómo están relacionadas sus
actividades con el trabajo de los demás, cuáles son los comportamientos
esperados, de que manera deben comunicar la información relevante que
generen.
Los informes deben transferirse adecuadamente a través de una
comunicación eficaz. Esto es, en el más amplio sentido, incluyendo una
circulación multidireccional de la información: ascendente, descendente
y transversal.
La existencia de líneas abiertas de comunicación y una clara voluntad de
escuchar por parte de los directivos resultan vitales.
Además de una buena comunicación interna, es importante una eficaz
comunicación externa que favorezca el flujo de toda la información
necesaria, y en ambos casos importa contar con medios eficaces, dentro
de los cuales tan importantes como los manuales de políticas, memorias,
difusión institucional, canales formales e informales, resulta la
actitud que asume la dirección en el trato con sus subordinados. Una
entidad con una historia basada en la integridad y una sólida cultura de
control no tendrá dificultades de comunicación. Una acción vale más que
mil palabras.
SUPERVISION
Incumbe a la dirección la existencia de una estructura de control
interno idónea y eficiente, así como su revisión y actualización
periódica para mantenerla en un nivel adecuado. Procede la evaluación de
las actividades de control de los sistemas a través del tiempo, pues
toda organización tiene áreas donde los mismos están en desarrollo,
necesitan ser reforzados o se impone directamente su reemplazo debido a
que perdieron su eficacia o resultaron inaplicables. Las causas pueden
encontrarse en los cambios internos y externos a la gestión que, al
variar las circunstancias, generan nuevos riesgos a afrontar.
El objetivo es asegurar que el control interno funciona adecuadamente, a
través de dos modalidades de supervisión: actividades continuas o
evaluaciones puntuales.
Las primeras son aquellas incorporadas a las actividades normales y
recurrentes que, ejecutándose en tiempo real y arraigadas a la gestión,
generan respuestas dinámicas a las circunstancias sobrevinientes.
En cuanto a las evaluaciones puntuales, corresponden las siguientes
consideraciones:
a) Su alcance y frecuencia están determinados por la naturaleza e
importancia de los cambios y riesgos que éstos conllevan, la competencia
y experiencia de quienes aplican los controles, y los resultados de la
supervisión continuada.
b) Son ejecutados por los propios responsables de las áreas de gestión
(autoevaluación), la auditoria interna (incluidas en el planeamiento o
solicitadas especialmente por la dirección), y los auditores externos.
c) Constituyen en sí todo un proceso dentro del cual, aunque los
enfoques y técnicas varíen, priman una disciplina apropiada y principios
insoslayables. La tarea del evaluador es averiguar el funcionamiento
real del sistema: que los controles existan y estén formalizados, que se
apliquen cotidianamente como una rutina incorporada a los hábitos, y que
resulten aptos para los fines perseguidos.
d) Responden a una determinada metodología, con técnicas y herramientas
para medir la eficacia directamente o a través de la comparación con
otros sistemas de control probadamente buenos.
e) El nivel de documentación de los controles varía según la dimensión y
complejidad de la entidad. Existen controles informales que, aunque no
estén documentados, se aplican correctamente y son eficaces, si bien un
nivel adecuado de documentación suele aumentar la eficiencia de la
evaluación, y resulta más útil al favorecer la comprensión del sistema
por parte de los empleados. La naturaleza y el nivel de la documentación
requieren mayor rigor cuando se necesite demostrar la fortaleza del
sistema ante terceros.
f) Debe confeccionarse un plan de acción que contemple:
· El alcance de la evaluación
· Las actividades de supervisión continuadas existentes.
· La tarea de los auditores internos y externos.
· Áreas o asuntos de mayor riesgo.
· Programa de evaluaciones.
· Evaluadores, metodología y herramientas de control.
· Presentación de conclusiones y documentación de soporte
· Seguimiento para que se adopten las correcciones pertinentes.
Las deficiencias o debilidades del sistema de control interno detectadas
a través de los diferentes procedimientos de supervisión deben ser
comunicadas a efectos de que se adopten las medidas de ajuste
correspondientes.
Según el impacto de las deficiencias, los destinatarios de la
información pueden ser tanto las personas responsables de la función o
actividad implicada como las autoridades superiores.
En el marco de control postulado a través del Informe COSO, la
interrelación de los cinco componentes (Ambiente de control, Evaluación
de riesgos, Actividades de control, Información y comunicación, y
Supervisión) genera una sinergia conformando un sistema integrado que
responde dinámicamente a los cambios del entorno. Atendiendo a
necesidades gerenciales fundamentales, los controles se entrelazan a las
actividades operativas como un sistema cuya efectividad se acrecienta al
incorporarse a la infraestructura y formar parte de la esencia de la
institución. Mediante un esquema de controles incorporados a la
auditoría interna se fomentan la calidad, las iniciativas y la
delegación de poderes; se evitan gastos innecesarios; y, se generan
respuestas ágiles ante circunstancias cambiantes
2.5.5. REINGENIERIA DEL PROCESO TRADICIONAL DE LA AUDITORIA INTERNA
La reingeniería aplicada a la auditoría interna de las universidades
públicas busca alcanzar el apropiado, oportuno y efectivo ejercicio del
control gubernamental, para prevenir y verificar, mediante la aplicación
de principios, sistemas y procedimientos técnicos, la correcta,
eficiente y transparente utilización y gestión de los recursos y bienes
de las universidades públicas, el desarrollo honesto y probo de las
funciones y actos de las autoridades, funcionarios y servidores
públicos, así como el cumplimiento de metas y resultados obtenidos, con
la finalidad de contribuir y orientar el mejoramiento de sus actividades
y servicios en beneficio de la entidad.
2.5.5.1. DEFINICION DE PRINCIPIOS COMO PUNTO DE PARTIDA PARA UNA
ADECUADA REINGENIERIA.
La reingeniería no podría darse, si no se basa en principios. Los
principios son la base, el sustento de este proceso. El ejercicio del
control gubernamental deberá regirse en base a los siguientes
principios:
a) La universalidad, entendida como la potestad para efectuar, con
arreglo a su competencia y atribuciones, el control sobre todas las
actividades de las universidades, así como de todos sus funcionarios y
servidores, cualquiera fuere su jerarquía.
b) El carácter integral, en virtud del cual el ejercicio de la auditoría
interna consta de un conjunto de acciones y técnicas orientadas a
evaluar, de manera cabal y completa, los procesos y operaciones materia
de examen en la entidad y sus beneficios económicos y/o sociales
obtenidos, en relación con el gasto generado, las metas cualitativas y
cuantitativas establecidas, su vinculación con políticas
gubernamentales, variables exógenas no previsibles o controlables e
índices históricos de eficiencia.
c) La autonomía funcional, expresada en la potestad de la auditoría
interna para organizarse y ejercer sus funciones con independencia
técnica y libre de influencias.
d) El carácter permanente, que define la naturaleza continua y
perdurable de la auditoría interna como instrumento de vigilancia de los
procesos y operaciones de las universidades.
e) El carácter técnico y especializado del control realizado por la
auditoría interna, como sustento esencial de su operatividad, bajo
exigencias de calidad, consistencia y razonabilidad en su ejercicio;
considerando la necesidad de efectuar el control en función de la
naturaleza de las universidades
f) La legalidad, que supone la plena sujeción del proceso de la
auditoría interna a la normativa constitucional, legal y reglamentaria
aplicable a su actuación.
g) El debido proceso de la auditoría interna, por el que se garantiza el
respeto y observancia de los derechos de las entidades y personas, así
como de las reglas y requisitos establecidos.
h) La eficiencia, eficacia y economía, a través de los cuales el proceso
de la auditoría interna logra sus objetivos con un nivel apropiado de
calidad y óptima utilización de recursos.
i) La oportunidad, consistente en que las acciones de control se lleven
a cabo en el momento y circunstancias debidas y pertinentes para cumplir
su cometido.
j) La objetividad, en razón de la cual las acciones de la auditoría
interna se realizan sobre la base de una debida e imparcial evaluación
de fundamentos de hecho y de derechos, evitando apreciaciones
subjetivas.
k) La materialidad, que implica la potestad de la auditoría interna para
concentrar su actuación en las transacciones y operaciones de mayor
significación económica o relevancia en la entidad examinada.
l) El carácter selectivo del control realizado por la auditoría interna,
entendido como el que ejerce el sistema en las entidades, sus órganos y
actividades críticas de los mismos, que denoten mayor riesgo de incurrir
en actos contra la probidad administrativa.
m) La presunción de licitud, según la cual, salvo prueba en contrario,
se reputa que las autoridades, funcionarios y servidores de las
universidades, han actuado con arreglo a las normas legales y
administrativas pertinentes.
n) El acceso a la información, referido a la potestad de la auditoría
interna de requerir, conocer, y examinar toda la información y
documentación sobre las operaciones de la entidad.
o) La reserva, por cuyo mérito se encuentra prohibida que durante la
ejecución de las actividades de auditoría interna se revele información
que pueda causar daño a la universidad, a su personal o al sistema de
control.
p) La continuidad de las actividades o funcionamiento de la universidad
al efectuar una acción de control.
q) La publicidad, consistente en la difusión oportuna de los resultados
de las acciones de control u otras realizadas por los órganos de
control, mediante los mecanismos que la Contraloría General considere
pertinentes.
r) La participación ciudadana, que permita la contribución indirecta de
la ciudadanía en el ejercicio de la auditoría interna
s) La flexibilidad, según la cual, al realizarse el control, ha de
otorgarse prioridad al logro de las metas propuestas, respecto de
aquellos formalismos cuya omisión no incida en la validez de la
operación objeto de la verificación, ni determinen aspectos relevantes
en la decisión final.
2.5.5.2. CONCEPCION DE LA AUDITORIA INTERNA EN LA REINGENIERA
La auditoría interna en el marco de la reingeniería tiene que concebirse
en el marco de los siguientes aspectos:
a) Como órgano conformante del Sistema Nacional de Control, encargada de
ejecutar el control gubernamental interno previo, concurrente y
posterior.
b) Organo de control institucional, que debe tener como misión, promover
la correcta y transparente gestión de los recursos y bienes de las
universidades, cautelando la legalidad y eficiencia de sus actos y
operaciones, así como el logro de sus resultados, mediante la ejecución
de acciones y actividades de control, para contribuir con el
cumplimiento de los fines y metas institucionales
c) Debe disponer de una estructura orgánica sobre la base de su
naturaleza, composición y alcances de cada universidad, así como, el
volumen y complejidad de las operaciones a cargo de cada entidad.
d) Deberá estar conformado por personal multidisciplinario seleccionado
y vinculado con los objetivos y actividades que realiza la universidad,
debiendo contar además con capacitación en control gubernamental y
administración pública. Podría contar con asesoramiento interno o
externo por razón de la materia o la complejidad de las operaciones a
evaluar, sin que ello implique sustitución o desnaturalización de las
funciones de auditoría interna
e) Como unidad orgánica especializada, debe ubicarse en el mayor nivel
jerárquico organizacional de la entidad, para efectos del ejercicio del
control gubernamental. En este caso al nivel de la Asamblea
Universitaria.
f) Responde directamente al órgano rector del sistema Nacional de
Control. Sin perjuicio de ello, informará al titular de la entidad sobre
los requerimientos y resultados de las acciones y actividades de control
inherentes a su ámbito de competencia.
g) El Rector como titular del pliego de cada universidad, es responsable
de establecer, mantener y fortalecer una adecuada organización y
estructura de la auditoría interna, acorde con la misión institucional.
h) La auditoría interna, desarrollará sus funciones con independencia
funcional y técnica respecto de la administración de la universidad,
dentro del ámbito de su competencia, sujeta a los principios y
atribuciones establecidas, así como, a las funciones normadas por la
Contraloría General.
2.5.5.3. FUNCIONES DE LA AUDITORIA INTERNA EN EL MARCO DE LA
REINGENIERIA
Son funciones de este órgano de control institucional, las siguientes;
a) Ejercer el control interno previo, concurrente y posterior a los
actos y operaciones de las universidades
b) Efectuar auditorías a los estados financieros y presupuestarios de la
universidad, así como a la gestión de la misma, de conformidad con las
pautas que señale la Contraloría General.
c) Ejecutar las acciones y actividades de control a los actos y
operaciones de la universidad, que disponga la Contraloría General, así
como las que sean requeridas por el Rector de la Universidad. Cuando
éstas últimas tengan carácter de no programadas, su realización será
comunicada a la Contraloría General por el Jefe de auditoría interna. Se
consideran actividades de control, entre otras las evaluaciones,
diligencias, estudios, investigaciones, pronunciamientos, supervisiones
y verificaciones.
d) Efectuar control preventivo, con el propósito de optimizar la
supervisión y mejora de los procesos, prácticas e instrumentos de
control interno, sin que ello genere prejuzgamiento u opinión que
comprometa el ejercicio de su función, vía el control posterior.
e) Remitir los informes resultantes de sus acciones de control a la
Contraloría General, así como, al titular de la entidad y del Sector,
conforme a las disposiciones sobre la materia.
f) Actuar de oficio, cuando en los actos y operaciones de la entidad, se
adviertan indicios razonables de ilegalidad, de omisión o de
incumplimiento, informando al titular de la entidad para que adopte las
medidas correctivas pertinentes.
g) Recibir y atender las denuncias que formulen los funcionarios,
servidores y ciudadanos sobre actos y operaciones de la universidad,
otorgándodole el trámite que corresponda a su mérito y documentación
sustentatoria respectiva.
h) Formular, ejecutar y evaluar el Plan anual de Control aprobado por la
Contraloría General, de acuerdo a los lineamientos y disposiciones
emitidas para el efecto.
i) Efectuar el seguimiento de las medidas correctivas que adopta la
entidad, como resultado de las acciones y actividades de control,
comprobando su materialización efectiva, conforme a los términos y
plazos respectivos. Dicha función comprende efectuar el seguimiento de
los procesos judiciales y administrativos derivados de las acciones de
control
j) Apoyar a las Comisiones que designe la Contraloría General para la
ejecución de las acciones de control en el ámbito de la universidad.
k) Verificar el cumplimiento de las disposiciones legales y normativa
interna aplicables a la universidad, por parte de las unidades orgánicas
y personal de ésta.
l) Formular y proponer el presupuesto anual del área de auditoría
interna para su aprobación correspondiente por la universidad.
m) Cumplir diligentemente con los encargos, citaciones y requerimientos
que le formule la contraloría General
n) Otras que establezca la Contraloría General.
2.5.5.4. EJERCICIO DEL CONTROL PREVENTIVO POR LA AUDITORIA INTERNA EN EL
MARCO DE LA REINGENIERIA
Tradicionalmente, la auditoría interna ha realizado solo el control
externo de las universidades. El control interno previo y simultáneo
competía exclusivamente a las autoridades, funcionarios y servidores de
las universidades como responsabilidad propia de las funciones que le
son inherentes, sobre la base de las normas que rigen las actividades de
estas entidades y los procedimientos establecidos en sus planes,
reglamentos, manuales y disposiciones institucionales, los que contienen
las políticas y métodos de autorización, registro, verificación,
evaluación, seguridad y protección. Pero en un marco de reingeniería
tiene que concebirse las acciones de cautela previa como la base para
asegurar la gestión óptima de las entidades.
Control Preventivo es la actividad no vinculante, dirigida a contribuir
al mejoramiento de las entidades en sus sistemas administrativos, de
gestión y de control interno, sin que en ningún caso conlleve
interferencia en el control posterior que corresponda.
OBJETIVO
Establecer las disposiciones, lineamientos y criterios destinados a
regular, orientar y fortalecer el ejercicio del control preventivo, que
coadyuven en el mantenimiento de una actitud vigilante respecto del
desempeño de la función pública.
FINALIDAD
a) Promover el ejercicio del control preventivo a través de la auditoría
interna para contribuir en la mejora de la gestión en las entidades bajo
el ámbito del Sistema Nacional de Control.
b) Impulsar el fortalecimiento del control interno en las entidades para
el eficiente, transparente y probo ejercicio de la función pública en el
uso de los recursos del Estado y la observancia del marco legal, de
conformidad con lo previsto por el Plan Estratégico de la Contraloría
General de la República.
BASE LEGAL
a) Constitución Política del Perú 1993, artículo 82º.
b) Ley Nº 27785 – Ley Orgánica del Sistema Nacional de Control y de la
Contraloría General de la República y sus modificatorias.
c) Ley N° 27815 – Ley del Código de Ética de la Función Pública y sus
modificatorias.
d) Ley N° 27588 – Ley que establece prohibiciones e incompatibilidades
de funcionarios y servidores públicos, así como de las personas que
presten servicios al Estado bajo cualquier modalidad contractual.
e) Decreto Supremo Nº 019-2002-PCM – Reglamento de la Ley Nª 27588 que
establece prohibiciones e incompatibilidades de funcionarios y
servidores públicos, así como de las personas que presten servicios al
Estado bajo cualquier modalidad contractual.
f) Plan Estratégico de la Contraloría General de la Republica período
2004-2006 - Resolución de Contraloría N° 387-2003-CG, y sus
modificatorias.
g) Resolución de Contraloría Nº 367-2003-CG - Reglamento de Infracciones
y Sanciones, y normas modificatorias.
h) Resolución de Contraloría Nº 114-2003-CG - Reglamento de los Órganos
de Control Institucional y sus modificatorias.
i) Resolución de Contraloría Nº 368-2003-CG – Directiva Nº
003-2003-CG/AC “Normas de Transparencia en la Contraloría y Desempeño de
los Funcionarios y Servidores de la Contraloría General de la República
y de los Órganos de Control Institucional”.
j) Resolución de Contraloría Nº 077-99-CG - Código de Ética del Auditor
Gubernamental.
k) Resolución de Contraloría Nº 072-98-CG - Normas de Control Interno
para el Sector Público y normas modificatorias.
l) Resolución de Contraloría Nº 162-95-CG - Normas de Auditoría
Gubernamental, y normas modificatorias.
DISPOSICIONES ESPECÍFICAS
A Lineamientos para el ejercicio del Control Preventivo.
1. El control preventivo se ejerce bajo las modalidades siguientes:
a) Veedurías.
b) Absolución de Consultas.
c) Orientación de oficio.
d) Promoción del cumplimiento de la Agenda de Compromisos de la entidad.
e) Promoción del Control Interno
f) Promoción de Programas de capacitación.
g) Agenda de Compromisos del OCI.
2. El control preventivo se ejerce de oficio, por disposición de la
Contraloría General o por requerimiento escrito del Titular de la
entidad o quién haga sus veces; ejecutándose antes o durante la
realización de las correspondientes actividades u operaciones a cargo de
la administración. Para su adecuado cumplimiento son de aplicación los
principios que regulan el control gubernamental.
3. El control preventivo no interfiere con los actos de gestión de la
entidad, bajo ninguna forma o modalidad, ni tiene una connotación
mandatoria que afecte el ejercicio discrecional de los funcionarios en
los actos propios de su decisión. Igualmente, no implica la emisión de
pronunciamientos, y menos aún sobre temas de competencia de otras
entidades públicas.
4. La orientación que se efectúe en el marco del control preventivo, no
debe restringir y/o subordinar la decisión que adopte la administración
de la entidad sobre el caso materia de la misma.
5. El ejercicio del control preventivo no debe entenderse como un
prejuzgamiento o adelanto de opinión, por tanto, no afecta el ejercicio
de la función de control posterior que corresponda efectuar al Sistema.
B Criterios a considerar para el ejercicio del control preventivo.
La auditoria interna, para ejercer el control preventivo deberá aplicar
los criterios siguientes:
1. Es su obligación ejercer el control preventivo en sus diferentes
modalidades, para cuyo efecto deberá considerar esta actividad de
control en la formulación de su Plan Anual de Control, acorde a su
capacidad operativa y recursos disponibles.
2. Los casos en los cuales la Jefatura de auditoria interna considere no
ejercer el control preventivo serán informados en forma escrita y
oportuna, al Titular de la entidad o quién haga sus veces, y a la
Contraloría General de la República, fundamentando las causas. Entre
otros casos que motivan la excepción, por no constituir control
preventivo, se encuentran:
a) Intervenir en la adopción de decisiones inherentes a la gestión de la
entidad.
b) Integrar equipos por disposición de la administración para: (a) toma
de
inventarios de bienes, (b) incineración de documentos, (c) baja de
activos
(d) recepción y/o entregas de bienes donados, u otros de naturaleza
similar.
c) Efectuar trabajos vinculados con el proceso de la contabilidad y
presupuesto que funcionalmente son de responsabilidad de los niveles
competentes de la administración.
d) Otras actividades que constituyan labores incompatibles establecidas
en el artículo 31° del Reglamento de los Órganos de Control
Institucional.
La auditoria interna deberá evaluar que su participación no sea
vinculante con la gestión a cargo de la administración y cautelará, bajo
cualquier circunstancia, la integridad de su independencia y el pleno
ejercicio del control posterior que le corresponde efectuar.
3. En todos los casos la auditoria interna, efectúe o no el control
preventivo, deberá archivar copia de la documentación y antecedentes
respectivos, información que será accesible para la Contraloría General
en las acciones de supervisión y/o evaluación que ésta realice en el
marco de lo dispuesto en los artículos 32° y 33° del Reglamento.
C. Criterios a considerar por el Titular de la entidad en las
solicitudes del control preventivo.
1. El Titular de la entidad o quién haga sus veces, cautelará que las
solicitudes que efectúe al Jefe de auditoria interna, sean realizadas
con la debida anticipación y no impliquen afectación, intromisión u
obstaculización de su autonomía funcional, así como no constituyan
interferencia en funciones y actividades inherentes a la exclusiva
competencia de la administración de la entidad.
2. Para el desarrollo del control preventivo, el Titular o quien haga
sus veces deberá proveer a la auditoria interna de los recursos humanos
y logísticos necesarios así como la entrega de la información suficiente
y pertinente que permita el cabal -desempeño de su función.
D. MODALIDADES EN LAS CUALES SE EJERCERÁ EL CONTROL PREVENTIVO
D.1. Veeduría
1. En el marco del control preventivo, se considera que la auditoria
interna, participará a través de un representante, que puede ser el Jefe
del Area, en calidad de veedor en los procesos o actos que realice la
entidad, con la finalidad de observar el desarrollo de los mismos; así
como, de ser pertinente, alertar al titular de la existencia de riesgos
que pudieran afectar la transparencia, la probidad o el cumplimiento de
la normativa correspondiente.
2. Para la acreditación del veedor, el Jefe de auditoría interna deberá
procurar que éste posea la experiencia o conocimiento en la materia
objeto de su participación.
3. Los procesos o actos a que alude el numeral 1) comprenden a :
a) Los procesos de selección para la adquisición de bienes, contratación
de
servicios, consultoría y ejecución de obras; incluyendo los que se
sujetan a las modalidades de subasta inversa y convenio marco de
precios, así como los que se rigen por regímenes especiales.
b) La toma de inventarios físicos de activos.
c) Remate de activos
d) Baja de activos.
e) Los actos de recepción de obras y bienes donados.
f) Los actos de transferencia de activos a otras entidades públicas o
privadas.
g) Los actos de incineración de documentos, valores ù otros.
h) Las transferencias de cargos de autoridades elegidas por voto
popular.
i) Actos de la entidad en los que a criterio del Jefe de auditoría
considere necesaria su participación, como es el caso de reuniones de
órganos colegiados, entre otros.
j) Los que disponga la Contraloría General de la República.
4. El representante de auditoria itnerna, como consecuencia de su
participación en calidad de veedor, la cual se sujeta a las funciones y
atribuciones previstas en la presente directiva, suscribirá el acta o
documento resultante que en su caso se formule del proceso o acto en que
haya participado. Dicha suscripción no significará en ningún caso dar
conformidad al evento materia de la veeduría. Al término de su labor, el
veedor emitirá un informe sobre su participación y el desarrollo del
acto. De revelarse en éste, algún aspecto que deba ser de conocimiento
de la entidad, la auditoria interna informará en forma escrita, con la
celeridad del caso, al Titular de la entidad o quién haga sus veces.
5. En los casos de veedurías relativas a los procesos de selección para
la
adquisición de bienes, contratación de servicios, consultoría y
ejecución de obras, de conformidad con lo establecido en el último
párrafo del Artículo 43° de la Ley N° 27785, modificada por la Ley N°
28396, remitirá para los fines de su competencia al Consejo Superior de
Contrataciones y Adquisiciones del Estado – CONSUCODE- las presuntas
infracciones contra la normatividad legal en el desarrollo de los
procesos cometidas por los postores, cautelando que no se afecte el
principio de reserva del control gubernamental.
6. Las veedurías que se efectúen a los procesos de selección para la
adquisición de bienes, contratación de servicios, consultoría y
ejecución de obras deberán tomar en consideración lo siguiente:
6.1 La auditoria interna acreditará al veedor, por escrito ante el
Comité Especial u órgano encargado, en los actos de recepción y
evaluación de propuestas, así como de otorgamiento de la buena pro de
las Licitaciones Públicas, Concursos Públicos y Adjudicaciones Directas
Públicas y procesos derivados de exoneraciones, que realice la Entidad.
En las Adjudicaciones Directas Selectivas y de Menor Cuantía, dicha
acreditación será facultad del Jefe de auditoria interna. Es obligación
del titular de la entidad proporcionar oportunamente la información del
inicio de los procesos y disponer se otorguen las facilidades que se
requieran para tal efecto.
6.2 Cuando la entidad por alguna razón no cuente con la disponibilidad
de algún miembro de auditoria interna, la Contraloría General podrá
designar a la persona que, en representación del Sistema Nacional de
Control, ejerza las funciones de veedor.
6.3 El veedor accederá a la documentación que contenga las propuestas de
los postores y otros documentos propios del proceso de selección, sin
que ello implique interferencia en la autonomía de las decisiones del
Comité Especial, ni en los procesos de gerencia y/o gestión de la
administración institucional. Para el efecto, realizará las gestiones y
coordinaciones necesarias. Su participación no sustituye la labor del
Notario Público o Juez de Paz, según corresponda.
6.4 Culminado el acto de otorgamiento de buena pro, el Comité Especial u
órgano encargado, designado para el proceso de selección, deberá
proporcionar al veedor en forma inmediata la información necesaria para
la formulación de su informe. En caso de incumplimiento, tal situación
se hará de conocimiento del Titular de la entidad así como de la
Contraloría General de la República.
6.5 El veedor acreditado por la auditoria interna, elevará su informe a
este Órgano, adjuntando el Cuadro Resumen de Evaluación de Propuestas
(CREP) de acuerdo al Anexo 1 y su Instructivo, y el Cuadro de
Conformación del Comité Especial (CCCE) de acuerdo al Anexo 2 y su
Instructivo.
El veedor designado por la Contraloría General, remitirá a este
Organismo Superior de Control el informe, adjuntando los cuadros mencionados en el
párrafo precedente.
6.6 La auditoria interna o el Veedor designado por la Contraloría
General, según corresponda, remitirá a la Contraloría General, dentro de
los 5 días hábiles siguientes al consentimiento del otorgamiento de la
Buena Pro o a la declaración de cancelado o nulo total o parcialmente el
proceso de selección, el archivo magnético conteniendo el Cuadro Resumen
de Evaluación de Propuestas (CREP), de ser el caso, y el Cuadro de
Conformación del Comité Especial (CCCE) a través de la dirección
electrónica: compras@contraloria.gob.pe o en Diskette(s) al Departamento
de Trámite Documentario y Archivo de la Contraloría General, sito en Jr.
Camilo Carrillo N° 114 – Jesús María – Lima. En ambos casos, se emitirá
el cargo de recepción de la información, en el cual se registrará un
Código
de Identificación del envío.
6.7 La remisión y recepción de la información no afectará el ejercicio
del control posterior por el Sistema y no implicará que la Contraloría
General emita conformidad respecto a la evaluación de propuestas o a la
conformación del Comité Especial; debiendo las entidades continuar con
la publicación y el desarrollo normal de los procesos de selección.
D.2 Absolución de Consultas
1. La auditoria interna absolverá las consultas que formule en forma
escrita el Titular de la entidad o quién haga sus veces, referidas a la
aplicación de la normativa en materia de control gubernamental y
aspectos de gestión pública propios de la entidad, siempre que se trate
de un asunto de carácter general y no implique una interpretación de las
normas. En caso verse sobre aspectos sujetos a la competencia de otros
entes rectores u organismos especializados, deberá informar al Titular
sobre cuál es el órgano competente para su atención correspondiente. En
ningún caso debe afectar el ejercicio del control posterior a cargo de
auditoria interna.
2. La absolución de consultas se emitirá en términos generales,
ilustrativos y de orientación, señalando en forma expresa que dicha
absolución se efectúa en el marco del control preventivo sin carácter
vinculante.
D.3 Orientación de oficio
La auditoria interna, de oficio, podrá alertar al Titular de la entidad
o quién haga sus veces, sobre los diversos aspectos de la gestión de la
entidad en los que advierta riesgos de incurrir en errores, omisiones e
incumplimientos. Dicha orientación se emitirá por escrito en términos
puntuales que eviten interpretaciones erradas y señalando en forma
expresa que se efectúa en el marco del control preventivo sin carácter
vinculante.
El no ejercicio de la facultad del OCI para orientar de oficio, no
supone la conformidad de dicho Órgano, a los actos de gestión de la entidad.
D.4 Promover el cumplimiento de la Agenda de Compromisos de la entidad.
1. La auditoria interna promoverá que la entidad formule y cumpla en los
plazos previstos con su Agenda de Compromisos, referida a sus
obligaciones y de presentación de información ante los organismos
competentes, para cuyo efecto, el Jefe de auditoria interna cuando
considere conveniente emitirá comunicaciones al Titular de la entidad o
quién haga sus veces a fin que adopte las medidas oportunas.
2. El ejercicio de esta modalidad del control preventivo, se efectúa sin
perjuicio de la responsabilidad que compete a los funcionarios de la
entidad respecto a velar por el cumplimiento de los compromisos de la
entidad.
D.5 Promoción del Control Interno
La auditoria interna promoverá el desarrollo del Control Interno por los
Titulares en sus respectivas entidades, conforme a lo previsto en el
artículo 7º de la Ley del Sistema Nacional de Control, en cuanto a su
implantación, funcionamiento, y evaluación; propendiendo al debido y
transparente logro de los fines, objetivos y metas institucionales.
D.6 Promoción de Programas de Capacitación.
La auditoria interna promoverá el mejoramiento de las capacidades del
personal de la entidad, en función a las necesidades de capacitación que
identifique en el desarrollo de su labor de control, mediante la
difusión de programas de capacitación en materia de gestión pública y
control gubernamental que imparte la Escuela Nacional de Control u otras
entidades autorizadas. Asimismo, difundirá al interior de la entidad,
los alcances de la normativa del control gubernamental.
D.7 Agenda de Compromisos de auditoria interna
La auditoria interna, mantendrá actualizado su Agenda de Compromisos a
fin de asegurar de manera oportuna la remisión de los resultados de las
acciones y actividades de control, así como los tipos de información
establecidos por la normatividad del Sistema y del Sector
correspondiente en lo que sea aplicable en cada entidad.
2.5.5.5. RELEVANCIA DE LA REINGENIERIA
Según Eduardo Navarro (2005)[25] las organizaciones son tan eficaces y
eficientes como lo son sus procesos. La mayoría han tomado conciencia de
esto –además animadas por la nueva ISO 9001- y se plantean cómo mejorar
los procesos y evitar algunos males habituales como: poco enfoque al
cliente o usuario, bajo rendimiento de los procesos, barreras
departamentales, subprocesos inútiles debido a la falta de visión global
del proceso, excesivas inspecciones, reprocesos, etc.
De hecho, en un proyecto de reingeniería y gestión de procesos no es
extraño que algunos de los nuevos procesos mejoren su rendimiento en un
100% consiguiendo medias de incremento de rendimiento en torno a un 30%.
Un proceso puede ser definido como un conjunto de actividades
interrelacionadas entre sí que, a partir de una o varias entradas de
materiales o información, dan lugar a una o varias salidas también de
materiales o información con valor añadido. En otras palabras, es la
manera en la que se hacen las cosas en la organización.
Ejemplos de procesos son el de producción y entrega de bienes y/o
servicios, el de gestión de relaciones con los clientes o usuarios, el
de desarrollo de la estrategia, el de desarrollo de nuevos
productos/servicios. Estos procesos deben estar correctamente
gestionados empleando distintas herramientas de la gestión de procesos.
Los objetivos generales que persigue una reingeniería y gestión de
procesos son:
a) Mayores beneficios económicos debido tanto a la reducción de costes
asociados al proceso como al incremento de rendimiento de los procesos.
b) Mayor satisfacción del cliente debido a la reducción del plazo de
servicio y mejora de la calidad del producto/servicio.
c) Mayor satisfacción del personal debido a una mejor definición de
procesos y tareas
d) Mayor conocimiento y control de los procesos
e) Conseguir un mejor flujo de información y materiales
f) Disminución de los tiempos de proceso del producto o servicio.
g) Mayor flexibilidad frente a las necesidades de los clientes
Así, la situación ideal es afrontar una reingeniería inicial de procesos
para a partir de ahí, trabajar con los conceptos de mejora continua.
Para ello proponemos la siguiente metodología:
t) Creación del equipo global del proyecto.- Este será el equipo que
liderará la transformación de la organización y en el que debe estar
implicada la alta dirección. Una de las funciones importantes de este
comité es definir la visión del proyecto, es decir qué resultados
esperan del proyecto para así definir indicadores claros para analizar
el progreso del proyecto.
u) Definir el mapa de procesos de la compañía analizando los procesos
clave (es decir los que más impacto tienen sobre los resultados de la
organización). El mapa de procesos nos sirve para identificar e
interrelacionar los procesos ya que este es el primer paso para poder
comprenderlos y mejorarlos. Debido a que los recursos son esencialmente
limitados, en un proyecto como este, priorizar en los procesos más
importantes es definitivo para el éxito del proyecto, para ello en
primer lugar es necesario identificar cuales son los Factores Críticos
de Éxito (FCEs) de la organización, es decir, los elementos que definen
el éxito de la organización.
v) Relacionar la estrategia de la compañía y los objetivos estratégicos
con los indicadores de los procesos empleando herramientas como el mapa
estratégico del Cuadro de Mando Integral (Balanced Scorecard). En un
proyecto como este, es clave unir la estrategia a los procesos y eso lo
conseguimos uniendo los indicadores de los procesos a los objetivos
estratégicos de la entidad. Esta relación causa efecto que se puede
desarrollar con herramientas como el mapa estratégico del Cuadro de
Mando Integral (Balanced Scorecard) es clave para conseguir el éxito de
la organización. También es muy importante para definir los indicadores
objetivo, es decir, los objetivos y la visión que definimos para cada
uno de los procesos y que nos servirán para focalizar los esfuerzos
tanto en la reingeniería como en la mejora continua. Definir objetivos
para los indicadores es indispensable para el proceso de mejora continua
y Reingeniería ya que si no sabemos donde queremos llegar difícilmente
escojamos bien el camino.
w) Creación de equipos para cada uno de los procesos definiendo el líder
del proceso así como los indicadores para cada uno de ellos. Se deben
crear equipos para trabajar en cada uno de los procesos buscando la
involucración máxima de todas las personas con la formación y
comunicación interna. Además, la definición de líder del proceso –de una
manera colaborativa así como los indicadores de los procesos serán muy
importantes.
2.5.6. PROCESO INTEGRAL DE LA MODERNA AUDITORIA INTERNA
El proceso de la auditoría interna incluye, el estudio y análisis de los
siguientes aspectos:
1) Asesoría y consultoria en asuntos de control dirigida a las
autoridades y funcionarios de las universidades públicas.
2) La planeación de actividades de la auditoria interna en las
universidades públicas
3) La ejecución de las acciones de control
4) La formulación del Informe del auditor.
5) Seguimiento, monitoreo y supervisión puntual y/o permanente de las
actividades institucionales
PLANEAMIENTO DE LA AUDITORIA INTERNA:
La fase de planeamiento se inicia con la programación de la entidad a
ser examinada, en nuestro caso, una universidad nacional y, dentro de
ella, el área o asunto específico objeto de examen. El planeamiento
provee una estrategia tentativa para orientar los esfuerzos de
auditoría.
La fase de planeamiento comprende las siguientes actividades:
Comprensión del Area respectiva, Examen preliminar, Definición de
criterios de auditoría, Elaboración del memorando de programación; y,
Elaboración del plan de examen especial.
COMPRENSION DEL AREA A EXAMINAR:
La comprensión del área a examinar constituye la tarea inicial del
Equipo de Auditoría designado para llevar a cabo la auditoría e implica
la obtención de información básica para adquirir un apropiado
entendimiento de los aspectos a ser auditados.
Esta información puede obtenerse del Archivo Permanente de la
Universidad, Informes de Auditoría Interna y/o Externa y, en el caso de
una denuncia escrita, las personas que la plantearon. Podría ser
necesario dentro de la fase de planeamiento, de acuerdo con las
circunstancias y la complejidad de los asuntos a examinar, incluir una
etapa de investigación preliminar y obtención de información en la
propia entidad para completar la preparación del plan de examen
especial.
La tarea de comprensión incluye la obtención de información sobre: La
naturaleza y base legal de la entidad, Estructura orgánica y líneas de
autoridad y responsabilidad, Influencias externas e internas.
EXAMEN PRELIMINAR:
En caso que el Archivo permanente de la universidad no contenga
información suficiente en torno a los puntos antes mencionados,
especialmente, en lo concerniente a la organización y funciones y
criterios de auditoría a ser utilizados, puede ser apropiado llevar a
cabo dentro de la fase de planeamiento la etapa de investigación
preliminar, orientada a la obtención de información básica directamente
de la entidad y el Area a examinar.
IDENTIFICACION DE CRITERIOS DE AUDITORIA:
Los criterios a utilizarse en el examen tienen relación, generalmente,
con la normativa legal y disposiciones de carácter reglamentario. La
identificación de dicho marco debe llevarse a cabo, con el fin de
definir las implicancias legales que se derivan de las situaciones o
actos que serán materia de examen, debiéndose solicitar el apoyo del
área legal correspondiente. Por esta razón, deben identificarse los
funcionarios y empleados que tuvieron que ver, en una u otra forma, con
el asunto o actividad sujeta a examen, esto es indispensable para estar
en condiciones establecer las responsabilidad a que hubiere lugar, de
ser el caso.
MEMORANDUM DE PROGRAMACION Y PLAN DE AUDITORIA:
Como resultado de las tareas de planeamiento se elabora el memorando de
programación que es el documento de soporte de las principales
decisiones adoptadas, con respecto a los objetivos, alcance y
metodología a utilizar en la ejecución del examen especial. La fase de
planeamiento concluye con la formulación del plan del examen.
El plan de examen especial tiene la siguientes estructura:
(a) Origen del examen;
(b) Antecedentes y alcance del examen;
(c) Criterios de auditoría a utilizar;
(d) Programa de procedimientos a ejecutar en el examen;
(e) Recursos de personal y especialistas en caso necesario;
(f) Información administrativa;
(g) Presupuesto de tiempo;
(h) Informes a emitir y fecha de entrega;
(i) Formato tentativo del Informe.
FASE DE EEJECUCION DE LA AUDITORIA INTERNA:
Se inicia con el desarrollo de los programas de auditoría.
El propósito de esta fase, es obtener la evidencia suficiente,
competente y pertinente, en relación a los asuntos o hechos evaluados en
la respectiva Area o en toda la universidad nacional.
Técnicamente, esta fase se lleva a cabo de conformidad con los
lineamientos expuestos en la NAGU-2.30 “Programa de Auditoría”.
Algunas veces, la naturaleza de la auditoría a ejecutar puede ser de
índole repetitiva. En este caso, se puede adaptar un programa modelo o
pre establecido, con los ajuste indispensables por las particularidades
de cada universidad nacional.
Durante el desarrollo de una auditoría en una universidad nacional,
puede decidirse llevar a cabo un examen especial de un asunto
específico, relacionado con una Area. En tal caso, es conveniente llevar
a cabo las coordinaciones pertinentes, de modo de integrar los
procedimientos de auditoría, y de ser posible, que las evaluaciones
concernientes al examen especial sean llevadas a cabo por el mismo
equipo a cargo de la auditoría. De esta manera se minimiza los
inconvenientes a la universidad nacional, tales como duplicidad en las
solicitudes de información y ejecución de pruebas de auditoría, así como
la sensación de imprevisión y/o falta de coordinación interna.
El equipo encargado debe tener presente que los programas de auditoría
en determinadas circunstancias, pueden ser modificados durante la fase
de ejecución del examen, por situaciones tales como que un control en el
cual nos apoyamos para reducir el alcance de nuestras pruebas, resultó
apropiado sólo durante una parte del período o, un posible hallazgo de
auditoría que no resulta de significación frente a otros, detectados
durante la búsqueda de evidencias,
Los programas de auditoría involucran: Establecer objetivos de auditoría
y los criterios consiguientes, de ser necesario; especificar la
evidencia a ser obtenida; Definir los procedimientos para obtener y
probar la evidencia; ajustar los requerimientos de personal y otros
recursos para el examen.
Basado en los resultados obtenidos en la prueba preliminar, el auditor
llevará a cabo los procedimientos de detalle especificados en el
programa de procedimientos.
El alcance de tales procedimientos debe estar basado en los resultados
del planeamiento y las decisiones en torno a la suficiencia, competencia
y pertinencia de la evidencia requerida para sustentar el Informe.
Entre los procedimientos de auditoría más utilizados figuran:
Declaraciones de funcionarios, confirmaciones, inspecciones físicas y
revisión documentaria.
Las declaraciones obtenidas de los funcionarios y empleados de las
universidades nacionales, en el curso de investigaciones o entrevistas,
debe ser siempre por escrito y firmadas por el autor de las mismas. Las
declaraciones deben siempre corroborar los resultados de otros
procedimientos aplicados por los auditores en relación al asunto
evaluado. Cuando se considere apropiado revelar indicios y/o actos
relacionados con ilegales o irregulares debe solicitarse la asesoría
legal pertinente, de modo de evitar situaciones que se deriven de la
falta de respaldo de las observaciones.
Las confirmaciones son procedimientos destinados a corroborar la
información obtenida de la universidad nacional, a través de aquella
obtenida de la contraparte externa de la transacción ocurrida. Al
requerir la confirmación, el auditor debe adoptar las precauciones
necesarias para asegurarse que la respuesta sea remitida directamente a
su persona. En caso de no recibir respuesta a la solicitud de
confirmación, deberá remitirse un segundo requerimiento y, de no
obtenerse respuesta, debe aplicar procedimientos alternativos para
asegurarse de la validez de la información proporcionada por la
universidad. Si los procedimientos alternativos no informan la
información en evaluación, el auditor debe considerar al mismo como
punto especial de atención y ahondar su investigación hasta quedar
satisfecho del mismo y definir su inclusión en el informe.
La inspección física es empleada por el auditor para cerciorarse
mediante percepción sensorial y/o pruebas especiales, de la existencia
de un activo o bien en poder de una universidad nacional. El inventario
de bienes en almacén y/o activos fijos, constituye la aplicación
práctica de esta técnica de auditoría que se aplica como parte de los
exámenes especiales. Debe tenerse en cuenta que la percepción sensorial
está referida a los cinco sentidos que está dotado el ser humano. Por
ejemplo, la determinación de la existencia de ciertos bienes, requerirán
una combinación de percepción visual (tamaño, color, modelo, etc.),
olfativa (olor), gustativa (sabor), táctil (textura) más las pruebas de
laboratorio, si fuera el caso, que se estime necesarias.
La revisión documentaria es, probablemente, el procedimiento más
utilizado en una auditoría interna, aplicado a una universidad nacional.
Partiendo de la premisa que cada paso, fase o etapa de una transacción
debe dejar siempre una huella documental- bien sea por la emisión de un
documento o por anotaciones en el mismo (V° B°, afectaciones de cuentas,
pases a otros departamentos, informes, etc. ), es posible reconstruir
una transacción en base a la documentación disponible y llegar a
conclusiones sobre faltantes documentarios, de autorizaciones,
procedimientos omitidos y/o falta de oportunidad de los mismos,
transgresiones a la normatividad vigentes y otros.
La revisión documentaria constituye un complemento excelente de la
inspección física, pues esta última aporta evidencia en torno a la
existencia física de los bienes, lo cual no puede ser proporcionado a
través del primer procedimiento.
Los procedimientos indicados y otros que considere necesario llevar a
cabo el auditor, deben permitirle establecer conclusiones en relación a
los objetivos del examen. Para este propósito, obtenida la evidencia,
debe evaluarse la misma para definir su competencia, pertinencia y
suficiencia.
A continuación el auditor debe evaluar la evidencia contra el criterio
acordado para cada objetivo, teniendo en consideración: la necesidad de
confirmar o modificar las premisas establecidas durante la fase de
planeamiento; el desarrollo de conclusiones relativas a los objetivos de
auditoría; y, el sustento apropiado del trabajo llevado a cabo y de las
observaciones y conclusiones formuladas.
HALLAZGOS DE AUDITORIA.
Como producto de la ejecución de la auditoría interna, el auditor puede
determinar hallazgos de auditoría.
Los hallazgos se concretan como resultado de la comparación entre un
criterio de auditoría y la situación actual encontrada durante el examen
especial. Constituye hallazgo, toda información que a juicio del
auditor, le permite identificar hechos o circunstancias importantes que
inciden en la gestión de los recursos materiales bajo examen y, que por
su naturaleza merecen ser comunicados en el informe.
Los hallazgos de auditoría están relacionados con asuntos significativos
e incluyen información (evidencia) suficiente, competente y pertinente,
que emerge de la evaluación practicada. Generalmente los hallazgos
corresponden a cualquier situación deficiente que se determina como
consecuencia de la aplicación de procedimientos de auditoría. Sus
elementos son: condición, criterio, causa y efecto.
Los resultados de la evaluaciones efectuadas y las conclusiones deben
ser documentados apropiadamente, confirmando que:
a) Los procedimientos programados han sido llevados a cabo
satisfactoriamente;
b) Los cambios a la programación inicial están plenamente identificados
y autorizados;
c) Están plenamente identificadas las causas y los efectos de las
condiciones observadas.
Tratándose de hallazgos negativos, el auditor debe desarrollar
recomendaciones, señalando la necesidad de efectuar mejoras, teniendo en
cuenta su análisis de las causas y efectos en las condiciones
identificadas. A este respecto, debe tener en cuenta: la factibilidad y
costo de adoptar la recomendación (relación costo-beneficio); cursos
alternativos de acción; y, efectos positivos y negativos que podrían
resultar de la implementación de la recomendación.
Sin perjuicio de las coordinaciones llevadas a cabo con los funcionarios
y empleados de las universidades nacionales, tendentes a dilucidar las
condiciones negativas determinadas, antes de concluir esta fase el
auditor debe dar cumplimiento a la NAGU 3.60 “ Comunicación de
Hallazgos”. La comunicación de los hallazgos es por escrito, guardando
las formalidades necesarias para otorgar el derecho de ejercer su
legítima defensa a los funcionarios y empleados comprendidos en las
observaciones, incluyendo aun a aquellos que ya no laboran en la
universidad, en caso de no ser posible su ubicación, deberá emplearse el
Diario Oficial El Peruano u otro de mayor circulación en la ciudad donde
esté la universidad nacional. Para comunicar los hallazgos debe
evaluarse apropiadamente su materialidad y señalarse un plazo perentorio
a los funcionarios o empleados del Area de Abastecimientos de la
universidad involucrados en las observaciones para la recepción de
descargos documentados, de conformidad con las normas establecidas para
tal efecto. Los descargos presentados son debidamente evaluados,
poniéndose énfasis en los juicios formulados y en la documentación
alcanzada no vista durante el examen. La no presentación de descargos
debe revelarse en la parte pertinente del informe. La NAGU 4.40
“Observaciones”, estipula que si durante el examen el auditor determina
la existencia de indicios razonables de comisión de delito, debe
proceder a deslindar el tipo de responsabilidad que corresponda a los
presuntos implicados, contando para ello con la opinión de la asesoría
legal. La Ley del Sistema Nacional de Control, precisa que existen tres
tipos de responsabilidades: administrativa, civil y penal.
INFORMES DE AUDITORIA INTERNA:
El Informe es el producto final del trabajo del auditor y en el se
presentan sus observaciones, conclusiones y recomendaciones, expresadas
en juicios fundamentados como consecuencia del análisis de las
evidencias obtenidas durante la fase de ejecución.
En esta fase el auditor comunica a los funcionarios de la universidad
nacional objeto de la auditoría, los resultados obtenidos presentados
como deficiencias significativas y las recomendaciones para promover
mejoras en la ejecución de las operaciones, a fin que la Jefatura del
Area, el Director General de Administración y Vicerrector Administrativo
y el Rector adopte medidas correctivas y eviten su ocurrencia en el
futuro.
Las características y la estructura del informe básicamente, se
encuentra establecida por la NAGU 4.40 “Contenido del Informe” y por la
Sección 650, parte III del Manual de Auditoría Gubernamental. Por tanto,
el contenido de un informe de examen especial es el siguiente:
CONTENIDO DEL INFORME
SINTESIS GERENCIAL
INTRODUCCION
CONCLUSIONES
OBSERVACIONES Y RECOMENDACIONES
ANEXOS
La síntesis gerencial tiene como objetivo hacer que el informe de mayor
utilidad para las autoridades de la universidad nacional. En su
contenido la síntesis presenta en forma exacta, clara y justa los
aspectos más importantes del informe, a fin de evitar errores de
interpretación.
La introducción del informe proporciona a las autoridades de la
universidad, datos importantes relativos a la universidad, los que
brindan una base apropiada para comprender con mejor claridad el mensaje
que comunica dicho documento. En su contenido se incluyen: Motivo del
examen, objetivos y alcance, Antecedentes y base legal de la universidad
y Comunicación de hallazgos de auditoría.
La conclusión es el juicio del auditor basado en la observación
formulada como resultado del examen practicado. En caso necesario, la
conclusión debe precisar la naturaleza de la responsabilidad incurrida
por los funcionarios o servidores de la universidad en el ejercicio de
sus funciones. Cuando la responsabilidad identificada sea de carácter
penal, el auditor revela los hechos detectados en términos de presunción
de indicios razonables de comisión de delito; debiendo obtener el
asesoramiento legal que corresponda.
Las observaciones están constituidas por las deficiencias o
incumplimiento a la normativa legal y otras normas reglamentarias
identificadas durante el examen que, en determinados casos requerirán la
adopción de correctivos por parte de los funcionarios de la entidad y,
en otros, generarán responsabilidades específicas que se derivan de las
evidencias obtenidas durante la fase de ejecución
El informe refleja solamente los comentarios sobre observaciones
significativas, los asuntos de menor importancia son comunicados por el
auditor mediante un memorando para que la universidad adopte las medidas
que considere pertinente.
El informe de examen especial incluye los comentarios y aclaraciones por
escrito presentados por los funcionarios comprendidos en las
observaciones. Esta información debe ser evaluada por el auditor e
incluida en forma breve en el informe, sin dejar de reflejar el sentido
de los comentarios o aclaraciones. También incluye la opinión del
auditor que resulte de la evaluación de tales argumentos.
Las recomendaciones se refieren a las acciones correctivas sugeridas por
el auditor con el fin de corregir la deficiencia identificada. Se
dirigen a los funcionarios de la universidad nacional que tienen
competencia para disponer la adopción de correctivos y encaminadas a
superar la causa del problema detectado. La elevación y remisión del
informe se sujeta a lo dispuesto en la Sección 685, Parte III del Manual
de Auditoría Gubernamental, aprobado por la Contraloría General de la
República.
2.6. CAMBIO Y COMPETITIVIDAD EN LAS UNIVERSIDADES PUBLICAS
Las universidades públicas, deben establecer las pautas que orienten el
accionar de sus dependencias, hacia la búsqueda de la efectividad,
eficiencia y economía en sus operaciones en el marco de una adecuada
estructura de control interno y probidad administrativa que faciliten el
cambio y competitividad
El cambio en las universidades debe comprender la modificación del
comportamiento del personal en sus actitudes emocionales para llevar a
cabo sus funciones, la modificación de la gestión tradicional por la
gestión corporativa y sinérgica por parte de los responsables del
gobierno de las universidades; también comprende la modificación del
entorno de las universidades, los riesgos, actividades de control,
información, comunicación y supervisión de las actividades educativas y
administrativas de estas entidades educativas.
2.6.1. GESTIÓN CORPORATIVA DE LAS UNIVERSIDADES PUBLICAS
Según el Informativo Caballero Bustamante[26], en principio debemos
indicar que la gestión corporativa es el sistema por el cual las
entidades son dirigidas y controladas. La estructura de la gestión
corporativa especifica la distribución de los derechos y
responsabilidades entre los diferentes participantes. La gestión
corporativa también prevé la estructura a través de la cual se
establecen los objetivos de la entidad, los medios para alcanzar estos
objetivos, así como la forma de hacer un seguimiento a su desempeño.
Las normas de la gestión corporativa surgen como respuesta a los
escándalos financieros que en última década conmovieron los mercados de
capitales internacionales (caso de las empresas Enron, Wordcom,
Parmalat, etc.). En el caso de los gobiernos locales, la comunidad
vecinal, como protagonista principal de los servicios que prestan estas
entidades, necesita de un buen gobierno, para protegerse, hacer valer
sus derechos, así como cumplir sus obligaciones.
Con la gestión corporativa, se ha demostrado que las entidades pueden
acumular mayor valor institucional, reducen los costos de
financiamiento, prestan mejores servicios, todo lo cual es una ventaja
competitiva para las empresas de transporte urbano.
La gestión corporativa, se define de múltiples formas, dependiendo del
punto de vista, convicciones y comprensión. Así, se puede decir que es
la fuerza que dirige una entidad y que es responsable de su éxito o
fracaso. Se puede decir que es el desempeño para concebir y lograr los
resultados deseados por medio de los esfuerzos de un grupo que consiste
en la utilización del talento humano y los recursos. Puede decirse que
es lograr que se hagan las cosas mediante la participación dinámica de
la gente. También que es la satisfacción de las necesidades económicas y
sociales, siendo productivo para el ser humano, para la economía y para
la sociedad. Que es un recurso para alcanzar los objetivos.
Para los propósitos de este trabajo de investigación, se usará la
definición: es un proceso distintivo que consiste en planear, organizar,
ejecutar, coordinar y controlar; desempeñado para determinar y lograr
los objetivos, mediante el uso de los recursos humanos y de otros
recursos. La gestión corporativa es una abstracción diseñada a convertir
los recursos desorganizados en el logro de objetivos útiles, efectivos y
de total provecho para los usuarios y la comunidad. Este se logra
utilizando con efectividad recursos no humanos, trabajando con personas
y motivándolas para usar su plena capacidad..
2.6.1.1. PLAN DE GESTIÓN CORPORATIVA
La prestación de servicios educativos por las universidades públicas,
pueden ser brindados mediante acción directa, gestión hecha vía la
administración de la universidad, o por acción indirecta, mediante
terceros, lo importante es que, en ambos casos, se asegure la
eficiencia, eficacia y economía del servicio; por lo que la universidad
debe mejorar y/o perfeccionar sus mecanismos de control, sin afectar el
presupuesto de la entidad.
La administración de las universidades públicas está bajo la dirección y
responsabilidad del Rector , funcionario de confianza a tiempo completo
y dedicación exclusiva designado por la Asamblea Universitaria. El
Rector no debe improvisar, si no más bien efectuar los planes,
programas, proyectos y actividades más convenientes para la comunidad
universitaria y la comunidad en general; está obligado a buscar buenos
resultados y, cuenta para ello con los elementos que la ciencia de la
administración le provee tal como la planeación, la organización, la
dirección y control administrativo y finalmente la evaluación. En tal
sentido, se necesita definir hacia donde pretende llegar donde los
objetivos anuales deben ser formulados sobre la base de un plan.
En tal sentido, el Rector debe satisfacer las siguientes
características: i) Establecer objetivos en forma conjunta; ii)
Establecer objetivos para cada Facultad; iii) Interrelacionar los
objetivos de las Facultades; iv) Elaboración de planes tácticos y de
planes operacionales con énfasis en la medición o el control; v)
Continua evaluación, revisión y reciclaje de los planes; vi)
Participación activa de la comunidad universitaria; vii) apoyo de staff
a las Facultades.
Para efectos de una gestión corporativa, es necesario que el Rector,
lleve a cabo un plan que comprenda los siguientes aspectos:
a) Definir los principios más efectivos para concretar una gestión
corporativa efectiva;
b) Definir los recursos tangibles e intangibles que dispone para
concretar la gestión corporativa;
c) Definir los estándares de la gestión corporativa, de modo que los
programas, proyectos o actividades tengan que esforzarse para llegar a
dichos estándares;
d) Definir las herramientas administrativas, financieras y psicológicas
para concretar el buen gobierno;
e) Establecer las estrategias mas efectivas para concretar el buen
gobierno que beneficie a los usuarios del transporte y la colectividad;
f) Definir el proceso de organización y buen gobierno aplicable a las
empresas de transporte urbano, de modo que pueda cumplir con las
necesidades de la colectividad
OTRAS CONSIDERACIONES PARA LA GESTIÓN CORPORATIVA:
La gestión corporativa de las universidades públicas se realiza en el
marco de la planeación, organización, dirección, integración y control.
Interpretando a Jhonson y Kevan (1999)[27]: la gestión corporativa está
relacionada al cumplimiento de las acciones, políticas, metas,
objetivos, misión y visión de la empresa; tal como lo establece la
gestión empresarial moderna.
Para la UNA/IDG (2002)[28]: “La gestión corporativa, es el proceso
emprendido por una o más personas para coordinar las actividades
laborales de otras personas con la finalidad de lograr resultados de
alta calidad que una persona no podría alcanzar por si sola.
En este marco entra en juego la competitividad, que se define como la
medida en que una empresa, bajo condiciones de mercado libre es capaz de
producir bienes y servicios que superen la prueba de los mercados,
manteniendo o expandiendo al mismo tiempo las rentas reales de sus
empleados y socios.
También en este marco se concibe la calidad, que es la totalidad de los
rasgos y las características de un producto o servicio que refieren a su
capacidad de satisfacer necesidades expresadas o implícitas”.
Adecuando la opinión de Terry (1998)[29], la gestión corporativa, sería
el conjunto de acciones que permiten obtener el máximo rendimiento de
las actividades que desarrolla la empresa”. La gestión corporativa, es
hacer que los miembros de una empresa trabajen juntos con mayor
productividad, que disfruten de su trabajo, que desarrollen sus
destrezas y habilidades y que sean buenos representantes de la empresa,
presenta un gran reto para los directivos de la misma.
Según Koontz & O”Donnell (1990)[30], la planeación incluye la selección
de objetivos, estrategias, políticas, programas y procedimientos. La
planeación, es por tanto, toma de decisiones, porque incluye la elección
de una entre varias alternativas. Continúan los autores, indicando que
la organización incluye el establecimiento de una estructura de
funciones, a través de la determinación de las actividades requeridas
para alcanzar las metas de la entidad y de cada una de sus partes, el
agrupamiento de estas actividades, la asignación de tales grupos de
actividades a un jefe, la delegación de autoridad para llevarlas a cabo
y la provisión de los medios para la coordinación horizontal y vertical
de las relaciones de información y de autoridad dentro de la estructura
de la organización. Algunas veces todos estos factores son incluidos en
el término estructura organizacional, otras veces de les denomina
relaciones de autoridad administrativa. En cualquier, caso, la totalidad
de tales actividades y las relaciones de autoridad son lo que
constituyen la función de organización. Dicen los autores, que la
integración es la provisión de personal a los puestos proporcionados por
la estructura de la organización.
Por tanto requiere de la definición de la fuerza de trabajo que será
necesaria para alcanzar los objetivos, e incluye el inventariar, evaluar
y seleccionar a los candidatos adecuados para tales puestos; el
compensar y el entrenar o de otra forma el desarrollar tanto a los
candidatos como a las personas que ya ocupan sus puestos en la
organización para que alcancen los objetivos y tareas de una forma
eficaz.
En relación con la dirección y el liderazgo, los autores mencionados
anteriormente, dicen que aunque esta función parece sencilla, los
métodos de dirección y liderazgo pueden ser de una extraordinaria
complejidad. Los jefes inculcan en sus subordinados una clara
apreciación de las tradiciones, objetivos y políticas de las
instituciones. Los subordinados se familiarizan con la estructura de la
organización, con las relaciones ínter departamentales de actividades y
personalidades, y con sus deberes y autoridad. Una vez que los
subordinados han sido orientados, el superior tiene una continua
responsabilidad por aclararles sus asignaciones, por guiarlos hacia el
mejoramiento de la ejecución y desempeño de sus tareas y por motivarlos
a trabajar con celo y confianza. Según los autores, el control, es la
evaluación y corrección de las actividades de los subordinados para
asegurarse de que lo que se realiza se ajusta a los planes. De ese modo
mide el desempeño en relación con las metas y proyectos, muestra donde
existen desviaciones negativas y al poner en movimiento las acciones
necesarias para corregir tales desviaciones, contribuye a asegurar el
cumplimiento de los planes. Aunque la planeación debe preceder al
control, los planes no se logran por sí mismos. El plan guía al jefe
para que en el momento oportuno aplique los recursos que serán
necesarios para lograr metas específicas. Entonces las actividades son
medidas para determinar si se ajustan a la acción planeada.
2.6.1.2. PRINCIPIOS DE LA GESTIÓN CORPORATIVA
La gestión corporativa explica las reglas y los procedimientos para
tomar decisiones en asuntos como la prestación de servicios educativos
que beneficie efectivamente a la colectividad; el manejo de los
conflictos de interés; la estructura patrimonial, los esquemas de
remuneración de directivos, funcionarios y trabajadores; incentivos de
la institución, la adquisición del control, la revelación de
información, etc.
La gestión corporativa, es la forma en que se dirigen y controlan las
entidades y refleja las relaciones de poder entre los directivos, el
gerente, los funcionarios, los trabajadores, la ciudadanía y otros
grupos de interés (stakeholders). También incluye los estándares mínimos
adoptados por las entidades para satisfacer las necesidades de la
colectividad. El propósito es contar con una recta gerencia; reconocer
el derecho de los usuarios, definir las responsabilidades de las
autoridades; asegurar la fluidez de la información, y reconocer las
relaciones con otros grupos de interés.
Los principios de la gestión corporativa de las universidades públicas,
se inspiran en los principios del gobierno corporativo de la
Organización Internacional Intergubernamental (OCDE) que reúne a los
países más industrializados de economía de mercado. De acuerdo con esta
entidad el buen gobierno es el sistema por el cual las entidades son
dirigidas y controladas, su estructura especifica la distribución de los
derechos y responsabilidades entre los diferentes participantes, tales
como las autoridades, los administradores, docentes, trabajadores,
alumnos, los usuarios y otros agentes económicos que mantengan algún
interés en la entidad; provee la estructura a través de la cual se
establecen los objetivos de la entidad, los medios para alcanzar estos
objetivos, así como la forma de hacer un seguimiento a su desempeño.
Los principios de la gestión corporativa para las universidades
públicas, están agrupados en seis títulos:
1) Los derechos de los usuarios; para proteger y facilitar el ejercicio
del derecho de los usuarios del servicio educativo;
2) Tratamiento equitativo de los servicios educativos; para asegurar el
trato equitativo de todos los usuarios de universidades públicas;
3) La función de los grupos de interés en la gestión corporativa; para
reconocer sus derechos establecidos por ley o acuerdos mutuos y
estimular la cooperación entre la entidad y los stakeholders para crear
entidades financieramente rentables y sólidos;
4) Comunicación y transparencia informativa; para que se presente la
información de manera precisa y de modo regular acerca de todas las
cuestiones materiales referentes al servicio educativo incluidos los
resultados, la situación financiera, la propiedad y la gestión de la
universidad;
5) La responsabilidad de las autoridades; para estipular las directrices
estratégicas de las universidades, un control efectivo de la
administración y la responsabilidad hacia la entidad, los usuarios y la
colectividad en general;
6) Otros aspectos relacionados; para cumplir integralmente con los
usuarios del servicio educativo y la colectividad en general en el marco
de la responsabilidad social de las empresas.
2.6.1.3. RECURSOS DE LA GESTIÓN CORPORATIVA
El recurso humano, es el recurso mayor relevancia con que cuenta la
gestión corporativa. Al respecto cabe resaltar que la gestión
corporativa es para las personas y por medio de las personas. En la
gestión corporativa se sabe que para alcanzar el objetivo deseado, las
personas requieren dirección, necesitan ser persuadidas, inspiradas,
comunicadas y ser capaces de desempeñar tareas de trabajo que sean
satisfactorias.
Los recursos, distintos a las personas, son esenciales para el éxito de
la gestión corporativa. La gestión corporativa debe definir las líneas
de enlace para facilitar la coordinación de los recursos y para
establecer relaciones adecuadas y actualizadas entre ellos. Los
objetivos institucionales dan propósito al uso de recursos por parte de
la gestión institucional. Hay un objetivo que alcanzar, una misión que
cumplir. La gestión corporativa está orientado al objetivo.
Los bienes, rentas y derechos de cada universidad pública constituyen su
patrimonio de acuerdo a las diferentes normas sobre las cuales se han
constituido las entidades. El patrimonio institucional se gestiona por
cada universidad en forma autónoma, con las garantías y
responsabilidades de Ley. Los bienes de dominio privado son inalienables
e imprescriptibles. Todo acto de disposición o de garantía sobre el
patrimonio institucional debe ser de conocimiento interno y externo. Son
bienes de las universidades: los bienes inmuebles y muebles; los
edificios y sus instalaciones;, derechos o cualquier otro bien que
represente valor cuantificable económicamente; los legados o donaciones
que se instituyan en su favor.
Según Valdivia (2005)[31], la autonomía financiera de las universidades,
es la potestad que le corresponde en virtud de la cual puede: gozar de
su patrimonio, administrarlo y disponer de el, en la medida permitida
por la Ley; elaborar y administrar su propio presupuesto; y, concertar
empréstitos, etc.
2.6.1.4. ESTANDARES DE LA GESTIÓN CORPORATIVA
Según Koontz & O´Donnell (1990)[32], ya que los planes son las base
frente a las cuales deben establecerse los controles, lógicamente se
deduce que el primer paso en el proceso sería establecer planes. Por
tanto dichos planes constituyen uno de los primeros estándares.
Sin embargo, puesto que los estándares varían en nivel de detalle y
complejidad, y ya que la gestión corporativa no suele observar todo, se
establecen normas especiales. Estas normas son, por definición,
criterios sencillos de evaluación. Son los puntos seleccionados en un
programa total de planeación donde se realizan medidas de evaluación, de
tal modo que puedan orientar a las autoridades y funcionarios respecto
de cómo marchan las cosas sin que éstos tengan que observar cada paso en
la ejecución de los planes.
De acuerdo con el COSO (1997)[33], los sistemas de control interno
funcionan a distintos niveles de eficacia. De la misma forma, un sistema
determinado puede funcionar de manera diferente en momentos distintos.
Cuando un sistema de control alcanza el estándar a continuación, puede
considerarse un sistema eficaz. El control puede considerarse eficaz si:
i) Se están logrando los objetivos operacionales de la entidad; ii)
Disponen de información adecuada hasta el punto de lograr los objetivos
operacionales de la entidad; iii) Si se prepara de forma fiable la
información financiera, económica y patrimonial de la entidad; y, iv) Si
se cumplen las leyes y normas aplicables.
Mientras que el control realizado por la auditoría interna es un
proceso, su eficacia es un estado o condición del proceso en un momento
dado, el mismo que al superar los indicadores o estándares establecidos
facilita la eficacia del buen gobierno empresarial.
Los estándares o indicadores son parámetros cualitativos y cuantitativos
que detallan la medida en la cual un determinado objetivo ha sido
logrado.
Al ser instrumentos de medición de las principales variables asociadas
al cumplimiento de los objetivos, constituyen una expresión cuantitativa
de lo que se pretende alcanzar y mediante la cual establece y mide sus
propios criterios de éxito, y proveen la base para el seguimiento de su
desempeño. Por lo general para medir una cadena estratégica representada
de política, objetivos generales, objetivos específicos, acciones
permanentes y temporales, se utilizan indicadores o estándares de
Impacto, Resultado y Producto, los cuales en conjunto permiten medir la
evolución del desempeño de la entidad.
Indicadores de Impacto: Se asocian a los lineamientos de política y
miden los cambios que se espera lograr a mediano y largo plazo. Muestra
los efectos (directos o indirectos) producidos como consecuencia de los
resultados y logros de las acciones sobre un determinado grupo de
clientes o población. Usualmente medidos de manera más rigurosa y
profunda y requiere de una definición precisa del tiempo de la
evaluación ya que existen intervenciones cuyo impacto sólo es medible en
el largo plazo.
Indicadores de Resultado: Se asocian a objetivos generales y específicos
y se relacionan con las distintas dimensiones que abarca el propósito
del objetivo. Indica el progreso en el logro de los propósitos de las
acciones, reflejando el nivel de cumplimiento de los objetivos. Por lo
general, el resultado de las acciones no puede ser medido sino hasta el
final de las tareas que componen (en el caso de tratarse de proyectos,
que por definición tienen un tiempo definido) o hasta que las tareas
hayan alcanzado un nivel de maduración necesario en actividades de
carácter permanente.
Indicadores de Producto: Se asocian a las acciones permanentes o
temporales, y miden los cambios que se van a producir durante su
ejecución. Refleja los bienes y servicios cuantificables provistos por
una determinada intervención y en consecuencia, por una determinada
institución.
Línea de Base: Es la primera medición de los indicadores seleccionados
para medir los objetivos de una acción permanente o temporal, debe
realizarse al inicio del Plan con la finalidad de contar con una “base”
que permita cuantificar los cambios netos ocurridos en razón de su
intervención.
La determinación de si la auditoría interna es eficaz o no y su
influencia en la eficacia de la gestión corporativa, constituye una
toma de postura subjetiva que resulta del análisis de si están presentes
y funcionando eficazmente los cinco componentes del nuevo enfoque de
control interno: entorno de control, evaluación de riesgos, actividades
de control, información y comunicación y supervisión. El funcionamiento
eficaz proporciona un grado de seguridad razonable de que una o más de
las categorías de objetivos establecidos va a cumplirse. Por
consiguiente, estos componentes también son criterios para determinar si
el control interno y la gestión son eficaces.
Por otro lado, se ha determinado que la auditoría es eficaz, cuando no
entorpece las funciones de la gestión corporativa y además cuando se
toman en cuenta las sugerencias y recomendaciones de los grupos de
interés del mismo y cuando se aplican las medidas correctivas necesarias
para optimizar la gestión corporativa de las universidades públicas.
Interpretando a Andrade (2005)[34], se puede decir que el control eficaz
consiste en evaluar un conjunto de proposiciones financieras, económicas
y sociales, con la finalidad de determinar si las metas, objetivos,
políticas, estrategias, presupuestos, programas y proyectos de inversión
emanados del buen gobierno se están cumpliendo de acuerdo a lo previsto.
Según Koontz, Harol & O´Donnell, Cyril (1990)[35], la auditoría interna
eficaz, es el proceso de comprobación destinado a determinar si se
siguen o no los planes, si se están haciendo o no progresos para la
consecución de los objetivos propuestos y el proceso de actuación, si
fuese preciso, para corregir cualquier desviación.
De forma más concisa, E. Gironella Mac Graw, citado por el Informativo
Caballero Bustamante[36], denomina auditoría interna eficaz al plan de
organización y el conjunto de métodos y procedimientos que sirven para
ayudar buen gobierno en el mejor desempeño de sus funciones
institucionales.
2.6.2. EFICIENCIA DE LAS UNIVERSIDADES PUBLICAS
La eficiencia, está referida a la relación existente entre los servicios
educativos prestados o entregados por las universidades públicas y los
recursos utilizados para ese fin (productividad), en comparación con un
estándar de desempeño establecido..
La eficiencia, también puede ser conceptualizada como la virtud para
lograr un efecto determinado; tal como sucede con las empresas de
transporte urbano al facilitar la solución de los problemas que
enfrentan los usuarios y la colectividad en general.
La eficiencia, es la relación entre costos y beneficios enfocada hacia
la búsqueda de la mejor manera de hacer o ejecutar las tareas (métodos),
con el fin de que los recursos (personas, vehículos, suministros
diversos y otros) se utilicen del modo más racional posible.
La racionalidad implica adecuar los medios utilizados a los fines y
objetivos que se deseen alcanzar, esto significa eficiencia, lo que
lleva a concluir que las universidades van a ser racionales si se
escogen los medios más eficientes para lograr los objetivos deseados,
teniendo en cuenta que los objetivos que se consideran son los
organizacionales y no los individuales. La racionalidad se logra
mediante, normas y reglamentos que rigen el comportamiento de los
componentes en busca de la eficiencia.
La eficiencia busca utilizar los medios, métodos y procedimientos más
adecuados y debidamente planeados y organizados para asegurar un óptimo
empleo de los recursos disponibles. La eficiencia no se preocupa por los
fines, como si lo hace la eficacia, si no por los medios.
La eficiencia, se puede medir por la cantidad de recursos utilizados en
la prestación del servicio educativo. La eficiencia aumenta a medida que
decrecen los costos y los recursos utilizados. Se relaciona con la
utilización de los recursos para obtener un bien u objetivo.
2.6.3. EFICACIA DE LAS UNIVERSIDADES PUBLICAS
La eficacia o efectividad, se refiere al grado en el cual las
universidades públicas logran sus objetivos y metas u otros beneficios
que pretendían alcanzarse fijados por los directivos o exigidos por la
sociedad.
La eficacia, es la virtud, fuerza y poder para gestionar, en nuestro
caso, las universidades.
La eficacia o efectividad es el grado en el que se logran los objetivos
institucionales. En otras palabras, la forma en que se obtienen un
conjunto de resultados refleja la efectividad, mientras que la forma en
que se utilizan los recursos para lograrlos se refiere a la eficiencia.
La eficacia, es la medida normativa del logro de los resultados. Las
universidades públicas disponen de indicadores de medición de los logros
de los servicios educativos. Cuando se logren dichos resultados o
estándares, se habrá logrado el objetivo de la gestión corporativa
aplicada por este tipo de instituciones gubernamentales.
Para obtener eficacia tienen que darse algunas variables como:
a) Cualidades de la organización humana;
b) Nivel de confianza e interés;
c) Motivación;
d) Desempeño;
e) Capacidad de la Organización;
f) Información y comunicación;
g) Interactuación efectiva;
h) Toma de decisiones efectiva.
Si una universidad dispone de estas variables, refleja el estado interno
y la salud de dicha entidad. Las universidades públicas, dependen de la
fuerza financiera o económica; pero deben tener en cuenta algunas
medidas de eficacia administrativa, como por ejemplo:
a) capacidad del gerenciamiento corporativo para encontrar fuerza
laboral adecuada;
b) Elevados niveles de moral de los empleados y satisfacciones en el
trabajo;
c) Bajos niveles de rotación;
d) Buenas relaciones interpersonales;
e) Percepción de los objetivos de la entidad;
f) Buena utilización de la fuerza laboral calificada.
Para que las universidades públicas alcancen eficacia, deben cumplir
estas tres condiciones básicas:
a) Alcance de los objetivos institucionales;
b) Mantenimiento del sistema interno; y,
c) Adaptación al ambiente externo.
El alcance de la eficacia tropieza con la complejidad de exigencias de
una entidad como sistema abierto. La eficacia y el éxito institucional
constituyen un asunto muy complejo debido a las relaciones múltiples que
se establecen con los elementos ligados a la entidad.
Cuando la gestión corporativa se preocupa por hacer correctamente las
cosas está transitando a la eficiencia (utilización adecuada de los
recursos disponibles) y cuando utiliza instrumentos para evaluar el
logro de los resultados, para verificar las cosas bien hechas con las
que en realidad debían realizarse, entonces se encamina hacia la
eficacia (logro de los objetivos mediante los recursos disponibles).
La eficiencia y la eficacia no van de la mano, ya que una universidad
puede ser eficiente en sus operaciones, pero no eficaz, o viceversa;
puede ser ineficiente en sus operaciones y sin embargo ser eficaz,
aunque sería mucho más ventajoso si la eficacia estuviese acompañada de
la eficiencia, con lo cual el presente y la prospectiva sería positiva.
También puede ocurrir que no sea ni eficiente ni eficaz, por tanto la
prospectiva sería negativa.
Según Koontz & O´Donnell (1999)[37], las autoridades y funcionarios
responsables de la gestión institucional tienen diversidad de técnicas
para lograr que los resultados se ajusten a los planes. La base de la
gestión óptima de las entidades radica en que el resultado depende de
las personas.
Entre las consideraciones importantes para asegurar los resultados y por
ende la eficacia directivos tenemos: la voluntad de aprender, la
aceleración en la preparación del equipo gerencial, importancia de la
planeación para la innovación, evaluación y retribución al equipo
gerencial, ajustes de la información, necesidad de la investigación y
desarrollo gerencial, necesidad de liderazgo intelectual, etc.
Los resultados obtenidos por la gestión corporativa, no sólo debe darse
para la propia institución, sino especialmente debe plasmarse en mejores
servicios y en el contento ciudadano.
2.6.4. ECONOMIA DE LAS UNIVERSIDADES PUBLICAS
La economía, está relacionada con los términos y condiciones bajo los
cuales las universidades públicas adquieren recursos, sean estos
financieros, humanos, físicos o tecnológicos, obteniendo la cantidad
requerida, al nivel razonable de calidad, en la oportunidad y lugar
apropiado y, al menor costo posible.
La obtención de recursos humanos tiene un costo denominado costo
laboral, en la medida que este costo sea el más óptimo para las
universidades se está haciendo economía de recursos. Pero la economía
también se da por la racionalización adecuada de los recursos. Allí
donde existen los recursos en cantidad y calidad adecuadas se está
apostando por la economía de la entidad.
La adquisición de recursos materiales, debe realizarse a los menores
costos, para ello debe trabajarse con cuadros de cotizaciones,
relaciones institucionales para obtener la cantidad y calidad de los
recursos materiales que necesita la universidad. Los funcionarios deben
practicar la austeridad del gasto, adquiriendo los recursos exactos que
necesita la entidad. Cuando se adquieren recursos en mayores en
cantidades mayores y fuera de los estándares de calidad que exige la
entidad se está afectando la economía institucional.
La toma de decisiones de las autoridades y funcionarios tiene mucho que
ver con la economía institucional, la gestión corporativa exige las
mejores decisiones para que la entidad tenga economía en los escasos
recursos que administra.
2.6.5. SINERGIA ENTRE LA AUDITORIA INTERNA Y LA GESTIÓN CORPORATIVA.
Adecuando el concepto de Encarta ® 2005. Sinergia, es la acción conjunta
de dos o más instrumentos, en nuestro caso los componentes del sistema
de control interno que utiliza la auditoría interna y los principios de
la gestión corporativa. El término se aplica de manera especial a la
acción combinada de 2 o más actividades que resulta más poderosa que la
suma de sus efectos cuando se gestionan por separado.
Por otro lado, sinergia, es la acción de dos o más causas cuyo efecto
es superior a la suma de los efectos individuales.
También es el concurso activo y concertado de varios órganos,
actividades, recursos, actividades, procesos, procedimientos para
realizar una función.
El concepto de sinergia, no fue considerado por la corriente del
pensamiento administrativo tradicional seguido por Drucker, nos parece
que es muy enriquecedor de las relaciones del empleado con su trabajo,
como así también el de cooperación, entendido como el comportamiento
colectivo que hace que los actores procesen en conjunto sus recursos,
conocimientos y aptitudes y aún sus emociones; ya que le otorga a éste
una visión global del proceso y sus resultados, facilitándole a la
organización la información necesaria para la toma de decisiones rápidas
demandadas por su entorno, además de originar en cada integrante del
equipo, individual y grupalmente, el sentimiento de satisfacción,
pertenencia y reconocimiento en relación a la tarea desarrollada,
motivándolo a continuar realizando sus mejores aportes al proceso.
"Pero entonces, ¿No podrían ellos destruir la productividad? Con
certeza, si no fueran bien gerenciados. Es por eso que decimos que el
líder de hoy precisa ser un capacitador de personas y un facilitador de
grupos".
Los fenómenos grupales son considerados por esta nueva corriente desde
una perspectiva más moral y emotiva, y no sólo desde un rol o una
función. A nuestro entender es una postura más adecuada en cuanto a la
consideración del individuo, en relación a su trabajo, sus necesidades,
anhelos, objetivos, satisfacción, pertenencia, etc. Se incorpora la
totalidad del individuo a la Organización, incluyendo su personalidad,
contrariamente al lineamiento seguido por Drucker, quien menciona que el
individuo debe limitarse a desarrollar su trabajo, interesándose
particularmente en el aspecto productivo del individuo y su
especialización en el trabajo, sugiriendo que todo lo demás (sus
emociones, valores personales, moral, etcétera) debe quedar fuera de la
Organización, determinando la alienación del hombre.
Los componentes del sistema de control interno según el Informe COSO, en
sinergia, con los principios de la gestión corporativa, tiene el
propósito que la entidad utilice sus recursos financieros, humanos y
materiales de manera eficiente, eficaz y económica. Por esta razón los
encargados de la auditoría interna deben detectar las causas de
cualquier práctica ineficiente o antieconómica, incluyendo deficiencias
en los sistemas de información gerencial, procedimientos administrativos
o estructura organizacional y los responsables de la gestión deben
utilizar ventajosamente las recomendaciones para obtener una gestión
efectiva.
RELACION SINERGICA
PRINCIPIOS DE LA GESTIÓN CORPORATIVA
COMPONENTES DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO
Responsabilidad de las autoridades
Entorno de control
Evaluación de riesgos
Supervisión
Derechos de la comunidad universitaria
Tratamiento equitativo a la comunidad universitaria
La función de los Grupos de interés
Actividades de control
Comunicación y transparencia informativa
Información y comunicación
2.6.6. PRODUCTIVIDAD DE LAS UNIVERSIDADES PUBLICAS
La productividad es la producción de bienes y servicios por las
universidades con los mejores estándares.
Las universidades públicas, van a obtener mayor productividad cuando
dispongan de una organización, administración y dirección adecuadas; lo
que permitirá disponer de facultades con los mejores estándares en todos
los aspectos; personal capacitado, entrenado y perfeccionado para
prestar el servicio en las mejores condiciones, cumpliendo objetivos y
facilitando la misión y visión de la universidad; costos asequibles y
otros aspectos que resalten frente a otras instituciones educativas.
La productividad, es la combinación de la efectividad y la eficiencia,
ya que la efectividad está relacionada con el desempeño y la eficiencia
con la utilización de los recursos. Esto se puede representar de la
forma siguiente:
Productividad = Efectividad / eficiencia.
El único camino para que una universidad pública pueda crecer y
aumentar su credibilidad social es aumentando su productividad y el
instrumento fundamental que origina una mayor productividad es la
gerencia corporativa, la utilización de métodos, el estudio de tiempos y
un sistema de pago de obligaciones adecuado.
2.6.7. CUMPLIMIENTO DE LA RESPONSABILIDAD SOCIAL DE LAS UNIVERSIDADES
PUBLICAS
La responsabilidad social de las universidades públicas significa que
tienen que cumplir con estándares nacionales e internacionales en el
ámbito de los derechos humanos, sociales y ambientales, diversidad
étnico-racial y género; incorporar comportamientos éticos en su relación
con el Estado y el propio sector, respetando la ley y normas
internacionales, a fin de contribuir a la lucha contra la corrupción;
incluir procedimientos de fiscalización y monitoreo independiente que
aporten credibilidad al comportamiento institucional.
En el contexto de la responsabilidad social, es fundamental cumplir con
condiciones institucionales justas con los proveedores y otras entidades
para que estos puedan también observar los estándares apropiados.
La institución debe incorporar en su gestión, decisiones, políticas e
inversiones, la participación continua de los grupos de interés en
función de sus derechos y de la sostenibilidad de sus operaciones. Este
diálogo y participación debe incidir realmente en las decisiones de la
empresa.
El papel de la universidad debe ser promover y demandar la aplicación de
criterios sociales y medioambientales. Y por otra parte, considerando
que la universidad pública es un gran comprador e inversor en los
procedimientos de compras y contrataciones públicas se deben incluir
requisitos y normativas de Responsabilidad Social..
Igualmente, la universidad pública debe recuperar e incrementar sus
roles educativo y social en beneficio del conjunto de la sociedad.
La universidad pública tiene también la posibilidad de aportar
información para dar cuenta del comportamiento de estas.
La Sociedad Civil también tiene su papel en la Responsabilidad social de
las universidades. Sin sociedad civil activa que demande una nueva forma
de operar de las universidades no habrá una responsabilidad social real.
Gran parte del desarrollo de la responsabilidad social se origina como
una reacción a las acciones de autoridades, funcionarios, docentes,
trabajadores y estudiantes, grupos ambientales, de consumidores, de
derechos humanos, políticos, de movilización ciudadana y de opinión
pública frente a acciones de irresponsabilidad social institucional. Por
tanto la sociedad civil debe tener un papel activo en la evaluación y
monitoreo del comportamiento de las universidades, lo que requiere que
conozca y domine tanto los conceptos como los instrumentos de
responsabilidad social, y una constante información hacia las
organizaciones de la sociedad civil; una demanda e influencia constantes
hacia la universidad para que implemente políticas de responsabilidad
social y ejerza sus roles; y participar en forma vinculante en los
procesos de toma de decisión de políticas públicas en esta materia; una
activa relación con organizaciones políticas y agencias gubernamentales
para avanzar el desarrollo de procedimientos y regulaciones a la
actividad institucional que exijan y mejoren su desempeño laboral,
ambiental, tributario, de inversión comunitaria, investigación y
desarrollo tecnológico; presión y demanda para que las universidades
contribuyan permanentemente a la resolución de problemas sociales,
laborales y ambientales a nivel local, nacional e internacional,
garantizando la participación democrática, efectiva y transparente de
los grupos de interés e iniciativas conjuntas desde la inversión
comunitaria hasta procesos de sostenibilidad de las empresas de largo
plazo.
Las universidades públicas deben ampliar su radio de acción social,
mediante acciones comunitarias de salud, capacitación, apoyo técnico y
otras actividades de modo que la comunidad se identifique con las
instituciones y no los vea lejanas e inaccesibles a su problemática. Las
universidades públicas forman médicos, contadores, economistas,
ingenieros, administradores, etc.; pero los mismos no tienen ninguna
relación de trabajo comunitario, siendo esto necesario para el
cumplimiento de la responsabilidad institucional, como una forma de
devolver el esfuerzo que hace la sociedad al pagar sus tributos, los que
son utilizados por estas entidades como fuente de financiamiento.
2.6.8. MEJORA CONTINUA DE LAS UNIVERSIDADES PUBLICAS.
El proceso de transferencia de tecnologías y administración en la última
década ha venido creciendo paralelo al proceso de modernización del
país, entrar a evaluar la eficacia de estas tecnologías necesariamente
implica: revisar en primera instancia de manera exhaustiva el contexto
socio económico en el cual emergen, de igual forma analizar las
problemáticas que se presentan en el proceso de implementación y
finalmente delimitar las características fundamentales de su objetivo o
razón de ser.
Según los grupos gerenciales de las empresas japonesas, el secreto de
las compañías de mayor éxito en el mundo radica en poseer estándares de
calidad altos tanto para sus productos como para sus empleados; por lo
tanto el control total de la calidad es una filosofía que debe ser
aplicada a todos los niveles jerárquicos en una organización, y esta
implica un proceso de Mejoramiento Continuo que no tiene final. Dicho
proceso permite visualizar un horizonte más amplio, donde se buscará
siempre la excelencia y la innovación que llevarán a los empresarios a
aumentar su competitividad, disminuir los costos, orientando los
esfuerzos a satisfacer las necesidades y expectativas de los clientes.
La base del éxito del proceso de mejoramiento es el establecimiento
adecuado de una buena política de calidad, que pueda definir con
precisión lo esperado por los empleados; así como también de los
productos o servicios que sean brindados a los clientes. Dicha política
requiere del compromiso de todos los componentes de la organización.
Mejoramiento Continuo
Es evidente que las tendencias mundiales muestran como las naciones se
integran en comunidades que buscan fortalecerse mutuamente y fusionar
sus culturas, esta integración va mas allá de tratados de libre
comercio, apertura de importaciones y exportaciones, delimitación de
políticas unificadas sobre el sector privado y penetra en la vida
cotidiana de los miembros de la sociedad, en las practicas de las
organizaciones y genera cambios sustanciales en la forma de vida del
hombre moderno. La integración busca también la consolidación de bloques
que aspiran a tener la hegemonía política, militar, ideológica en el
reordenamiento internacional. El resultado de este proceso es un nuevo
mapa económico, ideológico y político donde claramente se diferencian
los países altamente competitivos y por consiguiente privilegiados en el
mercado mundial.
Este panorama nos muestra claramente como las reglas de la
competitividad han cambiado, el rompimiento de fronteras en el ámbito
geográfico, insita a un rompimiento en las mentalidades y una serie de
imperativos que debemos atender si queremos trascender la condición de
país periférico y en vía de desarrollo.
Penetrar en este nuevo orden implica reconocer el papel del conocimiento
y de la información como generadores de desarrollo. Ahora mas que nunca
es necesario asumir que el conocimiento y quien posee la información
tiene poder en el plano empresarial, es claro el papel protagónico del
conocimiento en el crecimiento de los sectores productivos. Por ejemplo
la incorporación de tecnología de punta, conocimiento aplicado, de
capacitación y calificación de mano de obra, los niveles cada vez mas
especializados de división del trabajo, las habilidades y capacidades
altamente calificadas requeridas para un optimo desempeño, la
sistematización de practicas empresariales convertidas en modelos de
gestión, los nuevos métodos y técnicas administrativas, entre otras son
indicadores de la relación intima entre conocimiento, manejo racional de
la información y crecimiento económico empresarial.
Para llevar a cabo este proceso de Mejoramiento Continuo tanto en un
departamento determinado como en toda la institución, se debe tomar en
consideración que dicho proceso debe ser: económico, es decir, debe
requerir menos esfuerzo que el beneficio que aporta; y acumulativo, que
la mejora que se haga permita abrir las posibilidades de sucesivas
mejoras a la vez que se garantice el cabal aprovechamiento del nuevo
nivel de desempeño logrado.
James Harrington (1993), para él mejorar un proceso, significa cambiarlo
para hacerlo más efectivo, eficiente y adaptable, qué cambiar y cómo
cambiar depende del enfoque específico del empresario
y del proceso.
Fadi Kabboul (1994), define el Mejoramiento Continuo como una conversión
en el mecanismo viable y accesible al que las empresas de los países en
vías de desarrollo cierren la brecha tecnológica que mantienen con
respecto al mundo desarrollado.
Abell, D. (1994), da como concepto de Mejoramiento Continuo una mera
extensión histórica de uno de los principios de la gerencia científica,
establecida por Frederick Taylor, que afirma que todo método de trabajo
es susceptible de ser mejorado (tomado del Curso de Mejoramiento
Continuo dictado por Fadi Kbbaul).
L.P. Sullivan (1994), define el Mejoramiento Continuo, como un esfuerzo
para aplicar mejoras en cada área de las organización a lo que se
entrega a clientes.
Eduardo Deming (1996), según la óptica de este autor, la administración
de la calidad total requiere de un proceso constante, que será llamado
Mejoramiento Continuo, donde la perfección nunca se logra pero siempre
se busca.
El Mejoramiento Continuo es un proceso que describe muy bien lo que es
la esencia de la calidad y refleja lo que las empresas necesitan hacer
si quieren ser competitivas a lo largo del tiempo. Es algo que como tal
es relativamente nuevo ya que lo podemos evidenciar en los las fechas de
los conceptos emitidos, pero a pesar de su reciente natalidad en la
actualidad se encuentra altamente desarrollado.
La importancia de esta técnica gerencial radica en que con su aplicación
se puede contribuir a mejorar las debilidades y afianzar las fortalezas
de la organización, a través de este se logra ser más productivos y
competitivos en el mercado al cual pertenece la organización, por otra
parte las organizaciones deben analizar los procesos utilizados, de
manera tal que si existe algún inconveniente pueda mejorarse o
corregirse; como resultado de la aplicación de esta técnica puede ser
que las organizaciones crezcan dentro del mercado y hasta llegar a ser
líderes. Hay que mejorar porque, "En el mercado de los compradores de
hoy el cliente es el rey", es decir, que los clientes son las personas
más importantes en el negocio y por lo tanto los empleados deben
trabajar en función de satisfacer las necesidades y deseos de éstos. Son
parte fundamental del negocio, es decir, es la razón por la cual éste
existe, por lo tanto merecen el mejor trato y toda la atención
necesaria. La razón por la cual los clientes prefieren productos del
extranjeros, es la actitud de los dirigentes empresariales ante los
reclamos por errores que se comentan: ellos aceptan sus errores como
algo muy normal y se disculpan ante el cliente, para ellos el cliente
siempre tiene la razón.
La búsqueda de la excelencia comprende un proceso que consiste en
aceptar un nuevo reto cada día. Dicho proceso debe ser progresivo y
continuo. Debe incorporar todas las actividades que se realicen en la
empresa a todos los niveles. El proceso de mejoramiento es un medio
eficaz para desarrollar cambios positivos que van a permitir ahorrar
dinero tanto para la empresa como para los clientes, ya que las fallas
de calidad cuestan dinero. Asimismo este proceso implica la inversión en
nuevas maquinaria y equipos de alta tecnología más eficientes, el
mejoramiento de la calidad del servicio a los clientes, el aumento en
los niveles de desempeño del recurso humano a través de la capacitación
continua, y la inversión en investigación y desarrollo que permita a la
empresa estar al día con las nuevas tecnologías.
La base del éxito del proceso de mejoramiento es el establecimiento
adecuado de una buena política de calidad, que pueda definir con
precisión lo esperado por los empleados; así como también de los
productos o servicios que sean brindados a los clientes. Dicha política
requiere del compromiso de todos los componentes de la organización, la
cual debe ser redactada con la finalidad de que pueda ser aplicada a las
actividades de cualquier empleado, igualmente podrá aplicarse a la
calidad de los productos o servicios que ofrece la compañía, así es
necesario establecer claramente los estándares de calidad, y así poder
cubrir todos los aspectos relacionados al sistema de calidad. Para dar
efecto a la implantación de esta política, es necesario que los
empleados tengan los conocimientos requeridos para conocer las
exigencias de los clientes, y de esta manera poder lograr ofrecerles
excelentes productos o servicios que puedan satisfacer o exceder las
expectativas. La calidad total no solo se refiere al producto o servicio
en sí, sino que es la mejoría permanente del aspecto organizacional,
gerencial; tomando una empresa como una máquina gigantesca, donde cada
trabajador, desde el gerente, hasta el funcionario del mas bajo nivel
jerárquico están comprometidos con los objetivos empresariales.
2.6.9. OPTIMIZACION DE LAS UNIVERSIDADES PUBLICAS
Es el grado en el cual las universidades públicas logran sus metas y
objetivos que pretendían alcanzar, previstos en los planes estratégicos
y fijados por los órganos institucionales.
Dentro de la optimización de las actividades universitarias, debe
considerarse la productividad de las actividades administrativas y
académicas, la creación de valor en las universidades y otros aspectos
relacionados
La optimización es un proceso que se inicia con la puesta en marcha de
la gestión corporativa y su respectivo proceso que incluye la
planeación, organización, dirección, coordinación y control; a lo que
debe agregarse las políticas, estrategias y tácticas de las autoridades
y funcionarios responsables mediante una adecuada toma de decisiones que
conlleva a lograr la eficiencia de los recursos, economía de las
actividades institucionales y el logro de las metas, objetivos y misión
institucional.
Optimizar una universidad pública es trazarse planes y lograr los
objetivos deseados a pesar de todas las circunstancias. Es lograr el
desarrollo pleno de las potencialidades de los directivos, funcionarios,
trabajadores y usuarios.
Las universidades deben desplegar optimización en sus procesos internos,
con el fin de lograr que ellos reflejen o produzcan la calidad que el
usuario necesita.
2.6.10. COMPETITIVIDAD DE LAS UNIVERSIDADES PUBLICAS
Las universidades públicas, siempre están en la búsqueda de la verdad,
justicia social, solidaridad, libertad y confraternidad, la afirmación
de valores nacionales, éticos, morales y cívicos; los cuales no los
puede alcanzar si no dispone de competitividad institucional.
Las universidades públicas, están en la búsqueda de la paz, la
tolerancia, la no discriminación, la independencia y el respeto a la
autoridades legítimamente elegida; lo que no puede alcanzarlo si no
dispone de competitividad.
Las universidades públicas están en defensa de la democracia, la
libertad de pensamiento, pluralismo, solidaridad y compromiso con el
pueblo peruano, humanidad y la vinculación e integración permanente con
la realidad nacional, política, económica y social del Perú; lo que se
es posible de alcanzarlo mediante la competitividad institucional
El ejercicio de la autonomía universitaria, autogobierno con
participación corporativa de toda la comunidad universitaria, libertad
de enseñanza, vinculación con la cultura universal, relación
interinstitucional y cooperación interuniversitaria y servicio a la
comunidad nacional; es posible de lograrse sólo con la competitividad de
las universidades públicas.
El cumplimiento de las normas universitarias que garantizan la gratuidad
de la enseñanza, solo se pueden dar con la competitividad institucional.
Actualmente todas las personas, instituciones, grupos económicos y los
estados inclusive están en constante competencia. Es la competencia lo
que lleva a desarrollar los mejores estándares para alcanzar la
competitividad y permanecer en marcha.
La Competitividad es la contienda que tienen que librar las
universidades internamente y especialmente externamente para tener la
confianza de los usuarios de los servicios que presta a la comunidad.
La competitividad tiene que darse en las actividades administrativas y
académicas de las universidades públicas para que ganen la contienda que
tendrán con las universidades privadas.
La competitividad no es algo fortuito si no por el contrario, se logra
alcanzar luego de un proceso que pasa por la aplicación correcta de las
normas, procesos, procedimientos, técnicas y prácticas en el contexto de
los objetivos, misión y visión institucional; la eficiencia, eficacia y
economía en la utilización de los recursos escasos de estas entidades
también contribuye a la competitividad; asimismo es parte de este
proceso las políticas, estrategias y tácticas de la gestión teniendo en
cuenta el interno y el entorno de estas entidades[38].
La competitividad de las Universidades Públicas, está referida a la
eficiencia, eficacia y economía del proceso de la gestión corporativa
con una incidencia en la satisfacción de los usuarios y de la
colectividad.
CAPITULO III:
PRESENTACION, ANALISIS E INTERPRETACION DE LA ENTREVISTA REALIZADA
La entrevista se realizó al siguiente personal:
PREGUNTA 1:
¿ La gestión corporativa o gobierno corporativo de las universidades
públicas puede utilizar ventajosamente la moderna auditoría interna ?
INTERPRETACION:
Los entrevistados en un 10% no saben y por tanto no responden sobre el
tema preguntado. En un 5% argumentan que son aspectos muy técnicos. En
un preocupante 25% dicen que gobierno y control son antagónicos. Sin
embargo un 60% dice que se es posible interrelacionar ventajosamente la
gestión o gobierno de las universidades públicas y la nueva auditoría
interna .
Al respecto debemos indicar que la auditoría interna es parte de la
gestión o gobierno de una empresa. Forma parte del proceso de gobierno.
PREGUNTA NR 2:
¿ Es posible mejorar la gestión corporativa a través de la efectividad
de la nueva auditoría interna ?
INTERPRETACION:
Los entrevistados en un mayoritario 70% responde que si es posible
mejorar la gestión corporativa de las universidades públicas a través de
la efectividad de la nueva auditoría interna, por tanto debe reforzarse
dicho elemento mediante la implementación de los componentes
establecidos en el Informe COSO. El resto del personal entrevistado
proporcionalmente contesta que no es posible, que la gestión corporativa
de las universidades es cuestión solo de recursos financieros y
finalmente otro tanto demuestra que no sabe del tema preguntado.
Cuando un elemento del proceso de gestión corporativa, como el control
ejercido por la auditoría interna, dicho atributo rebota en los otros
elementos de la gestión, por tanto se convierte en un facilitador para
que exista una gestión óptima y competitiva. El hecho de que haya una
gestión competitiva significará para las universidades eficiencia,
eficacia, economía, productividad, mejora continua y competitividad.
PREGUNTA NR 3:
¿ En la actualidad se viene hablando de la gestión corporativa. La misma
tiene como base un conjunto de principios para viabilizar la
participación y el uso adecuado de los recursos. Es posible aplicar la
gestión corporativa en las universidades públicas y además establecer
una sinergia con la moderna auditoría interna para que estas entidades
obtengan los mejores indicadores para la competitividad ?
INTERPRETACION:
Al respecto un 50% responde si es posible aplicar la gestión corporativa
en las universidades públicas y además establecer una sinergia con la
auditoría interna para que estas entidades obtengan los mejores
indicadores de productividad y competitividad institucional. Sin embargo
preocupa que un 20% diga que no es posible realizar dicha aplicación;
además un 20% conoce y comprende que esto se aplica solo en las grandes
corporaciones; un comprensible 10% dice que no hay un entorno favorable
por la verticalidad con que funciona el sector y otro 10% dice que la
receta para superar todo esto son los recursos financieros.
PREGUNTA NR 4:
¿ La auditoría interna se aplica mediante evaluaciones continuadas y
puntuales. Es posible que estas evaluaciones contribuyan a mejorar los
estándares de productividad e incluso la responsabilidad social de las
universidades públicas ?
INTERPRETACION:
Lo cierto es que la auditoría interna es parte importante de la gestión
corporativa de las universidades públicas. El 80% contesta que está
totalmente de acuerdo que las evaluaciones continuadas y puntuales
contribuyen a mejorar los estándares de productividad e incluso la
responsabilidad social. Estas evaluaciones facilitan la eficiencia,
eficacia y economía de los recursos humanos, materiales y financieros lo
que permite alcanzar y superar los estándares de productividad
institucional.
Los entrevistado en un 20% responden estar de acuerdo con la
proposición, lo cual es buen indicador por el grado de comprensión que
le dan a la auditoría interna y su contribución en la gestión
corporativa de estas instituciones.
PREGUNTA NR 5:
¿ La implantación y funcionamiento de la moderna auditoría interna,
facilitará la seguridad razonable del cumplimiento de los objetivos
operacionales, financieros y de cumplimiento de normas institucionales ?
INTERPRETACION:
A un 90% de los entrevistados contestan que la implantación y
funcionamiento de la moderna auditoría interna, si es la verdadera
facilitadora de la seguridad razonable del cumplimiento de los objetivos
operacionales, financieros y de cumplimiento de normas empresariales. El
resto contesta en sentido contrario.
De acuerdo con el Informe COSO, en un sentido amplio, el control interno
ejercido por la auditoría interna se define como un proceso efectuado
por el directorio, la gerencia y el resto del personal de la
universidad, diseñado con el objeto de proporcionar un grado de
seguridad razonable en cuanto a la consecución de objetivos.
La moderna auditoria interna, al encargarse del control efectivo de los
recursos institucionales, es la herramienta para el cambio y la
competitividad que las universidades públicas necesitan para ser las
entidades líderes del sistema educativo universitario.
PREGUNTA NR 6:
¿ Es posible propiciar la mejora continua de la gestión de las
universidades públicas, mediante la moderna auditoría interna ?
INTERPRETACION:
Los entrevistados al 100% responden que si es posible propiciar la
mejora de la gestión corporativa de las universidades públicas, mediante
la moderna auditoría interna. Al respecto los entrevistados han sido
orientados en el sentido que los componentes del control que son
aplicados por la auditoría interna, como son: entorno de control,
evaluación de los riesgos, actividades de control, información y
comunicación y supervisión. El hecho que funcionen sinérgicamente estos
componentes trae como consecuencia el cumplimiento de los objetivos lo
que culmina con la mejora de la gestión corporativa de las universidades
públicas, lo que se concretará en mejores indicadores de gestión,
liquidez, solvencia y rentabilidad.
La auditoría interna es la herramienta para alcanzar eficiencia,
eficacia y economía y por tanto para el cambio y competitividad de las
universidades públicas en un contexto donde la comunidad universitaria y
la comunidad en general es cada vez más exigente.
PREGUNTA NR 7:
¿ Podemos decir que la moderna auditoría interna es la herramienta de la
gestión corporativa, que asegura el cambio y competitividad de las
universidades públicas ?
INTERPRETACION:
Los entrevistados en un 100% responden que si, se puede decir que la
auditoría interna es la herramienta para el cambio y competitividad de
las universidades públicas, lo que asegura la continuidad y optimización
de este tipo de entidades.
La auditoría interna se implanta con el fin de detectar, en el plazo
deseado, cualquier desviación respecto a los objetivos de gestión,
liquidez, rentabilidad y solvencia institucional. La auditoría interna
permite a las autoridades hacer frente a la rápida evolución del entorno
económico y competitivo, así como a las exigencias y prioridades
cambiantes de los clientes o usuarios y adaptar su estructura para
asegurar el crecimiento, continuidad y optimización de los servicios que
facilita.
La auditoría interna fomenta la eficiencia, reducen el riesgo de pérdida
de valor de los activos y ayudan a garantizar la fiabilidad de la
información.
CAPITULO IV:
PRESENTACION, ANALISIS E INTERPRETACION DE LA ENCUESTA REALIZADA
La encuesta se realizó al personal, de la forma siguiente:
PREGUNTA 1:
¿ La auditoría interna realiza una adecuado control interno en las
universidades públicas, para facilitar el cumplimiento de los objetivos
operacionales, financieros y de cumplimiento de las leyes ?
INTERPRETACION:
Los encuestados en un 75% contesta que la auditoría interna no realiza
un adecuado control interno en las universidades públicas, lo que no
facilita el cumplimiento de los objetivos operacionales, financieros y
de cumplimiento de las leyes de este tipo de entidades.
Por otro lado un 25% de los encuestados dice que si ha podido
experimentar la existencia de un adecuado trabajo de control interno por
parte de la auditoría interna.
El control interno ejercido por la auditoría interna no es sólo
responsabilidad de algunos trabajadores; si no del directorio, la
administración y los demás miembros de la entidad.
La auditoría interna tiene en cuenta que las personas no siempre
comprenden, se comunican o realizan sus cometidos de una manera
uniforme. Cada individuo trae consigo un historial y unos conocimientos
técnicos únicos, y sus necesidades y prioridades difieren de las de los
demás.
PREGUNTA NR 2:
¿ La gestión corporativa de las universidades públicas, cuando utiliza
diversas herramientas de gestión y auditoría interna tiende a mejorar
sustancialmente. En el caso de las universidades públicas si se aplica
los principios de la gestión corporativa y los componentes del Control
Interno utilizados por la auditoría interna, podría facilitarse el
cambio y competitividad institucional ?
INTERPRETACION:
El 75% de los encuestados contesta que universidades públicas podrán
cumplir sus objetivos y alcanzar los estándares de productividad si
aplican sinérgicamente los principios de la gestión corporativa y el
nuevo proceso de la moderna auditoría interna.
La gestión corporativa de una universidad pública es la forma en que se
dirige y controla dicha entidad. La gestión corporativa refleja las
relaciones de poder de las autoridades, docentes, trabajadores, alumnos,
usuarios y otros grupos de interés denominados stakeholders.
La gestión corporativa es un conjunto de estándares mínimos adoptados
por las empresas líderes del mercado, que puede ser lograda por las
universidades con la ayuda de la moderna auditoría interna
PREGUNTA NR 3:
¿ Los componentes del control interno son: entorno de control,
evaluación de riesgos, actividades de control, información y
comunicación, y supervisión. Es posible que estos componentes sean
utilizados por la moderna auditoría interna y faciliten la gestión
corporativa de las universidades ?
INTERPRETACION:
Los encuestados en un 87.50% ha llegado a conocer y comprender que los
componentes del control interno son: entorno de control, evaluación de
riesgos, actividades de control, información y comunicación, y
supervisión; en tal sentido contestan que si es posible que estos
componentes sean utilizados por la moderna auditoría interna para
facilitar el cambio y competitividad de las universidades públicas..
El entorno de control aporta el ambiente en el que las personas
desarrollan sus actividades y cumplen con sus responsabilidades de
control. Sirve como base de los otros componentes. Dentro de este
entorno, los directivos evalúan los riesgos relacionados con el
cumplimiento de determinados objetivos. Las actividades de control se
establecen para ayudar a asegurar que se pongan en práctica las
directrices para hacer frente a dichos riesgos. Mientras tanto, la
información relevante se capta y se comunica por toda la organización.
Todo este proceso es supervisado y modificado según las circunstancias.
PREGUNTA NR 4:
¿ La auditoría interna se plasma en evaluaciones permanentes y
puntuales. Este tipo de evaluación facilitará el cambio y competitividad
de las universidades públicas ?
INTERPRETACION:
El 100% de los encuestados ha llegado a conocer y comprender que la
auditoría interna se plasma en evaluaciones permanentes y puntuales. Por
tanto contesta positivamente que este tipo de evaluación si facilitaría
el logro de los estándares para determinar el cambio y competitividad de
las universidades públicas.
La evaluación continuada se inscribe en el marco de las actividades
corrientes y comprende unos controles regulares efectuados por la
dirección, así como determinadas tareas que realiza el personal en el
cumplimiento de sus funciones.
El alcance y frecuencia de las evaluaciones puntuales se determinarán
principalmente en función de una evaluación de riesgos y de la eficacia
de los procedimientos de evaluación continuada
Existe una gran variedad de actividades que permiten efectuar un
seguimiento de la eficacia del control interno en el desarrollo normal
del negocio. Comprenden actividades corrientes de gestión y supervisión,
comparaciones, conciliaciones y otras tareas rutinarias.
PREGUNTA NR 5:
¿ La efectividad de la auditoría interna consiste en la contribución al
logro de los objetivos operacionales, financieros y de cumplimiento
normativo. Puede alcanzarse la efectividad de la auditoría interna en
las universidades públicas ?
INTERPRETACION:
Los encuestados comprenden los temas de gestión y auditoría por tanto su
respuesta en un 95 % nos da a entender que han llegado a comprender que
la efectividad de la auditoría interna consiste en la contribución al
logro de los objetivos operacionales, financieros y de cumplimiento
normativo y por lo tanto si puede alcanzarse dicha efectividad en las
universidades públicas para facilitar la gestión corporativa de este
tipo de entidades.
La auditoría interna es relevante para la totalidad de la entidad o para
cualquiera de sus unidades o actividades. La efectividad se da como en
la medida que se comprenda que los cinco componente del control interno
son aplicables e importantes para conseguir los objetivos de las
operaciones universitarias.
PREGUNTA NR 6:
¿ La moderna auditoria interna tiene proceso, procedimientos, técnicos.
La gestión corporativa tiene principios, normas proceso, procedimientos.
Es posible establecer una sinergia entre ambas para alcanzar estándares
mínimos; alcanzar objetivos operacionales, financieros y normativos; y
por tanto obtener mejora continua, optimización y competitividad de las
universidades públicas ?
INTERPRETACION:
Los encuestados saben que las universidades no vienen teniendo una
gestión óptima y competitiva; sin embargo tienen confianza que al
establecer una sinergia entre la moderna auditoría interna y la gestión
corporativa se puede alcanzar estándares mínimos; objetivos
operacionales, financieros y normativos; mejora continua y finalmente la
optimización y competitividad.
El propósito de la gestión corporativa es contar con una recta gerencia;
reconocer el derechos de todos los interesados; definir
responsabilidades, asegurar la fluidez de la información y reconocer las
relaciones con los grupos de interés. La gestión corporativa sirve para
tener la confianza interna y externa mediante la prestación del servicio
en las mejores condiciones y con los costos mas asequibles a la
comunidad.
CAPITULO V:
CONTRASTACION Y VERIFICACION DE LOS OBJETIVOS PLANTEADOS
5.1. OBJETIVO PLANTEADO
Los objetivos, son los propósitos o fines esenciales que se pretende
alcanzar para lograr la misión se nos hemos propuesto en el marco de la
estrategia de trabajo llevada a cabo. En este sentido, el objetivo
general de la investigación fue: “ Establecer el proceso integral de la
moderna auditoría interna para que contribuya en forma efectiva al
cambio y competitividad de la gestión corporativa de las universidades
públicas “.
5.2. RESULTADOS OBTENIDOS
El hecho de haber identificado la problemática de las universidades
públicas y haber propuesto a la efectividad de la moderna auditoría
interna en sinergia con la gestión corporativa, significa que estamos
propiciando el cambio, la mejora continua, optimización y competitividad
de este tipo de entidades; en el planteamiento teórico, se ha realizado
el estudio analítico de los diferentes aspectos de las universidades
públicas, la efectividad de la moderna auditoría interna, la gestión
corporativa y la forma como propician, el cambio, la optimización y
competitividad de estas entidades. Asimismo se hace referencia a las
pautas para gestionar y controlar con eficiencia, economía y eficacia
los recursos de las universidades públicas. Por otro lado, los
entrevistados y encuestados formulan un conjunto de respuestas
relacionadas al tema de investigación, las mismas que en promedio al 95%
concuerdan con las proposiciones formuladas al inicio de la
investigación. Aún siendo más alto o más bajo el porcentaje la
investigación está totalmente justificada, por el tratamiento del tema y
el aporte que significa para las universidades públicas.
5.3. CONTRASTACION Y VERIFICACION
De acuerdo con los resultados obtenidos, queda contrastado que el
objetivo ha resultado congruente con la realidad y el futuro de las
universidades públicas, por tanto es factible de verificación en el
contexto del trabajo llevado realizado.
La gestión corporativa está relacionada al cumplimiento de acciones,
políticas, metas, objetivos, misión y visión de las universidades, la
misma que es facilitada por una relevante herramienta de control como es
la auditoría interna.
La gestión corporativa, es el proceso emprendido para coordinar las
actividades con la finalidad de lograr los estándares mínimos de la
empresa, la misma que es facilitada con la auditoría interna, a través
del control de los recursos institucionales.
La aplicación de la gestión corporativa, no es una moda, si no una forma
de continuar en el mercado. La implantación de la gestión corporativa
sirve para que las universidades públicas puedan tener la confianza de
los clientes, proveedores, acreedores, el estado y otros agentes
económicos.
La nueva auditoría interna es un proceso efectuado por toda la
universidad, diseñado con el objeto de proporcionar un grado de
seguridad razonable en cuanto a la consecución de objetivos relacionados
con la eficacia y eficiencia de las operaciones, fiabilidad de la
información financiera y cumplimiento de las leyes y normas que sean
aplicables.
La nueva auditoría interna funciona en tres niveles distintos de
eficacia. La nueva auditoría interna se puede considerar eficaz en cada
una de las tres categorías, respectivamente, si disponen de información
adecuada, se preparan de forma fiable los estados financieros y se
cumplen las leyes.
Si bien la auditoría interna es un proceso, su eficacia es el estado o
la situación del proceso en un momento dado; el mismo que es un
verdadero facilitador de la gestión de los recursos de las universidades
públicas y el instrumento que encamina a estas entidades al logro de los
objetivos, estándares y otros indicadores hasta la optimización y
competitividad institucional.
CAPITULO VI:
CONTRASTACION Y VERIFICACION DE LAS HIPOTESIS PLANTEADAS
6.1. HIPOTESIS PLANTEADA
Las hipótesis son guías de la investigación. Indican lo que se está
buscando o tratando de probar y se definen como explicaciones tentativas
de la investigación, formuladas a manera de proposiciones. Al respecto
nuestra proposición general fue: “ La auditoría interna puede contribuir
en forma efectiva al cambio y la competitividad de las universidades
públicas mediante la reingeniería de su proceso tradicional, pero
especialmente con su función asesora y consultora ”.
6.2. RESULTADOS OBTENIDOS
En el marco teórico de la investigación se ha tratado la filosofía,
doctrina, proceso, normas y funcionamiento de la moderna auditoría
interna; asimismo se ha relacionado a la auditoría interna como
herramienta para el cambio y la competitividad de las universidades
públicas. También las autoridades, funcionarios, docentes, estudiantes y
trabajadores entrevistados y encuestados mencionan que debe establecerse
una sinergia entre la auditoría interna y la gestión corporativa para
poder alcanzar productividad, optimización y competitividad en las
universidades públicas.
6.3. CONTRASTACION Y VERIFICACION
El proceso de contrastación de las hipótesis de la investigación se ha
llevado a cabo en base a los objetivos propuestos y cumplidos en el
proceso del desarrollo del trabajo.
En el marco teórico de la investigación se ha definido todos los
aspectos para facilitar la gestión corporativa que permita la
eficiencia, eficacia y economía, productividad y optimización de las
universidades públicas.
El modelo de investigación por objetivos, ha consistido en partir del
objetivo general de la investigación, el mismo que ha sido contrastado
con los objetivos específicos, los que nos han llevado a determinar las
conclusiones parciales del trabajo, para luego derivar en la conclusión
final, la misma que ha resultado concordante en un 95% con la hipótesis
planteada; por tanto se da por aceptada la hipótesis del investigador.
Lo antes indicado se puede reflejar en el siguiente esquema:
CAPITULO VII:
CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES
7.1. CONCLUSIONES
CONCLUSION GENERAL:
El proceso de la auditoría interna para que contribuya en forma efectiva
al cambio y competitividad de la gestión corporativa de las
universidades públicas, debe disponer de las siguientes etapas:
a) Asesoría y consultoria en asuntos de control dirigida a las
autoridades y funcionarios de las universidades públicas.
b) La planeación de actividades de la auditoria interna en las
universidades públicas
c) La ejecución de las acciones de control
d) La formulación del Informe del auditor.
e) Seguimiento, monitoreo y supervisión puntual y/o permanente de las
actividades institucionales
CONCLUSIONES PARCIALES:
1. Los lineamientos para llevar a cabo la reingeniería de la auditoría
interna, para que se convierta en la herramienta que necesitan los
responsables de la gestión de las universidades para trabajar
corporativamente hasta alcanzar competitividad; son los siguientes:
a) Disponer de un adecuado entorno de control
b) La toma de decisiones efectiva
c) Racionalización efectiva de los recursos
d) Capacitar y entrenar al personal
e) Aceptar a la auditoría interna como una actividad facilitadora de la
gestión institucional
f) Monitorear las actividades institucionales
g) Retroalimentar las actividades institucionales
2. El proceso de la auditoría interna debe plasmarse en forma técnica y
objetiva, pero en estrecha coordinación con las actividades y funciones
que lleva a cabo la universidad.
3. La auditoría interna es la actividad independiente y objetiva de
aseguramiento y consulta, concebida para agregar valor y mejorar las
operaciones de las universidades pública.
4. La nueva auditoría interna siempre que sea un proceso con nuevas
actividades, proceso, procedimientos, técnicas y prácticas; es la
herramienta para el cambio y competitividad de las universidades
públicas.
7.2. RECOMENDACIONES
RECOMENDACIÓN GENERAL:
La nueva auditoría interna puede ser la herramienta para el cambio y
competitividad de las universidades públicas; siempre que sea un proceso
efectuado por la Asamblea Universitaria, Consejo Universitario, Consejo
de Facultad, autoridades y el resto del personal de la las universidades
públicas, diseñada con el objeto de proporcionar un grado de seguridad
razonable en cuanto a la consecución de los objetivos.
RECOMENDACIONES PARCIALES:
1. Para que la auditoría interna sea efectiva y sea la herramienta para
el cambio y la competitividad, debe tener en cuenta los nuevos
componentes del control. El entorno de control aporta el ambiente en que
las universidades públicas desarrollan sus actividades y cumplen con sus
responsabilidades de control. Sirve de base de los otros componentes.
Dentro de este entorno, los directivos evalúan los riesgos relacionados
con el cumplimiento de determinados objetivos. Las actividades de
control se establecen para ayudar a asegurar que se pongan en práctica
las directrices de la dirección para hacer frente a dichos riesgos.
Mientras, la información relevante se capta y se comunica por toda la
organización. Todo este proceso es supervisado y modificado según las
circunstancias.
2. La auditoría interna será la herramienta efectiva mediante las
actividades de control. Dichas actividades de control consisten en las
políticas y los procedimientos que tienden a asegurar que se cumplan las
directrices de las autoridades.
3. Es necesario identificar, recoger y comunicar la información
relevante de un modo y en un plazo tal que permitan a cada uno asumir
sus responsabilidades. Los sistemas de información generan informes, que
recogen información operacional, financiera y la correspondiente al
cumplimiento, que posibilitan la dirección y el control de la
universidad pública.
4. Resulta necesario realizar una supervisión de los sistemas de control
interno, evaluando la calidad de su rendimiento. Dicho seguimiento
tomará la forma de actividades de supervisión continuada, de
evaluaciones periódicas o una combinación de las dos anteriores.
BIBLIOGRAFIA
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2. Contreras, E. (1995) Manual del Auditor. Lima: CONCYTEC
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Buscadores múltiples:
En español
http://www.metabusca.com
htpp://www.telepolis.com
http://www.buscopio.com
http://www.ergos.es/usuarios/luiscem/buscadores/buscadores.htm
En ingles:
www.metacrawler.com
www.google.com
www.dogpile.com
Buscadores en español:
http://www.es.lycos.de/
http://www.elbuscador.com
http://www.ozu.com/
http://www.ozu.es
http://www.ole.es/ (de telefónica)
http://www.donde.uji.es
http://www.sol.es
http://www.brujula.net (buscador latino)
http://www.yahoo.es
http://espanol.yahoo.com
http://busqueda.yupimsn.com/
ANEXOS
ANEXO No. 1:
ENTREVISTA
PREGUNTA 1:
¿ La gestión corporativa o gobierno corporativo de las universidades
públicas puede utilizar ventajosamente la moderna auditoría interna?
PREGUNTA NR 2:
¿ Es posible mejorar la gestión corporativa a través de la efectividad
de la nueva auditoría interna?
PREGUNTA NR 3:
¿ En la actualidad se viene hablando de la gestión corporativa. La misma
tiene como base un conjunto de principios para viabilizar la
participación y el uso adecuado de los recursos. Es posible aplicar la
gestión corporativa en las universidades públicas y además establecer
una sinergia con la moderna auditoría interna para que estas entidades
obtengan los mejores indicadores para la competitividad ?
PREGUNTA NR 4:
¿ La auditoría interna se aplica mediante evaluaciones continuadas y
puntuales. Es posible que estas evaluaciones contribuyan a mejorar los
estándares de productividad e incluso la responsabilidad social de las
universidades públicas ?
PREGUNTA NR 5:
¿ La implantación y funcionamiento de la moderna auditoría interna,
facilitará la seguridad razonable del cumplimiento de los objetivos
operacionales, financieros y de cumplimiento de normas institucionales
PREGUNTA NR 6:
¿ Es posible propiciar la mejora continua de la gestión de las
universidades públicas, mediante la moderna auditoría interna ?
PREGUNTA NR 7:
¿ Podemos decir que la moderna auditoría interna es la herramienta de la
gestión corporativa, que asegura el cambio y competitividad de las
universidades públicas ?
ANEXO NR 02:
ENCUESTA
PREGUNTA 1:
¿ La auditoría interna realiza una adecuado control interno en las
universidades públicas, para facilitar el cumplimiento de los objetivos
operacionales, financieros y de cumplimiento de las leyes?
PREGUNTA NR 2:
¿ La gestión corporativa de las universidades públicas, cuando utiliza
diversas herramientas de gestión y auditoría interna tiende a mejorar
sustancialmente. En el caso de las universidades públicas si se aplica
los principios de la gestión corporativa y los componentes del Control
Interno utilizados por la auditoría interna, podría facilitarse el
cambio y competitividad institucional ?
PREGUNTA NR 3:
¿ Los componentes del control interno son: entorno de control,
evaluación de riesgos, actividades de control, información y
comunicación, y supervisión. Es posible que estos componentes sean
utilizados por la moderna auditoría interna y faciliten la gestión
corporativa de las universidades ?
PREGUNTA NR 4:
¿ La auditoría interna se plasma en evaluaciones permanentes y
puntuales. Este tipo de evaluación facilitará el cambio y competitividad
de las universidades públicas?
PREGUNTA NR 5:
¿ La efectividad de la auditoría interna consiste en la contribución al
logro de los objetivos operacionales, financieros y de cumplimiento
normativo. Puede alcanzarse la efectividad de la auditoría interna en
las universidades públicas ?
PREGUNTA NR 6:
¿ La moderna auditoria interna tiene proceso, procedimientos, técnicos.
La gestión corporativa tiene principios, normas proceso, procedimientos.
Es posible establecer una sinergia entre ambas para alcanzar estándares
mínimos; alcanzar objetivos operacionales, financieros y normativos; y
por tanto obtener mejora continua, optimización y competitividad de las
universidades públicas ?
[1] COMMITTEE OF SPONSORING ORGANIZATIONS OF THE TREADWAY COMMISSION
(COSO). Publicación editada en los Estados Unidos tras un largo período
de discusión y realizada por el grupo de trabajo que la comisión
Treadway formo con el objetivo fundamental de definir un nuevo marco
conceptual del control interno
[2] Modelo dado a conocer por el Instituto Canadiense de Contadores
Certificados (CICA), a través de un consejo encargado de diseñar y
emitir criterios o lineamientos generales sobre control. El consejo
denominado The Criteria of Control Borrad emitió, el modelo comúnmente
conocido como COCO.
[3] Committee of Sponsoring Organizations of the Treadway Commission
(COSO)
[4] The Criteria of Control Borrad (Modelo COCO)
[5] Manual de Auditoría Gubernamental (MAGU), publicada por la
Contraloría General de
la República el 23.12.1998
[6] Establecidas mediante Resolución de Contraloría No. 072-98-CG DEL
18.12.1998
[7] NIAS, normas emitidas por la Federación Internacional de Contadores
(IFAC).
[8] J.A. Cashin, P.D. Neuwrith y J.F. Ley. (1984) Manual de auditoría.
Barcelona. I.G. Credograf SA.
[9] UNIVERSIDAD NACIONAL FEDERICO VILLARREAL- ESTATUTO 2001.
[10] UNIVERSIDAD NACIONAL FEDERICO VILLARREAL- ESTATUTO 2001.
REGLAMENTO GENERAL 2002.
[11] TERRY George (1995) Principios de Administración. México. Compañía
Editorial Continental SA.
[12] Informativo Caballero Bustamante (Informativo Auditoria). (2002).
[13] Committee of Sponsoring Organizations of the Treadway
Commission(COSO).
([14]) Cepeda Alonso, Gustavo ( 2005) Auditoria y Control Interno.
Bogotá. Grupo Editorial Norma
[15] Elorreaga Montenegro, Gorostiaga. (2002). Curso de Auditoria
Interna. Chiclayo-Perú. Edición a cargo del autor.
[16] Cashin, Neuwirth & Ley (1998) Manual de Auditoría. Madrid. Mc.
Graw – Hill Inc.
[17] Contreras, E. (1995) Manual del Auditor. Lima. CONCYTEC.
[18] Elorreaga Montenegro, Gorostiaga (2002) Curso de Auditoría
Interna. Chiclayo – Perú. Edición a cargo del autor.
[19] Cashin, Neuwirth & Levy (1998) Manual de Auditoría. Madrid. Mc.
Graw – Hill Inc.
[20] Hernández, F. (1998) La auditoría Operativa. Lima. Editorial San
Marcos SA.
[21] Manual de Auditoría Gubernamental aprobada por la Contraloría
General de la República.
[22] MAGU: Manual de auditoría Gubernamental, publicado por la
Contraloría General de la República el 23.12.1998. Contiene todos los
aspectos de las auditorías que se llevan a cabo en el Sector
gubernamental.
[23] Ibíd..
[24] Citados por el Manual de Auditoría Gubernamental.
[25] Navarro Eduardo (2005) GESTIÓN Y REINGENIERÍA DE PROCESOS.
Director de IMPROVEN Consultores. enavarro@improven.com
[26] Informativo Caballero Bustamante-Segunda Quincena-Diciembre 2005.
Pág. H3.
[27] Johnson Gerry & Scholes Kevan (1999) Dirección Estratégica.
Madrid. Prentice Hall International Ltd.
[28] Universidad Nacional de Ancash e Instituto de Desarrollo Gerencial
(2002) Gerencia y calidad en los sistema de control. Lima. IDG.
[29] Terry, George r. (1995) Principios de Administración. México. Cía.
Editorial Continental SA.
[30] Koontz , Harol & O´Donnell, Cyril (1990) Curso de Administración
Moderna: Un análisis de sistemas y contingencias de las funciones
administrativas. México.
[31] Valdivia Delgado, Cesar (2005) Contabilidad Gubernamental. Lima.
Centro de Estudios gubernamentales.
[32] Koontz, Harol & O´Donnell, Cyril (1990)Curso de Administración
Moderna (1999). México. Litográfica Ingramex SA.
[33] Committee of Sponsoring Organizations of the Treadway
Commission(COSO) (1997).
[34] Andrade Espinoza., Simón (2005) Planificación de Desarrollo. Lima.
Editorial Rhodas.
[35] Koontz & O´Donnell (1990) Curso de administración Moderna: Un
análisis de sistemas y contingencias de las funciones administrativas.
México, D.F.. Litográfica Ingramex SA.
[36] Informativo Caballero Bustamante (Informativo Auditoria). (2002).
[37] Koontz & O´Donnell (1999). Curso de Administración Moderna..
México. Litográfica Ingramex SA.
[38] Porter Michael E. (1996) Estrategia Competitiva. México. Compañía
Editorial Continental SA. De CV.
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