Propuesta de técnicas para registro, control y cálculo de los costos en los servicios internos de una empresa comercial

Autor: M.Sc. María Luisa Lara Zayas y Lic. Ederlys Hernández Meléndrez

Costos

23-03-2007

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El Trabajo titulado “Técnicas para el registro, control y cálculo de los costos en los Servicios Internos” tuvo como objetivo fundamental, diseñar técnicas de costo basadas en actividades para los Grupos Gerenciales de Servicios Internos de una Empresa Comercial, trabajándose para lograrlo en la caracterización del Grupo objeto de investigación, en el diagnostico de la situación que presentaba el costo, diseñándose las técnicas de costo basadas en las actividades que ejercía realmente este Grupo, validándose finalmente dichas propuestas con el cálculo del costo en los servicios que realizaba la entidad.

Motivó el desarrollo de este trabajo, la necesidad que tenían los servicios internos, al no contar con técnicas de costeo que permitieran conocer el costo de las diferentes actividades que este y todos los demás Grupos que tienen el resto de las Divisiones Territoriales del país.

En el desarrollo del mismo, se definieron los procesos, así como las actividades principales y de apoyo de los servicios internos, considerando la participación de éstas en la Cadena de Valores, proponiéndose las técnicas basadas en el costo ABC; la gerencia necesitaba de información sobre los costos que le permitiera tomar decisiones que posibilitaran maximizar el rendimiento del negocio, pues los sistemas de costos tradicionales no resultaban eficaces, hecho que coadyuvaba a proporcionar informaciones erróneas sobre los márgenes y rentabilidades de los productos y servicios.

Introducción

La contabilidad es el lenguaje de las decisiones financieras, es el principal medio de comunicación con relación al impacto financiero de las actividades de la empresa. Esta ayuda a la toma de decisiones, mostrando el origen y destino del dinero, la capacidad de pago para cubrir las obligaciones, evaluando el desempeño.

Elevar la eficiencia es un requisito de primer orden, sin embargo, junto a esta lucha ardua de por sí, la complejidad e imperativos de las circunstancias de hoy obligan a ir dando pasos progresivos, paralelos y entrelazados que, a la vez que contribuyan a mantener el nivel de existencia del país — reduciendo la ineficiencia que caracteriza el grueso de la economía y, a la par disminuyendo costo en la parte de estas que tengan condiciones que permitan ir ajustando la recuperación económica sobre bases nuevas de acuerdo con las tendencias externas que posibiliten asegurar ventajas competitivas duraderas y sostenibles.

La implementación de las bases del Perfeccionamiento empresarial impone nuevos métodos de gestión que permitan obtener una mayor eficiencia mediante el uso racional de los recursos materiales, financieros y humanos, lo que lleva implícito la disminución sistemática de los costos de la producción de bienes y servicios.

El logro de la reducción de los costos, el incremento de la calidad y la optimización de los resultados de la empresa se logra mediante la implementación de nuevos sistemas de costo tales como: ABC, ABB Y ABM.

En investigaciones realizadas se ha podido constatar que en los grupos gerenciales que prestan servicios internos a la corporación Copextel S.A., no existe un sistema de costo que tribute a la gestión del costo, lo que fundamenta la situación problémica de esta investigación.

Por tal razón el problema científico de la presente investigación se centra en la necesidad de diseñar técnicas de costo que posibiliten el registro, control y cálculo de los servicios internos para la toma de decisiones que contribuyan a obtener resultados eficaces, eficientes y competitivos.

El presente trabajo tiene una significación teórica pues en el mismo se profundiza en las características del sistema de costo ABC. La significación práctica del trabajo se pone de manifiesto en el diseño de las técnicas propuestas para el cálculo del costo en las compañías de Servicios Internos

Capítulo I.- Caracterización de la empresa.

Es una empresa comercializadora cubana, líder en la introducción de tecnologías de avanzada en el mercado nacional. Debe el prestigio ganado a la profesionalidad, nivel técnico y juventud de su personal, al espíritu constante de innovación, a la diversidad e integridad de los productos y servicios que oferta, y a los beneficios y garantías que brida a sus clientes. Su alianza con suministradores de prestigio internacional, la alta calidad de sus productos y la introducción de avances tecnológicos, hacen que posea un lugar privilegiado en la preferencia del mercado.

• Visión

Ser el principal aliado de los clientes.

• Misión
Clientes:

Contribuyendo a su éxito, anticipándonos a sus necesidades, aportándoles una amplia gama de soluciones, servicios y capacidad integradora.

• Empleados:

Garantizando un clima que estimule su desarrollo constante y su compromiso con los clientes y la sociedad.

• Sociedad:

Creando valores que propicien su desarrollo sostenido.

En 1991 la empresa inició sus operaciones a la vez que estructuró su forma de accionar en el mercado, mediante Divisiones Comerciales con autoridad suficiente para establecer relaciones mercantiles con clientes y proveedores. Actualmente se cuenta con una eficiencia de red de Divisiones Territoriales que operan en todo el país.

1.1 Caracterización del Grupo Gerencial de Servicios Internos.

El Grupo presta los siguientes servicios corporativos:

• Servicio de pantry
• Servicio de comedor
• Elaboración de almuerzo
• Elaboración de merienda
• Servicio de jardinería y limpieza
• Reparaciones Generales
• Mantenimientos Menores
• Servicio de hospedaje
• Atención de los servicios contratados a terceros.

El Grupo Gerencial tiene como misión: Proporcionar, garantizar y satisfacer los servicios gastronómicos, hospedajes, atención a cuadros y trabajadores, mantenimientos, reparación, limpieza y la contratación con terceros sustentados en la profesionalidad de nuestro capital humano.

1..2 Diagnóstico de la situación actual que presentan los costos en los servicios internos.

• El Grupo Gerencial cuenta con un departamento de Contabilidad que se encarga de registrar, clasificar, resumir y analizar la información contable.
• La contabilidad se encuentra certificada.
• Existen equipos informáticos para operar el sistema de Contabilidad Automatizado, lo que facilita el registro, procesamiento y presentación de la información contable.
• Los estados financieros que se elaboran son los siguientes:

- Estado de Situación o Balance General.

- Estado de Resultado.

• La información contable se elabora al finalizar cada período económico.
• Existe el manual de normas y procedimientos de contabilidad elaborado por la casa matriz.
• Se aplica el método de costeo por absorción para calcular los costos de los servicios internos.
• Los costos indirectos ocupan un peso específico en el total de costo de un 70 por ciento.
• No existen lineamientos para el registro y control de los costos de los servicios internos que realizan las Divisiones territoriales.
• La distribución de los costos indirectos a los servicios resulta compleja y en ocasiones no se distribuyen.
• La información que se obtiene sobre los costos no posibilita la toma de decisiones.
• Las áreas de responsabilidad se encuentran definidas en el organigrama de dirección.

Los resultados que arrojan el diagnóstico ponen de manifiesto la necesidad de implantar un sistema de costo que le permita a la gerencia la información necesaria para la toma de decisiones. Por tal razón en el próximo epígrafe se proponen nuevas técnicas de costeo basadas en el Sistema ABC para los servicios internos de la corporación Copextel.

1.3 Propuesta de técnicas basadas en el sistema ABC para el cálculo del costo de los Servicios internos.

En este epígrafe se presenta la propuesta del diseño de las técnicas basadas en el sistema ABC para el cálculo del costo en los servicios internos de la Corporación de Copextel S.A., para lo cual se han considerado las siguientes etapas.

Primera etapa: Consiste en identificar los procesos y las actividades. .

Para el desarrollo de esta primera etapa fue necesario aplicar la técnica de entrevistas a los especialistas del área de economía y a los responsables de las siguientes áreas: cocina comedor, brigada de mantenimiento, comercial, almacenero y trabajadores de limpieza, además se tomó en consideración el organigrama de dirección con el propósito de que las actividades se correspondieran con las áreas de responsabilidad. Los resultados obtenidos facilitaron la definición de los procesos y actividades.

Tomando en consideración que un proceso es un conjunto de actividades interrelacionadas orientadas a obtener un resultado específico se proponen los siguientes:

Proceso de aseguramiento: En este proceso se realizan las tareas relacionadas con la compra de bienes y servicios, el almacenaje, control, conservación, así como la realización de despachos solicitados por las áreas para realizar las actividades de servicios internos.

Proceso de elaboración de alimentos: es la preparación y cocción de los alimentos, para la venta en el almuerzo y meriendas a los trabajadores de la corporación.

Proceso de mantenimiento y reparación: es el que desarrolla la compañía por mantenimientos y reparaciones a los inmuebles de la corporación según solicitud de los clientes internos.

Proceso de Alojamiento. Comprende los servicios de hospedaje que realiza compañía, facturado a los clientes internos.

Proceso de higiene: es el que desarrolla la compañía para mantener la limpieza en todas las áreas de la corporación y es facturado a los clientes internos. Comprende además las tareas relacionadas con la conservación y mantenimiento de las áreas verdes.

Proceso de facturación: es el servicio que realiza la compañía por contratos a terceros y facturados a los clientes internos de la corporación.

Proceso de administración: comprende las tareas relacionadas con la gerencia y la información contable.

En el siguiente esquema se aprecia que los procesos coinciden con las actividades por ser este un pequeño Grupo.

En el esquema siguiente se aprecia que el sistema posibilita hacer un análisis de la eficiencia de los procesos, así como del costo de las actividades. Definidos los procesos y las actividades se procede a clasificar las actividades en principales y de apoyo.

En el esquema antes expuesto se hace evidente que las actividades principales añaden valor, pues estos servicios se entregan a los consumidores que son los clentes internos de la corporación.

En tal sentido Porter (1985) plantea que la cadena de valores en cualquier área de la empresa define el conjunto interrelacionado de actividades creadoras de valor que se extienden durante todos los procesos, que van desde la consecución de fuentes de materias primas para proveedores de componentes, hasta que el producto terminado se entrega finalmente en las manos del consumidor.

Por tal razón consideramos necesario para lograr la gestión eficiente de los costos la medición de las actividades, que se lleva a cabo a través de los inductores de costos que son los causantes de los costos o los factores de variabilidad de estos. Los inductores de costos no están tan relacionados con el volumen, ya que estos tributan al comportamiento de la actividad y a los costos de estas.

Los inductores de costos se clasifican en: inductores de costos de primer nivel, son los que se utilizan para distribuir los elementos de gastos al conjunto de actividades, y los inductores de costos de segundo nivel son las bases de distribución a través de las cuales se distribuye el costo de las actividades entre los productos o servicios.

Segunda etapa. Consiste en el procedimiento de registro de los gastos por actividades a partir del Catalogo de cuenta establecido.

Los costos incurridos en las actividades principales tales como: facturación, alimentos, alojamiento, mantenimientos y reparaciones, así como higiene representan costos directos y se le asignan directamente a los servicios, lo que se aprecia en el siguiente diagrama.

Los costos incurridos en las actividades principales se registran en la cuenta en la cuenta 701 Servicios en Proceso.

Esta cuenta control, constituye centro de acumulación de gastos directos. Comprende el importe de los gastos que se incluyen directamente en el costo de los servicios que se prestan. Se registra además los gastos indirectos que al final de cada mes se transfieren. Se analiza por tipo de moneda, procesos, actividades principales, y elementos de gastos.

Se debita: Por los gastos directos incurridos en la elaboración de los servicios tales como: materiales, combustibles, electricidad, salarios, estimulación salarial, depreciación de Activos Fijos Tangibles y otros gasto incurridos en la elaboración de los servicios y por el traspaso del saldo de la cuenta 731 Gastos Indirectos al finalizar el mes.

Se acredita: Por el traspaso a la cuenta 194 Servicios terminados, al quedar los mismos completamente terminados.

Los gastos incurridos en las actividades de apoyo a los servicios se registran en la cuenta 731 Gatos Indirectos. Esta cuenta comprende el importe de los gastos que se incurren en las actividades de apoyo a los servicios internos y transfiere su saldo al finalizar cada mes a la cuenta 701 servicios en proceso. Se analiza por tipo de moneda, procesos, actividades y elementos de gastos.

Se debita: Por los gastos incurridos por concepto de materiales de aseo, materiales de oficina, combustibles, depreciación y otros gastos incurridos en las actividades de apoyo.

Se acredita: Al finalizar el mes por el traspaso de los gastos indirectos a la cuenta 701 Servicios en Proceso.

Codificación de las actividades

Para facilitar el registro de los costos en las actividades se propone la siguiente codificación.

0101 Facturación
0202 Mantenimiento y reparaciones
0303 Alojamiento
0404 Comedor
0405 Pantry
0506 Limpieza
0507 Áreas Verdes
0608 Compras
0609 Almacén
0710 Gerencia
0711 Economía

Los dos primeros dígitos representan el código del proceso y los dos últimos se refieren a la actividad.

Clasificador de gastos por elemento y sub elementos

Materia Prima y Materiales

Representa el consumo de aquellos materiales tradicionalmente básicos que se consumen en la producción o servicios; también clasifican los materiales que aunque no se contabilizan directamente al costo participan en ella. Clasifican igualmente todos los materiales que se consumen en la esfera de la Distribución, Administración o Gestión Comercial de la División y/o Gerencia

101 Materias primas
102 Materiales auxiliares
103 Partes y piezas de repuesto
104 Útiles y herramientas
105 Materiales de oficina
106 Materiales de aseo y limpieza
107 Vestuario y lencería
108 Mermas, y deterioro de inventarios
109 Otros gastos materiales
110 Equipamiento y otros medios

- Combustibles

Representa los materiales que, por medio de su combustión, se utilizan para producir energía, y que tradicionalmente se consumen en los medios de transporte, maquinarias o equipos, así como en la producción o en los servicios; excluyéndose los que se emplean como materia prima.

201 Gasolina especial
202 Gasolina regular
203 Diesel
204 Gas .
209 Otros combustibles y lubricantes

- Energía

Representa el consumo del fluido eléctrico suministrado y que se utiliza tanto en la actividad de producción o servicios prestados en la actividad fundamental, así como de apoyo a la actividad administrativa o comercial o de distribución

301 Electricidad

- Salarios

Representa la ascendencia de los sueldos, jornales y otras retribuciones, devengados por los trabajadores de las Divisiones y/o Gerencias, en el proceso de producción o de servicios en la actividad fundamental; así como en las otras actividades no fundamentales de administración, comercial o de distribución, incluye el descanso retribuido, primas y estimulación.

401 Salarios
403 Descanso retribuido
405 Estimulación salarial
409 Otros pagos de fuerza de trabajo

- Impuestos y Contribuciones

Comprende aquellos gastos pagados o en que se incurre como contribuyente a las autoridades fiscales del país de acuerdo con las regulaciones establecidas y vigentes a ese efecto

501 Contribución a la seguridad social (14 %)
502 Impuesto sobre la utilización de la fuerza de trabajo (25 %)

- Depreciación y amortización

Representa el gasto por la pérdida de valor de los Activos Fijos Tangibles que transfieren su valor paulatinamente en el proceso de productivo al producto o en la prestación de servicio o comercialización de las mercancías. Se cargan a gastos mensualmente según las tasas establecidas en la Norma No. 10.

- De Activos Fijos Tangibles

601 Depreciación de edificios y otras construcciones
602 Depreciación de maquinarias y equipos productivos
603 Depreciación de medios y equipos de transporte.
604 Depreciación de medios y equipos informáticos
605 Depreciación de máquinas y equipos técnicos
606 Depreciación de muebles, enseres y similares
607 Depreciación de activos fijos arrendados
608 Depreciación de otros activos fijos tangibles

- De Activos Fijos Intangibles

610 Amortización de activos fijos intangibles

- De Activos Diferidos

615 Gastos de organización
616 Adaptaciones y mejoras de inmuebles arrendados
620 Seguros de inmuebles y contenido
621 Seguros de vehículos automotores
622 Seguros de almacenaje
623 Seguros de transportación interna de mercancías
624 Impuestos sobre transporte terrestre
626 Seguro de viajero
629 Otros activos diferidos

- Otros gastos

701 Pasajes de transporte nacional
702 Pasajes de transporte internacional
703 Viáticos y otros gastos en viajes nacionales
704 Viáticos y otros gastos en viajes al extranjero
705 Otros gastos de viajes

- Comunicaciones

710 Correo postal, telégrafo, tele y cable
711 Teléfono y fax
714 Otros servicios de comunicaciones

- Mantenimientos y reparaciones menores

715 Mantenimientos y reparaciones menores de edificios y otras Construcciones.
716 Mantenimientos y reparaciones menores de maquinarias y equipos
717 Mantenimientos y reparaciones menores de equipos de transporte
718 Mantenimientos y reparaciones menores de medios y equipos Informáticos.
719 Mantenimientos y reparaciones menores de máquinas y técnicos
720 Mantenimientos y reparaciones menores de muebles, enseres y Similares.
722 Parqueo

- Arrendamientos

730 Alquiler de inmuebles
733 Arrendamiento de inmueble y servicios de almacenaje
734 Arrendamiento de medios de transporte para la transportación de mercancías.
735 Arrendamientos de equipos
736 Renta de vehículos automotores

- Servicios inmobiliarios y de Protección

740 Agua y alcantarillado
741 Limpieza de oficinas y áreas comunes
743 Servicios de protección
744 Servicios de Climatización
748 Subcontratación para la ejecución de producciones o servicios.
749 Servicios de administración de inmobiliaria.

- Otros gastos comerciales

750 Promoción, publicidad y otros gastos comerciales
752 Atención a proveedores y clientes
753 Gastos de representación y cortesía
755 Garantía a clientes
756 Comisiones
758 Gastos de identidad.

- Gastos varios

760 Investigación y desarrollo
761 Capacitación
762 Documentación técnica, suscripciones y publicaciones
763 Programas Computacionales
764 Eventos y reuniones
765 Auditorias y supervisiones
766 Servicios de Ingeniería
767 Consultorías técnicas y servicios profesionales.
768 Servicios de ínter conectividad
769 Otros servicios informáticos
770 Reproducción e impresión
771 Servicio de Integración de Proyecto
772 Tramitación de documentos
773 Cobertura contra incendio
780 Peaje
785 Gastos de distribución - Programa Social Electrodoméstico
799 Otros gastos
885 Recargo en gestión interna

Tratamiento Contable de los gastos directos en la actividad de comedor.

Como se aprecia en el asiento de diario anterior todos los gastos incurridos en el centro de costo comedor obrero se han cargado a la cuenta 701 Servicios en Proceso. Esta cuenta se analiza por tipo de Moneda 01 Divisa y o2 Moneda Nacional. Se propone el análisis por actividad 0303 Comedor. Se analiza además por elementos de gastos acorde a la naturaleza del mismo.

El asiento de diario para registrar el gasto de la mano de obra y otros gastos en la moneda nacional se ilustra a continuación.

En asiento de diario se aprecia que la cuenta 701 Servicios en Proceso recibe débito por todos los gastos directos en moneda nacional incurridos en la actividad de comedor obrero Seguidamente se ilustra el tratamiento contable de los gastos incurridos en las actividades de apoyo.

Como se denota los gastos incurridos en las actividades de apoyo tales como aseguramiento y administración se registran en la cuenta 731 Gastos indirectos. El registro se realizará por tipo de moneda.

Distribución de los costos indirectos a las actividades.

Con el propósito de que todos los costos queden incluidos en las actividades principales, se hace necesario distribuir los gastos indirectos empleando los inductores del costo.

La selección de los inductores más adecuados está en función del parámetro de más significación en los costos de la actividad. Para la distribución de dichos gastos se determinan los gastos acumulados en cada actividad de apoyo con una medida de distribución que se identifique con la actividad. Esta distribución se realizará para cada tipo de moneda.

Para la distribución de los gastos indirectos de las actividades del proceso de aseguramiento se propone las horas hombres. La información se obtiene de los registros de la contabilidad..

Nota: Es probable que en esta página web no aparezcan todos los elementos del presente documento. Para tenerlo completo y en su formato original recomendamos descargarlo desde el menú en la parte superior

M.Sc. María Luisa Lara Zayas

marialuisaarrobasuss.co.cu

Profesora Titular de la UCLV. Master en Ciencias. Más de 30 años vinculados a la Docencia y a la actividad empresarial de varias ramas de la economía. Profesor de la Disciplina de Contabilidad del Centro Universitario de Sancti Spiritus 'José Martí". Basta experiencia en temas de Contabilidad, Costos, Finanzas y Auditoría. Ha impartido diversos cursos de Postgrados y Maestrías, en estas materias y otros temas relacionados con la actividad. Actualmente trabaja en varios proyectos de investigación relacionados con esta Disciplina, entre ellos, Manuales de Procedimientos de Contabilidad, de Auditoría y de Costos. Autor de varias Publicaciones.

Lic. Ederlys Hernández Meléndrez

ederlysmelendrezarrobaahoo.com

Profesora Titular de la UCLV. Aspirante al Título de Doctor en Ciencias. Más de 30 años vinculados a la actividad empresarial de varias ramas de la economía y a la Docencia. Auditor Supervisor de la Corporación Copextel SA., y Profesor de la Disciplina en el Centro Universitario de Sancti Spiritus "José Martí". Ha impartido diversos cursos de postgrados y de Maestrías en estas Materias, y otros temas relacionados con la actividad. Basta experiencia en temas de Contabilidad, Costos, Finanzas, y Auditoría. Actualmente trabaja en varios proyectos de investigación relacionados con esta Disciplina, entre ellos, Manuales de Procedimientos de Contabilidad, de Auditoría y de Costos. Autor de varias Publicaciones. Otros autores: M.Sc. Ramón Miranda Echevarría, Decano de la Facultad de Contabilidad y Finanzas del CUSS. M.Sc. Mariela Cantero García, Jefe del Dpto. de Contabilidad y Finanzas. CUSS. M.Sc. Enrique Toledo, Funcionario Especialista de la Empresa objeto de estudio. M.Sc. Niurys Castañeda Portal, Especialista en Contabilidad. Gerente de Gerencia de la Empresa Lic. Ramón López Ramos, Diplomante de Auditoría. Jefe del Dpto. de Sistemas de la Empresa. M.Sc. Humberto Alé. Abogado. Gerente de Gerencia de Servicios Internos de la Empresa. Lic. Rayko Ruiz Carrazana, Jefe de la Disciplina Contabilidad. CUSS Sancti Spiritus, Cuba. Marzo de 2007.

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"Si tú tienes una manzana y yo tengo una manzana e intercambiamos las manzanas, entonces tanto tú como yo seguiremos teniendo una manzana. Pero si tú tienes una idea y yo tengo una idea e intercambiamos ideas, entonces ambos tendremos dos ideas"
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