Manual de procedimientos de las pérdidas, faltantes y sobrantes en investigación

Autor: Carlos Alberto Meneses Meneses

Auditoría y control interno

01-2007

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INTRODUCCIÓN

El presente manual se confeccionó teniendo en cuenta las Normas Cubanas de Contabilidad así como la legislación vigente relacionada con la temática, el mismo se estructuró de forma tal que en el mismo se analizan los aspectos relacionados con la confección y presentación de los expedientes y las operaciones contables que puedan presentarse.

El mismo consta de 8 capítulos subdivididos cada uno en dos secciones a saber: “Normas para la confección y presentación de los expedientes y ejemplos de contabilizaciones los capítulos en cuestión son:

CAPÍTULO ------ I Pérdida por muerte de animales.
CAPÍTULO ------ II Pérdidas por cancelación de cuentas por cobrar.
CAPÍTULO ------ III Pérdidas en cosecha.
CAPÍTULO ------ IV Faltantes y sobrantes de medios monetarios o inventarios.
CAPÍTULO ------ V Faltantes y sobrantes de activos fijos tangibles.
CAPÍTULO ------ VI Faltantes y sobrantes de animales.
CAPÍTULO ------ VII Cancelación de cuentas por pagar
CAPÍTULO ------ VIII Pérdidas por mermas y deterioro.

En la confección, presentación y control de los expedientes se tendrá en cuenta lo siguiente:

1- El Expediente:

• Se inicia al tenerse conocimiento del hecho.
• Se confecciona por área de responsabilidad.
• Se enumera consecutivamente dentro del universo de todos los emitidos por la entidad.
• Sus páginas se numerarán consecutivamente.
• Contendrá los documentos que se señalan en cada capítulo.
• Todos los documentos que lo conforman estarán firmados por el Directo de la Empresa.
• A los efectos de mantener un control sistemático de estos, se habilitará el “Registro Control de Expedientes de ajustes por faltantes y sobrantes y pérdidas.

2- La Entidad dispondrá de un término de 30 días a partir de la determinación del faltantes o sobrantes para efectuar las investigaciones correspondientes, conformar el expediente y presentarlo a la autoridad facultadas para su aprobación salvo en los casos de faltantes de escasa entidad en que se aplique el Decreto Ley 92/86 de la responsabilidad material que son resuelto en la empresa y por tanto no se envía a la autoridad facultada al igual que las muertes de animales.

3- Cuando se efectúa denuncia a los órganos de Orden Interior y esta es aceptada mediante documento firmado y acuñado no es necesario esperar la sentencia del Tribunal para cancelar el expediente de lo que se infiere que no se envían a la autoridad facultada para su aprobación, no procediendo en casos de faltantes de ganado mayor, que se rige por la Res/5/03 del MINAG.

4- La autoridad facultada una vez recibida los expedientes de ajustes y cancelaciones dispondrá de un término de 30 días para su análisis y aprobación.

5- Se enviarán solicitud de ajustes o cancelaciones a la autoridad facultada para aprobarlas en los siguientes casos:

• Denuncias no aceptadas por los órganos de Orden Interior, fundamentar porqué.
• Casos que siendo de escasa entidad no se aplicó la responsabilidad material.
• Perdidas en cosecha.
• Casos que exceden el límite de escasa entidad en que no se efectuó la denuncia.
• Cancelación de cuentas por cobrar y pagar.
• Sobrante de medios.
• Pérdidas por mermas y deterioros.

Estas solicitudes estarán lo suficientemente fundamentadas y precisadas las medidas disciplinarias aplicadas especificando, nombres y apellidos, cargos y medidas aplicadas si estas procedieran, de no aplicarse medidas explicar las causas.

6. Los expedientes se archivaran y conservarán por un periodo de 5 años.

7. Para atender tramitar y resolver los expedientes de ajustes por faltantes, sobrantes y cancelaciones y pérdidas en correspondencia a los establecidos se creará un grupo de trabajo que estará conformado de la forma siguiente.

Presidente -------------------Director.
Secretario------------------- Subdirector económico.
Miembros ------------------- Responsable del control de los medios, objetos de ajustes.
Miembros-------------------- Jefe de seguridad y protección.
Miembros-------------------- Auditor.

8. Cuando el expediente por sus características se resuelva en la empresa o sea que no se tramita con la Delegación Provincial o la Organización Superior su cancelación se aprueba por documento firmado por el director.

9. En los casos de faltantes que se originen por hechos delictivos en que se aceptaron la denuncia por los organismos de orden interior y se cancelaron los expedientes de acuerdo a las normas vigentes de ocurrir recuperaciones posteriores de estos importes, estas se tratarán como Ingresos de Años Anteriores de corresponder las cancelaciones a períodos anteriores o como créditos a Gastos por Faltantes de bienes de corresponder al período en que se registran éstas.

10. Cuando se tratan expedientes por pérdidas por desastres naturales se tendrá en cuenta lo siguiente:

• Si es por plagas y enfermedades: certificado de la Estación Territorial de Protección de Plantas.
• Si es por sequías intensas lluvias, ciclones, etc: Certificado de la Defensa Civil.
• Si es por negligencia: copia de la Resolución del Director con las medidas disciplinarias aplicadas o copia de la denuncia a los órganos de orden interior si es que procediera.

11. En las entidades que teniendo centralizadas las finanzas y no originarse pagos por las Unidades Empresariales de Base estas últimas transferirán a la empresa mediante la cuenta de Operaciones entre Dependencias las acumulaciones de:

Cuenta 440: Obligaciones con el presupuesto del estado.
Cuenta 496: Otras provisiones para inversiones.

12. En los casos que las muertes ocurran debido a brote de enfermedades u otras causas catalogadas de graves se requerirá en caso que intervenga la Dirección de Veterinaria, copia de las conclusiones a los efectos de la depuración de responsabilidad la que se adjuntará al expediente por muertes de animales.

13. En el caso de los deterioros debe añadirse un documento con el destino final que se le dio a las mercancías o productos, el que se emitirá por materias primas cuando proceda o acta de distribución cuando proceda.

14. Cuando se realicen ajustes por mermas estas estarán debidamente fundamentadas.

BIBLIOGRAFÍA:

• Resolución No 44/97 del Ministerio de Finanzas y Precios procedimiento a seguir en los casos de faltantes o sobrantes cancelaciones de cuentas por pagar y cobrar, etc.
• Resolución No 46/98 del Ministerio de la Agricultura niveles de autorización para la cancelación de los expedientes por faltantes, sobrantes y cancelaciones.
• Carta 15/12/00 de la Dirección Jurídica del MINAG respuesta a consultas sobre la resolución No 46/98 del ministerio de la agricultura.
• Resolución No 255/05 del MFP.
• Resolución No 54/05 del MFP.
• Resolución No 5/03 Ministerio de la Agricultura.

PERDIDAS POR MUERTES DE ANIMALES.
CAPITULO I

Las pérdidas por muertes constituyen un rubro importante en las afectaciones económicas y por tanto requieren de un tratamiento adecuado a la hora de cancelar los expedientes que se conforman al efecto.

A tales efectos el expediente se conformará por área de responsabilidad, mantendrá una numeración consecutiva dentro del universo de todos los expedientes que se emitan por la empresa debiendo sus páginas numerarse consecutivamente y contener como mínimo los siguientes documentos:

a) Certificado Veterinario debidamente confeccionado agrupados por área de responsabilidad, probado por el Médico Empresarial.
b) Documento donde se exprese las causas y condiciones que dieron lugar a la muerte, la fijación de la responsabilidad material si procediera, especificando nombres y apellidos, cargo y medidas aplicadas, así como las medidas que se proponen para disminuir o eliminar las muertes. Este documento contendrá también el importe de las muertes y estará firmado por el subdirector de producción y servirá de solicitud al director de la empresa para que apruebe la cancelación del expediente.
c) Comprobante de operaciones, registrado el importe de las muertes de forma transitoria en la cuenta Pérdidas en Investigación subcuenta Muertes de Animales.
d) Resolución del Director aplicando la responsabilidad material en los casos que procediera.
e) Documento del Director aprobando la cancelación del expediente.
f) Comprobante de operaciones cancelando el expediente.
g) En el caso que las muertes ocurran debido a brotes de enfermedades y se crean los focos o debido a intoxicaciones se requerirá informe de la dirección provincial de veterinaria con las conclusiones.
h) Al dorso del certificado de veterinaria se expondrá el destino final que se le dio al animal.

Para el análisis de los expedientes se conformará un grupo de trabajo presidido por el Subdirector de Producción, Médico Veterinario y el Jefe de la Unidad donde ocurrieron las muertes así como otros especialistas que se consideren necesarios.

PERDIDAS POR CANCELACIÓN DE CUENTAS POR COBRAR.
CAPITULO II

1. Por la cancelación de Cuentas por Cobrar por considerarse incobrables, se elaborara el correspondiente expediente por área de responsabilidad, numerado consecutivamente siguiendo el orden de los emitidos en la entidad y sus hojas deben estar numeradas consecutivamente.

2. El expediente que al efecto se confeccione contendrá los siguientes documentos.

- Nombre del cliente (copia de la factura)
- Gestiones realizadas para el cobro (letra de cambio proceso judicial).
- Acta de conciliación.
- Causas que dieron lugar a su cancelación.
- Contabilización transitoria llevando sus importes a las subcuentas 02 Cancelación de Cuentas por Cobrar, de la cuenta Pérdida en Investigación.
- Solicitud de aprobación al Delegado Territorial y aplicación de medidas disciplinarias si estas procedieran lo que debe hacerse dentro de los 20 días de iniciado el expediente
- Documento del Delegado Territorial aprobando la cancelación, o del Jefe de la Organización Económica Superior.
- Comprobante de operaciones cancelando la cuenta 330 Pérdidas en Investigación, subcuenta 02 Cancelación de Cuentas por Cobrar, contra la cuenta 837 Gastos por Cancelación de Cuentas por Cobrar.

PERDIDAS EN COSECHAS.
CAPITULO III

Por las pérdidas en cosecha se confeccionará el correspondiente expediente por área de responsabilidad y centros de costo numerado consecutivamente siguiendo el orden de los emitidos en la entidad y sus hojas deben estar numerados consecutivamente y contener lo mínimo los siguientes documentos:

a) Documento donde se exprese las causa y condiciones que originaron las pérdidas, especificando el área afectada cultivo de que se trató y el costo real registrado en la cuenta de producción agrícola en proceso depurando responsabilidad en los casos que proceda.
b) Certificado de la Estación de Protección de Plantas que atiende la entidad cuando la pérdida se origina por plagas y enfermedades.
c) Certificado de la defensa civil del territorio cuando la pérdida se produce por desastres naturales (intensas lluvias, intensas sequías, ciclones etc).
d) Comprobante de operaciones registrando el importe de las pérdidas de formas transitorias en la cuenta 330 Pérdidas en Investigación, subcuenta 03- Pérdida en Cosecha.
e) Solicitud de aprobación del expediente dirigido al Delegado Territorial o Jefe de la Organización Económica Superior cuando proceda.
f) Documento del Delegado Territorial o Jefe de la Organización Superior aprobando la cancelación del expediente.
g) Comprobante de operaciones cancelando el expediente contra la cuenta 053 Otros Gastos por Faltantes y Pérdida de Bienes, subcuenta 04- Pérdida en Cosecha.

El área que se informa como pérdida debe coincidir con la reportada por estadística en el mes que corresponda y en el acumulado de todos los expedientes por esta causa.

Si la pérdida se produce por negligencia se adjuntarán al expediente copia o copias de las resoluciones depurando responsabilidad administrativa o copia de la denuncia si procediera.

EJEMPLOS DE CONTABILIZACIONES

Producto de la intensa sequía se pierden las siembras existentes de la Yuca en el autoconsumo de la empresa, después de instruir el expediente de investigación y recibir la aprobación para cancelarlo por un importe de $ 5000 pesos.

FALTANTES Y SOBRANTES DE MEDIOS MONETARIOS E INVENTARIOS.
CAPÍTULO IV

1. Por el grupo de faltantes o sobrantes que se detecten en cada conteo físico o comprobación, se elaborará de inmediato el correspondiente expediente, de sobrantes o faltantes según corresponda.

2. Cada expediente debe estar confeccionado por área de responsabilidad o unidad organizativa, mantendrá una numeración consecutiva dentro del universo de todos los expedientes por sobrantes o faltantes emitidos por la Empresa debiendo sus páginas numerarse consecutivamente y contener como mínimo los siguientes documentos:

a) Determinación del faltante o del sobrante en unidades físicas y valor, o en valor solamente en aquellos casos que proceda, este documento debe estar firmado por el responsable del área de responsabilidad donde se detectó el sobrante o faltante y la persona que lo detectó.
b) Documento donde se exprese las causas que dieron lugar a la ocurrencia del faltante o sobrante, así como las investigaciones y comprobaciones realizadas debidamente firmado por el Jefe de Grupo que realizó el trabajo.
c) Copia de la denuncia a la PNR en los casos de faltantes cuando se presuma la comisión de un delito o se esté ante un caso que no sea de escasa entidad por exceder de $ 1000,00 límite máximo de escasa entidad.
d) Comprobante de operaciones registrando el faltante o sobrante al detectarse esté llevando sus importes de forma transitoria a las cuentas Faltantes en Investigación o Sobrantes en Investigación, según corresponda de acuerdo a las cuentas y subcuentas aprobadas en el Nomenclador.
e) Resolución del Director, aplicando la Responsabilidad Material de acuerdo al Decreto Ley No. 92/86 por tratarse de un faltante de escasa entidad, cuando proceda.
f) Solicitud de ajuste al Delegado Territorial.
g) Documento del Delegado Territorial aprobando solicitud de ajuste.
h) Comprobante de operaciones con débitos a las cuentas que correspondan según plan de cuentas, cancelando las cuentas de Pérdidas y Faltantes en Investigación o Sobrantes en Investigación según proceda.

Estas solicitudes estarán lo suficientemente sustentadas y precisadas las medidas disciplinarias aplicadas especificando nombres y apellidos, cargo y medidas aplicadas, si estas procedieran, de no aplicarse medida, explicar por qué.

EJEMPLO DE CONTABILIZACIONES

FALTANTE Y SOBRANTES DE ACTIVOS FIJOS TANGIBLES.
CAPITULO V

1. Por el o los faltantes o sobrantes que se detecten en conteos físicos o comprobaciones, se elaborara de inmediato el correspondiente expediente, de faltantes o sobrantes según proceda.

2. Cada expediente debe estar confeccionado por área de responsabilidad o unidad organizativa, mantendrá una numeración consecutiva dentro del universo de todos los expedientes por sobrantes o faltantes emitidos por la Empresa, debiendo sus páginas numerarse consecutivamente y contener como mínimo los siguientes documentos

- El responsable del área donde ocurrió el hecho informara al responsable del control de activos fijos tangible la ocurrencia del hecho si procediera.
- Al detectarse el faltante o sobrante de un activo fijo tangible el responsable del control de estos confeccionará el modelo SC-1-01 Movimiento de Activos Fijos Tangibles, utilizando el escaque ajuste de inventario por baja para indicar la operación a realizar.
- Sub mayor de activos fijos tangibles según corresponda.
- Documento donde se exprese las causas que dieron lugar a la ocurrencia del hecho, así como las investigaciones y comprobaciones realizadas debidamente firmadas.
- Copia de la denuncia a la PNR en los casos de faltantes, cuando se presuma la comisión de un delito o se este ante un caso que no sea de escasa entidad por exceder de $1000.00 limite máximo de escasa entidad.
- Comprobante de operaciones registrando el faltante o sobrante al detectarse este, llevando sus importes de forma transitoria a las cuentas Pérdidas en Investigación y Faltantes de Bien en Investigación o Sobrantes en Investigación según corresponda de acuerdo a las cuentas y subcuenta aprobadas en el plan de cuentas.
- Resolución del Director aplicando la responsabilidad material de acuerdo al Decreto Ley 92/86, por tratarse de un faltante de escasa entidad, en caso que proceda.
- Solicitud de ajuste al Delegado Territorial. Estas solicitudes estarán lo suficientemente sustentadas y precisadas las medidas disciplinarias aplicadas, especificando cargo, nombre y apellidos y medidas aplicadas si estas procedieran, de no aplicarse medidas fundamentar porque.
- Documento del Delegado Territorial aprobado la solicitud de ajuste.
- Comprobante de operaciones cancelando el expediente según plan de cuentas aprobado.

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Carlos Alberto Meneses Meneses.

Carlos Jorge Meneses Meneses, Yosvani Aquino Palmeros, Nallivis Pérez Cabrera MINISTERIO DE LA AGRICULTURA EMPRESA: CAI ARROCERO SUR DEL JIBARO SANCTI SPIRITUS, CUBA Sancti Spíritus, Cuba

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