Incidencia de los documentos fuente en la contabilidad y auditoría gubernamental
Autor: Domingo Hernández Celis
Auditoria y control interno
23-05-2007
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OriginalLa investigación titulada: “INCIDENCIA DE LOS DOCUMENTOS FUENTE EN LA CONTABILIDAD Y AUDITORIA GUBERNAMENTAL”, tiene como objetivo demostrar que el uso de los documentos fuente de acuerdo con las normas establecidas por los organismos de supervisión, control y por las mismas entidades, contribuye a la optimización de los sistemas administrativos de gestión y control gubernamental.
Esta investigación es importante para las entidades del sector público nacional, porque valora la aplicación de los documentos fuente en la gestión institucional, llegando a demostrar que estos contribuyen en la eficiencia y eficacia de los sistemas de gestión del sector público, lo que conlleva a un mejoramiento continuo que incide en la prudencia y transparencia de la gestión.
Para el desarrollo de este trabajo se ha aplicado la metodología, las técnicas e instrumentos necesarios para una adecuada investigación, en el marco de las normas de la Escuela de Post-Grado de nuestra Universidad Nacional Federico Villarreal.
Para llegar a contrastar los objetivos y las hipótesis planteadas, se ha desarrollado el trabajo de investigación en los siguientes capítulos:
El Capítulo I, presenta el detalle del planteamiento metodológico aplicado y que constituye la base del trabajo de investigación: Descripción de la realidad problemática, delimitación, problemas, objetivos, hipótesis, variables e indicadores, Tipo y nivel de investigación, método y diseño de la investigación, población y muestra, Técnicas e instrumentos de recolección de datos, Técnicas de análisis y procesamiento de datos, justificación e importancia de la investigación y limitaciones.
El Capítulo II, contiene el marco teórico de la investigación. Específicamente se refiere a los antecedentes relacionados con la investigación, la reseña histórica, la base legal de la documentación sustentatoria; el marco conceptual de las variables e indicadores y la definición de términos relacionados.
El Capítulo III, está referido a la presentación, análisis e
interpretación de datos, así como la contrastación y verificación de las
hipótesis del trabajo de investigación.
El Capítulo IV, se presenta las conclusiones y recomendaciones del
trabajo de investigación.
Finalmente se presenta la bibliografía y los Anexos del trabajo de
investigación.
CAPITULO I:
PLANTEAMIENTO METODOLÓGICO
1.1. DESCRIPCIÓN DE LA REALIDAD PROBLEMÁTICA
Las entidades del Sector Público, realizan sus transacciones
patrimoniales y presupuestarias en base a tres Niveles Operacionales:
Nacional, Central o Institucional y Regional.
Considerando las características de las operaciones administrativas y financieras que realizan las entidades del sector público, el sistema ha delimitado áreas contables con el propósito de facilitar su registro y control. A su vez se dispone de la interrelación de sus sistemas administrativos: Sistema Nacional de Presupuesto, Sistema Nacional de Tesorería, Sistema Nacional de Control, Sistema Nacional de Crédito Público y el Sistema Nacional de Contabilidad.
El Sistema Nacional de Contabilidad, a través de la Contaduría Pública de la Nación, funciona como el sistema integrador y la Contraloría General de la República como el órgano rector del control de las actividades públicas.
En relación con esta investigación, la Contaduría Pública de la Nación (CPN) ha emitido las normas respectivas, dentro de las cuales resaltan la Resolución del Consejo Normativo de Contabilidad No. 010-97-EFC/93.01, que aprueba el nuevo Plan Contable Gubernamental y la Resolución de Contaduría No. 067-97-EF/93.01 que aprueba los Instructivos para desarrollar la contabilidad gubernamental en las diferentes entidades públicas.
En el mismo sentido la Contraloría General de la República (CGR)
dispone del Manual de Auditoria Gubernamental para realizar el examen de
las actividades públicas.
En el Instructivo No. 1 “Documentos y Libros Contables”, destaca los
documentos fuente del Sistema de Contabilidad Gubernamental.
En este sentido, se indica que los documentos fuente del Área de Bienes lo constituyen la Orden de Compra-Guía de Internamiento, Orden de Servicios, Pedido-Comprobante de Salida (Pecosa), Inventario Físico, Existencias Valoradas de Almacén, Nota de Entrada al Almacén y Control Visible de Almacén.
En el Área de Contabilidad, tenemos a la Orden de Compra-Guía de Internamiento, Orden de Servicios, Pecosa, Nota de Entrada al almacén y otros documentos.
En el Área de Fondos de las entidades del Sector Público, se destacan los siguientes documentos fuente: Recibo de Ingresos, Papeleta de Depósitos, Nota de Cargo, Nota de Abono, Comprobante de pago, Planillas de Haberes y Pensiones, Valorización de obra y otros.
En el Área de Presupuesto, los documentos que sustentan operaciones contables de las áreas de bienes, servicios y fondos sirven para afectar el presupuesto institucional.
El Área de Operaciones complementarias, aplica como documentos fuente las Resoluciones, Declaraciones Juradas, Contratos, Cartas Fianza y además todos los documentos que se utilizan en las áreas antes referidas.
El sistema contable gubernamental, establece que las operaciones registradas en los libros principales y auxiliares, son efectuadas mediante el sustento del documento fuente. También establece que las transacciones financieras y presupuestarias deben ser registradas contablemente en los libros Diario, Mayor e Inventarios y Balances; así como en los libros auxiliares normados: Caja, Bancos, Registro de Ventas, Registro de Compras, Registro del Fondo para pagos en efectivo y otros registros que la entidad considere necesarios, para el mejor control de las operaciones y obtención de la información gerencial pertinente a sus necesidades. Los libros y registros contables del Sistema Contable Gubernamental, pueden ser llevados por cualquiera de los medios: manual, mecanizado y procesamiento electrónico de datos (actualmente el Sistema Integrado de Administración Financiera- SIAF), siempre que la información que se obtenga por dichos medios, contenga todos los datos y referencias que el Sistema Contable requiere.
Los libros, registros y documentos fuente de las operaciones, serán conservadas durante el tiempo que señalan los dispositivos legales vigentes.
Por otro lado en el proceso de la auditoria gubernamental, se aplica la evidencia documental, la que debe estar plasmada en los documentos fuente. El auditor debe evaluar la confiabilidad de la evidencia documental utilizada en respaldo de sus hallazgos de auditoria.
El Auditor siempre debe considerar la posibilidad de que los documentos obtenidos en la entidad podrían estar alterados. Cualquier alteración debe investigarse e informarse.
La experiencia profesional, me ha llevado a determinar que algunas Direcciones Generales de Administración u oficinas que hacen sus veces en los Ministerios no vienen reflejando en sus manuales de procedimientos administrativos y contables, los documentos fuente que sustentan sus operaciones. También, he tenido la oportunidad de encontrar documentos fuente con errores, borrones, correcciones en fechas, cantidades, conceptos, importes, falta de firmas y sellos y otros datos.
Asimismo los documentos fuente no vienen siendo archivados y conservados adecuadamente siguiendo un orden cronológico y/o correlativo, lo que impide su fácil acceso y explotación.
Los documentos fuente no son adecuados a los formatos establecidos
por las Oficinas Centrales de los Sistemas Administrativos, en armonía
con las disposiciones legales vigentes.
También las autoridades no proveen los recursos necesarios para mantener
la integridad de la documentación, que permita protegerla razonablemente
contra todo riesgo (deterioro, robo, incendio, inundaciones, etc)
En el campo de la auditoria, he determinado que los auditores internos como externos en algunos casos no respaldan sus hallazgos con los documentos fuente, lo que los lleva a formular observaciones, conclusiones y hasta recomendaciones sin el sustento necesario y posteriormente merecedores de sanciones por parte de la Contraloría General de la República y el Colegio de Contadores Públicos de Lima.
El problema de los documentos fuente, se puede concluir, en la falta
de conocimiento y comprensión de la incidencia que tienen los mismos en
la contabilidad y auditoria gubernamental de parte de directivos,
funcionarios y trabajadores, lo que hace que no observen adecuadamente
las normas y los procedimientos establecidos que faciliten un adecuado
manejo de estos documentos; lo que trae como corolario una
administración pública deficiente, lo que origina procesos
administrativos, procesos civiles y hasta denuncias penales contra este
personal.
1.2. DELIMITACION DE LA INVESTIGACION
DELIMITACION ESPACIAL:
La investigación se ha realizado a nivel Local: Lima Metropolitana.
DELIMITACION TEMPORAL:
Ø La investigación es de actualidad.
DELIMITACION SOCIAL:
Ø Esta investigación ha permitido obtener entrevistas y realizar
encuestas a autoridades, funcionarios y trabajadores públicos con el
objeto de determinar la llegar a los objetivos y consistencia de la
hipótesis.
DELIMITACION CONCEPTUAL:
Los conceptos y/o definiciones de autores sobre la base del tema
(variables e indicadores) es presentado en toda su magnitud en el Marco
conceptual del trabajo de investigación.
1.3. PROBLEMAS DE LA INVESTIGACION
1.3.1 PROBLEMA PRINCIPAL:
¿ PORQUE LOS DOCUMENTOS FUENTE UTILIZADOS EN LAS TRANSACCIONES,
FAVORECEN LA OPTIMIZACION DE LA GESTION Y EL CONTROL GUBERNAMENTAL ?
1.3.2. PROBLEMAS SECUNDARIOS:
1. ¿POR QUÉ LA CONTABILIDAD GUBERNAMENTAL TIENE COMO BASE DE SU PROCESO
A LOS DOCUMENTOS FUENTE ?
2. ¿CÓMO SE CONCRETA LA INCIDENCIA DE LOS DOCUMENTOS FUENTE EN EL
PROCESO DE LA AUDITORIA GUBERNAMENTAL ?
1.4. OBJETIVOS
1.4.1. OBJETIVO GENERAL:
DEMOSTRAR QUE LOS DOCUMENTOS FUENTE UTILIZADOS EN LAS TRANSACCIONES
GUBERNAMENTALES CONSTITUYEN LOS INDICADORES DE LA PRUDENCIA Y
TRANSPARENCIA DE LAS DECISIONES.
1.4.2. OBJETIVOS ESPECIFICOS:
1.ANALIZAR LA INCIDENCIA DE LOS DOCUMENTOS FUENTE EN EL PROCESO DE LA
CONTABILIDAD GUBERNAMENTAL.
2.ANALIZAR LA INCIDENCIA DE LOS DOCUMENTOS FUENTE EN EL PROCESO DE LA
AUDITORIA GUBERNAMENTAL.
1.5. HIPOTESIS DE LA INVESTIGACION.
1.5.1. HIPÓTESIS GENERAL:
LOS DOCUMENTOS FUENTE UTILIZADOS EN LAS TRANSACCIONES FAVORECEN LA
OPTIMIZACION DE LA GESTION Y CONTROL GUBERNAMENTAL PORQUE SON LOS
INDICADORES DE LA PRUDENCIA Y TRANSPARENCIA DE LAS DECISIONES TOMADAS.
1.5.2. HIPÓTESIS SECUNDARIAS
1. LA CONTABILIDAD GUBERNAMENTAL TIENE COMO BASE DE SU PROCESO A LOS
DOCUMENTOS FUENTE PORQUE ESTOS SON ELEMENTOS DE EVIDENCIA QUE PERMITEN
EL CONOCIMIENTO DE LA NATURALEZA, FINALIDAD Y RESULTADOS DE LAS
TRANSACCIONES.
2. .LA INCIDENCIA DE LOS DOCUMENTOS FUENTE EN EL PROCESO DE LA AUDITORIA
GUBERNAMENTAL SE CONCRETA MEDIANTE LA OBTENCION DE LA EVIDENCIA
SUFICIENTE, COMPETENTE Y RELEVANTE QUE NECESITA EL AUDITOR PARA FORMULAR
SUS CONCLUSIONES, OBSERVACIONES Y RECOMENDACIONES.
1.6. VARIABLES E INDICADORES DE LA INVESTIGACIÓN:
1.7.2. NIVEL DE INVESTIGACIÓN
Es una investigación del nivel descriptivo - explicativo, por cuanto
presenta la realidad actual de las entidades gubernamentales, en
relación con el tratamiento de la documentación sustentatoria en la
contabilidad, auditoría y por ende en la gestión gubernamental.
1.8. METODOS Y DISEÑO DEL ESTUDIO
1.8.1. METODOS DE INVESTIGACION
1) DESCRIPTIVO
El que a permitido detallar, especificar, particularizar los hechos
que se han suscitado en las entidades del sector público de modo que
permitan sacar conclusiones válidas para ser utilizadas en el trabajo de
investigación
2) ANALÍTICO
Este método ha permitido examinar la incidencia de los documentos
fuente en la gestión institucional tomando por separado sus actividades
de personal, abastecimiento, tesorería, presupuesto, contabilidad,
auditoría, etc. para poder formular conclusiones sobre su incidencia en
la optimización de la gestión y el control de las entidades del sector
público, en el marco de la prudencia y transparencia pública..
1.8.2. DISEÑO DE LA INVESTIGACION
El diseño que se ha aplicado en la investigación es el de objetivos,
cuyo detalle se presenta en la Contrastación verificación de las
hipótesis.
1.9. POBLACIÓN Y MUESTRA DE LA INVESTIGACION
1.9.1. POBLACIÓN
La población de este trabajo de investigación ha estado constituida
por las entidades gubernamentales ubicadas en Lima Metropolitana.
1.9.2. MUESTRA
La muestra de este trabajo de investigación estuvo constituida por
las siguientes dependencias del Ministerio de Trabajo y Promoción del
Empleo:
· Oficina Financiera
- Unidad de Contabilidad
- Unidad de Tesorería
· Oficina de Auditoria y Exámenes Especiales
· Oficina de Abastecimientos y Servicios auxiliares
· Oficina de Planificación y presupuesto
1.10. TECNICAS E INSTRUMENTOS DE RECOLECCION DE DATOS
1.10. 1. TÉCNICAS:
Ø Análisis documental.- Se han utilizado, para analizar las normas del
Sistema de Contabilidad Gubernamental, Sistema Nacional de Control y
otras normas como el Manual de organización y funciones, manual de
procedimientos, Reglamentos de servicios, Informes, Estados financieros,
memorias, etc.
Ø Observación.- Para verificar ocularmente los procesos y procedimientos
de gestión y control gubernamental
Ø Entrevistas.- Para obtener información de los funcionarios a fin de
establecer el conocimiento y comprensión de las normas sobre documentos
fuente, contabilidad, auditoria, aplicación de políticas y estrategias
de gestión y control institucional, etc.
Ø Encuestas.- Para aplicar cuestionarios de preguntas dirigidas a
trabajadores, previa autorización de los funcionarios, a fin de
determinar el conocimiento y compresión de la documentación
sustentatoria de sus actividades.
1.10.2. INSTRUMENTOS:
Ø Ficha bibliográfica o hemerográfica.- Utilizado en la recopilación
de datos normas legales, contables, de auditoria, de libros, revistas,
periódicos, trabajos de investigación e Internet relacionados con el
tema de investigación.
Ø Guía de entrevista.- Este instrumento orientó la entrevista que se
realizó a funcionarios de las dependencias públicas.
Ø Ficha de encuesta.- Aplicado para obtener información de trabajadores
que sobre el tema de investigación.
1.11. TECNICAS DE ANALISIS Y PROCESAMIENTO DE DATOS.
1.11.1. TECNICAS DE ANALISIS
Se aplicaron las siguientes técnicas:
a) Formulación de cuadros con cantidades y porcentajes
b) Formulación de gráficos
c) Conciliación de datos
d) Indagación
e) Rastreo
1.11.2. TECNICAS DE PROCESAMIENTO DE DATOS.
a) Ordenamiento y clasificación
b) Registro manual
c) Registro computarizado con Excel
d) Registro computarizado con SPSS
1.12. JUSTIFICACION E IMPORTANCIA DE LA INVESTIGACION.
1.12.1. JUSTIFICACION DE LA INVESTIGACION
En la gestión pública del siglo XXI, la clave debería ser la transparencia administrativa, económica y fiscal, lo cual se logra con la prevención y detección de fraudes a todo nivel de la administración. Es aquí donde se hace necesario que El Sistema de Contabilidad Gubernamental establezca un proceso de integración ordenado con documentos fuente, libros y controles en los diferentes niveles y áreas de ejecución para producir información administrativa financiera y presupuestaria oportuna y confiable.
La Contabilidad Gubernamental responde al crecimiento y diversificación de las operaciones financieras que realiza el Estado; asimismo, a la variedad y cuantía de bienes y servicios de todo orden que se manejan en los diferentes niveles de la administración pública, y que deben ser controlados contablemente. Su importancia deviene también porque permite conocer, en el curso de un ejercicio fiscal, si las metas se vienen cumpliendo conforme a lo programado, si los gastos se vienen realizando de acuerdo a los niveles de autorización y si los ingresos se viene produciendo en la forma prevista. Permite demostrar, de otra parte, la situación financiera y económica a través de los estados contables que muestran los datos valuados y clasificados con criterios homogéneos.
A tales fines sirve la Contabilidad Gubernamental con sus principales instrumentos, los documentos fuente. Los documentos fuente son el punto de partida y el punto de llegada, según se trate de la contabilidad o la auditoria gubernamental.
El sistema de contabilidad gubernamental no puede contribuir a la
optimización de la gestión y el control si el problema esta en su base,
es decir en sus documentos fuente, de allí la importancia que tiene el
tratamiento de dichos documentos en el marco de la administración,
contabilidad y la auditoria gubernamental, porque constituyen la
evidencia de las transacciones de las entidades del sector público .
El Sistema Contable Gubernamental asegura la obtención de información
financiera, económica y presupuestaria concordante con los
Clasificadores del Ingreso y del Gasto Público, en base a la
documentación fuente que tenga como sustento.
Todo esto, actualmente tiene un mayor efecto con la utilización por el Sistema Integrado de Administración Financiera- SIAF- de los documentos fuente como la base para llevar a cabo los registros patrimoniales y presupuestarios; lo que hace que en forma automática, luego del registro del documento fuente, se obtenga los libros auxiliares, libros principales, estados financieros y estados presupuestarios de una entidad.
1.12.2. IMPORTANCIA DE LA INVESTIGACION
El estudio de la incidencia de los documentos fuente, es de veras importante porque contribuye a la detección y prevención de fraudes en la administración pública , por tanto el estudio de su incidencia repercutirá en la efectividad, eficiencia y economía de los recursos de la gestión institucional.
Los sistema de control interno de las diferentes entidades funcionan a distintos niveles de eficiencia y eficacia, en la medida del tratamiento de los documentos fuente.
Finalmente, la importancia de este trabajo se concreta en que los documentos fuente son los elementos de evidencia que permiten obtener el conocimiento de la naturaleza, finalidad y resultados de la operación o transacción con los datos suficientes para su análisis; así como la evidencia suficiente, competente y relevante que permite fundamentar razonablemente los registros contables, juicios, observaciones, conclusiones y recomendaciones respecto de un organismo, programa, actividad o función que sea objeto de la contabilidad o la auditoria.
La tesis final de este trabajo, es probar que el tratamiento
normativo y lógico de los documentos fuente, no sólo se justifica si no
que es importante porque incide directamente en la contabilidad y
auditoria gubernamental y facilita el desarrollo de la gestión
gubernamental eficiente y eficaz.
1.13. LIMITACIONES DE LA INVESTIGACION
Ø Renuencia de las autoridades a facilitar información sobre la incidencia de los documentos fuente en los procesos administrativos, civiles y judiciales existentes contra algunas autoridades, funcionarios y trabajadores.
Ø Falta de normas específicas sobre documentos fuente que amplíen o
detallen las normas generales existentes, lo que no facilita el
desarrollo de las actividades institucionales y en nada contribuyó al
desarrollo de este trabajo de investigación.
CAPITULO I I :
MARCO TEORICO
En la actualidad, es imperativo que la gestión de las administraciones públicas demande el concurso de funcionarios y servidores debidamente capacitados y entrenados, con solvencia técnica y profesional para el desempeño de sus funciones de manera que las operaciones administrativas, económicas, financieras y presupuestarias que realicen sean ejecutadas con eficiencia y eficacia dentro del marco de la normatividad técnica y legal establecida por los organismos rectores de los sistemas administrativos.
El sistema de contabilidad gubernamental no puede ser ajeno al
proceso de reformas, actualización y simplificación de los
procedimientos contables, dado que la Contaduría Pública de la Nación y
la Contraloría General de la República mediante Resoluciones vienen
implementando normas y procedimientos para la adecuada formulación de la
información patrimonial y presupuestaria, así como de la realización de
las auditorias respectivas.
En la presente investigación se trata sobre la teoría que fundamenta y
sustenta la contabilidad y auditoría gubernamental, así como la
aplicación de las diversas normas y procedimientos que deben observarse
en el proceso de registro, clasificación, información y evaluación que
produce el Sistema de Contabilidad Gubernamental.
El estado peruano, para llevar a cabo sus funciones, está dividido en
SECTORES. Un sector, es el conjunto de PLIEGOS que tienen una función en
común así como objetivos comunes (así como por ejemplo: el objetivo del
Sector Economía y Finanzas es la de administrar los fondos públicos),
para lo cual es necesario desagregar dicho objetivo en varias funciones.
Un PLIEGO, es un objetivo de gobierno al cual se le han asignado
recursos presupuestales para el desarrollo de sus fines. Cada Pliego
tiene un titular, en caso de las entidades del Gobierno Central se les
denomina MINISTERIOS; y en el resto de entidades reciben distintas
denominaciones como son: Presidente de Directorio, Rectores, Jefe de
Pliego, Director Ejecutivo, etc. En todos los casos el titular del
pliego es el responsable de la realización de los objetivos. La
responsabilidad del titular del Pliego es de carácter político. El
objetivo, siempre es de carácter cualitativo. ¿Qué ? ¿Cómo ? ¿Dónde ? y
¿Cuando ? se realizan las cosas. La META se expresa cuantitativamente,
es decir en %, S/., $. Es decir en unidades monetarias.
2.1. ANTECEDENTES DE LA INVESTIGACION
Para efectos del desarrollo de este trabajo de investigación se ha
investigado los antecedentes bibliográficos siguientes:
1 ) NORMAS TECNICAS:
a) R.M. No. 023-71-EF/73 del 13.01.1971 aprueba la Normas Básicas
para la contabilización integral de las transacciones de los Ministerios
y sus Dependencias Regionales. En estas normas se consideran los
principios, características, documentos fuente, partes diarios, libros y
estados financieros y presupuestarios que se aplicarán en la
contabilidad de las entidades públicas.
b) R.M. No. 1984-73-EF/73 del 18.12.1973, Cambia a Normas Básicas del
Sistema de Contabilidad Gubernamental Integrada, las anteriores Normas
Básicas para la contabilización integral de las transacciones de los
Ministerios y sus Dependencias Regionales. Estas normas contenían la
nomenclatura de cuentas y uso de las mismas que no permitían una
información compatible con los requerimientos básicos para la toma de
decisiones de las entidades del sector público.
c) Constitución Política del Estado-1979: Establece en su Artículo 145
el Sistema Nacional de Contabilidad, el mismo que está compuesto por los
recursos humanos, materiales, las entidades, procesos, técnicas y
procedimientos
d) R.D. No. 071-80-EFC/76.01 Aprueba el Plan Contable Gubernamental del
Sistema de Contabilidad Gubernamental Integrada. Norma enmarcada dentro
de las técnicas modernas de contabilización y que permitió efectuar el
registro contable de las transacciones de las entidades del Gobierno
adecuadamente y elaborar los estados financieros y presupuestarios, de
manera que era compatible con las necesidades de desarrollo económico
del país.
e) Ley No. 24680 de 03.06.1987: Ley del Sistema Nacional de
Contabilidad. Esta norma determina las funciones, objetivos y estructura
de los organismos y órganos componentes del Sistema Nacional de
Contabilidad instituido por el Artículo 145 de la Constitución Política
del Estado del año 1979; los mecanismos de coordinación de la
contabilidad, así como las relaciones con otros organismos del sector
público y privado.
f) Directiva No. 40-92-EF/93.11.1 del 05.10.1992: Simplificación de los
procedimientos contables, modificación del Plan Contable Gubernamental y
presentación de estados financieros. Esta norma tiene por finalidad
señalar la documentación contable básica y los procedimientos de
registro simplificados para la obtención de la información contable
necesaria en las administraciones públicas (excepto empresas públicas).
Esta norma establece los documentos fuente para el Area de Bienes:
Orden de Compra - Guía de Internamiento, Póliza de Entrada de Bienes,
Póliza de Salida de Bienes. Area de Fondos: Todo documento que
constituye fuente de información para el registro contable, en el manejo
de los fondos públicos se utiliza para sustentar los asientos contables
en el libro obligatorio Caja y en los libros auxiliares de Bancos. Area
de Tributación: Constituye documentos fuente aquellos que se utilizan
para el registro contable en los libros Diario y Caja de las entidades
captadoras de recursos financieros. Área de Endeudamiento: Constituye
documentos fuente aquellos que sirven de base para el registro en el
libro Diario y libro Caja de la Dirección General de Crédito Público.
Área de Presupuesto: Aquellos documentos fuente que sustentan los
recursos captados en el área de fondos y tributación y los documentos
que sustentan la ejecución de gastos e inversiones en las reparticiones
públicas (Recibo de Ingresos, Comprobantes de Pago, Planilla Única de
Haberes, Valorizaciones de Obras, facturas, etc.)
g) Directiva No. 41-93-EF/93.11.1. del 18.02.1993: Reforma de los
procedimientos contables, modificaciones del Plan Contable Gubernamental
e Información básica para la Cuenta General de la República. Esta norma
tuvo como finalidad continuar con las reformas, simplificaciones
contables y modificaciones al Plan Contable Gubernamental, para lograr
que los estados financieros y presupuestarios sean presentados
oportunamente de manera que sirvan para evaluar la gestión
gubernamental. Asimismo estableció la información básica que se debe
proporcionar a la Contaduría Pública de la Nación, por cada año
finalizado para elaborar la Cuenta General de la República.
h) R. CNC. No. 010-97-EF/93.01 del 19.09.1997 Aprueba el nuevo Plan
Contable Gubernamental del Sistema de Contabilidad Gubernamental, el
mismo que consta de Generalidades, Cuadro Contable y Lista de Cuenta,
Cuentas de Balance, Cuentas de Gestión y Resultados, Cuentas de
Presupuesto, Cuentas de Orden y Cuentas de la Contabilidad Analítica de
Gestión
i) Resolución de Contaduría No. 067-97-EF/93.01. Aprueba el compendio de
Normatividad Contable para la vigencia del Nuevo Plan Contable General
Gubernamental. Al respecto los instructivos aprobados son los
siguientes: Instructivo No.1: Documentos y libros contables. Instructivo
No.2: Criterio de valuación de los bienes del activo fijo método y
porcentajes de depreciación y amortización de los bienes del activo fijo
e infraestructura pública. Instructivo No.3: Provisión y castigo de las
cuentas incobrables. Instructivo No. 4: Criterio de valuación de
recursos naturales. Instructivo No. 5: Estado de flujos de efectivo.
Instructivo No. 6: Periodicidad de presentación de estados financieros y
presupuestarios. Instructivo No. 7: Cierre contable. Instructivo No. 8:
Contabilización de los documentos cancelatorios - Tesoro Público.
j) Resolución de Contraloría No. 072-98-CG Púb. 18.12.1998: Normas
Técnicas de Control Interno para el Sector Público. Contiene las normas
generales de control interno, normas de control interno para la
administración financiera gubernamental, normas de control interno para
el área de abastecimientos y activos fijos, normas de control interno
para el área de administración de personal; normas de control interno
para sistemas computarizados, normas de control interno para el área de
obras públicas.
2) LIBROS Y TEXTOS:
a) Contabilidad Gubernamental-Teoría y Práctica de Camilo Pacheco
Pacheco y Lydia Villacorta de Celiz. Lima Perú. 1988. Edición a cargo de
los autores. Este libro contiene la teoría general de la contabilidad
gubernamental, aspectos del sector público, sistemas administrativos;
sistema de contabilidad gubernamental: Características del sistema,
tipos de contabilidad, niveles contables, delimitación de áreas
contables, documentos fuente, informes de movimiento, libros principales
y auxiliares, estados financieros y presupuestarios.
b) Manual para aplicación del Nuevo Plan Contable Gubernamental del CPC.
Pascual Ayala Zavala. Lima- Perú. 1989. Ediciones y Distribuciones
Palma. Este texto contiene casos prácticos de contabilidad gubernamental
a nivel Dirección General de administración (DIGA) y nivel Regional
basados en los documentos fuente de las diversas áreas.
c) Contabilidad Gubernamental- Teoría y Práctica de José Alvarado
Mairena. Lima-Perú. 1995. Centro Interamericano de Asesoría Técnica .
Este libro contiene el concepto, objeto, importancia, evolución y
computación electrónica de datos de la contabilidad gubernamental;
campos de aplicación, características, niveles, áreas contables, libros,
estados financieros, estados presupuestarios y el enunciado de los
principios generales de contabilidad; normas generales, metodología
contable, uso de formularios prenumerados, documentación sustentatoria,
verificación interna, valuación y depreciación del activo fijo,
conciliación de saldos; plan contable gubernamental y aplicaciones
prácticas de contabilidad gubernamental.
d) Nuevo Plan Contable Gubernamental. Contaduría Pública de la Nación.
1ra Edición Nov-1997-Lima-Perú. Esta Norma contiene la introducción,
disposiciones generales y glosarios de términos de la contabilidad
gubernamental; cuadro contable y lista de cuentas; casos prácticos.
e) Manual de Auditoría Gubernamental: Contraloría General de la
República. Lima-Perú. 1998.
3 ) TESIS:
a) Diseño de organización funcional del sistema administrativo-contable
de la Dirección Central del Servicio Nacional de Meteorología e
Hidrología-SENAMHI. Autor Domingo Hernández Celis. Chiclayo-Perú. 1988.
b) Formulación y Análisis de estados financieros de acuerdo al Plan
Contable Gubernamental-Nivel Central. Autor: Shirley Isabel Villaverde
Sarmiento. Lambayque-Perú. 1984.
c) Aplicación del Plan Contable Gubernamental en una Unidad de Tesorería
de un Órgano Descentralizado del Servicio Nacional de Meteorología e
Hidrología-SENAMHI. Autores: José Manuel Namuche Farroñán y Jorge Avelio
Idrogo Idrogo. Lambayeque-Perú. 1989.
d) El proceso administrativo de control interno en la gestión municipal.
Autores: Gilberto E. León Flores y José María Zevallos Cardich.
Lima-Perú. 1999.
e) La auditoría operativa en la gerencia para la toma de decisiones en
el área de abastecimiento. Autor: Gladys Romero Fernández. Lima-Perú.
2000
f) La auditoría de Gestión en la empresa moderna. Autor: Juan Héctor
Bendezú Iriarte. Lima-Perú. 2001.
g) Proceso de la Contabilidad Gubernamental. Autor: José Boza Muñoz.
Lima-Perú. 2001.
h) Aplicación de las Normas Generales del Sistema de Contabilidad
Gubernamental en las entidades del sector público. Autor: Rosa García
Ramírez. Lima-Perú. 2002
i) Proceso contable y administrativo en el desarrollo de las actividades
productivas en los Institutos Superiores Tecnológicos Estatales.
Evaluación y perspectivas. Autoras: Laurita Iberico Torres y Consuelo
Ventura Zúñiga. Lima-Perú. 2002
2.2. RESEÑA HISTORICA
La reseña histórica de este trabajo, está relacionada directamente
con las distintas normas que se han emitido, las mismas que se refieren
directa o indirectamente con los documentos fuente que se utilizan en la
contabilidad y auditoria gubernamental.
2.3. BASE LEGAL
1. R.M. No. 023-71-EF/73 del 13.01.1971 aprueba la Normas Básicas
para la contabilización integral de las transacciones de los Ministerios
y sus Dependencias Regionales.
2. R.M. No. 1984-73-EF/73 del 18.12.1973, Cambia a Normas Básicas del
Sistema de Contabilidad Gubernamental Integrada, las anteriores Normas
Básicas para la contabilización integral de las transacciones de los
Ministerios y sus Dependencias Regionales.
3. R.D. No. 071-80-EFC/76.01 Aprueba el Plan Contable Gubernamental del
Sistema de Contabilidad Gubernamental Integrada.
4. Directiva No. 40-92-EF/93.11.1 del 05.10.1992: Simplificación de los
procedimientos contables, modificación del Plan Contable Gubernamental y
presentación de estados financieros.
5. Directiva No. 41-93-EF/93.11.1. del 18.02.1993: Reforma de los
procedimientos contables, modificaciones del Plan Contable Gubernamental
e Información básica para la Cuenta General de la República.
6. R. CNC. No. 010-97-EF/93.01 del 19.09.1997 Aprueba el nuevo Plan
Contable Gubernamental del Sistema de Contabilidad Gubernamental.
7. Resolución de Contaduría No. 067-97-EF/93.01. Aprueba el compendio de
Normatividad Contable para la vigencia del Nuevo Plan Contable General
Gubernamental. Al respecto los instructivos aprobados, entre otros, es
el Instructivo No.1: Documentos y libros contables.
8. Resolución de Contraloría No. 072-98-CG Púb. 18.12.1998: Normas
Técnicas de Control Interno para el Sector Público.
2. 4. MARCO CONCEPTUAL
2.4.1. DOCUMENTOS FUENTE DE LAS TRANSACCIONES [1]
1. CONCEPTO.- La documentación sustentatoria es un elemento de evidencia
que permite el conocimiento de la naturaleza, finalidad y resultados de
la operación o transacción con los datos suficientes para su análisis.
2. OBJETIVO.- Permitir el conocimiento de la naturaleza, finalidad y
resultados de las operaciones financieras o administrativas que tengan
incidencia contable.
3. ACCIONES A DESARROLLAR.- Las Direcciones Generales de Administración u Oficinas que hagan sus veces, deberán reflejar en los manuales de procedimientos administrativos y contables, los documentos que sustentan toda operación financiera que tenga incidencia contable, destacando su importancia como elementos de evidencia. Los documentos sustentatorios serán archivados y conservados adecuadamente siguiendo un orden cronológico y/o correlativo procurando su fácil acceso y explotación. La documentación sustentatoria se mantendrá archivada durante el período de tiempo que determine las disposiciones legales vigentes. Se organizará y mantendrá debidamente actualizado el archivo de la documentación sustentatoria de las operaciones que efectúen las entidades con fondos públicos. La documentación sustentatoria de las operaciones que debe remitirse a los organismos competentes, así como la que debe permanecer en la institución se ordenará siguiendo un orden correlativo y/o cronológico, que asegure su conservación y facilite su utilización posterior.
Se aplicará la categoría de la clasificación de seguridad, según las denominaciones que se asigne a los documentos en función a su naturaleza y las restricciones que es necesario imponer en su difusión.
4. MECANISMOS DE CONTROL.- Los documentos fuente o sustentatorios de uso interno, deben adecuarse a los formatos establecidos por las Oficinas Centrales de los Sistemas Administrativos, en armonía con las disposiciones legales vigentes. La máxima autoridad ejecutiva deberá proveer de los recursos necesarios para mantener la integridad de la documentación, protegiéndola razonablemente contra todo riesgo (robo, incendio, inundaciones, etc) estando bajo responsabilidad del órgano de documentación y archivo el manejo de la referida documentación.
Los documentos fuente del Area de Bienes son los siguientes: Orden de Compra- Guía de Internamiento, Orden de servicios, Pedido- Comprobante de Salida (PECOSA), Inventario físico, Existencias Valoradas de Almacén, Nota de Entrada del Almacén y Control Visible de Almacén.
Área de Fondos: Recibo de Ingresos, Papeleta de Depósitos, Nota de
Cargo, Nota de Abono, Comprobante de Pago, Planillas de haberes y
Pensiones, Valorización de obra y otros.
Area de Presupuesto: Los documentos que sustentan operaciones de bienes,
servicios y fondos sirven para afectar el presupuesto institucional.
Area de Operaciones complementarias: Resoluciones, Declaraciones Juradas, Contratos, Cartas fianza y todos los documentos de las otras áreas.
5. LIBROS PRINCIPALES Y AUXILIARES.
Para registrar las operaciones de la administración pública, el
Sistema ha instituido el uso de libros principales y auxiliares.
Los libros principales, son aquellos en los cuales se registran
sistemáticamente todas las operaciones contables con el fin de producir
el balance de comprobación de cada nivel operacional. Están constituidos
por: Libro de Inventarios y Balances, Libro Diario y Libro Mayor.
En cambio los libros auxiliares, son aquellos en los cuales se hacen
anotaciones que sirven de análisis de cada cuenta del Libro Mayor, estos
registros se producen con la información contenida en los documentos
fuente que justifican y sustentan las operaciones realizadas en cada
área contable.
Según las áreas contables, el Sistema ha instituido libros o registros
auxiliares especializados como Caja, Bancos, Registro de Ventas,
Registro de Compras, Registro para pagos en efectivo. Además existe un
libro de uso general en todas las dependencias de la administración en
cualesquiera de las áreas contables, este auxiliar es el denominado
Auxiliar Estándar.
6. ESTADOS FINANCIEROS.
La información básica que presentan las entidades del sector público
usuarias del Sistema de Contabilidad Gubernamental, la constituyen los
estados financieros, dichos estados son cuadros sistemáticos que
presentan, en forma razonable, diversos aspectos de la situación
financiera y económica de una entidad de acuerdo con principios de
contabilidad generalmente aceptados. Esta información comprende: Balance
General (comparativo), Estado de Gestión (comparativo), Estado de
cambios en el patrimonio neto, Estado de flujos de efectivo, Notas a los
Estados Financieros y Anexos a la Información Financiera.
7. ESTADOS PRESUPUESTARIOS.
Sirven para demostrar la situación de la ejecución del presupuesto de
ingresos y del presupuesto de gastos. Los estados presupuestarios forman
parte de la información que se presenta a la Contaduría Pública de la
Nación para fines de evaluación y aplicación del Sistema y para la
formulación de la Cuenta General de la República. Estos estados son los
siguientes: Balance de ejecución del presupuesto (AP-1) y Estado de
fuentes y Usos de fondos (AP-2)
2.4.2. TRANSACCIONES
Transacciones, son las operaciones que realizan las entidades del
sector público, las mismas están relacionadas con los gastos e ingresos
que necesitan para cumplir con las metas, objetivos, misión y visión.
Las transacciones de gastos, están referidos a personal y obligaciones
sociales, obligaciones provisionales, bienes y servicios, otros gastos
corrientes, inversiones, inversiones financieras, otros gastos de
capital [2].
2.4.3. EVIDENCIA [3]
1. CONCEPTO.- De acuerdo con la Norma de Auditoria Gubernamental
(NAGU) No. 3.40, el auditor debe obtener evidencia suficiente,
competente y relevante mediante la aplicación de pruebas de control y
procedimientos sustantivos que le permitan fundamentar razonablemente
los juicios y conclusiones que formule respecto al organismo, programa,
actividad o función que sea objeto de la auditoría. La evidencia
pertinente es aquella que es válida y se relaciona con el hallazgo
específico. Los papeles de trabajo e información acumulada al
desarrollar un hallazgo específico deben tener una relación directa con
el mismo y las recomendaciones.
2. CARACTERISTICAS DE LA EVIDENCIA DOCUMENTAL.
La evidencia documental está constituida, generalmente por
documentos, registros, contratos, comunicaciones originales; sin
embargo, su presentación puede estar planteada en copias, extractos de
documentos, material gráfico o artículos de diarios y revistas.
3. EVIDENCIA DOCUMENTAL
Es aquella plasmada en escritos y registros, como documentos fuente
de las áreas de bienes, fondos, presupuesto e integración o
complementaria. La evidencia más común de evidencia en la auditoría
consiste de documentos clasificados como externos e internos. El auditor
debe evaluar la confiabilidad de la evidencia documental utilizada en
respaldo de sus hallazgos de auditoría. Por ejemplo, un documento
externo que se obtenga directamente de su lugar de origen es más
confiable que el mismo documento obtenido en la entidad.
Siempre debe considerarse la posibilidad de que los documentos obtenidos
en la entidad podrían estar alterados.
Cualquier alteración importante debe investigarse. Si el auditor no está seguro de que las alteraciones son apropiadas, sería conveniente efectuar una verificación de la fuente de origen.
Los factores que aseguran la confiabilidad de la evidencia interna son: Si los documentos han circulado fuera de la entidad, si los procedimientos de control interno de la entidad son satisfactorios para asumir que la evidencia es precisa y confiable, si la evidencia está sola o si sirve para corroborar otros tipos de evidencia.
La evidencia interna que circula fuera de la entidad puede tener la
misma confiabilidad que la evidencia externa. Relativamente pocos tipos
de documentos están sujetos a revisión y aprobación externa. Algunos
ejemplos son órdenes de compra devueltas con el visto bueno del
proveedor y guías de remisión debidamente aceptadas. Los procedimientos
internos tienen un efecto importante en la confiabilidad de la evidencia
documental que se origina en la entidad y que circula sólo en ella. Por
ejemplo, una tarjeta de control de asistencia sería evidencia confiable
de la labor efectuada si: el empleado registra su hora de ingreso a la
oficina en el reloj de control, el área de personal verifica la tarjeta
de control, comparándola con la información del área de trabajo y los
auditores internos o la administración efectúan revisiones sorpresivas
de asistencia.
4. ATRIBUTOS DE LA EVIDENCIA.
Los atributos de la evidencia pueden referirse a: suficiencia, competencia y pertinencia (relevancia).
SUFICIENCIA DE LA EVIDENCIA.- Evidencia suficiente es aquella tan veraz, adecuada y convincente que al ser informada a una persona prudente, que no es un auditor y no tiene conocimiento específico del asunto, arribe a la misma conclusión del auditor. Suficiencia se refiere al volumen o cantidad de la evidencia, tanto como a sus cualidades de pertinencia y competencia. La norma general básica de evidencia en respaldo de los hallazgos de auditoria manifiesta que debe ser suficiente y competente. Los requisitos de buenos papeles de trabajo requieren que sean claros y comprensibles, sin explicaciones verbales innecesarias. La complejidad de la actividad de auditoria y el tipo de hallazgos identificados es tan grande, que no es factible percibir en términos específicos la naturaleza de toda la información de respaldo que debe incluirse en los papeles de trabajo. Para que un hallazgo tengo un soporte apropiado en los papeles de trabajo, es necesario que se efectúen todos los pasos de su desarrollo. Además, los papeles de trabajo deben contener, para cada paso requerido en el proceso, resúmenes claros o extractos de documentos necesarios para demostrar el trabajo efectuado y los resultados obtenidos.
COMPETENCIA.- Para que la evidencia sea competente, debe ser válida y confiable. A fin de evaluar la competencia de la evidencia, el auditor debe considerar con cuidado si existen razones para dudar de su validez o su integridad. De ser así, debe obtener evidencia adicional o revelar esa situación en su informe. Los siguientes supuestos constituyen criterios útiles para juzgar si la evidencia es competente: i) la evidencia obtenida de fuentes independientes es más confiable que la obtenida del propio ente auditado, ii) la evidencia que se obtiene cuando se ha establecido un sistema de control interno apropiado, es más confiable que aquella obtenida cuando el sistema de control interno es deficiente, no es satisfactorio o no se ha establecido; III) la evidencia que se obtiene físicamente mediante un examen, observación, cálculo o inspección es más confiable que la que se obtiene en forma indirecta; iv) los documentos originales son más confiables que sus copias; y, v) la evidencia testimonial obtenida en circunstancia que permite a los informantes expresarse libremente merece más crédito que aquella que se obtiene en circunstancia comprometedoras (por ejemplo, cuando los informantes pueden sentirse intimidados).
PERTINENCIA (RELEVANCIA).- La evidencia pertinente es aquella que es
válida y se relaciona con el hallazgo específico. Los papeles de trabajo
e información acumulada al desarrollar un hallazgo específico deben
tener una relación directa con el mismo y las recomendaciones. Este
requerimiento no excluye el tomar notas apropiadas o hacer observaciones
que serán consideradas para otras áreas problema a examinar. Debe
evitarse la acumulación indiscriminada de papeles y documentos referidos
al tema que no tienen relación directa con el hallazgo de auditoria.
2.4.4. NATURALEZA, FINALIDAD Y RESULTADOS DE LAS TRANSACCIONES.
1. NATURALEZA
Es la esencia y propiedad característica de cada transacción de ingresos
o gastos públicos.
Es el conjunto, orden y disposición de todas las transacciones
realizadas por los responsables de la gestión.
La naturaleza, está referida a la relación que tienen las transacciones
realizadas con el giro o actividad de la entidad. En el caso del sector
público con las metas, objetivos y misión encomendadas por el Estado y
la Sociedad. Cuando esta relación no es clara, precisa y contundente se
origina la malversación de los fondos públicos.
Los documentos que dan fe, de esta relación directa son los
documentos fuente.
2. FINALIDAD
Está referida al motivo, al móvil de un transacción.
Las transacciones para que realicen deben estar establecidas en los
presupuestos de las entidades del Estado y las mismas tienen su razón o
motivo por cuanto contribuyen con las metas, objetivos y misión
establecidas en los planes estratégicos.
3. RESULTADOS
Es el efecto o consecuencia de una transacción. Si la transacción es
correcta facilitará el logro de las metas, objetivos y misión. En cambio
cuando no lo es, los controles respectivos lo identificarán como una
malversación, un despilfarro, etc; lo que por cierto traerá problemas a
los responsables de la gestión.
2.4.5. PRUDENCIA Y TRANSPARENCIA DE LA GESTION
PUBLICA.
La prudencia y transparencia están normadas, pero en lo concerniente a
lo fiscal. Al respecto se han emitido las siguientes normas:
· Ley No. 27245 Ley de prudencia y transparencia fiscal.
· Ley No. 27958 Ley que modifica la norma anterior
· Ley no. 27815 Ley del Código de ética de la función pública.
· D.S. No. 039-2000-EF Reglamento de la Ley de prudencia y transparencia
fiscal-Sin efecto por disposición de la Ley 27958.
1. PRUDENCIA
Virtud cardinal que consiste en discernir lo bueno de lo malo.
Moderación, templanza.
Discernimiento, buen juicio, circunspección tomados por los responsables
de la gestión de las transacciones del sector público y que es, por
decirlo así, aprobada por la participación del ciudadano.
En la base de esta virtud, está el reconocimient9o de que la nueva
economía de la información puede ayudarnos a crear los instrumentos
necesarios para la promoción del buen gobierno. El potencial de
utilización del Internet y la revolución tecnológica en los proceso de
elaboración y difusión masiva de información de las transacciones
realizadas, ayudan a mejorar los estándares de servicio y rendición de
cuentas a los ciudadanos.
2. TRANSPARENCIA
Claridad, translucidez de las transacciones realizadas por las
entidades del sector público, determinadas por la ciudadanía, antes que
por las autoridades.
El documento de trabajo denominado transparencia económica y fiscal:
Estado de avance y tareas pendientes [4], indicaba que el gobierno viene
implementando un conjunto de iniciativas que buscan un cambio radical en
la relación entre el Estado y el ciudadano. A Pesar de que las
diferentes Constituciones del Perú han reconocido el derecho de los
ciudadanos a exigir que las autoridades elegidas rindan cuenta de los
actos realizados en el ejercicio del poder, esto no se ha verificado por
falta de mecanismos efectivos de control y transparencia. Evidencia
suficiente de la ausencia de estos mecanismos, la encontramos en los
recientes actos de corrupción que explican la persistencia de una severa
crisis económica y moral que compromete las bases del desarrollo
nacional en el siglo XXI.
Para evitar que este tipo de acciones vuelva a ocurrir no basta con mejorar la aplicación de las medidas de represión o sanción que estén contempladas en la legislación vigente. Se requiere de un antídoto efectivo contra la corrupción: mayor transparencia económica y fiscal.
Entre las medidas que buscan mejorar la transparencia destacan: i) el
cumplimiento de los mandatos de la Ley de Prudencia y Transparencia
Fiscal; ii) la aprobación de las normas de acceso ciudadano a la
información del sector público; iii) el impulso al proceso de consultas
ciudadanas a través de la prepublicación de normas de carácter general.
Estas iniciativas junto con el fortalecimiento del proceso de
formulación del presupuesto público y del planeamiento estratégico del
Estado Peruano, significan un cambio radical en la relación con el
ciudadano común y corriente.
La transparencia no sólo debe tomar en cuenta la amplia oferta
informativa que pueda generar el Estado sino que es de vital importancia
para el éxito del proceso que la ciudadanía y los medios de comunicación
participen como demandantes activos de información.
Dentro de los esfuerzos de transparencia económica y fiscal se cuenta
con la iniciativa del Ministerio de Economía y finanzas al haber lanzado
el portal de Transparencia Económica. Este instrumento ofrece
información sobre proyecciones macroeconómicas, planeamiento
estratégico, ejecución presupuestal, estados financieros de empresas
públicas, directorio de entidades del estado y listado de los bienes
inmuebles del estado.
La transparencia económica y fiscal es un elemento fundamental en el
diseño e implementación de la política económica de un Estado moderno,
ya que incorpora el alineamiento de la administración pública con la
voluntad del soberano, permitiendo una mayor supervisión y fiscalización
de la sociedad al gobierno; y reduce la incertidumbre en los mercados,
lo que se traducirá en el tiempo en una menor volatilidad de las
expectativas de los agentes privados y ayudará a que las metas u
objetivos de política se validen de manera adecuada.
El Estado y sus diferentes órganos desempeñan su labor no sólo por
encargo de los ciudadanos, sino usan para tal fin también los recursos
de éstos. Por ende, el ciudadano no sólo tiene todo el derecho de estar
plenamente enterado de las actividades del gobierno, de las decisiones
que los funcionarios públicos toman en su nombre, y del manejo y uso que
se está dando a sus contribuciones. La transparencia de los actos del
gobierno no sólo es importante por razones de justicia; es fundamental
para que la administración pública funcione de manera eficiente y de
acuerdo al bien común, para reducir la incertidumbre de los agentes con
respecto al futuro y para evitar que se generen expectativas
contraproducentes a la política económica
3. GESTION PUBLICA
Conjunto de actividades que realizan los responsables para cumplir con
las metas, objetivos y misión de una entidad pública.
Esta gestión considera desde la formulación del plan estratégico,
formulación del presupuesto, ejecución del presupuesto, toma de
decisiones y rendición de cuentas en las modalidades establecidas por
las normas correspondientes.
Cuando la gestión pública es prudente, transparente, ética no hay
problema todo esto condice con los preceptos establecidos por las
normas.
Pero cuando esto no es así se originan los problemas administrativos,
civiles y hasta penales, según la gravedad de las acciones tomadas o no
tomadas por los responsables de la gestión.
2.4.6.PROCESO CONTABLE GUBERNAMENTAL
Dada la complejidad de la actividad contable, a continuación se
presenta los conceptos que nos van direccionando a conocer y comprender
el proceso contable gubernamental:
1. SISTEMA DE CONTABILIDAD GUBERNAMENTAL
Es el conjunto de principios y normas que comprende niveles operacionales, áreas contables, documentos fuente, plan de cuentas, libros principales y registros auxiliares de contabilidad, estados financieros y presupuestarios, archivos de las transacciones, así como los procedimientos de registración contable y de elaboración e interpretación de los estados contables.
La aplicación de los principios, normas y procedimientos en que se
sustenta el Sistema, permite asegurar su uniformidad, centralización y
consolidación, así como la elaboración de la Cuenta General de la
República
2. CAMPOS DE APLICACIÓN DEL SISTEMA DE CONTABILIDAD GUBERNAMENTAL.
El sistema es aplicado en todos los organismos del sector público
(excepto empresas públicas) encargados de la captación de los recursos
financieros y en aquellos que asumen la ejecución de los servicios e
inversiones públicas.
3. CARACTERISTICAS DEL SISTEMA DE CONTABILIDAD GUBERNAMENTAL.
El sistema establece un proceso de integración ordenado con controles
en las diferentes áreas contables para producir información financiera
oportuna y confiable. El Sistema cubre las transacciones de fondos,
bienes, documentos y valores, acotación y recaudación de gravámenes,
deuda pública e incidencias del presupuesto para cada ejercicio fiscal.
La integración contable conduce a tecnificar los mecanismos de
proyección y ejecución del presupuesto, facilita el análisis financiero
y permite la evaluación del cumplimiento de las metas del Gobierno.
Las principales características que conforman el sistema son: Unidad de
Caja, Paralelismo y simultaneidad contable, tratamiento obligatorio de
cuentas por pagar y compromisos presupuestarios y control interno y
auditoría posterior.
4. NIVELES OPERACIONALES.
El proceso de consolidación de las transacciones es tratado en
función de tres niveles operacionales dentro de los cuales son
registrados los actos de la administración del gobierno, Los niveles
son: nacional, central o institucional y regional. El sistema describe
las relaciones de dichos niveles entre sí pero con el criterio de que
para el control de las transacciones deberá establecerse un conducto
regular de comunicación que fluya de la cúspide hacia la base y
viceversa.
5. AREAS CONTABLES
En base a las características de las operaciones administrativas,
financieras y presupuestarias que realizan las entidades del sector
público, el sistema ha delimitado áreas contables con el objetivo de
facilitar su registro y control, así como contribuir al logro de una
eficiente y eficaz administración de la gestión gubernamental. Las áreas
contables determinadas son: Bienes, Fondos, Presupuesto y Area de
Integración (Complementaria). Estas áreas se dan en todas las 2,752
entidades entre las que se encuentran los ministerios, instituciones
públicas, universidades nacionales, etc. En tanto las Municipalidades y
Beneficencias cuentan adicionalmente con las siguientes áreas: Personal
y Tributación. Estas áreas se dan en todas las 1,835 entidades.
Existen organismos Recaudadores: La Superintendencia Nacional de
Administración Tributaria (SUNAT), Consulados, Dirección del Tesoro
Público y Registros Públicos.
6. SISTEMA INTEGRADO DE ADMINISTRACION FINANCIERA
(SIAF).
Es un sistema de registro único de las operaciones de gastos e
ingresos públicos (que esta asociado a la ejecución del presupuesto
anual), desarrollado por el Ministerio de Economía y Finanzas, con el
objetivo de mejorar la gestión de las finanzas públicas. Este sistema es
un conjunto integrado de tres elementos: Base de datos, procedimientos y
procesos. El SIAF del sector público tiene por objeto el control de la
gestión de los fondos públicos para el adecuado cumplimiento de las
funciones del Estado. El objetivo básico del sistema es integrar todos
los esfuerzos que a nivel nacional y en diversas áreas de acción, deben
ser realizados para definir detalladamente, desarrollar, implantar y
poner en marcha, programáticamente el SIAF del sector público. El SIAF,
proporciona a sus diferentes usuarios información oportuna, de calidad y
de buena cobertura; permite reportes consistentes de los estados
presupuestarios, financieros y contables; permite un seguimiento de la
ejecución presupuestaria en sus diferentes fases, proporciona una visión
global y permanente de la disponibilidad de los recursos del Estado y
contribuye a una mejor asignación de recursos y toma de decisiones.
7. NORMAS GENERALES DEL SISTEMA DE CONTABILIDAD GUBERNAMENTAL:
El establecimiento de Normas, responde a la necesidad de señalar la responsabilidad que compete a los funcionarios encargados del proceso de la información contable, en relación con la aplicación de los procedimientos de registro contable, el uso de formularios prenumerados, comprobación de la documentación sustentatoria, del control previo interno, del valor monetario actualizado de los bienes que conforman el activo fijo y de asegurar mediante pruebas de comprobación la utilidad y confiabilidad de la información financiera y presupuestaria de la entidad.
Las normas establecidas por el Sistema son las siguientes: 01
Metodología contable, 02 Uso de formularios prenumerados, 03
Documentación sustentatoria, 04. Verificación interna, 05 Valuación y
depreciación del activo fijo y 06. Conciliación de saldos.
8. PRINCIPIOS GENERALES DE CONTABILIDAD
El sistema tiene su base y fundamento en los principios de
contabilidad generalmente aceptados, los que adaptados a la realidad del
sector público constituyen el marco teórico de la contabilidad
gubernamental.
Estos principios son los siguientes: Equidad, partida doble, ente,
bienes económicos, moneda común denominador, entidad en marcha,
valuación al costo, período, devengado, objetividad, realización,
prudencia, uniformidad, significación o importancia relativa y
exposición.
9. NORMAS INTERNACIONALES DE CONTABILIDAD.
La Resolución No. 029-2002-EF/93.01, publicada el 03.12.2002, oficializa las Normas Internacionales de Contabilidad para el Sector Público :
NICSP 1: PRESENTACION DE ESTADOS FINANCIEROS
NICSP 2: ESTADO DE FLUJOS DE EFECTIVO
NICSP 3: SUPERAVIT O DEFICIT NETO DEL EJERCICIO,
ERRORES SUSTANCIALES Y CAMBIOS EN LAS
POLITICAS CONTABLES.
NICSP 4: EFECTOS DE LAS VARIACIONES EN LOS TIPOS DE
CAMBIO.
NICSP 5: COSTOS DE ENDEUDAMIETO
NICSP 8:PRESENTACION DE INFORMACION FINANCIERA
SOBRE LAS PARTICIPACIONES EN ASOCIACION EN
PARTICIPACION
NICSP 9: INGRESOS PROVENIENTES DE TRANSACCIONES DE
INTERCAMBIO.
NICSP 10: PRESENTACION DE INFORMACION FINANCIERA EN
UNA ECONOMIA HIPERINFLACIONARIA
NICSP 12: EXISTENCIAS
NICSP 13: CONTRATOS DE ARRENDAMIENTO
NICSP 14: SUCESOS POSTERIORES A LA FECHA DEL BALANCE
GENERAL
NICS 15: INSTRUMENTOS FINANCIEROS: REVELACION Y
PRESENTACION
NICSP 16: INVERSION INMOBILIARIA.
NICSP 17: INMUEBLES, MAQUINARIA Y EQUIPO.
Las normas oficializadas, rigen para los estados financieros que se
inicien a partir del 1 de Enero del 2004. Optativamente pueden ser
aplicadas a partir del 1 de Enero del 2003.
10. PROCESO CONTABLE
Pacheco [5], al referirse al proceso contable indicaba, que el
Sistema de Contabilidad Gubernamental, a efecto de robustecer el control
interno ha establecido una serie de documentos utilizados en el proceso
contable. A continuación decía que el proceso contable comprende las
siguientes etapas: i) los documentos fuente, establecidos por cada una
de las áreas; ii) los informes de movimiento que centralizan las
transacciones de cada área recogiendo la información contenida en los
documentos fuente; iii) los libros principales; iv) los estados
financieros y presupuestarios
Ayala [6], a diferencia de Pacheco indica que el proceso contable
gubernamental comprende a los documentos fuente, los libros principales
y auxiliares y los estados financieros y presupuestarios. Es decir ya no
se considera a los informes de movimiento que por disposición de la
Resolución Jefatural No. 101-92-EF-93.01 que aprueba la Directiva No.
40-92-EF/92.11.1 ya no son de aplicación.
2.4.7.PROCESO DE AUDITORIA
Según el MAGU [7], la Auditoría Gubernamental es el examen profesional, objetivo, independiente, sistemático, constructivo y selectivo de evidencias, efectuado con posterioridad a la gestión de los recursos públicos, con el objeto de determinar la razonabilidad de la información financiera y presupuestal para el informe de auditoría de la Cuenta General de la República, el grado de cumplimiento de objetivos y metas, así como respecto de la adquisición, protección y empleo de los recursos y, si éstos fueron administrados con racionalidad, eficiencia, economía y transparencia, en el cumplimiento de la normativa legal.
Se denomina evidencia al conjunto de hechos comprobados, suficientes,
competentes y pertinentes que sustentan las conclusiones del auditor. Es
la información específica obtenida durante la labor de auditoría a
través de observación, inspección entrevistas y examen de los registros.
La actividad de auditoría se dedica a la obtención de la evidencia, dado
que ésta provee una base racional para la formulación de juicios u
opiniones. El término evidencia incluye documentos, fotografías,
análisis de hechos efectuados por el auditor y en general, todo material
usado para determinar si los criterios de auditoría son alcanzados.
En términos generales la evidencia de auditoría puede clasificarse en
cuatro tipos: física, testimonial, documental y analítica.
La auditoria gubernamental [8], está definida por sus objetivos y se
clasifica en:
Auditoria financiera,
Auditoria de Gestión y
Examen Especial.
Para mejor entendimiento de la práctica de la auditoria gubernamental se
ha considerado vivir esta en tres fases:
Planeamiento,
Ejecución; e,
Informe.
El Planeamiento [9] de la auditoria comprende el desarrollo de una
estrategia global para su conducción, al igual que el establecimiento de
un enfoque apropiado sobre la naturaleza, oportunidad y alcance de los
procedimientos de auditoria que deben aplicarse.
Sobre la ejecución de la auditoria, se debe indicar que si al preparar el correspondiente memorando de planeamiento, el auditor decide confiar en los controles, generalmente, efectuamos pruebas de controles y según los casos, realiza prueba, consistentes en pruebas sustantivas, procedimientos analíticos o una combinación de ambos. Para arribar a la conclusión de que el alcance de la auditoria fue suficiente y los estados financieros o la gestión no tienen errores materiales, deben considerarse factores cuantitativos o cualitativos al evaluar los resultados de las pruebas y los errores detectados al realizar la auditoria: Parte del procedimiento implica la revisión de los estados financieros, libros, documentos fuente, para determinar si son coherentes con la información obtenida y fueron preparados y presentados apropiadamente.
Antes de concluir la auditoria, se efectúa la revisión de los eventos
subsecuentes, se obtiene la carta de representación de la
administración, se prepara el memorando de conclusiones y comunican los
hallazgos de auditoria a la entidad. Finalmente, es elaborado el
Informe. De auditoria conteniendo el dictamen sobre los estados
financieros o la gestión según el caso, conclusiones, observaciones y
recomendaciones de control interno financiero resultantes de la
auditoria.
2.4.8.GESTION Y CONTROL EFICAZ DE LAS TRANSACCIONES
1. GESTION EFICAZ:
“La gestión eficaz está relacionada al cumplimiento de las acciones,
políticas, metas, objetivos, misión y visión de la entidad; tal como lo
establece la gestión empresarial moderna” [10]
“La gestión eficaz, es el proceso emprendido por una o más personas para
coordinar las actividades laborales de otras personas con la finalidad
de lograr resultados de alta calidad que una persona no podría alcanzar
por si sola. En este marco entra en juego la competitividad, que se
define como la medida en que una entidad, bajo condiciones de mercado
libre es capaz de producir bienes y servicios que superen la prueba de
los mercados, manteniendo o expandiendo al mismo tiempo las rentas
reales de sus empleados y socios. También en este marco se concibe la
calidad, que es la totalidad de los rasgos y las características de un
producto o servicio que refieren a su capacidad de satisfacer
necesidades expresadas o implícitas” [11]
“Gestión eficaz, es el conjunto de acciones que permiten obtener el
máximo rendimiento de las actividades que desarrolla la empresa” [12]
“Gestión eficaz, es hacer que los miembros de una empresa trabajen
juntos con más eficacia, que disfruten de su trabajo, que desarrollen
sus destrezas y habilidades y que sean buenos representantes de la
empresa, presenta un gran reto para los directivos de la misma.[13]
2.4.9.OPTIMIZACION
Esta expresión esta formada por la mixtura de los siguientes cuatro componentes :
· Efectividad
· Eficiencia
· Economía
· Financiero y de cumplimiento
Al respecto el MAGU [14] nos facilita los siguientes conceptos.
Efectividad: se refiere al grado en el cual una entidad programa o
proyecto gubernamental logran sus objetivos y metas u otros beneficios
que pretendían alcanzarse, previstos en la legislación o fijados por
otra autoridad.
Eficiencia: la eficiencia está referida a la relación existente entre
los bienes o servicios producidos o entregados y los recursos utilizados
para ese fin (productividad), en comparación con un estándar de
desempeño establecido.
Economía: la economía está relacionada con los términos y condiciones
bajo los cuales las entidades adquieren recursos, sean éstos
financieros, humanos, físicos o tecnológicos (sistema de información
computarizada), obteniendo la cantidad requerida, al nivel razonable de
calidad, en la oportunidad y lugar apropiado y, al menor costo posible.
Financiero: el componente financiero es fundamental para tener una
adecuada contabilidad y procedimientos apropiados para la elaboración de
informes financieros. En una auditoria financiera, este elementos es
fundamental, en una auditoria de gestión el componente financiero puede
constituir sólo un elemento a considerar en la evaluación de otras áreas
en la entidad examinada.
Cumplimiento: Generalmente se ejecuta con el componente financiero. El
cumplimiento está referido a la sujeción de los funcionarios públicos a
las leyes y regulaciones aplicables y políticas y procedimientos
internos.
Dentro de su alcance, la auditoria gubernamental puede incorporar
elementos de carácter financiero, de cumplimiento, efectividad,
eficiencia y economía con el propósito de dictaminar la optimización de
la gestión y el control de una entidad pública.
2.5.DEFINICION DE TERMINOS
1. SISTEMA Y REGISTRO DE CONTABILIDAD [15]
La contabilidad gubernamental será llevada en lengua española y en
moneda nacional (nuevos soles) y según el principio de la Partida Doble.
Todas las transacciones registradas en los libros auxiliares y
principales deberán ser efectuadas mediante el sustento del documento
fuente debidamente fechado y refrendado por los responsables.
Las transacciones financieras y presupuestarias deberán ser registradas
contablemente en los libros Diario, Mayor e Inventarios y Balances; así
como en los libros auxiliares normados en el Sistema Contable
Gubernamental y otros registros que la entidad considere necesarios,
para el mejor control de las operaciones y obtención de la información
gerencial pertinente a sus necesidades.
Los libros y registros contables pueden ser llevados por cualquiera de
los medios: manual, mecanizado y procesamiento electrónico de datos,
siempre que la información que se obtenga por dichos medios, contenga
todos los datos y referencias que el Sistema Contable requiere.
Los libros, registros, documentos fuente y demás evidencias
sustentatorias de las transacciones, serán conservadas durante el tiempo
que señalan los dispositivos legales vigentes.
El ejercicio contable termina el 31 de Diciembre de cada año, salvo que
la entidad obtenga autorización para el cierre en fecha distinta.
2. ENTIDAD CONTABLE [16]
Los estados financieros se refieren siempre al ente, donde el
elemento subjetivo o propietario es considerado como tercero. El
concepto de ente es distinto del de persona, ya que una misma persona
puede producir estados financieros de varios entes
3. EQUIDAD [17]
La equidad entre intereses opuestos deber ser una preocupación
constante en contabilidad, puesto que los que sirve de, o utilizan los
datos contables pueden encontrarse ante el hecho de que los intereses
particulares se hallen en conflicto. De esto se desprende que los
estados financieros deben prepararse de tal modo que reflejen, con
equidad los distintos intereses, en juego en una empresa dada.
4. SIMULTANEIDAD Y PARALELISMO CONTABLE [18]
Las operaciones realizadas por los organismos públicos son
registradas en la contabilidad patrimonial y en la contabilidad
presupuestaria, es decir bajo este principio a toda operación real
registrada en el proceso contable financiero, corresponde paralela y
simultáneamente un registro en el proceso contable presupuestario.
De tal manera que en el mismo y con los mismos documentos fuentes, pero
en distintas áreas contables se procesa información especializada, con
el fin de obtener un balance de comprobación integrado que muestre en su
conjunto las operaciones de fondos, presupuesto, tributación,
endeudamiento y operaciones complementarias según corresponda.
5. METODOLOGIA CONTABLE [19]
Es el conjunto de procedimientos utilizados por las entidades
usuarias de los Sistemas de Contabilidad, en la aplicación de sus normas
acorde con las peculiaridades de su funcionamiento, para producir
información expresada en unidades monetarias de las operaciones
financieras ejecutadas.
El objetivo, es establecer por escrito procedimientos de autorización,
ejecución, revisión, registro y control de las operaciones financieras,
a fin de uniformar criterios en las técnicas y procedimientos contables,
así como en el ordenamiento, significado y mecanismo de las cuentas.
Respecto a los mecanismos de control, se propiciará la actualización
contable de las normas prescritas, en concordancia con nuevas
disposiciones legales y necesidades propias de los sistemas, también las
entidades del sector público dictarán las disposiciones internas que
permitan la implementación y cumplimiento de las normas emitidas.
6. USO DE FORMULARIOS PRENUMERADOS [20]
La prenumeración consiste en asignar al formulario una numeración correlativa en original y copias, en forma simultánea a su impresión.
El objetivo, es mantener registros de operaciones específicas para evitar el uso de formularios en forma indebida, y lograr un ordenamiento en el desarrollo de las operaciones.
Al respecto, se establecerá el uso permanente de registros y
formularios prenumerados que sustenten toda operación financiera o
administrativa que incida contablemente, se aperturará registros
especiales para operaciones que se consideren significativas, tales como
subvenciones y subsidios, en caso de contar con sistemas mecanizados, la
impresión y distribución de los formularios se coordinará con la Central
de Procesamiento automático de Datos. Se aperturará un Registro de
Control de Formularios Prenumerados a cargo de un funcionario
responsable de su uso y custodia. Los formularios deben elaborarse de
acuerdo a las características señaladas por cada sistema administrativo
y en caso de requerir modificación o sustitución de un formulario, se
debe coordinar previamente con el sistema administrativo respectivo.
Los registros y la emisión de formularios se deberán controlar mediante
la implementación de los mecanismos más apropiados; siendo responsable
de su deterioro o extravío, el encargado de su custodia. Las entidades
efectuarán verificaciones posteriores de la numeración correlativa.
7. CONCILIACION DE SALDOS.
La conciliación de saldos consiste en la realización de acciones relacionadas entre sí y dispuestas en forma permanente o en períodos determinados, para establecer la concordancia de las cifras mostrar en los registros contables con lo realmente disponible o existentes.
El objetivo, es asegurar a través de pruebas de comprobación y verificación de saldos, la utilidad y confiabilidad de la información financiera producida.
Las jefaturas, deberán establecer la metodología y las fechas de ejecución de las conciliaciones de saldos pertinentes, asimismo deberán disponer la práctica de pruebas de comprobación de los saldos de las cuentas del libro Mayor que muestren los informes financieros, a fin de asegurar su exactitud y veracidad.
Para sustentar la información que se remita al órganos correspondiente se aplicarán los procedimientos siguientes en su caso: Arqueo de fondos y valores, Conciliaciones bancarias, conciliaciones de cuentas por cobrar, inventarios físicos de todos los bienes materiales y conciliación del marco legal del presupuesto.
Una verificación de saldos facilita la localización de errores y la
adopción de medidas de corrección o ajustes.
El establecimiento de estos procedimientos de comprobación y
conciliación exige la necesidad de elaborar directivas internas en cada
entidad, las mismas que estarán de acuerdo con lo normado por los
sistemas contables, principios de contabilidad generalmente aceptados y
dispositivos legales vigentes.
Es condición indispensable para realizar la verificación de saldos que esta sea ejecutada por personal distinto al encargado de efectuar los registros contables.
Las conciliaciones que se realicen respaldarán todos los saldos de
las cuentas respectivas, debiendo el personal que las practique y el
Contador general dejar constancia escrita del trabajo efectuado.
Los funcionarios responsables supervisarán las acciones de verificación
de saldos con la finalidad de evaluar su funcionamiento y mejorar las
técnicas o procedimientos empleados
8. VERIFICACION INTERNA:
Para que los documentos fuente cumplan su papel en la contabilidad y la auditoria, por tanto, deben tomarse en cuenta un conjunto de medidas para analizar las operaciones antes de su autorización, dicha actividad debe ejercerse como una función inherente al proceso de dirección y gerencia
Estas medidas tienen como objetivo señalar las acciones a seguir a fin de practicar el control previo interno en todo el proceso de las operaciones financieros y/o administrativas que tienen incidencia contable y en la auditoria, mediante métodos y procedimientos que garanticen la legalidad, veracidad y conformidad de dichas operaciones en el marco de la prudencia y transparencia que exige la ciudadanía en general.
En este marco, las acciones a desarrollar deben considerar que las
entidades públicas orienten sus actividades para establecer y mantener
un adecuado control previo interno en todas las operaciones del proceso
de contabilidad. Para cumplir con lo indicado, se deberá señalar en los
manuales de procedimientos, las Unidades o Jefaturas encargadas de dar
conformidad a cada operación. Se aplicará el control previo interno
considerando los lineamientos siguientes: i) verificación de la correcta
emisión de los documentos fuente que sustentan cada operación
comprobando la veracidad de datos, su exactitud y visación de los
funcionarios responsables en cada fase del procedimiento, ii) aplicar la
normatividad en el análisis del contenido o naturaleza de la operación;
iii) constatar que los datos consignados en la operación estén
debidamente respaldados con los documentos fuente o sustentatorios; iv)
verificar la autenticidad de la información mediante pruebas de
corrección; y, v) Aplicar principios técnicos de acuerdo a la naturaleza
de la operación.
Los mecanismos de control a considerar, deben referirse a: i) los
sistemas de contabilidad guardarán armonía con las normas y los
principios de contabilidad generalmente aceptados; ii) los funcionarios
responsables de las operaciones en sus diferentes fases deberán estampar
sus firmas y el sello correspondiente, debiendo ser dichas operaciones
aprobadas por el funcionario competente, antes de proceder a su
ejecución, iii) dejar constancia escrita del control efectuado, y, iv)
en la autorización, el responsable utilizará sellos restrictivos que
impidan la duplicidad de la operación.
CAPITULO I I I
PRESENTACION, ANALISIS E INTERPRETACION DE DATOS
3.1. PRESENTACION, ANALISIS E INTERPRETACION DE LA ENTREVISTA REALIZADA.
1. ¿ Cual es el cargo que ocupa en esta dependencia ?
El 100% de los entrevistados son Jefes de Oficinas o Unidades
relacionadas directamente con el uso de documentos fuente, tales
personas son profesionales que deben conocer, comprender y aplicar
correctamente las funciones que les corresponda.
2. ¿ Se dice que en el sector público todo esta normado, todo está
escrito. En este caso, la dependencia a su cargo, dispone de documentos
normativos para llevar a cabo la gestión y el control funcional ?
El 100% de los entrevistados manifiesta que si, cuentan con documentos
normativos para llevar a cabo la gestión y el control de sus
actividades. Esta respuesta es lógica, porque efectivamente el Estado ha
establecido las normas generales al respecto.
3. ¿ Los documentos fuente son los instrumentos que evidencian la
realización de las transacciones, pero los mismos están normados a nivel
general, lo que indica que cada entidad debería normarlos en forma
específica. En su caso los documentos fuente que utiliza, la entidad
dispone de normas específicas ?
El 40% de los entrevistados responde que si disponen de normatividad
específica en sus dependencias. Esto quiere decir que existen Manuales o
directivas que amplían la forma como utilizar los documentos fuente de
las transacciones.
En cambio el 60%, o sea la mayor cantidad dice que no dispone de dichas normas específicas. Esto quiere decir que no existe manuales de procedimientos o directivas específicas sobre el tema, lo cual constituye un problema para la continuidad funcional, cuando un trabajador es renunciado, sale de vacaciones o cambia de dependencia.
Los documentos normativos específicos, tienen la ventaja que permiten
la continuidad funcional, lo que constituye una ventaja para la
realización de las actividades propias de una entidad.
4. ¿ La evidencia, es la fe, es la confirmación de que algo ha sucedido.
Siendo así se puede decir que los documentos fuente constituyen
elementos de evidencia de las transacciones institucionales ?
Los entrevistados contestan en un porcentaje del 100% que los documentos
fuente son instrumentos de evidencia de las transacciones. Esta
respuesta es básica para entender la gran importancia que tienen los
documentos fuente de las transacciones institucionales.
Pero bien, los documentos fuente, también pueden ser falsos, no pueden
ser fidedignos, pueden contener errores de fondo y de forma y un sin
número de problemas, por tanto en uno u otro caso seguirán siendo
evidencia de una transacción real, ficticia, amañada, condicionada,
dirigida, del giro o actividad, fuera del giro o actividad, personal,
interesada, etc.
De este modo el documento fuente se constituye, en la base o
evidencia para determinar la malversación, despilfarro, fraudes y hasta
delitos cometidos por los funcionarios y trabajadores
5. ¿ Se puede aceptar que los documentos fuente permiten el conocimiento
de la naturaleza, finalidad y resultados de las transacciones de la
entidad ?
El 60% de los entrevistados contesta positivamente que los documentos
fuente permiten el conocimiento de la naturaleza, finalidad y resultados
de las transacciones de una entidad pública. Sin embargo es preocupante
que un 40% diga que esto no es así. Los que contestaron con un “NO”,
argumentan su respuesta que muchas veces la falta se prudencia y
transparencia en los responsables, hace que los documentos fuente que
son utilizados por la contabilidad y auditoria, sean documentos emitidos
de acuerdo con las normas, pero que no guardan relación con la
naturaleza, finalidad y resultados de una entidad, de allí que se
originen problemas de orden administrativo, civil y hasta penal, porque
malos funcionarios hacen uso indebido de los recursos públicos y
pretenden sustentarlo con documentos obtenidos indebidamente.
Pero lo rescatable es que la mayoría no manifiesta esta situación lo
cual es un buen indicador que todo puede ir solucionándose en provecho
de la prudencia y transparencia en la utilización de los fondos
públicos.
6. ¿ Dentro de los procedimientos de auditoria, se encuentra la revisión
documental, podemos decir que la misma aporta la evidencia suficiente,
competente y relevante que necesita el auditor para formular
conclusiones, observaciones y recomendaciones sobre las transacciones de
la entidad ?
El 100% de los entrevistados acepta afirmativamente que la revisión
documental aporta la evidencia suficiente, competente y relevante que
necesita el auditor para formular conclusiones, observaciones y
recomendaciones sobre las transacciones de la entidad.
Pero esta evidencia puede ser positiva, en la medida que las transacciones hayan sido realizadas en el marco de las metas, objetivos y misión de la entidad o también negativa si ha sucedido todo lo contrario.
Aquí, para los fines de este trabajo, nos interesa resaltar que los documentos fuente son instrumentos de evidencia.
La evidencia que nos proporciona los documentos fuente de una entidad es de tipo interna, pero como parte de sus procedimientos, el auditor deberá buscar también evidencia externa relacionada con los documentos fuente, la misma que lo obtendrá de los proveedores, clientes u otros entes.
Mientras más fuentes de evidencia existan es mucho mejor para el
trabajo del auditor interno o externo.
7. ¿ Los documentos fuente de las transacciones son indicadores de la
prudencia y transparencia de las decisiones tomadas por los responsables
de la gestión institucional ?
El 80% de los entrevistados contesta positivamente que los documentos
fuente de las transacciones son indicadores de la prudencia y
transparencia de las decisiones tomadas por los responsables de la
gestión institucional, lo que nos da a indicar que estos funcionarios
son conscientes de la gran importancia de los documentos fuente y de su
incidencia en la optimización gestión y el control institucional siempre
que su utilización sea de acuerdo con las normas, principios y
procedimientos establecidos al respecto.
8. ¿ La utilización correcta y normativa de los documentos fuente de las
transacciones institucionales, se puede decir que favorece la
optimización de la gestión y el control gubernamental ?
No hay ningún entrevistado que diga que la utilización correcta y
normativa de los documentos fuente de las transacciones institucionales
no favorece la optimización de la gestión y el control gubernamental, lo
cual denota que los funcionarios están totalmente conscientes de la
importancia que tienen los documentos fuente a nivel administrativo,
contable, de auditoria y de la gestión en general.
Pero claro, la optimización se facilitará en la medida que las
transacciones sean fidedignas, que correspondan a la misión
institucional, que estén presupuestadas, que estén autorizadas y en fin
cumpliendo todas las formalidades que exige el sistema. Sobre esto los
funcionarios están totalmente enterados.
Pero, también son conscientes, que algunas veces las debilidades y malas
mañas pueden distorsionar todo esto.
Para que todo esto se cristalice en la optimización tiene que ver mucho
la moral y ética del funcionario.
9. ¿ La contabilidad se construye en base a los documentos fuente. Pero
de acuerdo a su criterio de que manera contribuye la contabilidad con la
gestión institucional ?
Aquí la respuesta unánime es que SI efectivamente, la contabilidad tiene
como punto de partida, como base, como fundamento, los documentos fuente
de las transacciones. Pero sobre ellos, el personal contable debe tener
mucho cuidado porque los documentos fuente podrían no ser fidedignos,
podrían estar emitidos sin los requisitos correspondientes, pueden
corresponder a operaciones nunca realizadas, etc.
En una segunda instancia los funcionarios contestan que la contabilidad
es útil para la planeación, toma de decisiones y control institucional;
lo que conlleva a interpretar que contribuye a la optimización de la
gestión y el control de las entidades públicas.
Los funcionarios entrevistados, están convencidos que la contabilidad es
la ciencia de la información, pero que la misma debe ser oportuna y
veraz para que cumpla con los objetivos correspondientes.
La transparencia que necesita el ciudadano se concreta mediante la
información que reciba de las entidades públicas. El mayor porcentaje de
dicha información corresponde a aspectos contables, que contienen las
transacciones presupuestarias, financieras, económicas, patrimoniales,
de donde se concluye con la gran importancia que tiene la información
contable para fines internos y externos institucionales.
10. ¿ La auditoria es un examen, que entre otros procedimientos, utiliza
la revisión de los documentos fuente; pero de acuerdo a su criterio de
que manera contribuye esta actividad profesional del Contador Público
con la gestión y el control institucional ?
En esta parte, los entrevistados contestaron unánimemente, que la
auditoria contribuye con la evidencia de hechos comprobados,
suficientes, competentes y pertinentes que sustentan las conclusiones
del auditor. La evidencia de auditoria, es la información específica
obtenida durante la labor a través de la observación, inspección,
entrevistas y examen de los registros de los documentos fuente.
La actividad de auditoria se dedica a la obtención de la evidencia, dado
que ésta provee una base racional para la formulación de juicios u
opiniones. El término evidencia incluye documentos, fotografías,
análisis de hechos efectuados por el auditor y en general, todo material
usado para determinar si los criterios de auditoria son alcanzados
Luego los funcionarios continúan explicando que la importancia y el
impacto de la auditoria en las entidades del Estado hace recaer una gran
responsabilidad en los recursos humanos que son necesarios para
realizarla, por lo que se requiere de un eficiente manejo del personal
disponible para la ejecución y conducción de los esfuerzo.
Dicen luego, que la auditoria podría ser la oportunidad de promover
mejoras en las entidades, pero el convencimiento de los funcionarios
respecto a la importancia de su aplicación resulta ser más relevante que
la formulación de críticas y la adopción de correctivos por obligación
del marco legal vigente.
3.2. PRESENTACION, ANALISIS E INTERPRETACION DE LA ENCUESTA
1.SOBRE LA IDENTIFICACION CORRECTA DE UN DOCUMENTO FUENTE:
El mayor porcentaje, o sea 50%, identifica a los documentos fuente como
un documento oficial. Esta respuesta es bastante técnica, por cuanto
para la contabilidad y auditoria gubernamental documento fuente es la
factura, recibo por honorarios, boleta de venta, nota de crédito, nota
de débito, recibo de servicios públicos, boletos de pasajes terrestres
locales e interprovinciales, boletos de aviación y otros comprobantes de
pago. También lo es la letra, pagaré, factura conformada y cualquier
otro título valor. También es documento fuente, una Escritura pública,
un contrato, un convenio, una póliza, una Declaración única de aduanas
2.SOBRE LO QUE PERMITE DETERMINAR UN DOCUMENTO FUENTE EN UNA TRANSACCION
INSTITUCIONAL.
Los resultados obtenidos en la encuesta, denotan que no existe unanimidad en identificar a los documentos fuente con la naturaleza, finalidad y resultados de la operación, pero sin embargo las respuestas obtenidas en conjunto si responden a la teorización establecida sobre los documentos fuente.
Esto denota también, que no siempre los documentos fuente que
sustentan las operaciones tienen relación total con la naturaleza y
finalidad de las actividades de una entidad. Lo que indica que por allí,
existen algunos documentos que no corresponden al giro o actividad de la
entidad y que no tienen relación con los objetivos que buscan las
entidades. Esto es justamente, lo que origina procesos administrativos,
civiles y penales según la gravedad de la situación.
3. SOBRE LA PREGUNTA DE SI UN DOCUMENTO FUENTE, PERMITE DETERMINAR LA
EVIDENCIA DE UNA TRANSACCION
En esta respuesta, el 100% contesta que SI.
Por tanto están aceptando que los documentos fuente son verdaderos
instrumentos de evidencia, tanto para la administración, como para la
contabilidad, auditoria y otras actividades institucionales.
4. PREGUNTA SOBRE EL TIPO DE EVIDENCIA QUE PROPORCIONAN LOS DOCUMENTOS
FUENTE.
Los encuestados en 20% aceptan que los documentos fuentes proporcionan
evidencia suficiente para determinar la fehaciencia de las
transacciones.
Un 40% responde que la evidencia que proporcionan antes que suficiente
es competente, porque está referida a operaciones que competen a las
entidades; pero en firma similar otro 40% responde que la evidencia es
de tipo relevante, o sea trascendente, importante, digna de tener en
cuenta.
Si bien tal como esta planteada la pregunta no permite obtener una
respuesta unánime que indique que los documentos fuentes proporcionan
evidencia suficiente, competente y relevante; sin embargo se tiene que
admitir que todos aceptan que los documentos si son evidencia de las
transacciones, lo que denota la importancia de estos documentos en la
gestión y control institucional, lo que se concreta en expresar que los
documentos fuente facilitan evidencia pertinente sobre la gestión, es
decir está referida a operaciones que efectivamente pertenecen a una
gestión, a un proyecto, a un período y sobre la cual debería predominar
la prudencia y transparencia administrativa, económica, financiera y
presupuestal.
5. SOBRE LA EXISTENCIA DE DOCUMENTOS FUENTE EN LA CONTABILIDAD Y
AUDITORIA DE UNA ENTIDAD PUBLICA, ES SINONIMO DE:
Los resultados nos reportan que un 60% de los encuestados identifican a
los documentos fuente con la prudencia en el gasto y el 40% indican que
los documentos son sinónimo de transparencia de gestión institucional.
Estos porcentajes son muy buenos indicadores para que los responsables
de la gestión de las instituciones se preocupen para que sus
transacciones estén sustentados con los documentos fuente que
corresponden de acuerdo con las normas. También es importante para que
emitan las normas específicas para el mejor uso de los documentos fuente
por parte de las áreas respectivas.
Las transacciones prudentes y transparentes, sustentadas con documentos
fuente son instrumentos de evidencia y coadyuvan en la optimización de
la gestión institucional
2.5.6.1.EN QUE MEDIDA PARTICIPAN LOS DOCUMENTOS FUENTE EN EL PROCESO
CONTABLE DE LAS TRANSACCIONES DE UNA ENTIDAD:
El 100% de los encuestados contesta que los documentos fuente son el
punto de partida el proceso de contabilización de las transacciones
financieras, económicas, patrimoniales y presupuestales; por tanto se
debe reparar mucho en que estén emitidos correctamente, sean fidedignos,
correspondan al giro o actividad, estén autorizados y/o visados por los
funcionarios correspondientes.
Esta respuesta también debe interpretarse, como que los encuestados dan
por válida su respuesta de que el sistema contable, es un verdadera
herramienta de información para la planeación, toma de decisiones y
control de la gestión institucional
7IDENTIFIQUE EL PROCEDIMIENTO DE AUDITORIA RELACIONADO DIRECTAMENTE CON
LOS DOCUMENTOS FUENTE:
Se puede apreciar que el 80% no tiene dificultad para identificar que el
procedimiento de auditoria que trata directamente de los documentos
fuente es la REVISION DOCUMENTAL.
Debemos reconocer que en la toma de inventario, arqueo de caja, rastreo
o cualquier otro procedimiento de auditoria también intervienen los
documentos fuente, aunque claro no es solamente los documentos fuente
los que se examinan.
Esto nos lleva a interpretar que los encuestados identifican a los
documentos fuente como elementos de evidencia en el proceso de la
auditoria, actividad profesional que resulta ser necesaria para
confirmar la validación de las transacciones.
8. ¿CUANDO LOS DOCUMENTOS FUENTE, PUEDEN CONTRIBUIR EN LA PRUDENCIA Y
TRANSPARENCIA DE LAS TRANSACCIONES INSTITUCIONALES ?
El 40% de los encuestados indican que los documentos fuente contribuyen
con la prudencia y transparencia de las transacciones cuando dichas
transacciones son propias del giro o actividad de la entidad pública; el
40% dice que la prudencia y transparencia se dará en la medida que las
transacciones sean fidedignas, o sea dignas de fe; en cambio los
porcentajes son pequeños para las otras opciones.
Estas respuestas pueden interpretarse, por un lado que los encuestados
relacionan adecuadamente los documentos fuente con la prudencia y
transparencia que debe imperar en las transacciones que realizan los
responsables de las instituciones y por otro lado tácitamente se está
aceptando que las operaciones que se sustentan con documentos fuente
estarían siendo no propias del giro, nada prudentes ni transparentes. Y,
claro que esto es una preocupación, sobre todo refiriéndonos a la moral
y ética que deben tener los funcionarios y trabajadores públicos.
9. LOS DOCUMENTOS FUENTE, PUEDEN CONTRIBUIR CON LA OPTIMIZACIÓN DE LA
GESTIÓN CUANDO:
Aquí la respuesta es contundente, el 100% de los encuestados aceptan que
los documentos fuente van optimizar la gestión y el control siempre que
las operaciones sean del giro o actividad y además estén sustentados con
documentos fidedignos. El resto de opciones son incompletas para
redondear una opinión clara sobre el tema.
11.SE PUEDE DECIR QUE DOCUMENTOS FUENTE UTILIZADOS EN LAS TRANSACCIONES
GUBERNAMENTALES CONSTITUYEN LOS INDICADORES DE LA PRUDENCIA Y
TRANSPARENCIA DE LAS DECISIONES:
La respuesta es contundente, el 100% contesta que si efectivamente los
documentos fuente constituyen indicadores de prudencia y transparencia
de las decisiones que toman los funcionarios y trabajadores de las
entidades públicas.
Pero claro, esta respuesta debemos conjugarla con la anterior, por
cuanto ese indicador funcionará en la medida que las transacciones sean
del giro o actividad, estén presupuestadas y autorizadas y además
sustentados con documentos fuente fidedignos, es decir documentos dignos
de fe.
3.3. CONTRASTACION Y VERIFICACION DE LAS HIPOTESIS DE LA INVESTIGACION
El proceso de la contratación y verificación de nuestra hipótesis de
trabajo se llevó a cabo en función de los objetivos propuestos.
Para el efecto hemos establecido la respectiva MATRIZ DE CONSISTENCIA
que nos ha permitido llevar a cabo el MODELO DE INVESTIGACION POR
OBJETIVOS, el mismo que ha consistido en partir del objetivo general de
la investigación, contrastando con los objetivos específicos, lo que nos
ha llevado a determinar las conclusiones parciales, para luego derivar
en la conclusión final; la misma que es concordante con la hipótesis
planteada al inicio del trabajo de investigación.
De acuerdo con el diseño propuesto, los anteriores conceptos, se
representan gráficamente del siguiente modo:
Posterior a la consecución de los objetivos específicos propuestos al
inicio del proceso de la investigación, en los cuales hemos discutido,
analizado e interpretado las variables en el contexto de la realidad,
con la finalidad de obtener conclusiones que nos han permitido verificar
y contrastar los objetivos, hipótesis y conclusiones; y luego empleando
criterios de calificación, se ha obtenido, con la muestra utilizada, el
resultado final que entre la hipótesis y las conclusiones hay una total
relación, es decir la misma alcanza el cien por ciento (100%), de
acuerdo con la calificación establecida para el efecto.
CAPITULO I V
RESULTADOS DE LA INVESTIGACION
4.1. CONCLUSIONES
4.1.1. CONCLUSION GENERAL
LOS DOCUMENTOS FUENTE UTILIZADOS EN LAS TRANSACCIONES GUBERNAMENTALES,
CONSTITUYEN INDICADORES DE LA PRUDENCIA Y TRANSPARENCIA DE LAS
DECISIONES TOMADAS, EN LA MEDIDA QUE LOS MISMOS CORRESPONDAN A LAS
OPERACIONES DEL GIRO O ACTIVIDAD, SEAN FIDEDIGNOS, EMITIDOS PREVIA
AUTORIZACION Y EN EL MARCO DE LAS NORMAS CORRESPONDIENTES.
4.1.2. CONCLUSIONES PARCIALES
1.EL ANALISIS DE LOS DOCUMENTOS FUENTE EN EL PROCESO DE LA
CONTABILIDAD GUBERNAMENTAL, HA HERMITIDO DETERMINAR QUE DICHOS
DOCUMENTOS SON ELEMENTOS DE EVIDENCIA QUE PERMITEN EL CONOCIMIENTO DE LA
NATURALEZA, FINALIDAD Y RESULTADOS DE LA OPERACIÓN O TRANSACCION CON LOS
DATOS SUFICIENTE PARA SU ANALISIS Y UTILIZACION EN LA INFORMACION
PRESUPUESTARIA, FINANCIERA, PATRIMONIAL Y ECONOMICA DE LAS ENTIDADES
PUBLICAS.
2.LOS DOCUMENTOS FUENTE, EN EL MARCO DEL PROCESO DE LA AUDITORIA
GUBERNAMENTAL, PERMITEN AL AUDITOR OBTENER LA EVIDENCIA SUFICIENTE,
COMPETENTE Y RELEVANTE MEDIANTE LA APLICACIÓN DE LAS PRUEBAS DE CONTROL
Y PROCEDIMIENTOS SUSTANTIVOS QUE FUNDAMENTEN RAZONABLEMENTE LOS JUICOS Y
CONCLUSIONES QUE FORMULE RESPECTO AL ORGANISMO, PROGRAMA, ACTIVIDAD O
FUNCION QUE SEA OBJETO DE LA AUDITORIA.
4.2. RECOMENDACIONES
4.2.1. RECOMENDACIÓN GENERAL
PARA QUE LOS DOCUMENTOS FUENTE SE CONSTITUYAN EN INDICADORES DE
PRUDENCIA Y TRANSPARENCIA DE LAS DECISIONES TOMADAS, SE RECOMIENDA QUE
LOS MISMOS SEAN EMITIDOS Y AUTORIZADOS DE ACUERDO CON LAS NORMAS QUE EL
SISTEMA HA ESTABLECIDO AL RESPECTO. ADEMAS SE REFIERAN A TRANSACCIONES
DE LA ACTIVIDAD O GIRO DE LA ENTIDAD, MEDIANTE LAS CUALES SE LOGRAN LAS
METAS, OBJETIVOS Y MISION INSTITUCIONAL, DE LO CONTRARIO, PODRIAN
ACARREAR RESPONSABILIDADES Y SER OBJETO DE UN PROCESO ADMINISTRATIVO,
CIVIL Y/O PENAL.
4.2.2. RECOMENDACIONES PARCIALES
1. PARA QUE LOS DOCUMENTOS FUENTE, TENGAN LA INCIDENCIA BASICA O FUNDAMENTAL EN LA CONTABILIDAD GUBERNAMENTAL, DEBERIAN ESTABLECERSE UN CONJUNTO DE MEDIDAS PARA EL ANALISIS DE LAS OPERACIONES DESDE ANTES DE SU AUTORIZACION, SEÑALANDO LAS ACCIONES A SEGUIR A FIN DE PRACTICAR EL CONTROL PREVIO INTERNO EN TODO EL PROCESO DE LAS OPERACIONES FINANCIEROS Y/O ADMINISTRATIVAS QUE TIENEN INCIDENCIA CONTABLE, MEDIANTE METODOS Y PROCEDIMIENTOS QUE GARANTICEN LA LEGALIDAD, VERACIDAD Y CONFIRMIDAD DE DICHAS OPERACIONES.
2.EN EL MARCO DE LA AUDITORIA GUBERNAMENTAL, SE RECOMIENDA QUE LAS ENTIDADES ORIENTEN SUS ACTIVIDADES PARA ESTABLECER Y MANTENER UN ADECUADO CONTROL PREVIO INTERNO, CONCURRENTE Y POSTERIOR EN TODAS LAS OPERACIONES DEL PROCESO DE CONTABILIDAD QUE ES OBJETO DELA AUDITORIA. PARA EL EFECTO SE DEBERIAN SEÑALAR EN LOS MANUALES DE PROCEDIMIENTOS LAS UNIDADES O JEFATURAS ENCARGADAS DE DAR CONFORMIDAD A CADA OPERACIÓN.
3.EN CUANTO AL CONTROL PREVIO INTERNO, SE DEBIERA CONSIDERAR LOS
LINEAMIENTOS SIGUIENTES:
·VERIFICACION DE LA CORRECTA EMISION DE LOS DOCUMENTOS QUE SUSTENTAN
CADA OPERACIÓN CONTABLE COMPROBANDO LA VERACIDAD DE LOS DATOS, SU
EXACTITUD Y VISACION DE LOS FUNCIONARIOS RESPONSABLES EN CADA FASE DEL
PROCEDIMIENTO
·PLICAR LA NORMATIVIDAD VIGENTE EN EL ANALISIS DEL CONTENIDO O
NATURALEZA DE LA OPERACIÓN
·CONSTATAR QUE LOS DATOS CONSIGNADOS EN LA OPERACIÓN ESTEN DEBIDAMENTE
RESPALDADOS CON DOCUMENTOS SUSTENTATORIOS
·VERIFICAR LA AUTENTICIDAD DE LA INFORMACION MEDIANTE PRUEBAS DE
CORRECCION
·APLICAR PRINCIPIOS TECNICOS DE ACUERDO A LA NATURALEZA DE LA OPERACIÓN.
BIBLIOGRAFIA
1.- Alvarado, J. (1995) Contabilidad Gubernamental. Lima:Editorial
Centro Interamericano de Asesoría Técnica.
2.- Ayala, P. (1989) Manual para aplicación de nuevo Plan Contable
Gubernamental. Lima. Ediciones y Distribuciones Palma.
3.- Bellido, P.A. (1999) Administración financiera. Lima: Editorial
Escuela Nueva SA.
4.- Congreso de la República (2000) Ley de prudencia y transparencia
fiscal. Lima. Editora Perú SA.
5.- Contraloría General de la República. (1998) Manual de Auditoría
Gubernamental. Lima: Editora Perú.
6.- Contaduría Pública de la Nación (1997) Nuevo Plan Contable
Gubernamental. Lima. Editora Perú SA.
7.- Contreras, E. (1995) Manual del Auditor. Lima: CONCYTEC
8.- Cashin, J. A., Neuwirth P.D. y Levy J.F. (1998) Manual de Auditoria.
Madrid: Mc. Graw-Hill Inc.
9.-Hernández, F. (1998) La auditoria operativa. Lima: Editorial San
Marcos SA.
10.- Holmes, A.W. (1999) Auditoría. México: Unión Tipográfica
Hispanoamericana.
11.- Instituto de Desarrollo Gerencial (2003) Gerencia y calidad en los
sistemas de control. Lima. Imprenta del Instituto.
12.- Jonson, G. Y Scholes, K. (1999) Dirección Estratégica. Madrid:
Prentice may International Ltd.
13.- Ministerio de Economía y Finanzas (2001) Consulta ciudadana sobre
prudencia y transparencia económica y fiscal. Lima. Diario Oficial El
Peruano.
14.- Ministerio de Justicia y Culto (2002) Forum: Formas sofisticadas de
corrupción en la Administración Pública. Lima. Edición a cargo del
Ministerio.
15. Pacheco, C. Y Villacorta, L. (1983). Contabilidad Gubernamental.
Lima:Edición de los autores.
16. Panez Meza, Julio. (1986) Auditoria Contemporánea. Lima:
Iberoamericana de Editores SA.
17. Terry, G.R. (1995) Principios de Administración. México: Compañía
Editorial Continental SA.
ANEXOS
ANEXO NR 2: ENTREVISTA
Para llevar a cabo la entrevista, se formuló la Guía de entrevista,
dirigida 5 funcionarios que estaban a cargo de las jefaturas de las
Oficinas públicas indicadas en la muestra del trabajo de investigación.
Para el efecto, además de los aspectos protocolares, se realizó las
siguientes preguntas:
ANEXO NR 3: ENCUESTA
La encuesta para este trabajo de investigación se realizo con la
participación de 50 trabajadores de las Oficinas de la muestra.
La respuesta fue contestada marcando una aspa (X):
Las interrogantes formuladas fueron las siguientes:
1. Un documento fuente es:
Comprobante de pago ( )
Titulo valor ( )
Un documento oficial ( )
No sabe / no opina ( )
2 Un documento fuente, permite determinar:
La naturaleza de la operación ( )
La finalidad de la operación ( )
Los resultados de la operación ( )
Ninguna anterior ( )
No sabe / no responde ( )
3 ¿ Un documento fuente, permite determinar la evidencia de una
transacción ?
SI ( )
NO ( )
4 Se puede decir que un documento fuente proporciona evidencia:
SUFICIENTE ( )
COMPETENTE ( )
RELEVANTE ( )
NINGUNA ( )
NO SABE / NO RESPONDE ( )
5 La existencia de documentos fuente, en la contabilidad y/o auditoria
de una entidad, es sinónimo de:
PRUDENCIA EN EL GASTO ( )
TRANSPARENCIA FUNCIONAL ( )
REALIZACION FUNCIONAL ( )
OPORTUNIDAD FUNCIONAL ( )
NINGUNA ANTERIOR ( )
6 En que medida participan los documentos fuente en el proceso contable
de las transacciones de una entidad:
SON EL PUNTO DE PARTIDA ( )
SON EL PUNTO DE LLEGADA ( )
NO PARTICIPAN ( )
NO SABE / NO RESPONDE ( )
7 Identifique el procedimiento de auditoria relacionado directamente con
los documentos fuente:
TOMA DE INVENTARIO ( )
ARQUEO DE CAJA ( )
ANALISIS NORMATIVO ( )
RASTREO ( )
REVISION DOCUMENTAL ( )
8 Cuando los documentos fuente, pueden contribuir en la prudencia y
transparencia de las transacciones institucionales:
TRANSACCIONES DEL GIRO ( )
OPERACIONES IMPROPIAS ( )
TRANSACCIONES FIDEDIGNAS ( )
NUNCA HAY TRANSPARENCIA ( )
9 Los documentos fuente, pueden contribuir con la optimización de la
gestión cuando:
SON FIDEDIGNOS ( )
SON DE OPS. DEL GIRO ( )
SON DE OPS. REALES ( )
NO SABE / NO OPINA ( )
10 Se puede decir que documentos fuente utilizados en las transacciones
gubernamentales constituyen los indicadores de la prudencia y
transparencia de las decisiones:
SI ( )
NO ( )
[1] Pacheco Pacheco Camilo y Lydia Villacorta de Celiz (1983)
Contabilidad Gubernamental. Lima.Edición de los autores. Pág. 29.
[2] Alvarado Mairena, José (1995) Contabilidad Gubernamental. Lima.
Editorial Centro Interamericano de Asesoría Técnica. Pág. 22.
[3] Contraloría General de la República (1998) Manual de Auditoria
Gubernamental. Lima. Editora Perú. Pág. 118
[4] Ministerio de Economía y Finanzas: Consulta ciudadana. Separata
especial. 25.05.01
[5] Pacheco Pacheco Camilo y Lidia Villacorta de Céliz (1983)
contabilidad Gubernamental. Lima. Edición a cargo de los Autores. Pág.29
[6] Alvarado Mairena, José(1995). Contabilidad Gubernamental. Editorial
Centro Interamericano de Asesoría Técnica. Pág. 31
[7] Contraloría General de la República ( 1998) Manual de Auditoria
Gubernamental. Lima.Editora Perú. Pág. 9.
[8] Ibíd. .Pág. 12.
[9] Ibíd. Pág. 15
[10] Jonson Ferry y Acholes Kevan (1999) Dirección Estratégica. Madrid.
Editorial Prentice May Internacional Ltd.. Pág. 297.
[11] Instituto de Desarrollo gerencial (2030). Gerencia y Calidad en los
sistemas de control. Lima. Imprenta del Instituto. Pág. 27
[12] Diccionario Enciclopédico Salvat/Uno( 2000) Editorial Salvat
Editores SA. Pág. 1040.
[13] Terry George (1995) Principios de Administración. México. Editorial
Compañía Editorial Continental. Pág. 43
[14] Contraloría General de la República(1998).Manual de Auditoria
Gubernamental. Lima. Editora Perú. Pág. 100
[15] Contaduría Pública de la Nación( 1997) Plan Contable Gubernamental.
Lima. Editora Perú. Pág. 10
[16] Ibíd. Pág. 11
[17] Ibíd. .Pág. 13
[18] Ibíd. Pág 15
[19] Alvarado Mairena, José( 1995) Contabilidad Gubernamental .Editorial
Centro Interamericano de Asesoría Técnica. Pág. 31.
[20] Ibíd. Pág. 35
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Doctor en economía.
Doctor en contabilidad.
Magister en auditoria.
Contador publico colegiado.
Bachiller en ciencias contabilidad.
Docente universitario de pregrado.
Docente universitario de post grado.
Docente de educación superior tecnológica.
Docente de educación secundaria.
Ex militar de la fuerza aérea del Perú.
Ex dirigente cooperativista.
Gerente de microconsult-dhc.
Asesor de empresas.
Consultor de empresas.
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