Soporte de contabilidad interno y externo

Autor: Enith Maria Rojas Mattos, Abraham Correa Solano, Robert Jimenez Gonzalez, Marcela Alexandra Velez, Martha Andrade Granados y Karen Lozano Socarras

Contabilidad

11-04-2007

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En el presente trabajo veremos los soportes de contabilidad. Los soportes contables son los documentos que sirven de base para registrar las operaciones comerciales de una empresa, es por ello que se debe tener un especial cuidado en el momento de elaborarlos. Donde se elaboran en original y tantas copias como las necesidades de la empresa exijan.

Teniendo en cuenta los requisitos legales que sean aplicables según el tipo de acto de que trate, los hechos económicos deben documentarse mediante soportes, de orígenes internos o externos, debidamente fechados y autorizados por quienes intervengan en ellos o los elaboren.

Los soportes deben adherirse a los comprobantes de contabilidad respectivos o, dejando constancia en estos de tal circunstancia, conservarse archivados en orden cronológicos y consecutivos y de tal manera que sea posible su verificación.

Los soportes pueden conservarse en el idioma en el cual se hayan otorgado, así como ser utilizados para registrar las operaciones en los libros o de detalle.

OBJETIVOS

El presente trabajo tiene como objetivo darnos a conocer y manejar los diferentes soportes contables, al igual que:
 
Identificar los principales soportes de contabilidad que se emplean en una empresa.
 Diligenciamiento de los soportes de contabilidad de acuerdo con las caracterizas de cada formato.
 registrar las transacciones según los soportes de contabilidad
 valorar la importancia de los soportes contables para legalizar los registros de contabilidad

GENERALIDADES

Todas las operaciones económicas que realizan las empresas deben ser registradas en los libros de contabilidad, pero a su vez para que cada uno de estos registros sean justificables deben soportarse con los documentos pertinentes para cada una de ellas, es por ello que a continuación se presentan los principales papeles comerciales y títulos valores que pueden ser utilizados en el ciclo contable, su definición y sus principales características.
 
SOPORTES DE CONTABILIDAD INTERNOS
 
1.1. RECIBO DE CAJA O COMPROBANTES DE INGRESO
 
El recibo de caja es un soporte de contabilidad en el cual constan los ingresos en efectivo recaudados por la empresa. El original se entrega al cliente y las copias se archivan una para el archivo consecutivo y otra para anexar al comprobante diario de contabilidad.

El recibo de caja se contabiliza con un débito a la cuenta de caja y el crédito de acuerdo con su contenido o concepto del pago recibido. Generalmente es un soporte de los abonos parciales o totales de los clientes de una empresa por conceptos diferentes de ventas al contado ya que para ellas el soporte es la factura.
 
1.2. RECIBO DE CONSIGNACION 
 
Este es un comprobante que elaboran los bancos y suministran a sus clientes para que lo diligencien al consignar. El original queda en el banco y una copia con el sello del cajero o el timbre de la máquina registradora, sirve para la contabilidad de la empresa que consigna.
 
Hay dos tipos de formatos de consignaciones, uno para consignar efectivo y cheques de bancos locales y otro para consignar remesas o cheques de otras plazas.  
 
Los soportes de contabilidad se elaboran en original y tantas copias como las necesidades de la empresa lo exijan.
 
1.3. COMPROBANTE DE DEPÓSITO Y RETIRO DE CUENTAS DE AHORROS
 
Las corporaciones de ahorro y crédito han diseñado unos formatos que suministran a sus clientes, en libretas, para que sean diligenciados al depositar, o retirar dinero de su cuenta de ahorros. Este soporte tiene dos opciones para elegir solo una; depósitos en efectivo o cheques de bancos locales y retiro en efectivo o en cheque, de acuerdo con la cuantía y exigencia del cliente.

1.4 FACTURA DE VENTA 

1.4.1. Concepto
 
La factura comercial es un soporte contable que contiene además de los datos generales de los soportes de contabilidad, la descripción de los artículos comprados o vendidos, los fletes e impuestos que se causen y las condiciones de pago.
 
Desde el punto de vista del vendedor, se denomina factura de venta y del comprador, factura de compra. Generalmente, el original se entrega al cliente y se elaboran dos copias, una para el archivo consecutivo y otra para anexar al comprobante diario de la contabilidad.

1.4.2. Requisitos de la Factura:

La factura se debe expedir con los siguientes requisitos:
 
♦ Estar denominada expresamente como factura de venta. (preimpreso).
 
♦ Numeración en orden consecutivo. (preimpreso).
 
♦ Apellidos y nombre o razón social y NIT del vendedor o de quien preste el servicio. (preimpreso).
 
♦ Apellidos y nombre o razón social del adquiriente los bienes o servicios.
 
♦ Fecha de expedición.
 
♦ Descripción específica o genérica de los artículos vendidos o servicios prestados.

♦ Valor total de la operación
 
♦ El nombre o razón social y NIT del impresor de la factura. (preimpreso).

♦ Indicar la calidad de retenedor del impuesto sobre las ventas.
   
1.4.3. Documentos equivalentes a la factura: son documentos equivalentes a la factura:
 
♦ Los tiquetes de maquinas registradoras
 
♦ Las boletas de ingreso a espectáculos públicos
 
♦ Los tiquetes de transporte.
 
♦ Los recibos de pago de matriculas y pensiones expedidos por los establecimientos de educación reconocidos por el gobierno
 
♦ Pólizas de seguros, títulos de capitalización y los respectivos comprobantes de pago
 
♦ Extractos expedidos por sociedades fiduciarias, fondos de inversión, fondos de inversión extranjera, fondos mutuos de inversión, fondos de valores. Fondos de pensiones y de cesantías.
 
♦ Facturas electrónicas: entiéndase por factura electrónica el documento computacional que soporta una transacción de venta de bienes o prestación de servicios, transferido bajo un lenguaje estándar universal denominado EDIFACT de un computador a otro
 
1.4.3.1. Quienes no están obligados a facturar: no se encuentran obligados a expedir factura en sus operaciones:

♦ Las Cooperativas de ahorro y crédito, los fondos de empleados en relación con las operaciones financieras que realicen
 
♦ Los responsables inscritos en el régimen simplificado.
 
♦ Los distribuidores minoristas de combustibles derivados del petróleo, en lo referente a estos productos.
 
♦ Quienes presten servicios de baños públicos en relación con esta actividad
 
♦ Las personas naturales que enajenen productos agropecuarios, cuando el valor de la operación no sobrepase la cuantía señalada para cada año por el gobierno nacional
♦ Las personas naturales vinculadas por una relación laboral en relación con esta actividad
 
♦ Las empresas que prestan el servicio de transporte publico urbano o metropolitano de pasajeros
 
1.4.4. Factura de venta de Mercancía al contado.

Al contabilizar las ventas al contado se debita caja y se acredita comercio al por mayor y al por menor, si la mercancía no esta gravada; si esta gravada se acredita también la cuenta impuesto sobre ventas por pagar.
 
Al contabilizar las compras al contado se debita compras, si la mercancía no esta gravada se debita además impuesto sobre las ventas por pagar, y se acredita bancos o caja
 
1.4.5. Factura de venta de Mercancía a crédito

El vendedor elabora la factura en original y copias, de acuerdo con su organización contable, así: original para cartera, una copia para el cliente, otra para el archivo consecutivo y otra para anexar al comprobante diario de contabilidad. La empresa que compra mercancía al contado o a crédito, seleccionan los proveedores que les cotizan los artículos de acuerdo con la calidad, precio y condiciones de pago que se ajustan a sus necesidades. Después de estudiar las solicitudes de mercancía de su almacén, efectúan los pedidos de mercancías mediante una orden de compra para el proveedor elegido, por haber, presentado la mejor cotización.

1.5. Comprobante de venta con tarjeta de crédito

1.5.1. Concepto de tarjeta de crédito

La tarjeta de crédito (o dinero plástico) es un medio de pago que utiliza el tarjeta habiente en los establecimientos afiliados al sistema.
 
La tarjeta de crédito se adquiere mediante un contrato de apertura y utilización de tarjeta de crédito, suscrito mediante entidad financiera y una persona natural o jurídica. Por medio del contrato, el tarjeta habiente se compromete a utilizar este documento en forma personal e intransferible y a pagar periódicamente a la entidad financiera los valores correspondientes a los bienes o servicios comprados a través de este medio
 
El establecimiento comercial, para afiliarse al sistema, suscribe un contrato con la entidad financiera, mediante el cual el afiliado se compromete a aceptar las tarjetas de crédito como un medio de pago de sus clientes; y, a sus vez, la entidad financiera se compromete a pagar al afiliado las sumas de los comprantes firmados por los tarjeta habientes, deducido por el servicio un porcentaje de comisión que oscila entre el 5% y el 10%.

1.5.2. Consignación del comprobante de venta:

El vendedor consigna el comprobante de venta con tarjeta de crédito en la cuenta corriente del afiliado para lo cual se presenta la liquidación y el formato establecido debidamente diligenciado.

1.6. Cheque 

Es un titulo valor por medio del cual una persona llamada "girador", ordena a un banco llamado "girado" que pague una determinada suma de dinero a la orden de un tercero llamado "beneficiario".

1.7. Comprobante de pago o de egreso
 
Llamado también orden de pago o comprobante de egreso, es un soporte de contabilidad que respalda el pago de una determinada cantidad de dinero por medio de un cheque.
Generalmente, en la empresa se elabora por duplicado, el original para anexar al comprobante diario de contabilidad y la copia para el archivo consecutivo. Para mayor control en el comprobante de pago queda copia del cheque, ya que el titulo valor se entrega al beneficiario.
 
Los soportes contables deben asentarse en forma ordenada y resumida, expresando claramente las transacciones que diariamente se realizan en una empresa.

1.8. Letra de cambio
 
Este documento negociable o título valor es una orden incondicional de pago que da una persona llamada "girador" a otra llamada "girado", para que pague a la orden o al portador, cierta suma de dinero, a la vista o en una fecha determinada.
 
En el comercio se utiliza la letra de cambio como garantía de pago en compras y ventas a crédito. El vendedor hace firmar letras de cambio a sus clientes y se denominan letras por cobrar; el comprador acepta las letras a sus proveedores y se llaman letras por pagar.

1.9. Pagaré
 
Es un título valor mediante el cual una persona se obliga a pagar cierta cantidad de dinero en una fecha determinada. Este documento se utiliza para respaldar los créditos bancarios.

1.10. Nota Débito
 
Es un comprobante que utiliza la empresa para cargar en la cuenta de sus clientes, un mayor valor por concepto de omisión o error en la liquidación de facturas y los intereses causados por financiación o por mora en el pago de sus obligaciones. 

1.11 Nota Crédito
 
Cuando la empresa concede descuentos y rebajas que no estén liquidados en la factura o cuando los clientes hacen devoluciones totales o parciales de las mercancías, para su contabilización se utiliza un comprobante llamado nota crédito.
 
Este comprobante se prepara en original y dos copias; el original para el cliente, una copia para el archivo consecutivo y otra para anexar al comprobante diario de contabilidad. 

1.12 Recibo de caja menor 

El recibo de caja menor es un soporte de los gastos pagados en efectivo, por cuantías mínimas que no requieren el giro de un cheque, para ello se establece un fondo denominado caja menor.
 
SOPORTES DE CONTABILIDAD INTERNOS
 
2.1 Nota de contabilidad
 
Es el documento que se prepara con el fin de registrar las operaciones que no tienen un soporte contable como es el caso de los asientos de corrección, ajustes y cierre.
 
2.2. Comprobante diario de contabilidad

Es un documento que debe elaborarse previamente al registro de cualquier operación y en el cual se indica el número, fecha, origen, descripción y cuantía de la operación, así como las cuentas afectadas con el asiento. A cada comprobante se le anexan los documentos y soportes que lo justifiquen.

El Almacén Extraluz Ltda. Realiza las siguientes transacciones comerciales en el mes de octubre de:
 
a. Vende mercancía al contado a varios clientes, personas naturales, según factura Nos. 3456 al 3520, por valor de $ 1.327.586; IVA, 16%.
 
b. Vende mercancías a créditos:
 
- Factura No. 3521 a Luís Agreda por $ 387.250, IVA, 16%
- Factura No. 3522 a Diana Gómez por $ 435.00; IVA, 16%
- Factura No. 3523 a Andrés Salas por $ 547.600.; IVA, 16%
 
c. Consigna en el Bancomercio el valor recibido por las ventas de contado y pago de clientes.
 
d. Compra mercancías al contado a Distrinar S.A., según factura No. 7890 por $ 1.374.400; IVA, 16%. Retención en la fuente, 3.5%, pagada con cheque No. 4024760 del Bancomercio.
 
e. Compra mercancías a crédito: IVA, 16%, Y RETENCION EN LA FUENTE, 3.5%, Así:
 
Factura No. 4520 de Almacén Prix por $ 874.300: proveedor gran contribuyente.
Factura No. 4520 de Casa Nova por $ 743.800: proveedor régimen común.
Factura No. 4520 de Fabrica Santy $ 465.600: proveedor gran contribuyente.
 
3. Traslado a libros mayores y auxiliares:

· La columna de parciales se traslada a los libros auxiliares
· Las columnas Debe y Haber se trasladan al libro diario columnario.
 
Tres socios constituyen la empresa Surtí modas Ltda. El 1 de julio mediante escritura publica No. 4863 de la Notaria 4ª. De Bogota, con los siguientes datos:

· El socio Jorge Dávila aporta un terreno por valor de $ 2.500.000, según escritura publica No. 40, Notaria 4ª. De Bogota.
· El socio Javier Zaruma aporta $ 2.500.000, y muebles para oficina por valor de (1.800.000, según factura No. 450.
· El socio Iván Rosero aporta mercancías por valor de (1.200.000, según factura No. 320; (2.000.000 con cheque No. 239045 de Banco Nacional, según recibo de caja No. 002.
 
Formato de comprobante de apertura inicial

CONCLUSION
 
Todos los soportes contables deben contener la siguiente información general:
 
♦ Nombre o razón social de la empresa que lo emite.
♦ Nombre, número y fecha del comprobante.
♦ Descripción del contenido del documento.
♦ Firmas de los responsables de elaborar, revisar, aprobar y contabilizar los comprobantes.
Constituyen la base del registro contable de las operaciones realizadas.

Clasificación:

Los comprobantes externos son aquellos emitidos fuera de la empresa y luego recibidos y conservados en la empresa. Ej.: facturas de compras, recibos de pagos efectuados, etc.

Los comprobantes internos son los documentos emitidos en la empresa que pueden entregarse a terceros o circular en la misma empresa. Ej.: facturas de ventas, recibos por cobranzas, presupuestos, vales.

Por otra parte, no solamente se registran los documentos comerciales: los instrumentos públicos (escrituras, hipotecas) y privados (contratos de arrendamiento, depósito) y cualquier comprobante que sea respaldo por un registro contable, es fuente de información (planillas de sueldos, informes).  
 
BIBLIOGRAFÍA
   
Contabilidad Universitaria, avanzando con las nuevas generaciones. Cuarta Edición, editorial MCGRAWGIL, unidad 5, tema 5.1 – 5.2 paginas 67 a la 92.
LUCY DEL CARMEN CORAL DELGADO, Licenciada en educación especializada, especialidad en comercio y contaduría, magíster en administración educativa, docente de contabilidad y legislación INEM Mariano Ospina Rodríguez.
EMMA LUCIA GUDIÑO DAVILA, Licenciada en educación especializada, especialidad en comercio y contaduría, docente de contabilidad y legislación INEM Mariano Ospina Rodríguez.
 
PAGINA WEB: www.contaduria.gov.co

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Enith Maria Rojas Mattos

Abraham Correa Solano

Robert Jimenez Gonzalez

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Marcela Alexandra Velez

Martha Andrade Granados

Karen Lozano Socarras

Administración de empresas

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