Incidencia de los documentos fuente en la contabilidad y auditoría gubernamental

Autor: Domingo Hernández Celis

Auditoria y control interno

23-05-2007

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La investigación titulada: “INCIDENCIA DE LOS DOCUMENTOS FUENTE EN LA CONTABILIDAD Y AUDITORIA GUBERNAMENTAL”, tiene como objetivo demostrar que el uso de los documentos fuente de acuerdo con las normas establecidas por los organismos de supervisión, control y por las mismas entidades, contribuye a la optimización de los sistemas administrativos de gestión y control gubernamental.

Esta investigación es importante para las entidades del sector público nacional, porque valora la aplicación de los documentos fuente en la gestión institucional, llegando a demostrar que estos contribuyen en la eficiencia y eficacia de los sistemas de gestión del sector público, lo que conlleva a un mejoramiento continuo que incide en la prudencia y transparencia de la gestión.

Para el desarrollo de este trabajo se ha aplicado la metodología, las técnicas e instrumentos necesarios para una adecuada investigación, en el marco de las normas de la Escuela de Post-Grado de nuestra Universidad Nacional Federico Villarreal.

Para llegar a contrastar los objetivos y las hipótesis planteadas, se ha desarrollado el trabajo de investigación en los siguientes capítulos:

El Capítulo I, presenta el detalle del planteamiento metodológico aplicado y que constituye la base del trabajo de investigación: Descripción de la realidad problemática, delimitación, problemas, objetivos, hipótesis, variables e indicadores, Tipo y nivel de investigación, método y diseño de la investigación, población y muestra, Técnicas e instrumentos de recolección de datos, Técnicas de análisis y procesamiento de datos, justificación e importancia de la investigación y limitaciones.

El Capítulo II, contiene el marco teórico de la investigación. Específicamente se refiere a los antecedentes relacionados con la investigación, la reseña histórica, la base legal de la documentación sustentatoria; el marco conceptual de las variables e indicadores y la definición de términos relacionados.

El Capítulo III, está referido a la presentación, análisis e interpretación de datos, así como la contrastación y verificación de las hipótesis del trabajo de investigación.
El Capítulo IV, se presenta las conclusiones y recomendaciones del trabajo de investigación.
Finalmente se presenta la bibliografía y los Anexos del trabajo de investigación.

CAPITULO I:
PLANTEAMIENTO METODOLÓGICO

1.1. DESCRIPCIÓN DE LA REALIDAD PROBLEMÁTICA

Las entidades del Sector Público, realizan sus transacciones patrimoniales y presupuestarias en base a tres Niveles Operacionales: Nacional, Central o Institucional y Regional. Considerando las características de las operaciones administrativas y financieras que realizan las entidades del sector público, el sistema ha delimitado áreas contables con el propósito de facilitar su registro y control. A su vez se dispone de la interrelación de sus sistemas administrativos: Sistema Nacional de Presupuesto, Sistema Nacional de Tesorería, Sistema Nacional de Control, Sistema Nacional de Crédito Público y el Sistema Nacional de Contabilidad.

El Sistema Nacional de Contabilidad, a través de la Contaduría Pública de la Nación, funciona como el sistema integrador y la Contraloría General de la República como el órgano rector del control de las actividades públicas.

En relación con esta investigación, la Contaduría Pública de la Nación (CPN) ha emitido las normas respectivas, dentro de las cuales resaltan la Resolución del Consejo Normativo de Contabilidad No. 010-97-EFC/93.01, que aprueba el nuevo Plan Contable Gubernamental y la Resolución de Contaduría No. 067-97-EF/93.01 que aprueba los Instructivos para desarrollar la contabilidad gubernamental en las diferentes entidades públicas.

En el mismo sentido la Contraloría General de la República (CGR) dispone del Manual de Auditoria Gubernamental para realizar el examen de las actividades públicas.

En el Instructivo No. 1 “Documentos y Libros Contables”, destaca los documentos fuente del Sistema de Contabilidad Gubernamental.

En este sentido, se indica que los documentos fuente del Área de Bienes lo constituyen la Orden de Compra-Guía de Internamiento, Orden de Servicios, Pedido-Comprobante de Salida (Pecosa), Inventario Físico, Existencias Valoradas de Almacén, Nota de Entrada al Almacén y Control Visible de Almacén.

En el Área de Contabilidad, tenemos a la Orden de Compra-Guía de Internamiento, Orden de Servicios, Pecosa, Nota de Entrada al almacén y otros documentos.

En el Área de Fondos de las entidades del Sector Público, se destacan los siguientes documentos fuente: Recibo de Ingresos, Papeleta de Depósitos, Nota de Cargo, Nota de Abono, Comprobante de pago, Planillas de Haberes y Pensiones, Valorización de obra y otros.

En el Área de Presupuesto, los documentos que sustentan operaciones contables de las áreas de bienes, servicios y fondos sirven para afectar el presupuesto institucional.

El Área de Operaciones complementarias, aplica como documentos fuente las Resoluciones, Declaraciones Juradas, Contratos, Cartas Fianza y además todos los documentos que se utilizan en las áreas antes referidas.

El sistema contable gubernamental, establece que las operaciones registradas en los libros principales y auxiliares, son efectuadas mediante el sustento del documento fuente. También establece que las transacciones financieras y presupuestarias deben ser registradas contablemente en los libros Diario, Mayor e Inventarios y Balances; así como en los libros auxiliares normados: Caja, Bancos, Registro de Ventas, Registro de Compras, Registro del Fondo para pagos en efectivo y otros registros que la entidad considere necesarios, para el mejor control de las operaciones y obtención de la información gerencial pertinente a sus necesidades. Los libros y registros contables del Sistema Contable Gubernamental, pueden ser llevados por cualquiera de los medios: manual, mecanizado y procesamiento electrónico de datos (actualmente el Sistema Integrado de Administración Financiera- SIAF), siempre que la información que se obtenga por dichos medios, contenga todos los datos y referencias que el Sistema Contable requiere.

Los libros, registros y documentos fuente de las operaciones, serán conservadas durante el tiempo que señalan los dispositivos legales vigentes.

Por otro lado en el proceso de la auditoria gubernamental, se aplica la evidencia documental, la que debe estar plasmada en los documentos fuente. El auditor debe evaluar la confiabilidad de la evidencia documental utilizada en respaldo de sus hallazgos de auditoria.

El Auditor siempre debe considerar la posibilidad de que los documentos obtenidos en la entidad podrían estar alterados. Cualquier alteración debe investigarse e informarse.

La experiencia profesional, me ha llevado a determinar que algunas Direcciones Generales de Administración u oficinas que hacen sus veces en los Ministerios no vienen reflejando en sus manuales de procedimientos administrativos y contables, los documentos fuente que sustentan sus operaciones. También, he tenido la oportunidad de encontrar documentos fuente con errores, borrones, correcciones en fechas, cantidades, conceptos, importes, falta de firmas y sellos y otros datos.

Asimismo los documentos fuente no vienen siendo archivados y conservados adecuadamente siguiendo un orden cronológico y/o correlativo, lo que impide su fácil acceso y explotación.

Los documentos fuente no son adecuados a los formatos establecidos por las Oficinas Centrales de los Sistemas Administrativos, en armonía con las disposiciones legales vigentes.

También las autoridades no proveen los recursos necesarios para mantener la integridad de la documentación, que permita protegerla razonablemente contra todo riesgo (deterioro, robo, incendio, inundaciones, etc)

En el campo de la auditoria, he determinado que los auditores internos como externos en algunos casos no respaldan sus hallazgos con los documentos fuente, lo que los lleva a formular observaciones, conclusiones y hasta recomendaciones sin el sustento necesario y posteriormente merecedores de sanciones por parte de la Contraloría General de la República y el Colegio de Contadores Públicos de Lima.

El problema de los documentos fuente, se puede concluir, en la falta de conocimiento y comprensión de la incidencia que tienen los mismos en la contabilidad y auditoria gubernamental de parte de directivos, funcionarios y trabajadores, lo que hace que no observen adecuadamente las normas y los procedimientos establecidos que faciliten un adecuado manejo de estos documentos; lo que trae como corolario una administración pública deficiente, lo que origina procesos administrativos, procesos civiles y hasta denuncias penales contra este personal.

1.2. DELIMITACION DE LA INVESTIGACION

DELIMITACION ESPACIAL:

La investigación se ha realizado a nivel Local: Lima Metropolitana.

DELIMITACION TEMPORAL:

• La investigación es de actualidad.

DELIMITACION SOCIAL:

• Esta investigación ha permitido obtener entrevistas y realizar encuestas a autoridades, funcionarios y trabajadores públicos con el objeto de determinar la llegar a los objetivos y consistencia de la hipótesis.

DELIMITACION CONCEPTUAL:

Los conceptos y/o definiciones de autores sobre la base del tema (variables e indicadores) es presentado en toda su magnitud en el Marco conceptual del trabajo de investigación.

1.3. PROBLEMAS DE LA INVESTIGACION

1.3.1 PROBLEMA PRINCIPAL:

¿ PORQUE LOS DOCUMENTOS FUENTE UTILIZADOS EN LAS TRANSACCIONES, FAVORECEN LA OPTIMIZACION DE LA GESTION Y EL CONTROL GUBERNAMENTAL ?

1.3.2. PROBLEMAS SECUNDARIOS:

1. ¿POR QUÉ LA CONTABILIDAD GUBERNAMENTAL TIENE COMO BASE DE SU PROCESO A LOS DOCUMENTOS FUENTE ?

2. ¿CÓMO SE CONCRETA LA INCIDENCIA DE LOS DOCUMENTOS FUENTE EN EL PROCESO DE LA AUDITORIA GUBERNAMENTAL ?

1.4. OBJETIVOS

1.4.1. OBJETIVO GENERAL:

DEMOSTRAR QUE LOS DOCUMENTOS FUENTE UTILIZADOS EN LAS TRANSACCIONES GUBERNAMENTALES CONSTITUYEN LOS INDICADORES DE LA PRUDENCIA Y TRANSPARENCIA DE LAS DECISIONES.

1.4.2. OBJETIVOS ESPECIFICOS:

1.ANALIZAR LA INCIDENCIA DE LOS DOCUMENTOS FUENTE EN EL PROCESO DE LA CONTABILIDAD GUBERNAMENTAL.

2.ANALIZAR LA INCIDENCIA DE LOS DOCUMENTOS FUENTE EN EL PROCESO DE LA AUDITORIA GUBERNAMENTAL.

1.5. HIPOTESIS DE LA INVESTIGACION.

1.5.1. HIPÓTESIS GENERAL:

LOS DOCUMENTOS FUENTE UTILIZADOS EN LAS TRANSACCIONES FAVORECEN LA OPTIMIZACION DE LA GESTION Y CONTROL GUBERNAMENTAL PORQUE SON LOS INDICADORES DE LA PRUDENCIA Y TRANSPARENCIA DE LAS DECISIONES TOMADAS.

1.5.2. HIPÓTESIS SECUNDARIAS

1. LA CONTABILIDAD GUBERNAMENTAL TIENE COMO BASE DE SU PROCESO A LOS DOCUMENTOS FUENTE PORQUE ESTOS SON ELEMENTOS DE EVIDENCIA QUE PERMITEN EL CONOCIMIENTO DE LA NATURALEZA, FINALIDAD Y RESULTADOS DE LAS TRANSACCIONES.

2. .LA INCIDENCIA DE LOS DOCUMENTOS FUENTE EN EL PROCESO DE LA AUDITORIA GUBERNAMENTAL SE CONCRETA MEDIANTE LA OBTENCION DE LA EVIDENCIA SUFICIENTE, COMPETENTE Y RELEVANTE QUE NECESITA EL AUDITOR PARA FORMULAR SUS CONCLUSIONES, OBSERVACIONES Y RECOMENDACIONES.

1.6. VARIABLES E INDICADORES DE LA INVESTIGACIÓN:

X. VARIABLE INDEPENDIENTE:

DOCUMENTOS FUENTE

• INDICADORES:

X.1. TRANSACCIONES
X.2. EVIDENCIA
X.3. NATURALEZA, FINALIDAD Y RESULTADOS
X.4. PRUDENCIA Y TRANSPARENCIA

2. VARIABLE DEPENDIENTE:

Y. CONTABILIDAD Y AUDITORIA

• INDICADORES:

Y.1. PROCESO CONTABLE
Y.2 PROCESO DE AUDITORIA
Y.3. GESTION Y CONTROL
Y.4. OPTIMIZACION

1.7 TIPO Y NIVEL DE INVESTIGACION

1.7. 1. TIPO DE INVESTIGACION

Este trabajo, es una investigación científica del tipo básica o pura, por cuanto presenta la teorización integral a través de principios, normas, conceptos, procesos y procedimientos que se aplican en una entidad del sector público para determinar la incidencia de la documentación sustentatoria de la contabilidad y la auditoría gubernamental para realizar una gestión y control eficaz En este sentido, se ha dispuesto de la información administrativa financiera y presupuestaria, los Informes de Auditoria interna y externa y las memorias. Asimismo se ha contado con las Leyes orgánicas, Estatutos, Reglamentos internos, manuales, directivas y otros documentos relacionados con la gestión. Se estima que todo este banco de datos representará el sustento empírico y numérico que ha permitido llegar a conclusiones.

1.7.2. NIVEL DE INVESTIGACIÓN

Es una investigación del nivel descriptivo - explicativo, por cuanto presenta la realidad actual de las entidades gubernamentales, en relación con el tratamiento de la documentación sustentatoria en la contabilidad, auditoría y por ende en la gestión gubernamental.

1.8. METODOS Y DISEÑO DEL ESTUDIO

1.8.1. METODOS DE INVESTIGACION

1) DESCRIPTIVO

El que a permitido detallar, especificar, particularizar los hechos que se han suscitado en las entidades del sector público de modo que permitan sacar conclusiones válidas para ser utilizadas en el trabajo de investigación

2) ANALÍTICO

Este método ha permitido examinar la incidencia de los documentos fuente en la gestión institucional tomando por separado sus actividades de personal, abastecimiento, tesorería, presupuesto, contabilidad, auditoría, etc. para poder formular conclusiones sobre su incidencia en la optimización de la gestión y el control de las entidades del sector público, en el marco de la prudencia y transparencia pública..

1.8.2. DISEÑO DE LA INVESTIGACION

El diseño que se ha aplicado en la investigación es el de objetivos, cuyo detalle se presenta en la Contrastación verificación de las hipótesis.

1.9. POBLACIÓN Y MUESTRA DE LA INVESTIGACION

1.9.1. POBLACIÓN

La población de este trabajo de investigación ha estado constituida por las entidades gubernamentales ubicadas en Lima Metropolitana.

1.9.2. MUESTRA

La muestra de este trabajo de investigación estuvo constituida por las siguientes dependencias del Ministerio de Trabajo y Promoción del Empleo:

• Oficina Financiera

- Unidad de Contabilidad
- Unidad de Tesorería

• Oficina de Auditoria y Exámenes Especiales

• Oficina de Abastecimientos y Servicios auxiliares

• Oficina de Planificación y presupuesto

1.10. TECNICAS E INSTRUMENTOS DE RECOLECCION DE DATOS

1.10. 1. TÉCNICAS:

• Análisis documental.- Se han utilizado, para analizar las normas del Sistema de Contabilidad Gubernamental, Sistema Nacional de Control y otras normas como el Manual de organización y funciones, manual de procedimientos, Reglamentos de servicios, Informes, Estados financieros, memorias, etc.

• Observación.- Para verificar ocularmente los procesos y procedimientos de gestión y control gubernamental

• Entrevistas.- Para obtener información de los funcionarios a fin de establecer el conocimiento y comprensión de las normas sobre documentos fuente, contabilidad, auditoria, aplicación de políticas y estrategias de gestión y control institucional, etc.

• Encuestas.- Para aplicar cuestionarios de preguntas dirigidas a trabajadores, previa autorización de los funcionarios, a fin de determinar el conocimiento y compresión de la documentación sustentatoria de sus actividades.

1.10.2. INSTRUMENTOS:

• Ficha bibliográfica o hemerográfica.- Utilizado en la recopilación de datos normas legales, contables, de auditoria, de libros, revistas, periódicos, trabajos de investigación e Internet relacionados con el tema de investigación.

• Guía de entrevista.- Este instrumento orientó la entrevista que se realizó a funcionarios de las dependencias públicas.

• Ficha de encuesta.- Aplicado para obtener información de trabajadores que sobre el tema de investigación.

1.11. TECNICAS DE ANALISIS Y PROCESAMIENTO DE DATOS.

1.11.1. TECNICAS DE ANALISIS

Se aplicaron las siguientes técnicas:

a) Formulación de cuadros con cantidades y porcentajes
b) Formulación de gráficos
c) Conciliación de datos
d) Indagación
e) Rastreo

1.11.2. TECNICAS DE PROCESAMIENTO DE DATOS.

a) Ordenamiento y clasificación
b) Registro manual
c) Registro computarizado con Excel
d) Registro computarizado con SPSS

1.12. JUSTIFICACION E IMPORTANCIA DE LA INVESTIGACION.

1.12.1. JUSTIFICACION DE LA INVESTIGACION

En la gestión pública del siglo XXI, la clave debería ser la transparencia administrativa, económica y fiscal, lo cual se logra con la prevención y detección de fraudes a todo nivel de la administración. Es aquí donde se hace necesario que El Sistema de Contabilidad Gubernamental establezca un proceso de integración ordenado con documentos fuente, libros y controles en los diferentes niveles y áreas de ejecución para producir información administrativa financiera y presupuestaria oportuna y confiable.

La Contabilidad Gubernamental responde al crecimiento y diversificación de las operaciones financieras que realiza el Estado; asimismo, a la variedad y cuantía de bienes y servicios de todo orden que se manejan en los diferentes niveles de la administración pública, y que deben ser controlados contablemente. Su importancia deviene también porque permite conocer, en el curso de un ejercicio fiscal, si las metas se vienen cumpliendo conforme a lo programado, si los gastos se vienen realizando de acuerdo a los niveles de autorización y si los ingresos se viene produciendo en la forma prevista. Permite demostrar, de otra parte, la situación financiera y económica a través de los estados contables que muestran los datos valuados y clasificados con criterios homogéneos.

A tales fines sirve la Contabilidad Gubernamental con sus principales instrumentos, los documentos fuente. Los documentos fuente son el punto de partida y el punto de llegada, según se trate de la contabilidad o la auditoria gubernamental.

El sistema de contabilidad gubernamental no puede contribuir a la optimización de la gestión y el control si el problema esta en su base, es decir en sus documentos fuente, de allí la importancia que tiene el tratamiento de dichos documentos en el marco de la administración, contabilidad y la auditoria gubernamental, porque constituyen la evidencia de las transacciones de las entidades del sector público .

El Sistema Contable Gubernamental asegura la obtención de información financiera, económica y presupuestaria concordante con los Clasificadores del Ingreso y del Gasto Público, en base a la documentación fuente que tenga como sustento.

Todo esto, actualmente tiene un mayor efecto con la utilización por el Sistema Integrado de Administración Financiera- SIAF- de los documentos fuente como la base para llevar a cabo los registros patrimoniales y presupuestarios; lo que hace que en forma automática, luego del registro del documento fuente, se obtenga los libros auxiliares, libros principales, estados financieros y estados presupuestarios de una entidad.

1.12.2. IMPORTANCIA DE LA INVESTIGACION

El estudio de la incidencia de los documentos fuente, es de veras importante porque contribuye a la detección y prevención de fraudes en la administración pública , por tanto el estudio de su incidencia repercutirá en la efectividad, eficiencia y economía de los recursos de la gestión institucional.

Los sistema de control interno de las diferentes entidades funcionan a distintos niveles de eficiencia y eficacia, en la medida del tratamiento de los documentos fuente.

Finalmente, la importancia de este trabajo se concreta en que los documentos fuente son los elementos de evidencia que permiten obtener el conocimiento de la naturaleza, finalidad y resultados de la operación o transacción con los datos suficientes para su análisis; así como la evidencia suficiente, competente y relevante que permite fundamentar razonablemente los registros contables, juicios, observaciones, conclusiones y recomendaciones respecto de un organismo, programa, actividad o función que sea objeto de la contabilidad o la auditoria.

La tesis final de este trabajo, es probar que el tratamiento normativo y lógico de los documentos fuente, no sólo se justifica si no que es importante porque incide directamente en la contabilidad y auditoria gubernamental y facilita el desarrollo de la gestión gubernamental eficiente y eficaz.

1.13. LIMITACIONES DE LA INVESTIGACION

• Renuencia de las autoridades a facilitar información sobre la incidencia de los documentos fuente en los procesos administrativos, civiles y judiciales existentes contra algunas autoridades, funcionarios y trabajadores.

• Falta de normas específicas sobre documentos fuente que amplíen o detallen las normas generales existentes, lo que no facilita el desarrollo de las actividades institucionales y en nada contribuyó al desarrollo de este trabajo de investigación.

CAPITULO I I :
MARCO TEORICO

En la actualidad, es imperativo que la gestión de las administraciones públicas demande el concurso de funcionarios y servidores debidamente capacitados y entrenados, con solvencia técnica y profesional para el desempeño de sus funciones de manera que las operaciones administrativas, económicas, financieras y presupuestarias que realicen sean ejecutadas con eficiencia y eficacia dentro del marco de la normatividad técnica y legal establecida por los organismos rectores de los sistemas administrativos.

El sistema de contabilidad gubernamental no puede ser ajeno al proceso de reformas, actualización y simplificación de los procedimientos contables, dado que la Contaduría Pública de la Nación y la Contraloría General de la República mediante Resoluciones vienen implementando normas y procedimientos para la adecuada formulación de la información patrimonial y presupuestaria, así como de la realización de las auditorias respectivas.

En la presente investigación se trata sobre la teoría que fundamenta y sustenta la contabilidad y auditoría gubernamental, así como la aplicación de las diversas normas y procedimientos que deben observarse en el proceso de registro, clasificación, información y evaluación que produce el Sistema de Contabilidad Gubernamental.

El estado peruano, para llevar a cabo sus funciones, está dividido en SECTORES. Un sector, es el conjunto de PLIEGOS que tienen una función en común así como objetivos comunes (así como por ejemplo: el objetivo del Sector Economía y Finanzas es la de administrar los fondos públicos), para lo cual es necesario desagregar dicho objetivo en varias funciones. Un PLIEGO, es un objetivo de gobierno al cual se le han asignado recursos presupuestales para el desarrollo de sus fines. Cada Pliego tiene un titular, en caso de las entidades del Gobierno Central se les denomina MINISTERIOS; y en el resto de entidades reciben distintas denominaciones como son: Presidente de Directorio, Rectores, Jefe de Pliego, Director Ejecutivo, etc. En todos los casos el titular del pliego es el responsable de la realización de los objetivos. La responsabilidad del titular del Pliego es de carácter político. El objetivo, siempre es de carácter cualitativo. ¿Qué ? ¿Cómo ? ¿Dónde ? y ¿Cuando ? se realizan las cosas. La META se expresa cuantitativamente, es decir en %, S/., $. Es decir en unidades monetarias.

2.1. ANTECEDENTES DE LA INVESTIGACION

Para efectos del desarrollo de este trabajo de investigación se ha investigado los antecedentes bibliográficos siguientes:

1 ) NORMAS TECNICAS:

a) R.M. No. 023-71-EF/73 del 13.01.1971 aprueba la Normas Básicas para la contabilización integral de las transacciones de los Ministerios y sus Dependencias Regionales. En estas normas se consideran los principios, características, documentos fuente, partes diarios, libros y estados financieros y presupuestarios que se aplicarán en la contabilidad de las entidades públicas.

b) R.M. No. 1984-73-EF/73 del 18.12.1973, Cambia a Normas Básicas del Sistema de Contabilidad Gubernamental Integrada, las anteriores Normas Básicas para la contabilización integral de las transacciones de los Ministerios y sus Dependencias Regionales. Estas normas contenían la nomenclatura de cuentas y uso de las mismas que no permitían una información compatible con los requerimientos básicos para la toma de decisiones de las entidades del sector público.

c) Constitución Política del Estado-1979: Establece en su Artículo 145 el Sistema Nacional de Contabilidad, el mismo que está compuesto por los recursos humanos, materiales, las entidades, procesos, técnicas y procedimientos

d) R.D. No. 071-80-EFC/76.01 Aprueba el Plan Contable Gubernamental del Sistema de Contabilidad Gubernamental Integrada. Norma enmarcada dentro de las técnicas modernas de contabilización y que permitió efectuar el registro contable de las transacciones de las entidades del Gobierno adecuadamente y elaborar los estados financieros y presupuestarios, de manera que era compatible con las necesidades de desarrollo económico del país.

e) Ley No. 24680 de 03.06.1987: Ley del Sistema Nacional de Contabilidad. Esta norma determina las funciones, objetivos y estructura de los organismos y órganos componentes del Sistema Nacional de Contabilidad instituido por el Artículo 145 de la Constitución Política del Estado del año 1979; los mecanismos de coordinación de la contabilidad, así como las relaciones con otros organismos del sector público y privado.

f) Directiva No. 40-92-EF/93.11.1 del 05.10.1992: Simplificación de los procedimientos contables, modificación del Plan Contable Gubernamental y presentación de estados financieros. Esta norma tiene por finalidad señalar la documentación contable básica y los procedimientos de registro simplificados para la obtención de la información contable necesaria en las administraciones públicas (excepto empresas públicas).

Esta norma establece los documentos fuente para el Area de Bienes: Orden de Compra - Guía de Internamiento, Póliza de Entrada de Bienes, Póliza de Salida de Bienes. Area de Fondos: Todo documento que constituye fuente de información para el registro contable, en el manejo de los fondos públicos se utiliza para sustentar los asientos contables en el libro obligatorio Caja y en los libros auxiliares de Bancos. Area de Tributación: Constituye documentos fuente aquellos que se utilizan para el registro contable en los libros Diario y Caja de las entidades captadoras de recursos financieros. Área de Endeudamiento: Constituye documentos fuente aquellos que sirven de base para el registro en el libro Diario y libro Caja de la Dirección General de Crédito Público. Área de Presupuesto: Aquellos documentos fuente que sustentan los recursos captados en el área de fondos y tributación y los documentos que sustentan la ejecución de gastos e inversiones en las reparticiones públicas (Recibo de Ingresos, Comprobantes de Pago, Planilla Única de Haberes, Valorizaciones de Obras, facturas, etc.)

g) Directiva No. 41-93-EF/93.11.1. del 18.02.1993: Reforma de los procedimientos contables, modificaciones del Plan Contable Gubernamental e Información básica para la Cuenta General de la República. Esta norma tuvo como finalidad continuar con las reformas, simplificaciones contables y modificaciones al Plan Contable Gubernamental, para lograr que los estados financieros y presupuestarios sean presentados oportunamente de manera que sirvan para evaluar la gestión gubernamental. Asimismo estableció la información básica que se debe proporcionar a la Contaduría Pública de la Nación, por cada año finalizado para elaborar la Cuenta General de la República.

h) R. CNC. No. 010-97-EF/93.01 del 19.09.1997 Aprueba el nuevo Plan Contable Gubernamental del Sistema de Contabilidad Gubernamental, el mismo que consta de Generalidades, Cuadro Contable y Lista de Cuenta, Cuentas de Balance, Cuentas de Gestión y Resultados, Cuentas de Presupuesto, Cuentas de Orden y Cuentas de la Contabilidad Analítica de Gestión

i) Resolución de Contaduría No. 067-97-EF/93.01. Aprueba el compendio de Normatividad Contable para la vigencia del Nuevo Plan Contable General Gubernamental. Al respecto los instructivos aprobados son los siguientes: Instructivo No.1: Documentos y libros contables. Instructivo No.2: Criterio de valuación de los bienes del activo fijo método y porcentajes de depreciación y amortización de los bienes del activo fijo e infraestructura pública. Instructivo No.3: Provisión y castigo de las cuentas incobrables. Instructivo No. 4: Criterio de valuación de recursos naturales. Instructivo No. 5: Estado de flujos de efectivo. Instructivo No. 6: Periodicidad de presentación de estados financieros y presupuestarios. Instructivo No. 7: Cierre contable. Instructivo No. 8: Contabilización de los documentos cancelatorios - Tesoro Público.

j) Resolución de Contraloría No. 072-98-CG Púb. 18.12.1998: Normas Técnicas de Control Interno para el Sector Público. Contiene las normas generales de control interno, normas de control interno para la administración financiera gubernamental, normas de control interno para el área de abastecimientos y activos fijos, normas de control interno para el área de administración de personal; normas de control interno para sistemas computarizados, normas de control interno para el área de obras públicas.

2) LIBROS Y TEXTOS:

a) Contabilidad Gubernamental-Teoría y Práctica de Camilo Pacheco Pacheco y Lydia Villacorta de Celiz. Lima Perú. 1988. Edición a cargo de los autores. Este libro contiene la teoría general de la contabilidad gubernamental, aspectos del sector público, sistemas administrativos; sistema de contabilidad gubernamental: Características del sistema, tipos de contabilidad, niveles contables, delimitación de áreas contables, documentos fuente, informes de movimiento, libros principales y auxiliares, estados financieros y presupuestarios.

b) Manual para aplicación del Nuevo Plan Contable Gubernamental del CPC. Pascual Ayala Zavala. Lima- Perú. 1989. Ediciones y Distribuciones Palma. Este texto contiene casos prácticos de contabilidad gubernamental a nivel Dirección General de administración (DIGA) y nivel Regional basados en los documentos fuente de las diversas áreas.

c) Contabilidad Gubernamental- Teoría y Práctica de José Alvarado Mairena. Lima-Perú. 1995. Centro Interamericano de Asesoría Técnica . Este libro contiene el concepto, objeto, importancia, evolución y computación electrónica de datos de la contabilidad gubernamental; campos de aplicación, características, niveles, áreas contables, libros, estados financieros, estados presupuestarios y el enunciado de los principios generales de contabilidad; normas generales, metodología contable, uso de formularios prenumerados, documentación sustentatoria, verificación interna, valuación y depreciación del activo fijo, conciliación de saldos; plan contable gubernamental y aplicaciones prácticas de contabilidad gubernamental.

d) Nuevo Plan Contable Gubernamental. Contaduría Pública de la Nación. 1ra Edición Nov-1997-Lima-Perú. Esta Norma contiene la introducción, disposiciones generales y glosarios de términos de la contabilidad gubernamental; cuadro contable y lista de cuentas; casos prácticos.

e) Manual de Auditoría Gubernamental: Contraloría General de la República. Lima-Perú. 1998.

3 ) TESIS:

a) Diseño de organización funcional del sistema administrativo-contable de la Dirección Central del Servicio Nacional de Meteorología e Hidrología-SENAMHI. Autor Domingo Hernández Celis. Chiclayo-Perú. 1988.

b) Formulación y Análisis de estados financieros de acuerdo al Plan Contable Gubernamental-Nivel Central. Autor: Shirley Isabel Villaverde Sarmiento. Lambayque-Perú. 1984.

c) Aplicación del Plan Contable Gubernamental en una Unidad de Tesorería de un Órgano Descentralizado del Servicio Nacional de Meteorología e Hidrología-SENAMHI. Autores: José Manuel Namuche Farroñán y Jorge Avelio Idrogo Idrogo. Lambayeque-Perú. 1989.

d) El proceso administrativo de control interno en la gestión municipal. Autores: Gilberto E. León Flores y José María Zevallos Cardich. Lima-Perú. 1999.

e) La auditoría operativa en la gerencia para la toma de decisiones en el área de abastecimiento. Autor: Gladys Romero Fernández. Lima-Perú. 2000

f) La auditoría de Gestión en la empresa moderna. Autor: Juan Héctor Bendezú Iriarte. Lima-Perú. 2001.

g) Proceso de la Contabilidad Gubernamental. Autor: José Boza Muñoz. Lima-Perú. 2001.

h) Aplicación de las Normas Generales del Sistema de Contabilidad Gubernamental en las entidades del sector público. Autor: Rosa García Ramírez. Lima-Perú. 2002

i) Proceso contable y administrativo en el desarrollo de las actividades productivas en los Institutos Superiores Tecnológicos Estatales. Evaluación y perspectivas. Autoras: Laurita Iberico Torres y Consuelo Ventura Zúñiga. Lima-Perú. 2002

2.2. RESEÑA HISTORICA

La reseña histórica de este trabajo, está relacionada directamente con las distintas normas que se han emitido, las mismas que se refieren directa o indirectamente con los documentos fuente que se utilizan en la contabilidad y auditoria gubernamental.

2.3. BASE LEGAL

1. R.M. No. 023-71-EF/73 del 13.01.1971 aprueba la Normas Básicas para la contabilización integral de las transacciones de los Ministerios y sus Dependencias Regionales.

2. R.M. No. 1984-73-EF/73 del 18.12.1973, Cambia a Normas Básicas del Sistema de Contabilidad Gubernamental Integrada, las anteriores Normas Básicas para la contabilización integral de las transacciones de los Ministerios y sus Dependencias Regionales.

3. R.D. No. 071-80-EFC/76.01 Aprueba el Plan Contable Gubernamental del Sistema de Contabilidad Gubernamental Integrada.

4. Directiva No. 40-92-EF/93.11.1 del 05.10.1992: Simplificación de los procedimientos contables, modificación del Plan Contable Gubernamental y presentación de estados financieros.

5. Directiva No. 41-93-EF/93.11.1. del 18.02.1993: Reforma de los procedimientos contables, modificaciones del Plan Contable Gubernamental e Información básica para la Cuenta General de la República.

6. R. CNC. No. 010-97-EF/93.01 del 19.09.1997 Aprueba el nuevo Plan Contable Gubernamental del Sistema de Contabilidad Gubernamental.

7. Resolución de Contaduría No. 067-97-EF/93.01. Aprueba el compendio de Normatividad Contable para la vigencia del Nuevo Plan Contable General Gubernamental. Al respecto los instructivos aprobados, entre otros, es el Instructivo No.1: Documentos y libros contables.

8. Resolución de Contraloría No. 072-98-CG Púb. 18.12.1998: Normas Técnicas de Control Interno para el Sector Público.

2. 4. MARCO CONCEPTUAL

2.4.1. DOCUMENTOS FUENTE DE LAS TRANSACCIONES [1]

1. CONCEPTO.- La documentación sustentatoria es un elemento de evidencia que permite el conocimiento de la naturaleza, finalidad y resultados de la operación o transacción con los datos suficientes para su análisis.

2. OBJETIVO.- Permitir el conocimiento de la naturaleza, finalidad y resultados de las operaciones financieras o administrativas que tengan incidencia contable.

3. ACCIONES A DESARROLLAR.- Las Direcciones Generales de Administración u Oficinas que hagan sus veces, deberán reflejar en los manuales de procedimientos administrativos y contables, los documentos que sustentan toda operación financiera que tenga incidencia contable, destacando su importancia como elementos de evidencia. Los documentos sustentatorios serán archivados y conservados adecuadamente siguiendo un orden cronológico y/o correlativo procurando su fácil acceso y explotación. La documentación sustentatoria se mantendrá archivada durante el período de tiempo que determine las disposiciones legales vigentes. Se organizará y mantendrá debidamente actualizado el archivo de la documentación sustentatoria de las operaciones que efectúen las entidades con fondos públicos. La documentación sustentatoria de las operaciones que debe remitirse a los organismos competentes, así como la que debe permanecer en la institución se ordenará siguiendo un orden correlativo y/o cronológico, que asegure su conservación y facilite su utilización posterior.

Se aplicará la categoría de la clasificación de seguridad, según las denominaciones que se asigne a los documentos en función a su naturaleza y las restricciones que es necesario imponer en su difusión.

4. MECANISMOS DE CONTROL.- Los documentos fuente o sustentatorios de uso interno, deben adecuarse a los formatos establecidos por las Oficinas Centrales de los Sistemas Administrativos, en armonía con las disposiciones legales vigentes. La máxima autoridad ejecutiva deberá proveer de los recursos necesarios para mantener la integridad de la documentación, protegiéndola razonablemente contra todo riesgo (robo, incendio, inundaciones, etc) estando bajo responsabilidad del órgano de documentación y archivo el manejo de la referida documentación.

Los documentos fuente del Area de Bienes son los siguientes: Orden de Compra- Guía de Internamiento, Orden de servicios, Pedido- Comprobante de Salida (PECOSA), Inventario físico, Existencias Valoradas de Almacén, Nota de Entrada del Almacén y Control Visible de Almacén.

Área de Fondos: Recibo de Ingresos, Papeleta de Depósitos, Nota de Cargo, Nota de Abono, Comprobante de Pago, Planillas de haberes y Pensiones, Valorización de obra y otros.

Area de Presupuesto: Los documentos que sustentan operaciones de bienes, servicios y fondos sirven para afectar el presupuesto institucional.

Area de Operaciones complementarias: Resoluciones, Declaraciones Juradas, Contratos, Cartas fianza y todos los documentos de las otras áreas.

5. LIBROS PRINCIPALES Y AUXILIARES.

Para registrar las operaciones de la administración pública, el Sistema ha instituido el uso de libros principales y auxiliares.

Los libros principales, son aquellos en los cuales se registran sistemáticamente todas las operaciones contables con el fin de producir el balance de comprobación de cada nivel operacional. Están constituidos por: Libro de Inventarios y Balances, Libro Diario y Libro Mayor.

En cambio los libros auxiliares, son aquellos en los cuales se hacen anotaciones que sirven de análisis de cada cuenta del Libro Mayor, estos registros se producen con la información contenida en los documentos fuente que justifican y sustentan las operaciones realizadas en cada área contable.

Según las áreas contables, el Sistema ha instituido libros o registros auxiliares especializados como Caja, Bancos, Registro de Ventas, Registro de Compras, Registro para pagos en efectivo. Además existe un libro de uso general en todas las dependencias de la administración en cualesquiera de las áreas contables, este auxiliar es el denominado Auxiliar Estándar.

6. ESTADOS FINANCIEROS.

La información básica que presentan las entidades del sector público usuarias del Sistema de Contabilidad Gubernamental, la constituyen los estados financieros, dichos estados son cuadros sistemáticos que presentan, en forma razonable, diversos aspectos de la situación financiera y económica de una entidad de acuerdo con principios de contabilidad generalmente aceptados. Esta información comprende: Balance General (comparativo), Estado de Gestión (comparativo), Estado de cambios en el patrimonio neto, Estado de flujos de efectivo, Notas a los Estados Financieros y Anexos a la Información Financiera.

7. ESTADOS PRESUPUESTARIOS.

Sirven para demostrar la situación de la ejecución del presupuesto de ingresos y del presupuesto de gastos. Los estados presupuestarios forman parte de la información que se presenta a la Contaduría Pública de la Nación para fines de evaluación y aplicación del Sistema y para la formulación de la Cuenta General de la República. Estos estados son los siguientes: Balance de ejecución del presupuesto (AP-1) y Estado de fuentes y Usos de fondos (AP-2)

2.4.2. TRANSACCIONES

Transacciones, son las operaciones que realizan las entidades del sector público, las mismas están relacionadas con los gastos e ingresos que necesitan para cumplir con las metas, objetivos, misión y visión.

Las transacciones de gastos, están referidos a personal y obligaciones sociales, obligaciones provisionales, bienes y servicios, otros gastos corrientes, inversiones, inversiones financieras, otros gastos de capital [2].

2.4.3. EVIDENCIA [3]

1. CONCEPTO.- De acuerdo con la Norma de Auditoria Gubernamental (NAGU) No. 3.40, el auditor debe obtener evidencia suficiente, competente y relevante mediante la aplicación de pruebas de control y procedimientos sustantivos que le permitan fundamentar razonablemente los juicios y conclusiones que formule respecto al organismo, programa, actividad o función que sea objeto de la auditoría. La evidencia pertinente es aquella que es válida y se relaciona con el hallazgo específico. Los papeles de trabajo e información acumulada al desarrollar un hallazgo específico deben tener una relación directa con el mismo y las recomendaciones.

2. CARACTERISTICAS DE LA EVIDENCIA DOCUMENTAL.

La evidencia documental está constituida, generalmente por documentos, registros, contratos, comunicaciones originales; sin embargo, su presentación puede estar planteada en copias, extractos de documentos, material gráfico o artículos de diarios y revistas.

3. EVIDENCIA DOCUMENTAL

Es aquella plasmada en escritos y registros, como documentos fuente de las áreas de bienes, fondos, presupuesto e integración o complementaria. La evidencia más común de evidencia en la auditoría consiste de documentos clasificados como externos e internos. El auditor debe evaluar la confiabilidad de la evidencia documental utilizada en respaldo de sus hallazgos de auditoría. Por ejemplo, un documento externo que se obtenga directamente de su lugar de origen es más confiable que el mismo documento obtenido en la entidad.

Siempre debe considerarse la posibilidad de que los documentos obtenidos en la entidad podrían estar alterados.

Cualquier alteración importante debe investigarse. Si el auditor no está seguro de que las alteraciones son apropiadas, sería conveniente efectuar una verificación de la fuente de origen.

Los factores que aseguran la confiabilidad de la evidencia interna son: Si los documentos han circulado fuera de la entidad, si los procedimientos de control interno de la entidad son satisfactorios para asumir que la evidencia es precisa y confiable, si la evidencia está sola o si sirve para corroborar otros tipos de evidencia.

La evidencia interna que circula fuera de la entidad puede tener la misma confiabilidad que la evidencia externa. Relativamente pocos tipos de documentos están sujetos a revisión y aprobación externa. Algunos ejemplos son órdenes de compra devueltas con el visto bueno del proveedor y guías de remisión debidamente aceptadas. Los procedimientos internos tienen un efecto importante en la confiabilidad de la evidencia documental que se origina en la entidad y que circula sólo en ella. Por ejemplo, una tarjeta de control de asistencia sería evidencia confiable de la labor efectuada si: el empleado registra su hora de ingreso a la oficina en el reloj de control, el área de personal verifica la tarjeta de control, comparándola con la información del área de trabajo y los auditores internos o la administración efectúan revisiones sorpresivas de asistencia.

4. ATRIBUTOS DE LA EVIDENCIA.

Los atributos de la evidencia pueden referirse a: suficiencia, competencia y pertinencia (relevancia).

SUFICIENCIA DE LA EVIDENCIA.- Evidencia suficiente es aquella tan veraz, adecuada y convincente que al ser informada a una persona prudente, que no es un auditor y no tiene conocimiento específico del asunto, arribe a la misma conclusión del auditor. Suficiencia se refiere al volumen o cantidad de la evidencia, tanto como a sus cualidades de pertinencia y competencia. La norma general básica de evidencia en respaldo de los hallazgos de auditoria manifiesta que debe ser suficiente y competente. Los requisitos de buenos papeles de trabajo requieren que sean claros y comprensibles, sin explicaciones verbales innecesarias. La complejidad de la actividad de auditoria y el tipo de hallazgos identificados es tan grande, que no es factible percibir en términos específicos la naturaleza de toda la información de respaldo que debe incluirse en los papeles de trabajo. Para que un hallazgo tengo un soporte apropiado en los papeles de trabajo, es necesario que se efectúen todos los pasos de su desarrollo. Además, los papeles de trabajo deben contener, para cada paso requerido en el proceso, resúmenes claros o extractos de documentos necesarios para demostrar el trabajo efectuado y los resultados obtenidos.

COMPETENCIA.- Para que la evidencia sea competente, debe ser válida y confiable. A fin de evaluar la competencia de la evidencia, el auditor debe considerar con cuidado si existen razones para dudar de su validez o su integridad. De ser así, debe obtener evidencia adicional o revelar esa situación en su informe. Los siguientes supuestos constituyen criterios útiles para juzgar si la evidencia es competente: i) la evidencia obtenida de fuentes independientes es más confiable que la obtenida del propio ente auditado, ii) la evidencia que se obtiene cuando se ha establecido un sistema de control interno apropiado, es más confiable que aquella obtenida cuando el sistema de control interno es deficiente, no es satisfactorio o no se ha establecido; III) la evidencia que se obtiene físicamente mediante un examen, observación, cálculo o inspección es más confiable que la que se obtiene en forma indirecta; iv) los documentos originales son más confiables que sus copias; y, v) la evidencia testimonial obtenida en circunstancia que permite a los informantes expresarse libremente merece más crédito que aquella que se obtiene en circunstancia comprometedoras (por ejemplo, cuando los informantes pueden sentirse intimidados).

PERTINENCIA (RELEVANCIA).- La evidencia pertinente es aquella que es válida y se relaciona con el hallazgo específico. Los papeles de trabajo e información acumulada al desarrollar un hallazgo específico deben tener una relación directa con el mismo y las recomendaciones. Este requerimiento no excluye el tomar notas apropiadas o hacer observaciones que serán consideradas para otras áreas problema a examinar. Debe evitarse la acumulación indiscriminada de papeles y documentos referidos al tema que no tienen relación directa con el hallazgo de auditoria.

2.4.4. NATURALEZA, FINALIDAD Y RESULTADOS DE LAS TRANSACCIONES.

1. NATURALEZA

Es la esencia y propiedad característica de cada transacción de ingresos o gastos públicos.

Es el conjunto, orden y disposición de todas las transacciones realizadas por los responsables de la gestión.

La naturaleza, está referida a la relación que tienen las transacciones realizadas con el giro o actividad de la entidad. En el caso del sector público con las metas, objetivos y misión encomendadas por el Estado y la Sociedad. Cuando esta relación no es clara, precisa y contundente se origina la malversación de los fondos públicos.

Los documentos que dan fe, de esta relación directa son los documentos fuente.

2. FINALIDAD

Está referida al motivo, al móvil de un transacción.

Las transacciones para que realicen deben estar establecidas en los presupuestos de las entidades del Estado y las mismas tienen su razón o motivo por cuanto contribuyen con las metas, objetivos y misión establecidas en los planes estratégicos.

3. RESULTADOS

Es el efecto o consecuencia de una transacción. Si la transacción es correcta facilitará el logro de las metas, objetivos y misión. En cambio cuando no lo es, los controles respectivos lo identificarán como una malversación, un despilfarro, etc; lo que por cierto traerá problemas a los responsables de la gestión.

2.4.5. PRUDENCIA Y TRANSPARENCIA DE LA GESTION PUBLICA.

La prudencia y transparencia están normadas, pero en lo concerniente a lo fiscal. Al respecto se han emitido las siguientes normas:

• Ley No. 27245 Ley de prudencia y transparencia fiscal.
• Ley No. 27958 Ley que modifica la norma anterior
• Ley no. 27815 Ley del Código de ética de la función pública.
• D.S. No. 039-2000-EF Reglamento de la Ley de prudencia y transparencia fiscal-Sin efecto por disposición de la Ley 27958.

1. PRUDENCIA

Virtud cardinal que consiste en discernir lo bueno de lo malo.
Moderación, templanza.
Discernimiento, buen juicio, circunspección tomados por los responsables de la gestión de las transacciones del sector público y que es, por decirlo así, aprobada por la participación del ciudadano.

En la base de esta virtud, está el reconocimient9o de que la nueva economía de la información puede ayudarnos a crear los instrumentos necesarios para la promoción del buen gobierno. El potencial de utilización del Internet y la revolución tecnológica en los proceso de elaboración y difusión masiva de información de las transacciones realizadas, ayudan a mejorar los estándares de servicio y rendición de cuentas a los ciudadanos.

2. TRANSPARENCIA

Claridad, translucidez de las transacciones realizadas por las entidades del sector público, determinadas por la ciudadanía, antes que por las autoridades.

El documento de trabajo denominado transparencia económica y fiscal: Estado de avance y tareas pendientes [4], indicaba que el gobierno viene implementando un conjunto de iniciativas que buscan un cambio radical en la relación entre el Estado y el ciudadano. A Pesar de que las diferentes Constituciones del Perú han reconocido el derecho de los ciudadanos a exigir que las autoridades elegidas rindan cuenta de los actos realizados en el ejercicio del poder, esto no se ha verificado por falta de mecanismos efectivos de control y transparencia. Evidencia suficiente de la ausencia de estos mecanismos, la encontramos en los recientes actos de corrupción que explican la persistencia de una severa crisis económica y moral que compromete las bases del desarrollo nacional en el siglo XXI.

Para evitar que este tipo de acciones vuelva a ocurrir no basta con mejorar la aplicación de las medidas de represión o sanción que estén contempladas en la legislación vigente. Se requiere de un antídoto efectivo contra la corrupción: mayor transparencia económica y fiscal.

Entre las medidas que buscan mejorar la transparencia destacan: i) el cumplimiento de los mandatos de la Ley de Prudencia y Transparencia Fiscal; ii) la aprobación de las normas de acceso ciudadano a la información del sector público; iii) el impulso al proceso de consultas ciudadanas a través de la prepublicación de normas de carácter general.

Estas iniciativas junto con el fortalecimiento del proceso de formulación del presupuesto público y del planeamiento estratégico del Estado Peruano, significan un cambio radical en la relación con el ciudadano común y corriente.

La transparencia no sólo debe tomar en cuenta la amplia oferta informativa que pueda generar el Estado sino que es de vital importancia para el éxito del proceso que la ciudadanía y los medios de comunicación participen como demandantes activos de información.

Dentro de los esfuerzos de transparencia económica y fiscal se cuenta con la iniciativa del Ministerio de Economía y finanzas al haber lanzado el portal de Transparencia Económica. Este instrumento ofrece información sobre proyecciones macroeconómicas, planeamiento estratégico, ejecución presupuestal, estados financieros de empresas públicas, directorio de entidades del estado y listado de los bienes inmuebles del estado.

La transparencia económica y fiscal es un elemento fundamental en el diseño e implementación de la política económica de un Estado moderno, ya que incorpora el alineamiento de la administración pública con la voluntad del soberano, permitiendo una mayor supervisión y fiscalización de la sociedad al gobierno; y reduce la incertidumbre en los mercados, lo que se traducirá en el tiempo en una menor volatilidad de las expectativas de los agentes privados y ayudará a que las metas u objetivos de política se validen de manera adecuada.

El Estado y sus diferentes órganos desempeñan su labor no sólo por encargo de los ciudadanos, sino usan para tal fin también los recursos de éstos. Por ende, el ciudadano no sólo tiene todo el derecho de estar plenamente enterado de las actividades del gobierno, de las decisiones que los funcionarios públicos toman en su nombre, y del manejo y uso que se está dando a sus contribuciones. La transparencia de los actos del gobierno no sólo es importante por razones de justicia; es fundamental para que la administración pública funcione de manera eficiente y de acuerdo al bien común, para reducir la incertidumbre de los agentes con respecto al futuro y para evitar que se generen expectativas contraproducentes a la política económica

3. GESTION PUBLICA

Conjunto de actividades que realizan los responsables para cumplir con las metas, objetivos y misión de una entidad pública.

Esta gestión considera desde la formulación del plan estratégico, formulación del presupuesto, ejecución del presupuesto, toma de decisiones y rendición de cuentas en las modalidades establecidas por las normas correspondientes.

Cuando la gestión pública es prudente, transparente, ética no hay problema todo esto condice con los preceptos establecidos por las normas.

Pero cuando esto no es así se originan los problemas administrativos, civiles y hasta penales, según la gravedad de las acciones tomadas o no tomadas por los responsables de la gestión.

2.4.6.PROCESO CONTABLE GUBERNAMENTAL

Dada la complejidad de la actividad contable, a continuación se presenta los conceptos que nos van direccionando a conocer y comprender el proceso contable gubernamental:

1. SISTEMA DE CONTABILIDAD GUBERNAMENTAL

Es el conjunto de principios y normas que comprende niveles operacionales, áreas contables, documentos fuente, plan de cuentas, libros principales y registros auxiliares de contabilidad, estados financieros y presupuestarios, archivos de las transacciones, así como los procedimientos de registración contable y de elaboración e interpretación de los estados contables.

La aplicación de los principios, normas y procedimientos en que se sustenta el Sistema, permite asegurar su uniformidad, centralización y consolidación, así como la elaboración de la Cuenta General de la República

2. CAMPOS DE APLICACIÓN DEL SISTEMA DE CONTABILIDAD GUBERNAMENTAL.

El sistema es aplicado en todos los organismos del sector público (excepto empresas públicas) encargados de la captación de los recursos financieros y en aquellos que asumen la ejecución de los servicios e inversiones públicas.

3. CARACTERISTICAS DEL SISTEMA DE CONTABILIDAD GUBERNAMENTAL.

El sistema establece un proceso de integración ordenado con controles en las diferentes áreas contables para producir información financiera oportuna y confiable. El Sistema cubre las transacciones de fondos, bienes, documentos y valores, acotación y recaudación de gravámenes, deuda pública e incidencias del presupuesto para cada ejercicio fiscal. La integración contable conduce a tecnificar los mecanismos de proyección y ejecución del presupuesto, facilita el análisis financiero y permite la evaluación del cumplimiento de las metas del Gobierno.

Las principales características que conforman el sistema son: Unidad de Caja, Paralelismo y simultaneidad contable, tratamiento obligatorio de cuentas por pagar y compromisos presupuestarios y control interno y auditoría posterior.

4. NIVELES OPERACIONALES.

El proceso de consolidación de las transacciones es tratado en función de tres niveles operacionales dentro de los cuales son registrados los actos de la administración del gobierno, Los niveles son: nacional, central o institucional y regional. El sistema describe las relaciones de dichos niveles entre sí pero con el criterio de que para el control de las transacciones deberá establecerse un conducto regular de comunicación que fluya de la cúspide hacia la base y viceversa.

5. AREAS CONTABLES

En base a las características de las operaciones administrativas, financieras y presupuestarias que realizan las entidades del sector público, el sistema ha delimitado áreas contables con el objetivo de facilitar su registro y control, así como contribuir al logro de una eficiente y eficaz administración de la gestión gubernamental. Las áreas contables determinadas son: Bienes, Fondos, Presupuesto y Area de Integración (Complementaria). Estas áreas se dan en todas las 2,752 entidades entre las que se encuentran los ministerios, instituciones públicas, universidades nacionales, etc. En tanto las Municipalidades y Beneficencias cuentan adicionalmente con las siguientes áreas: Personal y Tributación. Estas áreas se dan en todas las 1,835 entidades.

Existen organismos Recaudadores: La Superintendencia Nacional de Administración Tributaria (SUNAT), Consulados, Dirección del Tesoro Público y Registros Públicos.

6. SISTEMA INTEGRADO DE ADMINISTRACION FINANCIERA
(SIAF).

Es un sistema de registro único de las operaciones de gastos e ingresos públicos (que esta asociado a la ejecución del presupuesto anual), desarrollado por el Ministerio de Economía y Finanzas, con el objetivo de mejorar la gestión de las finanzas públicas. Este sistema es un conjunto integrado de tres elementos: Base de datos, procedimientos y procesos. El SIAF del sector público tiene por objeto el control de la gestión de los fondos públicos para el adecuado cumplimiento de las funciones del Estado. El objetivo básico del sistema es integrar todos los esfuerzos que a nivel nacional y en diversas áreas de acción, deben ser realizados para definir detalladamente, desarrollar, implantar y poner en marcha, programáticamente el SIAF del sector público. El SIAF, proporciona a sus diferentes usuarios información oportuna, de calidad y de buena cobertura; permite reportes consistentes de los estados presupuestarios, financieros y contables; permite un seguimiento de la ejecución presupuestaria en sus diferentes fases, proporciona una visión global y permanente de la disponibilidad de los recursos del Estado y contribuye a una mejor asignación de recursos y toma de decisiones.

7. NORMAS GENERALES DEL SISTEMA DE CONTABILIDAD GUBERNAMENTAL:

El establecimiento de Normas, responde a la necesidad de señalar la responsabilidad que compete a los funcionarios encargados del proceso de la información contable, en relación con la aplicación de los procedimientos de registro contable, el uso de formularios prenumerados, comprobación de la documentación sustentatoria, del control previo interno, del valor monetario actualizado de los bienes que conforman el activo fijo y de asegurar mediante pruebas de comprobación la utilidad y confiabilidad de la información financiera y presupuestaria de la entidad.

Las normas establecidas por el Sistema son las siguientes: 01 Metodología contable, 02 Uso de formularios prenumerados, 03 Documentación sustentatoria, 04. Verificación interna, 05 Valuación y depreciación del activo fijo y 06. Conciliación de saldos.

8. PRINCIPIOS GENERALES DE CONTABILIDAD

El sistema tiene su base y fundamento en los principios de contabilidad generalmente aceptados, los que adaptados a la realidad del sector público constituyen el marco teórico de la contabilidad gubernamental.

Estos principios son los siguientes: Equidad, partida doble, ente, bienes económicos, moneda común denominador, entidad en marcha, valuación al costo, período, devengado, objetividad, realización, prudencia, uniformidad, significación o importancia relativa y exposición.

9. NORMAS INTERNACIONALES DE CONTABILIDAD.

La Resolución No. 029-2002-EF/93.01, publicada el 03.12.2002, oficializa las Normas Internacionales de Contabilidad para el Sector Público :

NICSP 1: PRESENTACION DE ESTADOS FINANCIEROS
NICSP 2: ESTADO DE FLUJOS DE EFECTIVO
NICSP 3: SUPERAVIT O DEFICIT NETO DEL EJERCICIO,
ERRORES SUSTANCIALES Y CAMBIOS EN LAS
POLITICAS CONTABLES.
NICSP 4: EFECTOS DE LAS VARIACIONES EN LOS TIPOS DE
CAMBIO.
NICSP 5: COSTOS DE ENDEUDAMIETO
NICSP 8:PRESENTACION DE INFORMACION FINANCIERA
SOBRE LAS PARTICIPACIONES EN ASOCIACION EN
PARTICIPACION
NICSP 9: INGRESOS PROVENIENTES DE TRANSACCIONES DE
INTERCAMBIO.
NICSP 10: PRESENTACION DE INFORMACION FINANCIERA EN
UNA ECONOMIA HIPERINFLACIONARIA
NICSP 12: EXISTENCIAS
NICSP 13: CONTRATOS DE ARRENDAMIENTO
NICSP 14: SUCESOS POSTERIORES A LA FECHA DEL BALANCE
GENERAL
NICS 15: INSTRUMENTOS FINANCIEROS: REVELACION Y
PRESENTACION
NICSP 16: INVERSION INMOBILIARIA.
NICSP 17: INMUEBLES, MAQUINARIA Y EQUIPO.

Las normas oficializadas, rigen para los estados financieros que se inicien a partir del 1 de Enero del 2004. Optativamente pueden ser aplicadas a partir del 1 de Enero del 2003.

10. PROCESO CONTABLE

Pacheco [5], al referirse al proceso contable indicaba, que el Sistema de Contabilidad Gubernamental, a efecto de robustecer el control interno ha establecido una serie de documentos utilizados en el proceso contable. A continuación decía que el proceso contable comprende las siguientes etapas: i) los documentos fuente, establecidos por cada una de las áreas; ii) los informes de movimiento que centralizan las transacciones de cada área recogiendo la información contenida en los documentos fuente; iii) los libros principales; iv) los estados financieros y presupuestarios

Ayala [6], a diferencia de Pacheco indica que el proceso contable gubernamental comprende a los documentos fuente, los libros principales y auxiliares y los estados financieros y presupuestarios. Es decir ya no se considera a los informes de movimiento que por disposición de la Resolución Jefatural No. 101-92-EF-93.01 que aprueba la Directiva No. 40-92-EF/92.11.1 ya no son de aplicación.

2.4.7.PROCESO DE AUDITORIA

Según el MAGU [7], la Auditoría Gubernamental es el examen profesional, objetivo, independiente, sistemático, constructivo y selectivo de evidencias, efectuado con posterioridad a la gestión de los recursos públicos, con el objeto de determinar la razonabilidad de la información financiera y presupuestal para el informe de auditoría de la Cuenta General de la República, el grado de cumplimiento de objetivos y metas, así como respecto de la adquisición, protección y empleo de los recursos y, si éstos fueron administrados con racionalidad, eficiencia, economía y transparencia, en el cumplimiento de la normativa legal.

Se denomina evidencia al conjunto de hechos comprobados, suficientes, competentes y pertinentes que sustentan las conclusiones del auditor. Es la información específica obtenida durante la labor de auditoría a través de observación, inspección entrevistas y examen de los registros. La actividad de auditoría se dedica a la obtención de la evidencia, dado que ésta provee una base racional para la formulación de juicios u opiniones. El término evidencia incluye documentos, fotografías, análisis de hechos efectuados por el auditor y en general, todo material usado para determinar si los criterios de auditoría son alcanzados.

En términos generales la evidencia de auditoría puede clasificarse en cuatro tipos: física, testimonial, documental y analítica.

La auditoria gubernamental [8], está definida por sus objetivos y se clasifica en:

Auditoria financiera,
Auditoria de Gestión y
Examen Especial.

Para mejor entendimiento de la práctica de la auditoria gubernamental se ha considerado vivir esta en tres fases:

Planeamiento,
Ejecución; e,
Informe.

El Planeamiento [9] de la auditoria comprende el desarrollo de una estrategia global para su conducción, al igual que el establecimiento de un enfoque apropiado sobre la naturaleza, oportunidad y alcance de los procedimientos de auditoria que deben aplicarse.

Sobre la ejecución de la auditoria, se debe indicar que si al preparar el correspondiente memorando de planeamiento, el auditor decide confiar en los controles, generalmente, efectuamos pruebas de controles y según los casos, realiza prueba, consistentes en pruebas sustantivas, procedimientos analíticos o una combinación de ambos. Para arribar a la conclusión de que el alcance de la auditoria fue suficiente y los estados financieros o la gestión no tienen errores materiales, deben considerarse factores cuantitativos o cualitativos al evaluar los resultados de las pruebas y los errores detectados al realizar la auditoria: Parte del procedimiento implica la revisión de los estados financieros, libros, documentos fuente, para determinar si son coherentes con la información obtenida y fueron preparados y presentados apropiadamente.

Antes de concluir la auditoria, se efectúa la revisión de los eventos subsecuentes, se obtiene la carta de representación de la administración, se prepara el memorando de conclusiones y comunican los hallazgos de auditoria a la entidad. Finalmente, es elaborado el Informe. De auditoria conteniendo el dictamen sobre los estados financieros o la gestión según el caso, conclusiones, observaciones y recomendaciones de control interno financiero resultantes de la auditoria.

2.4.8.GESTION Y CONTROL EFICAZ DE LAS TRANSACCIONES

1. GESTION EFICAZ:

“La gestión eficaz está relacionada al cumplimiento de las acciones, políticas, metas, objetivos, misión y visión de la entidad; tal como lo establece la gestión empresarial moderna” [10]

“La gestión eficaz, es el proceso emprendido por una o más personas para coordinar las actividades laborales de otras personas con la finalidad de lograr resultados de alta calidad que una persona no podría alcanzar por si sola. En este marco entra en juego la competitividad, que se define como la medida en que una entidad, bajo condiciones de mercado libre es capaz de producir bienes y servicios que superen la prueba de los mercados, manteniendo o expandiendo al mismo tiempo las rentas reales de sus empleados y socios. También en este marco se concibe la calidad, que es la totalidad de los rasgos y las características de un producto o servicio que refieren a su capacidad de satisfacer necesidades expresadas o implícitas” [11]

“Gestión eficaz, es el conjunto de acciones que permiten obtener el máximo rendimiento de las actividades que desarrolla la empresa” [12]

“Gestión eficaz, es hacer que los miembros de una empresa trabajen juntos con más eficacia, que disfruten de su trabajo, que desarrollen sus destrezas y habilidades y que sean buenos representantes de la empresa, presenta un gran reto para los directivos de la misma.[13]

2.4.9.OPTIMIZACION

Esta expresión esta formada por la mixtura de los siguientes cuatro componentes :

• Efectividad
• Eficiencia
• Economía
• Financiero y de cumplimiento

Al respecto el MAGU [14] nos facilita los siguientes conceptos.

Efectividad: se refiere al grado en el cual una entidad programa o proyecto gubernamental logran sus objetivos y metas u otros beneficios que pretendían alcanzarse, previstos en la legislación o fijados por otra autoridad.

Eficiencia: la eficiencia está referida a la relación existente entre los bienes o servicios producidos o entregados y los recursos utilizados para ese fin (productividad), en comparación con un estándar de desempeño establecido.

Economía: la economía está relacionada con los términos y condiciones bajo los cuales las entidades adquieren recursos, sean éstos financieros, humanos, físicos o tecnológicos (sistema de información computarizada), obteniendo la cantidad requerida, al nivel razonable de calidad, en la oportunidad y lugar apropiado y, al menor costo posible.

Financiero: el componente financiero es fundamental para tener una adecuada contabilidad y procedimientos apropiados para la elaboración de informes financieros. En una auditoria financiera, este elementos es fundamental, en una auditoria de gestión el componente financiero puede constituir sólo un elemento a considerar en la evaluación de otras áreas en la entidad examinada.

Cumplimiento: Generalmente se ejecuta con el componente financiero. El cumplimiento está referido a la sujeción de los funcionarios públicos a las leyes y regulaciones aplicables y políticas y procedimientos internos.

Dentro de su alcance, la auditoria gubernamental puede incorporar elementos de carácter financiero, de cumplimiento, efectividad, eficiencia y economía con el propósito de dictaminar la optimización de la gestión y el control de una entidad pública.

2.5.DEFINICION DE TERMINOS

1. SISTEMA Y REGISTRO DE CONTABILIDAD [15]

La contabilidad gubernamental será llevada en lengua española y en moneda nacional (nuevos soles) y según el principio de la Partida Doble.

Todas las transacciones registradas en los libros auxiliares y principales deberán ser efectuadas mediante el sustento del documento fuente debidamente fechado y refrendado por los responsables.

Las transacciones financieras y presupuestarias deberán ser registradas contablemente en los libros Diario, Mayor e Inventarios y Balances; así como en los libros auxiliares normados en el Sistema Contable Gubernamental y otros registros que la entidad considere necesarios, para el mejor control de las operaciones y obtención de la información gerencial pertinente a sus necesidades.

Los libros y registros contables pueden ser llevados por cualquiera de los medios: manual, mecanizado y procesamiento electrónico de datos, siempre que la información que se obtenga por dichos medios, contenga todos los datos y referencias que el Sistema Contable requiere.

Los libros, registros, documentos fuente y demás evidencias sustentatorias de las transacciones, serán conservadas durante el tiempo que señalan los dispositivos legales vigentes.

El ejercicio contable termina el 31 de Diciembre de cada año, salvo que la entidad obtenga autorización para el cierre en fecha distinta.

2. ENTIDAD CONTABLE [16]

Los estados financieros se refieren siempre al ente, donde el elemento subjetivo o propietario es considerado como tercero. El concepto de ente es distinto del de persona, ya que una misma persona puede producir estados financieros de varios entes

3. EQUIDAD [17]

La equidad entre intereses opuestos deber ser una preocupación constante en contabilidad, puesto que los que sirve de, o utilizan los datos contables pueden encontrarse ante el hecho de que los intereses particulares se hallen en conflicto. De esto se desprende que los estados financieros deben prepararse de tal modo que reflejen, con equidad los distintos intereses, en juego en una empresa dada.

4. SIMULTANEIDAD Y PARALELISMO CONTABLE [18]

Las operaciones realizadas por los organismos públicos son registradas en la contabilidad patrimonial y en la contabilidad presupuestaria, es decir bajo este principio a toda operación real registrada en el proceso contable financiero, corresponde paralela y simultáneamente un registro en el proceso contable presupuestario.

De tal manera que en el mismo y con los mismos documentos fuentes, pero en distintas áreas contables se procesa información especializada, con el fin de obtener un balance de comprobación integrado que muestre en su conjunto las operaciones de fondos, presupuesto, tributación, endeudamiento y operaciones complementarias según corresponda.

5. METODOLOGIA CONTABLE [19]

Es el conjunto de procedimientos utilizados por las entidades usuarias de los Sistemas de Contabilidad, en la aplicación de sus normas acorde con las peculiaridades de su funcionamiento, para producir información expresada en unidades monetarias de las operaciones financieras ejecutadas.

El objetivo, es establecer por escrito procedimientos de autorización, ejecución, revisión, registro y control de las operaciones financieras, a fin de uniformar criterios en las técnicas y procedimientos contables, así como en el ordenamiento, significado y mecanismo de las cuentas.

Respecto a los mecanismos de control, se propiciará la actualización contable de las normas prescritas, en concordancia con nuevas disposiciones legales y necesidades propias de los sistemas, también las entidades del sector público dictarán las disposiciones internas que permitan la implementación y cumplimiento de las normas emitidas.

6. USO DE FORMULARIOS PRENUMERADOS [20]

La prenumeración consiste en asignar al formulario una numeración correlativa en original y copias, en forma simultánea a su impresión.

El objetivo, es mantener registros de operaciones específicas para evitar el uso de formularios en forma indebida, y lograr un ordenamiento en el desarrollo de las operaciones.

Al respecto, se establecerá el uso permanente de registros y formularios prenumerados que sustenten toda operación financiera o administrativa que incida contablemente, se aperturará registros especiales para operaciones que se consideren significativas, tales como subvenciones y subsidios, en caso de contar con sistemas mecanizados, la impresión y distribución de los formularios se coordinará con la Central de Procesamiento automático de Datos. Se aperturará un Registro de Control de Formularios Prenumerados a cargo de un funcionario responsable de su uso y custodia.

Los formularios deben elaborarse de acuerdo a las características señaladas por cada sistema administrativo y en caso de requerir modificación o sustitución de un formulario, se debe coordinar previamente con el sistema administrativo respectivo.

Los registros y la emisión de formularios se deberán controlar mediante la implementación de los mecanismos más apropiados; siendo responsable de su deterioro o extravío, el encargado de su custodia. Las entidades efectuarán verificaciones posteriores de la numeración correlativa.

7. CONCILIACION DE SALDOS.

La conciliación de saldos consiste en la realización de acciones relacionadas entre sí y dispuestas en forma permanente o en períodos determinados, para establecer la concordancia de las cifras mostrar en los registros contables con lo realmente disponible o existentes.

El objetivo, es asegurar a través de pruebas de comprobación y verificación de saldos, la utilidad y confiabilidad de la información financiera producida.

Las jefaturas, deberán establecer la metodología y las fechas de ejecución de las conciliaciones de saldos pertinentes, asimismo deberán disponer la práctica de pruebas de comprobación de los saldos de las cuentas del libro Mayor que muestren los informes financieros, a fin de asegurar su exactitud y veracidad.

Para sustentar la información que se remita al órganos correspondiente se aplicarán los procedimientos siguientes en su caso: Arqueo de fondos y valores, Conciliaciones bancarias, conciliaciones de cuentas por cobrar, inventarios físicos de todos los bienes materiales y conciliación del marco legal del presupuesto.

Una verificación de saldos facilita la localización de errores y la adopción de medidas de corrección o ajustes.

El establecimiento de estos procedimientos de comprobación y conciliación exige la necesidad de elaborar directivas internas en cada entidad, las mismas que estarán de acuerdo con lo normado por los sistemas contables, principios de contabilidad generalmente aceptados y dispositivos legales vigentes.

Es condición indispensable para realizar la verificación de saldos que esta sea ejecutada por personal distinto al encargado de efectuar los registros contables.

Las conciliaciones que se realicen respaldarán todos los saldos de las cuentas respectivas, debiendo el personal que las practique y el Contador general dejar constancia escrita del trabajo efectuado.

Los funcionarios responsables supervisarán las acciones de verificación de saldos con la finalidad de evaluar su funcionamiento y mejorar las técnicas o procedimientos empleados

8. VERIFICACION INTERNA:

Para que los documentos fuente cumplan su papel en la contabilidad y la auditoria, por tanto, deben tomarse en cuenta un conjunto de medidas para analizar las operaciones antes de su autorización, dicha actividad debe ejercerse como una función inherente al proceso de dirección y gerencia

Estas medidas tienen como objetivo señalar las acciones a seguir a fin de practicar el control previo interno en todo el proceso de las operaciones financieros y/o administrativas que tienen incidencia contable y en la auditoria, mediante métodos y procedimientos que garanticen la legalidad, veracidad y conformidad de dichas operaciones en el marco de la prudencia y transparencia que exige la ciudadanía en general.

En este marco, las acciones a desarrollar deben considerar que las entidades públicas orienten sus actividades para establecer y mantener un adecuado control previo interno en todas las operaciones del proceso de contabilidad. Para cumplir con lo indicado, se deberá señalar en los manuales de procedimientos, las Unidades o Jefaturas encargadas de dar conformidad a cada operación. Se aplicará el control previo interno considerando los lineamientos siguientes: i) verificación de la correcta emisión de los documentos fuente que sustentan cada operación comprobando la veracidad de datos, su exactitud y visación de los funcionarios responsables en cada fase del procedimiento, ii) aplicar la normatividad en el análisis del contenido o naturaleza de la operación; iii) constatar que los datos consignados en la operación estén debidamente respaldados con los documentos fuente o sustentatorios; iv) verificar la autenticidad de la información mediante pruebas de corrección; y, v) Aplicar principios técnicos de acuerdo a la naturaleza de la operación.

Los mecanismos de control a considerar, deben referirse a: i) los sistemas de contabilidad guardarán armonía con las normas y los principios de contabilidad generalmente aceptados; ii) los funcionarios responsables de las operaciones en sus diferentes fases deberán estampar sus firmas y el sello correspondiente, debiendo ser dichas operaciones aprobadas por el funcionario competente, antes de proceder a su ejecución, iii) dejar constancia escrita del control efectuado, y, iv) en la autorización, el responsable utilizará sellos restrictivos que impidan la duplicidad de la operación.

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Domingo Hernández Celis

Doctor en economía.

Doctor en contabilidad.

Magister en auditoria.

Contador publico colegiado.

Bachiller en ciencias contabilidad.

Docente universitario de pregrado.

Docente universitario de post grado.

Docente de educación superior tecnológica.

Docente de educación secundaria.

Ex militar de la fuerza aérea del Perú.

Ex dirigente cooperativista.

Gerente de microconsult-dhc.

Asesor de empresas.

Consultor de empresas.

Lima- Perú

domingo_hcarrobayahoo.com

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